báo cáo thực hành nghề nghiệp KHẢO sát QUÁ TRÌNH và PHƯƠNG PHÁP tổ CHỨC THIẾT kế CÔNG VIỆC tại CTY TNHH TM DV NHẤT MINH NGUYÊN

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUÁ TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 1.1 Sự cần thiết khách quan phải tổ chức thiết kế công việc 1.1.1 Khái niệm tổ chức thiết kế công việc 1.1.1.1Khái niệm tổ chức Với chức năng hoạch định , nhà quản trị vạch ra mục tiêu xây dựng chiến lược và kế hoạch hành động. Nhưng kế hoạch muốn thành công cần phải có quá trình thực hiện , chính chức năng tổ chức đảm nhân vai trò biến những mục tiêu và ý tưởng của hoạch định thành kết quả cụ thể. Thực tế cho thấy , nếu tổ chức không tốt thì mọi kế hoạch đều có thể vô nghĩa. Nói cách khác, tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị. Dick Cakson, một nhà quản trị nổi tiến của Mỹ đã nhận xét , có tới 80% những khuyết điểm trong quá trình thực hiện mục tiêu là do ảnh hưởng của công tác tổ chức và thực tế cũng chỉ ra rằng chỉ có những doanh nghiệp nào làm tốt công tác tổ chức thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Nhưng tổ chức được định nghĩa như thế nào? Trong thực tiễn có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” . Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Nói chung, đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt hay không. 1.1.1.2 Khái niệm công việc Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia thành các công việc. Mỗi một công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị trí việc làm. Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động. Chẳng hạn, các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên đánh máy thuộc bộ phận đánh máy.Công việc có thể được xem như là một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng. Thực hiện công việc chính là phương tiện để người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao và đào tạo… Mặt khác, công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động như ảnh hưởng tới vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, cũng như tiền lương, sự thỏa mãn và thái độ của họ trong lao động. 1.1.1.3 Khái niệm tổ chức thiết kế công việc Tổ chức thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một cá nhân hay một nhóm nhân viên thực hiện. Tổ chức thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó; tổng hợp các hoạt động xác định nội dung, cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuần về hiểu biết, kỹ năng, năng lực cũng như các yếu tố cần thiết khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tại một nơi làm việc xác định. Đối với công việc điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, thiết kế công việc được hiểu là một hoạt động cần tiến hành nhằm xác định một cách cụ thể mục tiêu cần đạt tới, việc cần làm, những tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm đó. Để thiết kế công việc phải trả lời được các câu hỏi: Mục tiêu phải đạt là gì ? Công việc được thực hiện với đối tượng nào ? Cần sử dụng các phương tiện gì ? Các thao tác cụ thể là gì ? Cần có các điều kiện cụ thể gì để thực hiện công việc một cách có hiệu quả ? 1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của việc tổ chức thiết kế công việc 1.1.2.1 Mục đích Mục tiêu chủ yếu của thiết kế công việc thường là: Thực hiện được những nhiệm vụ mà chính bản thân công việc nhằm tới; Tối ưu hóa quy trình sắp xếp và giải quyết công việc Phát huy được tính năng động tự chủ và sáng tạo của mỗi cá nhân tham gia vào quá trình này; Tạo nên sự nhất trí, đồng tâm hiệp lực, cố gắng khác phục khó khăn, tận dụng thời cơ thời điểm để hoàn thành công việc có hiệu quả hiệu suất cao nhất; Việc tổ chức thiết kế công việc khiến quá trình vận hành hoạt động trở nên dễ dàng trôi chảy, quá trình hoạt động, thực hiện nhiệm vụ của người lao động cũng không còn quá khó khăn vì mọi nhiệm vụ đã được vạch ra một cách rõ ràng. 1.1.2.2 Ý nghĩa Các công trình của các nhà khoa học trên thế giới đều khẳng định rằng, tổ chức làm việc khoa học là một phương pháp tăng năng suất lao động rất có hiệu quả, nó cũng chính là phương cách sử dụng có hiệu quả vốn, vật tư và các nguồn tài nguyên khác. Và xét trên phương diện tổng thể thì tổ chức thiết kế công việc khoa học sẽ giúp cho các nhà quản trị tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực, nâng cao năng suất lao động, tránh những lao động, những việc làm vô bổ không cần thiết, tránh sự nhàm chán chồng chéo và nhất là làm cho các công việc vốn phức tạp trở thành sự phối hợp chủ yếu của công việc đơn giản, nhẹ nhàng, hấp dẫn và thích thú hơn. 1.1.3 Tầm quan trọng của việc tổ chức thiết kế công việc Thiết kế công việc là bước đầu tiên, quan trọng trong quá trình tổ chức hoạt động trong công sở. Để hoạt động của cơ quan, đơn vị được diễn ra trôi chảy và hiệu quả thì nhà quản lý phải nắm được cụ thể nhiệm vụ và tiến hành sắp xếp, phân chia nhiệm vụ đó cho hợp lý ngay từ khâu thiết kế công việc. Nếu ngay từ khâu này không được thực hiện một cách chính xác thì các công việc tiếp sau như: phân tích, lập kế hoạch, đánh giá công việc đều rất khó thực hiện. Có thể coi đây là bộ khung cơ bản cho toàn bộ hoạt động của công ty sau này. Thiết kế công việc có những tầm quan trọng sau đây: Giúp thống nhất các hoạt động của công ty: Việc xác định rõ ràng công việc của cơ quan và phân chia chúng một cách hợp lý sẽ tạo nên một hệ thống các hoạt động tập trung vào thực hiện tốt chức năng của công sở, hạn chế sự chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Mỗi công việc được thiết kế cũng như quá trình thiết kế công việc nói chung là một mắc xích quan trọng trong toàn bộ nỗ lực làm cho tổ chức vận hành được và vận hành một cách trôi chảy. Giúp nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả Thông qua việc thiết kế các nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý có cơ sở đánh giá lại các mục tiêu chung, xem xét lại mối quan hệ giữa các bộ phận, phân công công việc, kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động của cá nhân, đơn vị. Là cơ sở tạo ra thái độ chủ động, tích cực Khi hệ thống công việc được xác định rõ ràng, hợp lý, người lao động sẽ có cơ sở hiểu rõ về công việc của mình, về các yêu cầu cụ thể để họ có thể chủ động và tích cực hoàn thành nhiệm vụ. Sử dụng hiệu quả các nguồn lực Trên cơ sở các công việc đã được thiết kế, công ty có cơ hội tận dụng, phát huy tối đa các nguồn lực. Điều này giúp người lao động phát huy được hiệu suất lao động để hoàn thành công việc được giao. 1.1.4 Sự cần thiết khách quan của tổ chức thiết kế công việc Sau khi Việt Nam gia nhập WTO, trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới và bắt đầu mở rộng, phát triển thị trường kinh tế trong nước thì hợp tác quốc tế mở ra nhiều cơ hội đầu tư cho các doanh nghiệp Việt. Bên cạnh đó, sự khủng hoảng của nền kinh tế cũng phần nào cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để đứng vững và phát triển trong thời kỳ chứa đầy cơ hội và thách thức này, các doanh nghiệp cần phải có một sự tổ chức hợp lý, đúng đắn và hiệu quả nhằm năng cao năng suất, hiểu quả lao động lên mức cao nhất. Chính vì thế, việc tổ chức thiết kế công việc là cần thiết cho các doanh nghiệp để đưa bộ máy công ty vận hành trôi chảy, dễ dàng hơn, nâng khả năng và hiệu quả công việc lên mức cao nhất. Thiết kế công việc một cách hợp lý làm tăng khả năng hoàn thành công việc, giúp người lao động xác định rõ hoạt động của tổ chức và làm giảm nguy cơ khiến người lao động nhàm chán với công việc hoặc thực hiện sai, nhầm lẫn nhiệm vụ được giao. Việc tổ chức thiết kế công việc còn mang đến lợi ích và quyền lợi cho cả doanh nghiệp nói chung và người lao động nói riêng. Lợi ích của tổ chức Quyền lợi của nhân viên Tăng năng suất, hiệu quả công việc Dễ dàng kiểm tra, kiểm soát công việc của nhân viên Các nhóm làm việc hiệu quả hơn Sử dụng tối ưu nguồn lực của người lao động Tạo môi trường làm việc lành mạnh, thoải mái. Thu hút, duy trì nguồn nhân lực cho công ty Rõ ràng hơn về vai trò, mục đích và trách nhiệm đối với công việc. Làm việc hiệu quả, gắn kết với các đồng nghiệp, tạo dựng mối quan hệ làm việc rõ ràng, thoải mái. Phát triển kỹ năng làm việc, tính linh hoạt và kinh nghiệm Nơi làm việc thoải mái với những công việc đơn giản, nhẹ nhàng, hấp dẫn hơn. Hỗ trợ cho công việc và cuộc sống được cân bằng Tăng sự hài lòng và hứng thú đối với công

