bài giảng đàm phán kinh doanh

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  Bài giảng ĐÀM PHÁN KINH DOANH Người biên soạn LÊ NGỌC ANH VŨ Huế, 06/2012 Mục lục Chương 1: Tổng quan đàm phán kinh doanh 1.1 Khái niệm đàm phán Đàm phán tượng xã hội, hành vi người gắn liền với cá nhân suốt đời, từ lúc sinh đến lúc chết Nó hình thức giao tiếp mang tính mục đích cao nhằm giải thỏa đáng hoàn cảnh có vấn đề tập thể cá nhân với sinh hoạt xã hội cộng đồng Để hiểu đàm phán, tìm hiểu xét ví dụ sau đây: Công ty xuất nhập Gạo Cửu Long chuyên kinh doanh, xuất nhập mặt hàng gạo Công ty chuẩn bị kí hợp đồng xuất gạo với công ty Khater Hồng Kông-đối tác quen thuộc nhiều năm qua Do tình hình giới có nhiều biến động nên giá lương thực tăng nhanh, có mặt hàng gạo Hai bên nêu khó khăn mình, đưa phương án bên Lúc đầu, hai công ty trao đổi qua email điện thoại nên nhiều điểm chưa thống với Hai bên định gặp mặt trực tiếp để bàn công việc Sau nhiều thảo luận, tranh luận hai công ty tìm giải pháp chung phù hợp cho đôi bên Công ty Gạo Cửu Long thành công việc giữ chân bạn hàng truyền thống không bị thiệt hại giá gạo tăng đột biến Hành vi đàm phán đối tượng nghiên cứu nhiều môn học khác như: tâm lý xã hội học, quản trị kinh doanh, khoa học trị…chính vậy, có nhiều khái niệm đàm phán Muốn hiểu cách đầy đủ cần phải xem xét nhiều góc độ khác nhau, sau số khái niệm đàm phán - Đàm phán khái niệm rộng, xét mặt từ nguyên tiếng Việt, đàm phán có nghĩa thảo luận (đàm) định chung (phán) Trong tiếng Anh, từ đàm phán (negotiation) từ gốc La tinh (negotium), có nghĩa trao đổi kinh doanh - Hình cho thấy số cách hiểu đàm phán, lấy ý kiến từ thảo luận nhà đàm phán chuyên nghiệp (Mastering Negotiations - Eric Evans) Sự tranh luận Sự trao đổi bình đẳng Chiến tranh tâm lý Đàm phán Nhượng bộ, thỏa hiệp Đi đến thỏa thuận Muốn theo ý Tìm kiếm giải pháp chấp nhận Thảo luận Hình 1: Một số cách hiểu đàm phán - Theo nhà tâm lý xã hội học Sawyer Guetzkow đàm phán trình chuẩn bị mà qua hai hay nhiều bên, bao gồm cá nhân hay tổ chức xã hội ngồi lại với để chuẩn bị cho thỏa thuận tương lai - Theo Nierenberg-một nhà nghiên cứu thiên chiến lược tâm lý tình đàm phán nhấn mạnh rằng: Mọi tham vọng cá nhân thực nhằm mục đích thỏa mãn nhu cầu định, xem đàm phán hành vi, trình nhằm thỏa mãn nhu cầu định người - Joseph Burnes cho đàm phán lại thảo luận hai hay nhiều người để đến mục đích chung đạt thoả thuận vấn đề ngăn cách bên mà không bên có đủ sức mạnh - có sức mạnh không muốn sử dụng - để giải vấn đề ngăn cách Rõ ràng định nghĩa đàm phán Burnes coi nguyên nhân đàm phán xung đột mục đích đàm phán giải xung đột phương pháp tránh sử dụng vũ lực Khi nói đến xung đột, người ta hay nghĩ đến xung đột trị vũ trang thực chất xung đột khái niệm dị biệt quan điểm hay lợi ích cá nhân hay tập thể - Còn theo Roger Fisher & Wililam Ury lại nhìn đàm phán góc độ khác, xem đàm phán phương tiện để đạt ta mong muốn từ người khác Ðó trình giao tiếp có có lại thiết kế nhằm đạt thoả thuận ta phía bên có quyền lợi chia sẻ quyền lợi đối kháng Như vậy, theo Roger Fisher Willam Ury, nguyên nhân đàm phán quyền lợi hối thúc mục đích đàm phán chia sẻ quyền lợi có bất đồng Tóm lại, rút số kết luận sau:  Dưới góc độ xã hội học, coi đàm phán lĩnh vực thuộc lứa tuổi, tầng lớp xã hội văn hóa Nó diễn ngày tình khác liên quan đến khía cạnh xã hội, từ việc nhỏ đến vấn đề mang tầm vóc quốc gia, quốc tế  Dưới góc độ giao tiếp, đàm phán trình sử dụng lời nói, hành động có chủ định nhằm bày tỏ quan điểm, tìm cách thuyết phục đối phương mục đích định bên đến thỏa thuận sau thống nhượng  Dưới góc độ kinh tế đàm phán trình trao đổi, thuyết phục bên có quan hệ kinh tế với mục tiêu lợi ích kinh tế mà bên đạt Có nhiều khái niệm đàm phán, chương trình học đàm phán hiểu sau: “Đàm phán hành vi trình, mà hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận mối quan tâm chung điểm bất đồng, để đến thoả thuận thống nhất.” ( Đàm phán kinh doanh quốc tế- NXB Thống Kê, 2004) 1.2 Vai trò đàm phán Đàm phán có vai trò quan trọng sống Dựa vào đối tượng chia vai trò đàm phán đối tầm vĩ mô vi mô Vai trò đàm phán tầm vĩ mô (quốc gia, quốc tế): Ngày xu hướng hợp tác quốc gia ngày diễn nhiều hơn, tất yếu thời đại Không quốc gia phát triển mà không cần ngoại giao, hợp tác, giao dịch, trao đổi công nghệ…với quốc gia khác Việc hợp tác giúp cho quốc gia phát triển mặt kinh tế, xã hội mà giúp giải vấn đề toàn cầu nóng lên trái đất, khủng bố, thiên tai hay khủng hoảng Nhờ có đàm phán mà quốc gia tăng