KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬT KHẨU NHẬT MINH

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm qua nền kinh tế thị trường ở nước ta đang dần đi vào ổn định. Các thành phần kinh tế hoạt động trên thị trường ngày càng phong phú, đa dạng, nổi bật lên trong đó là loại hình doanh nghiệp thương mại. Đây là một loại hình doanh nghiệp cơ bản của nền kinh tế hàng hoá, nó trực tiếp tham gia vào quá trình lưu thông hàng hoá và góp phần giúp cho quá trình này diễn ra một cách liên tục thông suốt. Trước sự biến đổi phức tạp, khó lường của thị trường trong nước và xu hướng toàn cầu hoá, khu vực hoá trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, các doanh nghiệp trong nước ngày càng phải nâng cao sức cạnh tranh của mình để có thể thích ứng và tồn tại. Bên cạnh đó sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường đã làm cho các doanh nghiệp càng phải chú trọng toàn diện hơn đến từng khâu kinh doanh của mình, không được phép đề cao hay xem nhẹ bất cứ một khâu nào. Trong kinh doanh thương mại nói chung bao gồm có ba khâu là mua, bán và dự trữ hàng hoá. Mấy năm trước đây chúng ta thường chỉ tập trung vào lĩnh vực bán ra, cố gắng làm thế nào để bán được nhiều hàng hoá càng tốt, nhưng với tình hình hiện nay thì quan niệm này có sự thay đổi. Ngoài việc chú trọng đến lĩnh vực bán hàng, các doanh nghiệp thương mại còn cần phải hết sức quan tâm tới lĩnh vực mua hàng và bảo quản dự trữ hàng hoá, vì nó là một một chuỗi liên tục khâu này có ảnh hưởng trực tiếp tới khâu kia, nêu hoạt động mua hàng tốt sẽ có tác động tốt tới hoạt động tiêu thụ cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH XNK Nhật Minh luôn đặt vấn đề tiêu thụ hàng hoá lên hàng đầu. Nhiều biện pháp khác nhau đã được thực hiện và biến đổi linh hoạt để phù hợp với sự biến động liên tục của cơ chế thị trường trong đó chu trình bán hàng và thanh toán giữ vai trò hết sức quan trọng. Là học viên chuyên ngành kế toán kiểm toán phân tích tài chính, em đặc biệt quan tâm đến các vấn đề xây dựng và hoàn thiện HTKSNB nói chung và HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng. Thực tế khảo sát tại Công ty TNHH XNK Nhật Minh, em có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về thực trạng HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền của công ty bên cạnh những mặt đạt được còn một số mặt hạn chế mà theo em cần phải cải thiện. Chính vì vậy, qua thời gian xuống Công ty TNHH XNK Nhật Minh tìm hiểu thực tiễn, với mục đích nâng cao năng lực thực tế, thực hành các kiến thức đã học trong thực tiễn, em đã quyết định chọn đề tài : “Hệ thống kiểm soát nội bộ Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Nhật Minh “ làm đề tài khóa luận để có cơ hội bày tỏ quan điểm của bản thân và góp phần đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các công ty này. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Khóa luận tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh. Từ đó đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đổi với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty. Mục tiêu cụ thể: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kết quả kinh doanh của công ty; Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm 2014,2015,2016 để tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Khóa luận nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh trong điều kiện kinh doanh hiện tại của Công ty, phân tích và đánh giá được thực trạng kiểm soát nội bộ của công ty đối với chu trình bán hàng và thu tiền từ đó đưa ra ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền. Với những kiến thức được trang bị, nêu lên một số đánh giá và đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG NGUYỄN THỊ VÂN ANH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬT KHẨU NHẬT