Công ty áp dụng phương pháp mở thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, trình tự tiến hành như sau:
- Tại kho: Thủ kho mở “Thẻ kho” (Biểu 2.3) để theo dõi chi tiết cho từng loại NVL, mỗi loại ghi trên một tờ thẻ và chỉ theo dõi về mặt số lượng. Hằng ngày, khi NVL mua về thì tiến hành công tác nhập kho, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL ghi trên số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và tính ra số tồn. Định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho. Song ở Công ty này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại vật liệu, kiểm nghiệm rất tốn thời gian và công sức nên Công ty chỉ thực hiện kiểm kho vào cuối năm.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”
(Biểu 2.4) để theo dõi tình hình N- X – T kho theo hiện vật và theo giá trị. Sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kiểm tra và sắp xếp chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ để tiến hành nhập liệu. Ngày nhập chứng từ, nội dung nhập liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển đến các sổ chi tiết, sổ tổng hợp hàng nhập, bảng tổng hợp hàng xuất, sổ tổng hợp chữ T, sổ cái TK 152…
Phần mềm kế toán VASJ có thể lập các sổ chi tiết, báo cáo tổng hợp theo đối tượng, theo tổng hợp tài khoản… tại bất kỳ thời điểm nào khi có yêu cầu (sau khi hạch toán). Tùy theo yêu cầu quản lý mà kế toán NVL xem, in ra những mẫu biểu cần thiết.
Muốn xem, in các sổ sách, báo cáo, người sử dụng vào giao diện phần mềm VASJ, nhấn “Báo cáo hàng tồn kho”, chọn loại sổ cần xem, khai báo các số liệu cần thiết để xem chi tiết.
Ví dụ: Muốn xem “Bảng tổng hợp N – X – T” nhấn vào “Báo cáo hàng tồn kho”, chọn loại sổ cần xem, sau đó khai báo các số liệu cần thiết ở giao
Biểu 2.11
THẺ KHO
Đơn vị: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 Ngày lập thẻ: 01/12/2009
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Acid citric TK Đơn vị tính: g
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu tháng 1023.48
1216 11/12 Công ty TNHH XNK
Vật tư Hải Hoàng 2000
13 15/12 PX HOA 766 2257.48 25 20/12 PX HOA 58 2199.48 81 25/12 PX VIEN 2983 -783.52 1280 29/12 Cửa hàng An Phú 20000 19216.48 8 30/12 Phòng ban khác 100 19116.48 Tổng cộng 22000 3907 19116.48 SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38
Biểu 2.12