KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬT KHẨU NHẬT MINH

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm qua nền kinh tế thị trường ở nước ta đang dần đi vào ổn định. Các thành phần kinh tế hoạt động trên thị trường ngày càng phong phú, đa dạng, nổi bật lên trong đó là loại hình doanh nghiệp thương mại. Đây là một loại hình doanh nghiệp cơ bản của nền kinh tế hàng hoá, nó trực tiếp tham gia vào quá trình lưu thông hàng hoá và góp phần giúp cho quá trình này diễn ra một cách liên tục thông suốt. Trước sự biến đổi phức tạp, khó lường của thị trường trong nước và xu hướng toàn cầu hoá, khu vực hoá trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, các doanh nghiệp trong nước ngày càng phải nâng cao sức cạnh tranh của mình để có thể thích ứng và tồn tại. Bên cạnh đó sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường đã làm cho các doanh nghiệp càng phải chú trọng toàn diện hơn đến từng khâu kinh doanh của mình, không được phép đề cao hay xem nhẹ bất cứ một khâu nào. Trong kinh doanh thương mại nói chung bao gồm có ba khâu là mua, bán và dự trữ hàng hoá. Mấy năm trước đây chúng ta thường chỉ tập trung vào lĩnh vực bán ra, cố gắng làm thế nào để bán được nhiều hàng hoá càng tốt, nhưng với tình hình hiện nay thì quan niệm này có sự thay đổi. Ngoài việc chú trọng đến lĩnh vực bán hàng, các doanh nghiệp thương mại còn cần phải hết sức quan tâm tới lĩnh vực mua hàng và bảo quản dự trữ hàng hoá, vì nó là một một chuỗi liên tục khâu này có ảnh hưởng trực tiếp tới khâu kia, nêu hoạt động mua hàng tốt sẽ có tác động tốt tới hoạt động tiêu thụ cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH XNK Nhật Minh luôn đặt vấn đề tiêu thụ hàng hoá lên hàng đầu. Nhiều biện pháp khác nhau đã được thực hiện và biến đổi linh hoạt để phù hợp với sự biến động liên tục của cơ chế thị trường trong đó chu trình bán hàng và thanh toán giữ vai trò hết sức quan trọng. Là học viên chuyên ngành kế toán kiểm toán phân tích tài chính, em đặc biệt quan tâm đến các vấn đề xây dựng và hoàn thiện HTKSNB nói chung và HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng. Thực tế khảo sát tại Công ty TNHH XNK Nhật Minh, em có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về thực trạng HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền của công ty bên cạnh những mặt đạt được còn một số mặt hạn chế mà theo em cần phải cải thiện. Chính vì vậy, qua thời gian xuống Công ty TNHH XNK Nhật Minh tìm hiểu thực tiễn, với mục đích nâng cao năng lực thực tế, thực hành các kiến thức đã học trong thực tiễn, em đã quyết định chọn đề tài : “Hệ thống kiểm soát nội bộ Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Nhật Minh “ làm đề tài khóa luận để có cơ hội bày tỏ quan điểm của bản thân và góp phần đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các công ty này. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Khóa luận tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh. Từ đó đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đổi với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty. Mục tiêu cụ thể: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kết quả kinh doanh của công ty; Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm 2014,2015,2016 để tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Khóa luận nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh trong điều kiện kinh doanh hiện tại của Công ty, phân tích và đánh giá được thực trạng kiểm soát nội bộ của công ty đối với chu trình bán hàng và thu tiền từ đó đưa ra ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền. Với những kiến thức được trang bị, nêu lên một số đánh giá và đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

NGUYỄN THỊ VÂN ANH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT

NHẬT KHẨU NHẬT MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HÀ NỘI, NĂM 2017

KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

NGUYỄN THỊ VÂN ANH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT

NHẬT KHẨU NHẬT MINH

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ VÂN ANH

Mã sinh viên : DH00300613 Niên khoá : 3 (2013-2017)

Hệ đào tạo : CHÍNH QUY

HÀ NỘI, NĂM 2017

DANH MỤC VIẾT TẮT

TNHH Trách nhiệm hữu hạnXNK Xuất nhập khẩuHTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộSXKD Sản xuất kinh doanh

CB – CNV Cán bộ công nhân viênNQL Nhà quản lýBCTC Báo cáo tài chínhGTGT Giá trị gia tăng

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ mô tả sự phân chia chức năng

Sơ đồ 3.3 Trình tự ghi sổ

Sơ đồ 4.2 Trình tự ghi dổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tìnhBiểu 1 Sổ chi tiết theo dõi công nợ

Biểu 2 Giấy đề nghị thanh toán

Lưu đồ 1 Lưu đồ thể hiện KSNB nghiệp vụ thu tiền mặt

Lưu đồ 2 Lưu đồ thể hiện KSNB nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm qua nền kinh tế thị trường ở nước ta đang dần đi vào ổnđịnh Các thành phần kinh tế hoạt động trên thị trường ngày càng phong phú, đadạng, nổi bật lên trong đó là loại hình doanh nghiệp thương mại Đây là một loạihình doanh nghiệp cơ bản của nền kinh tế hàng hoá, nó trực tiếp tham gia vàoquá trình lưu thông hàng hoá và góp phần giúp cho quá trình này diễn ra mộtcách liên tục thông suốt Trước sự biến đổi phức tạp, khó lường của thị trườngtrong nước và xu hướng toàn cầu hoá, khu vực hoá trong nền kinh tế toàn cầuhiện nay, các doanh nghiệp trong nước ngày càng phải nâng cao sức cạnh tranhcủa mình để có thể thích ứng và tồn tại Bên cạnh đó sự cạnh tranh gay gắt trênthị trường đã làm cho các doanh nghiệp càng phải chú trọng toàn diện hơn đếntừng khâu kinh doanh của mình, không được phép đề cao hay xem nhẹ bất cứmột khâu nào Trong kinh doanh thương mại nói chung bao gồm có ba khâu làmua, bán và dự trữ hàng hoá Mấy năm trước đây chúng ta thường chỉ tập trungvào lĩnh vực bán ra, cố gắng làm thế nào để bán được nhiều hàng hoá càng tốt,nhưng với tình hình hiện nay thì quan niệm này có sự thay đổi Ngoài việc chútrọng đến lĩnh vực bán hàng, các doanh nghiệp thương mại còn cần phải hết sứcquan tâm tới lĩnh vực mua hàng và bảo quản dự trữ hàng hoá, vì nó là một mộtchuỗi liên tục khâu này có ảnh hưởng trực tiếp tới khâu kia, nêu hoạt động muahàng tốt sẽ có tác động tốt tới hoạt động tiêu thụ cũng như ảnh hưởng trực tiếptới doanh thu của doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong nền kinh tế thị trường,Công ty TNHH XNK Nhật Minh luôn đặt vấn đề tiêu thụ hàng hoá lên hàngđầu Nhiều biện pháp khác nhau đã được thực hiện và biến đổi linh hoạt để phùhợp với sự biến động liên tục của cơ chế thị trường trong đó chu trình bán hàng

và thanh toán giữ vai trò hết sức quan trọng

Là học viên chuyên ngành kế toán - kiểm toán phân tích tài chính, em đặcbiệt quan tâm đến các vấn đề xây dựng và hoàn thiện HTKSNB nói chung và

HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng Thực tế khảo sát tại Công tyTNHH XNK Nhật Minh, em có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về thực trạng HTKSNBchu trình bán hàng và thu tiền của công ty bên cạnh những mặt đạt được cònmột số mặt hạn chế mà theo em cần phải cải thiện Chính vì vậy, qua thời gianxuống Công ty TNHH XNK Nhật Minh tìm hiểu thực tiễn, với mục đích nângcao năng lực thực tế, thực hành các kiến thức đã học trong thực tiễn, em đã

quyết định chọn đề tài : “Hệ thống kiểm soát nội bộ Chu trình bán hàng và

thu tiền tại Công ty TNHH XNK Nhật Minh “ làm đề tài khóa luận để có cơ

hội bày tỏ quan điểm của bản thân và góp phần đưa ra những giải pháp nhằmhoàn thiện hơn HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các công ty này

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu chung: Khóa luận tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, đánh giá thực trạng hệ thốngkiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Xuất NhậpKhẩu Nhật Minh Từ đó đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ đổi với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

- Mục tiêu cụ thể: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kết quả kinh doanh của

công ty; Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm2014,2015,2016 để tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.Khóa luận nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về bán hàng và thu tiền tạiCông ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh trong điều kiện kinh doanh hiện tạicủa Công ty, phân tích và đánh giá được thực trạng kiểm soát nội bộ của công tyđối với chu trình bán hàng và thu tiền từ đó đưa ra ưu nhược điểm của hệ thốngkiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền Với những kiến thứcđược trang bị, nêu lên một số đánh giá và đề xuất một số biện pháp góp phầnhoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thông kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền tại công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nhật Minh.

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Hoạt động KSNB của công ty TNHH xuất nhập khẩu

Nhật Minh Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

- Phạm vi thời gian: Từ tháng 12/2016 đến tháng 4/2017

- Phạm vi không gian: Tại công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nhật Minh

1.4 Phương pháp nghiên cứu

1.4.1 Phương pháp thu thập số liệu

Dựa trên những số liệu đã thu thập thực tế được từ phòng tài chính kếhoạch, phòng nhân sự và các phòng ban khác để thu thập số liệu phục vụ chocông tác nghiên cứu cung cấp thông tin về tình hình sử dụng, luân chuyển, lưutrữ chứng từ, quy trình, thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền.Luận văn sử dụng phương pháp thông tin thứ cấp được thu thập qua các ấn bảnphẩm đã công bố như: sách, báo, các công trình nghiên cứu khoa học, các tàiliệu báo cáo của ngành để phục vụ cho phần tổng quan nghiên cứu và cơ sở lýluận của đề tài

- Các số liệu nghiên cứu được thu thập về công tác KSNB trong thời gian

từ 2014 – 2016 bao gồm: báo cáo tài chính năm 2014,2015,2016

1.4.2 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Nghiên cứu tài liệu là phương pháp dựa trên nguồn thông tin sơ cấp và thứcấp thu thập được từ những tài liệu nghiên cứu trước đây để xây dựng cơ sở lýluận chứng minh cho giả thuyết

Trong bài khóa luận phương pháp này được sử dụng để tổng hợp lý luận và lýthuyết cơ bản về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng và thu tiền trong doanh nghiệp nói riêng để tìm hiểu thực trạng về hệ thốngkiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH XNK NhậtMinh từ đó đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong chu trình này Công ty cónhiều tài liệu và giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh, tài liệu ghi chép vàtính toán các nghiệp vụ, thuế phải nộp, hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán… cácchứng từ, kế hoạch liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền Phương pháp

này được sử dụng để nghiên cứu các tài liệu, sau đó ghi chép lại những dữ liệu

có liên quan, ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng vàthu tiền, liên kết những thông tin này với nhau để viết đề tài khóa luận

1.4.3 Phương pháp so sánh

Là phương pháp phân tích được thực hiện thông qua việc đối chiếu giữa cáchiện tượng với nhau để thấy được những điểm giống nhau và khác nhau giữachúng Trong quá trình nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tai công ty TNHH XNK Nhật Minh nội dung của phương pháp nàyđược cụ thể hóa thông qua việc so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế trongdoanh nghiệp, đối chiếu giữa công tác bán hàng và thu tiền giữa công ty vớidoanh nghiệp nhà nước để thấy được điểm mạnh, lợi thế mà doanh nghiệp đãđạt được, đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc và bảng phân bổ, các sổ kế toán cóliên quan, đối chiếu số liệu cuối kỳ giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để cókết quả chỉnh xác khi lên báo cáo tài chính

1.4.4 Phương pháp quan sát và phỏng vấn

Quá trình thị giác và ghi chép lại mọi yếu tố liên quan đến đối tượngnghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu … nhằm mô tả, nhận định, phântích, đánh giá Bên cạnh đó hỏi trực tiếp người cung cấp thông tin, dữ liệu cầnthiết cho việc nghiên cứu đề tài

Trong bài khóa luận phương pháp quan sát được sử dụng để quan sát cáccông việc của phòng kế toán, phòng bán hàng để thấy được các công việc cụ thể,nội dung các bước trong quy trình vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại công

ty TNHH XNK Nhật Minh, từ đó tổng hợp những thông tin hữu dụng có thể sửdụng cho bài khóa luận

Phương pháp phỏng vấn được áp dụng đối với các nhân viên tại các phòngban như phòng hành chính - kế toán, phòng bán hàng… để tìm hiểu tình hìnhthực tế tại phòng kế toán, phòng bán hàng và các phòng ban khác tại công ty để

có được cái nhìn tổng thể về sự giám sát hoạt động trong mối liên hệ giữa cácphòng ban, đảm bảo khóa luận gắn liền với thực tế tại công ty

1.4.5.Phương pháp thống kê mô tả

Thống kê mô tả là phương pháp liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt,trình bày, tính toán và mô tả các đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổngquát về đối tượng nghiên cứu Phương pháp này được áp dụng nhằm mô tả cáchoạt động và các chỉ tiêu phản ánh thực trạng tại đơn vị nghiên cứu, thông qua

đó đánh giá được mức độ của các hoạt động cần nghiên cứu Từ đó, làm căn cứ

để phát hiện xu hướng và nguyên nhân các vấn đề phát sinh cần giải quyết đểđạt được mục đích nghiên cứu

Trong bài khóa luận, phương pháp này được sử dụng để kiểm kê hóa đơn,chứng từ mô tả lại hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tạicông ty TNHH XNK Nhật Minh

1.4.6 Phương pháp phân tích dữ liệu

Phương pháp này được sử dụng để dùng lý luận và dẫn chứng cụ thể đưa vào đềtài nhằm phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin từ chứng từ, sổ sách kế toán, …

từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thutiền tại công ty TNHH XNK Nhật Minh và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệthống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

1.5 Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài nghiên cứu

Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanhnghiệp Trong đó em đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài trong cùng lĩnh vực kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH XNK Nhật Minh

Cụ thể:

1.Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình ván hàng vàthu tiền trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group” của Đặng Minh Thu (HọcViện Tài Chính -2014)

Ưu điểm:

Qua quá trình nghiên cứu cụ thể, có thể rút ra nhận xét về chu trình bánhàng và thu tiền tại các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group như sau:

- Đề tài đã nói lên những điểm đáng quan tâm về chu trình bán hàng và thu tiền,

cơ sở lý luận rõ ràng, bố cục chi tiết, đi sâu vào phân tích các vấn đề liên quantới bán hàng và thu tiền, những thủ tục kiểm soát được đưa ra một cách đầy đủ