MINH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HÀ NỘI, NĂM 2017 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG NGUYỄN THỊ VÂN ANH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬT KHẨU NHẬT MINH CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ VÂN ANH Mã sinh viên : DH00300613 Niên khoá : (2013-2017) Hệ đào tạo : CHÍNH QUY HÀ NỘI, NĂM 2017 MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT TNHH XNK HTKSNB SXKD CB – CNV NQL BCTC GTGT Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập Hệ thống kiểm soát nội Sản xuất kinh doanh Cán công nhân viên Nhà quản lý Báo cáo tài Giá trị gia tăng DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Sơ đồ 3.2 Sơ đồ mô tả phân chia chức Sơ đồ 3.3 Trình tự ghi sổ Sơ đồ 4.1 Mô hình tổ chức phòng kiểm toán nội Sơ đồ 4.2 Trình tự ghi dổ kế toán theo hình thức kế toán máy tình Biểu Sổ chi tiết theo dõi công nợ Biểu Giấy đề nghị toán Lưu đồ Lưu đồ thể KSNB nghiệp vụ thu tiền mặt Lưu đồ Lưu đồ thể KSNB nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong năm qua kinh tế thị trường nước ta dần vào ổn định Các thành phần kinh tế hoạt động thị trường ngày phong phú, đa dạng, bật lên loại hình doanh nghiệp thương mại Đây loại hình doanh nghiệp kinh tế hàng hoá, trực tiếp tham gia vào trình lưu thông hàng hoá góp phần giúp cho trình diễn cách liên tục thông suốt Trước biến đổi phức tạp, khó lường thị trường nước xu hướng toàn cầu hoá, khu vực hoá kinh tế toàn cầu nay, doanh nghiệp nước ngày phải nâng cao sức cạnh tranh để thích ứng tồn Bên cạnh cạnh tranh gay gắt thị trường làm cho doanh nghiệp phải trọng toàn diện đến khâu kinh doanh mình, không phép đề cao hay xem nhẹ khâu Trong kinh doanh thương mại nói chung bao gồm có ba khâu mua, bán dự trữ hàng hoá Mấy năm trước thường tập trung vào lĩnh vực bán ra, cố gắng làm để bán nhiều hàng hoá tốt, với tình hình quan niệm có thay đổi Ngoài việc trọng đến lĩnh vực bán hàng, doanh nghiệp thương mại cần phải quan tâm tới lĩnh vực mua hàng bảo quản dự trữ hàng hoá, một chuỗi liên tục khâu có ảnh hưởng trực tiếp tới khâu kia, nêu hoạt động mua hàng tốt có tác động tốt tới hoạt động tiêu thụ ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu doanh nghiệp Là doanh nghiệp thương mại hoạt động kinh tế thị trường, Công ty TNHH XNK Nhật Minh đặt vấn đề tiêu thụ hàng hoá lên hàng đầu Nhiều biện pháp khác thực biến đổi linh hoạt để phù hợp với biến động liên tục chế thị trường chu trình bán hàng toán giữ vai trò quan trọng Là học viên chuyên ngành kế toán - kiểm toán phân tích tài chính, em đặc biệt quan tâm đến vấn đề xây dựng hoàn thiện HTKSNB nói chung HTKSNB chu trình bán hàng thu tiền nói riêng Thực tế khảo sát Công ty TNHH XNK Nhật Minh, em có hội tìm hiểu sâu thực trạng HTKSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty bên cạnh mặt đạt số mặt hạn chế mà theo em cần phải cải thiện Chính vậy, qua thời gian xuống Công ty TNHH XNK Nhật Minh tìm hiểu thực tiễn, với mục đích nâng cao lực thực tế, thực hành kiến thức học thực tiễn, em định chọn đề tài : “Hệ thống kiểm soát nội Chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH XNK Nhật Minh “ làm đề tài khóa luận để có hội bày tỏ quan điểm thân góp phần đưa giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty 1.2 Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Khóa luận tổng hợp vấn đề lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh Từ đề giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội đổi với chu trình bán hàng thu tiền công ty - Mục tiêu cụ thể: Hệ thống hóa sở lý luận kết kinh doanh công ty; Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp qua năm 2014,2015,2016 để tìm hiểu sơ hệ thống kiểm soát nội công ty Khóa luận nghiên cứu công tác kiểm soát nội bán hàng thu tiền Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh điều kiện kinh doanh Công