Tài liệu kỹ năng thuyết trình, thuyết phục trước đám đông

2.1. TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, THUYẾT PHỤC TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG 2.1.1. Khái niệm kỹ năng thuyết trình, thuyết phục a) Thuyết trình, thuyết phục Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa nhưng chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. “Thuyết trình là một hình thức truyền đạt ý tưởng và thông điệp bằng lời trước người nghe về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục gây ảnh hưởng đến người nghe”. Về bản chất thuyết trình là trình bày một vấn đề một cách bài bản, hệ thống trước một nhóm người hay nhiều người để nhằm cung cấp thông tin, tri thức cần thiết cho đối tượng nghe. Ví dụ: Giáo viên thuyết trình trước lớp để truyền đạt kiến thức cho học sinh… “Thuyết phục là đưa ra những tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo”. Khái niệm thuyết phục có thể hiểu theo hai nghĩa: Một là, thuyết phục là làm người khác thay đổi hành vi, hành động theo hướng mình mong muốn để đạt được mục tiêu của mình. Hai là, thuyết phục là việc bạn gây ảnh hưởng tích cực với người khác và thu hút, kêu gọi sự hợp tác của họ để thực hiện các mục tiêu của bạn thay vì bạn phải tự thực hiện hoặc thực hiện một mình. b) Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, một bài thuyết trình hoàn hảo có thể mang lại thành công vượt xa những gì chúng ta mọng đợi. Dù bạn là ai, làm gì, thì bạn cũng sẽ phải thuyết trình (trình bày) một vấn đề nào đó trước người khác (có thể là một người, một nhóm người, hoặc rất nhiều người) nhằm thuyết phục họ theo hướng tích cực của vấn đề. Để có kết quả tốt thì bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng cấu trúc bài thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước khi thuyết trình. Nhiều người nghĩ rằng, thuyết trình luôn là thử thách, khó khăn, trên thực tế, thuyết trình không khó, nếu bạn biết cách. Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục là một trong nhiều kỹ năng giao tiếp cơ bản. Do đó, kỹ năng thuyết trình, thuyết phục bên cạnh đặc điểm riêng vẫn mang những đặc điểm chung của kỹ năng giao tiếp. Đó là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong. Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt được mục đích đã định. c) Yêu cầu của kỹ năng thuyết trình, thuyết phục (1) Người thuyết trình phải đánh giá đúng bản thân mình: đúng về kiến thức, mối quan hệ, cương vị, bề dày thực tiễn… (2) Tìm hiểu kỹ về đối tượng, trình tự, nghề nghiệp, nhu cầu…

2.1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, THUYẾT PHỤC TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG 2.1.1 Khái niệm kỹ thuyết trình, thuyết phục a) Thuyết trình, thuyết phục Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho - nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác “Thuyết trình hình thức truyền đạt ý tưởng thông điệp lời trước người nghe vấn đề nhằm cung cấp thông tin thuyết phục gây ảnh hưởng đến người nghe” Về chất thuyết trình trình bày vấn đề cách bản, hệ thống trước nhóm người hay nhiều người để nhằm cung cấp thông tin, tri thức cần thiết cho đối tượng nghe Ví dụ: Giáo viên thuyết trình trước lớp để truyền đạt kiến thức cho học sinh… “Thuyết phục đưa tình tiết, kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo” Khái niệm thuyết phục hiểu theo hai nghĩa: Một là, thuyết phục làm người khác thay đổi hành vi, hành động theo hướng mong muốn để đạt mục tiêu Hai là, thuyết phục việc bạn gây ảnh hưởng tích cực với người khác thu hút, kêu gọi hợp tác họ để thực mục tiêu bạn thay bạn phải tự thực thực b) Kỹ thuyết trình, thuyết phục Kỹ thuyết trình, thuyết phục kỹ mềm quan trọng, thuyết trình hoàn hảo mang lại thành công vượt xa mọng đợi Dù bạn ai, làm gì, bạn phải thuyết trình (trình bày) vấn đề trước người khác (có thể người, nhóm người, nhiều người) nhằm thuyết phục họ theo hướng tích cực vấn đề Để có kết tốt bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng cấu trúc thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước thuyết trình Nhiều người nghĩ rằng, thuyết trình thử thách, khó khăn, thực tế, thuyết trình không khó, bạn biết cách Kỹ thuyết trình, thuyết phục nhiều kỹ giao tiếp Do đó, kỹ thuyết trình, thuyết phục bên cạnh đặc điểm riêng mang đặc điểm chung kỹ giao tiếp Đó khả nhận biết nhanh chóng biểu bên đoán biết diễn biến tâm lý bên Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh điều khiển trình giao tiếp đạt mục đích định c) Yêu cầu kỹ thuyết trình, thuyết phục (1) Người