CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUÁ TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 1.1 Sự cần thiết khách quan phải tổ chức thiết kế công việc 1.1.1 Khái niệm tổ chức thiết kế công việc 1.1.1.1Khái niệm tổ chức Với chức năng hoạch định , nhà quản trị vạch ra mục tiêu xây dựng chiến lược và kế hoạch hành động. Nhưng kế hoạch muốn thành công cần phải có quá trình thực hiện , chính chức năng tổ chức đảm nhân vai trò biến những mục tiêu và ý tưởng của hoạch định thành kết quả cụ thể. Thực tế cho thấy , nếu tổ chức không tốt thì mọi kế hoạch đều có thể vô nghĩa. Nói cách khác, tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị. Dick Cakson, một nhà quản trị nổi tiến của Mỹ đã nhận xét , có tới 80% những khuyết điểm trong quá trình thực hiện mục tiêu là do ảnh hưởng của công tác tổ chức và thực tế cũng chỉ ra rằng chỉ có những doanh nghiệp nào làm tốt công tác tổ chức thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Nhưng tổ chức được định nghĩa như thế nào? Trong thực tiễn có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” . Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Nói chung, đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt hay không. 1.1.1.2 Khái niệm công việc Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia thành các công việc. Mỗi một công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị trí việc làm. Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động. Chẳng hạn, các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên đánh máy thuộc bộ phận đánh máy.Công việc có thể được xem như là một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng. Thực hiện công việc chính là phương tiện để người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao và đào tạo… Mặt khác, công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động như ảnh hưởng tới vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, cũng như tiền lương, sự thỏa mãn và thái độ của họ trong lao động. 1.1.1.3 Khái niệm tổ chức thiết kế công việc Tổ chức thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một cá nhân hay một nhóm nhân viên thực hiện. Tổ chức thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó; tổng hợp các hoạt động xác định nội dung, cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuần về hiểu biết, kỹ năng, năng lực cũng như các yếu tố cần thiết khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tại một nơi làm việc xác định. Đối với công việc điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, thiết kế công việc được hiểu là một hoạt động cần tiến hành nhằm xác định một cách cụ thể mục tiêu cần đạt tới, việc cần làm, những tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm đó. Để thiết kế công việc phải trả lời được các câu hỏi: Mục tiêu phải đạt là gì ? Công việc được thực hiện với đối tượng nào ? Cần sử dụng các phương tiện gì ? Các thao tác cụ thể là gì ? Cần có các điều kiện cụ thể gì để thực hiện công việc một cách có hiệu quả ? 1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của việc tổ chức thiết kế công việc 1.1.2.1 Mục đích Mục tiêu chủ yếu của thiết kế công việc thường là: Thực hiện được những nhiệm vụ mà chính bản thân công việc nhằm tới; Tối ưu hóa quy trình sắp xếp và giải quyết công việc Phát huy được tính năng động tự chủ và sáng tạo của mỗi cá nhân tham gia vào quá trình này; Tạo nên sự nhất trí, đồng tâm hiệp lực, cố gắng khác phục khó khăn, tận dụng thời cơ thời điểm để hoàn thành công việc có hiệu quả hiệu suất cao nhất; Việc tổ chức thiết kế công việc khiến quá trình vận hành hoạt động trở nên dễ dàng trôi chảy, quá trình hoạt động, thực hiện nhiệm vụ của người lao động cũng không còn quá khó khăn vì mọi nhiệm vụ đã được vạch ra một cách rõ ràng. 1.1.2.2 Ý nghĩa Các công trình của các nhà khoa học trên thế giới đều khẳng định rằng, tổ chức làm việc khoa học là một phương pháp tăng năng suất lao động rất có hiệu quả, nó cũng chính là phương cách sử dụng có hiệu quả vốn, vật tư và các nguồn tài nguyên khác. Và xét trên phương diện tổng thể thì tổ chức thiết kế công việc khoa học sẽ giúp cho các nhà quản trị tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực, nâng cao năng suất lao động, tránh những lao động, những việc làm vô bổ không cần thiết, tránh sự nhàm chán chồng chéo và nhất là làm cho các công việc vốn phức tạp trở thành sự phối hợp chủ yếu của công việc đơn giản, nhẹ nhàng, hấp dẫn