ty, phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội công ty chu trình bán hàng thu tiền từ đưa ưu nhược điểm hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Với kiến thức trang bị, nêu lên số đánh giá đề xuất số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hệ thông kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH Xuất nhập Nhật Minh 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Hoạt động KSNB công ty TNHH xuất nhập Nhật Minh Thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền - Phạm vi thời gian: Từ tháng 12/2016 đến tháng 4/2017 - Phạm vi không gian: Tại công ty TNHH Xuất nhập Nhật Minh 1.4 Phương pháp nghiên cứu 1.4.1 Phương pháp thu thập số liệu Dựa số liệu thu thập thực tế từ phòng tài kế hoạch, phòng nhân phòng ban khác để thu thập số liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu cung cấp thông tin tình hình sử dụng, luân chuyển, lưu trữ chứng từ, quy trình, thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Luận văn sử dụng phương pháp thông tin thứ cấp thu thập qua ấn phẩm công bố như: sách, báo, công trình nghiên cứu khoa học, tài liệu báo cáo ngành để phục vụ cho phần tổng quan nghiên cứu sở lý luận đề tài - Các số liệu nghiên cứu thu thập công tác KSNB thời gian từ 2014 – 2016 bao gồm: báo cáo tài năm 2014,2015,2016 1.4.2 Phương pháp nghiên cứu tài liệu Nghiên cứu tài liệu phương pháp dựa nguồn thông tin sơ cấp thứ cấp thu thập từ tài liệu nghiên cứu trước để xây dựng sở lý luận chứng minh cho giả thuyết Trong khóa luận phương pháp sử dụng để tổng hợp lý luận lý thuyết kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp nói riêng để tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH XNK Nhật Minh từ đánh giá hiệu hoạt động chu trình Công ty có nhiều tài liệu giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh, tài liệu ghi chép tính toán nghiệp vụ, thuế phải nộp, hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán… chứng từ, kế hoạch liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền Phương pháp sử dụng để nghiên cứu tài liệu, sau ghi chép lại liệu có liên quan, ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền, liên kết thông tin với để viết đề tài khóa luận 1.4.3 Phương pháp so sánh Là phương pháp phân tích thực thông qua việc đối chiếu tượng với để thấy điểm giống khác chúng Trong trình nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền tai công ty TNHH XNK Nhật Minh nội dung phương pháp cụ thể hóa thông qua việc so sánh, đối chiếu lý luận với thực tế doanh nghiệp, đối chiếu công tác bán hàng thu tiền công ty với doanh nghiệp nhà nước để thấy điểm mạnh, lợi mà doanh nghiệp đạt được, đối chiếu số liệu chứng từ gốc bảng phân bổ, sổ kế toán có liên quan, đối chiếu số liệu cuối kỳ sổ bảng tổng hợp chi tiết để có kết chỉnh xác lên báo cáo tài 1.4.4 Phương pháp quan sát vấn Quá trình thị giác ghi chép lại yếu tố liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu … nhằm mô tả, nhận định, phân tích, đánh giá Bên cạnh hỏi trực tiếp người cung cấp thông tin, liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Trong khóa luận phương pháp quan sát sử dụng để quan sát công việc phòng kế toán, phòng bán hàng để thấy công việc cụ thể, nội dung bước quy trình vận hành hệ thống kiểm soát nội công ty TNHH XNK Nhật Minh, từ tổng hợp thông tin hữu dụng sử dụng cho khóa luận Phương pháp vấn áp dụng nhân viên phòng ban phòng hành - kế toán, phòng bán hàng… để tìm hiểu tình hình thực tế phòng kế toán, phòng bán hàng phòng ban khác công ty để có nhìn tổng thể giám sát hoạt động mối liên hệ phòng ban, đảm bảo khóa luận gắn liền với thực tế công ty 1.4.5.Phương pháp thống kê mô tả Thống kê mô tả phương pháp liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, tính toán mô tả đặc trưng khác để phản ánh cách tổng quát đối tượng nghiên cứu Phương pháp áp dụng nhằm