thuyết trình phải đánh giá thân mình: kiến thức, mối quan hệ, cương vị, bề dày thực tiễn… (2) Tìm hiểu kỹ đối tượng, trình tự, nghề nghiệp, nhu cầu… (3) Chuẩn bị trước kiến thức, thông tin, tài liệu thuyết trình (4) Phải xác định rõ mục đích thuyết trình, có lý do, thời gian, địa điểm thuyết trình (5) Phải biết lắng nghe đối tượng có phản hồi kịp thời (6) Cấu trúc tốt phần thuyết trình: mở đầu, thân bài, kết luận 2.1.2 Vai trò kỹ thuyết trình, thuyết phục sinh viên Thuyết trình hiểu cách đơn giản diễn đạt người khác hiểu rõ nội dung muốn truyền tải Một người diễn đạt tốt người thời gian để truyền tải thông tin người khác hiểu cặn kẽ rõ ràng thông tin truyền tải Một giáo viên dạy giỏi không làm cho học sinh hiểu bài, có kiến thức sâu rộng Người giáo viên chưa thành công không đạt mục tiêu quan trọng nghề giáo truyền đạt kiến thức cho học sinh Một giám đốc giỏi không người có tầm nhìn chiến lược, ý tưởng kinh doanh sáng tạo mà phải người có khả thuyết trình tốt, người làm cho nhân viên hiểu làm theo chiến lược định hướng mà đề Một sinh viên cho dù có thành tích học tập tốt không đánh giá cao sinh viên tự trình bày ý tưởng kiến thức trước người Vậy, sinh viên cần có kỹ thuyết trình, thuyết phục? Những bạn đặt câu hỏi thường sinh viên chưa tiếp xúc thường xuyên với công việc có hoạt động thuyết trình gặp trở ngại việc thuyết trình nhằm thuyết phục người khác Thêm thành phần lợi ích bắt nguồn từ việc sử dụng kỹ thuyết trình, thuyết phục Kỹ thuyết trình, thuyết phục kỹ mềm cần thiết học tập công việc sống bạn Trong kinh tế phát triển vũ bão biến chuyển ngày Vấn đề chủ doanh nghiệp, công ty liên doanh sử dụng lao động có trình độ cao Cụ thể đòi hỏi sinh viên trường đại học - cao đẳng tốt nghiệp với kỹ giao tiếp xuất sắc (Kỹ làm việc văn bản; Kỹ giao tiếp Kỹ lắng nghe) diễn ngày phổ biến Khi tham gia tuyển dụng sinh viên giá trị không thừa nhận diễn đạt lời thuyết phục nhà tuyển dụng Trong khảo sát gần 480 công ty quan kỹ thuyết trình, thuyết phục bao gồm kỹ giao tiếp xếp hàng đầu nội dung tuyển dụng Như vậy, thuyết trình sinh viên lớp học trở thành yếu tố quan trọng việc tạo kinh nghiệm học tập làm việc nhằm cung cấp cho xã hội nguồn lao động có lực tốt Theo nghiên cứu chuyên gia có tới 43% số người hỏi cho biết sinh viên trường yêu cầu thực thuyết trình lớp khoảng 10 phút cho học kỳ Đa số sinh viên giáo viên hướng dẫn hỏi tới đồng ý thuyết trình có vai trò quan trọng tới tương lai sau hệ trẻ Và mục tiêu quan trọng thuyết trình cải thiện kỹ giao tiếp rèn luyện sinh viên có đủ tự tin trình bày vấn đề trước nhóm người Mặc dù mục tiêu thuyết trình khả tương tác với đám đông song qua thuyết trình bạn học kỹ áp dụng hội thoại sống đời thường Có thực tế đáng buồn phần lớn bạn sinh viên hiểu tầm quan trọng kỹ thuyết trình, thuyết phục Nhưng hiểu làm tốt lại hai phạm trù hoàn toàn khác Tuy trình học bạn thầy cô hướng dẫn nhiều để tiếp thu áp dụng vào thân lại khoảng cách xa Đối với bạn sinh viên, thuyết trình viết nội dung giấy cầm đọc chất thuyết trình màu gây nhàm chán cho thính Thay vào bạn phải sử dụng linh hoạt biện pháp, công cụ hỗ trợ tương tác thường xuyên với khán giả thông điệp cần truyền tải vào lòng người nghe nhằm thuyết phục học Tóm lại, thuyết trình, thuyết phục có vai trò quan trọng góp phần đáng kể vào thành công 2.2 NỘI DUNG KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, THUYẾT PHỤC TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG 2.2.1 Chuẩn bị thuyết trình Trong sống, cần lưu ý vấn đề, là: Không chuẩn bị chuẩn bị cho thất bại Để thuyết trình thành công, phải giải nhiều tình phát sinh cách linh hoạt Do đó, công tác chuẩn bị trở nên quan trọng Chuẩn bị kỹ, tỉ lệ rủi ro nhỏ hội thành công ta lớn Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có nhiều việc phải làm, tập trung: a) Xác định tình (1) Giới hạn vấn đề Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mang tính thời sự; chủ đề ta biết sâu Chủ đề thuyết trình phụ thuộc vào mong đợi người nghe mà phụ thuộc vào chiến lược mối quan tâm tổ chức nơi người nghe công tác Khi chuẩn bị chủ đề, thông thường ta có nhiều điều muốn nói Tuy nhiên, cố gắng nói hết điều đó, thuyết trình trở nên lan man không trọng tâm Để tránh tình trạng này, từ chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu ý chính, đâu ý phụ, ý “bắt buộc” phải nói, ý “cần nói”, ý nên nói Thông thường ta ưu tiên nói ý “bắt buộc” trước, thừa thời gian cho thêm ý “cần”, ý “nên nói” để thuyết trình sau (2) Đánh giá môi trường bên Trong thời đại thông tin nay, thứ thay đổi nhanh Do đó, ta