cường hợp tác, hiểu biết lẫn nhau, tránh đụng độ không cần thiết có lúc dẫn đến hận thù, chiến tranh gây hủy hoại kinh tế, trị, xã hội Vai trò đàm phán tầm vi mô: - Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Có thể khẳng định kinh tế thương mại, không công ty, tổ chức phát triển thành công mà không đàm phán thành công Từ việc đàm phán với nhân viên công ty đến việc đàm phán với đối tác, khách hàng Tất ảnh hưởng chung đến hoạt động tổ chức hay trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Việc đàm phán thành công giúp cho doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ với đối tác, khách hàng Bên cạnh đó, giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ổn định, giảm thiểu chi phí không cần thiết vấn đề phát sinh Khi đàm phán thất bại kéo theo nhiều hệ lụy khó lường trước VD: Gần công ty bảo hiểm nước Anh Prudential thất bại việc đàm phán để mua lại công ty bảo hiểm AIG Mỹ Châu Á AIA, Prudential phải chịu chi phí thiệt hại lên đến 450 triệu Bảng tương đương 660 triệu USD thời điểm - Đối với cá nhân đàm phán có lợi ích sau:  Có hội đưa yêu cầu  Tìm điều kiện yêu cầu tốt cho hai bên  Đạt hợp tác, thỏa thuận đáp ứng nhu cầu  Thiết lập, cải thiện mối quan hệ  Tìm vấn đề phát sinh mà tưởng chừng không cần thiết  Tạo tảng thống mà vấn đề đem thảo luận mổ xẻ, đáp ứng nhu cầu thỏa hiệp Trong đó, vai trò quan trọng đàm phán cá nhân họ có hội đưa yêu cầu giải yêu cầu tảng thống Vì đàm phán bên hội trao đổi, thảo luận với hiểu nhầm hay bất đồng mà hợp đồng, đối tác có tiềm Nói tóm lại, đàm phán có vai trò quan trọng phần thiếu sống ngày người, từ vấn đề lớn mang tầm quốc gia, quốc tế đến vấn đề cá nhân, tổ chức Đàm phán với vai trò quan trọng mà người đã, đàm phán ngày nên cần phải hiểu rõ nắm vững phương pháp để đàm phán đạt thành công 1.3 Đặc điểm chất đàm phán 1.3.1 Đàm phán trình thỏa hiệp mặt lợi ích thống mặt đối lập Đặc điểm đàm phán vừa hợp tác vừa cạnh tranh Đây việc thỏa hiệp, thương lượng lợi ích bên tham gia vào trình đàm phán; đồng thời trình đàm phán có bất đồng, xung đột bên muốn đối tác đáp ứng yêu cầu Việc dung hòa lợi ích bất đồng với thực trình đàm phán Mục đích bên tham gia vào trình đàm phán đáp ứng nhu cầu họ Lợi ích bắt nguồn từ nhu cầu để đáp ứng nhu cầu, dung hòa lợi ích bên xem đàm phán thành công Khi bên tham gia vào trình đàm phán xuất loại lợi ích sau: Hình 2: Lợi ích bên tham gia trình đàm phán Qua nhận thấy lợi ích bên tham gia vào trình đàm phán có lợi ích chung để bên quan tâm đến vấn đề, lợi ích riêng bên lợi ích đối kháng khác biệt quan điểm, cách nhìn nhận vấn đề Do vậy, bên tham gia quan tâm đến lợi ích riêng mình, mà không tập trung giải lợi ích đối tác lợi ích đối kháng khó để đạt thỏa thuận Nếu đàm phán thất bại lợi ích hai bên bị giảm chí Tóm lại, chất đàm phán trình thỏa hiệp lợi ích bên thống mặt đối lập Giả sử A, B bên tham gia đàm phán quan hệ vừa đối lập, vừa thống với nhau: Hình 3: Mô hình khoảng chấp nhận hai bên đàm phán - Việc tiến tới giải ổn thỏa quan hệ mô hình nhằm đưa bên đến thỏa thuận chấp nhận khu vực đáp ứng mục tiêu hai bên Khu vực 1: khu vực lý tưởng bên đạt lợi ích Khu vực 2: khu vực mà B phải chịu chấp nhận mục đích A Khu vực 3: khu vực mà A phải chịu chấp nhận mục đích B 1.3.2 Đàm phán vừa mang tính khoa học mang tính nghệ thuật 1.3.2.1 Đàm phán khoa học Nói đàm phán khoa học đàm phán có đối tượng phương pháp nghiên cứu cụ thể rõ ràng Đối tượng nghiên cứu đàm phán hành vi đàm phán người Việc nghiên cứu nhằm mục đích xây dựng khái niệm mối quan hệ khái niệm (quy luật) Khi xây dựng nắm vững khái niệm quy luật đàm phán trước hết giúp giải thích hành vi nhà đàm phán sau quan trọng vận dụng để giải vấn đề xảy trình đàm phán Phương pháp nghiên cứu đàm phán khoa học hành vi Đàm phán có tính phổ biến rộng rãi nên nhà nghiên cứu quan tâm có nhiều nghiên cứu thời gian gần đây, điều nhằm mục đích giúp cho đàm phán đạt kết tốt Ví dụ trường đại học Harvard Mỹ xây dựng chương trình nghiên cứu giảng dạy sâu đàm phán Ở Giáo sư - Tiến sỹ William Ury người sáng lập đạo thực chương trình Đàm phán môn khoa học liên ngành liên quan chịu tác động nhiều ngành khoa học khác như: Khoa học tâm lý, Khoa học giao tiếp, Khoa học kinh tế-quản lý, luật, văn hóa học… 1.3.2.2 Đàm phán nghệ thuật Trước tiên, đàm phán nghệ thuật liên quan đến vấn đề người Tất việc liên quan đến người đòi hỏi phải có nghệ thuật, từ việc ứng xử, giao tiếp đến việc thuyết phục, sau trì mối quan hệ đối tác Trong trình đàm phán tính nghệ thuật thể việc sử