TÀI LIỆU HUẤN LUYỆN ĐỊNH kỳ về KIẾN THỨC c TPAT

An ninh vật chất: - Nhà xưởng được xây chắc chắn, đảm bảo không có sự xâm nhập bất hợp pháp từ bên ngoài; - Hệ thống tường rào chắc chắn cao trên 1.8m, thường xuyên kiểm tra bảo dưỡng; -

MỤC LỤC

1 C-TPAT là gì? 1

2 Tại sao phải áp dụng C-TPAT vào trong nhà máy? 1

3 Các lợi ích từ việc áp dụng C-TPAT 1

4 Chính sách an ninh – C-TPAT 1

5 C-TPAT bao gồm những hoạt động nào? 1

6 Các quy định cụ thể cho từng hoạt động? 1

An ninh vật chất 1

Kiểm soát sự thâm nhập 2

Các thủ tục đảm bảo an ninh 3

6.3.1 An ninh tại khu vực đóng thùng và xuất hàng 3

6.3.2 Theo dõi hàng hoá 4

6.3.3 Quản lý thiết bị khoá 5

An ninh nhân viên 6

Giáo dục và huấn luyện nhận thức 6

Nhận thức hiểm hoạ 6

7 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức ban an ninh 7

8 Các hoạt động của ban an ninh 7

10 Các số điện thoại khẩn cấp 7

1 C-TPAT là gì?: là từ viết tắt của tiếng Anh do Mỹ đặt ra, còn gọi là chương trình hợp

tác chống khủng bố của Hải quan và Hiệp hội thương mại Mỹ Gọi tắt là chương trình

an ninh

2 Tại sao phải áp dụng C-TPAT vào trong nhà máy?: xuất phát từ sự kiện khủng bố

11/09/2001 nên tất cả các đối tác xuất hàng qua Mỹ phải áp dụng hệ thống C-TPAT nhằm phòng ngừa các hoạt động khủng bố xuyên suốt hệ thống bán hàng toàn cầu

3 Các lợi ích từ việc áp dụng C-TPAT?:

- Giúp nhà máy kiểm soát được các rủi ro hay các hành động khủng bố mà đối tượng có thể lợi dụng từ các hoạt động xuất hàng của nhà máy sang những quốc gia mà đối tượng nhắm tới để thực hiện hành vi khủng bố

- Được xếp vào khu vực ưu tiên dành cho những hàng hoá nhập khẩu vào Mỹ

- Giúp nhà máy tiết kiệm thời gian và gút ngắn các hoạt động kiểm tra của hải quan Mỹ khi hàng hoá đang kiểm hoặc chờ kiểm tại biên giới Mỹ hay ngang qua Mêxicô

4 Chính sách an ninh – C-TPAT: công ty cam kết thiết lập & duy trì hoạt động của hệ

thống kiểm soát an ninh và xem nó như một hoạt động của nhà máy Ban Lãnh Đạo và toàn thể CB-CNV công ty Sun Garment Textile Viet Nam đều phải có trách nhiệm thực hiện những yêu cầu trong chính sách & qui trình an ninh (sẽ được đề cập dưới đây) Chính sách này còn được áp dụng cho cả những đối tác có liên hệ làm ăn với Sơn Hà

5 C-TPAT bao gồm những hoạt động nào?

- An ninh vật chất

- Kiểm soát sự thâm nhập

- Các thủ tục đảm bảo an ninh

- An ninh nhân viên.

- Giáo dục và huấn luyện nhận thức

- Nhận thức hiểm hoạ

6 Các quy định cụ thể cho từng hoạt động?

6.1 An ninh vật chất:

- Nhà xưởng được xây chắc chắn, đảm bảo không có sự xâm nhập bất hợp pháp từ bên ngoài;

- Hệ thống tường rào chắc chắn cao trên 1.8m, thường xuyên kiểm tra bảo dưỡng;

- Trang bị hệ thống khoá trong và ngoài cho các cửa chính, cửa sổ, cổng bảo vệ và hàng rào;

- Cổng vào công ty có thiết bị khoá bên trong an toàn, có thể ngăn ngừa các hành vi xâm nhập bất hợp pháp từ bên ngoài

- Hệ thống chiếu sáng đầy đủ, đảm bảo ánh sáng cho bên trong và ngoài nhà xưởng bao gồm các khu vực để xe, nhà kho, khu vực xuất hàng;

- Có khu vực để xe riêng đối với các phương tiện cá nhân, xe chở hàng, container

- Trang bị hệ thống điện báo, điện đàm để có thể liên lạc với bộ phận bảo vệ hoặc đơn

vị cảnh sát địa phương khi cần hỗ trợ;

- Tất cả các cổng bảo vệ đều khoá sau giờ làm việc;

- Có trang bị máy phát điện và có thể sử dụng trong trường hợp bị ngắt điện

- Có nhà kho riêng cho kho nguyên phụ liệu, có nhân viên bảo vệ thường xuyên kiểm tra lối ra vào khu vực này

- Có báo cáo rõ ràng về tình hình xuất nhập nguyên phụ liệu (bao gồm ngày/ loại/ số lượng hoặc cân nặng/ màu và tên chữ ký của người nhận hoặc người giao

- Có khu vực riêng để hàng thành phẩm, thùng hàng thành phẩm Lối vào khu vực này được kiểm soát bởi nhân viên bảo vệ được bố trí ở đây Vào cuối ngày, tất cả các thùng hàng đã đóng xong hoặc còn dỡ dang được dời vào trong kho thành phẩm này

- Có báo cáo rõ ràng về việc xuất hàng thành phẩm ra khỏi kho thành phẩm

- Lực lượng bảo vệ của nhà máy được thuê hợp đồng với công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ, được huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ bảo vệ trong việc thực hiện chế độ bảo vệ nhà xưởng và toàn bộ khuôn viên nhà máy 24/24 giờ trong ngày, 7 ngày trong tuần, chia làm 03 ca, mỗi ca 08 giờ làm việc

- Các nhân viên bảo vệ thực hiện chế độ lưu giữ báo cáo sổ sách theo từng ca đầy đủ, trong đó phản ánh tình hình an ninh trong nhà máy, hệ thống cửa chính, cửa sổ, cổng vào và tường rào có an toàn không …

- Nhà máy có hệ thống thông tin liên lạc nội bộ bên trong như điện thoại nội bộ, điện đàm để có thể liên lạc được với bộ phận bảo vệ và ban quản lý nhà máy khi có phát sinh vụ việc;

- Nhà máy có hệ thống thông tin liên lạc với bên ngoài để có thể liên lạc được với đơn

vị cảnh sát địa phương khi cần hỗ trợ giúp đỡ;

- Nhà máy ban hành thẻ công nhân viên cho toàn bộ công nhân viên trong nhà máy, bên cạnh đó cung cấp đồng phục cho công nhân Công nhân viên phải đeo thẻ và mặc đồng phục do công ty cấp phát khi vào nhà máy như là hình thức bắt buộc để bảo vệ kiểm tra Không có trường hợp ngoại lệ nào;

- Nhân viên bảo vệ sẽ thường xuyên đi tuần tra trong và ngoài nhà máy và sẽ báo cáo những dấu hiệu bất thường cho cấp quản lý;

- Ngoại trừ những vật dụng cá nhân cần thiết, công nhân không được đem giỏ sách và các vật dụng khác vào nhà máy mà phải để ngoài hộp tủ đựng đồ cá nhân của mình bên ngoài xưởng;

6.2 Kiểm soát sự thâm nhập

- Nhân viên bảo vệ được bố trí canh giữ cổng nhà máy 24/24 giờ một ngày;

- Bố trí nhân viên bảo vệ tuần tra khu vực bên trong khuôn viên nhà máy 24/24 giờ một ngày, 07 ngày một tuần;

- Nhân viên bảo vệ được huấn luyện nghiệp vụ bảo vệ và các biện pháp phòng ngừa;

- Nhân viên bảo vệ sẽ đảm bảo rằng tất cả công nhân viên vào nhà máy đều mang thẻ đeo do công ty cấp phát;