cần cập nhật thông tin đánh giá môi trường bên Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề ta thuyết trình Điều giúp ta tự tin trả lời linh hoạt câu hỏi thính giả nhằm thuyết phục họ Đặc biệt với lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi ngày, giờ, trước thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa phải hay chưa b) Xác định mục đích, mục tiêu thuyết trình Thông thường thuyết trình, điều hiển nhiên ta phải biết mục đích thuyết trình gì, mục tiêu cụ thể sau thuyết trình cần đạt Tuy nhiên, coi nhẹ điều hiển nhiên đó, thành sau kết thúc thuyết trình thính giả không hiểu rõ ràng muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại Những điều bản, ta lại phải xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan Một thuyết trình coi tốt đạt mục tiêu sau: (1) Mục đích tổng quát Khi có chủ đề rồi, ta cần phải xác định rõ ràng ta muốn gì: Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả? Mục đích thuyết phục thính giả thực điều gì? Hay đơn giải trí? Thông thường xác định rõ mục đích, ta biết phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp phù hợp (2) Mục tiêu cụ thể Dựa mục đích, thông tin phân tích nhu cầu mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho thuyết trình Mục tiêu cụ thể thuyết trình phải đảm bảo yêu cầu sau: Cụ thể, rõ ràng; Có thể lượng hoá kiểm tra được; Có thể đạt được; Hướng đến kết quả; Thời gian thực c) Phân tích thính giả diễn giả (1) Phân tích thính giả Càng hiểu thính giả tự tin thuyết trình đáp ứng nhu cầu thính giả Những thông tin cần thu thập để phân tích: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn chuyên môn, vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm, giá trị riêng người nhóm người… Tốt chuẩn bị trước bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận Chúng ta cần xác định rõ người trực tiếp nghe chúng ta, người không trực tiếp nghe, gián tiếp nghe người định cuối Nếu biết số người nghe có quan điểm cứng rắn, thận trọng nêu lên vấn đề tranh cãi, trong tay có chứng cứ, lập luận tốt Ngoài ra, nên nhớ hài hước cần thiết, không lúc lại trở thành phản cảm Do vây, sử dụng câu chuyện vui, lời nói đùa lúc để mang lại hiệu cao Hình 2.2 Khi bạn bắt đầu nói Qui mô người nghe ảnh hưởng đến kết cấu thuyết trình Nếu có người nghe, bạn trả lời câu hỏi người nghe cách cụ thể, đề nghị họ cho biết ý kiến vấn đề trình bày Nếu có đông người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính chiều, trường hợp này, rõ ràng, xác dễ hiểu yếu tố quan trọng để trì ý người nghe suốt buổi thuyết trình (2) Phân tích diễn giả Hãy đặt câu hỏi cho để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt gì? Quan hệ ta với thính giả sao? Có thể ảnh hưởng tới thính nào?… Từ đó, ta xác định phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình d) Phác thảo hoàn chỉnh thuyết trình (1) Phác thảo thuyết trình Viết đề cương chi tiết cho thuyết trình: thuyết trình hiệu nên tổ chức theo bước sau: Phần giới thiệu (hay phần mở đầu) => Phần thân => Phần kết luận Đầu tư cho phần mở đầu phần kết thúc để làm cho thuyết trình hấp dẫn (2) Hoàn chỉnh thuyết trình Đọc thuyết trình phác thảo, tự đọc kết hợp với canh thời gian xem có phù hợp không đọc cho người khác nghe Lắng nghe ý kiến phản hồi thuyết trình Đặc biệt ý ý kiến đánh giá chất lượng thuyết trình: có khả hút người nghe không? Những nhược điểm cần khắc phục? Trên sở tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại thuyết trình.Sử dụng phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho thuyết trình đạt hiệu cao e) Tập luyện Bước cuối quan trọng thường bị bỏ qua nhất, tập luyện trước thuyết trình Để tập động tác bản, tập trước gương Tuy nhiên để tự tin hiệu hơn, ta nên tập luyện trước vài người, nhóm nhỏ, đến tập luyện với điều kiện y hệt ta thuyết trình thật Quá trình khiến ta thu thập thêm nhiều ý kiến, ý tưởng người khác đóng góp, ý tưởng trình tập luyện ta nảy sinh thêm Thao trường có đổ mồ hôi chiến trường bớt đổ máu Luyện tập bước nhỏ bí thành công lớn người thuyết trình Tập để nói to, rõ ràng, thong thả, không nhanh, chậm, có điểm nhấn, điểm dừng nói thu hút người nghe tập trung phía Tối ưu đặt Camera ghi hình lại để phân tích điều chỉnh hành vi Quá trình tập luyện giúp ta biến động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất động tác thành phản xạ tự nhiên ta cần tập trung vào nội dung có thuyết trình sinh động Hình 2.3 Tập luyện trước thuyết trình 2.2.2 Cấu trúc thuyết trình hiệu Một công trình tồn vững với thời gian nhờ kết cấu Cũng làm từ Các-bon Than bùn