Kỹ năng thuyết trình yếu kém sẽ khiến bạn mất đi nhiều cơ hội nghề nghiệp, thăng tiến và chứng tỏ năng lực của mình với người khác. Và đây là kỹ năng bạn hoàn toàn có thể rèn luyện được. Để có một buổi thuyết trình thành công bạn cần có những bí quyết và kỹ năng thuyết trình trong tay. Tổng hợp các chia sẻ, kinh nghiệm, bí quyết, cẩm nang, các bài học để có một buổi thuyết trình thành công và hiệu quả, thu nhận được sự đồng tình ủng hộ của người tham dự. Tài liệu Kỹ năng thuyết trình sẽ giúp bạn nâng cao và hoàn thiện kỹ năng thuyết trình thông qua việc hiểu rõ mục đích của buổi thuyết trình; biết được đối tượng tham dự; chuẩn bị nội dung trình bày và các cách biểu đạt, truyền tải nội dụng.
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Trong từ điển từ “thuyết trình” có nhiều nghóa Chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghóa xuất phát từ “trình bày” có nghóa “đưa cho – nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Một số ví dụ thuyết trình kinh doanh là: Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên họp, họp, đề nghị … Nói: Chuyện trị, họp, vấn, bán sản phẩm dịch vụ Hành động :Ngơn ngữ cử chỉ, hành động Các nội dung “Kỹ thuyết trình” khơng bao gồm chi tiết thuyết trình dạng viết, mà đề cập tới hai kiểu dạng thuyết trình nói là: Một giới thiệu sản phẩm/bán hàng tốt Tổ chức họp 1- Giới thiệu sản phẩm bán hàng 1.1- Các đặc điểm phát biểu hiệu - Có mục đích/chức rõ ràng: Trước tiến hành giới thiệu sản phẩm bán hàng, mục đích/chức thuyết trình cần phải đặt Điều bảo đảm hội tốt nhằm đạt hiệu thuyết trình Có bốn mục đích chức phát biểu Chức thơng báo: Cung cấp thơng tin sản phẩm dịch vụ vấn đề liên quan Chức thuyết phục: Nhằm đạt tới kết bắt buộc người nghe phải nghe theo Chức kiểm sốt: Nhằm bảo đảm giới thiệu phải theo chức mục đích Chức kết hợp: Kết hợp chức với mục tiêu chung trình bày Bất kỳ giới thiệu sản phẩm bán hàng phải có chức chủ yếu chức chủ yếu kết hợp với chức thứ yếu khác - Được chuẩn bị chu đáo: Càng chuẩn bị chu đáo tăng sức thuyết phục Một nguyên tắc “khơng phải tình bày bạn muốn mà trình bày họ muốn nghe” Mặc dù chủ đề phát biểu hay dở, người phát biểu lúc phải tuân thủ chiến lược “chuẩn bị” Được chuẩn bị giảm mức độ sợ hãi - Nội dung: Nội dung phát biểu cần phải theo thứ tự logic Hơn nữa, phát biểu phải trình bày cách rõ ràng với thơng tin đầy đủ Điều tạo ham muốn lắng nghe hiểu ý người trình bày Để đạt khả đó, việc chuẩn bị vơ quan trọng Nội dung bao gồm phần chia thời gian phát biểu theo tỷ lệ Đó là: + Giới thiệu - Mục đích phát biểu - Tạo nên hồ hợp - Giới thiệu chủ đề phát biểu + Trình bày điểm chính: Các điểm với chi tiết giải thích tương phản + Hiển thị dạng hình ảnh minh hoạ để tăng cường thêm cho nội dung trình bày Trình bày ảnh, hình vẽ, đồ hoạ, ….sẽ có kết tốt Một ảnh nói hàng nghìn từ Lợi ích giáo cụ trực quan nhằm chuyển tải thơng tin kinh doanh giúp cho người nghe/người đọc hiểu nhớ Chỉ cần nhìn liếc qua thơng tin khứ, tương lai phân tích nhanh chóng + Kết thúc trình bày: - Nhắc lại mục đích khuyến khích - Tóm tắt điểm 1.2- Các đặc điểm người thuyết trình tốt • Thể tính cách cá nhân - Hồ hợp với người nghe - Liên lạc mắt với người nghe - Thể tự tin: Qua hành động, điệu bộ, cử chỉ, lời nói… - Có khả trả lời câu hỏi: Trả lời câu hỏi đặt có liên quan