Thực trạng tuyện dụng tại công ty TNHH yamaha motor việt nam đề xuất giải pháp

2/ Tình hình tuyển dụng: Với lực lượng lao động đông đảo như vậy nên dù tỉ lệ thay thế cán bộ công nhân viên mới là rất nhỏ, chỉ dừng lại ở mức một con số 2% nhưng vẫn mang đến một công

ề b à i:

Hãy phân tích thực trạng về công tác tuyển dụng tại Công ty mà anh/chị đang làm việc.

Trên cơ sở đó, hãy nêu những hạn chế và đề xuất một số giải pháp để khắc phục.

B

à i l à m

I/ Khái quát về Công ty:

1/ Thông tin chung:

Công ty TNHH Yamaha Motor Việt nam là một doanh nghiệp liên doanh gồm 3 nước: Nhật bản, Malaysia & Việt nam Công

ty được thành lập với mục tiêu sản xuất, lắp ráp xe gắn máy nhãn hiệu Yamaha, linh kiện, phụ tùng xe máy và cung cấp dịch vụ bảo hành, sửa chữa

xe máy

Với tổng diện tích 20ha, Công ty sở hữu 2 Nhà máy sản xuất và 13 chi nhánh đặt ở khắp tất cả các thành phố lớn trong cả nước

Tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty tính tại thời điểm hiện tại là hơn 4000 cán bộ công nhân viên

2/ Tình hình tuyển dụng:

Với lực lượng lao động đông đảo như vậy nên dù tỉ lệ thay thế cán bộ công nhân viên mới là rất nhỏ, chỉ dừng lại ở mức một con số (2%) nhưng vẫn mang đến một công việc luôn bận rộn cho người làm công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp này

Hiện tại, Công ty đang bố trí một cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công tác tuyển dụng, từ khâu tuyển mộ: quảng cáo tới khâu cuối cùng là bàn giao nhân lực cho bộ phận có nhu cầu

Cân nhắc những lý do dẫn tới nhu cầu tuyển dụng mới tại doanh nghiệp,

có thể đưa ra 2 lý do chính sau đây:

a/ Tuyển mới: Do mở rộng sản xuất nên việc tuyển mới của Công ty liên tục được tiến hành Nhìn vào biểu đồ cho thấy nhân lực của Công ty không ngừng lớn mạnh, cho thấy rõ sự bận rộn trong công tác tuyển dụng tại Công ty này

b/ Thay thế: Bên cạnh tuyển mới, Công ty cũng có một số lượng nhất định rời bỏ công việc hiện tại với nhiều lý do khác nhau: do công việc chưa phù hợp cũng có, do tìm được công việc khác với mức lương cao hơn cũng có… Và khi đó, nhu cầu “lấp chỗ trống” xuất hiện Với một doanh nghiệp có

số lượng cán bộ công nhân viên đông như vậy thì công tác tuyển dụng thay thế cho tỉ lệ turnover là điều không tránh khỏi

II/ Thực trạng của Công tác tuyển dụng tại Công ty:

Hiện tại, Công ty đang tiến hành tuyển dụng lần lượt theo quy trình như sau:

1/ Nhu cầu tuyển dụng:

a/ Đối với nhu cầu dự báo trước: Như căn cứ trên chiến lược phát triển, mở rộng sản xuất theo kế hoạch, lập thêm phòng ban mới hay nghỉ theo chế độ hưu trí thì bộ phận nhân sự hoàn toàn có thể chủ động được việc tuyển dụng Đối với nhu cầu có dự báo trước này, do có kế hoạch nên doanh nghiệp có thời gian để chuẩn bị cho việc quảng cáo, nhờ vậy, nguồn nhân lực luôn dồi dào hơn để cho doanh nghiệp lựa chọn

b/ Đối với nhu cầu phát sinh: thay thế cho những trường hợp bị tử vong, thôi việc… thì lượng hồ sơ để doanh nghiệp lựa chọn tuyển dụng không được dồi

390

162 207

dào như mong muốn Cũng do không thể có kế hoạch cho nhu cầu này nên thời gian tuyển dụng thay thế bao giờ cũng gấp gáp, cũng chính vì gấp gáp nên đôi khi việc tuyển lựa không được kỹ càng như tuyển dụng cho nhu cầu có dự báo - có kế hoạch