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đề tài: khảo sát về quá trình và phương pháp tổ chức,thiết kế

công việc tại công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN

GV hướng dẫn: Ths Nguyễn Kiều Oanh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Khải

Lớp: 13DQT4 MSSV: 1321000238

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5-2015

i

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đề tài: khảo sát về quá trình và phương pháp tổ chức,thiết kế

công việc tại công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN

GV hướng dẫn: Ths Nguyễn Kiều Oanh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Khải

Lớp: 13DQT4 MSSV: 1321000238

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5-2015

ii

-Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng… năm 2015

Công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên

iii

-Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng… năm 2015

Giáo viên hướng dẫn

iv

MỤC LỤC

v

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Việt Nam đang chuyển sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có

sự quản lý của nhà nước, trong điều kiện hội nhập kinh tế khu vực và thế giới Trước môi trường kinh doanh luôn biến đổi, cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, Hơn nữa, các doanh nghiệp lại thường xuyên có sự thay đổi như mở rộng quy

mô sản xuất, phát triển thêm các sản phẩm mới hay thay đổi công nghệ,… Khi những thay đổi này xuất hiện kéo theo việc tổ chức thiết kế công việc cũng thay đổi Vì vậy,mỗi doanh nghiệp cần tìm cho mình một hướng đi đúng đắn để theo kịp trào lưu mới, không ngừng nâng cao được vị thế của doanh nghiệp trên thương trường

Để làm được điều đó trong điều kiện kinh tế hiện nay là điều không hề đơngiản, và một trong những điều kiện cần thiết để thực hiện nó chính là doanh nghiệpphải xem xét, phân tích đến vấn đề tổ chức thiết kế công việc của mình.Để nâng caohiệu suất và chất lượng công việc, điều không thể thiếu đó chính là nhà quản trị phảibiết sắp xếp, bố trí đúng người đúng việc, dựa trên các nguồn lực để phân chia, sắpxếp vị trí

Bố trí đúng người đúng việc chính là nội dung của thiết kế công việc Thiết kế

có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ nhiều giác độ Kết hợpcác công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho ngườilao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng

và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là những nhìnnhận trong thiết kế công việc Sự bỏ qua một trong những khía cạnh đó đều có thểdẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của tổ chức cũng như sự thỏa mãn củangười lao động

Chính vì điều đó nên việc khảo sát mô quá trình và phương pháp tổ chức thiết kế công việc là hoàn toàn cần thiết và quan trọng đối với mọi doanh nghiệp trong tình

vi

hình kinh tế hiện nay Để tồn tại, đứng vững và phát triển trong hoàn hình hiện nay, các doanh nghiệp cần có những định hướng, thiết kế, thay đổi, cải thiện,… quá trình

và phương pháp tổ chức thiết kế công việc sao cho phù hợp với nền kinh tế hiện nay, chỉ có như vậy doanh nghiệp mới có thể nâng cao hiệu quả công việc, mở rộng

và phát triển qui mô của mình

Tương tự, đối với công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN, việc xemxét phân tích quá trình và phương pháp tổ chức thiết kế công việc là hết sức cầnthiết Hiện nay, các yếu tố kinh tế không ngừng thay đổi, các yếu tố về nguồn lựccũng dao động khá nhiều, khiến cho hoạt động phân bố công việc ở công ty khôngcòn phù hợp và hiệu quả, cần phải phân tích công tác thiết kế công việc để đưa rahướng giải pháp, kiến nghị mới, phù hợp hơn với sự biến đổi hiện nay và nâng caođược hiệu suất công việc Chính vì lý do đó, đề tài “Phân tích quá trình và phươngpháp tổ chức thiết kế công việc tại công ty TNHH TM-DV NHẤT MINHNGUYÊN” được đưa ra thực hiện nhằm đề xuất các hướng giải pháp mới cho côngty

2 Mục tiêu nghiên cứu:

o Hệ thồng hóa những vấn đề cơ bản về mặt lý thuyết của công tác tổ chức thiết

kế công việc, vai trò, yêu cầu, phương pháp và quy trình tổ chức thiết kế côngviệc một cách khoa học và có hiệu quả

o Làm rõ quá trình và phương pháp tổ chức thiết kế công việc tại công ty TNHHTM-DV Nhất Minh Nguyên…những ưu điểm, hạn chế cần giải quyết

o Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình và phương pháp tổ chức thiết

kế công việc tại công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên

3 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:

a Phạm vi nghiên cứu:

 Nghiên cứu các nội dung theo quá trình và phương pháp tổ chức thiết kế côngviệc tại Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên

vii

 Đề xuất các biện pháp có ý nghĩa trong những năm sắp tới.

 Nghiên cứu dữ liệu từ năm 2012 đến 2014

b Đối tượng nghiên cứu:

 Là những vấn đề lí luận, thực tiễn liên quan tới công tác tổ chức, thiết kế côngviệc tại Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên

 Bộ phận nghiên cứu là các phòng ban

4 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp quan sát trực tiếp: thông qua quan sát các công việc và cách tổchức công việc, tiến hành ghi chép, thu thập các thông tin về phương pháp, quytrình tổ chức thiết kế công việc của công ty

 Phương pháp phỏng vấn: đối tượng là nhân viên các phòng ban

 Chương 3: đánh giá, nhận định ,đề xuất giải pháp,kiến nghị cho quá trình

và phương pháp thực hiện tổ chức thiết kế công việc ở công ty TNHH

TM-DV Nhất Minh Nguyên

Là một sinh viên năm hai, kiến thức chuyên ngành còn chưa sâu cộng với thời gianthực tập trong thời gian ngắn nên đề tài báo cáo còn nhiều thiếu sót, không thể tránhkhỏi một số hạn chế Vì thế tôi rất mong sự góp ý của các thầy cô giáo, các bạn sinhviên và cán bộ Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên để chuyên đề hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn các cán bộ, công nhân viên của Cty TNHH TM-DV NhấtMinh Nguyên đã tạo điều kiện cho tôi được thực tập tại đơn vị Và đặc biệt tôi xin trân

viii

trọng cảm ơn cô giáo viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Kiều Oanh đã tận tình giúp đỡ tôithực hiện và hoàn thành báo cáo này.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUÁ TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.1 Sự cần thiết khách quan phải tổ chức thiết kế công việc

1.1.1 Khái niệm tổ chức thiết kế công việc

1.1.1.1Khái niệm tổ chức

Với chức năng hoạch định , nhà quản trị vạch ra mục tiêu xây dựng chiến lược và

kế hoạch hành động Nhưng kế hoạch muốn thành công cần phải có quá trình thựchiện , chính chức năng tổ chức đảm nhân vai trò biến những mục tiêu và ý tưởng củahoạch định thành kết quả cụ thể Thực tế cho thấy , nếu tổ chức không tốt thì mọi kếhoạch đều có thể vô nghĩa Nói cách khác, tổ chức là một trong những hoạt động quantrọng nhất của quản trị Dick Cakson, một nhà quản trị nổi tiến của Mỹ đã nhận xét ,

có tới 80% những khuyết điểm trong quá trình thực hiện mục tiêu là do ảnh hưởng củacông tác tổ chức và thực tế cũng chỉ ra rằng chỉ có những doanh nghiệp nào làm tốtcông tác tổ chức thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao.Nhưng tổ chức được định nghĩa như thế nào? Trong thực tiễn có nhiều cách hiểu khácnhau về thuật ngữ này

Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lênmột quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”

Theo Chester I Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗlực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.Theo HaroldKoontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp cáchoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho mộtngười quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự

ix

liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.

