Tài liệu kỹ năng thuyết trình

BỘ GIÁO DỤC &ĐÀO TẠO TRƯỜNG TRUNG CẤP BẾN THÀNH KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRƯỜNG TRUNG CẤP BẾN THÀNH LỚP: TC24T GV: NGUYỄN ĐẶNG DUNG SV: NGUYỄN THỊ LÊ NA Bài tiểu luận: Kỹ năng LẮNG NGHE Mục lục: I. Lời mở đầu II. Khái niệm III. Tầm quan trọng IV. Lơi ích của việc lắng nghe V. Những yếu tố cản trở việc lắng nghe VI. Mức độ lắng nghe VII. Kỹ năng lắng nghe có hiệu quả VIII. Kết luận I, Lời Mở Đầu Ở mọi thời đại,mọi xã hội,giao tiếp ứng xử giữa con người và con người diễn ra liên tục trên mọi lĩnh vực của cuộc sống,trong sinh hoạt đời thường cũng như trong công việc. Giao tiếp vừa biểu hiện văn hóa của mỗi con người vừa biểu hiện mức độ văn minh của xã hội. “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương” Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp.Giao tiếp vừa là một khoa học,vừa là một nghệ thuật. muốn thành công trong giao tiếp chúng ta không những cấn nắm vững kiến thức cơ bản trong lĩnh vực này mà cần phải vận dụng những kiến thức đó vào thực tiễn hoạt động giao tiếp của mình.Trong đó việc lắng nghe góp phần lớn đem lại nhiều lợi ích của giao tiếp: “có mắt không đồng nghĩa với nhìn thấy, có trí não không đồng nghĩa với biết nghĩ, có tai không đồng nghĩa với việc biết lắng nghe”. Ngạn ngữ Nga cũng có câu: "Con người mất 3 tuổi để học nói nhưng phải mất cả cuộc đời để học lắng nghe". II, Khái niệm Nói là gieo,nghe là gặt. Như vậy lắng nghe là quá trình tập trung chú ý để giải mã sóng âm thanh thành ngữ nghĩa. "Ba tuổi đủ để học nói nhưng cả cuộc đời không đủ để biết lắng nghe". Có miệng không có nghĩa là biết nói. Có mắt không có nghĩa là biết đọc. Có tay không có nghĩa là biết viết. Vậy có tai đâu có nghĩa là biết lắng nghe. Ta được học nói, học đọc, học viết rất nhiều. Vậy ta học lắng nghe ở đâu và ai dạy ta? Một kỹ năng mà chiếm đến 53% thời gian giao tiếp lại không được dạy. Từ bé ta được dạy nói, dạy đọc, dạy viết rất nhiều. Nhưng lắng nghe ta chỉ được dạy vẻn vẹn có vài câu: "Con phải biết nghe lời bố mẹ!", "Có nghe không thì bảo?!" Nhưng làm thế nào để nghe hiệu quả thì không bao giờ được dạy. Khi ta có kỹ năng lắng nghe tốt thì công việc sẽ thuận lợi hơn, cuộc sống gia đình vui vẻ hơn, giải quyết xung đột dễ dàng hơn. "Nói là gieo, nghe là gặt". Nhưng một thực tế đáng buồn là ta dùng hơn một nửa thời gian giao tiếp cho lắng nghe mà hiệu quả chỉ đạt 25 – 30%. Nếu ta thực tế ta đi gặt mà như vậy thì chắc là . chết đói. Vậy ta còn 75% tiềm năng nữa chưa khai thác. Nếu bạn là nhà đầu tư khôn ngoan thì tôi tin chắc bạn sẽ đầu tư vào mảnh đất tiềm năng 75% này. Không phải ngẫu nhiên mà câu thành ngữ "Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cường" được mọi người công nhận là đúng. Biết lắng nghe - điều này có vẻ đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể làm được vì lắng nghe là một hoạt động thường nhật hàng ngày, cho nên chỉ có một số ít người quan tâm tới việc phát triển kỹ năng nghe của mình. Lắng nghe là tập trung vào việc phản ánh một loại âm thanh nào đó,các âm thanh khác bỏ ngoài tai. Lắng nghe Chú ý - Hiểu - - Hồi đáp - Ghi nhớ Nghĩa Sóng âm Màng nhĩ Não Nghe thấy III, Tầm