Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần giang hải an

Với tư cách là một đốitượng lao động thì nguyên vật liệu là nhân tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sảnphẩm; nguyên vật liệu còn là nhân tố quyết định năng suất và chất lưọng của s

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC SƠ ĐỒ 5

DANH MỤC BẢNG BIỂU 6

CHƯƠNG I 8

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 8

1.1 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 8

1.1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 8

1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý 8

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 9

1.2 Phân loại và đánh giá 9

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu 9

1.2.2 Đánh giá vật liệu 10

1.2.2.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho 11

1.2.2.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho 12

1.3 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu 13

1.2.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng 13

1.3.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 14

1.3.2.1 Phương pháp thẻ song song 14

1.3.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 15

1.3.2.3 Phương pháp sổ số dư: 16

1.4 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ 18

* Tài khoản sử dụng 18

1.4.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên19 1.4.1.1 Đặc diểm 19

1.4.1.2 Phương pháp kế toán 20

1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệutheo phương pháp kiểm kê định kỳ 26

* Tài khoản sự dụng 26

* Phương pháp kế toán 27

1.5 Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong kế toán nguyên vật liệu 28

1.5.1 Hình thức kế toán: Nhật ký chung 29

1.5.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 30

1.5.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 31

1

1.5.3.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 31

1.5.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 32

1.5.4 Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ 34

1.5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính 35

1.5.5.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính 35

1.5.5.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính 36

CHƯƠNG 2 –THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIANG HẢI AN 38

2.1 Tìm hiểu chung về Công ty Cổ phần Giang Hải An 38

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Giang Hải An 38

2.1.1.2 Quá trình thành và phát triển 38

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Giang Hải An 38

2.1.2.1 Chức năng của Công ty Cổ phần Giang Hải An 38

2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Giang Hải An 38

2.1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm 39

2.1.2.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Giang Hải An 39

2.1.2.5 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Giang Hải An 41

2.1.2.6 Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Giang Hải An 43

2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Giang Hải An 45

2.2.1 Đặc điểm và quản lý vật tư tại công ty 45

2.2.2 Phân loại và đánh giá vật tư 46

2.2.2.1 Phân loại vật tư 46

2.2.2.2 Đánh giá vật tư 46

a Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho 46

B Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho 47

2.2.3 Kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Giang Hải An 47

2.2.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng 48

2.2.3.2 Phương pháp kế toán chi tiết 48

2.2.4 Kế toán tổng hợp vật tư tại Công ty Cổ phần Giang Hải An 76

2.2.4.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng 76

2.2.4.2 Phương pháp kế toán 76

CHƯƠNG 3 86

2

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIANG HẢI AN 86 3.1 Phân tích, đánh giá công tác kế toán vật liệu tại Công ty Cổ phần Giang Hải An 86 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty Cổ phần Giang Hải An 88

KẾT LUẬN 93

3

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song: 15

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu : 16

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu, theo phương pháp số dư: 17

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 24

4

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường

xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) 25

Sơ đồ 1.6Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 29

Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 31

Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán 33

theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 33

Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán 34

theo hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ 35

Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 36

Sơ đồ 2.1: Quy trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 48

DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Hoá đơn GTGT 50

Bảng 2.2: Hoá đơn GTGT 51

Bảng 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư 52

Bảng 2.4: Phiếu nhập kho 54

5

Bảng 2.5: Phiếu nhập kho 55

Bảng 2.6: Giấy đề nghị lĩnh vật tư 56

Bảng 2.7: Phiếu xuất kho 57

Bảng 2.8: Thẻ kho 58

Bảng 2.9: Thẻ kho 59

Bảng 2.10: Sổ chi tiết vật tư 61

Bảng 2.11: Sổ chi tiết vật tư 62

Bảng 2.12: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn tháng 9/2015 64

Bảng 2.13: Hoá đơn GTGT 67

Bảng 2.14: Phiếu nhập kho 68

Bảng 2.15: Hoá đơn GTGT 69

Bảng 2.16: Phiếu nhập kho 70

Bảng 2.17: Thẻ kho 71

Bảng 2.18: Thẻ kho 72

Bảng 2.19: Sổ chi tiết vật tư 73

Bảng 2.20: Sổ chi tiết vật tư 74

Bảng 2.21: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn công cụ dụng cụ 75

Bảng 2.22: Sổ nhật ký chung 77

Bảng 2.23: Sổ cái tài khoản 152 82

Bảng 2.24: Sổ cái tài khoản 153 85

Bảng 3.1: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 89

LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình đi thực tập tại doanh nghiệp xây dựng, em nhận thấy công tác kết oán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là vô cùng quan trọng Vì chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình chiếm từ 50 – 90% tổng chi phí xây dựng của một công trình Như vậy trong quá trình thi công, buộc doanh nghiệp phải đưa ra các giải pháp sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận của 6

doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng của khâu tổ chức, quản lý nguyên vật liệu nên trong thời gian đi thực tập tại Công ty Cổ phần Giang Hải An, em đã quyết định

chọn đề tài " Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Giang Hải An " làm khóa

luận tốt nghiệp cho mình Khóa luận gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Giang Hải An

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Công ty Cổ phần Giang Hải An

Do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề tốt nghiệp này không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô để chuyên đề tốt nghiệp của

em được hoàn thiện hơn.

