MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Sự cần thiết của đề tài. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu. 1 3. Nội dung nghiên cứu. 2 4. Phạm vi nghiên cứu. 2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3 1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ 3 1.1.1. Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ 3 1.1.2. Môi trường kiểm soát 4 1.1.3. Đánh giá rủi ro 6 1.1.4. Hoạt động kiểm soát. 6 1.1.5. Giám sát 8 1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 9 1.2.1. Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin. 9 1.2.2. Bảo đảm sự tuân thủ 9 1.2.3. Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp 9 1.2.4. Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp 9 1.3. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 9 1.3.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người 9 1.3.2. Quan hệ giữa lợi ích và chi phí. 9 1.3.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro không lường trước. 9 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHIỆP 10 2.1, Tổng quan về công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghiệp 10 2.1.1, Thông tin cơ bản về công ty 10 2.1.2, Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty 10 2.1.3, Lĩnh vực kinh doanh của công ty 10 2.2, Tình hình thực tế tổ chức công tác kiểm toán tại công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghiệp 12 2.2.1, Bộ máy tổ chức của công ty ( phụ lục 01 ) 12 2.2.2, Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán 12 2.2.3, Cơ cấu tổ chức , trách nhiệm 14 2.2.4, Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên 15 2.2.5, Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý 16 2.2.6, Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát 17 CHƯƠNG 3 : KẾT LUẬN 21 PHỤ LỤC 1
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP
Tên đơn vị thực hành: “Công ty Cổ phần Giải pháp
Công nghiệp”
Sinh viên thực hiện : PHẠM THỊ THU HƯỜNG
Mã sinh viên : 1411010786
Lớp : DH4KN Khoá : 4 (2014-2018)
Hệ : CHÍNH QUY
Hà Nội, tháng 01/2017
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
1 Sự cần thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu 1
3 Nội dung nghiên cứu 2
4 Phạm vi nghiên cứu 2
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3
1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 3
1.1.1 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ 3
1.1.2 Môi trường kiểm soát 4
1.1.3 Đánh giá rủi ro 6
1.1.4 Hoạt động kiểm soát 6
1.1.5 Giám sát 8
1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 9
1.2.1 Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin 9
1.2.2 Bảo đảm sự tuân thủ 9
1.2.3 Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp 9
1.2.4 Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp 9
1.3 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 9
1.3.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người 9
1.3.2 Quan hệ giữa lợi ích và chi phí 9
1.3.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro không lường trước 9
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHIỆP 10
2.1, Tổng quan về công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghiệp 10
2.1.1, Thông tin cơ bản về công ty 10
2.1.2, Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty 10
2.1.3, Lĩnh vực kinh doanh của công ty 10
2.2, Tình hình thực tế tổ chức công tác kiểm toán tại công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghiệp 12
2.2.1, Bộ máy tổ chức của công ty ( phụ lục 01 ) 12
2.2.2, Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán 12
2.2.3, Cơ cấu tổ chức , trách nhiệm 14
2.2.4, Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên 15
2.2.5, Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý 16
2.2.6, Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát 17
CHƯƠNG 3 : KẾT LUẬN 21
PHỤ LỤC 1
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
1 Sự cần thiết của đề tài.
Trên thế giới, khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời đã lâu và đặc biệt phát triển khiđạo luật Sarbanes – Oxley của Mỹ ra đời năm 2002 Hiện nay với kênh thông tin rộng rãi,khái niệm kiểm soát nội bộ cũng không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam.Tuy nhiên, xu hướng toàn cầu hóa đang phát triển mạnh mẽ, và Việt Nam cũng khôngnằm ngoài xu thế đó Trước tình hình này, các nhà quản lý doanh nghiệp rất cần phảiquan tâm tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ là mộtcông cụ quản lý hữu hiệu giúp các cấp lãnh đạo có thể biết được sự kém hiệu quả xảy ra
ở những khâu cụ thể và những nguyên nhân của nó Họ cũng có thể xác định rõ ràngtrách nhiệm thuộc về ai
Theo các báo chí hiện nay, đa số các sự thua lỗ, tham nhũng trong các doanhnghiệp tại Việt Nam đều có nguyên nhân là sự quản lý yếu kém, hệ thống kiểm soát nội
bộ lỏng lẻo Các doanh nghiệp muốn tồn tại vững mạnh trong môi trường cạnh tranh nhưhiện nay thì phải có một hệ thống quản lý hiệu quả Theo ông Chris Freund, Tổng giám
đốc, Quỹ Đầu tư Mekong Capital: “Khi đầu tư vào các công ty tư nhân, chúng tôi cho
rằng vấn đề lớn nhất về quản trị doanh nghiệp là tính minh bạch thấp của công ty này.
