Tài liệu quản lý giáo dục

Các loại văn bản quản lý nhà nước và đặc điểm của chúng  1- Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo th

Chuyên đề 12

Tổ chức quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước

Nội dung chuyên đề

Néi dung…

 Ii c«ng t¸c l­u tr÷

 1-C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n trong c«ng

t¸c l­u tr÷

 2-ý nghÜa cña Tµi liÖu l­u tr÷

 3-Kh¸i niÖm vµ tÝnh chÊt cña tµi liÖu l­u

tr÷

 4-Néi dung cña c«ng t¸c l­u tr÷

Hệ thống văn bản hành chính

Sự hình thành của hệ thống văn bản

hành chính trong tổ chức nhà nước.

Nguồn hình thành - Hình thành trong quá trình

hoạt động của bộ máy nhà nước, của cơ

quan công sở, là nguồn, mạch, quỹ thông tin, phục vụ phục vụ cho việc quản lý, điều hành

và các công việc chuyên môn khác

2-Phân loại văn bản hành chính trong các tổ chức nhà nước

-Phân loại theo giá trị pháp lý, quản lý

Các loại văn bản quản lý nhà nước và đặc điểm của chúng

 1- Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là những văn

bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định,

trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa ( Theo chương I, điều 1, luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, sửa đổi 2002)

định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải

quyết các công việc cụ thể

Đặc điểm của văn bản cá biệt

 Chứa quy tắc xử sự riêng: Cụ thể hoá các

quy định được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật, có chức năng pháp lý đặc biệt trong cơ chế điều chỉnh, làm trực tiếp phát sinh, thay đổi các quan hệ pháp lý cụ thể

 Được ban hành phù hợp với chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

 áp dụng cho một cá nhân hoặc cho một

nhóm đối tượng được chỉ định rõ

 áp dụng một lần

 §©y lµ mét hÖ thèng v¨n b¶n rÊt phøc t¹p vµ

®a d¹ng bao gåm hai lo¹i

4-Văn bản chuyên ngành

 Đây là một hệ thống văn bản mang tính

đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của

một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy

định của pháp luật Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn

bản này thì phải theo biểu mẫu quy định của các cơ quan đó, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của nó



Văn bản kỹ thuật

 Là những văn bản được hình thành

trong một số lĩnh vực như : Kiến trúc, xây dựng, địa chất, thuỷ văn do nhà … nước uỷ quyền cho một số cơ quan nhà nước phê chuẩn mang ra áp

dụng Chẳng hạn, bản vẽ thiết kế đã

được phê duyệt, đề án quy hoạch đã

được phê duyệt …

Các loại văn bản đi kèm

Là những văn bản được ban hành kèm theo một van bản

khác có thể là một van bản quy phạm pháp luật để

quy định phạm vi áp dụng, hiệu lực và chế tài ràng

buộc khi triển khai nội dung văn bản

 Đặc điểm:

 Văn bản này cũng do cơ quan nhà nước có thẩm

quyền ban hành nhưng mang tính chất quy định

Chẳng hạn, điều lệ, quy chế, quy định, nội quy , quy

trình, định mức …

 Nó có tính hiệu lực pháp lý tương đương như văn bản

quy phạm pháp luật nếu được ban hành kèm theo một văn bản QPPL

Hệ thống phân loại

VĂN BẢN QLNN

VĂN BẢN QPPL

VĂN BẢN

CÁ BIỆT

VĂN BẢN CM-KT

VĂN BẢN HCTT

VĂN BẢN HCTT

NQ QH, UBTVQH LỆNH, QĐ CTN

HÀNH CHÍNH

QĐ, CT TTgCP

NQ, NĐ CP

QĐ,CT,TT BT NQ,TT LT

NQ HĐND QĐ,CT UBND

VĂN BẢN HCTT

NGHỊ QUYẾT QUYẾT ĐỊNH CHỈ THỊ

…

VĂN BẢN HCTT

TÀI CHÍNH

TƯ PHÁP NGOẠI GIAO

QUÂN SỰ TRẮC ĐỊA

DẦU KHÍ

TÒA ÁN VKSÁT

CÔNG NGHIỆP XÂY DỰNG CHẾ TẠO MÁY

VĂN BẢN HCTT

CÓ TÊN LOẠI

THÔNG BÁO BÁO CÁO

TỜ TRÌNH

KẾ HOẠCH

VV…

GIẤY MỜI

dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và

quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu, bảo quản

1 Kh¸i niÖm

 - C«ng t¸c v¨n th­ lµ toµn bé c¸c

c«ng viÖc vÒ x©y dùng v¨n b¶n (so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n) trong c¸c c¬ quan vµ viÖc tæ chøc qu¶n lý vµ

gi¶i quyÕt v¨n b¶n trong c¸c c¬ quan.