Em xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Kim Ngân cùng sự giúp đỡ , chỉ bảo các cô chú, anh chị ở Công ty Cổ phần Giang Hải An đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài viết này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU,

CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp.

1.1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

Nguyên vật liệu là một đối tượng của bộ phận lao động đã trải qua tác động

của con người và được tiếp tục đưa vào chế biến ra các thành phẩm có ích phục vụcho xã hội Chính vì vậy, nguyên vật liệu có vị trí vô cùng quan trọng trong quátrình sản xuất, nó là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất nên thiếu hụt một

7

trong ba yếu tố này thì qúa trình sản xuất không thành Với tư cách là một đốitượng lao động thì nguyên vật liệu là nhân tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sảnphẩm; nguyên vật liệu còn là nhân tố quyết định năng suất và chất lưọng của sảnphẩm.

Qua công tác kế toán nguyên vật liệu, kế toán theo dõi tình hình nhập - xuất - tồnkho nguyên vật liệu nhằm mục đích cung cấp đủ về số lượng và chất lượng vật tưcho quá trình sản xuất, đồng thời kế toán nguyên vật liệu còn xác định được việcsử dụng vật tư cho từng chu kỳ sản xuất làm căn cứ đánh giá được trong kỳ doanhnghiệp sử dụng tiết kiệm hay lãng phí vật tư Với doanh nghiệp dệt may, chi phínguyên vật liệu thường chiếm tỉ lệ lớn từ 70 - 80% trong tổng giá trị sản phẩmhoàn thành Do vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không có ảnhhưởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Chất lượng của các sản phẩm phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của nguyên vậtliệu Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp nguyên vật liệu ngoài yếu tốchất lượng còn cần đảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn

có hiệu quả Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sảnxuất của doanh nghiệp

1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý

Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá, là mộttrong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất hình thành nên thựcthể của sản phẩm

Trong các doanh nghiệp, vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất,chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ, sử dụng cho bán hàng, cho quản lýdoanh nghiệp Đặc điểm của nguyên vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sảnxuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vàochi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinhdoanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn để tạo ra hình thái vật chất sảnphẩm mới dưới sự tác động của lao động

8

Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sảnxuất, nhận vốn góp liên doanh, nhận vốn góp của các thành viên tham gia công tytrong đó, chủ yếu là doanh nghiệp mua ngoài.

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Vì vậy trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, các nhà quản lýcần đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Quản lý chặt chẽ, chính xác, đầy đủ về số lượng cũng như chất lượng,chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định cho từng hợp đồng sản xuất hoặckhi xuất hiện sự chênh lệch giữa nguyên vật liệu thực xuất và thực nhập trong quatrình cấp phát và tiếp nhận vật liệu

- Khi tiếp nhận hoặc cấp phát nguyên vật liệu phải đảm bảo đầy đủ các thủtục nhập, xuất; có biên bản xác nhận và chữ ký của người phụ trách liên quan giaocho phòng kế toán theo dõi, quản lý

- Công tác bảo quản nguyên vật liệu cũng có vai trò quan trọng nhằm duy trìgiá trị và giá trị sử dụng của nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu và kỹ thuật Vìvậy, để đảm bảo tốt nguyên vật liệu cần thực hiện các yếu tố kỹ thuật như bảo đảm

an toàn về số lượng và chất lượng, nắm vững tình hình dự trữ trong kho, vị trí củanguyên vật liệu một cách khoa học để tiện cho việc theo dõi và quản lý, giúp ngườiquản lý phát huy tốt nhất vai trò của mình

1.2 Phân loại và đánh giá

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Phân loại tài sản nói chung và phân loại vật liệu nói riêng là việc sắp xếpcác loại tài sản khác nhau vào từng nhóm khác nhau theo từng tiêu thức nhất định.Mỗi cách phân loại khác nhau đều có những tác dụng nhất định trong quản lý vàhạch toán Đối với các doanh nghiệp dệt may, chủ yếu phân loại nguyên vật liệutheo nội dung kinh tế, vai trò và công dụng của nó trong quá trình sản xuất Theo

đó, nguyên vật liệu được chia thành các loại như sau:

- Nguyên vật liệu chính: là những thứ nguyên vật liệu mà sau quá trinh giacông, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Nguyên

9

vật liệu là những vật phẩm tự nhiên chưa qua chế biến và cần đựơc tác động củamáy móc, kỹ thuật biến hoá mới thành sản phẩm

- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đượcsử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi hình dáng, màu sắc, mùi vịhoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động lao động của công nhân viên chức

- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trongquá trình sản xuất, kinh doanh Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng, thể khínhư: củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt,

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thếcho máy móc, phương tiện, thiết bị vận tải, khi cần thiết

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cầnlắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ, ) mà doanh nghiệp mua vàonhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lýtài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt, )

- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài những thứ chưa kểtrên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,

1.2.2 Đánh giá vật liệu.