Cụ thể là phần lớn hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty chưa được phát triển,điều này khiến cho các cổ đông khó nắm được chính xác tình hình tài chính của công ty” (1) Hơn nữa, để thu hút vốn đầu tư trong tình hình kinh tế hiện nay,
doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ dựa vào kết quả kinh doanh trên báo cáo tài chính đãđược kiểm toán, mà chính bản thân doanh nghiệp phải kiểm soát được hoạt động chínhmình, biết được vị trí của doanh nghiệp trên thị trường Có như vậy doanh nghiệp mới cóthể sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả
Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêngluôn tồn tại Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không có quy định để hướngngười lao động hành động không vì lợi ích riêng của mình mà làm tổn hại đến lợi íchchung của toàn doanh nghiệp
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện, môi trường và rủi rokinh doanh luôn thay đổi.Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần phải vận động biến đổitheo Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để phù hợp với các thay đổi làmột yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý doanh nghiệp
2 Mục tiêu nghiên cứu.
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Giải PhápCông Nghiệp để tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ vàcác nguyên nhân của các nhân tố đó
Trang 53 Nội dung nghiên cứu.
Thông qua mục tiêu nghiên cứu, nội dung nghiên cứu tập trung vào các vấn đề sau:
- Tìm hiểu và đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công
ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghiệp
- Xác định các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ vànguyên nhân của các nhân tố đó
4 Phạm vi nghiên cứu.
Phân chia hoạt động Công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghiệp thành các chu trìnhkinh tế: chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình doanh thu và chu trình tài chính.Tập trung vào nghiên cứu chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi và chu trình doanh thu
Đánh giá và tìm nguyên nhân, các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của môi trườngkiểm soát và các thủ tục kiểm tra
Đề tài không đề cập đến kiểm soát nội bộ của chu trình tài chính Phần đánh giárủi ro, thông tin truyền thông và giám sát chỉ được đề cập một cách sơ lược
Trang 6CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viêncủa đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện bamục tiêu dưới đây
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả (4,70)
Khái niệm trên nhấn mạnh đến 3 vấn đề sau:
Một là, mọi người thuộc mọi cấp bậc trong một tổ chức đều tác động đến kiểmsoát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ, theo 1 mức độ nào đó, là trách nhiệm của mọingười Các nhà quản lý được coi là chủ sở hữu hệ thống kiểm soát nội bộ trong phạm vitrách nhiệm của họ Mỗi một nhân viên đóng một vai trò nhất định trong quy trình kiểmsoát nội bộ
Hai là, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được cácmục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ Hệ thống kiểm soát nội bộ là một
bộ phận cấu thành của cả một quy trình quản lý (bao gồm lập kế hoạch, tổ chức,hướngdẫn, kiểm soát…) Nó giữ cho một tổ chức luôn hoạt động hướng về các mục tiêu hoànthành nhiệm vụ và tối thiểu hóa các yếu tố không mong đợi trong quá trình hoạt động
Ba là, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trongviệc đạt được các mục tiêu chứ không phải là sự đảm bảo chắc chắn Hệ thống kiểm soátnội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu nhưng không có nghĩa là đảmbảo sự thành công của doanh nghiệp Có nhiều lý do tại sao hệ thống kiểm soát nội bộkhông thể cho một sự đảm bảo chắc chắn Các lý do đó sẽ được đề cập đến trong mụchạn chế của kiểm soát nội bộ của luận văn này