và thích thú hơn. 1.1.3 Tầm quan trọng của việc tổ chức thiết kế công việc Thiết kế công việc là bước đầu tiên, quan trọng trong quá trình tổ chức hoạt động trong công sở. Để hoạt động của cơ quan, đơn vị được diễn ra trôi chảy và hiệu quả thì nhà quản lý phải nắm được cụ thể nhiệm vụ và tiến hành sắp xếp, phân chia nhiệm vụ đó cho hợp lý ngay từ khâu thiết kế công việc. Nếu ngay từ khâu này không được thực hiện một cách chính xác thì các công việc tiếp sau như: phân tích, lập kế hoạch, đánh giá công việc đều rất khó thực hiện. Có thể coi đây là bộ khung cơ bản cho toàn bộ hoạt động của công ty sau này. Thiết kế công việc có những tầm quan trọng sau đây: Giúp thống nhất các hoạt động của công ty: Việc xác định rõ ràng công việc của cơ quan và phân chia chúng một cách hợp lý sẽ tạo nên một hệ thống các hoạt động tập trung vào thực hiện tốt chức năng của công sở, hạn chế sự chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Mỗi công việc được thiết kế cũng như quá trình thiết kế công việc nói chung là một mắc xích quan trọng trong toàn bộ nỗ lực làm cho tổ chức vận hành được và vận hành một cách trôi chảy. Giúp nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả Thông qua việc thiết kế các nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý có cơ sở đánh giá lại các mục tiêu chung, xem xét lại mối quan hệ giữa các bộ phận, phân công công việc, kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động của cá nhân, đơn vị. Là cơ sở tạo ra thái độ chủ động, tích cực Khi hệ thống công việc được xác định rõ ràng, hợp lý, người lao động sẽ có cơ sở hiểu rõ về công việc của mình, về các yêu cầu cụ thể để họ có thể chủ động và tích cực hoàn thành nhiệm vụ. Sử dụng hiệu quả các nguồn lực Trên cơ sở các công việc đã được thiết kế, công ty có cơ hội tận dụng, phát huy tối đa các nguồn lực. Điều này giúp người lao động phát huy được hiệu suất lao động để hoàn thành công việc được giao. 1.1.4 Sự cần thiết khách quan của tổ chức thiết kế công việc Sau khi Việt Nam gia nhập WTO, trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới và bắt đầu mở rộng, phát triển thị trường kinh tế trong nước thì hợp tác quốc tế mở ra nhiều cơ hội đầu tư cho các doanh nghiệp Việt. Bên cạnh đó, sự khủng hoảng của nền kinh tế cũng phần nào cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để đứng vững và phát triển trong thời kỳ chứa đầy cơ hội và thách thức này, các doanh nghiệp cần phải có một sự tổ chức hợp lý, đúng đắn và hiệu quả nhằm năng cao năng suất, hiểu quả lao động lên mức cao nhất. Chính vì thế, việc tổ chức thiết kế công việc là cần thiết cho các doanh nghiệp để đưa bộ máy công ty vận hành trôi chảy, dễ dàng hơn, nâng khả năng và hiệu quả công việc lên mức cao nhất. Thiết kế công việc một cách hợp lý làm tăng khả năng hoàn thành công việc, giúp người lao động xác định rõ hoạt động của tổ chức và làm giảm nguy cơ khiến người lao động nhàm chán với công việc hoặc thực hiện sai, nhầm lẫn nhiệm vụ được giao. Việc tổ chức thiết kế công việc còn mang đến lợi ích và quyền lợi cho cả doanh nghiệp nói chung và người lao động nói riêng. Lợi ích của tổ chức Quyền lợi của nhân viên Tăng năng suất, hiệu quả công việc Dễ dàng kiểm tra, kiểm soát công việc của nhân viên Các nhóm làm việc hiệu quả hơn Sử dụng tối ưu nguồn lực của người lao động Tạo môi trường làm việc lành mạnh, thoải mái. Thu hút, duy trì nguồn nhân lực cho công ty Rõ ràng hơn về vai trò, mục đích và trách nhiệm đối với công việc. Làm việc hiệu quả, gắn kết với các đồng nghiệp, tạo dựng mối quan hệ làm việc rõ ràng, thoải mái. Phát triển kỹ năng làm việc, tính linh hoạt và kinh nghiệm Nơi làm việc thoải mái với những công việc đơn giản, nhẹ nhàng, hấp dẫn hơn. Hỗ trợ cho công việc và cuộc sống được cân bằng Tăng sự hài lòng và hứng thú đối với công
GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh BỘ TÀI CHÍNH GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Đề tài: khảo sát trình phương pháp tổ chức,thiết kế công việc công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN GV hướng dẫn: Ths Nguyễn Kiều Oanh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Khải Lớp: 13DQT4 MSSV: 1321000238 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5-2015 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Đề tài: khảo sát q trình phương pháp tổ chức,thiết kế cơng việc công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN GV hướng dẫn: Ths Nguyễn Kiều Oanh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hồng Khải Lớp: 13DQT4 MSSV: 1321000238 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5-2015 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng… năm 2015 Cơng ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng… năm 2015 Giáo viên hướng dẫn GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh MỤC LỤC GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Việt Nam chuyển sang chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có quản lý nhà nước, điều kiện hội nhập kinh tế khu vực giới Trước môi trường kinh doanh biến đổi, cạnh tranh ngày gay gắt nay, Hơn nữa, doanh nghiệp lại thường xuyên có thay đổi mở rộng quy mơ sản xuất, phát triển thêm sản phẩm hay thay đổi công nghệ,… Khi thay đổi xuất kéo theo việc tổ chức thiết kế công việc thay đổi Vì vậy,mỗi doanh nghiệp cần tìm cho hướng đắn để theo kịp trào lưu mới, không ngừng nâng cao vị doanh nghiệp thương trường Để làm điều điều kiện kinh tế điều không đơn giản, điều kiện cần thiết để thực doanh nghiệp phải xem xét, phân tích đến vấn đề tổ chức thiết kế cơng việc mình.Để nâng cao hiệu suất chất lượng cơng việc, điều khơng thể thiếu nhà quản trị phải biết xếp, bố trí người việc, dựa nguồn lực để phân chia, xếp vị trí Bố trí người việc nội dung thiết kế cơng việc Thiết kế có hiệu q trình tổng thể cần xem xét từ nhiều giác độ Kết hợp công việc với mục tiêu tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt tiêu chuẩn thực công việc, phù hợp khả kỹ người lao động với địi hỏi cơng việc nhìn nhận thiết kế cơng việc Sự bỏ qua khía cạnh dẫn đến giảm hiệu hiệu suất lao động tổ chức thỏa mãn người lao động Chính điều nên việc khảo sát mơ q trình phương pháp tổ chức thiết kế cơng việc hồn tồn cần thiết quan trọng doanh nghiệp tình hình kinh tế Để tồn tại, đứng vững phát triển hồn hình nay, GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh doanh nghiệp cần có định hướng, thiết kế, thay đổi, cải thiện,… trình phương pháp tổ chức thiết kế công việc cho phù hợp với kinh tế nay, có doanh nghiệp nâng cao hiệu công việc, mở rộng phát triển qui mô Tương tự, cơng ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUN, việc xem xét phân tích q trình phương pháp tổ chức thiết kế công việc cần thiết Hiện nay, yếu tố kinh tế không ngừng thay đổi, yếu tố nguồn lực dao động nhiều, khiến cho hoạt động phân bố cơng việc cơng ty khơng cịn phù hợp hiệu quả, cần phải phân tích cơng tác thiết kế công việc để đưa hướng giải pháp, kiến nghị mới, phù hợp với biến đổi nâng cao hiệu suất công việc Chính lý đó, đề tài “Phân tích q trình phương pháp tổ chức thiết kế cơng việc công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN” đưa thực nhằm đề xuất hướng giải pháp cho công ty Mục tiêu nghiên cứu: o Hệ thồng hóa vấn đề mặt lý thuyết công tác tổ chức thiết kế công việc, vai trị, u cầu, phương pháp quy trình tổ chức thiết kế công việc cách khoa học có hiệu o Làm rõ q trình phương pháp tổ chức thiết kế công việc công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên…những ưu điểm, hạn chế cần giải o Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện q trình phương pháp tổ chức thiết kế công việc công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên Phạm vi đối tượng nghiên cứu: a Phạm vi nghiên cứu: − Nghiên cứu nội dung theo trình phương pháp tổ chức thiết kế công việc Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên − Đề xuất biện pháp có ý nghĩa năm tới − Nghiên cứu liệu từ năm 2012 đến 2014 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh b Đối tượng nghiên cứu: − Là vấn đề lí luận, thực tiễn liên quan tới công tác tổ chức, thiết kế công việc Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên − Bộ phận nghiên cứu phòng ban Phương pháp nghiên cứu − Phương pháp quan sát trực tiếp: thông qua quan sát công việc cách tổ chức công việc, tiến hành ghi chép, thu thập thơng tin phương pháp, quy trình tổ chức thiết kế công việc công ty − Phương pháp vấn: đối tượng nhân viên phòng ban Bố cục bảng báo cáo: • Chương 1:cơ sở lý luận trình phương pháp tổ chức thiết kế cơng • việc Chương 2:khảo sát cơng tác tổ chức thiết kế công việc công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên • Chương 3: đánh giá, nhận định ,đề xuất giải pháp,kiến nghị cho trình phương pháp thực tổ chức thiết kế công việc công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên Là sinh viên năm