- Xây dựng được quy chế giá cước vận tải và quy định doanh thu thống nhất ápdụng cho tất cả các đơn vị thuộc taxi group, làm căn cứ xác đáng để xây dựngcác kế hoạch kinh doanh, kế hoạch mua sắm, đầu tư phương tiện; áp dụng chínhsách bán thẻ taxi group thống nhất, giúp khách hàng dễ dàng sử dụng thẻ đối vớibất kỳ đơn vị nào thuộc taxi group

- Doanh thu thẻ taxi group có sự kiểm soát chặt chẽ hơn do có hoạt động kiểmtra chéo với báo cáo tình hình sử dụng thẻ do phòng kinh doanh lập và đối chiếuvới khách hàng

- Đề tài nghiên cứu nhiều về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng thu tiền của công ty, đưa ra những giải pháp thích hợp

Nhược điểm:

- Hệ thống kế toán tại các đơn vị vận tải thuộc taxi group tuy đã có sự phân chiacông việc rõ rang nhưng trình độ của kế toán chưa cao, mà thực tế các kế toánhiện nay chỉ giữ vai trò giữ sổ và nhập liệu vào phần mềm kế toán mà chưa hiểu

rõ bản chất nghiệp vụ Do đó, đối với các nghiệp vụ phức tạp, bất thường, kếtoán thường lúng túng, hạch toán sai bản chất nghiệp vụ

- Hoạt động phê chuẩn và đặt mua phiếu xăng và giấy in chốt cơ đều được thựchiện bởi trưởng gara, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát

- Bài trình bày chưa được khoa học, sơ đồ bảng biểu còn để lôn xộn Chưa đánhgiá được rủi ro có thể xảy từ những mặt còn hạn chế trong HTKSNB

2 Khóa luận “Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền do công tyTNHH kế toán và kiểm toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng” củaNguyễn Hồng Hoành Nhi (Đại học công nghệ TP Hồ Chí Minh – 2014)

Ưu điểm: Đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, các phần

như quy trình hay thủ tục kiểm soát đều nêu rõ Đi sâu vào phân tích thực trạng

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty, đưa ra các bảng biểuphân tích làm nội dung có tính thuyết phục cao

-Trong chu trình bán hàng thu tiền của công ty đã sử dụng hệ thống sổ sách vớicác sổ chi tiết, sổ tổng hợp khá đầy đủ đáp ứng tốt như cầu hạch toán, cung cấpthông tin liên quan đến chu trình như chu trình theo dõi doanh thu, theo dõi côngnợ…

- Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên được đề ra một cách cụ thể rõrang bằng văn bản, giúp công việc thực hiện môt cách dễ dàng, hiệu quả

- Mọi hoạt động xảy ra từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc đều được kiểm soátbởi những nhà quản lý, góp phần ngăn chặn sai sót, gian lận ngay từ đầu

- Trong công tác thanh toán, do có những quy định nghiêm ngặt về sự hợp lý củachứng từ thanh toán cho nên khi tiến hành thanh toán, nhân viên phải kiểm traxem xét kỹ để giảm thiểu sai sót

- Mỗi nhân viên khi thực hiện công việc bán hàng đều cân nhắc đến hiệu quảhoạt động và lợi ích chung của công ty, quan tâm đến lợi nhuận tối đa và chi phítối thiểu sao cho chi phí bán hàng không quá phung phí, bất hợp lý mà kế quảthu được vẫn như mong muốn

Nhược điểm:

- Chưa đưa ra các cơ sở lý luận, các phần hành của công ty chưa được nêu rõ.Phần giới thiệu về công ty quá chi tiết, không cần thiết khiến phần giới thiệu nàyrườm rà

- Công ty chưa có những quy định cụ thể về các chính sách bán hàng cũng nhưchính sách tín dụng, chiết khấu cho khách hàng để thu hút khách hàng làm tìnhtrạng chiếm dụng vốn nhiều, làm cho việc giải quyết công việc còn gặp nhiềukhó khan Do đó khách hàng của công ty chỉ hạn chế trong khách hàng truyềnthống, hoạt động kinh doanh chưa có bước đột phá mới

- Công ty chưa có nhân viên chuyên trách đảm nhận công việc tìm hiểu về tìnhhình khách hàng, việc tìm hiểu khách hàng chỉ dừng lại ở việc theo dõi nhữngthông tin về tình hình công nợ của khách hàng do phòng kế toán cung cấp rồi

quyết định chứ chưa tích cực tìm hiểu qua sách báo, tạp chí… và đưa ra nhữngphân tích đánh giá một cách bài bản Hơn nữa nguyên tắc” phân công phânnhiệm”, “bất kiêm nhiệm” chưa được thực hiện tốt do nhân viên thực hiện côngviệc này vừa phải làm những việc khác nên hiệu quả công việc không cao, đưa

ra những quyết định sai lầm dẫn đến có các khoản nợ khó đòi hằng năm củacông ty còn nhiều

3 Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng vàthu tiền tại Công ty cổ phần thủy sản Minh Phú - Hậu Giang” của Nguyễn NgọcHuỳnh Trang (Đại học Cần Thơ – 2014)

Ưu điểm: Đề tài đã đưa ra cơ sở lý luận hợp lý, các thủ tục kiểm soát đối

với bán hàng và thu tiền, trình bày rõ ràng, dễ hiểu

Đã chỉ ra được một vài ưu điểm như: hệ thống quy định, quy chế luônhướng vào mục tiêu đảm bảo tính hiệu quả hoạt động của đơn vị, tính trungthực, hợp lý của BCTC, an toàn cho tài sản, thông tin và thực chất chúng lànhững yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB trong đơn vị Việc ban hành và tổ chưcthực hiện hệ thống các quy định cũng chính là việc thiết kế và vận hành hệthống KSNB

Nhìn chung công tác tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phầnthủy sản Minh Phú - Hậu Giang là khá tốt Quy trình luân chuyển chứng từ thựchiện nghiêm ngặt và kiểm soát tốt không để xảy ra tình trạng chứng từ, hóa đơnxuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, điều này ngăn chặn được tình trạngchứng từ, hóa đơn bị đối tượng gian lận sử dụng các mục đích có thể ảnh hưởngđến công ty về nhiều mặt Công ty đưa ra một hệ thống sổ sách phù hợp để ghichép, theo dõi các khoản doanh thu, công nợ …

Việc phân công trách nhiệm của các nhân viên trong công ty khá rõ ràng.Việc lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng vào cuối mỗi tháng sẽ giúpcông ty dễ dàng phát hiện ra những sai phạm như trường hợp khách hàng đã trả

nợ nhưng nhân viên cố tình ghi sổ trễ hoặc không ghi sổ để phục vụ cho lợi ích

cá nhân

Nhược điểm:

Bên cạnh những thuận lợi và ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng và thu tiền thì vẫn còn một số mặt tồn tại trong công tác kiểm soát ,những mặt còn tồn tại này nếu không sớm được giải quyết, không được hoànthiện và khắc phục sẽ trở thành trở ngại lớn cho công tác hạch toán kế toán vàquá trình phát triển của công ty

- Chưa đánh giá rõ được thực trạng KSNB tại công ty, các giải pháp đưa ra hoànthiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền còn sơ sài, chưathuyết phục