1.1.1 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp do có sự khácnhau về quy mô, đặc điểm kinh doanh, văn hóa… nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộđược coi là hữu hiệu cần bao gồm 5 yếu tố sau:
- Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Thủ tục kiểm soát
- Thông tin và truyền thông
- Giám sát
Trang 71.1.2 Môi trường kiểm soát
1.1.2.1 Định nghĩa
Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ phận khácnhau trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp quy tắc ứng xử và cấu trúc, và bao gồmnăng lực kỹ thuật và giá trị đạo đức
Một môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người có nănglực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ và họ thành thạo và tận tâm trongviệc làm những cái đúng và làm theo đúng cách
1.1.2.2 Trách nhiệm
Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc “tạo không khí” cho tổ chức Nhà quản
lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và thông tin bằng văn bản cácquy trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cư xử Ngoài ra, họ cũng nâng caođược môi trường kiểm soát khi họ cư xử đúng mực để nhân viên làm gương và yêu cầumọi người trong tổ chức đều phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra
1.1.2.3 Các yếu tố của môi trường kiểm soát
* Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý.Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hànhđơn vị Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý được thể hiện qua các yếu tốđiển hình như:
- Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận Cụ thể là các nhà quản lý sẵn sàngdấn thân vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ bảo thủ với việc chấp nhận rủi ro
- Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạt động, đặc biệtkhi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những địa điểm có sự cách biệt địa lý
- Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảo luận về ứngdụng các cách xử lý kế toán (ví dụ như lựa chọn các chính sách kế toán bảo thủ hay rộngrãi, thoải mái, các nguyên tắc được áp dụng? các thông tin kế toán quan trọng có đượckhai báo? )
Triết lý và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát
và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị
* Cách phân quyền hạn và trách nhiệm
Đó là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong các hoạtđộng của đơn vị Thông qua việc phân nhiệm, các nhân viên phải xác định được côngviệc cụ thể của mình là gì Họ phải ý thức được rằng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đếnngười khác như thế nào trong quá trình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Do đó, mô
tả công việc cần phải được diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên vàxác định mối quan hệ trong việc báo cáo giữa các thành viên với nhau Ngoài ra, cách
Trang 8thức phân chia trách nhiệm và quyền hạn còn liên quan tới việc xác định số lượng nhânviên thích hợp cho công việc Nó đòi hỏi phải xác định kỹ năng cần thiết có liên quan,xem xét tới quy mô doanh nghiệp, tính chất kinh doanh và mức độ phức tạp của các hoạtđộng.
* Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người tham gia trong hệthống kiểm soát nội bộ Đó là các chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư xử mà các nhàquản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong tổ chứ thực hiện các hành vi bịcoi là phạm pháp và thiếu đạo đức Tính chính trực và giá trị đạo đức còn bao gồm cảviệc làm gương của nhà quản lý về việc cư xử đúng đắn, tuân thủ các chuẩn mực và giảm
áp lực thỏa mãn các mục tiêu hão huyền
* Năng lực làm việc
Đó là sự đảm bảo nhân viên được phân công công việc phù hợp với trình độ và kỹnăng của từng người Các nhà quản lý cần đảm bảo tất cả các công việc đều có sự mô tảchi tiết và có phân tích những yêu cầu về kiếm thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện côngviệc Từ đó nhân viên mới có thể được bố trí công việc thích hợp
* Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp Đó là sự xácđịnh trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên trong doanh nghiệp.Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần xác định được các vị trí then chốt cùng với trách nhiệm
và quyền hạn tương ứng Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cầnthiết để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp từ lập kế hoạch, điều hành, thực hiện
và kiểm soát
* Chính sách nhân sự
Là các quy định và quy trình về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, thăng tiến và
xử phạt nhân viên Chính sách nhân sự cần có sự liên hệ chặt chẽ với nhân tố giá trị đạođức và đảm bảo năng lực để có thể tuyển dụng những nhân viên tốt cho doanh nghiệp Vìvậy một chính sách nhân sự đúng đắn có thể bổ sung cho sự yếu kém của môi trườngkiểm soát
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người, trong khi đó môi trườngkiểm soát là tập thể con người, là giá trị của mỗi con người trong tổ chức Do đó, có thểnói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm hệ thống kiểm soát nội bộ Nói như vậykhông có nghĩa là môi trường kiểm soát tốt hay xấu sẽ quyết định hệ thống kiểm soát nội
bộ hữu hiệu hay không Thực chất thông qua đó chỉ xác định được chi phí cho duy trì hệthống kiểm soát nội bộ trong tổ chức là ít hay nhiều mà thôi
Trang 91.1.3 Đánh giá rủi ro
1.1.3.1 Định nghĩa
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt đượccác mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quyđịnh Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết định quản lý rủi ro như thế nào
1.1.3.2 Trách nhiệm
Để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xác định mức
độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp nhận Đánh giá rủi
ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảmnhững sự việc bất ngờ, không mong đợi Sự thất bại trong quản lý những rủi ro này có thểdẫn đến việc các mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt được
1.1.3.3 Các yếu tố đánh giá rủi ro
* Nhận diện rủi ro sau khi xác định các mục tiêu
Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó Với mỗi mộtmục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhận diện Khi nhận diện rủi ro cần baoquát cả rủi ro bên trong và rủi ro bên ngoài Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt câuhỏi để nhận diện các rủi ro, ví dụ như: Có thể xảy ra những sai phạm nào? Những yếukém của chúng ta là ở đâu? Làm sao biết được chúng ta có đang đạt đến mục tiêu haykhông?
* Phân tích rủi ro
Là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận diện nó Để sắp xếp thứ tự các rủi
ro, trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro Sau đó tiếnhành định tính và định lượng tổn thất khi rủi ro xảy ra Từ đó xác định hành động nào làcần thiết để quản lý rủi ro
Việc sắp xêp thứ tự các rủi ro giúp các phòng ban tập trung vào giải quyết các rủi
Trang 101.1.4.3 Các yếu tố của hoạt động kiểm soát
* Quy trình phê chuẩn, ủy quyền
Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng Phê chuẩn, ủy quyền là việc cấp quản
lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất định nào đó Nó bao gồm ủy quyềnchung và ủy quyền cụ thể.Việc cho phép một phòng ban chi tiêu một số tiền nhất định từngân sách là một ví dụ về ủy quyền chung Quy trình phê chuẩn và ủy quyền cụ thể thìliên quan đến từng nghiệp cụ đơn lẻ, có nghĩa là mỗi một nghiệp vụ đòi hỏi phải có chữ
ký hay sự phê chuẩn điện từ của người có thẩm quyền
Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phê chuẩn nên xemxét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn những điều bất thường, và đảm bảo rằng cóđầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh cho nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt.Việc ký tên trướ trên văn bản trắng là tuyệt đối bị ngăn cấm
Trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn cũng không nênnói cho người khác đại diện người phê chuẩn ký tên của người phê chuẩn Tương tự,trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn điện tử cũng không nênchia sẻ mật mã với người khác
