Đề tài phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI TIỂU LUẬN MÔN: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO Giảng viên: TS. Lê Thị Thu Thuỷ Đề tài: Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm Học viên : Nguyễn Phương Hà Lớp : Cao học QTKD6.2 STT : 20 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Hà Nội, tháng 7/2010 MỤC LỤC MỤC LỤC 2 Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 2 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy PHẦN MỞ ĐẦU Trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đầy tính cạnh tranh hiện nay, làm việc nhóm là một kỹ năng hết sức cần thiết. Tuy nhiên, một vấn đề đặt ra cho những người lãnh đạo nhóm là làm sao để tạo dựng một nhóm hoạt động hiệu quả vì mục tiêu chung của cả nhóm, làm sao dung hoà và kết hợp được những cá nhân để tạo nên nhóm vững mạnh .? Thực sự ở cương vị một trưởng nhóm, hẳn bạn sẽ nhận thấy lãnh đạo nhóm là một việc không hề đơn giản. Chính vì lý do này, tôi chọn đề tài “Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm” làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận bộ môn Kỹ năng lãnh đạo. Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm tìm ra những biện pháp hữu hiệu để phát triển được kỹ năng lãnh đạo nhóm. Để thực hiện được mục đích nghiên cứu này, đề tài tự xác định cho mình những nhiệm vụ sau đây: 1. Nghiên cứu cơ sở lý thuyết của đề tài. 2. Nghiên cứu thực trạng của vấn đề. 3. Hệ thống hoá và đề xuất những biện pháp, phương thức nhằm phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm. Cấu trúc của tiểu luận: Ngoài trang bìa chính, trang bìa phụ, trang ghi ơn, mục lục, tài liệu tham khảo và phụ lục, tiểu luận có cấu trúc như sau: - Phần mở đầu - Phần nội dung - Phần kết luận Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 3 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÓM VÀ LÃNH ĐẠO NHÓM 1.1. Các vấn đề cơ bản về nhóm: 1.1.1. Khái niệm nhóm: Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. 1.1.2. Phân loại nhóm: Vậy tại sao cần phải làm việc theo nhóm? Nguyên nhân vì nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng, đòi hỏi nhiều kiến thức, một người không thể tự giải quyết được mà cần sự hỗ trợ, giúp đỡ từ những người khác. Chính vì thế, nhóm được thành lập. Tuy nhiên, nhóm không hoàn toàn chỉ là việc tập hợp một đội ngũ và vạch ra nhiệm vụ cho họ. Theo thống kê, có các loại nhóm sau đây: • Nhóm chức năng: Là một đội ngũ, có thể làm việc cùng nhau hoặc không, có trách nhiệm báo cáo công việc với một người phụ trách duy nhất để đáp ứng mục tiêu chung của nhóm hay lớn hơn là của tổ chức. • Nhóm chức năng chéo: là nhóm được thành lập bởi những thành viên đảm nhận các chức năng khác nhau trong tổ chức. Các thành viên trong nhóm sử dụng một quỹ thời gian nhất định cho hoạt động của nhóm, phần thời gian còn lại được dành cho các nhiệm vụ khác. • Nhóm Tiger: cũng giống như nhóm chức năng chép, nhóm Tiger là nhóm được thành lập bởi những thành viên đảm nhận các chức năng khác nhau trong tổ chức nhưng toàn bộ thời gian của họ sẽ được sử dụng phục vụ cho hoạt động của nhóm, vì mục tiêu chung mà nhóm đề ra, với nhiệm vụ hàng Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 4 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy đầu là phải đưa ra giải pháp cho một vấn đề nào đó của tổ chức, hay chính là để