- Khối lượng hàng bán hàng ngày lớn nên việc thanh toán diễn ra liên tục, lượngtiền ra vào phức tạp, hoạt động giám sát của công ty về việc thu tiền chưa thực

sự hiệu quả, tuy đã có sự phân công công việc cho từng nhân viên nhưng vẫncòn trường hợp một nhân viên vẫn kiêm nhiệm nhiều chức năng, dễ dàng xảy raviệc nhân viên biển thủ tiền, dung tiền của công ty để phục vụ cho những lợi íchriêng của bản thân

- Trong quá trình hạch toán phát sinh những khoản lãi do trả chậm, trả góp củakhách hàng nhưng kế toán không hạch toán vào TK 515 Bên cạnh đó công tycũng chưa có chính sách tín dụng cụ thể cho doanh nghiệp minhg

4 Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thutiền tại Công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng” của Nguyễn Thị Hương Trường Đạihọc kinh tế và quản trị kinh doanh 2012

Ưu điểm:

-Đã nghiên cứu về cơ sở lý luận cũng như nghiên cứu tổng quan về hệ thốngkiểm soát nội bộ Đi sâu vào nghiện cứu các thủ tục kiểm soát trong chu trìnhbán hàng thu tiền, đánh giá được thực trạng HTKSNB

- Công ty thực hiện việc kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền kháchặt chẽ, quy định trách nhiệm và công việc cho từng bộ phận có liên quan cũngkhá rõ ràng và đầy đủ

- Công ty đã đưa ra hệ thống sổ sách báo cáo phù hợp để thuận tiện cho việc ghichép các nghiệp vụ, các khoản doanh thu cũng như công nợ của khách hàng.

- Công ty phân công trách nhiệm cho một nhân viên quản lý thu hồi công nợkhách hàng cho nhóm mặt hàng cụ thể là rất tốt, tạo điều kiện cho việc theo dõicác khoản nợ một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn

Nhược điểm:

- Chưa thu thập được nhiều bằng chứng liên quan đến đề tài nghiên cứu, phần

thông tin công ty còn sơ sài, chưa thể hiện rõ được các chính sách quy định củacông ty, liên hệ thực tế chưa nhiều

- Việc đối chiếu kiểm tra sổ sách chứng từ thường do các nhân viên phụ tráchphần hành đó tự kiểm tra với nhau không đảm bảo được tính khách quan

- Công ty chưa có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của chứng từ cho kếtoán công nợ, chưa có chính sách cụ thể về các khoản chiết khấu, chính sách tíndụng để có thể thu hút khách hàng

5 Khóa luận “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng vàthu tiền tại Công ty cổ phần thương mại Phú Nhuận” của Dương Hồ Kiều Anh( Trường đại học Công nghiệp TPHCM – 2015”

Ưu điểm: Nội dung rõ ràng, phản ánh đúng thực trạng của công ty, nêu

được các mục tiêu hướng tới, đã nêu ra được những kết quả đạt được như gópphần hệ thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản về KSNB, KSNB chu trình bánhàng và thu tiền Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB tại công ty

cổ phần thương mại Phú Nhuận, chỉ ra được những tồn tại, hạn chế đối vsKSNB về bán hàng thu tiền, có những minh chứng cụ thể cho giả thuyết đưa ra.-Trong các hạch toán doanh thu và hạch toán công nợ khách hàng, phòng kếtoán đã có nhiều cố gắng phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình ghi nhận doanhthu và tiêu thụ hàng hóa tại công ty

- Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên được đề ra một cách cụ thể rõràng bằng văn bản, giúp công việc được thực hiện một cách rõ ràng, có hiệu quả

- Trong công tác thanh toán, doanh nghiệp có những quy định nghiêm ngặt về sựhợp lý của chứng từ thanh toán cho nên khi tiến hành thanh toán nhân viên phảikiểm tra xem xét thận trọng để giảm thiểu sai sót có thể xảy ra.

Nhược điểm:

- Chưa nêu được quy trình kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền, các phầnkhông được liên kết liền mạch, chưa đánh giá được chu trình bán hàng và thutiền tại công ty

Ưu điểm:

- Đã nêu ra được những kết quả đạt được như góp phần hệ thống hóa và làm rõ

các lý luận cơ bản về KSNB, KSNB chu trình bán hàng và thu tiền Luận văn đãphân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

cổ phần Phương Minh, chỉ ra được những tồn tại, hạn chế đối vs KSNB bánhàng và thu tiền

- Hệ thống tài khoản, sổ sách báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất giữa các

bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của bộ tài chính Công ty áp dụng hìnhthức kế toán máy nên việc xác định số dư các tài khoản dễ dàng, chính xác hơn,tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, công tác quản lý được giảm nhẹ, khoahọc hơn

Nhược điểm:

- Phần thực trạng đánh giá về kiểm soát nội bộ của công ty chưa được phân tích

và nghiên cứu kỹ, các số liệu đưa ra còn chưa cụ thể, chưa làm rõ được thựctrạng kiểm soát nội bộ tại công ty

- Chưa thấy rõ được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chungcũng như ảnh hưởng của hoạt động kiểm soát nội bộ tới chu trình bán hàng vàthu tiền

- Chưa có những quy định cụ thể về việc phân công trách nhiệm và quyền hạncho các bộ phận cũng như nhân viên trong doanh nghiệp, gây khó khan trongviệc giải quyết nếu có vấn đề xảy ra

- Công ty chưa có đủ nguồn nhân lực có chuyên môn, công tác nghiên cứu thịtrường và hoạt động marketing còn chưa được chú trọng dẫn tới ảnh hưởng đếnkết quả kinh doanh của công ty

7 Khóa luận “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tạiCông ty Ajinomoto Việt Nam” của Hoàng Thị Kiều Trang ( Đại học kinh tế QuyNhơn 2014)

Ưu điểm:

-Đề tài đã đề cập nhiều cơ sở lý thuyết về bán hàng thu tiền, bám sát các nộidung về bán hàng thu tiền, diễn giải các nội dung có sự hợp lý, thống nhất Đềtài nghiên cứu sâu về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền, có nhiềuchứng từ và bảng biểu làm nổi bật nội dung của bài khóa luận Đánh giá tốt thựctrạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Ajinomoto ViệtNam Có nhiều dẫn chứng và số liệu cụ thể qua các bảng biểu trong bài

- Áp dụng tốt các phương pháp điều tra, thu thập dữ liệu, phân tích và xử lý sốliệu về hệ thống kiểm soát nội bộ để đánh giá thực trạng của công ty Có nhiềutài liệu cần thiết để từ đó đánh giá chính xác những ưu nhược điểm của hệ thốngkiểm soát nội bộ Dựa trên những hạn chế thực tế đưa ra được những giải pháphoàn thiện mang tính khả thi cao cho công ty

- Chỉ ra được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc quản

lý chặt chẽ chứng từ và tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát đối với chutrình bán hàng và thu tiền

Nhược điểm:

-Chưa đưa ra các cơ sở lý luận chung về bán hàng thu tiền Quá đi sâu vào thực

tế mà không quan tâm đến lý thuyết nên bài chưa đạt được hiệu quả cao nhất

- Việc giao hóa đơn giữa phòng bán hàng và phòng kế toán vẫn được thực hiệnmột cách chiếu lệ Việc giao và nhận hóa đơn chứng từ đồng thời chuyển giaotrách nhiệm về bảo quản cũng như lưu trữ chứng từ, đây là những tài liệu rấtquan trọng nhưng khi giao nhận hóa đơn, chứng từ giữa hai phòng thì chỉ có xácnhận số lượng, số hóa đơn chuyển trở lại phòng bán hàng do có sai sót thì khôngđược xác nhận trên giấy tờ Đối với nghiệp vụ bán lẻ thì phòng bán hàng khônglập phiếu xuất kho, khách hàng sau khi trả tiền thì mang hóa đơn xuống kho đểnhận hàng dễ xảy ra tình trạng thất thoát hóa đơn lưu tại phòng kế toán đối vớinghiệp vụ bán hàng nhỏ lẻ và không thường xuyên này