siêu rẻ Kim cương siêu đắt Điều chúng có cấu trúc khác Tương tự vậy, thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc thuyết trình a) Dàn Dù văn hay phát biểu có phần: Mở đầu, thân kết luận Tuy nhiên, việc tổ chức thể phần lại vấn đề khác Hẳn chuẩn bị thuyết trình, có câu hỏi đầu như: Làm để có mở sắc nhọn lôi cuốn? Làm để có thân chặt chẽ phù hợp? Làm để có kết luận chắn, dễ nhớ vào lòng người? Cả ba câu hỏi trả lời câu: Hãy thiết kế thuyết trình ta giống “Cái đinh” Chức phần: (1) Phần mở Phần mở giống Mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn xuyên qua lớp gỗ Vì phần mở phải sắc xảo để có thể: Thu hút người nghe từ bắt đầu thuyết trình; Tạo bầu không khí ban đầu; Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe (2) Phần thân Phần thân giống Thân đinh Thân đinh cần chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như phần thân thuyết trình cần thiết kế phù hợp với trình độ kinh nghiệm người nghe, thời gian bối cảnh hội trường Một thuyết trình ngắn với khoảng thời gian dài không khác lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại thuyết trình dài, nội dung phức tạp khoảng thời gian ngắn không khác lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc Vậy yêu cầu cần có độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe (3) Phần kết luận Phần kết luận giống Mũ đinh Hai mảnh gỗ kết dính chặt chẽ vào đinh mũ Vậy kết thúc thuyết trình, người nghe nhớ nội dung thuyết trình kết luận Phần kết luận giúp cho thính giả nắm điểm thuyết trình lưu lại ấn tượng diễn giả thuyết trình.Khi ta xây dựng dàn bản, điều ta cần làm làm để thể phần cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục b) Cách thể phần Phần mở (1) Tạo ý Theo nghiên cứu nhà xã hội học có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả hành vi phi ngôn từ có phút để gây ấn tượng với thính giả nội dung nói Thính giả có tiếp tục nghe hay không phụ thuộc nhiều vào giây phút cách ta thu hút ý họ từ ban đầu Đây phần khó khăn thuyết trình vì:“Không có hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu”, “Vạn khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt” Ta tạo ý nhiều cách khác Một số cách phổ biến là: - Dùng ví dụ minh họa: Ví dụ: Sử dụng đinh để minh hoạ giảng “Cấu trúc thuyết trình” - Kể mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể câu chuyện tiết kiệm để bắt đầu thuyết trình Huy động tiết kiệm - Số liệu thống kê, câu hỏi trích dẫn Hãy thổi hồn vào số khô khan ta thu hút ý thính giả - Ta nói lên cảm tưởng thân bắt đầu thuyết trình để có đồng cảm thính giả - Hài hước câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề nói cách mà người có khiếu hài hước hay làm để thu hút ý thính giả - Còn nhiều cách khác mà sáng tạo ra, đơn giản việc kết hợp nhiều cách lại với (2) Giới thiệu khái quát mục tiêu nội dung chính: Sau có ý thính giả, điều cần làm cho họ biết mục đích thuyết trình gì, họ nhận từ Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng khó thành công Diễn giả cần phải giới thiệu khái quát nội dung lịch trình làm việc Điều giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt nội dung thuyết trình Sau vài ví dụ câu khái quát vấn đề: - Mục đích thuyết trình giúp bạn trẻ xác định mục tiêu cho để thành công sống Bài thuyết trình gồm phần: Phần 1: Tại phải đặt mục tiêu; Phần 2: Kỹ đặt mục tiêu; Phần 3: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân đặt mục tiêu - Bài thuyết trình nhằm mục đích thuyết phục anh chị áp dụng biện pháp cải thiện tình hình công ty Nội dung gồm phần: Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ động; Phần 2: Cắt giảm chi phí Phần thân (1) Lựa chọn nội dung quan trọng Một lỗi thường gặp nhà thuyết trình đưa nhiều nội dung vào thuyết trình Điều xảy hai nguyên nhân bản: Thứ nhất, không xác định đâu thông tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu cần biết nên biết Thứ hai, sợ thính giả không hiểu nói “Đa thư loạn tâm” Nếu ta đưa nhiều nội dung vào thuyết trình gây phản ứng ngược lại làm thính giả rối trí không nhớ Vì vậy, phần thân cần thiết xác định đâu thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu thông tin cần truyền đạt cuối đâu thông tin nên truyền đạt Theo thứ tự này, vào thời gian cho phép ta xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần cuối thông tin nên biết Thách thức lớn người thuyết trình “giới hạn điểm chính” hay gọi lựa chọn nội dung quan trọng (2) Chia thành phần dễ tiếp thu Một thuyết trình thông thường chia làm - phần Các phần xếp với theo trật tự lôgíc định Lôgíc theo trình tự thời