dụng thục kỹ giao dịch, bao gồm kỹ thuyết phục, kỹ ứng xử cách linh hoạt, khả sử dụng kỹ thuật đàm phán, khôn khéo lựa chọn thời gian, địa điểm cách thức thực kỹ thuật Với nội dung người đàm phán khác cho kết khác Lý nhà đàm phán có lực khác nhau, lực nhà đàm phán lại phụ thuộc vào kiến thức, kỹ kinh nghiệm người Bên cạnh tình xuất đàm phán không giống Do mà cách xử sự, giải vấn đề người trường hợp cụ thể khác Từ dẫn đến kết đàm phán khác Đàm phán khoa học, đồng thời nghệ thuật Do đó, nhà đàm phán giỏi người biết kết hợp nhuần nhuyễn tính khoa học tính nghệ thuật đàm phán để đạt hiệu cao Hoạt động đàm phán người tiến hành nên chịu chi phối lý trí mà có tình cảm tâm lý họ, chịu ảnh hưởng văn hóa, đặc điểm dân tộc truyền thống họ Chỉ kết hợp hài hòa yếu tố hiểu rõ tâm lý đối tác hy vọng đạt thành công 1.4 Đàm phán kinh doanh 1.4.1 Khái niệm Từ đàm phán nói chung, nảy sinh nhiều loại hình đàm phán nhiều lĩnh vực khác đàm phán ngoại giao, đàm phán trị, đàm phán quân sự, đàm phán kinh doanh… Nhìn chung đàm phán tránh khỏi liên quan đến lợi ích kinh tế thông thường lại xoay quanh lợi ích mà trọng điểm lợi ích kinh tế đàm phán ngoại giao lấy lợi ích quốc gia đặt lên hàng đầu, đàm phán trị trọng lợi ích đảng hay đàm phán quân coi trọng lợi ích an toàn hai bên tham chiến… Còn đàm phán kinh doanh rõ ràng, người tham gia đàm phán lấy việc đạt lợi ích kinh tế mục đích bản, sau đề cập đến lợi ích phi kinh tế khác Tuy nhiên trình đàm phán điều động vận dụng lợi ích phi kinh tế để tác động, giúp cho đàm phán có kết tốt Chính vậy, đàm phán kinh doanh hiểu sau: Đàm phán kinh doanh trình mặc thuyết phục thông qua giao tiếp, trao đổi thông tin trực diện văn lợi ích kinh tế bên có quan hệ kinh tế với nhằm đạt cam kết văn hình thức hợp đồng dựa sở bình đẳng tự nguyện bên 1.4.2 Tính tất yếu đàm phán kinh doanh Về mặt lịch sử, từ xa xưa dân tộc xảy xung đột dù phải dùng đến vũ lực để giải trước sau người ta tiến hành tiếp xúc ngoại giao đàm phán với hy vọng giải tranh chấp đối thoại nhằm khẳng định vị họ sau kết thúc xung đột Về mặt xã hội người tồn phát triển gắn liền với cộng đồng, với xã hội Do đó, việc giao tiếp, tiếp xúc, giao lưu, trò chuyện điều tất yếu trình vận động phát triển người Nhìn cách khái quát mối quan hệ ngày thường gặp nhận thấy sống chuỗi thỏa hiệp cá nhân tổ chức, rộng lớn quốc 10 Bảng Phản ứng văn hóa khác Hành vi định nghĩa Nhật H Quốc Đ Loan T Quốc Nga Đức Anh Pháp TB F Nha Can E USA Can Hứa hẹn: hứa hẹn hành động, ưu đãi, hay ăn huệ vào 11 11 8 Đe dọa: Cũng giống hứa hẹn mặt kết không tốt đẹp 2 3 Khuyến nghị: Giải pháp cho vấn đề khó khăn để có kết tốt đẹp 5 4 Phần thưởng: Hứa hẹn quyền lợi cụ thể 5 3 Phạt: giống phần thưởng quyền lợi mà kết không tốt đẹp 1 2 Đề nghị đàm phán tích cực: Là đề nghị đàm phán đưa phù hợp với tiêu chuẩn thông thường xã hội hành vi, đạo đức 1 0 0 1 Đề nghị đàm phán tiêu cực: Là đề nghị đàm phán đưa trái với nguyên tắc thông thường hành vi đạo đức xã hội 0 1 1 Cam kết: Tuyên bố chắn thực công việc 15 13 10 11 13 10 14 13 Tự lộ: Tự bộc lộ thông tin cá nhân cho đối tác đàm phán 34 36 42 36 40 47 39 42 34 42 34 36 Đặt câu hỏi: Yêu cầu cung cấp thông tin vấn đề hỏi 20 21 14 34 27 11 15 18 17 19 16 20 Mệnh lệnh: Yêu cầu bắt buộc thực hành động 13 11 7 12 9 17 10 Một số khía cạnh khácvề ngôn ngữ 1,9 Không: số lần nhà đàm phán nói không để trả lời câu hỏi đối tác 7,4 5,9 1,5 2,3 6,7 5,4 10,1 4,5 Các ngài: số lần nhà đàm phán nhắc đến từ 31,5 ngài để trả lời thương lượng với đối tác 34,1 36,6 26,8 23,6 39,7 54,8 70,2 73,3 72,4 64,4 54,1 Các cử hành vi không lời 2,5 Thời gian im lặng: số lần hai bên im lặng dài 10 giây đàm phán 0 2,3 3,7 Nói át lẫn nhau: Số lần bên đối tác đàm 6,2 phán ngắt lời lẫn 22,0 12,3 17,1 Quan sát nết mặt: thời gian mà nhà đàm 3,9 phán dành để quan sát vẻ mặt đối tác 9,9 19,7 0 Chạm vào nhau: số lần mà nhà đàm phán chạm vào (không tính bắt tay) 0 11,3 23,2 7,0 2,5 1,0 2,9 1,7 13,3 20,8 5,3 20,7 28,0 24,0 17,0 5,1 11,1 8,7 10,2 9,0 16,0 13,7 18,8 10,4 10,0 0 0 0,1 0 0,2 0 Nguồn: Tóm tắt kết nghiên cứu từ John L.Graham, International Business Negotiations, Copyright, trang 69-91, Elsevier Science (Chú giải: F CAN: Chỉ cộng đồng người Canada nói tiếng Pháp, E.CAN: Chỉ cộng đồng người Canada nói tiếng Anh) 122 5.3.2 Sự khác biệt quan niệm giá trị Có bốn quan niệm giá trị thường hiểu khác nhau: Khách quan, cạnh tranh công bằng, quan niệm thời gian Khách quan: Trong đàm phán quốc tế, nhà kinh doanh thường đánh giá người Mỹ định dựa thực tế