hai, kiến thức chuyên ngành chưa sâu cộng với thời gian thực tập thời gian ngắn nên đề tài báo cáo nhiều thiếu sót, khơng thể tránh khỏi số hạn chế Vì tơi mong góp ý thầy cô giáo, bạn sinh viên cán Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên để chuyên đề hoàn thiện Tôi xin trân trọng cảm ơn cán bộ, công nhân viên Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên tạo điều kiện cho thực tập đơn vị Và đặc biệt xin trân trọng cảm ơn cô giáo viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Kiều Oanh tận tình giúp đỡ tơi thực hồn thành báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn! 10 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh Xây dựng kế hoạch bán hàng cá nhân ngày, tuần, tháng, năm Tư vấn bán hàng: nắm rõ quy trình bước bán hàng, hiểu sản phẩm Chủ động tìm nguồn database khách hàng Tích cực tự học, trau dồi kiến thức ngành tư vấn khách hàng giao dịch việc theo dõi thống kê tính hiệu chiến lược, giải đáp thắc mắc, phàn nàn khách hàng Cập nhật thông tin đến khách hàng Chỉ tư vấn chiến lược, thông tin đến khách hàng, không can thiệp vào - việc giao dịch khách hàng Đảm bảo hoạt động đạt doanh số kinh doanh cá nhân: Phát triển khách hàng mới, chăm sóc trì khách hàng cũ Thực chương trình thi đua cơng ty Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh: Tự đánh giá chấm điểm theo ngày làm việc cá nhân, theo mẫu quản lý Báo cáo tình hình kinh doanh thơng qua họp Báo cáo hoạt động kinh doanh cuối ngày thông qua: yahoo, email Làm kế hoạch báo cáo kết kinh doanh tháng, quý cho Quản lý Công việc tư vấn viên phận kinh doanh định hình rõ ràng thơng qua trách nhiệm nhiệm vụ cụ thể Bên cạnh đó, quyền hạn thiết kế chi tiết: Quyền hạn: - Lập kế hoạch kinh doanh cạnh tranh làm mạnh với thành viên Tự dùng phương pháp làm miễn hoàn thành thời gian, khối lượng kết cơng việc Chủ động chăm sóc khách hàng, không giữ tài khoản khách hàng để giao dịch Hỗ trợ khách hàng thành viên khác công ty đồng ý từ thành viên từ cấp Được tự sử dụng nguồn lực quản lý: điện thoại (điện thoại bàn di động dành cho sale phone), email công ty (tên tiếng anh @forexcafe.vn) 51 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh Phương pháp tổ chức thiết kế công việc công ty chọn lựa phù hợp với tình hình chung cơng ty Với loại hình hoạt động đa dạng nhiều lĩnh vực dần mở rộng thêm phương pháp hồn tồn hợp lý Tuy nhiên, việc thiết kế công việc dựa trách nhiệm nhiệm vụ cứng nhắc, nội dung cịn chưa linh động, cịn bó hẹp số phạm vi 2.3.2 Quá trình thực tổ chức thiết kế công việc công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên Để thiết kế công việc hiệu quả, cơng ty thực theo quy trình: Xác định vị trí cơng việc cần thiết kế, mục đích cơng việc Xác định vị trí cơng việc sơ đồ máy tổ chức công ty, nhằm nắm rõ chức công việc này, mối quan hệ nội công việc Việc xác định cần thiết, cho ta nắm rõ sơ lược công việc cần thiết kế Xác định mục đích cơng việc: nhằm định hướng đảm bảo việc thiết kế công việc mang lại hiệu cao Ví dụ cơng việc tư vấn kinh doanh, công ty xác định mục đích cơng việc là: Tìm kiếm phát triển khách hàng đem lại thu nhập cá nhân doanh thu cho công ty Thực công việc tư vấn chăm sóc khách hàng, trì nguồn khách hàng Việc xác định giúp cho cơng việc định hình bước đầu, nâng cao hiệu mà cơng việc mang đến Phân tích mức độ khả thi cơng việc Xác định mức độ thực công việc Việc thiết kế phải xem xét qua khả thực tế công việc, cơng việc thiết kế phải đơn giản, phải khả thi, gắn liền với thực tế, thực hồn thành Chọn lựa phương án thực Dựa vào nội dung mục tiêu công việc, đưa phương án thiết kế công việc hợp lý 52 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh Xác định trách nhiệm, nhiệm vụ công việc Đây bước quan trọng, công việc thiết kế có rõ ràng, cụ thể, chi tiết hay không dựa vào bước xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cơng việc Trong bước này, phịng nhân thu thập thông tin liên quan đến công việc thiết kế trách nhiệm nhiệm vụ cần thiết Đề tiêu chuẩn thực công việc Đưa tiêu tiêu chuẩn để thực công việc Các tiêu chuẩn thực cơng việc phịng nhân đưa q trình thiết kế cơng việc nhằm làm sở cho trình đánh giá việc thực công việc nhân viên Tiêu chuẩn thực công việc hệ thống yêu cầu, nghiêm cấm cơng ty q trình nhân viên thực công việc Huy động nguồn lực cần thiết để tổ chức thực công việc Huy động nguồn lực cần thiết để thực công việc, bao gồm xác định nguồn nhân lực (phân bổ nhân viên thực hiện), nguồn sở vật chất (những thiết bị, máy móc,…), nguồn lực khác sử dụng để thực công việc Tổ chức thực công việc Đưa công việc áp dụng vào thực tế sau thiết kế xong công việc Đánh giá, kiểm tra lại công việc Xác định lại mức độ phù hợp, hiệu công việc dựa vào số liệu thực tế, đánh giá, kiểm tra lại công việc, xem xét việc thiết kế hoàn thiện chưa, từ định thiết kế lại cơng việc hay khơng 53 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh tư vấn trình bày lấy phát thảo phản hồi thiết kế khảo sát thu thập thơng tin phân tích thiết kế bảo hành may Giải đáp thắc mắc may mẩu demo sửa lỗi bàn giao nghiệm thu 54 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh Hỗ trợ khách hàng Hình 2.4 Sơ đồ tiến hành công việc 2.3.3 Các yếu tố tác động đến công tác tồ chức thiết kế công việc công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên 2.3.3.1Yếu tố từ bên - Sự khác biệt theo vùng địa lý - Sự thay đổi cấu đội ngũ lao động - Điều kiện kinh tế - Các mong đợi xã hội, phong tục, tập quán - Các quy định luật pháp Chính phủ 2.3.3.2Yếu tố thuộc tổ chức, doanh nghiệp - Tổ chức, doanh nghiệp thuộc ngành lĩnh vực sản xuất kinh doanh - Quy mơ doanh nghiệp - Trình độ trang bị kỹ thuật - Các mối quan hệ công việc sẵn có - Nhân viên làm việc đầy đủ hay phần thờigian 2.3.3.3Yếu tố thuộc công việc - Kỹ - u cầu lao động trí óc - Mức độ phức tạp công việc - Các phẩm chất cá nhân cần thiết - Các kiến thức giáo dục, đào tạo cần thiết cho công việc - Điều kiện cơng việc - Các rủi ro khó tránh 2.3.3.4Yếu tố thuộc cá nhân - Thực công việc, suất - Kinh nghiệm 55 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh - Thâm niên Thích thú cơng việc Thích vị trí xã hội, tên gọi, điều kiện địi hỏi Mức độ an toàn trả lương Thời gian làm việc Mức độ đều, đơn điệu Ưu thích làm việc, du lịch thành phố CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ , NHẬN ĐỊNH,ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP,KIẾN NGHỊ CHO QUÁ TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN TỔ CHỨC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Ở CÔNG TY TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN 3.1 Định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH TMDV Nhất Minh Nguyên thời gian tới Bước sang năm 2015, mục tiêu Công ty đặt tích cực áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất, không ngừng tăng suất, sản lượng, giá trị sản phẩm; tìm tòi, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật , tạo sản phẩm chất lượng, đa dạng, hạ giá thành sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ, đáp ứng nhu cầu, thị hiếu người tiêu dùng nước.Cải tiến dịch vụ công tác tư vấn ,thiết kế hoàn thiện từ khâu đầu vào, nâng tầm dịch vụ lên ngang tầm quốc gia khu vực từ mang lại cho khách hàng hài lịng cao Cơng ty phấn đấu đạt doanh thu 70 tỷ đồng Để đạt mục tiêu này, từ ngày đầu, tháng đầu năm Công ty triển khai nhiều giải pháp Đầu tư thêm nhiều máy móc đại khác phục vụ cho dây chuyền sản xuất Công ty, nhằm nâng cao chất lượng, tạo sản phẩm có sức canh tranh cao thị trường Duy trì tăng cường quảng bá, tiêu thụ sản phẩm thị trường truyền thống tỉnh phía bắc Tuy nhiên, dự báo có nhiều khó khăn ảnh hưởng đến trình sản 56 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh xuất, kinh doanh Công ty năm lãi suất ngân hàng cao; giá yếu tố đầu vào phục vụ sản xuất tăng điện,ngun liệu …địi hỏi tồn thể cán bộ, nhân viên Cơng ty phải đồn kết, nỗ lực phấn đấu vượt qua để vượt qua hoàn thành kế hoạch Mong Nhà nước quan tâm, có thêm chế hỗ trợ, giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, trì đẩy mạnh sản xuất, góp phần thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển 3.2 Nhận xét tình hình hoạt động công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên thời điểm 3.2.1 Nhận định đánh giá tình hình năm 2015 - Các dự báo nhận định kinh tế giới năm 2015 nhiều khó khăn - Về nhiều mặt, tình hình kinh tế Việt Nam năm 2015, khó khăn Theo dự báo, lạm phát có xu hướng giảm cịn cao, sức mua dân cư giảm, doanh nghiệp gặp khó khăn khó tiếp cận nguồn vốn lãi suất tín dụng cao, tỷ giá tạm thời ổn định chưa bền vững, thâm hụt cán cân thương mại cao, cắt giảm đầu tư công chưa thực hiệu Nhìn chung, tình hình hoạt động kinh doanh Cơng ty khó khăn năm 2014 3.2.2 Đánh giá tiềm nguồn lực Công ty - Đội ngũ cán cán quản lý Công ty đơn vị trực thuộc đa phần có kinh nghiệm, gắn bó lâu dài có