2/ Yêu cầu tuyển dụng:

Bộ phận nhân sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng căn cứ trên yêu cầu tuyển (theo biểu mẫu số 1 tại phần Phụ lục) Bộ phận có nhu cầu tuyển sẽ điền vào form mẫu với các nội dung như: số lượng cần tuyển, vị trí, nhiệm vụ, trách nhiệm, các tiêu chuẩn cần thiết… và Trưởng phòng ký xác nhận với sự phê duyệt của Giám đốc Nhà máy & của Tổng Giám đốc Trưởng bộ phận có trách nhiệm giải trình đầy đủ lý do để nhận được sự phê duyệt của các cấp lãnh đạo, rồi chuyển yêu cầu đã được chấp thuận đó đến Bộ phận nhân sự để tiến hành công tác tuyển dụng

3/ Lập kế hoạch tuyển dụng:

Bộ phận Nhân sự căn cứ vào yêu cầu sẽ tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng (theo biểu mẫu số 2 phần Phụ lục) cho phù hợp, bao gồm: thời gian, địa điểm, hình thức & phương pháp tuyển dụng… Kế hoạch tuyển dụng mỗi bộ phận mỗi khác, mỗi vị trí mỗi khác Ví dụ: nhân

viên cơ khí cho bộ phận Kỹ thuật sản xuất thì

cần vượt qua bài test kỹ thuật ở phần thi viết

nhưng tuyển một lái xe thì lại cần có kiểm tra kỹ

năng lái trên đường & hành vi ứng xử đối với

người sử dụng xe… Tất cả các khâu như vậy

đều được lập kế hoạch một cách chi tiết

Sau khi hoàn tất kế hoạch tuyển dụng, cán bộ lập kế hoạch sẽ trình lên Trưởng phòng Nhân sự phê duyệt và chuyển tới bộ phận liên quan cùng nắm được & có kế hoạch sắp xếp người tham gia trong các khâu cần thiết

4/ Thông tin & Quảng cáo:

Căn cứ trên kế hoạch tuyển dụng đã được lập, bắt đầu xúc tiến công tác thông báo nội bộ và quảng cáo thông tin đại chúng (theo mẫu 3 trong phần Phụ lục)

Đối với Công ty Yamaha, với nguồn nhân lực lớn nên thông tin nội bộ

đã đóng góp một phần đáng kể trong công tác tuyển dụng của mình Đã có rất nhiều trường hợp được tuyển dụng mà bắt nguồn từ việc giới thiệu nội bộ Lý

do có thể hiểu được: do những người có nhu cầu tìm việc có cơ hội tìm hiểu kỹ thông qua bạn bè đang làm tại Công ty trước khi nộp hồ sơ, nắm rõ các điều kiện làm việc, công việc thực tế sẽ làm, có thể được nghe những khó khăn mà tương lai họ sẽ phải đối mặt… nên số nhân viên tuyển được thông qua nguồn nội bộ này thường trung thành hơn Số lượng thành công từ nguồn giới thiệu

công nhân viên trong công ty Đơn giản là vì theo tâm lý chung, người giới thiệu thường cân nhắc kỹ trước khi giới thiệu để giữ uy tín cho chính mình Tất cả những điều đó đã tạo được thế mạnh trong công tác tuyển dụng thông qua nguồn giới thiệu nội bộ

Bên cạnh đó, một nguồn khác cũng được tính đến đó là luân chuyển nội

bộ Đôi khi, nhân viên phòng ban khác, bộ phận khác mong muốn và có nhu cầu làm công việc mà Phòng ban khác đang có nhu cầu tuyển dụng Họ sẽ gửi đơn xin đăng ký thi tuyển, việc này cũng được Công ty chấp thuận & tạo điều kiện Với quan điểm, tạo cơ hội làm việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên của mình Do vậy, nếu xét thấy phù hợp và yêu thích công việc đó, bạn hoàn toàn có quyền nộp đơn đăng ký, bạn cũng sẽ trải qua các bài test cũng như

tham gia phỏng vấn nếu lọt qua sơ tuyển như tất cả các thí sinh tự do Trong trường hợp thành công, bạn sẽ được tạo điều kiện thuyên chuyển Công ty hy vọng rằng, được làm công việc bạn yêu thích, bạn sẽ cống hiến được nhiều hơn