đến nội dung trình bày khơng nói “khơng biết” bị hỏi • Kiểm sốt giọng nói yếu tố tương tác - Kiểm sốt giọng nói: Người trình bày tuỳ theo diễn biến nội dung mà sử dụng cấp độ, nhịp độ giọng nói khác nhằm nhấn mạnh nội dung thu hút tập trung người nghe - Sử dụng microphone - Đốn trước phản ứng: Chuẩn bị tốt tích luỹ kinh nghiệm cho phép dự đốn trước khả phản ứng, tình khơi gợi phản ứng người nghe Người trình bày cần hiểu phản ứng người nghe “lời mời gọi để thuyết phục” Phản ứng người nghe khơng coi cản trở hay dấu hiệu thất bại trình bày - Biết người nghe đọc ngơn ngữ của người nghe Bài tập thực hành: Hãy xếp đoạn để thành phát biểu “Khách sạn Happy” Trên tóm tắt xong phát biểu tơi hơm “Khách sạn Happy” Tơi hy vọng bạn đến với khách sạn chúng tơi cơng việc kinh doanh bạn Khách sạn luơn quan tâm đến nhu cầu khách hàng bạn Như nói phịng lớn với đồ nội thất làm gỗ tếch, nhà hàng có nhiều loại ăn với giá hợp lý người thân thiện lại với chúng tơi bạn cảm thấy thật tuyệt vời Khách sạn có nhà hàng Một nhà hàng phục vụ ăn Việt Nam, nhà hàng phục vụ ăn châu Âu thịt nướng bánh sandwiches Nhà hàng thứ nằm tầng chuyên phục vụ cá Các ăn ngon giá hợp lý Khách sạn có 100 phịng hạng superior 50 phịng executive Các phịng trang bị đồ nội thất gỗ tếch dường nghỉ sách êm Đèn thiết kế tốt sáng sủa Mỗi phịng rộng bạn chí có họp kinh doanh nhỏ Bài phát biểu hơm “Khách sạn Happy” Mục đích phát biểu nhằm cung cấp cho bạn thơng tin khách sạn Hy vọng cuối trình bày bạn cân nhắc đến việc trở thành khách hàng quen thuộc khách sạn Tơi trình bày điểm mấu chốt sau: Đó là: a Phịng b Nhà hàng cuối c Con người Khách sạn có 150 người Tất người đào tạo Để cung cấp dịch vụ khách hành tốt họ dạy phải luơn mỉm cười Khách hàng thích thú nói chuyện với họ Đồng phục người chỉnh tề - Tổ chức họp 2.1- Các đặc điểm họp tốt Khái niệm: Một họp gì? - Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi định Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến gây nên vấn đề - Một họp tốt hạn chế khác biệt kết đạt Mọi họp phải chuẩn bị, cân nhắc tiến hành để xem làm thế để thứ tốt - Các kiểu họp khác qui mơ (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức khơng thức), thời gian… Cả hai loại họp thức khơng thức cần đến cẩn thận quan tâm Nó trở nên thức có thờ vấn đề xảy - Các họp phải tuân thủ kết hợp mục đích sau: • Kiểm sốt • Kết hợp • Thơng báo • Thuyết phục - Tiến trình họp bao gồm: • Phân tích giải vấn đề • Tư vấn giải hồ xung đột • Thảo luận trao đổi quan điểm • Nêu vấn đề tạo động • Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ quan điểm • Nhận ý kiến hồi âm • Tăng cường hỏi đáp • Đào tạo phát triển Nói chung mục đích họp nhằm đến định, hành động thay đổi - Chi phí hiệu Mọi họp phải tính đến chi phí Dưới ví dụ số chi phí khác : + Chi phí thời gian + Chi phí vật chất: tiền dụng cụ phụ trợ sử dụng + Chi phí hội: Mọi người làm việc họ khơng đến họp, giá trị hoạt động nao?, bao nhiêu? Vì luơn nghó đến thời gian người bạn phải chắn họp bạn đáng giá để tổ chức tham dự Cuộc họp tồi dẫn đến: - Quyết định tồi - Chính sách tồi - Tạo nên hỗ độn xáo trộn Www.vctel.com/www.vanchung.vn Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 - Gián đoạn cơng việc - Gây ý tới nhiệm vụ nhỏ nhiệm vụ lớn quan trọng - Tinh thần thấp - Giảm tiến trình làm việc hỗn lại hành động - Nước mắt Phí thời gian tiền bạc … tất điều dẫn đến kết cơng việc khơng hiệu Do họp tốt thiết phải có phát biểu chủ tịch thành viên Để tránh chi phí cao khó khăn đảm bảo họp thành cơng đáng giá, câu hỏi cần phải đặt chuẩn bị họp : ‘Cuộc họp có thực cần thiết khơng?’ Có lý cụ thể mục đích rõ ràng cho họp đạt ảnh hưởng sau: • Mọi người hiểu rõ họp tổ chức • Mọi người chuẩn bị đóng góp • Mọi người tập trung • Mọi người muốn tham dự họp bạn họp có hiệu • Sắp xếp mơi trường: Việc xếp mơi trường phịng họp tạo nên khơng khí cho họp Đó thuyết trình có chuẩn bị Điều tăng cường cho thuyết trình nói Việc bố trí chỗ ngồi quan trọng sử dụng cho họp khác nhau: Kiểu dạng phịng họp: + Trịn, oval + Hội thảo / hội nghị Www.vctel.com/www.vanchung.vn Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 + Hình vuơng + Hình chữ U Mơi trường xung quanh tạo nên khơng khí cho họp Cân nhắc vấn đề mơi trường tăng cường thêm cho thuyết trình Các yếu tố mơi trường như: + Nhiệt độ khơng khí phịng + Sạch + Ánh sáng + Kích cỡ phịng + Mùi /mùi thơm + Thiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm + Tiếng động, tiếng ồn 2.2- Vai trị người chủ toạ thuyết trình tốt a- Cơng tác chuẩn bị trước họp Chuẩn bị chương trình - Các mục để thảo luận, cụ thể dẫn - Thứ tự để tổng kết lại họp trước hoạt động - Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( cần) - Các vấn đề hành - Tài liệu - Bảo đảm biên chương trình phát lúc - Bố trí phịng họp - Chỗ ngồi cho đại biểu Www.vctel.com/www.vanchung.vn Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 - Cà phê giải khát Chuẩn bị cá nhân - Chương trình - Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm sốt cảm xúc… b- Diễn biến trình họp Thơng báo giới thiệu chương trình Chủ toạ thơng báo cho người về: + Hình thức họp + Chương trình họp Chương trình đồ họp Nó nói cho thứ tự vấn đề thảo luận Có ba phần gọi thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh thủ tục bế mạc Một chương trình tốt tăng cường cho thuyết trình họp + Biên bản: Trong số họp, biên cần thiết Đơi mẫu form đơn giản số họp khác viết thức chương trình Đó hình thức thuyết trình viết giúp cho thuyết trình nói (chủ toạ thành viên thảo luận) Biên viết thường xuyên với ba chức năng: + Thúc giục hành động: Nhắc người nhận nhiệm vụ họp phải làm làm thời hạn + Là bước nối với họp tiếp theo: nối họp bảo đảm vấn đề báo cáo triển khai + Ghi chép: Ghi chép thường xuyên xảy định thống Biên tốt hiệu trình bày hữu ích chúng : + Chính xác: điều quan trọng bỏ sót gây nên vấn đề Www.vctel.com/www.vanchung.vn Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 + Mục tiêu: Dù chuẩn bị biên phải đưa mục tiêu khơng đưa ý kiến cá nhân vào + Dễ hiểu: Tóm tắt ghi chép + Trách nhiệm: Ai đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất viết trình bày theo tiêu chuẩn Cơ cấu - Tuân theo chương trình - Thời gian Kiểm sốt - Thời gian - Ứng xử thời gian nói chuyện người - Đặt câu hỏi Tóm tắt - Mỗi phần chương trình - Đạt định rõ ràng Lắng nghe - Cách ứng xử người - Đóng góp Cách nói: - Hình thức ngơn ngữ cử tỏ tự tin - Nói rõ ràng dùng câu ngắn, đơn giản, khơng sử dụng tiếng lóng - Thay đổi tốc độ nói, sẵn sàng đặt câu hỏi Www.vctel.com/www.vanchung.vn Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 - Chọn mức âm lượng