tieu luan về quản lý tri thức tại đơn vị

Quản lý tri thức dựa trên mô hình SECI, áp dụng tại đơn vị. Mô hình SECI của Nonaka được ứng dụng rộng rãi trên thế giới. Tuy nhiên, quản lý tri thức hiện còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Tiểu luận này, trình bày tổng quan về quản lý tri thức, một số mô hình quản lý tri thức, phân tích sâu hơn về mô hình SECI và minh chứng vận dụng tại 1 đơn vị.

I Sơ lược quản lý tri thức 1.1 Khái niệm - Quản lý tri thức: Từ góc nhìn kinh doanh: QLTT hoạt động kinh doanh với khía cạnh chính: xem tri thức quan tâm chính, thể chiến lược, sách, thực tế kinh doanh cấp độ tổ chức; thiết lập kết nối tài sản trí tuệ tổ chức với kết hoạt động kinh doanh (Barclay & Murray, 1997) Từ góc nhìn khoa học nhận thức: Tri thức - tầm nhìn, hiểu biết, kinh nghiệm mà sở hữu - tài nguyên giúp ta hoạt động cách thông minh Tri thức tích lũy chuyển giao, sử dụng hợp lý, làm tăng hiệu quả, tạo thông minh cá nhân/tổ chức (Wiig, 1993, pp 38–39) Từ góc nhìn công nghệ: QLTT khái niệm gắn liền với hệ thống thông tin, mà nhờ thông tin chuyển thành tri thức hành động chuyển giao nhanh chóng dạng sử dụng đến người cần (Information Week, 9/2003) 1.2 Phân loại quản trị tri thức Góc nhìn kinh doanh Tập trung vào sao, đâu đến mức độ tổ chức phải đầu từ vào tri thức Các chiến lược, sản phẩm dịch vụ, đồng minh, sáp nhập, rút vốn… cần xem xét từ góc nhìn liên quan tới tri thức Góc nhìn quản trị Tập trung vào việc xác định, tổ chức, định hướng, thúc đẩy, theo dõi hoạt động liên quan tới tri thức cần thiết cho việc đạt mục tiêu chiến lược kinh doanh Góc nhìn vận hành Tập trung vào việc áp dụng chuyên môn để giải công việc nhiệm vụ liên quan đến trị thức 1.3 Một số mô hình » Mô hình vòng xoắn sáng tạo tri thức Nonaka & Takeuchi (1995) Việc chia sẻ sử dụng tri thức xảy vòng xoắn tri thức, cấp độ cá nhân, di chuyển dần lên mức độ cao thông qua việc mở rộng cộng đồng tương tác, đến mức nhóm, liên phòng ban mức tổ chức Những điều kiện hỗ trợ cho việc tạo tri thức tổ chức: Chủ động Tự trị Sự hỗn độn sáng tạo Sự trùng lắp Sự thay đổi bắt buộc Hình 1.1 Mô hình vòng xoắn sáng tạo tri thức (Nguồn: Nonaka & Takeuchi, 1995) » Mô hình QLTT Choo Mô hình nhấn mạnh đến việc cảm nhận, tạo tri thức (dựa Nonaka & Takeuchi, 1995) định (dựa suy luận ràng buộc Simon, 1957) Mỗi bước có động bẫy kích hoạt từ bên Hình 1.2 Mô hình quản lý tri thức Choo (Nguồn: Choo, 1998) » Mô hình Wiig xây dựng mạng tri thức Mô hình áp dụng nguyên tắc sau: để tri thức trở nên hữu ích có giá trị, phải tổ chức Tri thức cần tổ chức mạng ngữ nghĩa, truy xuất sử dụng lộ trình ngữ nghĩa khác Một số chiều kích hữu dụng mô hình QLTT Wiig là: (1) hoàn chỉnh, (2) liên kết, (3) tương thích, (4) mục tiêu góc nhìn Hình 1.3 Mô hình Wiig xây dựng mạng tri thức (Nguồn: Wiig, 1993) » Mô hình QLTT Munich Reinmann-Rothmeier Mô hình so sánh tri thức nước, tồn dạng rắn (tri thức hiện), lỏng (tri thức quy trình) khí (tri thức ẩn) Có tiến trình tri thức khác