quan trọng Lắng nghe quan trọng như thế nào? Câu hỏi này có vẻ hơi lạ đối với bạn? Ai mà chẳng biết lắng nghe! Lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà mỗi người cần có. Khả năng lắng nghe của bạn có ảnh hưởng rất lớn đến công việc và mối quan hệ với những người chung quanh. Chúng ta thường lắng nghe vì những mục đích sau: thu thập thông tin, hiểu được điều người khác muốn nói, giải trí và học hỏi. Với những mục đích trên, bạn nghĩ khả năng lắng nghe của bạn đã tốt lắm rồi. Nhưng các cuộc nghiên cứu mới đây cho biết người ta chỉ có thể nhớ khoảng 25% đến 50% những gì họ đã nghe. Điều đó có nghĩa là khi chúng ta nói chuyện với sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay thậm chí với vợ chồng của chúng ta trong vòng 10 phút, thì họ chỉ thật sự nghe được từ 1 đến 5 phút là tối đa. Ngược lại, điều đó cũng có nghĩa là khi bạn nói chuyện với người khác, bạn cũng không nghe hết những gì họ nói. Bạn chỉ có thể nắm bắt được khoảng 25-50% những điều quan trọng đó. Rõ ràng lắng nghe là một kỹ năng mà nếu cố gắng trau dồi chúng ta sẽ thu được những lợi ích to lớn. Bằng cách trở thành một người lắng nghe tốt, bạn sẽ cải thiện được năng suất làm việc của mình, gây ảnh hưởng, thuyết phục và thương lượng thành công với người khác. Hơn nữa, bạn cũng sẽ tránh được những mâu thuẫn và hiểu nhầm đáng tiếc. Hãy ý thức tầm quan trọng của lắng nghe, và bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt và lâu dài với mọi người xung quanh. Nếu bạn cảm thấy cực kì khó khăn để tập trung vào những gì người khác đang nói, hãy cố nhẩm lại những gì họ nói – điều này sẽ củng cố thêm thông điệp của họ và giúp bạn kiểm soát được ý nghĩ của mình. Trên thực tế, các cuộc nghiên cứu chứng minh rằng người ta lắng nghe nội dung chỉ được 25% hoặc ít hơn, hầu hết mọi người thích nói hơn là nghe. Chúng ta chưa học được cách lắng nghe có hiệu quả vì thế khi một ai đó hỏi chúng ta về những điều vừa nghe thì họ sẽ nhận được những câu trả lời lộn xộn, không đúng với nội dung câu hỏi. Hoặc trong khi giao tiếp, nếu chúng ta cứ "thao thao bất tuyệt" sẽ gây sự nhàm chám với người đối diện. Lắng nghe một cách hiệu quả là một cách tốt nhất để cải thiện khả năng giao tiếp của mình và thăng tiến. Mục đích của việc lắng nghe là nắm bắt được nội dung vấn đề, thu thập được nhiều thông tin, đánh giá nội dung thông tin và tương tác qua lại trong quá trình diễn đạt. Song song đó, lắng nghe sẽ tạo sự liên kết giữa người với người, đó là liên kết về xúc cảm. Lúc này sự lắng nghe lại có thêm những mục đích mới tích cực về cảm xúc hơn như: tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, chia sẻ sự cảm thông với người khác và khám phá ra những tính cách mới mẻ của một người đã quen. Ngoài ra, lắng nghe là một biện pháp hữu hiệu để giải quyết xung đột, mâu thuẫn; bằng sự chú tâm và chân thành khi lắng nghe bạn sẽ khiến đối phương cảm thấy được tôn trọng và họ cũng sẽ cởi mở với bạn hơn rồi sau đó những nút thắt của vấn đề sẽ được tháo gỡ một cách nhanh chóng. Những người biết lắng nghe là những người biết tiếp nhận những thông tin mới, những ý kiến mới, vì thế họ sống sáng suốt và thấu hiểu mọi việc xung