rõ ràng mà không quan tâm đến nhân tố tình cảm, quan hệ khác Đó thể quan niệm người Mỹ khách quan Người ta thường hay nghe thấy Kinh doanh kinh doanh, Kinh tế hiệu định người câu nói cửa miệng nhà đàm phán Mỹ Đánh giá cao yếu tố khách quan đàm phán, người Mỹ thường tìm cách tách riêng yếu tố người khỏi nội dung đàm phán Người Đức thường có xu hướng muốn tách yếu tố quan hệ khỏi lý lẽ đàm phán Tuy nhiên , nhiều nước, nước châu Á Mỹ la tinh, quan niệm áp dụng Các nhà đàm phán châu Á thường có đàm phán không khách quan, họ chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố tâm lý, tình cảm quan hệ trình đàm phán Tính khách quan giá trị đề cao văn hóa nhiều dân tộc phương Đông Cạnh tranh đặc điểm đàm phán Đây hình thức cạnh tranh người mua người bán với tư cách hai bên đối tác bàn đàm phán Xu hướng vận động bên yêu cầu giá điều kiện trao đổi bên mua bên bán trái ngược Bên cung cấp hàng hóa dịch vụ ban đầu có xu hướng đưa mức giá trị cao với điều kiện trao đổi thuận lợi, sau hạ dần mức giá bổ sung thêm điều kiện trao đổi thuận lợi cho bên mua Ngược lại, người mua đề nghị cho đối tượng trao đổi thường phải nâng dần mức giá giảm bớt điều kiện ưu đãi Cạnh tranh hai bên đối tác đàm phán song phương hiểu trình hai bên đàm phán giá điều kiện trao đổi theo xu hướng vận động Kết trình cạnh tranh hai bên đối tác kết đàm phán Công bằng: Kết đàm phán vấn đề liên quan đến quan niệm công Trong đàm phán doanh nghiệp Nhật Bản người mua thường người có lợi ích nhiều nhất, văn hóa doanh nghiệp Nhật người mua thực thượng đế thực tế họ có hướng dành cho người mua nhiều điều kiện 123 ưu đãi Trong kết đàm phán với đối tác Mỹ thường dẫn đến kết có lợi tương đối đồng cho hai bên mua bán Thời gian văn hóa khác hiểu khác Theo Edward T Hall, có hai quan niệm thời gian thời gian đơn thời gian phức Người Mỹ, Đức điển hình thời gian đơn Theo quan điểm này, làm việc ấy, thời gian coi thứ hàng hóa hữu hình, thời gian chia nhỏ gắn với công việc cụ thể Thời gian tiền bạc, thông tin sức mạnh, câu nói cửa miệng, đồng thời phương châm công việc người theo quan niệm thời gian đơn Hầu hết văn hóa nghiêng nhiều giá trị thực dụng hiểu thời gian theo quan điểm thời gian đơn Những nhà đàm phán văn hóa thường có tác phong Trong đàm phán họ thường nhìn đồng hồ đeo tay Họ có thói quen muốn phân chia nội dung đàm phán theo trình tự thời gian Kéo dài thời gian đàm phán đối tác theo quan niệm thời gian đơn cách gây sức ép để họ có nhượng định Đối ngược với thời gian đơn thời gian phức Quan niệm thời gian phức phổ biến văn hóa hình tượng, có pha thực dụng chứa nhiều yếu tố tâm linh, lãng mạn Châu Á Mỹ La Tinh nơi thường hiểu thời gian theo quan niệm thời gian phức Quan niệm thời gian phức trọng vào yếu tố kết công việc mà không ý nhiều đến việc phân chia thời gian cụ thể để thực công việc Đối với doanh nhân theo quan niệm thời gian phức, họ thường thói quen giờ, quan tâm đến tầm quan trọng tác phong thường đổ lỗi cho nguyên nhân khách quan Tuy nhiên, ranh giới thời gian đơn thời gian phức tương đối Có nhiều văn hóa giới có quan niệm thời gian với đặc điểm thời gian đơn thời gian phức Nhật Bản ví dụ điển hình Các nhà đàm phán Nhật Bản đòi hỏi đối tác đàm phán xác thời gian lần gặp gỡ Sau bắt đầu đàm phán với người Nhật có tác phong điềm tĩnh, thong thả tỏ bị chịu sức ép thời gian đàm phán 5.3.3 Sự khác biệt tư trình định Khi đối mặt với nhiệm vụ đàm phán phức tạp, hầu hết nhà đàm phán phương Tây có thói quen chia nhỏ nội dung đàm phán thành loạt công việc nhỏ Các vấn đề gia cả, vận chuyển, bảo hành, bảo dưỡng giải 124 Kết cuối đàm phán tổng hợp kết đàm phán tất nội dung nhỏ Các nhà đàm phán châu Á lại có xu hướng trái ngược Họ không phân chia nội dung đàm phán thành công việc nhỏ mà thường lúc đàm phán tất nội dung không theo trình tự rõ ràng, nhượng đạt vào đàm phán kết thúc Các nhà đàm phán Mỹ thường gặp nhiều khó khăn thị trường Nhật Bản Đối với họ, số vấn đề đạt thỏa thuận có nghĩa đàm phán hoàn thành Tuy nhiên, đối tác Nhật Bản họ lại không cảm thấy vậy, phía Mỹ cho quãng đường phía Nhật dường chưa tiến thêm bước Nhưng người Mỹ lại ngạc nhiên kết thúc nhanh chóng người Nhật với nội dung đàm phán Một đối tác Nhật Bản bắt đầu chấp nhận nhượng họ có xu hướng chấp nhận nhanh nhượng khác để đạt đến thỏa thuận cuối Sự khác biệt cách tư trình định doanh nghiệp Mỹ Nhật Bản xuất phát từ quan niệm khác đàm phán kinh doanh Người Mỹ cho đàm phán trình định để giải vấn đề, thỏa thuận tốt cho hai phía giải pháp tốt cho vấn đề đàm phán