mô tả hoạt động tiêu phản ánh thực trạng đơn vị nghiên cứu, thông qua đánh giá mức độ hoạt động cần nghiên cứu Từ đó, làm để phát xu hướng nguyên nhân vấn đề phát sinh cần giải để đạt mục đích nghiên cứu Trong khóa luận, phương pháp sử dụng để kiểm kê hóa đơn, chứng từ mô tả lại hoạt động kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH XNK Nhật Minh 1.4.6 Phương pháp phân tích liệu Phương pháp sử dụng để dùng lý luận dẫn chứng cụ thể đưa vào đề tài nhằm phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin từ chứng từ, sổ sách kế toán, … từ đánh giá hiệu hoạt động kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH XNK Nhật Minh đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty 1.5 Tổng quan công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài nghiên cứu Hiện có nhiều đề tài nghiên cứu kiểm soát nội doanh nghiệp Trong em tham khảo, tìm hiểu đề tài lĩnh vực kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH XNK Nhật Minh Cụ thể: 1.Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình ván hàng thu tiền đơn vị vận tải thuộc Taxi Group” Đặng Minh Thu (Học Viện Tài Chính -2014) Ưu điểm: Qua trình nghiên cứu cụ thể, rút nhận xét chu trình bán hàng thu tiền đơn vị vận tải thuộc Taxi Group sau: 10 - Đề tài nói lên điểm đáng quan tâm chu trình bán hàng thu tiền, sở lý luận rõ ràng, bố cục chi tiết, sâu vào phân tích vấn đề liên quan tới bán hàng thu tiền, thủ tục kiểm soát đưa cách đầy đủ - Xây dựng quy chế giá cước vận tải quy định doanh thu thống áp dụng cho tất đơn vị thuộc taxi group, làm xác đáng để xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch mua sắm, đầu tư phương tiện; áp dụng sách bán thẻ taxi group thống nhất, giúp khách hàng dễ dàng sử dụng thẻ đơn vị thuộc taxi group - Doanh thu thẻ taxi group có kiểm soát chặt chẽ có hoạt động kiểm tra chéo với báo cáo tình hình sử dụng thẻ phòng kinh doanh lập đối chiếu với khách hàng - Đề tài nghiên cứu nhiều thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty, đưa giải pháp thích hợp Nhược điểm: - Hệ thống kế toán đơn vị vận tải thuộc taxi group có phân chia công việc rõ rang trình độ kế toán chưa cao, mà thực tế kế toán giữ vai trò giữ sổ nhập liệu vào phần mềm kế toán mà chưa hiểu rõ chất nghiệp vụ Do đó, nghiệp vụ phức tạp, bất thường, kế toán thường lúng túng, hạch toán sai chất nghiệp vụ - Hoạt động phê chuẩn đặt mua phiếu xăng giấy in chốt thực trưởng gara, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kiểm soát - Bài trình bày chưa khoa học, sơ đồ bảng biểu để lôn xộn Chưa đánh giá rủi ro xảy từ mặt hạn chế HTKSNB Khóa luận “Kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền công ty TNHH kế toán kiểm toán Phương Nam thực đơn vị khách hàng” Nguyễn Hồng Hoành Nhi (Đại học công nghệ TP Hồ Chí Minh – 2014) Ưu điểm: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội công ty, phần quy trình hay thủ tục kiểm soát nêu rõ Đi sâu vào phân tích thực trạng 97 Ngoài ra, để hạn chế gian lận ta cần tăng cường biện pháp kiểm soát khâu nhập số liệu vào máy Biện pháp tốt cần phân chia rõ ràng quyền đăng nhập vào phần hành cho kế toán viên sử dụng mật để bảo mật thông tin Sơ đồ 4.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy tính Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy tính: Hằng ngày kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy tính theo bảng, biểu thiết kế sẵn phần mềm kế toán Theo quy trình phần mềm kế toán, thông tin tự động nhập vào Sổ kế toán tổng hợp Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan Cuối kỳ (tháng, quý năm), kế toán thực thao tác khóa sổ, cộng sổ lập Báo cáo tài Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động đảm bảo tính xác, trung thực theo thông tin nhập kỳ Người làm kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu Sổ kế toán với Báo cáo tài sau in giấy Có