thực hiện mục tiêu nhóm. • Nhóm chuyên nhiệm: là nhóm được tổ chức tạm thời với những thành viên được tập hợp lại để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó, thực hiện một mục tiêu cụ thể mà nhóm đề ra khi quyết định thành lập nhóm. 1.2. Các vấn đề về lãnh đạo nhóm: Khái niệm về lãnh đạo: Lãnh đạo là hướng dẫn mọi người, có nghĩa rằng bạn phải biết lắng nghe, quan sát và gây ảnh hưởng đến các cá nhân cũng như động cơ của cả nhóm. Nó liên quan đến việc làm cho mỗi thành viên của nhóm cảm thấy nỗ lực và hiệu quả công việc của họ được ghi nhận, hoà hợp tất cả các thành phần và tạo dựng nhận thức cho các thành viên trong nhóm về việc họ đang làm gì, và tại sao họ phải làm như vậy. Lãnh đạo là thúc đẩy một nhóm kiên trì vượt qua xung đột và khúc mắc để có thể đạt được những mục đích cao hơn. Điều đó có nghĩa người lãnh đạo nhóm phải biết can thiệp đúng lúc để đưa nhóm của mình quay lại đúng con đường phải đi. Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 5 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy PHẦN 2: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM 2.1. Tìm hiểu các vấn đề của nhóm: Trước hết, chúng ta cần tìm hiểu những vấn đề mà nhóm sẽ gặp phải khi hoạt động nhóm, để từ đó tìm ra phương thức phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm sao cho hiệu quả nhất. 2.1.1. Quá trình hình thành một nhóm: Người trưởng nhóm, hay người lãnh đạo nhóm trước hết cần phải nắm được quá trình hình thành nhóm trải qua những giai đoạn nào. Có 5 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm bao gồm: Hình thành – xung đột – bình thường hoá – hoàn thiện – tan rã. - Giai đoạn hình thành: ở giai đoạn này, các cá nhân riêng lẻ gặp nhau, tập hợp lại, hình thành nhóm để thực hiện cùng một mục tiêu chung. Giai đoạn này sẽ xác định người trưởng nhóm, phân chia công việc và trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm. - Giai đoạn xung đột: trong giai đoạn này, xảy ra xung đột giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa một thành viên với các thành viên còn lại trong nhóm. - Giai đoạn bình thường hoá: các mâu thuẫn giữa các thành viên hoặc giữa thành viên với trưởng nhóm được giải quyết. Các thành viên làm việc khăng khít với nhau do mâu thuẫn đã được giải quyết. - Giai đoạn hoàn thiện: các khâu công việc, nhiệm vụ phân công cho từng thành viên trong nhóm được các thành viên nỗ lực hoàn thành. - Giai đoạn tan rã: nhóm tan rã sau khi đã đạt được mục tiêu đề ra hoặc khi các thành viên rời bỏ nhóm. Việc hiểu được các giai đoạn phát triển và hình thành nhóm giúp cho người trưởng nhóm hiểu được hiện nhóm mình đang trong giai đoạn nào, phát triển như Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 6 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy vậy có hợp quá trình không để từ đó tìm ra những giải pháp hiệu quả cho những vướng mắc của nhóm. 2.1.2. Những lợi ích khi là việc theo nhóm: - Công việc được thực hiện tốt hơn vì có nền tảng kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn do tập hợp của các thành viên trong nhóm. - Sức sáng tạo lớn hơn, nhiều triển vọng hơn, có thể giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. - Khả năng sẵn sàng phản ứng trước những thay đổi và rủi ro cao hơn. - Tạo môi trường hoạt động hứng khởi và giàu động lực hơn cho các thành viên trong nhóm. - Các thành