8 Khóa luận “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tạitrung tâm kinh doanh xe máy – mô tô Đà Nẵng” của Nguyễn Quang Sơn (Đạihọc Đà Nẵng – 2013)

Ưu điểm: Đã chỉ ra được các nội dung cơ bản, nêu được cơ sở lý luận, đánh

giá được tổng quan của chu trình bán hàng thu tiền, có các chứng từ

 Môi trường kiểm soát: công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ từ trênxuống với mô hình quản lý vừa trực tuyến vừa chức năng tạo điều kiện thuậnlợi trong công tác kiểm tra kiểm soát trong toàn bộ hoạt động của công ty kinhdoanh xe máy mô tô Đà Nẵng, quyền hạn trách nhiệm phê duyệt cũng như thựchiện nghiệp vụ bán hàng được phân chia rõ cho từng bộ phận và từng cá nhântrong mỗi bộ phận có liên quan Các phòng ban có sự phối hợp, có mỗi quan hệmật thiết, chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việcthực hiện mục tiêu chung của công ty

 Về các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát tại công ty được ban giám

đốc ký duyệt và ban hành thành các quy chế bắt buộc của các phòng ban Cácthủ tục kiểm soát được ban giám đốc duyệt dựa trên các nguyên tắc cơ bản:Nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “ủy quyền và phê chuẩn”,nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” Với việc tuân thủ các nguyên tắc nayflamf chocác thủ tục kiểm soát phát huy tốt được tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soátnội bộ hoạt động có hiệu quả và ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai phạm,gian lận một cách tốt hơn.

- Tuy đã thực hiện nguyên tắc “phân công phân nhiệm” và nguyên tắc “bất kiêmnhiệm” nhưng vẫn có thể để xảy ra hiện tượng các nhân viên trong công tythông đồng, cấu kết với nhau hoặc cấu kết với đối tượng bên ngoài để thực hiệnhành vi gian lận gây thất thoát tài sản của công ty

9 Luận văn “ Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiềntại công ty yến sào Khánh Hòa” của Phạm Thị Thúy Hằng ( Đại học Khánh Hòa– 2014)

- Bộ máy quản lý chặt chẽ Trong mỗi phòng ban được tách biệt chức năng vànhiệm vụ với nhau, không nhập nhằng và tất cả đều chịu sự giám sát của tổnggiám đốc Không có sự chồng chéo công việc, tạo một cơ chế quản lý rõ ràng,chặt chẽ.

- Có hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việcghi chép các nghiệp vụ xảy ra, việc đối chiếu giữa thực tế và sổ sách dễ dànghơn Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nên rất đơn giản cho việc kiểmtra đối chiếu vào cuối kỳ

- Có chính sách, quy định rõ ràng về các hoạt động công ty cũng như quy định

về trách nhiệm quyền hạn của mỗi nhân viên

Nhược điểm:

- Phần thực trạng đánh giá về kiểm soát nội bộ của công ty chưa được phân tích

và nghiên cứu kỹ, dẫn chứng chưa nhiều, trình bày chưa được hợp lý logic

- Mặc dù là một công ty lớn nhưng vẫn chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệtthực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty Mọi công việc kiểm tra, đốichiếu thường do các nhân viên phụ trách các chứng từ, sổ sách của các phòngban tự kiểm tra đối chiếu với nhau

- Chưa có chính sách tín dụng cụ thể Công tác tìm hiểu thông tin về khách hàngcòn nhiều hạn chế dẫn đến tình trạng bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài vàcác khoản nợ khó đòi hằng năm vẫn còn cao

10 Khóa luận “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng vàthu tiền tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long” của Lê Thị Thủy ( Đạihọc Nông Nghiệp Hà Nội – 2011)

Ưu điềm:

- Trình bày được cơ sở lý luận, đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ, chỉ ra

được sự cần thiết và những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ.Nêu được khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH đầu tưphát triển Vân Long, chức năng của chu trình cũng như những rủi ro có thể xảy

ra trong chu trình, đánh giá sơ bộ được thực trạng chu trình bán hàng thu tiền

trong hoàn cảnh thực tế của công ty, đưa ra nhiều số liệu bảng biểu liên quanđến đề tài

Nhược điểm:

- Chưa chỉ rõ được các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền, chỉnói chung chung Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB còn sơ sài, đề xuất kiếnnghị đưa ra chưa bám vào những hạn chế, nhược điểm của HTKSNB nói chung

và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền nói riêng

- Công ty còn xử lý số liệu trên excel chưa có phần mềm kế toán riêng Côngviệc kế toán nhiều, còn xảy ra tình trạng ứ đọng công việc công việc kiểm soátnội bộ chưa thực sự chặt chẽ, các thủ tục kiểm soát xây dựng cho kiểm soát chutrình bán hàng và thu tiền chưa được chú trọng, còn mang tính hình thức, hiệuquả hoạt động kiểm soát chưa cao

- Các giải pháp đưa ra chung chung, chưa bám sát vào những điểm còn tồn tạicủa hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát chu trình bánhàng và thu tiền nói riêng, biện pháp đưa ra chưa khả quan đối với tình hình củadoanh nghiệp

11 Khóa luận “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công

ty TNHH Yên Hưng Ân Thi” của Hoàng Thị Kiều Oanh ( Đại học Nông Nghiệp

Hà Nội – 2014)

Ưu điểm: Đánh giá được tổng quan kiểm soát nội bộ và thực trạng kiểm

soát nội bộ của Công ty TNHH Yên Hưng Ân Thi, đưa ra các cơ sở dẫn chứnglàm tài liệu đa dạng Đánh giá tốt về thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chutrình bán hàng và thu tiền, số liệu đa dạng, có nhiều bảng biểu để tham khảo.Đưa ra các dẫn chứng làm nội dung đánh giá sâu sắc

Nhược điểm: Đề tài chú trọng đi sâu vào thực tế mà ít nói đến các cơ sở lý

luận, chưa đưa ra các cơ sở lý thuyết làm bài thiếu đi tính thuyết phục Các giảipháp đã đưa ra trong bài chưa hợp lý, chưa bám sát vào những điểm hạn chế màtác giả đã đề cập

Kết luận chung: Mặc dù còn tồn tại một số nhược điểm nhưng các đề tài trên đã

hệ thống hóa được lý luận cơ bản về hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thutiền trong doanh nghiệp nói chung và thực trang KSNB chu trình bán hàng vàthu tiền tại các đơn vị nghiên cứu nói riêng Các đề tài đã nêu lên được nhữngbất cập và hạn chế đối với công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thutiền tại đơn vị, từ đó đưa ra một số giải pháp tương đối hữu hiệu để khắc phụcnhững hạn chế còn tồn tại và góp phần hoàn thiện công tác KSNB đối với chutrình này tại các đơn vị nghiên cứu

Tuy nhiên, tại công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh hiện chưa có đề tàinào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, do đặc thùriêng về hàng hóa cũng như quy mô của đơn vị Chính vì vậy em đã lựa chọn đềtài “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHHxuất nhập khẩu Nhật Minh” làm đề tài khóa luận