quanh, thành quả mà họ thu được sẽ là lòng tin của mọi người, khả năng nắm được thông tin, khả năng cập nhật hóa thông tin và khả năng giải quyết được vấn đề. IV, Lợi ích của việc lắng nghe Trong giao tiếp thông thường, lắng nghe có những lợi ích sau : 1, Thoả mãn nhu cầu của đối tượng. Không có gì chán bằng khi mình nói mà không ai thèm nghe. Vì vậy, khi bạn lắng nghe người ta nói, chứng tỏ bạn biết tôn trọng người khác và có thể thoả mãn nhu cầu tự trọng của anh ta. 2, Thu thập được nhiều thông tin hơn. Bằng cách khuyến khích người ta nói bạn sẽ có được nhiều thông tin, từ đó có cơ sở mà quyết định. Bạn càng có được nhiều thông tin thì quyết định của bạn càng chính xác. 3, Tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với người khác. Khi một người tìm được một người có cảm tình lắng nghe thì sẽ nảy sinh một mối quan hệ tốt đẹp. Lắng nghe giúp tình bằng hữu tăng trưởng và kết quả sẽ là sự hợp tác trong hoạt động. 4, Tìm hiểu được người khác một cách tốt hơn. Lắng nghe giúp bạn nắm bắt được tính cách, tính nết và quan điểm của họ, vì họ sẽ bộc lộ con người của họ trong khi nói. 5, Giúp người khác có được một sự lắng nghe có hiệu quả. Bằng cách tạo dựng một không khí lắng nghe tốt, bạn sẽ thấy rằng những người nói chuyện với bạn trở thành những người lắng nghe có hiệu quả. 6, Lắng nghe giúp chúng ta giải quyết được nhiều vấn đề. Có nhiều vấn đề, nhiều sự mâu thuẫn không giải quyết được chỉ vì hai bên không chịu lắng nghe để hiểu nhau. Bằng sự cởi mở của mình và bằng cách khuyến khích người ta nói, hai bên sẽ phát hiện ra những nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn và cùng nhau đưa ra các giải pháp để thoát sự xung đột đó. V, Những yếu tố cản trở việc lắng nghe Nhưng một thực tế đáng buồn là ta dùng hơn một nửa thời gian giao tiếp cho lắng nghe mà hiệu quả chỉ đạt 25 – 30%.Vậy điều gì làm ta nghe không hiệu quả. • Thái độ lắng nghe chưa tốt: Điếc hơn người điếc là người không muốn nghe. Ta thường hay ngộ nhận là ta biết rồi nên không muốn nghe hoặc chỉ nghe một phần, nhưng đến khi cần nhắc lại thì ta lại không nhớ. Tệ hại hơn nữa là ta chỉ nghe xem đối tác có gì sai, xấu để phản ứng lại. • Không chuẩn bị: Để nói một điều gì ta chuẩn bị rất kỹ tất cả các phương án. vậy mà trong giao tiếp ta chưa bao giờ chuẩn bị lắng nghe cả. Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. Đó chính là nguyên nhân làm ta nghe kém hiệu quả. Những yếu tố tác động khác: • Tốc độ suy nghĩ Mọi người cứ tưởng rằng khi người ta nói mình nghe rất chăm chú, nhưng thực tế tốc độ tư duy của chúng ta cao hơn nhiều so với tốc độ người ta nói, nên rất dễ bị phân tán tư tưởng, vì thời gian dư ra thường được dùng để suy nghĩ về một cái gì khác. Một sự quan tâm đến những vấn đề khác cần thiết hơn sẽ không tập trung được tư duy và là lý do của những thói quen nghe kém. • Sự phức tạp của vấn đề Chúng ta thường dễ nghe người mà chúng ta thích và những vấn đề mà mình quan tâm hơn. Khi có sự khó khăn trong sự theo dõi một vấn đề, người ta thường chọn con đường dễ nhất là bỏ đi, không thèm để ý tới nó nữa. • Không được tập luyện Đa số người ta nghe không có hiệu quả vì không bao giờ được dạy về cách lắng