HOÀN THIỆN kỹ NĂNG LÃNH đạo NHÓM

Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA SAU ĐẠI HỌC ------o0o------ TIỂU LUẬN MÔN HỌC: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM HỌC VIÊN : PHẠM THỊ THÚY HỒNG SBD : 042 LỚP : CAO HỌC QTKD K6.2 GIẢNG VIÊN : TS. LÊ THỊ THU THUỶ Hà Nội, tháng 7 - 2010 Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 1 - Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA SAU ĐẠI HỌC ------------------------- TIỂU LUẬN MÔN HỌC : KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO HOÀN THIỆN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM Học viên : Phạm Thị Thúy Hồng SBD : 042 Lớp : Cao học QTKD K6.2 Giảng viên : TS. LÊ THỊ THU THUỶ Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 2 - Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện toàn cầu hoá hiện nay, lãnh đạo trở thành một chủ đề được quan tâm đặc biệt. Sự thành công của tổ chức đòi hỏi người đứng đầu các tổ chức phải giỏi cả về quản trị và lãnh đạo. Thậm chí trong nhiều trường hợp, cần nhiều sự lãnh đạo hơn. Môn học “Kỹ năng lãnh đạo” cung cấp yếu tố quan trọng trong đánh giá và phản ánh những điểm cốt lõi của lãnh đạo trong lý thuyết và thực tiễn. Điều này đạt được thông qua việc xem xét, đánh giá các lý thuyết lãnh đạo khác nhau, thảo luận cởi mở, tự đánh giá cá nhân và phản ánh những thực tiễn lãnh đạo. Những kiến thức học được từ môn học “Kỹ năng lãnh đạo” giúp tôi phát triển kỹ năng cốt yếu của lãnh đạo trong môi trường hiện đại, hình thành tầm nhìn và truyền đạt tầm nhìn tới mọi thành viên của tổ chức, tạo ra khả năng, điều kiện thuận lợi để đạt tầm nhìn chung. Nhận thức được vai trò quan trọng của lãnh đạo trong một tổ chức, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện kỹ năng lãnh đạo nhóm” làm đề tài tiểu luận bộ môn “Kỹ năng lãnh đạo” với mong muốn có thêm nhiều hiểu biết hơn nữa về lĩnh vực này cũng như đưa ra gợi ý giúp cho nhà lãnh đạo hoàn thiện hơn kỹ năng của mình. Mục đích nghiên cứu tiểu luận: Nghiên cứu kỹ năng lãnh đạo nhóm, từ đó đề ra giải pháp phát triển kỹ năng này. Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận: Phẩm chất, vai trò, kỹ năng của nhà lãnh đạo nhóm. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích, đánh giá qua những nguồn thông tin khác nhau. Kết cấu tiểu luận gồm 3 phần: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kỹ năng lãnh đạo Chương 2: Vấn đề thường gặp của người lãnh đạo nhóm Chương 3: Giải pháp để phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm. Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 3 - Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO 1. Khái niệm lãnh đạo: Lãnh đạo là một trong những khái niệm quan trọng nhất trong khoa học về tổ chức – nhân sự. Đó là một quá trình ảnh hưởng mang tính xã hội, trong đó lãnh đạo tìm kiếm sự tham gia tự nguyện của cấp dưới nhằm đạt mục tiêu của tổ chức. Nhà lãnh đạo có thể được bổ nhiệm hoặc nổi lên từ trong nhóm, có khả năng ảnh hưởng đến người khác ngoài quyền hạn chính thức. Các hoạt động cơ bản của lãnh đạo bao gồm: - Chỉ đạo: Cung cấp các chỉ dẫn và giám thị việc hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên ở mức độ cao nhất. - Gợi ý: Hướng dẫn, giải thích các quyết định, vạch ra hướng tác nghiệp và giám sát nhân viên thực hiện. - Hỗ trợ - động viên: Tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt cho các cố gắng của nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm của họ trong việc lựa chọn quyết định, tạo cho nhân viên cơ hội để thoả mãn cao nhất trong công việc. - Đôn đốc: Thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc. - Làm gương trong mọi sự thay đổi - Uỷ quyền: Trao trách nhiệm, quyền quyết định và giải quyết vấn đề cho nhân viên. 2. Phẩm chất cần có của một nhà lãnh đạo - Khả năng gây ảnh hưởng đến người khác: thuyết phục người khác nghe theo sự chỉ dẫn của mình. Điều này đòi hỏi sự khéo léo, tài ngoại giao và một số kỹ năng làm việc với con người. - Khả năng khơi dậy sự tự tin: bằng cách làm gương và/hoặc đặt ra chuẩn mực cao. - Tính kiên định: rất quan trọng khi một tập thể có sự khác biết về chính kiến và quan điểm. Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 4 - Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo - Tính đáng tin cậy: không bao giờ khiến tập thể thất vọng. - Lòng chính trực: không nhượng bộ trong việc giữ vững các chuẩn mực đã đề ra. - Công bằng: luôn vô tư, không thiên vị một phía nào. - Biết lắng nghe: hơn là chỉ biết áp đặt và lấn lướt trong mọi cuộc thảo luận. - Nhất quán: không bẻ cong các giá trị hay quy tắc để chiều theo hoàn cảnh. - Quan tâm chân thành đến người khác: yêu quý, hòa đồng với mọi người. - Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể: luôn luôn sẵn sàng trao lại quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm cho tập thể. - Đánh giá công trạng đúng người: thay vì cho rằng tất cả công trạng đều của người lãnh đạo. - Sát cánh bên tập thể: không chối bỏ trách nhiệm khi gặp khó khăn. - Cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể: không tỏ ra "bí mật" để chứng tỏ mình quan trọng. - Một quá trình phấn đấu và thành công: một người lãnh đạo giỏi thường luôn dễ nhận ra khi nhìn vào bề dày thành tích mà họ đã gặt hái được. Điều này tạo sự tôn trọng ở cấp dưới, đồng thời cũng mang lại sự tự tin cho bản thân lãnh đạo. CHƯƠNG 2: VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO NHÓM 1. Khái niệm về người lãnh đạo nhóm: Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 5 - Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo Tất cả chúng ta đều phải làm việc với người khác. Hình thức hợp tác này có thể gọi một cách nôm na là làm việc theo nhóm, phòng, ban, tổ, đội, hoặc thậm chí là một đội vũ trang nhóm. Lãnh đạo nhóm và trưởng nhóm có phải là một? Đây là hai danh từ khác nhau về mặt bản chất. Đôi khi chúng là một và có khi là hai. Trưởng nhóm là một chức danh, còn lãnh đạo nhóm là người định hướng nhóm đó đi theo một lộ trình đã định sẵn. Nếu trưởng nhóm không do tập thể của nhóm đó bầu ra mà do áp đặt của một quyền lực nào đó thì trưởng nhóm chưa chắc là người lãnh đạo nhóm, Nhưng nếu trưởng nhóm do tập thể đồng lòng bầu lên thì trưởng nhóm và người lãnh đạo nhóm sẽ là một. Lãnh đạo được xem là một sản phẩm đặc biệt. Một nhà lãnh đạo thường năng động và có khả năng quản lý trong cả những tình huống phức tạp. Một cá nhân có thể dẫn dụ hoặc gây ảnh hưởng đến hành vi của những người khác để đạt được mục tiêu chính là nhà lãnh đạo. Việc lãnh đạo trong một tổ chức là quan trọng ở bất kỳ giai đoạn nào và ở mọi cấp bậc, thể loại công ty. Trong