viên cùng chia sẻ ý tưởng, kiến thức, kinh nghiệm, nhờ đó, vấn đề có thể được giải quyết nhanh hơn, hiệu quả hơn. - Thoả mãn nhu cầu giao tiếp của con người. - Được học hỏi thêm từ các thành viên khác. - Vượt qua được những xu hướng thiên lệch cá nhân. - Các thành viên của nhóm tích cực trong việc biến các ý tưởng của nhóm thành sự thật - Ý tưởng do một nhóm người đưa ra sẽ dễ chấp nhận hơn 2.1.3. Những khó khăn và bất lợi mà nhóm có thể gặp phải: - Các mục tiêu của nhóm không rõ ràng, hoặc mâu thuẫn với nhau. - Các thành viên trong nhóm không hợp tác tốt khi kết hợp với nhau. - Xảy ra xung đột giữa các thành viên trong nhóm. - Sự lấn át của một bộ phận hoặc bè phái trong nhóm đối với những thành viên khác trong nhóm có thể hạn chế năng suất làm việc nhóm, làm giảm thành quả có được của cả nhóm. - Ý kiến của cá nhân có ảnh hưởng đến cả nhóm. - Tốn thời gian và đòi hỏi sự cố gắng của cả nhóm. Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 7 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy - Chú trọng đến mục tiêu của nhóm hơn là mục tiêu chung của toàn tổ chức.Quyết định nhiều khi đưa ra để dung hoà mọi ý kiến trong nhóm . 2.1.4. Các yếu tố tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả * Chia sẻ quyền lãnh đạo - Lãnh đạo nhóm là người được các thành viên tin tưởng và có thể đưa ra các quyết định - Tất cả các thành viên của nhóm đều nhận được thông tin đầy đủ - Lãnh đạo nhóm tôn trọng ý kiến của mọi thành viên. - Mọi người trong nhóm đều tham gia vào quá trình ra quyết định một cách hợp lý (đúng người, đúng việc) - Lãnh đạo nhóm chú trọng đến việc phát triển và đào tạo các thành viên của nhóm • Kỹ năng làm việc theo nhóm - Kỹ năng liên quan đến chia sẻ thông tin, tham gia và điều khiển một cuộc họp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định, sự đồng tâm nhất trí trong nhóm. • Không khí trong nhóm - Không khí cởi mở, thân thiện, hỗ trợ và tin tưởng lẫn nhau, làm cho các thành viên cảm thấy thoải mái khi tham gia cùng nhóm. Các thành viên không để lợi ích cá nhân ảnh hưởng đến công việc của nhóm. • Sự gắn bó - Mức độ gắn bó trong nhóm, sự đồng lòng quyết tâm cùng đạt mục đích chung. - Công việc được phân công hợp lý cho từng thành viên và được toàn nhóm nhất trí. • Sự đóng góp của thành viên trong nhóm - Tất cả mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình - Chia sẻ thông tin, công việc, quan hệ với nhau cởi mở, tham gia tích cực - Chia sẻ trách nhiệm và công việc đồng đều giữa các thành viên trong nhóm và từng thành viên hiểu rõ công việc mà mình đang làm sẽ ảnh hưởng tốt/xấu thế nào đến toàn nhóm. Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 8 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy 2.2. Làm thế nào để lãnh đạo nhóm? Vậy làm thế nào để có thể tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả và lãnh đạo nhóm đó đạt được tốt mục tiêu đề ra? Vai trò của một người lãnh đạo nhóm có thể bắt đầu bằng việc nhận biết nhiệm vụ mà nhóm cần thực hiện, mục tiêu mà nhóm cần hướng tới. Sau đó là lập kế hoạch và lựa chọn thành viên cho nhóm. Tuy nhiên, công việc thực sự lại bắt đầu từ trước đó. Các cá nhân riêng biệt gặp nhau, tập hợp thành một nhóm và tập trung tại một địa điểm. Nhiệm vụ của người trưởng nhóm là phải tập hợp các cá nhân này thành một nhóm gắn bó, cùng cam kết vì nhiệm vụ chung của nhóm. 