Nói chung, đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chứcnhân sự cho một tổ chức Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm,người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệgiữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó đượcthiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩyhoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt haykhông

1.1.1.2 Khái niệm công việc

Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia thànhcác công việc Mỗi một công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và đượcthực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị trí việc làm

Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao độnghoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.Chẳng hạn, các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên đánh máythuộc bộ phận đánh máy.Công việc có thể được xem như là một đơn vị mang tính tổchức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng Thực hiệncông việc chính là phương tiện để người lao động có thể đóng góp sức mình vào việcthực hiện các mục tiêu của tổ chức Đồng thời, công việc là cơ sở để một tổ chức thựchiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như: bố trí công việc, kếhoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao và đào tạo… Mặt khác, côngviệc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động như ảnh hưởngtới vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, cũng như tiền lương, sự thỏa mãn và thái độcủa họ trong lao động

1.1.1.3 Khái niệm tổ chức thiết kế công việc

x

Tổ chức thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau

để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một cá nhân hay một nhómnhân viên thực hiện

Tổ chức thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm

cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện cụthể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó; tổng hợp các hoạt động xác định nộidung, cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuần về hiểu biết, kỹ năng, năng lựccũng như các yếu tố cần thiết khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tạimột nơi làm việc xác định

Đối với công việc điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, thiết kế công việcđược hiểu là một hoạt động cần tiến hành nhằm xác định một cách cụ thể mục tiêu cầnđạt tới, việc cần làm, những tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm đó

Để thiết kế công việc phải trả lời được các câu hỏi:

Mục tiêu chủ yếu của thiết kế công việc thường là:

- Thực hiện được những nhiệm vụ mà chính bản thân công việc nhằm tới;

- Tối ưu hóa quy trình sắp xếp và giải quyết công việc

- Phát huy được tính năng động tự chủ và sáng tạo của mỗi cá nhân tham gia vàoquá trình này;

xi

- Tạo nên sự nhất trí, đồng tâm hiệp lực, cố gắng khác phục khó khăn, tận dụngthời cơ thời điểm để hoàn thành công việc có hiệu quả hiệu suất cao nhất;

Việc tổ chức thiết kế công việc khiến quá trình vận hành hoạt động trở nên dễ dàngtrôi chảy, quá trình hoạt động, thực hiện nhiệm vụ của người lao động cũng không cònquá khó khăn vì mọi nhiệm vụ đã được vạch ra một cách rõ ràng

1.1.2.2 Ý nghĩa

Các công trình của các nhà khoa học trên thế giới đều khẳng định rằng, tổ chức làmviệc khoa học là một phương pháp tăng năng suất lao động rất có hiệu quả, nó cũngchính là phương cách sử dụng có hiệu quả vốn, vật tư và các nguồn tài nguyên khác

Và xét trên phương diện tổng thể thì tổ chức thiết kế công việc khoa học sẽ giúp chocác nhà quản trị tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực, nâng cao năng suất lao động,tránh những lao động, những việc làm vô bổ không cần thiết, tránh sự nhàm chánchồng chéo và nhất là làm cho các công việc vốn phức tạp trở thành sự phối hợp chủyếu của công việc đơn giản, nhẹ nhàng, hấp dẫn và thích thú hơn

1.1.3 Tầm quan trọng của việc tổ chức thiết kế công việc

Thiết kế công việc là bước đầu tiên, quan trọng trong quá trình tổ chức hoạtđộng trong công sở Để hoạt động của cơ quan, đơn vị được diễn ra trôi chảy và hiệuquả thì nhà quản lý phải nắm được cụ thể nhiệm vụ và tiến hành sắp xếp, phân chianhiệm vụ đó cho hợp lý ngay từ khâu thiết

kế công việc Nếu ngay từ khâu này không được thực hiện một cách chínhxác thì các công việc tiếp sau như: phân tích, lập kế hoạch, đánh giá công việc đều rấtkhó thực hiện Có thể coi đây là bộ khung cơ bản cho toàn bộ hoạt động của công tysau này

Thiết kế công việc có những tầm quan trọng sau đây:

- Giúp thống nhất các hoạt động của công ty:

xii

Việc xác định rõ ràng công việc của cơ quan và phân chia chúng một cáchhợp lý sẽ tạo nên một hệ thống các hoạt động tập trung vào thực hiện tốt chức năngcủa công sở, hạn chế sự chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.

Mỗi công việc được thiết kế cũng như quá trình thiết kế công việc nói chung

là một mắc xích quan trọng trong toàn bộ nỗ lực làm cho tổ chức vận hành được vàvận hành một cách trôi chảy

- Giúp nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả

Thông qua việc thiết kế các nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý có cơ sở đánh giálại các mục tiêu chung, xem xét lại mối quan hệ giữa các bộ phận, phân công côngviệc, kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động của cá nhân, đơn vị

- Là cơ sở tạo ra thái độ chủ động, tích cực

Khi hệ thống công việc được xác định rõ ràng, hợp lý, người lao động sẽ có

cơ sở hiểu rõ về công việc của mình, về các yêu cầu cụ thể để họ có thể chủ động vàtích cực hoàn thành nhiệm vụ

- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Trên cơ sở các công việc đã được thiết kế, công ty có cơ hội tận dụng, pháthuy tối đa các nguồn lực Điều này giúp người lao động phát huy được hiệu suất laođộng để hoàn thành công việc được giao

1.1.4 Sự cần thiết khách quan của tổ chức thiết kế công việc

Sau khi Việt Nam gia nhập WTO, trở thành thành viên chính thức của tổchức thương mại thế giới và bắt đầu mở rộng, phát triển thị trường kinh tế trong nướcthì hợp tác quốc tế mở ra nhiều cơ hội đầu tư cho các doanh nghiệp Việt Bên cạnh đó,

sự khủng hoảng của nền kinh tế cũng phần nào cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Để đứng vững và phát triển trong thời kỳ chứa đầy cơ hội vàthách thức này, các doanh nghiệp cần phải có một sự tổ chức hợp lý, đúng đắn và hiệuquả nhằm năng cao năng suất, hiểu quả lao động lên mức cao nhất Chính vì thế, việc

tổ chức thiết kế công việc là cần thiết cho các doanh nghiệp để đưa bộ máy công ty

xiii

vận hành trôi chảy, dễ dàng hơn, nâng khả năng và hiệu quả công việc lên mức caonhất.