1.6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Khóa luận với đề tài: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng vàthu tiền tại công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nhật Minh” đã:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nôi

bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp làm cơ sở cho việcđánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công tyTNHH Xuất nhập khẩu Nhật Minh

- Tìm hiểu và đánh giá được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nhật Minh , chỉ ranhững mặt đã đạt được và những vấn đề còn hạn chế của hệ thống kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp

- Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng và thu tiền tại đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sot, gian lận góp phần vào

sự phát triển của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nhật Minh

1.7 Kết cấu của đề tài nghiên cứu

Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng cùng với mong muốn nâng caohiểu biết của bản thân về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Qua thời giantìm hiểu thực tế tại công ty TNHH xuất nhâp khẩu Nhật Minh em đã quyết định

chọn đề tài: “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại

công ty TNHH xuất nhập khẩu Nhật Minh” làm đề tài khóa luận

Đề tài nghiên cứu được chia làm 4 chương Trong đó:

Chương I: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương II: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thutiền tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Nhật Minh

Chương III: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tạicông ty TNHH xuất nhập khẩu Nhật Minh

Chương IV: Đánh giá, nhận xét và một số ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Nhật Minh

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANHNGHIỆP

2.1.1 Khái niệm và chức năng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

2.1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Trong mọi hoạt động của DN, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vaitrò quan trọng trong quá trình quản lý Do đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nàocủa DN, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, các nhà quản lý luônlồng vào đó sự kiểm soát của mình về các phương diện thông qua các thủ tụcquy định về hoạt động Đó chính là hệ thống KSNB của một đơn vị

Hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soáttrong mọi quy trình quản lý của đơn vị Hệ thống KSNB cung cấp thông tin cho

cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức Vì vậy, để người sử dụng tin cậy vàotính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệthống KSNB hữu hiệu Vấn đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của hệ thốngKSNB

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB được định nghĩanhư là "một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằmđảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc khônghiệu quả

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý,chính xác

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý"

Định nghĩa trên cho thấy hệ thống KSNB được các nhà quản lý thiết lập đểđiều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong DN, và KSNB không chỉ giới hạntrong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khácnhư về hành chính, quản lý sản xuất Trong các mục tiêu trên, 2 mục tiêu đầu làmục tiêu của KSNB về kế toán, còn 2 mục tiêu sau là mục tiêu của KSNB vềquản lý.

Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) thì:

"KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viêncủa một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thựchiện ba mục tiêu sau:

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

- Thông tin đáng tin cậy

- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định"

Cũng cần phân biệt giữa KSNB và kiểm toán nội bộ, theo IFAC thì "kiểmtoán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một DN như là một loạidịch vụ cho DN đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp vàhiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB"

Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)

- Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) 315: Là quy trình do Ban quản

trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì

để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việcđảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt độngtuân thủ pháp luật và các quy trình có liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” đượchiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hay nhiều thành phần kiểm soát nội bộ.Theo CMKT số 315, KSNB bao hàm phạm vi rộng, thường gồm 5 thànhphần: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiểm soát;(4) Thông tin và truyền thông; (5) Giám sát

2.1.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Giúp cho Lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi

ro về tài sản và con người

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách

có hiệu quả thông qua các chế độ chính sách ban hành

- Phát hiện kịp thời những vấn đề tồn tại trong kinh doanh để đề ra các biệnpháp giải quyết

- Ngăn ngừa, phát hiện sai sót gian lận trong các bộ phận và trong hoạtđộng kinh doanh

- Đảm bảo các chế độ, nghiệp vụ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác vàđúng quy trình trong hoạt động kinh doanh

- Đảm bảo các báo cáo tài chính được kịp thời, hợp lý, tin cậy và tuân thủtheo quy định

- Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích

 Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

- Sự cần thiết phải xây dựng kiểm soát nội bộ

Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn hơn

là các đơn vị có quy mô nhỏ Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phânchia cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viêncàng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càngtrở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạtđộng khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại songhành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao độngkhông vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi íchchung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được cácrủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới mộtcách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

-Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợiích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệthại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ).Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảomọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũngnhư các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụngtối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu

tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty Cổ phần)

 Nguyên tắc xây dựng kiểm soát nội bộ.

Trong doanh nghiệp, ở tất cả các cấp vào quy trình kiểm soát Mỗi người, Khi xây dựng hệ thống KSNB cần phải dựa trên một số nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc hoạt động liên tục: Theo nguyên tắc này thì hệ thống

KSNB được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện thông qua sự vận hànhliên tục không ngừng của các quy chế kiểm soát trên các hoạt động của doanhnghiệp

- Nguyên tắc huy động: Theo nguyên tắc này thì hệ thống KSNB phải

huy động được toàn bộ CB – CNV mỗi bộ phận thông qua việc tự kiểm soát sẽgóp phần đảm bảo được quy chế dân chủ trong doanh nghiệp

- Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị:

Theo nguyên tắc này hệ thống KSNB khi được xây dựng, cụ thể là quy chếKSNB, bộ phận thực hiện việc kiểm soát hoặc kiểm toán nội bộ phải phù hợpvới đặc điểm của đơn vị Về cơ bản đặc điểm của một đơn vị bao gồm:

+ Quy mô hoạt động SXKD của đơn vị

- Nguyên tắc tính giản, tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thốngKSNB: Nguyên tắc đòi hỏi với một nguồn nhân lực nhất định dành cho hệ

thống KSNB, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất Những hệ thốngKSNB được chấp nhận và chọn lọc bằng cách đem so sánh chi phí tổ chức và lợiích ước tính Đối với các nhà quản lý, họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểmtoán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu KSNB là tốt

và rủi ro kiểm soát là thấp Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhấtcủa hệ thống KSNB Nhà quan lý cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệthống KSNB mang lại cho doanh nghiệp

- Những người làm công tác KSNB phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao: Ở đây muốn đề cập

đếnchất lượng của bộ phận KSNB trong tổng thể hệ thống Một doanh nghiệpkhông đảm bảo được các yêu cầu trên đối với bộ máy kiểm toán nội bộ thìkhông thể nào duy trì được một hệ thống KSNB đúng đắn và hợp lý

2.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức:

Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức vàtính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó.Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi vàđạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực nàytrong thực tế

Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dungnhư: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúigiục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặcphi đạo đức

Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trịđạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thôngqua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điểnhình.

