kĩ năng giao tiếp ngành nghề

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC BÁCH KHOA University of Technology Nhóm KĨ NĂNG GIAO TIẾP NGÀNH NGHỀ Kĩ Năng Soạn Thảo Văn Bản Nothing is impossible 2012-2013 Page KĨ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TỔNG QUÁT: Văn thể ý chí quan ban hành văn Văn phương tiện chủ yếu để điều hành, quản lí, giao dịch Chức năng: • Chức thông tin: o Đây chức chung loại văn văn chứa đựng truyền tải thông tin từ đối tượng sang đối tượng khác o Thông qua hệ thống văn quan, người ta thu nhận thông tin phục vụ cho hoạt động trình quản lí như: o Thông tin phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan đơn vị o Thông tin đối tượng quản lí, biến động o Thông tin kết đạt trình quản lí • Chức quản lí: o Thực tế hoạt động quản lí cho thất văn có vai trò to lớn nhà quản lí Một cán quản lí, người đứng đầu hệ thống thường dành lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với hệ thống văn Điều cho thấy vai trò văn đáng quan tâm o Văn phương tiện cung cấp thông tin để định o Đối với nhà quản lí, chức định Một yêu cầu có tính nguyên tắc định phải xác, kịp thời, có hiệu mà môi trường biến động khôn lường Văn xem hình thức giao tiếp gián tiếp cá nhân với Ngôn từ văn phải biết sử dụng cho: • Cần dùng từ nghĩa từ cựng cho từ phải biểu xác nội dung cần thể • Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa Page • Sử dụng từ nghĩa ngữ pháp • Đặt từ vào vị trí ngữ pháp từ quan hệ với từ khác câu • Sử dụng văn phong hành công vụ: • Sử dụng từ ngữ trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách ngữ • Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng dùng từ • Không dùng từ ngữ địa phương, dùng từ ngữ địa phương vật, tượng mà địa phương có từ ngữ có nguồn gốc địa phương trở thành từ ngữ phổ thông • Không dùng tiếng lóng, từ thông tục chúng làm tính trang trọng, uy nghi nghiên túc văn • Sử dụng hợp lí thuật ngữ chuyên ngành • Sử dụng hợp lí xác từ Hán-Việt từ nguồn gốc nước khác • Sử dụng tả tiếng Việt • Dùng từ quan hệ kết hợp Page BẢN TƯỜNG TRÌNH ( BIÊN BẢN) Thông tin biên bản: • Định nghĩa: Là văn phản ánh trung thực hau phần buổi họp hay hoạt động Yêu cầu: • Số liệu, kiện xác, cụ thể • Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan • Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm • Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao • Bố cục: • Quốc hiệu tiêu ngữ • Tên biên trích yếu nội dung • Ngày, tháng, năm, • Thành phần tham dự • Diễn biến kiện thực tế • Phần kết thúc • Thủ tục kí xác nhận • Tác dụng: • Cho phép họ nắm đc diễn biến họp mà không cần tham dự Do vậy, viết văn phải ý đến cách hành văn cho rõ ràng Mạch lạc thực tế người đọc mặt tình • Bản tường trình cho phép nhớ lại diễn biến buổi họp mà có họ tham dự Đặc biệt yêu cầu, định Bản tường trình gợi nhớ cho cá nhân • Vản tường trình cho phép đến thỏa thuận điều trình bày hay thực trường hợp có tranh chấp, tường trình giữ vai trò hòa giải, tài liệu gợi nhớ cho nhóm số nhóm • Mục tiêu: Bản tường trình nhằm mục đích thôn tin cho người vắng ghi nhớ, phải hoàn toàn trung thực khách quan việc truyền đạt thông tin tình huống, người biết phảo tuyệt đối tránh đưa vào đánh giá, nhận xét, bình phẩm thân o Việc chọn lọc thông tin không theo ý cá nhân người viết mà phải: • Nhắm vào lợi ích người đọc • Tôn trọng ý tưởng ý kiến đóng góp họp o Muốn cần phải: Page • Giới thiệu khía cạnh đề tài, bao gồm tầm quan trọng chúng, không ưu tiên người viết thích • Trình bày ý kiến không đưa nhứng cảm nhận cá nhân người viết vào • Trình bày điều nói hay làm ý kiến cá nhân người viết nhiệm vụ họ họp không phảo để bảo quan điểm hay phân biệt tốt xấu Tuy nhiên, có yêu càu người viết có yêu cầu người viết soạn thảo phụ lục nêu tõ vản tường nhận định hay phân tích cá nhân • Tóm lại: Một tường trình phảo mang tính khách quan văn hành văn đồng thời phải mang tính xác cao Page Phương pháp viết biên bản: a Lựa chọn thông tin Trong buổi họp làm biệc