Thiết kế công việc một cách hợp lý làm tăng khả năng hoàn thành công việc,giúp người lao động xác định rõ hoạt động của tổ chức và làm giảm nguy cơ khiếnngười lao động nhàm chán với công việc hoặc thực hiện sai, nhầm lẫn nhiệm vụ đượcgiao Việc tổ chức thiết kế công việc còn mang đến lợi ích và quyền lợi cho cả doanhnghiệp nói chung và người lao động nói riêng

Tăng năng suất, hiệu quả công việc

Dễ dàng kiểm tra, kiểm soát công

việc của nhân viên

Các nhóm làm việc hiệu quả hơn

Sử dụng tối ưu nguồn lực của người

Làm việc hiệu quả, gắn kết với các đồng nghiệp, tạo dựng mối quan hệ làm việc rõ ràng, thoải mái.

Phát triển kỹ năng làm việc, tính linh hoạt và kinh nghiệm

Nơi làm việc thoải mái với những công việc đơn giản, nhẹ nhàng, hấp dẫn hơn.

Hỗ trợ cho công việc và cuộc sống được cân bằng

Tăng sự hài lòng và hứng thú đối với công việc.

Bảng 1.1 Sự cần thiết khách quan của việc tổ chức thiết kế công việc

(nguồn:dịch từ trang web www.pscapabilities.nsw.gov.au)

1.2 Nội dung cơ bản của việc tổ chức thiết kế công việc

1.2.1 Những yêu cầu chung của việc tổ chức thiết kế công việc

Công việc phải phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp

Nội dung công việc phải rõ ràng, khi thiết kế phải tính đến sự ràng buộc của từngcông việc, khả năng hoàn thành chúng trong thực tế Nếu công việc không được quyđịnh một cách rõ ràng thì nhiệm vụ đặt ra sẽ không thể hoàn thành tốt, không thể kiểm

xiv

tra được mức độ hoàn thành của công việc Ngoài ra, phải tính toán đến khả năng hoànthành các công việc cụ thể đó về thời gian cũng như yêu cầu về chất lượng.

Dự báo được khả năng phát triển công việc trong thực tiễn

Tạo cho người lao động có thể hoàn thành công việc nhẹ nhàng, thú vị, hấp dẫn vàcần ít kỹ năng kỹ xảo hơn

Tạo cơ sở cho khả năng sáng tạo khi thực hiện công việc, công việc được thiết kếphải phù hợp với điều kiện thực tế về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, khảnăng tài chính,… cho phép người lao động phát huy tính tự chủ để hoàn thành côngviệc Công việc không quá đơn giản hoặc không quá phức tạp, có quy định về thờigian và cách thức giải quyết hợp lý, có quy định cụ thể về các điều kiện có thể thựchiện công việc

Tạo nên sự phối hợp thực hiện công việc, trong quá trình thực hiện cần có sự phốihợp giữa các bộ phận để hỗ trợ lẫn nhau Thiết kế công việc phải tạo nên mối liên hệgiữa các công việc nhằm thúc đẩy sự hợp tác cùng giải quyết công việc một cách hiệuquả

Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi, phải có cơ chếđồng bộ Cần chú ý đến các biện pháp thu nhận thông tin phản hồi, các biện pháp quansát quá trình thực hiện công việc trong thực tế

Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động

1.2.2 Nguyên tắc của việc tổ chức thiết kế công việc

Để thực hiện tổ chức thiết kế công việc một cách có hiệu quả và hợp lý,người ta thường sử dụng các nguyên tắc tổ chức thiết kế công việc dưới đây:

- Chuyên môn hóa công việc

- Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và công nghệ máymóc, thiết bị, cơ sở vật chất hiện có

- Tạo được hiệu quả trong việc thực hiện công việc

- Không quá đơn điệu hoặc phức tạp gây nhàm chán

xv

- Phát huy được tính độc lập, tự chủ và sáng tạo của người lao động.

Các nguyên tắc trên cần được tuân thủ khi tổ chức thiết kế công việc

1.2.3 Các phương pháp để tổ chức thiết kế công việc

1.2.3.1Các phương pháp tổ chức thiết kế công việc theo cá nhân

a Chuyên môn hoá công việc (CMHCV):

Đây là kiểu thiết kế công việc dựa trên cơ sở phân tích công việc thành các động tác,thao tác, bước công việc sau đó giao phó cho mỗi cá nhân, mỗi cá nhân chỉ chuyênphải thực hiện một bước công việc hoặc một vài thao tác nào đó với quy trình thực

hiện công việc đã được xây dựng một cách tối ưu Bản chất của kiểu thiết kế này là chia nhỏ công việc, giao cho mỗi cá nhân ít việc nhưng khối lượng cho mỗi phần việc tăng lên Với cách tiếp cận này, người thiết kế sẽ phân chia công việc thành những

thao tác, động tác, sau đó sắp xếp chúng nhằm tối thiểu thời gian và những nỗ lực củangười lao động Một khi công việc đã được phân loại, một khối lượng phần việc đượcnhóm gộp trong công việc Kết quả phương pháp này là chuyên môn hóa công việc

Ưu điểm:

CMHCV nhằm làm giảm phạm vi công việc, phân chia thời gian để hoàn thành côngviệc,giúp tiết kiệm thời gian, cần ít đầu tư và cho phép người công nhân học việcnhanh chóng Chi phí đào tạo ở mức thấp nhất vì người công nhân chỉ cần thạo mộthoặc một số công việc bộ phận Cách tiếp cận này nhấn mạnh đến tính hiệu quả trong

sự nỗ lực, thời gian, chi phí lao động, đào tạo và thời gian học việc Ngày nay, kỹ thuậtnày còn rất hữu hiệu và được sử dụng trong các hoạt động dây chuyền Điều này đặcbiệt hữu ích khi phải đối phó với tình trạng công nhân thiếu kiến thức hoặc người côngnhân có ít kinh nghiệm trong hoạt động dây chuyền

Khuyết điểm :

Việc chi công việc thành những phần càng nhỏ bao nhiêu thì càng có khả năng làmcho công việc đơn điệu bấy nhiêu Hậu quả của việc chuyên môn hóa công việc đến

xvi

mức cao độ, thái quá đã làm người lao động nhàm chán, không hứng thú, thậm chí làchống lại.

b.Luân chuyển công việc:

Đây là kiểu thiết kế công việc chuyên môn hóa trượt ngang Về nguyên tắc,

mỗi công việc vẫn được thiết kế theo hướng chuyên môn hóa như đã trình bày trên,song sự chuyên môn hóa chỉ áp dụng cho công việc còn người lao động lại thay đổibằng cách chuyển chỗ làm việc theo một quy trình nhất định Thường thì nhân viênlàm việc ở mỗi vị trí công tác không quá 2-3 năm còn nhà quản trị thì khoảng 4-5 năm

sẽ được chuyển đổi vị trí công tác một lần, việc chuyển đổi vị trí này được thực hiệnchủ yếu trong phạm vi nhóm công việc có chuyên môn giống hoặc gần nhau, khôngkhác biệt quá xa về mặt năng lực chuyên môn nghiệp vụ, những đủ sự khác biệt để tạonên sự phong phú và hấp dẫn của công việc mới Có 2 loại luân chuyển công việc, đó

là luân chuyển theo chiều dọc có thể gây ra cảm giác thăng và giáng cấp, loại thứ haikhá thông dụng là luân chuyển theo chiều ngang

Ưu điểm:

Khắc phục được sự nhàm chán, đơn điệu của phương pháp chuyên môn hóacông việc thái quá Bên cạnh đó, hạn chế sự chuyên quyền, tạo sự đa dạng trong côngviệc, giúp người lao động thích nghi với nhiều dạng công việc khác nhau, nâng cao kỹnăng và kinh nghiệm

Khuyết điểm:

Nếu luân chuyển quá nhiều có thể gây ra sự không chú tâm vào một việc cụthể nào và không nâng cao được trình độ chuyên môn hóa trong một lĩnh vực nào cả.Mặt khác, khi người lao động không hiểu dụng ý của việc luân chuyển, sẽ có cảm giác

bị chèn ép, tạo nên suy nghĩ tiêu cực ảnh hưởng đến chất lượng công việc Phươngpháp này bị giới hạn trong nhóm công việc không có sự khác biệt quá nhiều

xvii

c.Mở rộng công việc:

Đây là kiểu thiết kế công việc dựa trên việc mở rộng phạm vi thực hiện công việc của nhân viên bằng cách tăng thêm việc và giảm khối lượng công việc trong mỗi phần việc Mở rộng công việc bằng cách nhóm những phần việc tương tự chính hoặc

những phần việc mà sử dụng công cụ như nhau lại với nhau Kiểu thiết kế công việcnày là kết quả của quá trình phát triển nhanh chóng của trình độ sản xuất xã hội và do

sự biến đổi không ngừng môi trường hoạt động của các doanh nghiệp, chu kỳ sống sảnphẩm bị rút ngắn, tất cả những điều này làm cho tính thông lệ hóa giảm xuống Mặtkhác, trình độ của người lao động ngày càng tăng lên, họ có khả năng đảm nhiệm tốtnhiều công việc khác nhau cùng lúc, do đó việc thiết kế công việc theo hướng mở rộngcông việc là cách thiết kế hợp lý nhằm đảm bảo thích ứng tốt với sự thay đổi, đồngthời khai thác triệt để khả năng lao động của người nhân viên

Ưu điểm:

Tận dụng được năng lực, sở trường, hiệu quả làm việc của những người thừahành và tránh cho họ bị mệt mỏi, nhàm chán, đơn điệu trong công việc Khi thực hiệnphương pháp này, giúp công việc được mở rộng phạm vi, đa dạng, hấp dẫn và lôi cuốnhơn

Khuyết điểm:

Nếu công việc tồi tệ mà mở rộng thêm thì lại càng làm cho công việc tồi tệhơn Phương pháp bị hạn chế ở một số nhóm công việc và chỉ có thể áp dụng khi có sựbiến đổi hoặc phát triển nhanh chóng

d Làm phong phú hoá công việc:

Đây là kiểu thiết kế công việc bằng cách mở rộng công việc theo chiều sâu.Gia tăng thêm nhiệm vụ và quyền hạn theo chiều sâu cho người lao động, tạo điều kiệncho người lao động được tự quyền quyết định nhiều hơn trong công việc của họ, đồngthời tăng mức độ tự chịu trách nhiệm một cách tương ứng Những trách nhiệm được

xviii

tăng thêm là không tương tự như những gì mà nhân viên đã làm Phong phú hoá công

việc có thể giống như việc thăng tiến (ở mức độ ít)

Ví dụ: Trước đây một nhân viên bưu điện chuyên làm nhiệm vụ phân loại và

đóng dấu các loại bưu phẩm, giấy tờ, nay chuyển sang vừa chịu trách nhiệm tiếp nhận,phân loại, đóng dấu và phân phát bưu phẩm giấy tờ trong phạm vi một khu vực dân cưnào đó

Theo Fredrick Herzberg, khi tiến hành phong phú hóa công việc cần tuântheo 5 nguyên tắc sau:

Gia tăng những đòi hỏi về công việc: Công việc nên thay đổi trong cách

thức gia tăng mức độ khó khăn và trách nhiệm

Gia tăng trách nhiệm giải trình của người công nhân: Cho phép phân

chia nhiều quyền hành trong thực hiện công việc, và gia tăng sự kiểm soát cá nhântrong khi trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về người quản lý

Tạo một thời gian biểu làm việc tự do và hợp lý: Trong giới hạn cho

phép, những cá nhân cũng có thể thực hiện công việc theo thời gian biểu riêng củamình

Cung cấp thông tin phản hồi: Tốt hơn là người công nhân báo cáo trực

tiếp tình hình thực hiện công việc một cách thường xuyên lên người giám sát

Cung cấp những kinh nghiệm mới: Vị trí và hoàn cảnh làm việc nên bao

gồm cả những kinh nghiện mới và tạo sự phát triển cá nhân

Phong phú hóa công việc vẫn dựa trên nền tảng của chuyên môn hóa nhưng

có sự cải tiến cơ bản bằng cách giao cho người lao động nhiều quyền quyết định hơnkèm theo sự tự do, độc lập và trách nhiệm trong công việc của mình, qua đó làmphong phú hóa công việc của họ tăng nhiệt tình lao động, giảm nhàm chán và căngthẳng

Ưu điểm:

xix

Làm tăng tính phong phú cho công việc, khiến người lao động nhiệt tình,giảm nhàm chán và căng thẳng, tăng tinh thần trách nhiệm, mỗi cá thể có thể tự đánhgiá công việc qua thông tin phản hồi và tự điều chỉnh công việc của mình một cách tự

do và độc lập

Khuyết điểm:

Quản trị những “việc làm phong phú” không dễ dàng, nó chỉ thích hợp đốivới những công việc tương đối độc lập và hoàn chỉnh Rất khó kiểm soát và đánh giácác công việc khi thực hiện phương pháp này

e.Thi ế t k ế công việc theo Modul:

Thiết kế công việc theo module là một phương pháp thiết kế rất mới mẻ.Theo phương pháp thiết kế này, nhà thiết kế cần nghiên cứu kỹ lưỡng về các công việcphải thực hiện sau đó họ tìm cách chia nhỏ công việc thành các phần việc nhỏ cố gắngsao cho mỗi phần việc như vậy có thể được một người lao động hoàn thành trong vòngvài giờ Các phần việc phân chia phải mang tính đồng nhất Sau đó người ta cho phépngười lao động được tự do lựa chọn phần việc của mình theo ý thích Nếu có nhữngphần việc nhàm chán hoặc khó khăn không ai thích làm thì nhà quản trị sẽ tiến hànhchia đều cho mọi người

1.2.3.2 Các ph ương pháp tổ chức thiết kế công việc theo nhóm ng pháp t ch c thi t k công vi c theo nhóm ổ chức thiết kế công việc theo nhóm ức thiết kế công việc theo nhóm ết kế công việc theo nhóm ết kế công việc theo nhóm ệc theo nhóm

Hiện nay trên thế giới đang có xu hướng chuyển sang thiết kế công việc theonhóm, đây là kiểu thiết kế được xem là hiện đại nhất Nó phù hợp với xu thế gia tăngkhả năng hợp tác lao động trong điều kiện phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật.Sau đây là các phương pháp thiết kế công việc theo nhóm thông dụng ở các quốc giaphát triển:

 Nhóm lao động hội nhập:

Áp dụng cho các công việc đòi hỏi sự hợp tác ở cấp nhóm Nhóm được tổchức bao gồm nhiều chuyên môn khác nhau để có khả năng thực hiện được một khối

xx

lượng công việc hoàn chỉnh nhất định Đứng đầu mỗi nhóm là trưởng nhóm có nhiệm

vụ điều khiển sự phối hợp hoạt động chung của cả nhóm, nhóm được giao quyền lựcrất lớn từ việc tổ chức sản xuất, mua bán nguyên vật liệu, cho đến việc lựa chọn nhân

sự và trả lương cho nhân viên

 Nhóm lao động tự quản:

Đây là kiểu tổ chức lao động bằng cách làm phong phú hóa công việc theochiều sâu Các nhóm lao động hỗn hợp được giao cho các mục tiêu phải thực hiệntrong những khoảng thời gian nhất định với mức chi phí cho trước, nhóm có tráchnhiệm tự xác định các nhiệm vụ phải làm và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó Nhómđược giao toàn quyền quyết định mọi vấn đề quản lý để thực hiện mục tiêu đặt ra Đặcđiểm của nhóm lao động tự quản là không có người phụ trách chung, mọi công việccủa nhóm sẽ do tất cả mọi thành viên của nhóm cùng nhau thảo luận và quyết định