nhiều phần mềm kế toán máy sử dụng rộng rãi doanh nghiệp phần mềm kế toán máy Fast Accounting, Misa, công ty mời Công ty chuyên lập trình phần mềm để lập trình chương trình kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh quy mô công ty  Hoàn thiện sách nhân Con người chủ thể tạo tác động tích cực hay tiêu cực đến đời sống kinh tế xã hội Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội tốt gắn liền với đội ngũ nhân viên có lực chuyên môn cao trình độ nghiệp vụ phẩm chất đạo đức Ở công ty cần phải có báo cáo yêu cầu nhân phòng ban kế hoạch ngắn hạn dài hạn, thông tin cho phép Giám đốc xác định nhu cầu nhân giai đoạn mở rộng quy mô Khi tuyển dụng nhân công ty cần đề tiêu chí cụ thể trình độ, lực, phẩm chất, mức lương 98 từ đầu để tránh trường hợp người xin việc đông mà không đạt yêu cầu cần thiết, thời gian Chỉ cần báo cáo nhu cầu cần đào tạo, báo cáo công tác đào tạo thực vòng vài năm trước, danh sách nhân viên với lĩnh vực chuyên môn Những báo cáo cung cấp thông tin hữu ích cho Giám đốc nhằm phát triển lực nhân viên lập kế hoạch cho chương trình đào tạo nhân viên Ngoài ra, công ty nên tổ chức họp nội trao đổi ý kiến nhân viên với lãnh đạo tạo môi trường làm việc thân thiện, khách quan 4.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH xuất nhập Nhật Minh  Chính sách tín dụng công ty Công ty đề sách tín dụng rõ ràng văn quy chế nên cần phổ biến rộng đến toàn nhân viên công ty đề giải pháp xử phạt, kỷ luật nhân viên vi phạm quy chế khen thưởng nhân viên thực tốt sách công ty, góp phần vào phát triển công ty Công ty nên nới lỏng sách tín dụng cho phép khách hàng thân thiết nợ lại tiền hàng lâu để khuyến khích tăng doanh số tiêu thụ  Bổ sung quy định chiết khấu toán, thiết lập sách khuyến khích bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ Trong kinh tế thị trường đầy cạnh tranh việc đưa sách chiết khấu tín dụng hợp lý giúp công ty “giữ chân” khách hàng thân thiết mà thu hút nhiều khách hàng đầy tiềm đến với công ty Để khuyến khích khách hàng toán tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn Công ty cần có sách chiết khấu toán cho khách hàng Căn vào quy mô lợi nhuận công ty qua năm để tăng sức cạnh tranh công ty đối thủ cạnh tranh lĩnh vực kinh doanh đưa tỷ lệ chiết khấu 2/10net30 có nghĩa khách 99 hàng toán vòng 10 ngày kể từ ngày giao hàng thời hạn tín dụng, tức thời hạn cho khách hàng nợ tối đa 30 ngày hưởng chiết khấu toán 2% tổng số tiền toán, khoản chiết khấu toán cho khách hàng mua hàng hóa hưởng toán trước thời hạn quy định tính vào chi phí tài Đối với khách hàng thân thiết, công ty phải chủ động chiết khấu cho khách hàng lần đặt hàng cho khách hàng toán chậm thời hạn định Với sách này, công ty giữ chân khách hàng thân thiết mà thu hút ngày đông khách hàng đến đặt hàng công ty Hiện công ty chưa có phòng marketing Trong thời đại bùng nổ thông tin việc quảng bá sản phẩm đóng vai trò quan hình tượng doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nói chung hoạt động bán hàng nói riêng Trong năm tới, công ty cần có chiến lược kinh doanh, đặc biệt chiến lược marketing nhiều để tăng lượng sản phẩm tiêu thụ Bằng cách, tổ chức ngày hội giới thiệu sản phẩm, lắp thêm biển quảng cáo, panô, áp phích, tổ chức chương trình khuyến mãi, rút thăm may mắn, gửi thư thăm dò ý kiến, tổ chức truyên truyền Công ty nên gia tăng hoạt động từ thiện ủng hộ người nghèo, ủng hộ học sinh nghèo vượt khó học giỏi để từ tăng thêm uy tín hình ảnh công ty lòng công chúng  Chính sách bán hàng: Bộ phận tài chính-kế toán hàng tháng cần lập chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho phận kinh doanh Bộ phận kinh doanh xem xét chấp nhận đơn đặt hàng khách hàng hạn mức tín dụng, phải vào tình hình toán nợ khách hàng Bộ phận kinh doanh nên vào kế hoạch sản xuất phận sản xuất để xác định ngày giao hàng hợp lí tránh tình