* Công tác đối chiếu
Đối chiếu là việc so sánh với nhau giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau, nhận diện
và tìm ra sự khác biệt và có các chỉnh sửa khi cần thiết để giải quyết sự khác biệt Hoạtđộng kiểm soát này giúp đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của nghiệp vụ Một ví dụ củađối chiếu là so sánh số lương phép, lương bệnh của từng phòng ban với số dư lươngphép, lương bệnh của hệ thống tính lương Nhân tố chủ chốt của quy trình đối chiếu làphát hiện và giải quyết sự khác biệt Nếu chỉ ghi nhận sự khác biệt mà không làm gì cảthì đối chiếu cũng vô ích Việc đối chiếu phải có chứng từ và được phê chuẩn bởi cấpquản lý
* Soát xét lại công việc đã thực hiện
Việc cấp quản lý xem xét lại các báo cáo, các ghi chép đối chiếu và các thông tinkhác có liên quan cũng là một hoạt động kiểm soát quan trọng Cấp quản lý nên xem xétlại tính chắc chắn và hợp lý của thông tin Việc soát xét lại quá trình thực hiện cung cấp
cơ sở để phát hiện các vấn đề cần phải giải quyết Trong hoạt động soát xét lại, cấp quản
lý sẽ so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, dự báo hoặc số liệu giữa các kỳvới nhau Nó làm căn cứ để đo lường mức độ đạt được mục tiêu và để nhận diện nhữngkết quả không mong đợi cần phải tiếp tục giải quyết Cũng như công tác đối chiếu, việcsoát xét lại báo cáo, đối chiếu và các thông tin khác nên được ghi chép thành tài liệu
* Bảo vệ tài sản
Các tài sản có tính thanh khoản cao với nhiều mục đích sử dụng khác nhau, các tàisản nguy hiểm, chứng từ quan trọng, các thông tin có tính bảo mật phải được bảo quản cẩn
Trang 11thận Cụ thể, sử dụng các kiểm soát tiếp cận là cách tốt nhất để bảo vệ các tài sản này Ví
dụ về kiểm soát tiếp cận là: Khóa cửa, hệ thống quẹt thẻ, mật mã máy tính…
Trong hoạt động bảo vệ tài sản, đối với hàng tồn kho quan trọng, có giá trị lớn thìphải ghi chép thường xuyên hoạt động mua vào và xuất ra Định kỳ, các mặt hàng phảiđược kiểm kê bởi một người độc lập với công tác thu mua, ủy quyền và thủ kho Kết quảkiểm kê phải được so sánh với số dư trên sổ ghi chép thường xuyên Những mặt hàng bịthiếu hụt cần được phân tích và tìm hiểu nguyên nhân và từ đó đề ra biện pháp giải quyết
* Phân chia trách nhiệm
Phân nhiệm là yếu tố then chốt đối với hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu Nógiúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp Một nguyên tắc chung là chức năng phêchuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải được tách riêng biệt Khi cácchức năng này không thể tách biệt do quy mô nhỏ, thì việc giám sát chi tiết các hoạt động
có liên quan cần phải có như là một hoạt động kiểm soát bù đắp Phân chia trách nhiệmcũng là hoạt động ngăn ngừa và hạn chế gian lận vì cần phải có sự thông đồng với nhiềunhân viên khác mới có thể thực hiện hành vi gian lận
Một số ví dụ cụ thể của hoạt động phân nhiệm là:
- Người lập phiếu yêu cầu mua hàng thì không thể là người phê chuẩn việc muahàng
- Người phê chuẩn việc mua hàng thì không thể là người đối chiếu các báo cáo tàichính hàng tháng
- Người nhận thông tin và lên danh sách các phiế thu đã nhận không đồng thời làngười nhận tiền
-…
* Kiểm kê hệ thống thông tin
Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ về hệ thống thông tin phụ thuộc vaottính then chốt, bảo mật của thông tin và mức độ phức tạo của các ứng dụng có trên hệthống Có hai loại kiểm soát cơ bản đối với hệ thống thông tin
1.1.5.1 Giám sát thường xuyên
Đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cungcấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường
Trang 121.1.5.2 Giám sát định kỳ
Được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội
bộ hoặc do kiểm toán việc độc lập thực hiện
1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được xem là hữu hiệu khi nó đảm bảo được cácmục tiêu sau:
1.2.1 Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin.