 Nhóm chất lượng:

Đây là dạng của nhóm xung kích thu hút toàn những người tình nguyện,được huấn luyện kỹ để khắc phục các nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn khi cầnthiết Nhóm chất lượng không phải là một cấu trúc ổn định mà nó chỉ được hình thànhkhi có nhu cầu, lúc đó các thành viên của nhóm liên quan đến vấn đề cần giải quyết sẽđược triệu tập để tham gia giải quyết vấn đề, khi công việc hoàn thành nhóm sẽ tự giảitán, các thành viên trở về làm việc tại bộ phận làm việc chính của mình Nhóm nàychủ yếu hoạt động ngoài giờ, các thành viên của nhóm thường không đòi hưởng thùlao mà là tự nguyện, họ được doanh nghiệp cấp kinh phí để nghiên cứu

1.2.3 Đặc tính công việc trong tổ chức thiết kế công việc

1.2.4.1 Các yếu tố thuộc về công việc

Khi thiết kế công việc phải xác định 3 yếu tố thuộc về công việc:

xxi

- Nội dung công việc: các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm vụ, cáctrách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện, các máy móc, trang thiết bị,dụng cụ cần phải sử dụng và các quan hệ cần phải thực hiện.

- Các trách nhiệm đối với tổ chức: các trách nhiệm có liên quan đến tổchức nói chung và mỗi người lao động phải thực hiện Chẳng hạn như tuânthủ các quy định và các chế độ làm việc

- Các điều kiện lao động: tập hợp các yếu tố thuộc môi trường vật chất củacông việc như nhiệt độ, chiếu sáng, các điều kiện an toàn

Trong 3 yếu tố thành phần thì nội dung công việc là yếu tố chủ yếu của côngviệc và là yếu tố trung tâm của thiết kế công việc

1.2.4.2 Các đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung của công việc

J.Richard Hackman và Greg R Oldham cho rằng có 5 đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung của công việc:

Tính đa dạng của kĩ năng, kĩ xảo: là mức độ yêu cầu của công việc về một tập hợp các

hoạt động khác nhau cần được thực hiện để hoàn thành công việc, đòi hỏi sử dụng mộtloạt các kỹ năng và sự khéo léo của con người

Nhận biết thao tác, tác vụ: là mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn thành toàn bộ

hay một phần xác định các hoạt động lao động để thực hiện công việc từ bắt đầu cho đến kết thúc với một kết quả cụ thể

Ý nghĩa của thao tác: là mức độ ảnh hưởng của công việc tới những người khác, tới tổ

chức nói chung và với toàn xã hội

Tính tự quản:Chỉ mức độ mà công việc mang lại sự tự do, độc lập thực sự và sự suy

xét khôn ngoan cho mỗi cá nhân trong chương trình làm việc cũng như thực hiện nó hay công việc của họ như: sắp xếp lịch làm việc, lựa chọn cách thức thực hiện công việc

Mối liên hệ ngược (sự phản hồi): là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động

được đòi hỏi bởi việc cung cấp cho người lao động các thông tin về hiệu quả của các hoạt động của họ

xxii

Các công việc được thiết kế hợp lý là các công việc được thiết kế theo hướng có các đòi hỏi hợp lý đối với con người cả về mặt thể lực và trí lực nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc với năng suất cao, sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc và

có tính hấp dẫn, thách thức đối với con người nhằm tối đa hóa động lực làm việc

Hình 1.1 Mô hình đặc tính công việc

1.2.4 Quá trình tổ chức thiết kế công việc

1.2.4.1 Xác định bốn vấn đề cơ bản trong quá trình tổ chức thiết kế công việc

 Xác định mục tiêu của công việc sẽ được thiết kế

Để công việc đạt hiểu quả, người thiết kế cần xác định rõ mục tiêu của côngviệc mình thiết kế cần đạt tới là gì? Chính mục tiêu được xác định sẽ quyết định têngọi, nội dung, cách thức,… của việc cần làm Việc xác định mục tiêu một cách rõ ràng

cụ thể có ý nghĩa rất quan trọng, bảo đảm tính định hướng và hiệu quả cho việc cầnlàm Nếu mục tiêu không được xác định rõ ràng, cụ thể mà vẫn tiến hành việc cần làm

xxiii

như trong thực tế vẫn diễn ra thì việc huy động các nguồn lực cần thiết; việc đôn đốc,kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện sẽ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí không tiếnhành được.

 Xác định những việc cần làm để thực hiện công việc

Sau khi đã xác định rõ ràng, cụ thể mục tiêu cần đạt tới, cần xác định rõnhững việc cần làm để đạt được mục tiêu đó Điều này có nghĩa là: việc cần phải làmđược xác định dựa trên mục tiêu cần đạt tới Mối quan hệ giữa mục tiêu cần đạt tới vàviệc cần làm là mối quan hệ giữa đích đến và cách thức để đi đến đích Hay nói cáchkhác là trả lời cho câu hỏi: Làm thế nào để đạt được mục tiêu?

 Xác định các nguồn lực cần huy động để tiến hành việc cần làm

Những nguồn lực cần huy động bao gồm: nguồn lực vật chất (tài chính,phương tiện vật chất,…), nguồn lực con người (người chỉ huy, người phối hợp, ngườithừa hành,…), nguồn lực thời gian (thời gian dài hay ngắn – thời gian cũng được coi lànguồn lực)

Sau khi xác định cả về số lượng và chất lượng của các nguồn lực cần huyđộng để thực hiện việc cần làm, cần xem xét khả năng thực tế trong việc huy động cácnguồn lực đó Điều này rất quan trọng, bởi nhu cầu là một chuyện còn khả năng đápứng nhu cầu lại là chuyện khác Khi xét thấy không đủ khả năng để huy động cácnguồn lực cần thiết, chúng ta sẽ phải xem xét và điều chỉnh lại việc cần làm, thậm chí

có thể xem xét và điều chỉnh lại mục tiêu ban đầu cho phù hợp với nguồn lực cho phéphuy động

 Xác định tiêu chí đánh giá kết quả tiến hành việc cần làm

Sau khi xác định một cách chắc chắn các nguồn lực thực tế có thể huy động,một việc rất quan trọng trong khâu thiết kế công việc không thể không tiến hành đóchính là xác định các tiêu chí cần để đánh giá kết quả tiến hành việc cần làm, còn đượchiểu là thiết kế công cụ đo lường kết quả công việc

xxiv

Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả tiến hành việc cần làm được xác định dựatrên cơ sở mục tiêu cần đạt tới và được cụ thể hóa dưới hình thức của những thông sốđịnh lượng và những biểu hiện định tính.