gian, theo quan hệ nguyên nhân - kết (3) Phân bổ thời gian cho nội dung Sau phân chia thành phần điều cần thiết phải phân bổ thời gian phù hợp cho nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác thuyết trình ngắn gọn tăng mức độ tập trung Phần kết luận “Lời nói gió bay” - khác biệt văn nói văn viết Vì thuyết trình phải có kết luận Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe tập trung nên không tiếp thu toàn thông tin mà ta thuyết trình Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại ý ta trình bày kết luận thông điệp cuối ta gửi đến thính giả Với thông điệp cốt lõi này, thính giả liên tưởng đến toàn phần nội dung thuyết trình (1) Thông báo trước kết thúc Việc thông báo thể cụm từ như: tóm lại ; để kết thúc, tóm tắt lại ; Trước chia tay, xin tóm tắt lại trình bày Việc thông báo giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu thông tin cốt lõi (2) Tóm tắt điểm Theo nghiên cứu thính giả khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình khoảng thời gian kết thúc hai khoảng thời gian mà độ tập trung ý người nghe cao Vì ta tóm tắt lại điểm giúp thính giả nhớ khái quát lâu nội dung ta thuyết trình Việc tóm tắt nêu lại đề mục thuyết trình kèm ý cần nhấn mạnh (3) Thách thức kêu gọi Mục đích cuối thuyết trình thuyết phục người khác làm theo Vì phần kết luận thuyết trình cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động Trong phần ta dùng số động từ mạnh để hô hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng kêu gọi cam kết hành động cụ thể vỗ tay, giơ tay biểu thực ví dụ đóng góp từ thiện Hoặc đơn giản sử dụng cách hướng người nghe đến hành động cụ thể việc áp dụng họ thu từ thuyết trình vào công việc cụ thể họ 2.3 XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 2.3.1 Quy trình bước xây dựng thuyết trình Hình 2.4 Quy trình bước xây dựng thuyết trình hiệu Bước 1: Chủ động, sáng tạo để có ý tưởng tốt cho nội dung thuyết trình Hãy suy nghĩ sáng tạo ghi ý tưởng mẫu giấy (Không nên sửa chữa ngay, mà liệt kê hết tất ý tưởng) Khi có danh sách ý tưởng cho nội dung thuyết trình bắt đầu sửa chữa loại bỏ ý tưởng không khả thi, không liên đới với nội dung khác thuyết trình Chúng ta tóm lại lựa chọn - ý tưởng cho thuyết trình Ví dụ: Giả sử bạn phải trình bày trước Ban lãnh đạo (Ban giám đốc, Ban chủ nhiệm, Gia đình bạn…) Công ty việc tăng 30% ngân sách hoạt động cho đơn vị bạn (cho bạn - trường hợp thuyết phục bố mẹ bạn) vào năm tới Bạn hoàn thành việc phân tích thính giả bạn biết phải trình bày thật thuyết phục Bạn suy nghĩ - 12 ý tưởng bạn tóm lại thành ý tưởng sau đây: Bảng 2-1 Tóm tắt ý tưởng Chúng cần phải đổi Chúng cần có thêm đội ngũ Chúng cần hỗ trợ phần sở vật chất đặc biệt hệ nhân viên đặc biệt kỹ sư ngân sách cho quỹ thống máy tính đơn vị phần mềm đơn vị Bước 2: Xây dựng ý phụ Sau bạn lên ý tưởng cho phần trình bày mình, bạn triển khai xây dựng ý phụ nhằm hỗ trợ, giải thích (Số liệu, dẫn chứng minh họa…) Các ý phụ cho trình bày nhiều bạn xếp lại chúng theo nhu cầu sử dụng Hãy xếp theo nhiều kiểu khác ý đến mục đích thuyết trình Bảng 2-2 Xây dựng ý phụ Chúng cần phải đổi sở vật chất đặc biệt hệ thống máy tính đơn vị Hệ thống sở vất chất xuống cấp đặc biệt hệ thống máy tính lỗi thời, chất lượng Không đáp ứng xu hướng công nghệ đặc biệt phần mềm công nghệ thông tin Chi phí cho bảo dưỡng sửa chữa không ngừng tăng lên Chúng cần có thêm đội ngũ nhân viên đặc biệt kỹ sư phần mềm Đội ngũ kỹ sư đào tạo tạo sản phẩm độc quyền, giúp công ty tiết kiệm tiền Ít lệ thuộc vào nhà cung cấp bên Giúp công ty tăng tính cạnh tranh có đội ngũ nhân viên giỏi làm việc chuyên nghiệp Bước 3: Hãy trình bày lợi ích Chúng cần hỗ trợ phần ngân sách cho quỹ đơn vị Cần có thêm phần mềm bán hàng hệ thống lưu trữ liệu Hiện thị trường phần mềm có nhiều sách ưu đãi chất lượng sản phẩm tốt Tăng phụ cấp khen thưởng cho đội ngũ nhân viên giúp họ có động lực quan trình làm việc Để thuyết phục thính giả (người nghe), bạn phải trình bày đưa lợi ích thật cụ thể mà người nghe đạt học thực yêu cầu bạn Chú ý rằng, lợi ích thường nêu thân thường lựa chọn lợi ích ý để trình bày Trong ví dụ nêu Bước (Tại tổ chức phải tăng 30% ngân sách cho đơn vị bạn), phân tích lợi ích sau: (1) Việc công ty tăng ngân sách cho đơn vị chúng tôi, đầu tự hệ thống sở vật chất, hệ thống công nghệ => Tăng lực cạnh tranh Công ty (2) Việc mời thêm lập trình viên tạo sản phẩm mới, tăng lợi nhuận hiệu kinh doanh Công ty (3) Việc đầu tư giúp Công ty tạo sản phẩm có lợi cạnh tranh thị trường Bước 4: Thiết kế tài liệu phân phát cho thính giả Ý nghĩa