tâm huyết với Cơng ty, nhiên, cịn thiếu động, thiếu tầm nhìn Bộ máy gián tiếp tinh gọn phải nổ lực thay đổi nhiều, tinh gọn Lực lượng cán trẻ có trình độ, có lực cần phải động để thích ứng với phát triển Công ty cạnh tranh ngày gay gắt chế thị trường xu tồn cầu hóa 57 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh - Cơ sở vật chất nhỏ lẻ, manh múng, khó đầu tư phát triển kinh doanh lớn đầu tư chưa mức; số sở kinh doanh không giao tài sản phải thuê hàng năm nhà nước, pháp lý không vững chắc, giá thuê không ổn định ảnh hướng đến định hướng chiến lược kinh doanh công ty Mục tiêu, phương hướng hoạt động kinh doanh năm 2015 : Thực tiêu kế hoạch năm 2015: • Tổng doanh thu : 70 tỷ • Lợi nhuận trước thuế : 9.5 tỷ Về hoạt động kinh doanh : - Phấn đấu hoàn thành tiêu kế hoạch kinh doanh đề - Theo sát biến động thị trường; kịp thời có giải pháp, phương án kinh doanh phù hợp để giảm thiểu rủi ro mang lại hiệu kịp thời Tăng cường công tác tiếp thị, chủ động tìm kiếm khách hàng - Sử dụng hiệu tài sản cố định giao, tài sản thuê tài sản tạm sử dụng đơn vị - Triệt để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí tất phận, đơn vị; tất lĩnh vực hoạt động Công ty - Trung tâm dịch vụ giao nhận nhận hàng: tiếp tục khai thác hiệu dịch vụ giao nhận hàng -Trung tâm dịch vụ tư vần cần phát triển thêm lĩnh vực dịch vụ mới, có hiệu cao Về tổ chức nhân sự, lao động tiền lương: - Tiếp tục hồn thiện máy tổ chức, phịng ban, thu hút nhân tài, đào tạo nâng cao trình độ cho cán quản lý Đánh giá, xếp, bố trí tăng cường nhân lực tồn Cơng ty theo nguyên tắc tinh thông nghiệp vụ, người, việc 58 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh - Tập trung xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực Xây dựng kế hoạch chế độ đào tạo sâu rộng tồn Cơng ty phận Đặc biệt, trọng công tác bồi dưỡng đào tạo đội ngũ cán trẻ có lực chuẩn bị lực lượng kế thừa theo định hướng chiến lược phát triển chung tồn Cơng ty Đồng thời, phát động phong trào khuyến khích, động viên ý thức tự đào tạo cán nhân viên - Xây dựng sách nhân hợp lý, động chế độ đãi ngộ hấp dẫn để thu hút giữ chân người tài tập thể thực hoàn thành nhiệm vụ chiến lược chung Công ty - Thực sách lương, thưởng khuyến khích tăng suất, trách nhiệm Người lao động, thu hút nguồn nhân lực, đáp ứng yêu cầu phát triển - Định biên nhân vị trí, ngành nghề, thường xuyên cập nhật, đánh giá cung ứng nhân có trình độ đáp ứng yêu cầu, tạo bước đột phá cho phát triển Cơng ty Về tài chính: - Tăng cường cơng tác quản trị tài chính, kiểm sốt chặt chẽ việc cân đối nguồn vốn, đảm bảo tình hình tài ổn định, lành mạnh tái cấu vốn, đồng thời vốn hóa tài sản hợp lý - Tổ chức phân tích, đánh giá, kiểm sốt khoản chi phí nhằm tiết kiệm chi phí, nghiên cứu loại hình kinh doanh tài để tiến hành thực hiện, góp phần nâng cao hiệu sử dụng vốn - Tiếp tục mở rộng mối quan hệ với tổ chức tín dụng, ngân hàng; nghiên cứu khai thác kênh tạo nguồn vốn nhằm gia tăng tiềm lực tài doanh nghiệp 59 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh đáp ứng nhu cầu vốn dài hạn Về chế độ sách : - Đẩy mạnh cơng tác chăm lo đời sống CBNV chế độ đãi ngộ người tài, chương trình cụ thể đa dạng, đảm bảo công bằng, hợp lý tăng nhiệt huyết phấn đấu tồn thể cơng ty 3.3 Nhận xét, đánh giá công tác tổ chức thiết kế công việc doanh nghiệp Nhất Minh Nguyên tổ chức điển hình việc kinh doanh hiệu Việt Nam năm qua Nhờ có sáng suốt q trình hoạt động kinh doanh, cơng ty có vị ổn định đà phát triển tương lai Ngồi yếu tố tài chính, tài sản góp phần khơng nhỏ vào phát triển cơng tác tổ chức cơng việc Nhất Minh Nguyên xây dựng nên hệ thống công việc tiêu phù hợp, áp dụng vào thực tế đem đến hiệu cao Xuất phát từ mục tiêu mở rộng thị trường, phát triển đa lĩnh vực, cơng ty dần hồn thiện cơng tác tổ chức để phù hợp với xu biến đổi Cụ thể dựa bảng mô tả công việc sau thiết kế công việc cho ta thấy rõ công ty dần muốn hồn thiện cơng việc, giúp cơng việc thiết kế cách tốt nhất, đem lại thành nâng cao hiệu suất làm việc cho công ty Khi tiến hành cơng tác thiết kế cơng việc, phịng nhân ln coi trọng tính thực tiễn phương pháp quy trình lựa chọn, thực phù hợp với mục đích chung cơng ty, giúp cơng tác thiết kế đạt hiệu cao 3.3.1 Ưu điểm: Phương pháp tổ chức thiết kế công việc cơng ty chọn lựa phù hợp với tình hình chung cơng ty Để đảm bảo tính xác chuyên môn, xây dựng thực nội dung công tác thiết kế công việc có phối hợp cố vấn nhân viên phận