Việc đánh giá vật liệu là một vấn đề quan trọng trong tổ chức kế toánnguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ Tính giá nguyên vật liệu về thực chất là việcxác định giá trị của việc ghi sổ của nguyên vật liệu Theo quy định vật liệu đượctính theo giá thực tế (bao gồm: giá mua cộng chi phí thu mua) Nhưng do vật liệu

có nhiều loại, thường xuyên tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh nên đòihỏi kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời về tình hình biến động củanguyên vật liệu Do vậy, trong thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu còn có thểđánh giá theo giá hạch toán (giá kế hoạch hay một loại gía cố định trong kỳ kếtoán)

1.2.2.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho.

Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong các trường hợp cụ thể đượctính như sau:

10

- Với vật liệu mua ngoài nhập kho: giá thực tế ghi sổ gồm trị giá mua củavật liệu thu mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu) cộng (+)các chi phíthu mua (gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi, lệphí hao hụt trong định mức, ) trừ (-)các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấuthương mại (nếu có).

- Với vật liệu nhỏ mà doanh ngiệp tự sản xuất: giá thực tế ghi sổ của vật liệu

do doanh nghiệp tự sản xuất ra khi nhập kho là giá thành thực tế của vật liệu tự sảnxuất ra

- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: giá thực tế ghi sổ khi nhập khogồm giá thực tế của vật liệu xuất thuê gia công, chế biến cùng các chi phí liên quanđến việc thuê gia công, chế biến (tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, )

- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia gópvốn: giá thực tế ghi sổ là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+)với các chiphí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có)

- Với phế liệu: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụngđược hay giá trị thu hồi tối thiểu

- Với vật liệu được tặng thưởng: giá thực tế ghi sổ chính là giá thị trườngtương đương cộng (+)chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có)

Như vậy, đối với những cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ vật liệu mua vào là giá thực tế không có thuế GTGTđầu vào Còn đối với cơ sở sản xuất kinh doanh nộp thuế GTGT trực tiếp thì giáthực tế ghi sổ của vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuếGTGT)

1.2.2.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.

Khi xuất kho vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của vậtliệu xuất kho cho các nhu cầu, các đối tượng khác nhau Tuỳ theo đặc điểm hoạtđộng của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ

kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhấtquán:

11

* Phương pháp giá đơn vị bình quân.

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theocông thức:

Cách này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao Công việc tính toándồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán

Cách 2:

Giá đơn vị bình quân

Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ

Số lượng NVL tồn kho đầu kỳCách này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật tưnhưng không chính xác vì không tính đến sự biến động của vật tư kỳ này

* Phương pháp nhập trước: xuất trước (FIFO).

Phương pháp này dựa trên giả thuyết rằng số vật liệu, nào nhập trước thì sẽxuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô

12

hàng xuất Phương pháp nhập trước – xuất trước thích hợp trong trường hợp giá cả

ổn định hoặc có xu hướng giảm Công thức:

* Phương pháp nhập sau: xuất trước (LIFO).

Phương pháp nhập sau - xuất trước dựa trên giả thuyết nguyên vật liệu nàonhập kho sau thì sẽ được xuất trước, nó ngược với phương pháp trên Phương phápnày thìch hợp trong trường hợp lạm phát hoặc giá cả tăng

* Phương pháp thực tế đích danh.

Theo phương pháp này, giá trị của vật liệu hay được xác định theo đơn chiếchay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào đến khi xuất dùng (trừ trường hợpđiều chỉnh ) Khi xuất kho lô nào thì sẽ tính giá thực tế của lô đó Phương pháp nàythường được sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật liệu ổnđịnh, có tính tách biệt và nhạn diện được

1.3 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu

1.2.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là một khâu khá phức tạp và tốn nhiều côngsức vì nó đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng và chất lượng của từng danhđiểm nguyên vật liệu theo từng kho và theo từng người phụ trách vật tư Để kếtoán chi tiết nguyên vật liệu kế toán sử dụng những chứng từ như: phiếu nhậpkho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường, biên bảnkiểm nghiệm, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư,

Sổ sách sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp

kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp Thông thường có các loại sổ sách như: thẻkho, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp nhập - xuất -tồn kho nguyên vật liệu ; sổđối chiếu luân chuyển; phiếu giao nhận chứng từ; các bảng kê, Đặc biệt doanhnghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức sổ sách kế toán sau:

- Hình thức Nhật ký - Sổ cái

- Hình thức Nhật ký chung

- Hình thức Chứng từ ghi sổ

13

- Hình thức Nhật ký chứng từ.