Hệ thống tiêu chí đánh giá không chỉ được sử dụng để đánh giá kết quả thựchiện công việc khi việc đó làm xong, mà còn mang ý nghĩa định hướng hành động khitiến hành công việc Hơn thế nữa, những hệ thống tiêu chí này cho phép nhà quản lýxác định được những khoảng trống về công việc, về năng lực cá nhân, năng lực tổchức… cần được thu hẹp để đảm bảo được mục tiêu chung

1.2.4.2Thu thập thông tin và phân tích khả năng thực hiện công việc

Khi đã xác định được 4 vấn đề cơ bản, cần tiến hành thu thập thông tin vàphân tích khả năng thực hiện công việc từ các góc độ: máy móc, thiết bị, mặt bằng,công nghệ, vốn liếng, thời cơ, thời gian, quan hệ, con người và năng lực chuyên môn,

sở trường và nhiệt tình trách nhiệm của họ Phân tích những yếu tố trên giúp phát họađược cụ thể các hoạt động của công việc, khi thiết kế công việc sẽ được rõ ràng, chitiết và tạo được hiểu quả cao khi áp dụng vào thực tế

1.2.4.3Thiết kế và phân chia công việc

Sau khi có được các thông tin, cần tiến hành thiết kế và phân chia công việcmột cách khoa học, hợp lý và tối ưu thành những phần việc làm cụ thể Phân chia cáccông việc thành các phần một cách rõ ràng và đảm bảo thực hiện được mục tiêu chungban đầu Việc thiết kế và phân chia công việc cần đảm bảo đúng các nguyên tắc củaviệc tổ chức thiết kế công việc

1.2.4.4 Xây dựng các phương án tổ chức bố trí sắp xếp và thực hiện công việc

Dựa trên các phương pháp tổ chức thiết kế công việc, xây dựng các phương

án hợp lý phù hợp với điều kiện của nguồn nhân lực, điều kiện cơ sở vật chất, tính chấtcông việc, mục tiêu chung và thời gian cần thiết Việc xây dựng các phương án cần

xxv

phải được thực hiện một cách cẩn thận, xem xét kỹ các nguồn lực và mục tiêu để xâydựng các phương án.

1.2.4.5 Lựa chọn phương án tối ưu

Từ các phương án vừa được xây dựng ở trên, phân tích ưu và nhược điểmcủa từng phương án, xem xét trong các điều kiện của doanh nghiệp cũng như các yếu

tổ ảnh hưởng từ bên ngoài và bên trong để đưa đến phương án tổ chức thiết kế côngviệc tối ưu nhất

1.2.4.6 Tổ chức thực hiện và điều chỉnh

Tiến hành tổ chức thực hiện phương án tối ưu đã chọn ở trên và điều chỉnhcông việc cho phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khi áp dụng phương án vào thực tiễnđiều tất yếu sẽ dẫn đến một vài khó khăn bất ngờ mà khi ta xây dựng phương án chưa

đề phòng đến, vì thế cần phải điều chỉnh công việc kịp thời sao chi phù hợp với hoàncảnh thực tiễn, nếu có bất cứ sự thay đổi đột ngột nào về các nguồn lực thì việc điềuchỉnh là hết sức cần thiết

1.2.4.7 Tổ chức rút kinh nghiệm và hoàn thiện

Khi đã chỉnh sửa các phương án, cần phải tổ chức rút kinh nghiệm và hoànthiện công tác thiết kế, tổ chức thực hiện công việc

1.3 Các biến số ảnh hưởng tới công tác thiết kế công việc tại doanh nghiệp.

Việc lựa chọn kiểu thiết kế công việc tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của các biến sốsau:

1.3.1 Tính thông lệ của công việc:

Tính thông lệ của công việc được thể hiện ở mức độ xuất hiện các công việc,một công việc được gọi là có tính thông lệ cao khi công việc đó có xu hướng xuất hiệnthường xuyên, ổn định trong một khoảng thời gian dài Ngược lại một công việc đượcgọi là tính thông lệ thấp khi mà nó xuất hiện không có quy luật, bất thường, mức độxuất hiện không thường xuyên, không ổn định

1.3.2 Dòng công việc:

xxvi

Dòng công việc trong tổ chức thường chịu ảnh hưởng bởi tính chất, bản chấtcủa sản phẩm hay dịch vụ Sản phẩm hay dịch vụ thường gợi ý trình tự hoặc sự cân đốigiữa các công việc nếu tiến trình tạo ra sản phẩm hay dịch vụ muốn hoàn thành hiệuquả Ví dụ như khung của xe hơi phải được chế tạo trước bộ phận cản xốc và cửa Saukhi trình tự công việc được phân định, sự cân đối giữa các công việc mới được thiếtlập.

1.3.3 Khả năng của người lao động

Khả năng của người lao động ảnh hưởng rất lớn đến thiết kế công việc KhiHenry Ford sử dụng dây chuyền sản xuất, ông nhận thấy rằng các công nhân thiếuvắng kinh nghiệm hoạt động trên các dây chuyền tự động hóa Vì thế công việc phảiđược thiết kế một cách đơn giản và đòi hỏi ít công tác đào tạo

1.3.4 Chất lượng cuộc sống lao động:

Chất lượng cuộc sống lao động là một khái niệm khá mới mẻ đối với chúng ta,tuy nhiên nó lại là một khái niệm khá quen thuộc của những người quản lý theo trườngphái nhân văn Chất lượng cuộc sống của một người nào đó chính là mức độ thỏa mãncác nhu cầu khác nhau của họ trong cuộc sống hàng ngày Vì trong thời đại ngày nay,cuộc sống riêng tư của mỗi cá nhân và công việc mà họ đang làm không còn có mộtranh giới rõ ràng, nó có xu hướng càng ngày càng xóa nhòa đi ranh giới đó, cho nênkhi nghiên cứu chất lượng cuộc sống, người ta phải quan tâm đến chất lượng toàn diện

đó là “chất lượng cuộc sống lao động”

1.3.5 Tính chất của môi trường:

Theo quan điểm hệ thống, mỗi doanh nghiệp được xem như là một hệ thốnghoạt động trong môi trường của nó, đó là tập hợp các hệ thống, phân hệ khác có mốiquan hệ tác động qua lại với doanh nghiệp Doanh nghiệp tác động với môi trườngthông qua đầu ra còn môi trường tác động lên doanh nghiệp thông qua đầu vào Khimôi trường thay đổi, trạng thái ổn định của doanh nghiệp trong môi trường cũng bị phá

vỡ Để thiết lập lại trạng thái cân bằng mới, các doanh nghiệp phải có những phản ứngthích đáng trước sự thay đổi của môi trường nhằm thay đổi trạng thái hiện tại củadoanh nghiệp cho phù hợp với trạng thái của môi trường đã thay đổi Theo quan điểmnày, việc thiết kế công việc cũng phải phù hợp với trạng thái vận động biến đổi củamôi trường, khi môi trường ổn định thì các kiểu thiết kế công việc thiên về kết cấu

xxvii

chặt chẽ, ngược lại khi môi trường nhiễu loạn thì thiết kế có xu hướng thiên về kiểulinh hoạt.

Đồng thời, phải chú ý đến các nhân tố khác ảnh hưởng đến tổ chức thiết kếcông việc như: cơ cấu sản xuất và nguyên tắc xây dựng cơ cấu sản xuất; mức độchuyên môn hóa cần đạt; máy móc thiết bị và phương tiện được trang bị tại nơi làmviệc; trình độ, năng lực của người lao động được đào tạo ở thị trường lao động

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỒ CHỨC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Ở CÔNG TY TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN

2.1 Khái quát về công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên

2.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên

 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH thương mại- dịch vụ Nhất Minh Nguyên

 Tên giao dịch: NHAT MINH NGUYEN TRADING SERVICES CO., LTD

 Điện thoại: 84839977432-399; Fax: 84839977432

 Website: www.nmn-uniform.vn / nhatminhnguyen.com

 Giám đốc: NGUYỄN ĐỨC LẬP.; Điện thoại: 84839977432-399

 Email: customer@nmn-uniform.vn

 Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VND ( mười tỉ VNĐ)

 Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp: 0309838566 ngày 09/03/2010 do

Sở kế hoạch và đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp Công ty TNHH thương mại – dịch vụ Nhất Minh Nguyên thành lập từ năm 2010, sau hơn 5 năm hoạt động

xxviii

vượt qua bao nhiêu khó khăn, công ty hoạt động theo cơ chế thị trường và vận hành của nền kinh tế mới, đặc biệt công ty luôn thực hiện phương châm