sử dụng con dấu trong công tác văn thư”

Quản lý văn bản và tài liệu bao gồm:

Quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý

và giải quyết văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành và và giao nộp tài liệu vào lư

u trữ cơ quan.

2- ý nghĩa của công tác văn thư

a) Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của

cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối,

chính sách, nguyên tăc và chế độ.

 b) Đảm bảo cung cấp các thông tin cần

thiết phục vụ cho cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác Giữ gìn được bí mật của

Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành

chính

ý nghĩa…

 c) Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên

vật liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong

quá xây dựng và ban hành văn bản.

 d) Góp phần giữ lại các tài liệu hoạt động

của các cá nhân, tập th phục vụ cho hoạt

động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động của cơ quan.

 đ) Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về

mọi lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ.

Vµi nÐt vÒ thùc tr¹ng ban hµnh v¨n b¶n

3 Yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th­

Giải thích từ ngữ

• 1 "Bản thảo văn bản" là bản được viết

hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ

chức;

• 2 "Bản gốc văn bản" là bản thảo cuối

cùng được người có thẩm quyền duyệt;

•

thành nhiều bản có giá trị như nhau;

• 4 "Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ,

chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

•

Giải thích từ ngữ

•

• 5 "Bản trích sao" là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

• 6 "Bản sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

•

Giải thích từ ngữ

•

• 7 "Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một

(hoặc một số) đặc điểm chung như tên

loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

•

Giải thích từ ngữ

• 8 "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp

văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

4-các hình thức tổ chức Công

tác Văn thư

• Hình thức văn thư tập trung, khi hầu hết

các tác nghiệp chuyên môn công tác văn thư được tập trung giải quyết ở

một đơn vị Hình thức này thông thường

được áp dụng tại các cơ quan, đơn vị

có cơ cấu tổ chức ít phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản, giấy tờ ít.

-• Hình thức văn thư phân tán, khi hầu hết

các khâu nghiệp vụ công tác văn thư

được giải quyết ở các cơ sở, đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan Hình thức

này thông thường được áp dụng tại

các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp, nhiều văn bản đến, đi, có

nhiều cơ sở ở cách xa nhau.

•

-• Hình thức văn thư hỗn hợp, khi mà một

số khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác

văn thư như đánh máy, sao in, đăng ký văn bản được tổ chức thực hiện ở một nơi, còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi giải quyết văn bản, lưu văn bản trong quá trỡnh vn thư được thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ

quan

Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ chính phủ Bao gồm – – các chức danh :

Trang thiết bị công tác văn thư

• Phương tiện làm ra văn bản,

• In sao và nhân sao văn bản, tài liệu,

• Tra tìm, bảo quản và vận chuyển tài

liệu,

• Các phương tiện báo hiệu và thông tin văn phòng,

- Quản lý văn bản và tài liệu khác

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

:

– Lập hồ sơ hiện hành;

– Chế độ giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

• Qu¶n lý v¨n b¶n néi bé

5.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến

b- Nguyên tắc chung đối với việc quản lý

và giải quyết văn bản đến

• Mọi văn bản đến đều phải được tập

trung đăng ký tại văn thư cơ quan.