xí nghiệp, cần hiểu rõ không giống tòa án hay quốc hội mà tường trình tranh luận lưu lại nhằn cung cấp thông tin nơi diễn họp tài liệu có gá trị pháp lí để sau Nó mô tả lại toàn diễn tiến họp với độ xác cao Tuy nhiên thời gian có hạn nên tường trình không phảo toàn vẹn kiện mà cần có chọn lọc.sự chọn lọc thông tin tùy vào người cần đọc biên bản: họ ai???? Họ có nhu cậu mong đợi đọc tường trình???? Bản tường trình giúp họ điều gì?? b Sắp xếp thông tin Có hai kiểu xếp: o Sắp xếp theo thứ tự thời gian Người soạn thảo tường thuật lại kiện theo thứ tự thời gian diễn tiến hiệu họp diễn theo trình tự đề lại không phù hợp nà thành viên họp bàn bàn lại nột vấn đề o Sắp xếp theo chủ đề: Cách làm cho văn tõ ràng nhất, cho phép tránh việc lập lại vấn đề trình bày Liên quan đến: ý tưởng trình bày Các ý kiến bảo vệ Các định thông qua Các điểm chưa thống cách giải Page c Hình thành biên Nội dung: Ba yếu tố cần thiết: • Nguyên nhân buổi họp hay hoạt động nhằm trả lời câu hỏi sau: o Ai: người tham dự o Ở đâu: nơi tổ chức họp o Khi nào: ngày tổ chức họp o Tại sao: chủ đề họp • Những thông tin nhận xếp theo thời gian hay theo chủ đề kết thúc họp hay hoạt động d Trình bày thông tin Ghi tên người tham gia phát biểu với phần tóm tắt ý kiến họ Có thể soạn thảo dạng câu đầy đủ hay dạng liệt kê vấn đề Page BÁO CÁO Định nghĩa: Là văn có chức đề nghị thực hành đông dựa việc nghiên cứu vấn đề hay phân tích tình tường trình, người soạn thảo ghi nhận việc, vấn đề mà không kèm theo xác nhận mình, tring người viết báo cáo phải phân tích kiện từ đưa đề nghị mang tính cá nhân việc người tiếp nhận báo cáo, đâu dạng văn giúp cho họ dễ dàng đưa định Những yêu cầu soạn thảo: • Đảm bảo trung thực, xác • Nội dung báo cáo phải có tringj tâm, trọng điểm • Báo cáo phải kịp thời Phương pháp viết báo cáo: Chuẩn bị: • Xác định mục đích, yêu cầu báo cáo • Xây dựng đề cương khái quát chi tiết Nội dung: • Phần 1: nêu thực trạng tình hình mô tả việc, thực trạng xảy • Phần 2: phân tích nguyên nhân, điều kiện, việc, đánh giá tình hình, xác định công việc cần tiếp tục giải • Phần 3: nêu phương hướng, biện pháp để giải quyết: o Thu thập thông tin, tư liệu: nghiên cứu tài liệu lưu trữ, sách, báo, cẩm nang, phim ảnh Phải sử dụng nhiều nguồn thông tin để mang tính thuyết phục o Chọn lọc tài liệu, tổng hợp kiện số liệu phục vụ yêu cầu trọng tâm báo cáo: người báo cáo phải xếp khối thôn tin nhận để giữ lại yếu tố có ý nghĩa, đầy đủ cho trường hợp cần xử lí Mục đích đưa ý kiến giải pháp dựa kiện chọn lựa kiện từ ý kiến cá nhân đc nêu từ trước Ngoài ra, người viết báo cáo giỏi phải trung lập, phóng khoáng cởi mở Page Xây dựng đề cương chi tiết: Mở đầu: nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức Thời nêu điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn ảnh hưởng đến chủ trương Nội dung chính: • • • • • Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành Những ưu, khuyết điểm trình thực Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm Sử dụng tài liệu phụ lục nhằm củng cố lập luận báo cáo minh chứng cho phân tích người báo cáo, thường đưa vào phần phụ lục dạng hình anhrm vẽ, sơ đồ,… cho đỡ dài dòng đưa trực tiếp vào báo cáo Page Kết luận báo cáo: • • • • • Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới Giải giáp khắc phục nhược điểm Biện pháp tổ chức thực Kiến nghị với cấp Nhận định triển vọng Page 10 ...KĨ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TỔNG QUÁT: Văn thể ý chí quan ban hành văn Văn phương tiện chủ yếu để điều hành, quản lí, giao dịch Chức năng: • Chức thông tin: o Đây... tắc định phải xác, kịp thời, có hiệu mà môi trường biến động khôn lường Văn xem hình thức giao tiếp gián tiếp cá nhân với Ngôn từ văn phải biết sử dụng cho: • Cần dùng từ nghĩa từ cựng cho từ phải... lí Một cán quản lí, người đứng đầu hệ thống thường dành lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với hệ thống văn Điều cho thấy vai trò văn đáng quan tâm o Văn phương tiện cung cấp thông