tài liệu phát tay: - Củng cố thông tin quan trọng thuyết trình - Giúp người nghe theo dõi dễ dàng - Bổ sung thêm thông tin, hỗ trợ cho ý tưởng trình bày Bạn phát tài liệu nào? (1) Phát trước trình bày Vấn đề đặt người nghe tò mò nội dung thuyết trình họ tập trung xem tài liệu cầm tay mà không ý nhiều đến thuyết trình bạn nói Giải pháp cho vấn đề bạn đặt tài liệu vào vị trí người nghe trước họ bước vào khán phòng (Họ đọc chúng trước bạn bắt đầu nói bạn giải thích tóm tắt nội dung hướng dẫn cách sử dụng tài liệu) (2) Phát trình bày Hãy phát tài liệu liên quan đến nội dung bạn trình bày phải thực nhanh chóng (3) Phát sau trình bày Trong trình bạn thuyết trình bạn nói với người nghe họ phát tài liệu sau buổi thuyết trình để họ không tập trung vào việc ghi chép Hãy ý rằng, tùy vào hoàn cảnh để bạn lựa chọn cách phân phát tài liệu cầm tay Bước 5: Hãy lựa chọn dụng cụ trực quan thích hợp Khi lên ý tưởng thuyết trình bạn phải định việc có sử dụng dụng cụ trực quan cho nội dung hay không! Cách sử dụng? Thời điểm sử dụng? Bước 6: Hãy nhắc lại ý thuyết trình Bạn nên thực điều ý câu nhắc lại không nằm phần mở đầu không nằm phần kết luận Ví dụ: Bạn nhắc lại rằng: “Chúng cần đổi hệ thống sở vật chất, tăng cường đội ngũ lập trình viên nội dung trình bày với vị hôm nay” bạn nhắc lại nội dung sau bạn trình bày nội dung thuyết trình “Các vị thấy lợi ích việc cấp nhật hệ thống sở vật chất, tăng cường đội ngũ nhân giá trị việc tăng ngân sách cho đơn vị năm tới” Bước 7: Hãy chuẩn bị phần mở hay Bạn nhớ phần mở có hai chức quan trọng là: Cung cấp thông tin cần thiết thu hút ý Vậy, bạn tạo ý cách nào? (1) Hãy bắt đầu giai thoại Đây câu chuyện ngắn gắn với nhân vật tiếng, tích xưa câu chuyện đời thường giản dị bạn Ví dụ: Vào ngày đẹp trời, em trai nói với tôi: “Anh ơi, anh cho em 200.000đ em giặt quần áo giúp anh Còn anh cho em thêm 30% em cất chúng khô, đảm bảo anh có quần áo để chơi với bạn gái vào tối mai” Cũng tương tự vậy, tăng quỹ thưởng phụ cấp cho nhân viên lên tạo giá trị thặng dư nhờ vào hiệu suất làm việc tăng nhân viên (2) Tính khôi hài Đây cách dễ để xóa khoảng cách bạn người nghe Bạn ý khôi hài phải liên quan đến bạn, chủ đề thuyết trình người nghe Hãy sử dụng khôi hài mức độ vừa phải tránh sử dụng chủ đề tình dục, tôn giáo, chủng tộc… (3) Mở câu hỏi Có nhiều cách để đặt câu hỏi: Bạn hỏi câu hỏi mở (Chú ý rằng, có nhiều đáp án khác không theo hướng bạn mong muốn) câu hỏi có/không (Tức câu hỏi giơ tay) (4) Các câu hỏi tu từ Đây câu hỏi có câu trả lời hiển nhiên Ví dụ: “Ở có bạn mong muốn có kỹ giao tiếp tốt”… (5) Câu nói gây sốc Ví dụ: “Năm ngoái số lượng sinh viên thất nghiệp thiếu kỹ với số lượng người chết bệnh tim giới Đó lý hôm muốn thuyết phục bạn nên nâng cao kỹ có kỹ mềm” (6) Trích dẫn Bạn bắt đầu thuyết trình câu trích dẫn từ tác phẩm tiếng nhận định người nối tiếng Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh trích dẫn Bản tuyên ngôn Mỹ Pháp Bước 8: Viết phần kết có sức thuyết phục Phần kết luận thuyết phục người nghe trả lời câu hỏi: Ngay sau thuyết trình phải có họp bàn vấn đề hay có thảo luận… Tức thúc dục người nghe nêu cụ thể họ nên làm gì? Làm nào? Làm nào? 2.3.2 Yếu tố cản trở thuyết trình Bạn nhiều công sức mời nhà đầu tư đến tham dự buổi thuyết trình quan trọng tiềm công ty bạn? Đừng mắc phải lỗi sau Thứ nhất, sai số liệu: Tính nhầm, thiếu số liệu công bố số liệu cần giữ bí mật lỗi nghiêm trọng Hãy đảm bảo số liệu bạn đưa sát với thực tế Chẳng nhà đầu tư muốn làm việc với người thiếu thực tế Slide dày đặc chữ, lỗi nhiều người mắc phải Có nguyên tắc chung dành cho nhà diễn thuyết có sử dụng Powerpoint: không gạch đầu dòng slide, không từ cho gạch đầu dòng Thứ hai, quay lưng phía người nghe: Đừng quay lưng phía người nghe giây lúc thuyết trình Quay mặt phía thính giả, nhìn vào mắt họ nói bí để thành công Thứ ba, kết thúc không tốt: Kết thúc thuyết trình cho thật hiệu việc dễ làm Kết thúc không đơn giản tóm tắt lại thuyết trình bạn nói lời cảm ơn Đừng quên đặt câu hỏi cho người nghe cảm nhận họ dành thời gian để họ đặt câu hỏi vấn đề họ chưa hiểu muốn tìm hiểu sâu Thứ tư, không trình bày lợi ích: Muốn nhà đầu tư dốc tiền vào phần mềm hay dịch vụ công ty bạn đương nhiên bạn phải trình bày tính năng, chất lượng sản phẩm Nhưng đừng quên trình bày cho họ nghe doanh thu tiềm công ty từ việc kinh doanh chúng, điểm nhà đầu tư quan tâm Thứ năm, người nghe không phù hợp: Nếu không tìm hiểu trước đối tượng người nghe, bạn thuyết trình phù hợp không thuyết phục Nếu bạn thuyết trình vấn đề phần mềm thuyết trình bạn tác dụng