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc:

Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản

lý Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khiđiều hành đơn vị Triết lý và phong cách đểu hành của nhà quản lý được thể hiệnqua các yếu tố điển hình như:

+ Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận Cụ thể là các nhà quản

lý sẵn sàng dấn thân vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ bảo thủ với việcchấp nhận rủi ro

+ Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạtđộng, đặc biệt khi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những địa điểm có sựcách biệt địa lý

+ Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảo luận

về ứng dụng các cách xử lý kế toán (ví dụ như lựa chọn các chính sách kế toánbảo thủ hay rộng rãi, thoải mái, các nguyên tắc có được áp dụng? Các thông tin

kế toán quan trọng có được khai báo? )

- Cam kết về năng lực

Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụthuộc phạm vi công việc của từng cá nhân

- Sự tham gia của Ban quản trị:

Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cậptrong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong cáchướng dẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệmgiám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm vàcác thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị

- Cơ cấu tổ chức:

Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc cácvấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp Sự phùhợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt độngcủa đơn vị Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyềnhạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được cácmục tiêu đề ra Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểmsoát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổchức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

Ví dụ: Nếu bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán, chức

năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không phát huy tác dụng

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phảixác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và cácthể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô

và hoạt động của đơn vị

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm:

Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sáchliên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủchốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ Ngoài ra, việcphân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằngtất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động củamỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu

đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịutrách nhiệm về cái gì

- Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm các phương pháp quản lý nhân sự và cácchế độ trong việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đãi ngộ, kỷ luật nhân viên, …Khía cạnh quan trọng nhất của KSNB là nhân sự Nếu những nhân viên có nănglực và trung thực thì sẽ có hiệu quả quản lý và có các báo cáo tài chính tin cậy

Những nhân viên trung thực và làm việc hệu quả có thể làm việc ở trình độ caothậm chí khi có rất ít hỗ trợ của KSNB Ngược lại khi có hỗ trợ nhiều của KSNB

mà nhân viên không trung thực và không có năng lực thì họ vẫn có thể lúng túng

và làm giảm hiệu lực của hệ thống kiểm soát Mặt khác cho dù nhân viên cótrung thực và năng lực thì họ vẫn có những khuyết điểm nên phải xây dựngđược chính sách thích hợp, thoả đáng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi

để có được những nhân viên có nhân lực, đáng tin cậy và trung thành với doanhnghiệp

2.1.2.2 Đánh giá rủi ro

Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó cóthể kiểm soát tất cả Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tích những nhân tốảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cốgắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra

– Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánhgiá rủi ro Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó

có khả năng không thực hiện được

– Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn

vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm,chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạtđộng bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn NQL

có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữliệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với các doanh nghiệp nhỏ, NQL có thểtiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ

– Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rấtkhó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau Một quy trình bao gồm:ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năngxảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro

Việc thường xuyên đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ giúpngười quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh, củng cố

hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp

Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC bao gồm các sự kiện tronghay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnhhưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chínhphù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong BCTC Ban Giám đốc

có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụthể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xemxét các yếu tố khác Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tìnhhuống như:

- Những thay đổi trong môi trường hoạt động: Những thay đổi trong môitrường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áplực cạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể;

- Nhân sự mới:Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâmkhác về KSNB;

- Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng

và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quanđến KSNB;

- Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kể hoạt động quá nhanh chóng cóthể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại;

- Công nghệ mới: Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình SXKDhoặc vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong KSNB;

- Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới: Việc tham gia vàocác khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ítkinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB;

- Tái cơ cấu đơn vị: Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay đổi

cơ chế, cách thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làm thay đổirủi ro liên quan đến KSNB;

- Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại các hoạtđộng ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể ảnh hưởng đếnKSNB như gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ;

- Áp dụng các quy định kế toán mới: Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn mực,chế độ kế toán mới hoặc thay đổi chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnh hưởngđến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC

2.1.2.3 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là một nhân tố không thể thiếu cho việc thiết lậpduy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thànhcác báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính

Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng các thông tin cầnthiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị Nhờ có hệ thống thông tin liên lạcchính xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời mà các thành viêntrong đơn vị nắm bắt, trao đổi , xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạt động củadoanh nghiệp được hiệu quả

- Thông tin đươc truyền đạt đến các bộ phận cá nhân trong đơn vị dưới cáchình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thựchiện được nhiệm vụ của mình Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua thủ cônghoặc kết hợp cả hai miễn là đảm bảo yêu cầu về chất lượng của thông tin là thíchhợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện

- Truyền thông là việc truyền đạt thông tin cho người lao động biết về vaitrò và trách nhiệm của họ đối với tổ chức.Tổ chức thực hiện truyền thông bằngcách in thành tập sách, bảng ghi nhớ hay hệ thống mạng, huấn luyện và tái huấnluyện cho vị trí của từng nhân viên Mục đích là làm nhân viên hiểu vai trò củamình trong tổ chức và phối hợp với mọi người trong xử lý công việc

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra đểnhấn mạnh vai trò của truyền đạt thông tin

-Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp gồm có: Hệ thống thông tinMarketing, hệ thống thông tin quản lý sản xuất, hệ thống thông tin quản lý nhân

sự, hệ thống thông tin tài chính kế toán

Trong đó hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào làcác sự kiện kinh tế biểu hiện dưới dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống

là các báo cáo kế toán.Hệ thống thông tin kế toán gồm hai phần có quan hệ chặtchẽ với nhau.Hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toánquản trị Hai bộ phận này thường sử dụng chung phần lớn dữ liệu đầu vào nhưngquá trình xử lý dữ liệu đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấpthông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau

-Các mục tiêu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được:

+ Tính có thực: Chỉ ghi chép các nghiệp vụ, số liệu có thực

+ Sự đánh giá: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng giá trị

+Sự phê chuẩn: các nghiệp vụ, chứng từ liên quan đều phải được phê duyệtđúng nguyên tắc

+ Tính đầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải được ghi chép đầy đủ vào sổsách kế toán

+ Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịpthời, đúng kỳ, đúng niên độ kế toán

+ Sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đúng đắn ởcác sổ sách liên quan

-Để thực hiện được những điều trên cần phải chú ý đến những bộ phậnquan trọng trong hệ thống thông tin bao gồm:

• Hệ thống chứng từ kế toán:

Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểmsoát nội bộ.Vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọinghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để giải

quyết tranh chấp giữa các đối tượng kể cả trong hay ngoài đơn vị, là cơ sở để ghichép nghiệp vụ vào sổ sách kế toán, cơ sở để kiểm tra, kiểm soát trong kế toán.

• Hệ thống sổ sách kế toán:

Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán,bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, phân loại, tổng hợp … để chuẩn bị cungcấp các thông tin tổng hợp trên BCTC Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thôngtin một cách khoa học đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chínhnên là cơ sở để kiểm tra chứng từ, truy cập chứng từ

• Hệ thống báo cáo kế toán

Được lập theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phải phản ánh trung thực tìnhhình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị Hệ thống báo cáo có

ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị

2.1.2.4 Giám sát

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soátnội bộ Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửađổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cậncác ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hayđịnh kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do KTVđộc lập thực hiện)

Hạn chế tiềm tàng của KSNB:

- Quan hệ lợi ích – chi phí

- Sự thông đồng

- Gian lận quản lý

- Những tình huống ngoài dự kiến:

- Vấn đề con người: sai sót, quên, nhầm lẫn…

2.1.2.5 Hoạt động kiểm soát

Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của NQLđược thực hiện

– Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫnnhau Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủkho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản,

…

– Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cầnthực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việcphê chuẩn các nghiệp vụ Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thốngchứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn

– Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số sách

kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ.Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị.Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đãđược đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên khôngphận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị…

– Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách sosánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soátthì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiếnlược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp

Thủ tục kiểm soát được hiểu là các chính sách, các thủ tục, quy định donhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của hệ thốngkiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào những nétđặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh

2.1.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mục đích của HTKSNB là hạn chế tối đa những rủi ro khiến doanh nghiệpkhông đạt được mục tiêu chứ không thể đảm bảo chắc chắn các rủi ro không xảy

ra Dù thiết kế HTKSNB hoàn hảo đến mức nào thì cũng không thể phát hiện

và ngăn ngừa mọi sai phạm vì những hạn chế cố hữu của HTKSNB Những hạnchế của HTKSNB bao gồm:

Ban giám đốc thường đặt yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm soát khôngvượt quá những lợi ích mà thủ tục đó mang lại, vì vậy có thể thủ tục đó khôngđược xây dựng hoặc xây dựng một cách hình thức.