Giải vấn đề theo bước, tiến đến thỏa thuận cuối cách người Mỹ thường sử dụng Tuy nhiên, nhà doanh nghiệp Nhật Bản, đàm phán lại trình phát triển quan hệ kinh doanh mục tiêu lợi ích lâu dài Vì vậy, vấn đề cụ thể nội dung đàm phán không quan trọng nhân tố khác liên quan đến tiềm năng, phát triển mối quan hệ lâu dài Những nội dung cụ thể đàm phán thỏa thuận cách tương đối dễ dàng nhà kinh doanh Nhật Bản nhìn thấy đối tác tương lai hợp tác lâu dài, có lợi cho hai bên 5.4 Vận dụng khác biệt văn hoá đàm phán Đối mặt với khác biệt văn hóa đàm phán, nhà kinh doanh cần ý bốn bước công việc sau để đạt thành công đàm phán (i) lựa chọn phái đoàn đàm phán; (ii) quản lý, theo dõi công tác chuẩn bị cho đàm phán; (iii) theo dõi chặt chẽ diễn biến bàn đàm phán; (iv) vấn đề sau kết thúc đàm phán Trong phần này, bước đề cập vắn tắt, gắn với khác biệt văn hóa đàm phán 125 5.4.1 Lựa chọn phái đoàn đàm phán theo khía cạnh văn hóa Một đàm phán với nhiều nhà đàm phán với kinh nghiệm đàm phán quốc tế dày dặn yếu tố nguồn lực người quan trọng định đến thành công đàm phán Những tiêu chí lựa chọn thành viên cho đàm phán văn hóa chéo tổng kết sau: * Sự chín chắn điều kiện nhà đàm phán tài đàm phán nói chung đàm phán có khác biệt văn hóa nói riêng Sự chín chắn kết đầu óc có kiến thức, kinh nghiệm chiêm nghiệm, trải qua thử thách thực tế đàm phán môi trường quốc tế * Linh hoạt ổn định tình cảm tiêu chí lựa chọn thứ hai Đối mặt với giá trị văn hóa khác biệt, nhà đàm phán cần có linh hoạt định với giá trị văn hóa xa lạ để có điều chỉnh thích nghi với đòi hỏi văn hóa đối tác đàm phán Tuy nhiên, tiếp xúc với giá trị văn hóa xa lạ thường gây xảm giác hoang mang, thiếu tin tưởng dễ bị tác động * Trong đàm phán, hai bên nhượng để đến thỏa thuận cuối Một nhà đàm phán có tầm nhìn lạc quan nhạy cảm, độ lượng văn hóa điều kiện quan trọng để tham gia thúc đẩy trình nhượng nhanh chóng bên tham gia đàm phán Sự nhạy cảm, độ lượng văn hóa hoạt động van an toàn đàm phán Sự nhạy cảm văn hóa nhà đàm phán không làm cho không khí đàm phán trở nên căng thẳng đến mức bế tắc Sự độ lượng văn hóa lại sở để nhà kinh doanh hiểu hành vi, thái độ bên đối tác để có ứng xử thích hợp * Ngôn ngữ vũ khí lợi hại đàm phán văn hóa chéo Nói thêm ngôn ngữ có nghĩa hiểu thêm văn hóa Việc sử dụng chung thứ ngôn ngữ, không cần trợ giúp phiên dịch yếu củng cố tin tưởng, thiện chí hợp tác bên đối tác đàm phán Ngoài tiêu chí trên, nghiên cứu công ty Ford ATT Mỹ bổ sung ba tiêu chí sau tiêu chuẩn lựa chọn đoàn đàm phán: * Khả hợp tác nhóm làm việc cần thiết đàm phán hợp đồng với giá trị lớn, hay có tính chất phức tạp đặc điểm kỹ thuật Đạt thỏa thuận đàm phán kết trình làm 126 `việc chung nhóm thành viên đoàn đàm phán Đặc điểm trở nên cần thiết văn hóa coi trọng độc lập, chủ nghĩa cá nhân Các nhà đàm phán Nhật Bản thường phát huy tốt hợp tác nhóm thành viên đoàn đàm phán Họ thường lựa chọn kết hợp cán cao cấp với nhân viên trẻ tuổi để vừa đào tạo nhân viên, vừa tăng áp lực đối phương số đông đoàn đàm phán, vừa phát huy tốt sáng tạo nhân viên trẻ kinh nghiệm cán cao cấp * Kỹ nghe coi kỹ chủ yếu quan trọng nghệ thuật giao tiếp nói chung đàm phán kinh doanh nói riêng Nhiệm vụ chủ yếu nhà đàm phán thu nhập thông tin đối tác, đặc biệt thông tin liên quan đến quan điểm họ vấn đề đàm phán Đối mặt với văn hóa Đài Loan, Nga, Pháp (trong bảng xem nước có nhà đàm phán hay tự bộc lộ, hay đặt câu hỏi nhiều nhất) chiến lược đàm phán khôn khéo im lặng, lắng nghe đặt câu hỏi * Không cần thiết phải tất số thành viên đoàn đàm phán phải người có ảnh hưởng quan trọng doanh nghiệp Một đoàn đàm phán có đủ thẩm quyền định trực tiếp vấn đề đàm phán nhân tố củng cố lòng tin đối tác Trung Quốc Nhật Bản đàm phán quan trọng thường sử dụng phương pháp định tập thể tất định cuối thành viên đoàn đàm phán mà tất phận có liên quan chí Trung Quốc quan quản lý nhà nước doanh nghiệp Sự phụ thuộc việc định đàm phán trở ngại trình đàm phán 5.4.2 Bồi dưỡng kiến thức văn hóa chéo cho thành viên đàm phán Sau lựa chọn thành viên đoàn đàm phán, công tác chuẩn bị cho đàm phán văn hóa chéo giống chuẩn bị cho đàm phán thông thường, ngoại trừ vấn đề bồi dưỡng kiến thức văn hóa cho thành viên đoàn đàm phán lựa chọn Khi chuẩn bị cho đàm phán văn hóa chéo, doanh nghiệp phải cân nhắc khả thực khóa đào tạo ngắn kỹ đàm phán cho nhân viên với định hướng nhấn mạnh vào khác biệt văn hóa Không phải công ty ý đến đào tạo kỹ đàm phán Hãng xe Ford Mỹ ngoại lệ Trong vài 127 năm gần đây, Ford thực hoạt động kinh doanh