nhau: biểu diễn tri thức, sử dụng tri thức, truyền thông tri thức phát sinh tri thức Hình 1.4 Mô hình quản lý tri thức Munich (Nguồn: Reinmann-Rothmeier, 2001) » Mô hình hệ thống tương thích phức tạp Mô hình xem tổ chức thực thể sống QLTT trình chọn lọc tiến hóa tổ chức để trở nên thông minh Các hệ thống tương thích phức tạp bao gồm nhiều quan độc lập, tương tác cục với nhau, làm phát sinh tượng tương thích phức tạp Những tiến trình mô hình: Hiểu biết,Tạo ý tưởng mới, Giải vấn đề, Ra định, Hành động để đạt kết mong muốn Hình 1.5 Mô hình hệ thống tương thích phức tạp (Nguồn: Beer, 1981) 1.4 Thuyết quản lý tri thức Nonaka Giáo sư Nonaka bắt đầu nghiệp nghiên cứu quản trị từ công trình nghiên cứu phát minh (innovation) Những công trình nghiên cứu quản trị tri thức ông đồng bắt đầu gây tiếng vang từ đầu năm 1990s, đặc biệt từ sách Công ty Sáng tạo Tri thức đời vào năm 1995 Những đóng góp Giáo sư Nonaka đồng đề cập đến nhiều góc độ quản trị tri thức, trong nội dung bật trình sáng tạo chia sẻ tri thức Qua nhiều năm, Nonaka cộng phát triển nghiên cứu họ trở thành lý thuyết rộng sáng tạo tri thức tổ chức Nonaka Takeuchi (1995) giới thiệu mô hình SECI sáng tạo tri thức bao gồm trình: Giao tiếp xã hội (Socialization), Ngoại hóa (Extemalization), Kết hợp (Combination), Nội hóa (Internalization) Trong mô hình SECI, Nonaka đề cập tới hai loại tri thức tri thức ngầm tri thức Tri thức ngầm (tacit knowledge): Có ẩn chứa kinh nghiệm cá nhân, mang tính chủ quan, bao gồm hiểu biết riêng thấu đáo, trực giác, linh cảm, kỹ năng, Khó trao đổi chia sẻ với người khác Chỉ học từ người khác nhờ quan hệ gần gũi khoảng thời gian Nhận thức * Niềm tin * Quan niệm * Trực giác * Mô hình ẩn dụ Kỹ thuật * Ngón nghề (craft) * Bí (know-how) Tri thức (explicit knowledge) Diễn đạt ngôn ngữ hình thức, dễ trao đổi cá nhân Có thể biểu diễn công thức khoa học, thủ tục tường minh, nhiều cách khác Bao gồm thông tin, liệu, sách báo, văn bản, tài liệu hệ thống nhiều phương tiện Tiếp cận lý thuyết Cách giải vấn đề Tài liệu Cơ sở liệu Cơ sở tri thức Bốn trình mô hình SECI - Quá trình giao tiếp xã hội (Socialization): đề cập đến việc chia sẻ tri thức ẩn (tacit knowledge) cá nhân Nonaka Konno (1998) nhấn mạnh tri thức ẩn trao đổi nhiều thông qua hoạt động giao tiếp xã hội thay dẫn yêu cầu lời nói Trong thực tế, trình giao tiếp xã hội liên quan đến việc nắm bắt tri thức ẩn thông qua trạng thái vật chất Nói cách khác, trình tiếp nhận tri thức ẩn hỗ trợ chủ yếu thông qua tương tác trực triếp - Quá trình ngoại hóa (Externalization): đề cập đến việc chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức dễ nhận biết (explicit knowledge) Quá trình đòi hỏi tri thức ẩn phải diễn đạt chuyển đổi sang dạng thức tiếp cận hiểu Quá trình ngoại hóa hỗ trợ nhân tố chính: - Thứ nhất: Sự biểu đạt tri thức ẩn- diễn đạt ý tưởng thành ngôn từ, khái niệm, ngôn ngữ biểu trưng yếu tố hữu hình; - Thứ hai: chuyển đổi tri thức đối tác (v.d: khách hàng, nhà cung cấp) thành dạng thức