Và cuối cùng, một nguồn tuyển khác nữa đó là nguồn bên ngoài, có lẽ đây mới là nguồn nhân lực dồi dào nhất Công ty thường xúc tiến quảng cáo tuyển dụng tại các Bảng tin của các Khu Công nghiệp, các Trường đại học, dạy nghề…, trên trang Web của Công ty và trên Website của các công ty Tuyển dụng Số lượng hồ sơ gửi đến từ nguồn này thường dồi dào hơn

4/Tiếp nhận & chọn lọc hồ sơ:

Sau khi thông tin qua các kênh về nhu cầu tuyển dụng, cán

bộ phụ trách công việc này bắt đầu tiếp nhận hồ sơ Theo yêu cầu của Công ty, điều cần thiết đối với bộ hồ sơ là phải đúng & đủ những giấy tờ cần thiết theo thông lệ đã được ghi rất rõ trong thông báo tuyển dụng Nếu nhận được một bộ hồ sơ thiếu đầy đủ mà không có lý do ghi kèm sẽ bị công ty loại bỏ Đơn giản vì điều này thể hiện tính thiếu cẩn thận của ứng viên Một ứng viên thiếu tính cẩn thận như vậy thì cũng khó có thể nói

họ sẽ không bất cẩn trong công việc của mình Đặc biệt, đối với người Nhật, những người làm công tác quản lý ở công ty này, tính cẩn thận & tỉ mỉ trong công việc được đặt lên hàng đầu

Sau khi sàng lọc các hồ sơ theo yêu cầu, các tiêu chuẩn cần thiết cho vị trí cần tuyển, Phòng Nhân sự sẽ gửi toàn bộ hồ sơ tới bộ phận cần tuyển: phần

đã được chọn lựa bởi bộ phận Nhân sự được để riêng & phần dự kiến loại của

bộ phận Nhân sự để riêng để bộ phận có nhu cầu nghiên cứu thêm nếu muốn Tại sao phải làm như vậy? Vì bộ phận Nhân sự lọc hồ sơ theo yêu cầu “cứng” được ghi trong yêu cầu tuyển dụng, còn đối với bộ phận, nhận được phần hồ

sơ dự kiến loại cũng sẽ có cơ hội để kiểm tra, thanh lọc lại nếu muốn

5/ Thông báo, tổ chức thi & phỏng vấn:

Sau khi có xác nhận cuối cùng của bộ phận về shortlist, cán bộ tuyển dụng chính thức thông báo bằng e-mail, thông báo qua bảng thông tin và điện thoại tới từng cá nhân ít nhất 03 ngày trước ngày thi tuyển hoặc ngày phỏng vấn để thí sinh có thể chủ động sắp xếp công việc và tham dự đầy đủ

Thí sinh sẽ tham gia bài thi sơ tuyển Mục đích của phần thi hoặc phỏng vấn sơ tuyển này nhằm đánh giá kiến thức cơ bản về chuyên môn của ứng viên Có cả một ngân hàng đề thi cho các ngành nghề, các mục đích tuyển dụng khác nhau Trưởng phòng Nhân sự sẽ là người quyết định đề thi cho mỗi đợt tuyển dụng để đảm bảo sự công bằng cho tất cả các thí sinh Những thí sinh đạt thang điểm tối thiểu mới được vào phỏng vấn

Ngay khi có kết quả, Công ty sẽ thông báo bằng thư & điện thoại chúc mừng tới các thí sinh thành công Cũng tương tự, một bức thư với nội dung cảm ơn thí sinh đã tham gia thi tuyển, một lời động viên với cách từ chối nhã nhặn rằng công ty sẽ liên hệ lại nếu công ty tìm được vị trí khác phù hợp với năng lực và trình độ của thí sinh, một bức thư như vậy sẽ được gửi tới những thí sinh kém may mắn hơn sau khi có kết quả của các đợt thi hoặc phỏng vấn Sau khi kết thúc đợt tuyển dụng, phòng Nhân sự sẽ nhận được xác nhận cuối cùng của bộ phận với bản ghi danh tên những người trúng tuyển có xác nhận của những người tham gia phỏng vấn & chữ ký phê duyệt cuối cùng của Tổng giám đốc