• Tiếp nhận theo nguyên tắc kịp thời,

chính xác và thống nhất

• Lưu ý văn bản khẩn, mật

c Néi dung nghiÖp vô qu¶n lý vµ

• + Loại không phải bóc bì: thư riêng, sách

báo, bản tin; phong bì có ghi rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản của Đảng,

đoàn thể Loại này được chuyển ngay đến người nhận

• + Loại phải bóc bì: các văn bản còn lại

•

và dấu bưu điện

• Cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản ra

chưa, có bị sót gì không

• Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi

ngoài bì với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp văn bản kèm theo phiếu

gửi) Nếu có điểm nào không khớp thì phải

Quy trình xử lý…

• Đối với những văn bản không đúng thể thức, phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy

định

• Trường hợp những văn bản quan yêu cầu

của nơi gửi văn bản có kèm phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, phải ký xác nhận,phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi

• Đối với những đơn từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh điểm gì đó thì cần giữ lại cả phong bì,

đính kèm với văn bản để báo cáo lãnh đạo

•

Quy trình…

• Bước 4 - Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến:Dấu đến có mục đích xác

nhận văn bản đã qua văn thư, ghi

nhận ngày tháng, số văn bản đến Dấu

đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu,

trích yếu ) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.

Bước 5- Vào sổ đăng ký:

• Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn

bản, tài liệu (theo mẫu).

• Mục đích: Quản lý chặt chẽ chu trình của văn bản.

• Thuận lợi, khoa học trong khai thác sử dụng

• Nguyên tắc: không trùng lặp, bỏ sót,

• Có thể sử dụng ba hình thức đăng ký văn bản đến

là dùng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính.

• Hình thức dùng sổ, có thể lập một hay nhiều sổ

theo các loại văn bản khác nhau

• Văn bản cần được đăng ký vào sổ ngay trong

ngày đến

• Việc vào sổ phải bảo đảm: ghi rõ ràng, chính xác,

• Hình thức dùng sổ có ưu điển là đơn giản, ít tốn kém, dễ thực hiện Tuy nhiên cũng có

nhược điểm là không thuận lợi cho việc khai thác, tra tìm theo dõi và quản lý văn bản

• Hình thức đăng ký bằng máy vi tính có nhiều ưu

điểm hơn.

• Dù dùng hình thức nào cũng cần phải đảm bảo các nội dung sau: Biểu gồm các cột:

• 1-Số đến,2-Ngày đến,3-Cơ quan gửi văn bản

đến,4-Số, ký hiệu văn bản, 5-Ngày tháng ban /h

văn bản,6-Trích yếu nội dung văn bản, 7-Lưu hồ sơ số,8-Nơi nhận(người nhận, 9-Ký nhận, 10-Ghi chú

• Bước 6 - Trình văn bản:Xin chỉ đạo vận hành VB.

• Bước 7- Chuyển giao văn bản, Giao đúng đối tư ợng, giao ngay trong ngày đối với cả bản chính và bản sao.

Tổ chức giải quyết và quản

lý văn bản đến

• Văn bản phải được chuyển qua người có

thẩm quyền theo quy định của cơ quan để nhận sự chỉ đạo;

• Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản cho ngư

ời sử lý phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng;

• Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo

các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của Nhà nước

2

Cho ý kiÕn gi¶i quyÕt

Cho ý kiÕn gi¶i quyÕt

Cho ý kiÕn gi¶i quyÕt

Cho ý kiÕn gi¶i quyÕt

Cho ý kiÕn gi¶i quyÕt

Cho ý kiÕn gi¶i quyÕt

Cho ý kiÕn gi¶i quyÕt

Sao văn bản đến

• - Theo đúng quy định về sao văn bản

• Bản sao có giá trị pháp lý và bản sao tham khảo

5.2 Quản lý giải quyết văn bản đi

a) Khái niệm

• Tất cả văn bản, tài liệu, thư từ được cơ quan, đơn vị gửi ra bên ngoài(theo các thủ tục quy định) gọi là văn bản đi.

• b) Những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:

• Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký,

đóng dấu và làm các thủ tục gửi đi.

• Văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản

đã được chuẩn bị theo đúng quy định của pháp

luật và của cơ quan.Phải kiểm tra thủ tục hành

chính, đăng ký số, ngày tháng, của văn bản trước khi chuyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.

b Nguyªn t¾c chung vÒ viÖc tæ

chøc vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i

ChÝnh x¸c

KÞp thêi

§óng quy tr×nh

Yêu cầu làm rõ công văn 'lạ' về

trang trại Sơn Thủy

• Thủ tướng yêu cầu kiểm tra quy trình ra đời công văn số 1618

ngày 29/3/2002, truyền đạt ý kiến của Phó thủ tướng Nguyễn Công Tạn về khuyến khích thực hiện dự án mô hình trang trại nông nghiệp và sinh thái bền vững Sơn Thuỷ do trùm ma tuý Trịnh Nguyên Thuỷ dưới "mác" doanh nhân triển khai.

> Trùm ma túy khai hối lộ nhiều quan chức /

Nhiều người bao che Trịnh Nguyên Thuỷ

• Văn bản 1618 ban hành căn cứ công văn 1131, ngày 18/3/2002, do Cục trưởng Cục Khuyến Nông khuyến Lâm (Bộ Nông nghiệp &

Phát triển nông thôn) Lê Hưng Quốc ký Điều bất bình thường là công văn 1131 không gửi tới Phó thủ tướng Nguyễn Công Tạn và Văn phòng Chính phủ nhưng ngày 29/3/2002, Văn phòng Chính phủ lại căn cứ văn bản trên để cho ra đời công văn 1618 Nội dung

là thông báo cho Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, UBND

Hà Nội và UBND huyện Từ Liêm thực hiện ý kiến của Phó thủ

tướng Nguyễn Công Tạn rằng khuyến khích thực hiện dự án Sơn

C-Nội dung quản lý và giải quyết văn

văn bản nhiều có thể lập sổ riêng cho từng loại văn bản Mẫu sổ văn bản đi có thể như sau:

• Số và ký hiệu văn bản;Ngày tháng ban hành văn bản; Trích yếu nội dung văn bản;Nơi nhận văn bản;

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu, ghi chú.Tuỳ theo yêu cầu của từng cơ quan có thể thêm cột "người

ký văn bản", "đơn vị soạn thảo", v.v

- Chuyển giao văn bản đi:

• Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và

đăng ký phát hành Riêng văn bản có mức độ

khẩn thì phải làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận được từ các đơn vị, bộ phận.

• Văn bản có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đư

a đến địa chỉ nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ

chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký

nhận vào sổ

• Sổ chuyển công văn có mẫu như sau:

• Ngày tháng gửi văn bản, Số và ký hiệu văn bản, Số lượng bì văn bảnNơi nhậnKý nhận và đóng dấu.

-• Bì đựng văn bản có thể dùng nhiều loại

khác nhau song không vượt quá các kích thư

ớc do bưu điện quy định Giấy làm bì là loại bền, dai, ngoài nhìn không rõ chữ trong văn bản, bị ướt không mủn Ngoài bì phải đề rõ

và đúng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) Đối với văn bản khẩn cần chú ý: độ khẩn đóng trên bì phải khớp với độ khẩn đóng trên văn bản (theo quy định của người ký văn bản)

-• Sau khi viết bì xong, cho văn bản vào bì, kiểm tra lần cuối số ghi với số văn bản, nơi nhận ghi trong

văn bản và nơi nhận ngoài bì để tránh nhầm lẫn Không để văn bản vào bì đầy quá, chật quá,

không đặt sát mép bì để nơi nhận khi bóc bì khỏi

làm rách văn bản Khi dán bì hoặc dán tem ránh làm dây hồ vào văn bản.

• Những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật (dù chuyển ra ngoài hay trong nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi (theo mẫu)để tiện kiểm tra,

theo dõi

• Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá

nhân có tên trong mục Nơi nhận gửi đăng Công “ ”

5.3- Quản lý và sử dụng con dấu

Điều 1, nghị định 58/2001/NĐ-CP,

ngày 24/8/2001

“Con dấu khẳng định giá trị pháp lý …

của văn bản , thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan

tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”

Nguyên tắc đóng d u ấ

1 Dấu đúng phải rừ ràng, ngay ngắn, đỳng chiều và dựng đỳng mực dấu quy định.

• 2 Khi đúng dấu lờn chữ ký thỡ dấu đúng phải trựm lờn

khoảng 1/3 chữ ký về phớa bờn trỏi.

• 3 Việc đúng dấu lờn cỏc phụ lục kốm theo văn bản chớnh

do người ký văn bản quyết định và dấu được đúng lờn trang đầu, trựm lờn một phần tờn cơ quan, tổ chức hoặc tờn của phụ lục

• 4 Việc đúng dấu giỏp lai, đúng dấu nổi trờn văn bản, tài liệu chuyờn ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.