trạng trễ hạn, vi phạm hợp đồng với khách hàng ảnh hưởng đến uy tín công ty 100  Chính sách thu hồi khoản phải thu khách hàng: Trong việc sử dụng máy tính với phần mềm kế toán công ty cần sử dụng tiện ích phần mềm việc quản lý khoản phải thu ban hành sách mức dự nợ hạn mà khách hàng bị ngừng giao dịch Hoặc tiếp tục giao dịch phải chuyển sang hình thức toán phải phê chuẩn giám đốc tài cài đặt phần mềm hiển thị thông báo cho hệ thống phòng kinh doanh kế toán tài Gắn trách nhiệm thu hồi nợ khách hàng cho phận kinh doanh để tránh tình trạng nhân viên bán hàng chạy theo doanh số để thưởng mà bán cho khách hàng nợ lâu, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Công ty nên có sách khuyến khích khách hàng toán qua ngân hàng giảm thiểu việc thu tiền mặt giúp trình kiểm soát dễ dàng Công ty cần kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối ngày Nhân viên kế toán cần lập bảng kê phiếu thu phiếu chi lập ngày đối chiếu số dư tiền mặt phần mềm với số tiền có két Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân xin ý kiến kế toán trưởng để xử lý Qui định số tiền mặt quỹ tối đa thời gian nộp tiền mặt vào ngân hàng ví dụ “Nếu khách hàng toán tiền mặt cần nộp vào ngân hàng vào đầu ngày hôm sau”  Chọn nhân viên chuyên tìm hiểu khách hàng Hạn chế công ty thể chỗ công ty chưa tổ chức phận thật để kiểm tra tình hình tài khách hàng Việc công ty áp dụng sách tín dụng cho khách hàng thường xuyên có uy tín chưa mang lại hiệu cao công ty không thường xuyên kiểm tra khả tài khách hàng Bởi dù khách hàng thường xuyên thực tốt nghĩa vụ trả nợ cho công ty chưa tình hình tài họ thực tốt Vì vậy, nhân viên chọn phải nhanh nhẹn, nhạy bén vấn đề xét đoán phải có chuyên môn phân tích số liệu để dễ dàng phân tích tình hình tài khách hàng 101 Đối với khách hàng truyền thống, nhân viên đảm nhiệm liên hệ với Phòng kế toán để biết thông tin tình hình công nợ khách hàng đó, đồng thời tìm hiểu tình hình hoạt động khách hàng thông qua phương tiện truyền thông trực tiếp thăm dò, thu thập số liệu Điều có tác dụng xác minh lại khả tài khách hàng Như trường hợp có nhiều khách hàng có uy tín tốt vấn đề toán với công ty dựa vào mà định chưa đủ tình hình kinh doanh khách hàng có chiều hướng xấu Đối với khách hàng mới, nhân viên tìm hiểu tình hình kinh doanh, địa bàn hoạt động, uy tín khách hàng Sau thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, nhân viên cần lập báo cáo tình hình kinh doanh khách hàng đưa ý kiến báo cáo để dễ dàng đưa định đắn 102 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Bộ Tài Chính (2005), Hệ thống chuẩn mực kế toán sơ đồ kế toán hướng dẫn thực 2- Bộ môn kế toán, Khoa kinh tế Tài nguyên Môi trường Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, Hà Nôi năm 2013 3- Dương Hồ Kiều Anh ( 2015) , Khóa luận tốt nghiệp “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần thương mại Phú Nhuận”, Trường đại học Công nghiệp TPHCM 4- Phạm Thị Thúy Hằng (2014), Luận văn tốt nghiệp “Phân tích hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty yến sào Khánh Hòa”, Đại học Khánh Hòa 5- Nguyễn Thị Hương (2012), Luận văn tốt nghiệp “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng” ,Trường Đại học kinh tế quản trị kinh doanh 6- Nguyễn Hồng Hoành Nhi (2014), Khóa luận “Kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền công ty TNHH kế toán kiểm toán Phương Nam thực đơn vị khách hàng” ,Đại học công nghệ TP Hồ Chí Minh 7- Hoàng Thị kiều Oanh (2014), Khóa luận “Hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền công ty TNHH Yên Hưng Ân Thi”, Đại học Nông Nghiệp Hà Nội 8- Nguyễn Quang Sơn (2013), Khóa luận “Hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền trung tâm kinh doanh xe máy – mô tô Đà Nẵng”, Đại học Đà Nẵng 9- Đặng Minh Thu (2014), Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình ván hàng thu