hiểu - Quá trình kết hợp (Combination): Quá trình liên quan đến việc chuyển đổi tri thức dễ nhận biết thành tập hợp tri thức dễ nhận biết phức tạp Việc chuyển đổi dựa vào ba trình: i) nắm bắt tri thức dễ nhận biết tích hợp với tri thức có Quá trình thực việc thu thập thêm số liệu kết hợp chúng với số liệu tổ chức có; ii) phổ biến tri thức thông qua buổi họp thuyết trình; iii) Hiệu chỉnh tri thức dễ nhận biết giúp tăng tính khả dụng dễ hiểu - Quá trình nội hóa (Internationalization): trình gọi trình tiếp thu, đề cập đến việc chuyển đổi tri thức thành tri thức ẩn Quá trình liên quan nhiều đến việc tìm kiếm tri thức có liên quan tập hợp tri thức tổ chức thực thông qua hình thức học qua thực tế, đào tạo rèn luyện Hình 1.6 Mô hình SECI (Nguồn: Nonaka I, Konno N, 1998) II Quản lý tri thức Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh 2.1 Đôi nét trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh Trường Đại học Dân lập Ngoại ngữ - Tin học TP Hồ Chí Minh tọa lạc địa chỉ: 155 Sư Vạn Hanh, Phường 13, Quận 10, Tp Hồ Chí Minh Trường thành lập ngày 26-10-1994 theo định số 616/TTg Thủ tướng Chính phủ Tiền thân Trường Trường Ngoại ngữ Tin học Sài Gòn (1992) Tại Quyết định số 1757/QĐ-TTg ngày 15-10-2015 Thủ tướng Chính phủ cho phép chuyển đổi loại hình trường ĐH Ngoại ngữ - Tin học TP Hồ Chí Minh (HUFLIT) từ loại hình trường ĐH dân lập sang loại hình trường ĐH tư thục Gần 25 năm qua, nỗ lực tập thể sư phạm nhà trường, HUFLIT trở thành trường đại học công lập xã hội đánh giá cao chất lượng đào tạo Trường thiết lập nhiều mối quan hệ quốc tế với trường đại học khu vực giới Bên cạnh đó, Trường đóng góp tích cực, hiệu vào nghiệp xã hội hóa giáo dục, công xây dựng phát triển kinh tế - văn hóa đất nước Trường có 08 Khoa, 02 Bộ môn, 04 Phòng, 03 Ban, 01 Thư viện 03 Trung tâm trực thuộc với gần 180 CBNV 400 giảng viên giảng dạy Trường 2.2 Quản lý tri thức trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh Mô hình SECI mô tả giai đoạn trình lưu thông tạo dụng tri thức tổ chức Ở giai đoạn Socialization (xã hội hóa, cộng đồng hóa), tri thức chuyển giao cá nhân (ẩn – ẩn) Các cá nhân (I) nhân vật trung tâm Quá trình diễn họ tương tác với hoàn cảnh nào, ví dụ on-job-training Theo lẽ tự nhiên, tương tác hay xảy nhóm có quan hệ gần, ví dụ đơn vị hay trụ sở, tổ chức nên tạo thêm "Ba" (môi trường trao đổi tri thức) để người gặp có hội giao lưu: ví dụ tạo dự án liên phận, hay đơn giản bố trí số khu vực uống nước tòa nhà, nơi người chưa quen biết tình cờ gặp Thậm chí “vô tình” bố trí thêm vài bảng, họ hứng chí chia sẻ với Vì mà nhiều công ty, việc bố trí văn phòng việc Nhân – phận chịu trách nhiệm học tập Đánh giá hiệu giai đoạn thông qua quan sát, khảo sát nhân viên tần suất trao đổi liên quan đến công việc Ở HUFLIT, trình làm tốt, phần môi trường sư phạm, phần khoa phòng ban có văn phòng chung để cán bộ, giảng viên họp, nghỉ ngơi trao đổi chuyên môn Tri thức ẩn không lưu thông qua trao đổi trực tiếp cán bộ, giảng