chun mơn khác Q trình tổ chức thiết kế công việc công ty hợp lý, đảm bảo chi tiết cần có thiết kế cơng việc 60 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh Nhìn chung, với việc tuân thủ nguyên tắc phù hợp với tính chất cơng việc, phù hợp với mục tiêu tổ chức, lấy mục tiêu tổ chức thực tế công việc làm sở giúp cho công tác tổ chức thiết kế công việc Nhất Minh Nguyên hướng, mục tiêu chung cơng ty, đồng thời góp phần tác động tích cực tới hiệu hoạt động kinh doanh công ty 3.3.2 Khuyết điểm Tuy vậy, công tác tổ chức thiết kế cơng việc cịn hạn chế hiệu quả, chưa thật phát huy hết hiệu mà mang tới Cụ thể cơng tác thiết kế cơng việc chưa quan tâm đến hồn cảnh bên doanh nghiệp, chưa thực tạo tâm lý tự học tự làm nhân viên Bởi lẽ, hồn cảnh mơi trường thời điểm khác nhau, có lúc khách đến tấp nập, có lúc thưa vắng khách, điều ảnh hưởng đến việc hồn thành cơng việc thái độ làm việc nhân viên Bên cạnh đó, mục đích cơng việc đề chung chung, chưa cụ thể định tính định lượng Các mục đích cơng việc chưa phân thành mục đích nhỏ đến mục đích lớn Khi khơng xác định mục tiêu chi tiết cụ thể cơng việc trở nên đại trà, khơng có mục đích rõ ràng, khó hồn thành mục tiêu chung cơng ty Chính hiệu chất lượng công việc không ý muốn Việc thiết kế công việc dựa trách nhiệm nhiệm vụ cứng nhắc, nội dung chưa linh động, cịn bó hẹp số phạm vi Phương pháp thiết kế không nên cứng nhắc mà cần có linh hoạt thay đổi theo cơng việc cụ thể Bởi vị trí cơng việc có tính chất u cầu chun mơn khác nên áp dụng chung phương pháp định cho tất vị trí Khi tổ chức thiết kế công việc, mối quan hệ công việc cần thiết kế công việc khác chưa đề cao, việc phân tích cịn bao qt, sơ lược qua, chưa sâu vào khai thác Việc khiến việc thực cơng việc có nhiều trở ngại, trình làm việc, cần phải làm rõ mối quan hệ bên phận lẫn mối quan hệ bên với phận khác 61 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh Nhìn chung, cơng tác tổ chức thiết kế công việc Nhất Minh Nguyên năm qua nhiều hạn chế, chưa thật phù hợp với phát triển nhanh chóng công ty, lĩnh vực mở rộng chưa vào quy cũ Tuy nhiên, khơng phải mà công tác tổ chức công việc đạt hiệu kém, so với công ty khác, công tác tổ chức công việc nơi đạt hiệu cao, góp phần nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Nhất Minh Nguyên nâng cao hình ảnh thương hiệu Nhất Minh Nguyên lòng khách hàng 3.4 Đề xuất giải pháp cho quy trình phương pháp tổ chức thiết kế công việc công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên 3.4.1 Biện pháp thứ nhất: Đề hệ thống mục đích cơng việc rõ ràng, cụ thể: Do công việc Nhất Minh Nguyên thiết kế chưa có mục đích rõ ràng, cụ thể nên chất lượng công việc chưa quản lý chặt chẽ, mà cơng tác đánh giá kiểm tra cịn khó khăn, chưa thật hiệu Để đảm bảo cho hiệu công tác tổ chức thiết kế cơng việc, nên đề mục đích riêng cho cơng việc nhóm cơng việc cụ thể, có liên quan Và để đảm bảo nguyên tắc phù hợp với mục đích tổ chức, mục đích cơng việc ln phải xem mục đích chung cơng ty sở xây dựng Tóm lại, mục đích công việc công tác thiết kế công việc Nhất Minh Nguyên cần phải thiết lập cách chặt chẽ, từ tổng quát đến chi tiết giúp cho bước thực việc thực cơng việc dễ dàng có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu, kim nam cơng việc Mục tiêu chung nhóm cơng việc có liên quan phổ biến cho số đơng nhân viên thực nhóm cơng việc đó, cịn mục tiêu cơng việc cụ thể phân tích kỹ bảng mơ tả riêng cơng việc Để phấn đấu thể tinh thần cầu tiến, mục đích đề phải thật đạt được, không thấp hay cao 62 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh 3.4.2 Biện pháp thứ hai: Kích thích tinh thần tự chủ động, sáng tạo nhân viên Hiện nay, công tác tổ chức thiết kế công việc chưa đem hiệu tốt chưa đưa suất cơng việc lên mức cao công việc thiết kế chưa thật hấp dẫn, kích thích tinh thần tự chủ động nhân viên Môi trường kinh doanh ngày biến đổi khôn lường, bất ổn diễn hàng ngày cần phải kích thích tinh thần tự chủ động nhân viên Để kích thích tinh thần tự chủ động nhân viên, cần phải đề quyền hạn, nhiệm vụ cách cụ thể, phải có khoảng trống cho nhân viên tự chủ hơn, khơng q ràng buộc gị bó nhân viên thực theo lối mịn có sẵn, áp dụng vào thực tế, có nhiều trường hợp cần vào linh động, tự chủ nhân viên hồn thành tốt cơng việc Biện pháp đề để kích thích tinh thần tự chủ động, sáng tạo nhân viên lập bảng hỏi, khảo sát nhân viên thực công việc quyền hạn nhiệm vụ họ nghĩ cần thiết thực công