- Về tài khoản:
1 THC00 Acid Boric kg 5.37 2 856 526 22000.0000 2400000 5.37 2 856 526 2THC003Acid citric TKg 023.4800342 933 907.0000465 4659 66.48002 277
3.2.2. Hoàn thiện công tác kế toán tổng hợp vật liệu
Tại công ty, việc tạm ứng cho cán bộ phòng kế hoạch đi mua NVL diễn ra thường xuyên nhưng kế toán chỉ theo dõi những khoản tạm ứng này trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cán bộ phòng cung ứng của Công ty khi nhận tạm ứng có vai trò nhưn một người bán, như vậy tạm ứng và thanh toán tạm ứng không được theo dõi về thời hạn thanh toán. Việc hạch toán như vậy dẫn đến việc thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài gây ra tình trạng chiếm dụng vốn, làm thất thoát vốn của Công ty. Để khắc phục, Công ty nên hạch toán tạm ứng thu mua NVL qua TK 141.
- Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, tức là khi người mua NVL làm đơn xin tạm ứng, kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế toán định khoản:
Nợ TK 141 (chi tiết cho người tạm ứng) Có TK 111
- Khi vật liệu mua về nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn ghi:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 141 (chi tiết cho người tạm ứng) - Nếu số tiền tạm ứng thừa, người tạm ứng nộp lai: Nợ TK 111 (nếu nộp bằng tiền mặt)
Nợ TK 334 (nếu trừ vào lương)
Có TK 141 (chi tiết người tạm ứng)
- Nếu số tiền chi mua lớn hơn số tiền tạm ứng, kế toán lập phiếu chi cho người tạm ứng:
Nợ TK 141 (chi tiết người tạm ứng) Có TK 111
Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi tạm ứng TK 141. Sổ này được mở cho cả năm, mỗi đối tượng tạm ứng thường xuyên được theo dõi trên một vài trang sổ (vì thực tế ở Công ty chỉ có vài người cán bộ cung tiêu thường xuyên
tạm ứng để mua vật tư). Số liệu trên sổ chi tiết tạm ứng hàng tháng sẽ được chuyển vào NKCT số 10.
Thực hiện việc theo dõi thu mua bằng tiền tạm ứng là cần thiết bằng khoản vật liệu mua bằng khoản này là lớn. Như vậy Công ty phải theo dõi chặt chẽ hơn để đảm bảo không bị thất thoát lãnh phí nguồn vốn của Công ty nhằm mục tiêu đẩy mạnh vòng chu chuyển vốn lưu động nhằm tăng lợi nhuận cho Công ty.
Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng: + Kết cấu: (Biểu 3.3)
+ Cơ sở số liệu: Căn cứ vào phiếu tạm ứng, phiếu chi, séc, hóa đơn, phiếu nhập.
+ Phương pháp ghi:
Cột chứng từ: chứng từ của phiếu chi, séc…
Cột diễn giải: ghi nội dung chi của tạm ứng, thời hạn thanh toán tạm ứng
Cột số dư:
Ghi nợ TK 141: Phản ánh số chi chưa hết của các lần tạm ứng Cột T = Tổng dư nợ + SPS nợ - SPS có
Cột QH: phản ánh các khoản thừa tạm ứng đã quá hạn mà người tạm ứng chưa thanh toán được tính bằng tổng các khoản chênh lệch giữa tổng phát sinh nợ và phát sinh nợ và phát sinh có TK 141
Ghi có TK 141: phản ánh số chi vượt hơn các lần tạm ứng
Cột ghi nợ TK 141: phản ánh các khoản tạm ứng cho người đi mua NVL Cột ghi có TK 141: phản ánh giá trị vật tư hàng hóa mua về.
Biểu 3.3