thị trường Nhật Bản nhiều hãng xe khác giới có mặt trường xe lớn thứ hai toàn cầu Cuối năm 1998, Ford sở hữu 33% cổ phiếu Mazda, hợp tác thành công với Nissan chế tạo xe tải hạng nhẹ, mua bán nhiều danh mục phụ tùng xe với hãng ô tô Nhật Bản Trong thời gian 1995 đến 1998, hàng năm Ford mua 8.000 vé máy bay cho nhân viên Ford sang đàm phán kinh doanh thị trường Nhật Bản Với ý nghĩa quan trọng thị trường này, Ford đầu tư đáng kể vào đạo tạo nhà quản lý hiểu biết văn hóa Nhật Bản, trang bị kỹ đàm phán với người Nhật Hơn 1.500 cán quản lý Ford đào tạo ngày lịch sử văn hóa Nhật Bản chiến lược Ford thị trường Hơn 1.000 cán quản lý Ford làm việc trực tiếp với đối tác Nhật Bản tham dự khóa đào tạo dài ba ngày với chủ đề Quản Lý đàm phán với Nhật Bản Đào tạo thành viên đoàn đàm phán văn hóa đối tác kỹ đàm phán bước chuẩn bị quan trọng người cho đàm phán 5.4.3 Phong cách văn hóa đàm phán Cũng giống đàm phán nói chung, đàm phán văn hóa chéo thường có bốn giai đoạn đàm phán sau: (i) Nói chuyện lề, (ii) Trao đổi thông tin, (iii) Thuyết phục (iv) Nhượng thỏa thuận Điểm khác biệt đàm phán văn hóa chéo thể chỗ bốn giai đoạn nói thể đoàn đàm phán với giá trị văn hóa khác nhau, quan niệm tầm quan trọng, nội dung cách thức thực giai đoạn đàm phán khác Trong tập quán đàm phán quốc tế., xem xét bốn bước đàm phán văn hóa chéo, Mỹ Nhật Bản hay sử dụng điển hình hai phong cách đàm phán Bảng sau so sánh phong cách đàm phán hành vi cụ thể nhà doanh nghiệp Mỹ Nhật Bản đàm phán 128 Bảng Khái quát phong cách đàm phán Nhật Mỹ Cách thức đàm phán: Ngôn ngữ, cử hành vi không lời, quan niệm giá trị Ngôn ngữ Nhật Bản Hầu hết nhà doanh nghiệp Nhật Mỹ Người Mỹ thường không am hiểu Bản điều hiểu tiếng Anh, nhiên họ ngôn ngữ văn hóa Nhật Bản nên thường sử dụng phiên dịch, thường nhiều thời gian cân đàm phán Cử chỉ, hành vi không lời nhắc tình huống, đưa câu trả lời, quan sát phản ứng đối phương Các nhà đàm phán Nhật Bản thường Người Mỹ thường nhìn thẳng vào sử dụng nhiều khoảng thời gian đối tác, lúng túng đối tác im lặng, im lặng, tránh nhìn thẳng vào mặt đối thường lấp khoảng thời gian tác, biểu lộ tình cảm thực qua nét lập luận, nhượng Quan niệm Về giá trị mặt Yếu tố quan hệ đề cao, quan Điều quan trọng tất diễn điểm người mua thường tôn đạt cho đối tác hiểu quan điểm trọng, giữ thể cho đối Quan hệ người mua tác quan trọng người bán bình đẳng Bốn giai đoạn đàm phán Nói chuyện lề Dành nhiều thời gian, công sức, Không coi trọng vai trò nói chi phí cho hoạt động giai chuyện lề, giai đoạn đoạn tập quán người người Mỹ thường ngắn Trao đổi thông tin Nhật Được coi giai đoạn quan trọng Thông tin đưa ngắn gọn, bàn đàm phán Các thông tin thẳng thắn, thường tự bộc lộ câu hỏi đề nghị trao đổi chung chung cung cấp thông tin đưa thận trọng Đây giai đoạn thể rõ ràng kỹ lưỡng 129 Thuyết phục Các lý lẽ thuyết phục bộc lộ không thẳng thắn, khéo léo Thuyết phục coi giai đoạn quan trọng bàn đàm phán, tùy thuộc vào diễn biến cụ thể mà thay đổi cách thuyết phục khác nhau, phong cách thuyết phục thường mạnh mẽ Nhượng Chỉ đến đàm phán Nhượng thỏa thuận đến điểm chết đưa nhiều đưa suốt trình thỏa thuận nhượng cần thiết Quá trình đàm phán Lần lượt nhượng nhượng diễn nhanh vấn đề cụ thể Thỏa tất vấn đề thuận cuối tổng thể tất nhượng 5.4.3.1 Nói chuyện lề Như phân tích, nói chuyện lề giai đoạn bên đối tác tạo bầu không khí hợp tác, thăm dò thiện chí nhau, đồng thời bước đầu đánh giá đối tác mặt quan điểm, lợi ích, kinh nghiệm đàm phán Trong đàm phán văn hóa chéo, nhà đàm phán thuộc quốc gia khác có quan niệm khác vai trò giai đoạn mở đầu đàm phán Người Mỹ thường thích nói tất thứ thời tiết, gia đình, thể thao, trị, kinh doanh thời gian dành cho giai đoạn thường ích Trong đó, với mục tiêu bước thăm dò ban đầu, nhà đàm phán Trung Quốc, Brazin, Nhật Bản lại dành nhiều thời gian, chí chi phí cho bước bắt đầu quan trọng Tương tự vậy, nhà đàm phán Hàn Quốc, Ai Cập sẵn sàng dành nhiều công sức cho bước nói chuyện lề bước phát triển quan hệ làm ăn lâu dài hai phía để tránh vấn đề phức tạp xảy sau trình thực thỏa thuận đàm phán Câu chuyện sau minh họa rõ nét khác biệt văn hóa bước nói chuyện lề Trong phòng đàm phán hai đối tác Mỹ Brazin hợp đồng cung cấp thiết bị cho nhà máy xây dựng hỗ trợ phủ Brazin, hai đoàn đàm phán bắt đầu công việc giới thiệu lẫn nhau, trao đổi danh thiếp (business card) Cuộc đối thoại bắt đầu câu hỏi “Các ông có thích Rio không?”, Các ông thăm quan Ipanema, Copacabana, Corcovado 130 chưa?” Họ hỏi từ chuyến bay từ New York đến Rio