việc, đưa khảo sát nguyện vọng họ cơng việc giao, có người trực tiếp thực cơng việc hiểu rõ công việc cần mức khoảng trống vừa đủ Bên cạnh đó, tăng thêm quyền hạn cho nhân viên công việc cần sáng tạo, ưu tiên đặc biệt khiến nhân viên cảm thấy tự chủ công việc, mang đến tinh thần thái độ làm việc tích cực hơn, có điều giúp suất, hiệu công việc đạt mức tối đa Tuy nhiên, biện pháp phải kèm theo giới hạn đặc thù cho mức quyền hạn nhằm kiềm chế mức độ tự chủ nhân viên mức chấp nhận 3.4.3 Biện pháp thứ ba Lập hệ thống mối quan hệ chức danh, phòng ban 63 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh Các mối quan hệ cần phải xác định rõ, bao gồm mối quan hệ bên phận chứa cơng việc mối quan hệ bên ngồi phận khác Khi thiết kế cơng việc, để áp dụng vào thực tế, cần phải thiết kế thêm mối quan hệ bên bên ngồi Các mối quan hệ cần phân tích cách chi tiết nhằm hạn chế trường hợp xảy q trình thực cơng việc Vì việc xác định mối quan hệ tạo dựng khuôn sẵn cho công việc, tiến hành thực gặp trục trặc cần ráp vào khuôn để giải quyết, việc ảnh hưởng đến tính khả thi cơng việc thiết kế Và đơi khi, mối quan hệ cịn ảnh hưởng đến nội dung công việc Biện pháp đề để việc xác định mối quan hệ thực dễ dàng xác lập hệ thống mối quan hệ công việc phận mối quan hệ công việc với phận khác Việc xác lập hệ thống xây dựng dàn khung trơn tru cho trình thực cơng việc Các mối quan hệ xác lập phải thật rõ ràng chi tiết, bao gồm vấn đề hỗ trợ, giúp đỡ, đạo, đánh giá chức danh 3.4.4 Biện pháp thứ tư Điều chỉnh phương pháp tổ chức thiết kế cơng việc Trong tổ chức, có nhiều loại cơng việc khác mang tính chất hình thức khác nhau, việc dựa vào vài phương pháp cố định để tổ chức thiết kế công việc khiến cho số công việc trở nên nhàm chán, dễ gây mệt mỏi, không rõ ràng, chi tiết, gây nhầm lẫn giảm hiệu thực Ví dụ áp dụng phương pháp làm phong phú cơng việc để thiết kế cơng việc có tính chất phức tạp, khó thực khiến công việc trở nên nhàm chán nặng nề Vì vậy, cần lựa chọn phương pháp phù hợp với loại công việc khác nhau, linh hoạt việc áp dụng phương pháp cho hợp lý Nếu có thể, cần lập khảo sát biến đổi nguồn lực ảnh hưởng đến việc thực cơng việc (ví dụ thay đổi nguồn lực tài chính, nhân lực, vật 64 GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh lực,…) biến đổi cấu công ty hay thay đổi mô trường công việc, mơi trường bên bên ngồi Từ phân tích lựa chọn kết hợp phương pháp khác để thiết kế công việc giúp cho công việc thiết kế cách đắn, hợp lý hiệu hơn, công việc không phức tạp hay đơn giản, không nhàm chán gây áp lực nặng nề cho nhân viên Các biện pháp đề với mục đích chung cải thiện công tác tổ chức thiết kế công việc, áp dụng biện pháp cần khoảng thời gian để điều chỉnh cần nhiều thay đổi để hồn thiện cơng tác tổ chức thiết kế cơng việc, nhiên, có hiệu tình hình phát triển cơng ty, việc hồn chỉnh cách thức tổ chức thiết kế cơng việc cần thiết để phù hợp với biến đổi từ bên lẫn bên KẾT LUẬN Từ kiến thức học môn Quản trị học trường Đại Học Tài Chính – Marketing vận dụng vào thực tiễn vào hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên, cho thấy để thực mục tiêu chiến lược kế hoạch kinh doanh thiết phải có cấu tổ chức thiết kế cơng việc cụ thể phù hợp với mục tiêu mà công ty đặt thời kỳ, đáp ứng yêu cầu, nâng cao hiệu công việc Trong trình xây dựng cấu tổ chức công ty, nhà quản trị cần phải tuân thủ nguyên tắc tổ chức thiết kế công việc phương pháp tổ chức thiết kế công việc cách đắn, phù hợp khoa học, từ tạo mơi trường thuận lợi cho nhân viên làm việc, thực có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Được thực thời gian hạn chế, có nhiều cố gắng khả kiến thức thân cịn hạn chế nên viết khơng trách khỏi khiếm khuyết chưa thể nghiên cứu cách hồn chỉnh vấn đề đặt Vì 65 ... động CHƯƠNG KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỒ CHỨC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Ở CÔNG TY TNHH TM- DV NHẤT MINH NGUYÊN 2.1 Khái quát công ty TNHH TM- DV Nhất Minh Nguyên 2.1.1 Giới thiệu công ty TNHH TM- DV Nhất Minh Ngun... động khu TP 2.2 Khảo sát công tác tổ chức thiết công việc công ty TNHH TM- DV Nhất Minh Nguyên 2.2.1 Những nguyên tắc áp dụng công tác tổ chức thiết kế công việc công ty Nhất Minh Nguyên bắt đầu... tác tổ chức thiết kế cơng việc, vai trị, u cầu, phương pháp quy trình tổ chức thiết kế cơng việc cách khoa học có hiệu o Làm rõ trình phương pháp tổ chức thiết kế cơng việc công ty TNHH TM- DV Nhất