Mọi nghiệp cụ kinh tế phát sinh ghi vào sổ kế toán phải có chứng từ gốc hơp[j lệchứng minh là có thật, không giả tạo
1.2.2 Bảo đảm sự tuân thủ
Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với hành vi không tuânthủ Do đó kiểm soát nội bộ phải hướng mọi thành viên trong doanh nghiệp phải tuân thủcác chính sách, quy định trong nội bộ doanh nghiệp và của nhà nước
1.2.3 Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp
Việc sử dụng các tài sản và truy cập hệ thống thông tin phải được quản lý và cấpquyền cho những người thích hợp
1.2.4 Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp
Các nguồn nhân lực và vật lực phải được sử dụng hợp lý, đúng người, đúng việc
1.3 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Bất kể một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành tốt đến đâu đi nữathì nó cũng chỉ cung cấp đảm bảo hợp lý việc đạt được các mục tiêu về hoạt động, báocáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định pháp luật Hạn chế này xuất phát từcác nguyên nhân sau:
1.3.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người
Sự xét đoán của con người có thể dúng mà cũng có thể sai Tổn thất vẫn có thểxảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sau các hướngdẫn của cấp trên Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ do cấp quản lý thiết kế, do đó nókhông ngăn ngừa được những hành vi cố ý sai phạm của cấp quản lý và thông đồng giữacác nhân viên trong doanh nghiệp với nhau hoặc với bên ngoài
1.3.2 Quan hệ giữa lợi ích và chi phí.
Không phải mọi rủi ro đều có những thủ tục kiểm soát tương ứng vì chi phí màdoanh nghiệp bỏ ra để ngăn ngừa những rủi ro đó là không hợp lý, vượt quá mức tổn thất
do sai phạm nếu có xảy ra
1.3.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro không lường trước.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở dự tính trước các rủi ro dogian lận, sai sót có thể xảy ra, vì thế khó có thể ngăn chặn và phát hiện những saiphạm đột suát, hay bất thường Do đó, kiểm soát nội bộ cần phải thường xuyên đượchoàn hiện
Trang 13CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHIỆP
2.1, Tổng quan về công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghiệp
2.1.1, Thông tin cơ bản về công ty
Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ Phần Giải Pháp Công nghiệp - INDUSTRYSOLUTION Co
Địa chỉ : 112A, C3 tập thể Trung Tự, phường Trung Tự, quận Đống Đa, thành phố
Ngành nghề kinh doanh : Chuyên cung cấp dây chuyền, thiết bị và các giải pháp
kỹ thuật, hệ thống tự động hóa quá trình công nghệ :
- Tư vấn giải pháp kỹ thuật, lựa chọn thiết bị, nhà cung cấp
- Thiết kế, chế tạo, lắp đặt dây chuyền - thiết bị công nghiêp
- Nhập khẩu dây chuyền - máy móc - thiết bị công nghiệp
- Hệ thống tự động hóa quá trình công nghệ : PLC, SCADA,…
2.1.2, Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty
Chức danh : Giám đốc kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị
Họ và tên : Nguyễn Ngọc Tuyên Giới tính : Nam
Sinh ngày : 15/07/1979 Dân tộc : Kinh
CMND (hoặc hộ chiếu) số : 162209129 Quốctịch : Việt NamNơi đk HKTT : Thôn Triền , xã Nam Dương, huyện Nam Trực , tỉnh Nam Định
2.1.3, Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Với năng lực kỹ thuật của đội ngũ chuyên gia thiết kế thuộc các lĩnh vực côngnghệ khác nhau : Quá trình công nghệ Hóa học, Sinh học, Thực phẩm, Môi trường, Hệthống tự động hóa Đo lường - Điều khiển, Đội ngũ thiết kế, chế tạo và lắp đặt thiết bịgiàu kinh nghiệm chuyên sâu về thiết bị công nghệ : Bơm - Van - Trao đổi nhiệt - Tank -Đường ống, CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHIỆP - SOLUTION Co sẵn sàngthực hiện các dự án đảm bảo các giải pháp công nghệ tối ưu, đáp ứng tiêu chuẩn cao củacông nghiệp, đáp ứng sát với yêu cầu công nghệ đặt ra của khách hàng, hỗ trợ nhanhchóng của các chuyên gia Công ty SOLUTION là người bản địa và giá thành cạnh tranh
so với dây chuyền nhập ngoại
*
Dịch vụ :
- Tư vấn giải pháp công nghệ