1.3.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Tuỳ theo đặc điểm tổ chức, điều kiện, yêu cầu quản lý và trình độ của nhânviên kế toán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn và sử dụng một trong ba hình thức

kế toán sau:

1.3.2.1 Phương pháp thẻ song song.

Phương pháp thẻ song song là phương pháp mà tại kho và tại bộ phận kếtoán vật liệu đều cùng sử dụng thẻ để ghi sổ

- Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vậtliệu, về mặt số lượng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho và được mở chotừng danh điểm vật tư Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng số nhập, xuất, tính ra sốtồn kho về mặt lượng trên thẻ kho

- Tại phòng kế toán: ké toán mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật tư tươngứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự như thẻ kho nhưng theodõi về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuấtkho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải đối chiếu, kiểm tra, ghiđơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập,xuất vào sổ, thẻ kế toán có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ, đối chiếu vớithẻ kho và dùng làm căn cứ để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho

Ưu điểm: phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu.

Nhược điểm: việc ghi chép còn nhiều chỗ trùng lặp giữa kho và phòng kế

toán, hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu thường tiến hành vào cuối tháng làm hạn chếchức năng kiểm tra, đối chiếu của kế toán

Phạm vi áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại

nguyên vật liệu Khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít, không thườngxuyên và trình độ chuyên môn của kế toán còn hạn chế

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song:

14

Phiếu nhập kho

Thẻhoặc

sổ chitiếtvậtliệu,côngcụ,dụngcụ

Bảng tổng hợpnhập, xuất, tồnkho vật liệu,công cụ, dụng cụ

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

1.3.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

- Tại kho: thủ kho lập thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song

- Tại phòng kế toán: kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đốichiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng loại vật liệu, theotừng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng, mỗi nghiệp vụ nhập, xuấtnguyên vật liệu phát sinh trong tháng chỉ được ghi vào một dòng trong sổ Cuốitháng, đối chiếu với số lượng vật liệu, trên thẻ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho,đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Ưu điểm: Phương pháp này giảm được khối lượng công việc cho kế toán vì

chỉ ghi một lần vào cuối tháng

Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả

chỉ tiêu giá trị và chất lượng) Việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toánchỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra, quản lý

Phạm vi áp dụng: áp dụng cho những doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ

không nhiều, không bố trí riêng kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiệnghi chép, theo dõi kế toán quá trình nhập, xuất hàng ngày

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu :

15

Thẻ kho

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

1.3.2.3 Phương pháp sổ số dư:

- Tại kho: công việc của thủ kho giống như các phương pháp trên Ngoài ratheo định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chi phí nhập, xuấtkho phát sinh theo từng thứ vật liệu Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộpcho kế toán vào cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư Sổ số dư được

kế toán mở cho từng kho và được dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toángiao cho thủ kho để ghi vào sổ

- Tại phòng kế toán: định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướngdẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhậnđược chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán),tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời,ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu, vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồnkho vật liệu

Sau đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng để tính ra số dư cuối tháng của từngnhóm vật liệu Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư

Ưu diểm: giảm bớt được khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến

Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi sổ theo giá trị nên qua số liệu kế toán không

thể biết được số hiện có, tình hình tăng giảm vật tư mà phải xem số liệu trên thẻkho Ngoài ra, việc tiến hành kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn sẽ rất khó khăn

Phạm vi áp dụng: áp dụng trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh về nhập, xuất vật liệu, diễn ra thường xuyên, có nhiều chủngloại, trình độ của nhân viên kế toán tương đối cao

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu, theo phương pháp số dư:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

1.4 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ

* Tài khoản sử dụng

Để hạch toán vật liệu, theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường.

Tài khoản này phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá, mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng vẫn chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán).

PhiÕu giao nhËn CT xuÊt

Bên Nợ: phản ánh giá trị hàng đang đi đường tăng

Bên Có: phản ánh giá trị hàng đang đi đường đã nhập kho

Dư Nợ: giá trị hàng đang đi đường (đầu kỳ và cuối kỳ).

- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu.

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị thực tế của toàn bộ nguyên vật liệu hiện có, tăng, giảm qua kho của doanh nghiệp Nội dung giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định theo từng nguồn nhập, xuất.

Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá gốc của nguyên vật liệu Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá gốc của nguyên vật liệu

Dư Nợ: phản ánh giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho.

Tài khoản 152 được chia thành các tài khoản cấp hai:

+ Tài khoản 152.1: nguyên vật liệu chính

+ Tài khoản 152.2: nguyên vật liệu phụ

+ Tài khoản 152.3: nhiên liệu

+ Tài khoản 152.4: phụ tùng thay thế

+ Tài khoản 152.5: thiết bị xây dựng cơ bản

+ Tài khoản 152.7: phế liệu thu hồi

- Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị kiện có, tình hình tăng, giảm của theo giá thực tế.

Bên Nợ: phản ánh tăng giá thực tế của công cụ, dụng cụ

Bên Có: phản ánh giảm giá thực tế của công cụ, dụng cụ

Dư Nợ: giá thực tế của tồn kho.