Sau khoảng phút nói chuyện thăm hỏi, trưởng đoàn đàm phán Mỹ cố tình nhìn vào đồng hồ đeo tay đặt câu hỏi với đối tác họ biết dịch vụ cung cấp thiết bị hãng “Chỉ chút thôi” câu trả lời phía Brazin Một người Mỹ khác mở cặp tài liệu đưa giới thiệu dày dịch vụ hãng bắt đầu giới thiệu vắn tắt điểm quan trọng dịch vụ họ Sau khoảng phút giới thiệu theo kiểu “có hướng dẫn kỹ thuật, chi tiết, sẵn sàng cung cấp dịch vụ miễn phí cho ông chuyên viên kỹ thuật cao cấp để tư vấn kỹ thuật sau dây chuyền lắp đặt ” Một thành viên đoàn Brazin ngắt lời “ồ, thứ mà cần, ông biết dây chuyền có đặc điểm công nghệ phức tạp À mà ông có theo dõi World Cup không? Mấy trận đấu gần tuyệt vời, làm nhớ lại không khí trận đấu thời Pele, đội bóng ngày chơi không ổn định cho lắm” Sau vài phút nói chuyện bóng đá, Pele, lý bóng đá chưa trở thành môn thể thao phổ biến hâm mộ Mỹ, trưởng đoàn đàm phán phía Mỹ cố ý liết nhìn đồng hồ lần thứ hai hỏi “Chúng ta quay trở lại vấn đề không, thưa ông” để nhắc nhở đối tác Brazin quay lại với dịch vụ công ty Mỹ Cuộc đàm phán quay trở lại với lịch trình mà người Mỹ dự định ban đầu phút sau, người Brazin lại đưa vấn đề sang mối liên hệ công nghệ môi trường, vai trò công nghệ đầu tư nước với kinh tế nước khó khăn kinh tế Brazin vài năm gần Họ nói triển vọng kinh tế Mỹ người có khả kế nhiệm Clinton 5.4.3.2 Trao đổi thông tin Về chất, trao đổi thông tin đàm phán trình diễn theo hai chiều, thông tin đưa đổi lượng thông tin khác Trong thực tế, nhà đàm phán Nhật Bản, Nga, Trung Quốc người đặt nhiều câu hỏi yêu cầu đối tác phải bộc lộ thông tin lại tỏ dè dặt trả lời câu hỏi đối tác Ở thái cực khác, người Mỹ thường không thích khoảng thời gian im lặng bàn đàm phán mốn lấp khoảng trống lập luận, bộc lộ thông tin Theo nghiên cứu Philip Cateora, sống ngày, 131 người thường hiểu từ 80 đến 90% mà người vợ (hay người chồng) người giúp việc nói với họ Điều có nghĩa 10 đến 20% lời nói không hiểu nghe không Căn vào kết nghiên cứu dự đoán đàm phán văn hóa chéo với khác biệt ngôn ngữ, tỷ lệ câu nói đối tác không hiểu đúng, bị nghe sai, hay bị dịch sai lớn Đối với nhiều văn hóa từ chối hay phản ứng tiêu cực cách lộ liễu trước đề nghị đối tác đàm phán thường tìm cách nói giảm, nói tránh Các nhà đàm phán Mexico, Nhật Bản thể thất vọng, hay từ chối thẳng thừng đề nghị đối phương họ cho hành vi theo cách ảnh hưởng xấu đến quan hệ làm ăn lâu dài mối quan hệ cá nhân dày công phát triển Người Anh người tiếng nghệ thuật nói giảm, nói tránh đàm phán Trong người Trung Quốc lại ngại phải đưa định mang tính đại diện cho đoàn đàm phán mà họ thành viên, chí thành viên quan trọng Ngược lại với Nhật Bản, Người Đức có thói quen thẳng thắng việc bộc lộ phản ứng trước đề nghị đối phương Họ dường không ngại làm đối tác cảm thấy mặt sợ phản ứng 5.4.3.3 Thuyết phục Đối với nhà đàm phán Nhật Bản, ranh giới thuyết phục trao đổi thông tin mập mờ Trong thuyết phục, nhà đàm phán Nhật thường bộc lộ thêm thông tin để biện giải cho lập luận mình, đồng thời giai đoạn trao đổi thông tin họ khéo léo lựa chọn thông tin cách diễn đạt để thuyết phục đối tác Trong đó, người Mỹ sau đặt Business Card xuống bàn nhanh chóng làm thủ tục giới thiệu chuyển nhanh từ trao đổi thông tin sang thuyết phục Xét chất, đàm phán thuyết phục đối phương Đàm phán ý nghĩa không cần thiết không làm cho thay đổi quan điểm, suy nghĩ vấn đề đàm phán Một nội dung quan trọng đào tạo nhà kinh doanh Mỹ cách đối phó với từ chối khách hàng đối tác đàm phán, vậy, thuyết phục người Mỹ coi trọng giai đoạn quan trọng bàn đàm phán Khi thuyết phục đối phương, nhà đàm phán hứa hẹn, đưa phần thưởng, cam kết, khuyến nghị đồng thời sử dụng 132 đendọa, cảnh báo, mệnh lệnh Trong người Pháp thường hay sử dụng thủ pháp gây áp lực đe dọa, cảnh báo, người Anh lại chủ yếu đưa hứa hẹn phần thưởng khuyến khích Người Trung Quốc không ưa cách nói đe dọa, cảnh báo thủ thuật gây áp lực khác đàm phán Ở nước này, thủ pháp phương hại đến mối quan hệ cá nhân vốn đánh giá quan trọng Một chiến lược thuyết phục có hiệu đặt câu hỏi đề nghị đối phương sở để cấn nhắc bất hợp lý đề nghị Chester Karrass cho thủ thuật thuyết phục tốt cố làm vẻ búp bê nhỏ tội nghiệp không hiểu Ngoài ra, cần lưu ý đàm phán kinh doanh số nước, bên thứ ba hay kênh gặp gỡ không thức khác quan trọng Đối với số nước Thụy Điển, Thụy Sĩ, đàm phán thường diễn hội trường lịch sự, đầy không khí ngoại giao Tuy nhiên, số nước Châu Á Trung Quốc, Thái Lan, Việt Nam gặp gỡ nhà hàng, khách sạn quan trọng giúp nội dung đàm phán diễn nhanh