6/ Thông báo kết quả tuyển dụng:

Từ kết quả đó, Phòng Nhân sự sẽ

gửi thư Xác nhận tuyển dụng (Letter of

offer) với nội dung chúc mừng thành công

của thí sinh, nồng nhiệt chào đón thành

viên mới của Công ty Trong thư đề rõ thời gian bắt đầu & kết thúc thử việc, lương & các chế độ khác sẽ được hưởng

Trước thời gian bắt đầu tiếp nhận thử việc khoảng 3 ngày, Phòng nhân

sự sẽ sắp xếp để nhân viên mới được đi khám sức khoẻ

7/ Hội nhập:

Ngày đầu tiên của một nhân viên mới: thật nhiều việc phải làm với khá nhiều thủ tục cần thiết về công tác hành chính Ví dụ như: phát đồng phục, chụp ảnh làm thẻ nhân viên, dẫn đi giới thiệu các phòng ban trong toàn công ty… Và tiếp sau đó là buổi thuyết trình Định hướng (Orientation) với rất nhiều nội dung cần trao đổi: giới thiệu về Công ty như lịch sử phát triển, sơ đồ tổ chức, các hoạt động thường niên… Nhân viên mới cũng sẽ nhận được cuốn

“Sổ tay nhân viên” trong đó hướng dẫn chi tiết cách hội nhập vào “một gia đình mới”: từ cách quẹt thẻ khi đi làm, các thao tác khi xuống canteen dùng bữa trưa, cách đi lại cũng như giao tiếp nội bộ, cách trao đổi e-mail, cách sử dụng điện thoại, cách sử dụng nguồn tài nguyên dữ liệu trên mạng nội bộ… Chưa hết, một cuốn Nội quy lao động cũng đồng thời được phát để tránh các vi

Sau đó sẽ là thủ tục bàn giao lại cho bộ

dụng trọn vẹn!

III/ Những yếu đ iểm & giải ph á p khắc phục:

Nếu đánh giá một cách khách quan thì quy trình tuyển dụng như trên của Công ty là khá hoàn hảo, đầy đủ & chi tiết Nhưng điều đó không có nghĩa là không có những yếu điểm nhất định Vậy những yếu điểm đó là gì?

1/ Cách tiếp nhận hồ sơ còn quá thủ công:

Trong thời đại nền công nghệ thông tin phát triển như ngày nay, không thể không áp dụng máy tính để giảm tải khối lượng công việc Vậy mà, một công ty lớn với trên 4000 cán bộ công nhân viên mà vẫn đang nhận và đọc hồ sơ, lọc & gửi thư cũng như gọi điện thoại… Những công việc mà ngốn rất nhiều thời gian của người làm công tác tuyển dụng Việc này cần được cải thiện &cải thiện nhanh chóng! Vậy phải làm thế nào?

Giải ph á p: Cần lập ngay một hộp thư tuyển dụng Hộp thư này sẽ trả lời

tự động ngay khi nhận được thư gửi tới, một lời xác nhận với nội dung: cảm

ơn anh/chị đã quan tâm, hồ sơ của các anh/chị sẽ được đọc & những thông tin

về kế hoạch thi tuyển sẽ được thông báo tới anh/chị trong thời gian sớm nhất…Cũng chính bằng cách này, việc liên hệ không những thuận tiện mà còn tiết kiệm chi phí cho công ty rất nhiều trong các khâu điện thoại liên lạc Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho người nhận hồ sơ, thuận tiện trong công tác sao chép xử lý dữ liệu, có thể lập danh sách thí sinh một cách nhanh gọn, bên cạnh đó còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công tác tuyển dụng

Yếu điểm tiếp theo là gì? Đó là:

2/ Hình thức quảng cáo tuyển mộ còn tràn lan, thiếu tập trung gây nên sự

lãng phí không cần thiết:

Hiện tại công ty đang sử dụng cả 4 kênh thông tin tuyển mộ:

- Qua website của công ty

- Qua trang web của công ty tuyển dụng

- Qua báo chí

- Thông báo nội bộ

Tiến hành một cuộc survey nhỏ với 300 thí sinh trong 3 kỳ thi tuyển gần nhất đã cho thấy những bất cập này Qua bảng phân tích dưới đây ta sẽ thấy

thực sự nguồn thông tin hiệu quả nhất có lẽ là qua internet & qua nguồn thông tin nội bộ

