- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
Bước 5 Vào sổ đăng ký:
• Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu (theo mẫu).
• Mục đích: Quản lý chặt chẽ chu trình của văn bản.
• Thuận lợi, khoa học trong khai thác sử dụng.
• Nguyên tắc: không trùng lặp, bỏ sót,
• Có thể sử dụng ba hình thức đăng ký văn bản đến là dùng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính.
• Hình thức dùng sổ, có thể lập một hay nhiều sổ theo các loại văn bản khác nhau.
• Văn bản cần được đăng ký vào sổ ngay trong ngày đến.
• Việc vào sổ phải bảo đảm: ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không dập xoá, tránh trùng số hoặc bỏ sót
Bước 5- Vào sổ đăng ký:
• Thông thường có các loại sổ đăng ký cho:
• Văn bản thường;
• Văn bản mật;
• Các đơn từ khiếu nại, tố cáo;
• Các văn bản không đúng tuyến được gửi trả lại.
• Hình thức dùng sổ có ưu điển là đơn giản, ít tốn kém, dễ thực hiện. Tuy nhiên cũng có
nhược điểm là không thuận lợi cho việc khai thác, tra tìm. theo dõi và quản lý văn bản.
• Hình thức đăng ký bằng máy vi tính có nhiều ưu điểm hơn.
• Dù dùng hình thức nào cũng cần phải đảm bảo các nội dung sau: Biểu gồm các cột:
• 1-Số đến,2-Ngày đến,3-Cơ quan gửi văn bản đến,4-Số, ký hiệu văn bản, 5-Ngày tháng ban /h văn bản,6-Trích yếu nội dung văn bản, 7-Lưu hồ sơ số,8-Nơi nhận(người nhận, 9-Ký nhận, 10-Ghi chú
• Bước 6 - Trình văn bản:Xin chỉ đạo vận hành VB.
• Bước 7- Chuyển giao văn bản, Giao đúng đối tư ợng, giao ngay trong ngày đối với cả bản chính và bản sao.