chóng Ở nước có kinh tế chuyển đổi, nước Đông Dương, nước khối quốc gia độc lập thịnh vượng chung (Commonweath Independent States - CIS) Đông Âu Liên Xô cũ, bên thứ ba cấp quyền có sức ép định đến thuyết phục đối tác đồng ý với đề nghị bàn đàm phán 5.4.3.4 Nhượng thỏa thuận Nhượng thỏa thuận giai đoạn cuối bàn đàm phán Nhượng kết trực tiếp thuyết phục Người Mỹ thường đưa nhượng linh hoạt suốt trình đàm phán Thỏa thuận cuối tập hợp tất thỏa thuận nhỏ nội dung cụ thể vấn đề đàm phán Trong đó, nhà đàm phán Nhật Bản thường đưa nhượng trình đàm phán đến giai đoạn kết thúc Các nhượng đưa nhanh chóng đến thỏa thuận cuối 5.4.4 Các vấn đề văn hóa sau kết thúc đàm phán Kết thúc thành công đàm phán thường ghi nhận hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ bên đối tác Hợp đồng tập quán kinh doanh Mỹ thường dày 100 trang gồm điều khoản phụ lục mô tả xác tất khía cạnh liên quan đến trình mua bán hàng hóa, dịch vụ 133 định Luật sư công ty Mỹ không tiếc giấy thời gian để dự tính đưa giải pháp cụ thể cho tất tình để bảo vệ công ty khách hàng họ trước rủi ro, bất trắc Theo quan niệm người Mỹ, hợp đồng tốt hợp đồng viết chặt chẽ đến mức phía đối tác không tìm hội, chí có ý định vi phạm điều khoản thỏa thuận hợp đồng Trong số văn hóa đề cao chữ tín kinh doanh quan hệ cá nhân vấn đề tranh chấp thực hợp đồng không thường xảy hai phía không mong đợi Tranh chấp xảy trình thực nghĩa vụ thỏa thuận ảnh hưởng xấu đến hợp tác lâu dài, làm mối quan hệ cá nhân cần thiết hữu ích cho hoạt động kinh doanh Vì hợp đồng thường làm đơn giản so với người Mỹ Đối với người Nhật Bản, việc người Mỹ tính toán kỹ lưỡng khía cạnh, tình phát sinh trình thực hợp đồng giống việc dự tính trước tình ly dị trước tiến đến hôn nhân Cách thức ký kết hợp đồng kết đàm phán khác văn hóa khác Sử dụng kênh không thức, dùng thủ tục mang tính ngoại giao vốn phong cách kinh doanh Mỹ Các nhà doanh nghiệp Mỹ thường ký kết hợp đồng thông qua fax hay thư Tổ chức nghi lễ cầu kỳ người Mỹ lãng phí thời gian tiền bạc Tuy nhiên, phong cách lại không hợp với số nước Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan, Việt Nam Ở nước này, hợp đồng quan trọng, có giá trị lớn thường tổ chức long trọng, hai bên ký kết hợp đồng chứng kiến nhà quan chức quyền Các bữa tiệc chiêu đãi sang trọng thường tổ chức sau hân hoan tất người 134 ? Câu hỏi ôn tập Trình bày khái niệm thành phần văn hoá Dùng kiến thức học thực tiễn để chứng minh “Văn hoá rào cản” đàm phán thương mại quốc tế? Hãy nêu khác biệt thời gian văn hoá? Văn hoá có ảnh hưởng đến đàm phán nào? 135 Tài liệu tham khảo ThS Phạm Phương Trung, Bài giảng “Tâm lý nghệ thuật giao tiếp kinh doanh thương mại”, Trường Đại học Kinh tế Huế ThS Võ Thị Mai Hà, Bài giảng “Đàm phán kinh doanh”, Trường Đại học Kinh tế Huế Nguyễn Xuân Thơm - Nguyễn Văn Hồng (2001), “Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội GS.TS Hoàng Đức Thân (2006), “Giáo trình giao dịch đàm phán kinh doanh”, NXB Thống kê PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân (2006), “Giao tiếp kinh doanh sống”, NXB Thống kê PGS.TS Nguyễn Văn Hồng (2012), “Giáo trình đàm phán thương mại quốc tế”, NXB Thống kê Roger Fisher – William Ury (2007), sách dịch “ Để thành công đàm phán”, NXB Trẻ G Richard Shell (2009), sách dịch “Đàm phán để giành lợi thế”, NXB Trẻ “Cẩm nang kinh doanh Harvard - Kỹ thương lượng” (2006), NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh 10 Trần Đức Minh (2011), “Nghệ thuật đàm phán”, NXB Dân Trí 11 TS Phan Thanh Lâm (2011), “Kỹ thương lượng - Phương pháp giúp đàm phán thành công”, NXB Phụ Nữ 12 Tim Hindle (2006), sách dịch “Kỹ thương lượng”, NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh 14 Eric Evans (1998),“Mastering Negotiations”, in Ashford Colour Press 15 Charles P Lickson and Robert B Maddux (2005), “Negotiation Basics”, in Course Technology 16 Các tài liệu có liên quan khác… 136 ... công 1.4 Đàm phán kinh doanh 1.4.1 Khái niệm Từ đàm phán nói chung, nảy sinh nhiều loại hình đàm phán nhiều lĩnh vực khác đàm phán ngoại giao, đàm phán trị, đàm phán quân sự, đàm phán kinh doanh ... dung đàm phán, chia đàm phán theo lĩnh vực đàm phán đầu tư, đàm phán thương mại, đàm phán xây dựng, đàm phán cung cấp nhân lực Căn vào tiến trình đàm phán người ta chia thành đàm phán sơ đàm phán. .. thể đàm phán người ta chia đàm phán kinh doanh nước đàm phán kinh doanh quốc tế Những dạng đàm phán có đặc trưng ngôn ngữ, luật pháp, văn hóa Đàm phán chủ thể nước dễ dàng nhiều mặt so với đàm phán