Tài khoản 153 có ba tài khoản cấp hai:

+ Tài khoản153.1: công cụ, dụng cụ

+ Tài khoản 153.2: bao bì luân chuyển

+ Tài khoản 153.3: đồ dùng cho thuê

Nguyên tắc hạch toán: vật tư, hàng hoá được coi là thuộc quyền sở hữu của

doanh nghiệp, chưa về nhập kho bao gồm vật tư, hàng hoá mua ngoài đã thanh toán nhưng còn để ở kho người bán hoặc ở các bến bãi, hoặc đang trên đường vận chuyển, hoặc đang chờ kiểm nghiệm nhập kho.

18

Hàng ngày khi nhận được hoá đơn mua hàng nhưng hàng chưa về nhập kho, kế toán không tiến hành ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu chứng từ vào tệp hồ sơ riêng “ Hàng mua đang đi đường” Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho,

kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi sổ trực tiếp vào tài khoản 152, 153 Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi vào tài khoản 151.

Căn cứ: căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến

nơi có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư thu mua cả về số lượng và chất lượng, quy cách, Ban kiểm nhận vật tư căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nhận vật tư ” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “ Phiếu nhập kho ” vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm kê rồi giao cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào thực tế và ghi số thực nhập vào phiếu nhập, sau đó chuyển cho phòng kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ Trường hợp phát hiện có sai sót thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng và người lập biên bản biết.

Các chứng từ được sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu, ở doanh nghiệp bao gồm: hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp ), hoá đơn GTGT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ ), phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê, tuỳ theo các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh.

1.4.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.4.1.1 Đặc diểm

Khái niệm: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản

ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu, nói riêng một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho của vật liệu Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô mặt hàng lớn và giá trị lớn.

1.4.1.2 Phương pháp kế toán

A Kế toán tổng hợp tăng NVL và CCDC

Vật liệu, trong các doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như tăng

do mua ngoài, do nhận vốn góp, Phương pháp ghi chép các trường hợp tăng vật liệu rất cụ thể.

a.1 Kế toán tăng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

19

Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế GTGT đầu vào được tách riêng trong tổng giá thanh toán phải trả người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng vật liệu, còn phần thuế GTGT được ghi vào số dược khấu trừ Cụ thể:

* Tăng do mua ngoài:

a) Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về:

Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệuc): giá thực tế vật liệu nhập kho

Nợ TK 153 (chi tiết từng loại CCDC): giá thực tế CCDC nhập kho

Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan (111, 112, 141, 331, ): tổng giá thanh toán

b) Trường hợp hàng về trước, hoá đơn về sau:

- Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi như trường hợp a).

- Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giá tạm tính.

c) Trường hợp hoá đơn về trước, hàng về sau:

- Nếu trong tháng hàng về nhập kho thì ghi như trường hợp a).

- Nếu cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi:

BT1: Phản ánh giá trị thực tế của hàng mua đang đi đường

Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường

* Tăng do tự sản xuất hay do thuê ngoài gia công, chế biến nhập kho:

Nợ TK 152: giá thực tế vật liệu nhập kho

20

Nợ TK 153: giá thực tế nhập kho

Có TK 154: tổng giá trị vật liệu, nhập kho

* Tăng do nhập khẩu vật tư:

Nợ TK 331: nếu trừ vào các khoản phải trả

Nợ TK 111, 112: số được người bán trả lại

Nợ TK 138 (1388): số được người bán chấp nhận

Có Tk 152, 153: số chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua

Có TK 515: số chiết khấu thanh toán được hưởng

Có TK 133: thuế GTGT đầu vào tương ứng

* Tăng do nhận vốn góp liên doanh:

Nợ TK 152: giá thực tế của vật liệu nhận vốn góp

Nợ TK 153: giá thực tế của nhận vốn góp

Có TK 411: ghi tăng nguồn vốn kinh doanh

* Tăng do nhận viện trợ, biếu tặng:

Nợ TK 153

Có TK 222

* Đánh giá tăng vật liệu, tồn kho:

Nợ TK liên quan ( 152, 153 ): giá trị chênh lệch tăng

* Vật liệu, thừa so với hoá đơn khi kiểm kê:

a) Nếu nhập kho toàn bộ số hàng:

BT1: Phản ánh số vật tư thực nhập

Nợ TK 152: giá mua thực tế số vật liệu nhập kho

Nợ TK 153: giá thực tế nhập kho

Nợ TK 133 (133.1): thuế GTGT tính theo số hoá đơn

Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 338 (338.1): trị giá thừa không thuế

BT2: Khi có quyết định xử lý

b) Nếu nhập kho theo hoá đơn:

- Khi nhập kho ghi nhận như trường hợp a).

- Số thừa coi như giữ hộ: Nợ TK 002

- Khi xử lý số thừa: Có TK 002

22

a2 Kế toán tăng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.

Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế của vật liệu nên khi mua ngoài kế toán ghi theo tổng giá thanh toán.

Nợ TK 152: giá thanh toán

Nợ TK 153: giá thanh toán

Có TK liên quan (111, 112, 331, 311, ): giá thanh toán

Số giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại được hưởng hay giá trị hàng mua bị trả lại.

B Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu.

b1 Kế toán tính hình biến động giảm nguyên vật liệu.

Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế bên có TK 152.

* Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 154 (chi tiết đối tượng): xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm

Nợ TK 642 (642.2): xuất cho nhu cầu quản ký doanh nghiệp

Nợ TK 241: xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa tài sản cố định

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng

* Xuất góp vốn liên doanh:

Căn cứ vào giá thực té của vật liệu xuất vốn góp và giá trị vốn góp được chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị được chấp nhận sẽ được phản ánh vào

TK 412.

Nợ TK 222: góp vốn liên doanh dài hạn

Nợ TK 128: góp vốn liên doanh ngắn hạn

Nợ (hoặc có) TK 412: phần chênh lệch

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất góp vốn

* Xuất thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154

23

Có TK 152

* Giảm do cho vay tạm thời không tính lãi:

Nợ TK 138 (138.1): cho ngoài vay

Nợ TK 136 (136.8): cho vay nội bộ

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu cho vay

* Giảm do nguyên nhân khác:

Nợ TK 632: nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng, thiếu trong định mức.

Nợ TK 138 (138.8), 334: thiếu bắt cá nhân bồi thường

Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm do đánh giá lại

Có TK152: giá trị vật liệu thiếu

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường

tiếp cho sản xuất

Xuất kho thuê ngoài gia công

Nhận cấp phát, góp vốn

Xuất góp vốn liên doanh

Nhận lại vốn góp liên doanh

Phát hiện thiếu khi kiểm kê

Phát hiện thừa khi kiểm kê

Xuất bán nguyên vật liệu

TK 133

Thuế GTGT được khấu trừ

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường

xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

đánh giá tăng

Chênh lệch do đánh giá giảm

Tăng do mua ngoài(cả thuế)

Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất

NVL,CCDC đi đường

kỳ trước nhập kho

Xuất kho phục vụ sản xuất, bán hàng, quản lý

TK 154Nhập kho do thuê

ngoài gia công

Xuất kho thuê

Nhận cấp phát, góp vốn

XuÊt gãp vèn liªn doanh

TK 138.1,632Nhận lại vốn góp

liên doanh

Phát hiện thiếu khi kiểm kê

TK 632Phát hiện thừa khi

kiểm kê

Xuất bán nguyên vật liệu

TK 412Chênh lệch do

đánh giá tăng

Chênh lệch do đánh giá giảm

1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệutheo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê định kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế Từ đó xác định lượng xuất dùng trong kỳ cho sản xuất kinh doanh theo công thức:

+

Tổng giá trị NVL tăng thêm trong kỳ

-Giá trị NVL còn lại chưa dùng cuối kỳ

Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được lượng công việc hạch toán.

Nhược điểm: độ chính xác không cao, công việc dồn vào cuối kỳ.

* Tài khoản sự dụng

Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 151, 152, 153: dùng để theo dõi giá thực tế của nguyên vật liệu tồn

kho.

- Tài khoản 611: Mua hàng dùng để theo dõi tình hình tăng, giảm nguyên vật

liệu

Bên Nợ: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, tồn kho đầu kỳ

Bên Có: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, xuất dùng và tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 611 chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, giá trị nguyên vật liệu mua vào được phản ánh trên tài khoản 611, phải thực hiện theo nguyên tắc giá hạch toán.

26

TK 338.1

TK 412

Đối với vật tư, hàng hoá xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ và mua vào trong kỳ Để xác định giá trị vật tư xuất dùng, hàng hoá xuất bán kế toán phải mở sổ chi tiết để phản ánh giá trị thực tế hàng hoá mua vào theo từng thứ nguyên vật liệu

Tài khoản này bao gồm hai tài khoản cấp 2:

+ TK 611.1: mua nguyên vật liệu

Có TK 152, 153: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho

Có TK 151: hàng đang đi đường

* Trong kỳ căn cứ vào hoá đơn mua hàng ghi:

Nợ TK 611 (611.1): giá thực tế vật liệu mua

Nợ TK 133 (133.1): thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 141, 331, : tổng giá thanh toán

* Phản ánh chi phí thu mua nguyên vật liệu :

Nợ TK 611 (611.1)

Nợ TK 133 (133.1)

Có TK 111, 112,

* Phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá và giá trị hàng mua bị trả lại:

BT1: Phản ánh chiết khấu thanh toán

Nợ TK 331: nếu trừ vào khoản nợ phải trả

Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại

Có TK 515

BT2: Phản ánh chiết khấu thương mại, gảim giá hàng mua, hàng bị trả lại

Nợ TK 111, 112, 331,

Có TK 611: giá chưa thuế

Có TK 133: thuế GTGT đầu vào tương ứng

* Cuối kỳ kiểm kê xác định giá trị của hàng tồn kho và ghi vào biên bản xử lý:

27

Nợ TK 152, 153, 151

Nợ TK 138 (138.1): thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý

Nợ TK 138, 334: số thiếu cá nhân phải bồi thường

Nợ TK 632: số thiếu trong định mức

Có TK 611 (611.1- chi tiết vật liệu): giá trị vật liệu chưa sử dụng

cuối kỳ và thiếu trong kỳ

Giá trị vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng phát sinh Nợ TK 611 trừ (-)số phát sinh Có TK 611 (bao gồm số tiền cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, giảm giá hàng mua, ) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng:

Nợ TK liên quan (154, 642)

Có TK 611 ( 611.1 - chi tiết vật liệu)

Trường hợp xuất dùng trong kỳ có giá trị lớn, liên quan đến nhiều năm tài chính thì cần phân bổ dần Trị giá xuất dùng trong kỳ được ghi cụ thể như sau:

Nợ TK 154, 6421, 6422: nếu giá trị xuất dùg nhỏ

Nợ TK 242: nếu giá trị xuát dùng lớn

Có TK 611 (611.1- chi tiết từng loại)

Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác là trong giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.

1.5 Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong kế toán nguyên vật liệu.

Tuỳ theo đặc điểm, hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu về trình độ quản

lý của từng doanh nghiệp mà sử dụng hình thức kế toán cho phù hợp Trong cácdoanh nghiệp thương mại thường sử dụng một trong các hình thức kế toán chủ yếusau:

1.5.1 Hình thức kế toán: Nhật ký chung

Để phát huy công dụng của máy tính vào công tác kế toán, nhiều công ty cũngnhư các doanh nghiệp, đơn vị đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung Đây là mộthình thức khá đơn giản mà vẫn đảm bảo cung cấp các thông tin kế toán cần thiết

* Nguyên tắc đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật Ký Chung.

28

Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật Ký Chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật

Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kếtoán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theotừng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật Ký Chung trong kế toán nguyên vật liệu, công cụdụng cụ gồm có:

- Các biên bản kiểm nghiệm, Các phiếu đề xuất vật tư

* Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ sốliệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phùhợp

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối

số phát sinh sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái vàbảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

Trình tự hình thức kế toán Nhật Ký Chung được thể hiện theo sơ đồ dưới đây

Sơ đồ 1.6Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

29

Chứng từ kế toán (HĐ,PNK,PXK,PC)

…

Sæ NhËt ký chung

Sæ chi tiÕt NVL,Sæ chitiÕt CCDC,Sæ chi tiÕtthanh to¸n víi ng¬× b¸n

Ghi chỳ:

1.5.2 Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sụ̉ Cỏi

* Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi: Cỏc nghiệp vụkinh tế, tài chớnh phỏt sinh được kết hợp ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theonụ̣i dung kinh tế (theo tài khoản kế toỏn) trờn cùng mụ̣t quyển sổ kế toỏn tổng hợpduy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cỏi Căn cứ để ghi sổ Nhật ký - Sổ Cỏi là cỏc chứng từ

kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cùng loại

Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi gồm cú cỏc loại sổ kế toỏn sau:

- Nhật ký - Sổ Cỏi

- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan như:

.Sổ chi tiết nguyờn vật liệu, Sổ chi tiết cụng cụ dụng cụ, Sổ chi tiết thanhtoỏn với người bỏn

Đối chiếu kiểm tra

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ CáI TK 152,TK153

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp xuất-tồn NVL,CCDC

NhËp-Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

1.5.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

1.5.3.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp đểghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp baogồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặcbảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

31

Chøng tõ kÕ to¸n (H§GTGT,PNK,PXK

PC ….) )

tiÕt CCDC,Sæ chi tiÕtthanh to¸n víi ng¬× b¸n

,thÎ kho

B¶ng tæng hîp kÕ to¸n chøng tõ

cïng lo¹i

Nhật ký sổ cái

Báo cáo tài chính

B¶ng tæng hîp NhËp-xuÊt-tån NVL,CCDC

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm(theo số thứ tự trong sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đínhkèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

1.5.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

- Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chứng từ ghi sổ Căn cứ trựctiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ kế toán tổnghợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Trình tự hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện theo sơ đồ dướiđây

32

Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Sæ quü

Sæ chi tiÕt NVL,Sæchi tiÕt CCDC,Sæ chitiÕt thanh to¸n víing¬× b¸n ,thÎ kho

Chøng tõ ghi sæ

B¸o c¸o tµi chÝnh

B¶ng tæng hîp NhËp-xuÊt-tån NVL,CCDC

1.5.4 Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ

* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT)

- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có củacác tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó theocác tài khoản đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình

tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tàikhoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùngmột sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lýkinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

* Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu

ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ, hoặc bản kê sổ chi tiết có liên quan

- Cuối tháng khóa sổ cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ kiểm tra đốichiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết bảng tổnghợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi vào

Sổ Cái

Trình tự hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ được thể hiện theo sơ đồdưới đây:

34

Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

1.5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

1.5.5.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kếtoán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kếtoán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toánkhông hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kếtoán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

35

Chøng tõ gèc (PNK,PXK,b¶ng ph©n

bæ sè 2 ….) )

B¶ng kª sè 3,4

Sæ chi tiÕt NVL,Sæ chitiÕt CCDC,Sæ chi tiÕtthanh to¸n víi ng¬×b¸n ,thÎ kho

Báo cáo tài chính

Phần mền kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổcủa hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằngtay.