“ vì người tiêu dùng” Hiện nay, các sản phẩm và dịch vụ của Nhất minh Nguyên đã dần khẳng định thương hiệu, nhận được sự tin tưởng ưa chuộng của người tiêu dùng

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

 Lịch sử hình thành

Công ty TNHH thương mại- dịch vụ Nhất Minh Nguyên là công ty chuyên tư vấnthiết kế và cung cấp hàng đầu về đồng phục, là đơn vị tham gia trong ngành thiết kế vàcung cấp dịch vụ ở phía nam Năm 2010 công ty chính thức đi vào hoạt động sản xuất

và kinh doanh Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là tư vấn, thiết kế và cung cấp đồngphục cho các đối tác: resort, spa, ngân hàng, trường đại học, nhà hàng, công ty du lịch,trường quốc tế…

 Quá trình phát triển

- Giai đoạn từ năm 2010 – 2011: Công ty bắt đầu đi vào hoạt động ngoài lĩnh vực

tư vấn cho khách hàng theo yêu cầu: đồng phục trường học, ngân hàng, đồng phụccông sở… công ty còn thiết kế, chủ động tích cực tìm kiếm, hợp tác với các đơn vịspa, resort, đồng phục cao cấp Vì trong giai đoạn mới thành lập nên còn gặp nhiềukhó khăn trong việc tổ chức quản lý công ty, thiếu lao động

- Giai đoạn 2012 đến nay: Phát huy tốt truyền thống, công ty luôn chủ động sángtạo và đổi mới tư duy, từng bước khắc phục mọi khó khăn, thử thách, Công ty đangtừng bước phát triển vững mạnh và ngày càng có uy tín trên thị trường trong khu vực

TP Hồ Chí Minh và các tỉnh phía nam Trong lúc phần đông các doanh nghiệp trongnước lao đao, thì công ty vẫn vững vàng, tự tin thêm đầu tư thêm dự án, mở rộng thịtrường đối tác, tạo được bước đột phá, cung cấp kịp thời các mode thời trang cho nhiều

cơ quan, đối tác cao cấp

2.1.3 Tầm nhìn,sứ mệnh,giá trị cốt lỗi của công ty TNHHTM-DV Nhất MinhNguyên

2.1.3.1 Tầm nhìn

Nhất Minh Nguyên mong muốn trở thành một công ty hàng đầu chuyên tư vấn thiết

kế và cung cấp trang phục chuyên nghiệp và chuyên biệt với nỗ lực lao động sáng tạotrong từng chi tiết nhỏ nhất trên từng sản phẩm, làm khách hàng hài lòng nhất, góp

xxix

phần tạo nên sự nhận diện của mỗi công ty Đồng phục là “cách cửa mở” của conđường văn hoá trong một xã hội văn minh và hiện đại.

tư thương hiệu, mang lại niềm tự hào trên đồng phục của mỗi nhân viên là một phương

án có tính kinh tế với mỗi doanh nghiệp Bạn có thể hình dung niềm hạnh phúc củangười chủ doanh nghiệp khi đi đến đâu, ở bất cứ địa điểm nào cũng nhận ra ngay nhânviên của mình trong màu áo và logo quen thuộc

“Quần áo vừa che đậy, vừa bóc trần con người” Không cần tự giới thiệu, khôngcần phô diễn, chính kiểu dáng, logo, màu sắc đồng phục đã giúp người khác “đọc vị”bạn, biết bạn là thành viên của công ty nào, làm trong môi trường ra sao

Một bộ đồng phục đẹp là vừa đảm bảo tính truyền thông cho doanh nghiệp, vừa cóthẩm mỹ cao, vừa có tính nghiêm túc của công việc vừa mang lại sự thoải mái, lịch sự

và trang nhã cho nhân viên sử dụng

mà tập thể nhân viên Nhất Minh Nguyên từng ngày từng ngày một xây dựng nên Nềnvăn hóa đó, những con người đó từng bước từng bước một để đưa Nhất Minh Nguyênthành một công ty hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn thiết kế và cung cấp trang phục cho

xxx

các Công Ty, Ngân hàng, Resort, Khách sạn, nhà hàng, Spa, Công ty du lịch, Bệnh

viện, các trường học quốc tế

Nền văn hóa của Nhất Minh Nguyên được xây dựng những giá trị ưu tiên hàng đầu

về chất lượng Chất lượng là nhân tố quyết định để Nhất Minh Nguyên cạnh tranh với

những công ty khác

2.1.4 Thị trường

Công ty TNHH TM-DV Nhất minh Nguyên có thị trường khá rộng lớn, các khách

hàng chủ yếu là các công ty , Ngân hàng, Resort, Khách sạn, nhà hàng vừa và nhỏ

trong và ngoài địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, ngoài ra còn có các Công ty du lịch,

Bệnh viện, các trường học quốc tế tại Việt Nam

Hiện tại, Công ty TNHH TM-DV Nhất minh Nguyên có hơn 100 bạn hàng trên

các tỉnh thành trong nước từ Đà Nẳng, Bà Rịa - Vũng Tàu, Đồng Nai, Tiền Giang,

Long An, TP.HCM,

2.1.5 Sản phẩm ,dịch vụ của công ty

Chuyên tư vấn thiết kế và cung cấp trang phục cho các Công Ty, Ngân hàng,

Khách sạn, nhà hàng, Resort, Spa, Công ty du lịch, các trường học quốc tế,…

Phòng kế toán

Phòng nhân sự

Phòng thiết kế

Bộ phận

sản xuất

Bộ phận sản xuất

Bộ phận sản xuất

Bộ phận giao nhận

Bộ phận giao nhận

Bộ phận giao nhận

Hình 2.1 sơ đồ tồ chức bộ máy của công ty Chức năng các phòng ban:

 Giám đốc: là người chịu trách nhiệm cao nhất của công ty trước pháp luật,

trước các đối tác khách hàng về mọi hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ

+ Hoạch định chiến lược kinh doanh và lãnh đạo thực hiên kế hoạch kinhdoanh của Công ty: Xác định mục tiêu và phương hướng phát triển củaCông ty, dự thảo chương trình hoạt động, lịch trình hoạt động, đề ra các biệnpháp kiểm soát, cải tiến bộ máy công ty

+ Quản lí và giám sát mọi hoạt động tư vấn cung cấp dịch vụ và kinh doanhcủa công ty: Xay dựng bộ máy tổ chức công ty, xây dựng các tiêu chuẩnhoạt động và chính sách nhân sự, ủy quyền giải quyết chính sách đường lối,đánh giá thực hiện kế hoạch và đề xuất các biện pháp đổi mới

+ Thiết lập hệ thống thông tin hiệu quả, thiết lập các mối quan hệ mật thiếttrong tổ chức cũng như ngoài tổ chức, chủ trì các cuộc họp định kì trongcông ty, xem xét các báo cáo, thông báo, công văn… của các bộ phận chứcnăng

 Phòng nhân sự: Thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực,

quản lý nhân sự của công ty Thay mặt công ty điều hòa các mối quan hệ bên trong cũng như bên ngoài tổ chức Điều hành giải quyết liên quan đến công việc hành chính văn phòng…

 Phòng kế toán tài chính: Thực hiện những công tác liên quan đến tài chính

kế toán đồng thời tham mưu cho ban giám đốc tổ chức chỉ đạo việc thực hiện các công tác quản lý về tài chính kế toán cho toàn bộ công ty theo quyếtđịnh của Bộ Tài Chính

 Phòng Marketing: Đảm nhiệm vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng đến việc

kinh doanh, doanh số của công ty Bộ phận marketing sẽ kết nối giữa khách hàng và các bộ phận của công ty Lập kế hoạch chiêu thị, quảng cáo sản

xxxii