viên hàng ngày Mà thông qua việc trao đổi trực tiếp cán giảng viên với sinh viên, cán giảng viên, sinh viên trường với chuyên gia, nhà quản lý doanh nghiệp tọa đàm, giao lưu trực tiếp nhà trường tổ chức Ở giai đoạn tiếp theo, Externalization (Ngoại hóa), cá nhân trao đổi với nhóm có mục tiêu chung đó, ví dụ họp dự án, hội thảo, diễn đàn online Tri thức cá nhân thể ra, hình ảnh chữ viết, chuyển từ ẩn sang Tri thức thu toàn văn sinh trình Để việc xảy thường xuyên, tổ chức tạo môi trường, ví dụ xây dựng online forum, khuyến khích đơn vị tổ chức hội thảo chuyên môn Đo đạc hiệu giai đoạn việc đếm loại hội thảo, họp hành Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh tạo nhiều hoạt động bổ ích liên quan đến khoa học như: hoạt động họp nhóm chuyên môn thường xuyên, hoạt động nghiên cứu khoa học giảng viên, hoạt động sinh viên nghiên cứu khoa học, phát hành tạp chí, tổ chức hội thảo, Cụ thể: Trường ban hành quy định việc cử hỗ trợ kinh phí cho cán bộ, giảng viên tham dự Hội thảo nước, tạo nhiều điều kiện cho cán bộ, giảng viên Nhà trường phát huy khả nghiên cứu, giao lưu học hỏi kinh nghiệm khoa học với trường bạn Ngày 22/01/2016, Trường tổ chức thành công Tọa đàm quốc tế “Sự chuẩn bị đón đầu xu giáo dục đại học Việt Nam gia nhập Cộng đồng Kinh tế ASEAN” với tham dự Tổng Lãnh sự, Lãnh sự, Chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp nước ASEAN Việt Nam, Hội Hữu nghị Việt Nam – Đông Nam Á chuyên gia, nhà khoa học hàng đầu nước, công luận đánh giá cao tạo dấu ấn mạnh mẽ diễn đàn NCKH Hoạt động NCKH giảng viên diễn sôi thông qua Hội thảo khoa học cấp Trường cấp Khoa với đề tài thiết thực, trực tiếp phục vụ cho việc nâng cao chất lượng hoạt động dạy học Nhà trường Bên cạnh đó, Nhà trường tổ chức Hội thảo bàn vấn đề xoay quanh TPP, FTA, AEC … vấn đề thời kinh tế - xã hội đông đảo cán bộ, giảng viên sinh viên quan tâm Về hoạt động NCKH sinh viên, định kỳ Nhà trường tổ chức xét, đánh giá đề tài NCKH sinh viên cấp Trường Và thông qua chọn đề tài có chất lượng gửi tham dự Giải thưởng sinh viên NCKH Eureka Thành Đoàn TP.HCM phối hợp với Đại học quốc gia TP.HCM tổ chức Ngoài ra, Trường nhận giấy phép phát hành Tạp chí mã số ISSN cho Tạp chí Đây diễn đàn NCKH với nhà khoa học uy tín, hàng đầu nước, góp phần lớn khẳng định chất lượng hoạt động NCKH Nhà trường Chính hoạt động tạo môi trường thuận lợi để trình ngoại hóa diễn thuận lợi Ở giai đoạn Combination (Kết hợp), tri thức tạo giai đoạn trước xử lý, kết hợp, hệ thống hóa thành tri thức chung toàn tổ chức, phổ biến toàn tổ chức Nhân vật trung tâm giai đoạn Tổ chức, có “chính quyền” làm việc kết hợp Ví dụ giai đoạn trước, hội thảo chất lượng thu thập ý kiến cải tiến, giai đoạn này, Phòng ban Chất lượng cập nhật quy trình dựa ý kiến Càng mức cao, tri thức đầu có ảnh hưởng lớn thời gian xem xét định, phân tầng tài liệu hệ thống để tăng tốc độ cập nhật Có thể đo đạc trình thông qua số văn cập nhật nguyên nhân, lượng nội dung đào tạo tạo cho giai đoạn sau Ở trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh, việc phụ thuộc vào lãnh đạo, hội đồng tư vấn, ban Đảm bảo chất lượng tra giáo dục Các cải tiến chủ yếu xuất phát từ yêu cầu lãnh đạo Thường lãnh đạo yêu cầu vấn đề nghiêm trọng, tận dụng tri thức từ hội nghị, hội thảo nói tốt hơn, bảo đảm tính quán quy định thực tế Hàng năm trường có tổ chức họp đại hội cán công nhân viên, nhằm mục đích tiếp thu ý kiến đóng góp cán giảng viên để nâng cao hiệu hoạt động giải bất cập công việc cán bộ, giảng viên Và đặc biệt, hoạch định chiến lược phát triển cho giai đoạn, trường tổ chức phát phiếu đóng góp ý kiến tới toàn thể cán giảng viên Những ý kiến đòng góp Hội đồng tư vấn, Ban Giám hiệu, Hội đồng quản trị tham khảo, chọn lọc, tiếp thu đưa vào dự thảo chiến lược phát triển trường Các công việc chủ yếu giai đoạn bao gồm: mô hình hóa, tạo mẫu, giao tiếp chia sẻ kiến thức hiện, chỉnh sửa hệ thống kiến thức Tuy nhiên, giai đoạn này, việc mô hình hóa trường hạn chế Việc mô hình hóa chủ yếu triển khai hoạt động giảng dạy phòng thực hành như: phòng Trung Quốc học, Nhật Bản học, Hàn Quốc học, phòng luyện âm, thực hành sư phạm, phòng thực hành vi tính kết nối internet, phòng thực hành bàn, phòng thực hành bếp, phòng buồng, phòng pha chế, phòng mô Còn công tác hành chính, việc mô hình hóa hoàn toàn Các công việc lại giai đoạn kết hợp gồm: giao tiếp, chia sẻ kiến thức hiện, chỉnh sửa hệ thống kiến thức nhà trường thực tốt thường xuyên thông qua mẫu văn chia sẻ trang website nhà trường gruop phòng, ban, khoa Ở giai đoạn Internalization (Tiếp thu, nội hóa), Cá nhân lại trung tâm Các tri thức tạo giai đoạn cá nhân hấp thụ, biến thành tri thức ẩn Việc xảy họp, hội thảo, thông qua chương trình đào tạo nội bộ, sau cá nhân chuyển thành tri thức qua thực hành Hiệu giai đoạn đo số lượng chất lượng khóa đào tạo nội bộ, môi trường tự học nhân viên Ở HUFLIT, công tác đào tạo diễn thường xuyên thông qua hoạt động dạy học Đối với riêng cán bộ, giảng viên hoạt động đào tạo diễn định kỳ thông qua đợt tập huấn, thi hội giảng, Thông qua hoạt động đó, thông qua mẫu văn chuyển lên website, group nội bộ, cán - giảng viên tiếp thu chuyển thành kiến thức để phục vụ công việc Vòng xoáy: Vòng xoáy mô tả hình vẽ, lặp lại lên Chu kỳ xoáy nhanh tri thức tạo sử dụng nhiều Cũng khí huyết lưu thông thể khỏe mạnh, thể khỏe mạnh khí huyết lại dễ lưu thông Nếu kinh mạch bị tắc vòng xoáy chậm hay dừng lại, tổ chức không tạo tri thức Tại trường đại học Ngoại ngữ - Tin học Tp Hồ Chí Minh, bước kết hợp không diễn thường xuyên tất mặt, hoạt động lặp lặp lại chu kỳ vòng xoáy diễn chậm Do đó, tri thức tạo sử dụng không nhiều TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Hoàng Văn Kiếm, Bài giảng Quản lý tri thức [2] Ikujiro Nonaka, Ryoko Toyama & Toru Hirata, Quản trị dựa vào tri thức, NXB DT Books - PACE & NXB Trẻ [3] Nonaka, I & Konno, N (1998) “The Concept of ‘Ba’: Building a Foundation for Knowledge Creation.” California Management Review, 40 (3): 40-54