Phần lớn các thủ tục kiểm soát thường được thiết lập cho các nghiệp vụthường xuyên lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

Bất kỳ hoạt động kiểm soát nào của KSNB cũng phụ thuộc vào yếu tố conngười Con nguời là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bảnthân như vô ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫncủa cấp trên hay báo cáo của cấp dưới

KSNB do người quản lý tổ chức và chỉ đạo nên khó có thể phát hiện vàngăn chặn sự thông đồng của các thành viên ban quản lý hoặc của các nhân viênvới những người khác trong hay ngoài đơn vị

Phần lớn tác dụng của KSNB dựa trên sự phân công phân nhiệm nên ngườithực hiện KSNB có thể lạm dụng chức quyền hoặc vô hiệu hoá những ngườikhác

Như vậy KSNB có thể giảm sai sót, gian lận nhưng người quản lý khôngnên dựa hoàn toàn vào HTKSNB mà còn phải sử dụng nhều công cụ quản lýkhác

Thường KSNB sẽ giảm dần hiệu lực theo thời gian, tạo dần kẽ hở và bị cắtgiảm, biến dạng nên cần có sự xem xét thường xuyên và độc lập Kiểm toán nội

bộ là bộ phận xem xét tốt nhất KSNB vì kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểmsoát có tổ chức mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của những kiểmsoát khác

2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONGDOANH NGHIỆP

2.2.1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng - thu tiền

2.2.1.1 Khái niệm và đặc điểm bán hàng - thu tiền

Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quátrình trao đổi hàng - tiền Với ý nghĩa như vậy , chu trình này bắt đầu từ yêu cầu

mua sắm của khách hàng, cụ thể là: hợp đồng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồngmua hàng, …và kết thúc bằng việc chuyển hàng hóa ,dịch vụ thành một khoảnphải thu và cuối cùng là thành tiền.

Chu trình bán hàng – thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó không những đánh giá hiệu quảcủa các chu trình trước đó như chu trình tiền, mua hàng – thanh toán, tiếp nhận-hoàn trả vốn … mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh củadoanh nghiệp Đồng thời nó cũng phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí

và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô của doanh nghiệp

Nghiệp vụ bán hàng thu tiền rất phức tạp vì nó liên quan đến nhiều chu chỉtiêu như: số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảmtrừ…và cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban, Do tính chất phức tạpnhư vậy nên khả năng tồn tại các rủi ro là rất lớn Vì vậy cần phải thiết lập một

hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng – thu tiền

Trong mỗi doanh nghiệp, mục tiêu cuối cùng của mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh là lợi nhuận Một trong các chỉ tiêu làm nên lợi nhuận đó chính làdoanh thu bán hàng Muốn tang được lợi nhuận thì nhất thiết phải tang doanhthu Và để tang doanh thu tiêu thụ thì các doanh nghiệp thường áp dụng nhiềuphương thức bán hàng khác nhau Mỗi phương thức bán hàng khác nhau có trình

tự diễn ra khác nhau Tuy nhiên, việc ghi nhận doanh thu của mỗi phương thứcđều phải tuân theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu,doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàng thỏa mãn nhữngđiều kiện sau:

+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sởhữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịchbán hàng;

+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

2.2.1.2 Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền

Có thể khái quát chức năng chính chủ chu trình bán hàng và thu tiền là cung cấp, thực hiện công việc bán hàng hóa cho khách hàng và chức năng theo dõi thanh toán Trong đó bao gồm các chức năng cụ thể sau:

+ Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua

+ Xét duyệt bán chịu

+ Chuyển giao hàng hóa

+ Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

+ Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và các khoản phải thu khách hàng+ Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

+ Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

+ Xóa sổ các khoản không thu hồi được

 Các phương thức bán hàng

Phương thức bán buôn

- Bán buôn qua kho

Đây là hình thức bán hàng buôn hàng hóa mà ở đó hàng bán được xuất ra

từ kho của doanh nghiệp Trong hình thức này có hai dạng chủ yếu sau:

+ Giao hàng trực tiếp:

Theo hình thức này bên mua cứ đại diện đến doanh nghiệp để nhận hàng.Doanh nghiệp xuất kho bán hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện bên mua, saukhi đại diện bên mua nhận đủ hàng hóa, bên mua ký vào chứng từ bán hàng,hàng hóa được xác định tiêu thụ Vì vậy, mọi tổn thất hàng hía trong quá trìnhvận chuyển hàng người mua phải chịu

Hình thức này được áp dụng khá hiệu quả đối với các doanh nghiệp có khobán buôn nhưng không chủ động về phương tiện vận tải

+ Chuyển hàng

Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng,doanh nghiệp xuất kho hàng hóa, bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuêngoài, chuyển hàng giao cho bên mua tại một nơi đã thỏa thuận Hàng hóa đượcxác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho người mua và người mua

ký vào chứng từ giao hàng Chi phí vận chuyển do hai bên thảo thuận Phươngthức này được áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ mua bán thườngxuyên với doanh nghiệp

- Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng

Theo hình thức này doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua khôngđưa về nhập kho mà chuyển thẳng cho bên mua Có thể thực hiện theo các hìnhthức sau đây:

+ Giao hàng tay ba: Hình thức này phổ biến ở các doanh nghiệp không cókho bán buôn nhưng lại nắm trong tay những thông tin khá tốt về nguồn hàng vàkhách hàng

+ Vận chuyển hàng: Hình thức này đối với những doanh nghiệp không cóđiều kiện kho bãi nhưng lại khá thuận lợi về phương tiện vận tải

- Phương thức bán hàng đại lý

+ Đại lý hưởng hoa hồng: Là hình thức đại lý mà đại lý bên mua thực hiệnviệc mua bán hàng theo gái mua, giá bán do bên giao đại lý ấn định để đượchưởng hoa hồng Mức hoa hồng được tính theo tỷ lệ phần trăm do các bên thỏathuận trên giá mua, giá bán hàng hóa

+ Đại lý tiêu bao sản phẩm: Là hình thức đại lý phổ biến mà bên đại lý thựchiện mua bao trọn vẹn một khối lượng hàng hóa theo giá do bên đại lý ấn định

để được hưởng thù lao theo quy định của công ty mở đại lý Mức thù lao mà đạilsy được hưởng là mức chênh lệch giữa giá mua giá bán thực tế so với giá dobên giao hàng cho đại lý ấn định hoặc thỏa thuận

+ Đại lý độc quyền: Là hình thức đại lý mà tại một khu vực nhất định, cóthể là trên quy mô toàn quốc hay quy mô khu vực, bên giao đại lý chỉ giao chomột đại lý độc quyền việc mua, bán một số mặt hàng

Phương thức bán lẻ

Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dunghoặc các đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Đặc điểm củaphương thức này là hàng hóa đi ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vựctiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng đã được thực hiện Hàng hóa được bán với sốlượng nhỏ, giá bán ổn định Phương thức bán lẻ được thực hiện theo các hìnhthức sau:

+ Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung

+ Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp

+ Mua hàng thanh toán ngay

+ Ứng trước tiền khi mua hàng

- Không thu được nợ, lỗ do nợ khó đòi

Giao hàng sai mặt hàng, số lượng,

hàng

- Mất hàng, mất doanh thu

- Hàng tồn kho bị đánh giá sai

- Nợ phải thu bị đánh giá sai