Phương thức

Qua CLB các

Từ bảng điều tra trên, ta tiến hành phân tích chi phí cho một vị trí tuyển dụng:

Thời gian lưu thông tin

www.vietnamworks.com 66 12.6 1 tháng Dán bảng thông

Giải ph á p:

Chiếm tới gần 90% chí phí cho mỗi vị trí nhưng quả thực kênh thông tin qua báo chí không thực sự mang lại hiệu quả trong công tác tuyển dụng này

Từ những phân tích, ta có thể đưa ra ngay giải pháp của vấn đề: cắt bỏ chi phí đăng báo, nguồn thông tin này thực sự không hiệu quả, không nên duy trì Kênh thông tin: internet & kênh thông tin nội bộ cần được tiếp tục phát huy vì tính kinh tế & tính hữu dụng của nó

Trên đây là những giới thiệu & phân tích về tình hình tuyển dụng của Công ty Yamaha, tin chắc là còn rất nhiều vấn đề trong công tác này mà bản thân người viết chưa có đủ kinh nghiệm cũng như trình độ để phân tích Rất mong nhận được sự góp ý từ phía cô giáo Xin trân trọng cảm ơn cô!

PHỤ LỤC

Mẫu 1: Quảng c ỏ o tuyển dụng

Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam là công ty liên doanh giữa Việt Nam, Nhật Bản và Malaysia, chuyên sản xuất và lắp ráp xe gắn máy mang th ơng hiệu nổi tiếng Yamaha Hiện công ty đang cần tuyển: Nhân viên bộ phận IT

 Nhân viên phát triển hệ thống IT (01 ng ời)

- Cộng tác với các bộ phận khác trong việc phát triển các giải pháp hữu hiệu

- Nghiên cứu và kiểm tra các qui trình làm việc để phân tích các tổn thất hoặc các qui trình ch a hợp lí dựa trên các góc nhìn từ hệ thống

- Phát triển các ứng dụng nội bộ của bộ phận IT

- Nghiên cứu và so sánh các giải pháp từ các công ty bạn

 Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật IT (01 ng ời)

- Hỗ trợ các hoạt động IT mỗi ngày

- Hỗ trợ về IT cho nhân viên các bộ phận về cả phần cứng, phần mềm

- Chịu trách nhiệm quản lý, chăm sóc, bảo d ỡng hệ thống máy tính

- Báo cáo về IT khi có yêu cầu

Yêu cầu:

- Tốt nghiệp Đại học, chuyên ngành Công nghệ thông tin

- Tiếng Anh nghe nói thành thạo

- Kỹ năng giao tiếp tốt

- Có khả năng làm việc độc lập

đón hàng ngày kèm theo trợ cấp đi lại

 Mức l ơng thoả đáng, đầy đủ các chế độ theo luật Lao động quy định cùng môi tr ờng làm việc chuyên nghiệp và cơ hội đào tạo cho những ng ời thành công

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc gửi bằng th điện tử đến một trong các địa chỉ sau:

1 Văn phòng công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam

Số 6, Thái Phiên, Hà Nội- Tầng 4 (gặp Ms Nga)

2 Nhà máy Yamaha Motor Việt Nam

Trung Giã - Sóc Sơn - Hà Nội (gặp Ms Yến)

3 Hòm th tuyển dụng: recruitment@yamaha-motor.com.vn

Hồ sơ bao gồm:

- Mẫu đăng ký dự tuyển bằng Tiếng Anh

- Sơ yếu lí lịch có xác nhận của địa ph ơng

- Bản sao giấy khai sinh

- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ

- Đơn xin việc bằng tiếng Anh

- 1 ảnh 4 x 6 mới nhất

Hạn nhận hồ sơ: - Hết ngày 15/12/2008

Xin l u ý: - Danh sách thí sinh đạt yêu cầu thi tuyển và phỏng vấn sẽ đ ợc thông báo trên trang

web của công ty vào ngày 17/12/2008

- Vui lòng không liên lạc qua điện thoại

Thông tin tuyển dụng

Mẫu 2: Phiếu y ờ u cầu tuyển dụng