2.2.1. Hiểu rõ về công việc của nhóm: Trước hết, người lãnh đạo nhóm cần phải hiểu rõ công việc của nhóm và mục tiêu nhóm cần hướng tới là gì. Mặc dù những mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm sẽ giúp định hướng hoạt dộng của các thành viên trong nhóm, nhưng bất cứ một nhóm nào cũng thực hiện những hoạt động chung bao gồm: - Xác định rõ mục tiêu cần hoàn thành của nhóm và nỗ lực để đạt được mục tiêu đó. - Thống nhất về phương thức, phân công việc giữa các thành viên trong nhóm để đạt mục tiêu đã đề ra. - Thúc đẩy tiến độ công việc để đạt được mục tiêu đề ra. - Các thành viên trong nhóm hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau về mặt chuyên môn. - Thực hiện các bước công việc đã đề ra. - Đánh giá, tổng hợp và điều chỉnh các khâu công việc thông qua việc giao tiếp, trao đổi với các thành viên khác và các bộ phận liên quan. Nhận biết mục đích của nhóm: bất cứ một nhóm nào được thành lập ra cũng nhằm một mục đích nhất định. Mục tiêu này cần được phổ biến đến mọi thành Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 9 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy viên của nhóm để mọi thành viên này cùng nắm bắt, hiểu rõ cái đích mà mình cần hướng tới cũng như nhiệm vụ mà mình sẽ đảm nhận trong nhóm. Và cho dù nhiệm vụ của từng cá nhân có khác nhau, người lãnh đạo nhóm vẫn phải hướng các thành viên về mục đích chung cố hữu mà nhóm đã đề ra. Ngoài ra cũng cần phải xác định phạm vi hoạt động của nhóm và phạm vi ra quyết định của nhóm. Ví dụ, nhóm được ra nhiệm vụ lên kế hoạch cho một chương trình PR. Tuy nhiên, ngân sách lại phụ thuộc vào bộ phận tài chính. Vì thế, các kế hoạch, chương trình mà nhóm xây dựng phải nằm trong khung tài chính mà tổ chức phê duyệt. Sau khi xác định được mục tiêu và phạm vi hoạt động của nhóm, người trưởng nhóm cần lựa chọn các thành viên tham gia nhóm, đảm bảo cá nhân này có thể bù trừ những kỹ năng còn thiếu của các thành viên khác trong nhóm. Không chỉ đơn giản là tìm kiếm thành viên được trang bị những kỹ năng mà nhóm đang cần, mà hơn nữa, họ phải có khả năng phát triển những kỹ năng khác. Một tập hợp những kỹ năng cần thiết sẽ rất khác nhau tuỳ thuộc vào nhiệm vụ của từng nhóm, nhưng tất cả các nhóm đề đòi hỏi phải thông thạo về kỹ thuật chuyên môn, bao gồm: - Năng lực giải quyết vấn đề và ra quyết định. - Kỹ năng giao tiếp cá nhân. - Kỹ năng làm việc nhóm. Tuy nhiên, cũng không nên quá coi trọng kỹ năng của các cá nhân khi lựa chọn họ tham gia vào nhóm. Thái độ làm việc của cá nhân cũng rất quan trọng. Kỹ năng có thể được đào tạo, tất nhiên phải dựa trên nền tảng kỹ năng mà cá nhân đó đã có, nhưng thái độ của cá nhân đó đối với công việc không thể bị coi nhẹ. Cũng cần phải lưu ý rằng những thành viên tự nguyện tham gia nhóm sẽ có xu hướng tận tuỵ với công việc của nhóm hơn các thành viên được chỉ định tham gia nhóm. Sự tận tâm này sẽ còn lớn hơn nhiều khi các thành viên trong nhóm nhận ra mục đích quan trọng phía sau những nỗ lực của nhóm. Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 10 . tôi chọn đề tài Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận bộ môn Kỹ năng lãnh đạo. Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm. điều hành và lãnh đạo một nhóm sẽ cung cấp cho bạn những kỹ năng để phát huy khả năng lãnh đạo nhóm. Nhóm là một con thuyền, và người lãnh đạo nhóm chính