phù hợp với người nghe - Nếu sử dụng micro, để micro cách miệng cm - Vừa nói vừa minh hoạ 2.3- Người thuyết trình hiệu a- Ấn tượng ấn tượng cuối Ấn tượng tốt người thuyết trình tạo ra: • Tin tưởng • Tin cậy • Hưởng ứng Ấn tượng cuối người thuyết trình tạo ra: • Một ấn tượng lâu dài • Cơ hội khác Quy luật áp dụng cho ấn tượng đầu cuối buổi họp: Các nghiên cứu tâm lý-xã hội học người tình bày có hội gây ấn tượng mạnh giây đầu tiên/cuối - Bảy giây / cuối xuất hành động - Bảy giây đầu tiên/cuối chuyển động - Bảy giây đầu tiên/cuối phát biểu Bề ngồi hành động ‘nói lên hàng ngàn từ’ người thuyết trình, việc ăn mặc chỉnh tề người trình bày có ý nghóa lớn, cần phải cân nhắc đến chi tiết sau cho phù hợp: + Tóc + Khuơn mặt Www.vctel.com/www.vanchung.vn 10 Cơng ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 + Quần áo, kiểu quần áo lý sử dụng kiểu quần áo + Giầy + Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước hoa… + Kết hợp mầu sắc b- Cách ứng xử hiệu Để nhận kính trọng, hướng tới người nghe xác quan trọng Trong trình bày có nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, mơi trường địa điểm Ví dụ: “Ơng Trần Văn Cơng, trưởng phịng kinh doanh sẽ… (chính thức giới thiệu đó) “Các quý ơng, quý bà cơng ty…… (chính thức định nhóm người) “Thưa vị khách quý, thưa ơng chủ tịch……” Lưu ý trình bày khơng phép gọi tên khơng, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn Hướng tới người nghe bao gồm tất hình thức viết hành động phù hợp trình bày Viết : Ví dụ: Lời chào mừng cho thư lời nhắn Hành động : Ví dụ: +Đưa nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo + Đưa nhận danh thiếp + Bắt tay + Cúi chào + Cử chỉ: Www.vctel.com/www.vanchung.vn 11 Ngơn ngữ cử hình thức giao tiếp im lặng tế nhị Trong hầu hết trường hợp, ngơn ngữ cử thực chí khơng chủ định Ngơn ngữ cử chuyển tải nội dung định Chúng ta cần học cách đọc thơng điệp bắt đầu hiểu thơng điệp cử Hiểu kiểu cử khác Buồn giận: Thở ngắn phát tiếng ‘tsk’, vặn tay, ghì chặt tay, ngón tay, đưa tay lên tóc vuốt, gãi gáy… Lo lắng: Ho, phát âm ‘whew’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền chìa khố, kéo tai, vặn tay… Hợp tác:Tựa người phía trước, tay mở, ngồi mép ghế, thiết lập cử từ tay đến mặt, áo chồng khơng cài khuy Bảo thủ: Vịng tay liếc nhìn phía, sờ mũi, dụi mắt, cài khuy áo khốc, dịch chuyển xa Quyền lực, tự tin: Có cử thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay túi áo với ngón tay ngồi, cử niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi tư nghỉ ngơi gần nằm Yếu đuối khơng cảm thấy an tồn: Có chuyển động nhỏ, rụt vai, nhai kẹo cao su, ngồi chơi khơng, cắn ngón tay, dựa phía sau Sử dụng kiểu hiệu ... chương trình tốt tăng cường cho thuyết trình họp + Biên bản: Trong số họp, biên cần thiết Đơi mẫu form đơn giản số họp khác viết thức chương trình Đó hình thức thuyết trình viết giúp cho thuyết trình. .. vừa minh hoạ 2.3- Người thuyết trình hiệu a- Ấn tượng ấn tượng cuối Ấn tượng tốt người thuyết trình tạo ra: • Tin tưởng • Tin cậy • Hưởng ứng Ấn tượng cuối người thuyết trình tạo ra: • Một ấn... Chương trình - Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm sốt cảm xúc… b- Diễn biến trình họp Thơng báo giới thiệu chương trình Chủ toạ thơng báo cho người về: + Hình thức họp + Chương trình họp Chương trình