1.5.5.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xácđịnh tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo cácbảng, biểu được thiết kế trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ cái ) và các sổ, thể kế toán chi tiếtliên quan

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiệncác thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệutổng hợp với số liệu chi tiết đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểmtra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ragiấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kếtoán ghi bằng tay

36

Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

37

Ghi chó:

NhËp sè liÖu hµng ngµy

In Sæ, b¸o c¸o cuèi th¸ng, cuèi n¨m

§èi chiÕu, kiÓm tra

- B¸o c¸o tµi chÝnh

- B¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ

- Sæ chi tiÕt NVL,CCDC

CHƯƠNG 2 –THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG

CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIANG HẢI AN

2.1 Tìm hiểu chung về Công ty Cổ phần Giang Hải An

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Giang Hải An

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Giang Hải An

- Giám đốc công ty (Ông): Vũ Trường Sinh

- Địa chỉ: Số 41, ngõ 97 Nguyễn Chí Thanh, Quận Đống đa - Số điện thoại:

- Mã số thuế: 0106354489

2.1.1.2 Quá trình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Giang Hải An được thành lập ngày 05/11/2007 Từ ngàythành lập đến nay công ty không ngừng cố gắng trong việc tìm kiếm thị trườnghoạt động, có nhiều hình thức huy động vốn sản xuất, không ngừng đầu tư, đổimới trang thiết bị, nâng cao trình độ quản lý cán bộ, tay nghề của kỹ sư và côngnhân … Chính ngờ có đường lối đúng đắn đi đôi với biện pháp thích hợp nêndoanh thu, lợi nhuận đóng góp cho NSNN không ngừng nâng cao

Đến nay công ty thực sự đứng vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệtcủa nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh và có nhiều thành tựu nổi bật vềxây dựng nhà các loại, công trình công ích, công trình kỹ thuật dân dụng,…

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Giang Hải An.

2.1.2.1 Chức năng của Công ty Cổ phần Giang Hải An.

- Xây dựng nhà các loại

- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống điện, nước, điện nhà xưởng, văn phòng…

- Hoàn thiện công trình xây dựng

- Làm sạch mặt bằng, vận chuyển đất

- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

- Phá dỡ

- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Giang Hải An

38

- Sử dụng quản lý tốt, đúng mục đích nguồn vốn tự có Bên cạnh đó sử dụng theođúng chế độ hiện hành, đảm bảo giữ vững hoạt động kinh doanh ngày càng pháttriển.

- Không ngừng cải tiến các trang thiết bị, đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sảnxuất kinh doanh nhắm mang lại hiệu quả cho các công tình xây dựng

- Thi công, xây lắp công tình theo đúng thiết kế, quy tình tiêu chuẩn, đáp ứng nhucầu khác hàng Tạo nền tảng vững chắc cho công ty trong công cuộc xây dựngCông ty

2.1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm

* Đặc điểm: Công ty Cổ phần Giang Hải An có các sản phẩm chính là các côngtrình xây dựng dân dụng, nhà cửa có quy mô lớn, thời gian thi công lâu dài Dovậy ban lãnh đạo công ty phải lập dự toán, thiết kế, thẩm tra công trình,… Quátrình thi công xây dựng phải theo đúng thiết kế bản vẽ

Công tình xây dựng là điểm cố định để làm việc còn các loại máy móc, thiết bị thicông phải di chuyển theo từng địa điểm

*Quy mô sản xuất kinh doanh: Công ty Cổ phần Giang Hải An là doanh nghiệp cóquy mô sản xuất thuộc loại vừa Công nghệ sản xuất trong thi công xây dựng củacông ty gồm 4 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Chuẩn bị mặt bằng xây dựng bằng máy san, ủi, thi công

- Giai đoạn 2: Tập kết vật liệu, công nhân xây dựng đến hiện trường xây dựng

- Giai đoạn 3: Thực hiện gia công xây lắp tại công trình xây dựng

- Giai đoạn 4: Hoàn thiện, tiến hành nghiệm thu, kiểm tra bằng các thiết bị đolường

*Lĩnh vực kinh doanh: Công ty Cổ phần Giang Hải An là doanh nghiệp hoạt độngkinh doanh chủ yếu về xây dựng các công tình nhà cửa, công trình công ích, côngtrình kỹ thuật dân dụng, làm sạch mặt bằng, vận chuyển đất,…

2.1.2.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Giang Hải An

Là doanh nghiệp xây dựng, Công ty Cổ phần Giang Hải An tổ chức quản lý theo 1cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo các phòng ban giúp việc cho Bangiám đốc là các phòng ban chức năng khác nhau.Các trưởng phòng chịu trách

39

nhiệm trước Ban giám đốc về hoạt động của phòng,dưới các trưởng phòng thànhlập ra các tổ,nhóm công tác cụ thể được thể hiện dưới dạng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Giang Hải An