tiền đơn vị vận tải thuộc Taxi Group”, Học Viện Tài Chính 10- Nguyễn Ngọc Huỳnh Trang (2014), Luận văn “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần thủy sản Minh Phú - Hậu Giang” ,Đại học Cần Thơ 11- Hoàng Thị Kiều Trang (2014), Khóa luận “Hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty Ajinomoto Việt Nam”, Đại học kinh tế Quy Nhơn 103 12- Lê Thị Thủy (2011), Khóa luận “ Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long”, Đại học Nông Nghiệp Hà Nội 13- Nguyễn Thị Lộc Uyên (2015), Khóa luận “ Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần Phương Minh”,Đại học Thương mại 14- Chứng từ, sổ sách, tài liệu Công ty TNHH XNK Nhật Minh PHỤ LỤC Sơ đồ 3.1: Cơ cấu máy Quản lý Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh 104 GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Tài Phòng kế toán tài Hạch toán Phòng bán hàng Trung tâm bảo hành Phòng tổ chức hành Phòng kỹ thuật Quản lý tiêu thụ sản phẩm Phòng chăm sóc khách hàng Phòng mua hàng Phòng kế toán tài Phòng bán hàng Trung tâm bảo hành sản phẩm Tư vấn kiểm tra nhu cầu khách hành Chăm sóc khách hàng Kỹ thuật Phòng kỹ thuật Tổ chức đời sống Nhân Phòng tổ chức hành Sơ đồ 3.2: Sơ đồ phân chia chức quản lý phận Tổ chức lao động thuê lao động Hành pháp chế bảo vệ 105 106 Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết theo đối tượng Sổ quỹ Bảng kê Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CT- GS Sổ Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng 107 Sơ đồ 4.1: Tổ chức phòng kiểm toán nội Trưởng phòng kiểm toán nội Kiểm toán viên nội Sơ đồ 4.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy tính Các chứng từ kế toán - Báo cáo tài Báokếcáo kếcùng toán loại quản trị Bảng tổng hợp chứng- từ toán SỔ KẾ TOÁN - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp 108 Biểu 1: Sổ theo dõi chi tiết công nợ Đơn vị: Công ty TNHH XNK Nhật Minh Phòng : Tài kế toán SỔ THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 01/07 năm 2016 đến ngày 31/7 năm2016 Khách hàng: Công ty TNHH Thuận Thành Địa chỉ: 90 Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bồ Xuyên, TPTB Điện thoại: Đến ngày:…………………Dư nợ:………… STT Ngày tháng Hạn nợ Diễn giải Số tiền Nợ Số tiền Có 01 06/03/07 Xuất hợp đồng 637 5.571.140 02 10/03/07 Thu hợp đồng 637 5.571.140 03 14/03/07 Xuất hợp đồng 639 3.031.650 04 19/03/07 Xuất hợp đồng 642 4.800.000 Số phát sinh Số dư Trong nợ hạn: Người lập biểu Kế toán trưởng 109 Biểu 2: Giấy đề nghị toán Đơn vị : Công ty TNHH XNK Nhật minh Địa chỉ: Số 259B, khu Phương Đông, Phố Lê Quý Đôn, P Bồ Xuyên, TP TB GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Thái Bình, ngày 08 tháng 07 năm 2016 Kính gởi: Công ty TNHH Xây dựng Phú Anh Để có điều kiện phục vụ khách hàng ngày tốt hơn, tạo thuận lợi công tác toán giúp công ty giảm bớt khó khăn vốn Kính đề nghị quý khách hàng toán số tiền: 3.031.650 đồng (Viết chữ): Ba triệu không trăm ba mươi mốt ngàn sáu trăm năm mươi đồng Nội dung toán: Nợ tiền hợp đồng 639 Đề nghị khách hàng chuyển số tiền vào: Tài khoản số:2000311010008 Tại:FTO2000 Chi nhánh NHNN&PTNT TP Thái Bình Rất mong nhận hỗ trợ khách hàng Xin chân thành cảm ơn TL Giám đốc Công ty TNHH XNK Nhật Minh Kế toán trưởng 110 Lưu đồ 1: Lưu đồ thể kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt Người nộp Kế toán toán Thủ quỹ Giám đốc, KTT Kiểm tra lập Phiếu thu Nộp tiền chứng từ có liên quan Phê duyệt Phiếu thu Phiếu thu Thu tiền xác nhận Phiếu thu Phiếu thu Sổ chi tiết Tiền mặt Sổ quỹ Bảng tổng hợp thu TM Phiếu thu 111 Lưu đồ 2: Lưu đồ thể kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Ngân hàng Kế toán toán Lập giấy báo Có chuyển giấy tờ Nhận có giá giấy báo có chứng có giá Giấy báo Có, Séc Kiểm tra, đối chiếu chứng từ Ghi sổ chi tiết TGNH Chứng từ ghi sổ Lưu Kế toán công nợ Kiểm tra, đối chiếu Ghi sổ theo dõi công nợ