một nhóm làm việc, lãnh đạo trở nên hiệu quả khi nhóm làm việc phải cam kết cho mục tiêu chung. Đây là thử thách đầu tiên cho khả năng lãnh đạo – giúp cho nhóm tìm được sự đồng thuận. Trong việc xây dựng nhóm, nhà lãnh đạo nhóm cần biết chính xác về quy mô và giới hạn của mỗi thành viên trong nhóm. Hành động tạo ra sự cân bằng này là một bài thử nghiệm khả năng lãnh đạo. Những nhà quản lý không thể điều hành quá trình này sẽ tự giới hạn khả năng lãnh đạo của họ, họ chỉ có thể lãnh đạo những nhóm tập trung và đã được hình thành từ trước. Khi nhóm đã được hình thành, lựa chọn thành viên nhóm có thể làm việc hiệu quả với nhau là rất quan trọng. Lựa chọn đúng người, sự kết hợp đúng đắn giữa các kỹ năng và kinh nghiệm là tối quan trọng cho sự thành công của nhóm. Đây có thể xem là thách thức khó vượt qua đối với những nhà lãnh đạo thiếu kinh nghiệm. Sau khi có sự lựa chọn đúng người – đúng việc, một nhà lãnh đạo tốt sẽ quan tâm đến mọi thành viên và đảm bảo một môi trường hiệu quả và hợp Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 6 - Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo tác khi những sự trao đổi thông tin và các mối quan hệ nhóm là tích cực và hiệu quả. Trao đổi thông tin đóng vai trò quan trọng, do đó nhà lãnh đạo nhóm phải thường xuyên kiểm tra quá trình quản lý, thông tin và phát triển của nhóm mình đang vận hành. Khi nhóm bắt đầu đi vào giai đoạn chia sẻ, nhà lãnh đạo cũng cần giành được sự tôn trọng của mọi người. Nếu cả nhóm chia sẻ thành tích cho những thành tựu và thành công của từng cá nhân, chắc chắn nhà lãnh đạo cũng sẽ giành được sự tôn trọng và ngưỡng mộ tương đương. Nói một cách khác, một nhà lãnh đạo tốt luôn luôn sẵn sàng chấp nhận sự khiển trách và chịu trách nhiệm cho bất kỳ một thất bại hay sai lầm nào của nhóm. Nhà lãnh đạo cũng cần biết cách khen thưởng công khai và khiển trách tế nhị các thành viên trong nhóm. Họ cũng giữ những phẩm chất độc nhất và quan trong khác. Nhà lãnh đạo phải có khả năng chấp nhận rủi ro khi cần thiết, sẵn sàng chịu áp lực và giữ thái độ trầm tĩnh khi chịu búa rìu dư luận nhưng không quên để ý đến những lời đóng góp xây dựng. Nhà lãnh đạo tốt cần sự kết hợp giữa cứng rắn trong tâm lý và khả năng nhận thức tinh tế. Họ luôn mang lại nhiều hơn điều mà nhóm mong đợi, luôn luôn cởi mở với những ý tưởng, những gợi ý và quan điểm mới. Những nhà lãnh đạo nhóm hiệu qủa phải luôn cố gắng học tập nhiều hơn. 2. Vai trò của người lãnh đạo nhóm: Một trong những thách thức về mặt quản lý đáng chú ý nhất trong quá trình triển khai công việc của nhóm là vai trò của trưởng nhóm. Trưởng nhóm phải thực hiện nhiều chức năng của một nhà quản lý truyền thống như đảm bảo công việc được lập kế hoạch và tổ chức hợp lý, dẫn dắt nhóm đi đúng hướng và hoạt động phù hợp với ngân sách, thường xuyên báo cáo kết quả và khó khăn lên cấp cao hơn (trong trường hợp này là nhà tài trợ). Trưởng nhóm phải gánh trách nhiệm nặng nề hơn các thành viên khác về kết quả làm việc của nhóm. Trưởng nhóm tuy không phải là cấp trên, nhưng lại giữ bốn vai trò quan trọng quyết định sự thành công của nhóm, đó là: người khởi xướng, người làm gương, người thương thảo và người huấn luyện. Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 7 - Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo a. Người khởi xướng: Trưởng nhóm khởi xướng mọi hành động của nhóm. Mặc dù người trưởng nhóm giỏi sẽ không yêu cầu các thành viên cần phải làm cụ thể những gì song trưởng nhóm phải thu hút và định hướng những hành động cần thực hiện để hoàn thành các mục tiêu của nhóm. Một trưởng nhóm giỏi sẽ tìm thấy vị trí thuận lợi để khởi xướng hành động - một vị trí có phần hơi tách biệt với công việc bình thường của nhóm nhằm quan sát những mối quan hệ giữa công việc và các mục tiêu cao hơn. Trong khi các thành viên thường chỉ quan tâm đến việc thực thi nhiệm vụ và giải quyết vấn đề thì trưởng nhóm là người hiểu được những kỳ vọng của nhà tài trợ, của cấp quản lý cao hơn và các thành phần liên quan bên ngoài. Bằng cách sử dụng bằng chứng và lập luận hợp lý, trưởng nhóm khuyến khích các thành viên tiến hành những bước đi cần thiết để đáp ứng kỳ vọng đó. Đây là một chức năng quan trọng, đặc biệt là khi những yêu cầu này lại mâu thuẫn với nguyện vọng cá nhân của các thành viên trong nhóm. b. Người làm gương: Các nhà quản lý theo phong cách truyền thống lẫn trưởng nhóm đều có thể lấy phong cách ứng xử của mình để định hình hành vi và hiệu suất hoạt động của người khác. Nhưng sự khác biệt lớn ở đây là trưởng nhóm phải dựa vào chiến lược này nhiều hơn, vì họ không thể dùng các hình thức khuyến khích như thăng chức, tăng lương hay dọa sa thải để gây ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm. Hành vi nêu gương của trưởng nhóm là một công cụ quản lý đầy sức thuyết phục. Hành vi đó thiết lập tiêu chuẩn để những người khác phấn đấu, dù đôi khi chỉ là để tránh cảm giác thiếu hiệu quả hay thấp kém, tự ti. Trưởng nhóm có thể làm gương bằng nhiều cách khác nhau. Nếu các thành viên trong nhóm cần ra khỏi văn phòng và tiếp xúc gần gũi với khách hàng, một trưởng nhóm hiệu quả sẽ không chỉ dẫn cho họ những việc cụ thể phải làm, mà thay vào đó, trưởng nhóm sẽ bắt đầu với một bài thực hành, thường là đến địa điểm của khách hàng, lập nhóm trọng điểm. Các thành viên trong nhóm sẽ được khuyến khích tham gia. Tóm lại, trưởng nhóm sẽ làm gương cho cách cư xử của các thành viên khác và có tác động trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của cả nhóm. Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 8 - Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo c. Người thương thảo: Những nhà quản lý có nhân viên cấp dưới được yêu cầu tham gia vào một nhóm nào đó thường tỏ ra không nhiệt tình lắm. Dù biết rằng mục tiêu của nhóm phục vụ cho toàn tổ chức và sự tham gia của nhân viên sẽ chỉ trong tạm thời, nhưng công việc của những nhà quản lý được yêu cầu đóng góp các nhân viên giỏi và các nguồn lực khác theo đề nghị của trưởng nhóm sẽ phần nào gặp phải khó khăn. Người trưởng nhóm hiệu quả phải ý thức được điều này và vận dụng các kỹ năng thương thảo để đạt được sự chấp thuận. Cách tốt nhất để thương lượng với người cung cấp nguồn lực là xây dựng tình huống theo cách tích cực sao cho cả hai bên đều có lợi. Cuộc thương lượng đôi bên cùng có lợi chỉ có thể diễn ra khi cả hai bên nhận thấy cơ hội để cùng đạt được lợi ích. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn hãy thương lượng theo những cách sau: • Nhấn mạnh các mục tiêu cao hơn của tổ chức đồng thời nêu rõ thành công của nhóm sẽ đóng góp cho các mục tiêu đó như thế nào. Mục tiêu của nhóm phải quan trọng và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. • Chỉ rõ rằng phía bên kia sẽ hưởng lợi khi hỗ trợ cho sự thành công của nhóm. Để là một người thương thảo thành công, trưởng nhóm phải thể hiện mình là người đáng tin cậy và lợi ích mà đôi bên có thể đạt được phải mang tính thiết thực. d. Người huấn luyện: Một trưởng nhóm giỏi sẽ tìm cách giúp các thành viên trong nhóm trở nên xuất sắc. Trong hầu hết các trường hợp, kết quả này chỉ có thể đạt được thông qua công tác huấn luyện. Huấn luyện là một hoạt động có tính hai chiều, trong đó các bên cùng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm để tối đa hóa tiềm năng của một thành viên cụ thể trong nhóm và giúp thành viên đó hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Đây là nỗ lực chung mà người được huấn luyện phải tham gia một cách tự nguyện và tích cực. Các trưởng nhóm hiệu quả sẽ tìm thấy các cơ hội huấn luyện trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày. Việc huấn luyện của họ có thể xoay quanh các hoạt động thông thường như giúp các thành viên rèn luyện kỹ năng trình bày, lập kế hoạch làm việc, giải quyết mâu thuẫn trong nhóm, tiếp nhận nguồn lực bên ngoài, lập ngân sách, hoặc làm việc hiệu quả trong môi trường nhóm. Các cơ hội huấn luyện trong nhóm có rất nhiều, Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 9 - Tiểu luận Môn học: Kỹ năng lãnh đạo bởi vì đôi khi kỹ năng mà các thành viên cần lại chính là những kỹ năng mà họ phải học sau khi tham gia dự án. Ví dụ, một kỹ sư được tuyển vào nhóm nhờ năng lực kỹ thuật có thể được yêu cầu chuẩn bị và trình bày một báo cáo về tiến độ công việc cho nhà tài trợ và ban lãnh đạo. Anh ta phải gấp rút học tập các kỹ năng trình bày và trưởng nhóm có thể giúp đỡ thành viên đó bằng cách huấn luyện. 3. Trách nhiệm của người lãnh đạo nhóm: Các thành viên trong nhóm mong đợi rất nhiều ở người lãnh đạo. Mọi người luôn mong nhà lãnh đạo nhóm mình phải là có tài xoay sở và làm việc độc lập. Khi công việc không thuận lợi, nhà lãnh đạo phải gánh hết trách nhiệm và khi thành công, các thành viên trong nhóm phải được khen thưởng. Trách nhiệm của nhà lãnh đạo thể hiện qua những khía cạnh sau: a. Trách nhiệm đối với công việc: Đạt được mục tiêu công việc là nhiệm vụ hàng đầu của nhà lãnh đạo nhóm, bởi vì công việc được phân công là lý do để nhóm tồn tại, tất cả các yếu tố khác chỉ là yếu tố phụ. b. Trách nhiệm đối với từng cá nhân trong nhóm: - Hỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong nhóm: Khi bạn là thành viên của một nhóm, một trong những điều quan trọng nhất là bạn không đơn độc. Trong một nhóm họat động tốt, mỗi thành viên trong nhóm có thể mong đợi sự hỗ trợ và khích lệ từ những thành viên khác. Nói một cách rõ hơn, người lãnh đạo nhóm luôn sẵn sàng và có thể giúp đỡ, hướng dẫn và hỗ trợ các cá nhân trong nhóm. Điều này đòi hỏi cách tiếp cận tích cực và chia sẻ hơn bất kỳ kỹ năng quản lý nào khác. - Phân công công việc phù hợp với khả năng của từng cá nhân: Một công việc quá dễ sẽ dẫn đến cảm giác nhàm chán và thái độ xem nhẹ công việc. Một công việc quá khó vượt quá khả năng của mình thì lại làm người ta mất tự tin và không vui với công việc. Một công việc lý tưởng sẽ thử Cao học: QTKD K6.2 Phạm Thị Thuý Hồng – SBD: 042 - 10 -