với nhà đầu tư quan tâm đến lĩnh vực lượng Thứ sáu, bỏ qua rủi ro: Mọi vấn đề chứa nhiều rủi ro Bạn cho trình bày lợi ích hội vấn đề trình bày mà không cần nhắc đến rủi ro làm “yên lòng” thính giả? Trên thực tế Hoàn toàn bỏ qua nguy rủi ro khiến thính giả cho diễn giả nhìn thực tế bạn không thuyết phục họ 2.4 MỘT SỐ KỸ THUẬT THUYẾT TRÌNH, THUYẾT PHỤC TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG Các nhà thuyết trình chuyên nghiệp thường quan tâm đến việc tạo dựng mối liên hệ với người nghe thông qua cách như: sử dụng hình ảnh cách hiệu quả, dẫn dắt lời, sử dụng ngôn ngữ hình thể cách có mục đích Các phương pháp thể cụ thể sau: 2.4.1 Hình ảnh hóa vấn đề cách hiệu Để làm cho thuyết trình sinh động tăng thu hút người nghe, nên hình ảnh hóa vấn đề cách thực tế đáng tin cậy Một số cách sau nên sử dụng để hình ảnh hóa nội dung trình bày tùy thuộc ngữ cảnh cụ thể trình bày: (1) Phát tương đồng Phát nét tương đồng việc khác để liên hệ vấn đề nói với vấn đề đời thường để trình bày trở nên gần gũi dễ hiểu (2) Sử dụng phép ẩn dụ So sánh vấn đề trình bày với vật tượng gần gũi sống cách trực diện (3) Sự ví von Là đối chiếu sử dụng từ “như” hay “giống như” Ví dụ, cô vui người vừa thắng xổ số (4) Sử dụng mẩu chuyện cá nhân Không có kết nối với người nghe nhanh mẩu chuyện thân (5) Sử dụng số liệu cụ thể để dẫn chứng Mặc dù thường không để ý thực tế số dễ dàng ghi nhớ đặc biệt chúng liên quan trực tiếp đến người nghe Do đó, thuyết trình đơn giản hóa số liệu hóa kiện (6) Kịch tính hóa trình bày cách đưa điều tồi tệ tốt Trong thuyết trình sử dụng cảnh báo điều tồi tệ xảy để nhấn mạnh tầm quan trọng vấn đề gây ấn tượng với người nghe 2.4.2 Chỉ dẫn lời thông qua câu chuyển tiếp Khi thuyết trình cần nhớ người nghe khác với người đọc báo cáo Những người nghe kiểm soát việc chuyển slide lật giở lại trang trước để xem lại ý dẫn đến dễ dàng lạc khỏi thuyết trình cách dễ dàng Chính vậy, thuyết trình cần lưu ý đến việc giúp người nghe theo dõi bố cục ý thuyết trình qua thông điệp dẫn lời Các thông điệp dẫn lời giúp người nghe dễ dàng theo dõi trình bày thường câu giới thiệu trước nội dung định để định hường người nghe; tóm tắt nội dung vừa trình bày; câu chuyển tiếp dẫn dắt từ phần sang phần khác: (1) Giới thiệu trước: trước bắt đầu giải thích trình bày chi tiết vấn đề đó, cần có lời giới thiệu để định hướng người nghe (2) Tóm tắt: Sau trình bày chi tiết nội dung vấn đề đó, cần tóm tắt lại ý lần nhắc lại để người nghe dễ nhớ nội dung trình bày chuẩn bị tâm chuyển sang phần khác (3) Chuyển hướng: Để chuyển sang nội dung mới, cần sử dụng câu chuyển để giúp trình bày trở nên mềm mại liền mạch Ví dụ, “Từ đến toàn nói về…; chuyển sang…” “Adam- Smit đưa quan điểm rằng…, cách nhìn khác nói là…” Hoặc cải thiện thuyết trình cách thêm từ nối thích hợp thứ là, thứ hai là, tiếp theo, sau đó, vậy, nữa, mặt khác, ngược lại, tóm lại 2.4.3 Những thông điệp không lời Mặc dù thuyết trình nói quan trọng, thông điệp không lời mà người thuyết trình thể có ảnh hưởng mạnh mẽ đặc biệt quan trọng đến tiếp thu lôi người nghe Người trình bày thể thông điệp không lời qua ánh mắt, di chuyển, cách thể tay, miệng hay nhíu mày, hành động vô tình hay có ý thức Tất cử chỉ, hành động người thuyết trình thông điệp không lời mà người nghe giải mã theo ý nghĩa ý nghĩa khác Để có thông điệp không lời phù hợp hỗ trợ tích cực cho trình bày, người thuyết trình cần phải lưu ý điểm sau đây: (1) Trông thật đẹp! Dù thích hay không người thuyết trình bị đánh giá hình thức vẻ bên Trong tất dịp trừ buổi thuyết trình nhỏ nhà, cố gắng lưu ý đến cách ăn mặc chọn trang phụ phù hợp thể phòng cách chuyên nghiệp Theo kinh nghiệm thực tế, người thuyết trình tốt người ăn mặc chỉnh tề phải người ăn mặc đẹp phòng (2) Nên để thể mềm mại linh hoạt Người thuyết trình có tác phong nhanh nhẹn thể nhiệt tình buổi thuyết trình thường đánh giá cao Muốn thuyết trình thả lỏng thể sử dụng cử mềm mại, tự nhiên cách phù hợp để làm bật nội dung thuyết trình Tránh sử dụng động tác cứng nhắc lặp lặp lại ý nghĩa có ý nghĩa đối lập với nội dung trình bày Hãy nhớ ngôn ngữ không lời mâu thuẫn với ngôn ngữ lời người nghe tin vào ngôn ngữ không lời (3) Cần trình bày cách chủ động dựa từ khóa quan trọng có tính chất định hướng Khi thuyết trình tránh đọc giấy hay đọc ghi lại thảo mà nói cách thoải mái, chủ động tự nhiên Hãy sử dụng từ khóa slides giấy ghi nhớ để làm gợi ý cho định hướng nội dung trình bày (4) Thay đổi ngữ điệu sử dụng khoảng lặng Hãy chia nội dung trình bày thành phần nhỏ thay đội ngữ điệu, âm lượng nhịp độ nói phù hợp với tính chất nội dung phần Nên sử dụng “Khoảng lặng” trước sau ý quan trọng phép người nghe có thời gian tiếp nhận ý tưởng bạn (5) Rời khỏi bục đứng Khi thuyết trình nên tránh việc đứng im bục Sự di chuyển giúp cho người thuyết trình trông tự nhiên thoải mái Do đó, trình thuyết trình nên quan sát chọn vài chỗ phòng để di chuyển tới Kể phải đứng gần với thiết bị trợ giúp hình ảnh, rời xa chúng để di chuyển gần tới người nghe giúp người nghe nhìn thấy người cảm nhận nhiệt tình người trình bày (6) Đa dạng hóa biểu cảm khuôn mặt Người thuyết trình nên bắt đầu trình bày với nụ cười thay đổi biểu cảm khuôn mặt cho phù hợp với suy nghĩ giọng nói nội dung trình bày Người thuyết trình lắc đầu để tỏ không đồng tình, đảo mắt thấy coi thường, nhìn hướng lên để chờ dẫn, nhướn mày để thể quan tâm hay hứng thú… Để sử dụng tốt ngôn ngữ không lời, người thuyết trình cần tập luyện trước Có thể nhờ người có kinh nghiệm nghe xem tập luyện để đưa gợi ý hay lời khuyên luyện tập Nếu không tìm người giúp, tập trước gương ghi hình lại phần luyện tập xem lại để đánh giá hành vi không lời đoạn ghi hình rút kinh nghiệm dần 2.4.4 Chuẩn bị hỗ trợ hình ảnh thuyết trình đa phương tiện Trước thuyết trình kinh doanh, nghĩ đến câu ngạn ngữ: “Nói với tôi, quen Cho thấy, nhớ Liên hệ đến điều liên quan, hiểu” Mục đích người thuyết trình làm cho người nghe hiểu, nhớ làm theo người thuyết trình nói Để làm cho người nghe thấy hứng thú bị hút, bổ sung vào thuyết trình hình ảnh sinh động Một số chuyên gia khẳng định 85% lượng kiến thức ghi nhớ nhờ hình ảnh Do đó, thuyết trình có kết hợp với hỗ trợ hình ảnh dễ hiểu nhớ lâu so với thuyết trình thiếu hỗ trợ hình ảnh Hỗ trợ hình ảnh công cụ đặc biệt hữu dụng với người thuyết trình chưa có nhiều kinh nghiệm lẽ người nghe tập trung ý vào hình ảnh trình bày mà giảm ý vào người nói Tuy nhiên, diễn giả có kinh nghiệm lại cố gắng để không bị che khuất hay làm lu mờ hình ảnh Mặc dù hầu hết thuyết trình gia đồng ý rằng: Sử dụng hình ảnh trình bày giúp kích thích trí nhớ cuả người nói, khiến người nói tự tin, bình tĩnh thuyết trình Ngày có nhiều phương tiện hỗ trợ hình ảnh giúp cho thuyết trình trở nên phong phú Tuy nhiên, phương tiện có ưu nhược điểm định Ba dạng phổ biến trình chiếu đa phương tiện, sử dụng máy chiếu, tài liệu phát tay (1) Trình chiếu đa phương tiện Với chương trình phần mềm tiên tiến Microsoft PowerPoint, Apple Keynote, Lotus Freelance Graphics, Corel Presentations, Adobe Presentor hay Adobe Ovation người thuyết trình tạo thuyết trình linh hoạt sống động với máy tính cá nhân Thành chương trình thường trình bày hình vi tính, hình ti vi, hình LCD (tinh thể lỏng), chiếu Với thiết bị chuyên dụng tiên tiến, người thuyết trình tạo thuyết trình đa phương tiện bao gồm âm nổi, đoạn phim video khiến cho thuyết trình trở nên sống động hấp dẫn (2) Sử dụng máy chiếu Diễn giả có kinh nghiệm thường chuẩn bị loại slide khác dùng cho máy chiếu với máy tính máy chiếu dùng với giấy phim 3M để đề phòng trường hợp trục trặc kĩ thuật Dù dùng loại máy chiếu nào, cần ý đứng tránh sang bên cạnh máy chiếu để không che lấp tầm nhìn người nghe không để bóng hình hình (3) Tài liệu phát tay Người trình bày bổ sung làm bật thuyết trình việc phát thêm tranh ảnh, dàn ý, sách thông tin nhỏ, báo, biểu đồ, tóm lược tài liệu bổ sung khác cho người nghe Khi sử dụng tài liệu phát tay, cần chọn thời điểm thích hợp cho việc phát tài liệu Nếu phân phát thuyết trình, tài liệu phát làm người nghe tập trung, khiến người trình bày khả kiểm soát tình (4) Ghi chép diễn giả Có nhiều cách khác để in thuyết trình thành cứng Ví dụ, in slide dạng take note để có khoảng trống ghi lại lời giải thích cho ý chính/hình ảnh thể slide trang giấy Những in nhỏ tiện dụng để tập luyện trước trình bày cung cấp cho nhà tài trợ người nghe tóm tắt nội dung thuyết trình  ... nhằm thuyết phục học Tóm lại, thuyết trình, thuyết phục có vai trò quan trọng góp phần đáng kể vào thành công 2.2 NỘI DUNG KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, THUYẾT PHỤC TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG 2.2.1 Chuẩn bị thuyết. .. trở ngại việc thuyết trình nhằm thuyết phục người khác Thêm thành phần lợi ích bắt nguồn từ việc sử dụng kỹ thuyết trình, thuyết phục Kỹ thuyết trình, thuyết phục kỹ mềm cần thiết học tập công... ro khiến thính giả cho diễn giả nhìn thực tế bạn không thuyết phục họ 2.4 MỘT SỐ KỸ THUẬT THUYẾT TRÌNH, THUYẾT PHỤC TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG Các nhà thuyết trình chuyên nghiệp thường quan tâm đến việc tạo