nghe. Từ nhỏ cho tới lúc trưởng thành, thường thì người ta dành nhiều thời gian cho việc tập nói, tập viết, tập đọc, chứ còn tập lắng nghe thì không. Đó là một nghịch lý, vì như chúng ta đã biết vì trong giao tiếp thì thời gian để nghe rất nhiều. • Thiếu sự quan tâm và sự kiên nhẫn Thiếu sự quan tâm và sự kiên nhẫn đối với ý nghĩ của người khác, hoặc không hợp với họ, làm cho nhiều người trở thành nghe kém. Với tình cảm như vậy thì các từ sẽ đi từ tai này sang tai kia và bay luôn ra ngoài. • Thiếu sự quan sát bằng mắt Khi nghe cần phải nắm bắt được cả những thông tin không bằng lời, như ánh mắt, nét mặt, dáng điệu, cử chỉ…, để biết thêm về thái độ và cảm nghĩ của đối tượng. • Những thành kiến tiêu cực Thường người ta có khuynh hướng lắng nghe một cách chủ quan, nên những thành kiến tiêu cực khiến người ta không chú ý lắng nghe nữa. Những thành kiến đó có thể xuất phát từ cách ăn mặc, tóc tai, dáng vẻ bên ngoài, giọng nói, cách sử dụng từ ngữ… của đối tượng. Chủng tộc và giới tính đôi khi cũng cản trở tới việc lắng nghe. Khi đã có những thành kiến tiêu cực thì người ta thường dùng thì giờ tìm những lý lẽ để bác bỏ và những câu hỏi để gây cản trở cho người nói. Những việc làm đó đều làm ngăn cản sự lắng nghe. • Uy tín của người nói Thường uy tín làm tăng sức ám thị, nên khi chúng ta nghe một người có uy tín nói về những vấn đề mình quan tâm, thì chúng ta dễ mất tính phê phán và nghe một cách mù quáng. • Do những thói quen xấu khi lắng nghe Giả bộ chú ý, hay cắt ngang, đoán trước thông điệp, nghe một cách máy móc, buông trôi sự chú ý. Những nguyên nhân khiến chúng ta sao nhãng việc lắng nghe: - Lười lắng nghe: Như đã nói ở phần trên, phần lớn chúng ta thích nói hơn là thích lắng nghe. Một người trung bình chỉ nhớ một nửa những gì đã nghe trong vòng mười phút nói chuyện và quên đi một nửa trong vòng bốn mươi tám tiếng đồng hồ. Chúng ta có khuynh hướng nhàm chán những chủ đề khô khan, không chú ý lắng nghe nếu người nói trình bày dở, thiếu sự tập trung khi nghe người khác nói (suy nghĩ lan man, lo ra) . Chính những phản xạ có điều kiện này sẽ giết chết cái tôi biết lắng nghe trong bạn - Thái độ lắng nghe thiếu tích cực: Thái độ này xuất phát từ sự ích kỷ, vị kỷ trong mỗi con người chúng ta. Những lúc này cái tôi của bạn quá lớn, bạn cứ cho rằng bạn là người biết tất cả rồi, những vấn đề của họ chẳng thấm vào đâu so với bạn nên không cần quan tâm đến vấn đề mà người khác đang nói hay tiêu cực hơn là bạn chỉ chăm chăm nghe để tìm lỗi sai của người nói để phản bác lại. Vì thế bạn cũng đừng ngạc nhiên khi nhận lấy hậu quả từ thái độ này: bạn sẽ chẳng có thêm chút kiến thức nào cả, nếu có chỉ là sự hài lòng một cách ngộ nhận về kiến thức của bản thân; bạn sẽ làm mếch lòng rất nhiều người nếu thái độ này tiếp diễn ngày càng nhiều và điều này sẽ tệ hơn khi bạn gặp một người nói có bản lĩnh cũng phản bác lại ý kiến mà bạn đã chống đối họ một cách xác đáng, lúc này bạn sẽ vô cùng ê chề giống như chúa sơn lâm bị một con kiến quật ngã. - Một rào cản phổ biến khác là lắng nghe có chọn lọc. Bạn đã có kinh nghiệm lắng nghe có chọn lọc nếu bạn đã từng ngồi họp và để cho tư tưởng của bạn suy nghĩ mông lung