- Nhân viên bảo vệ ghi chép cụ thể từng người vào nhà máy thông qua cổng đăng ký bảo vệ, phát thẻ khách cho mọi trường hợp người ngoài công ty vào nhà máy kể cả khách hàng;

- Nhân viên bảo vệ ở một chừng mực cụ thể sẽ kiểm tra nắm rõ được việc ra vào cửa của công nhân viên và cấp quản lý nhà máy, đồng thời sẽ phải ghi chép lại tất cả thời gian ra vào của những người này tại cổng bảo vệ;

- Nhân viên bảo vệ sẽ kiểm tra tất cả các trường hợp khách hàng vào nhà máy để đảm bảo thực sự rằng họ đến có quan hệ công tác bằng cách xác nhận với người có thẩm quyền cần gặp trước khi cho họ vào;

- Nhân viên bảo vệ hướng dẫn tất cả những trường hợp khách đến liên hệ không có hẹn trước cần phải có lịch hẹn trước với người cần gặp trong công ty và yêu cầu họ quay lại vào dịp khác trừ khi có sự xác nhận ngay của cấp quản lý hoặc nhân viên nhà máy đồng ý cho vào;

- Nhân viên bảo vệ trực tại cổng chính sẽ được trang bị thiết bị gương soi gầm để kiểm tra gầm xe tải, xe container, xe khách khi vào nhà xưởng;

- Nhân viên bảo vệ kiểm tra các loại phương tiện ra vào nhà máy, ghi lại số xe, số container, mục đích vào nhà máy và kiểm tra thông tin của tài xế;

- Nhân viên trực cổng bảo vệ sẽ báo cáo kịp thời những dấu hiệu bất thường ở vị trí của mình cho cấp quản lý;

- Ngoại trừ khách đến công ty liên hệ công tác có hẹn trước hoặc đột xuất có sự xác nhận của cấp quản lý hoặc nhân viên có thẩm quyền, công ty không có chính sách tiếp khách riêng của cán bộ công nhân viên trong nhà máy Mọi sự liên lạc này phải thông qua cổng bảo vệ

6.3 Các thủ tục đảm bảo an ninh

6.3.1 An ninh tại khu vực đóng thùng và xuất hàng

- Một nhân viên bảo vệ sẽ được bố trí tại khu vực đóng thùng và xuất hàng trong suốt thời gian làm việc của nhà máy Nhân viên này sẽ ghi lại nhật ký ra vào khu vực đóng thùng và nhật ký xuất hàng trong quá trình giám sát hàng xuất;

- Nhân viên bảo vệ sẽ ngăn cấm sự ra vào bất hợp pháp khu vực xuất hàng và khu vực để hàng hoá bất cứ lúc nào;

- Trưởng bộ phận hoàn thành sẽ kiểm tra tất cả quy trình đóng thùng để đảm bảo không có vật thể lạ nào có thể bị đóng vào trong thùng hàng;

- Các thùng hàng phải được cân lại để kiểm tra có sự khác thường và cũng để đảm bảo không vượt quá hoặc thấp hơn cân nặng đóng thùng cho phép;

- Hàng hoá sẽ được kiểm tra cùng với nhân viên xuất hàng, người quản lý kho trước khi xuất hàng lên container/ xe tải/ phương tiện vận chuyển khác;

- Quy trình kiểm tra container trước khi chất hàng lên:

a) Container rỗng sẽ được kiểm tra sơ bộ bởi người quản lý kho để loại bỏ những vật thừa không cần thiết mà không phải là một bộ phận của hàng hoá;

b) Container cũng sẽ được kiểm tra sơ bộ bởi người quản lý kho xem có sự bất thường nào trong kết cấu/ cấu trúc container;

c) Người quản lý kho cũng sẽ kiểm tra xem có vật thể/ chất liệu lạ được dấu trong container không;

d) Một quy trình 07 điểm kiểm tra container như sau:

Vách ngăn trước Front wall

Bên trái Left side

Bên phải Right side

Sàn Floor

Trần Ceiling/ roof

Bên trong/ bên ngoài cửa Inside/ outside doors

Bên ngoài/ bên trong khung gầm xe Outside/ undercarriage

e) Trong trường hợp có những vật thể dị thường, không cần thiết có thể gây nguy hiểm trong container, sẽ báo cáo cho nhân viên phụ trách xuất hàng;

f) Nhân viên phụ trách xuất hàng sẽ thông báo cho bên công ty vận chuyển tàu biển để xác định rằng vật thể đó có hợp pháp không;

g) Việc xuất hàng chỉ có thể tiến hành sau khi container được xác định an toàn và hợp pháp;

h) Trong trường hợp không thể xác định vật thể lạ đó, việc xuất hàng không được tiến hành cho tới khi có sự can thiệp điều tra của cơ quan có thẩm quyền;

i) Nếu không phát hiện sự bất thường nào sau khi kiểm tra bên trong và bên ngoài container, việc xuất hàng sẽ được tiến hành;

- Nhân viên bảo vệ sẽ giám sát việc chất hàng/ di chuyển hàng hoá từ kho hàng tới khu vực xuất hàng để đảm bảo không có vật thể lạ không cần thiết nào có thể xâm nhập vào xe/ container/ phương tiện vận chuyển;

- Nhân viên bảo vệ sẽ kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ xuất hàng với số lượng thực xuất để đảm bảo không có sự gian lận, thất thoát số lượng cũng như kiểm tra không có sự hoán đổi hàng hoá trong quá trình xuất hàng;

- Nhân viên phụ trách xuất hàng cũng sẽ cùng giám sát quá trình xuất hàng;

- Trong trường hợp phải tạm ngưng xuất hàng lên container/ phương tiện chở hàng, nhân viên bảo vệ sẽ vẫn phải trực ở khu vực này cho đến khi việc xuất hàng được tiếp tục để đảm bảo hàng hoá được an toàn;

6.3.2 Theo dõi hàng hoá

- Các thông tin về phương tiện vận chuyển (số xe, miêu tả hàng hoá và thời gian khởi hành) được ghi lại và kiểm tra bởi nhân viên phụ trách xuất hàng vì thế hàng hoá có thể được theo dõi trong suốt quá trình xuất hàng;

- Nhân viên phụ trách xuất hàng sẽ chụp lại hình container có số cont., số xe và lưu vào trong hồ sơ xuất hàng;

- Nhân viên phụ trách xuất hàng cũng sẽ ghi lại lộ trình/ kế hoạch di chuyển của phương tiện vận chuyển từ nhà máy đến cảng hoặc kho hàng và thời gian khởi hành;

- Nhân viên phụ trách xuất hàng cũng giám sát thời gian lộ trình đến nơi đến;

- Một bản copy biên nhận hàng có thể hiện giờ đến được sự chứng thực của bên nhận hàng sẽ được gởi fax về công ty trong cùng ngày đó;

- Nhân viên phụ trách xuất hàng của công ty sẽ lưu chứng từ thời gian đến này và như thế sự vận chuyển hàng hoá có thể theo dõi được;

- Trong trường hợp thời gian vận chuyển kéo dài hơn bình thường, nhân viên phụ trách xuất hàng của công ty sẽ yêu cầu sự giải thích từ phiá công ty vận chuyển/ hãng tàu;

- Trong quá trình vận chuyển không được dừng nghỉ xe dọc đường, ngoại trừ trường hợp

xe hỏng, bể bánh nhưng cũng phải có giám sát và ghi rõ thời gian ngừng và bắt đầu

- Do bất kỳ sự cố gì liên quan đến việc hư hỏng seal, đều phải sử dụng seal dự phòng để thay thế ngay Sau đó sẽ tiến hành điều tra thêm và xử lý theo từng trường hợp cụ thể

- Khi mà tất cả hàng hoá đã được chất lên, phương tiện vận chuyển sẽ được niêm phong bằng niêm phong của công ty và ghi lại số niêm phong đó trên chứng từ xuất hàng/ DO/ lệnh xuất hàng bởi nhân viên xuất hàng;

- Khi tất cả hàng hoá đã đến tập trung tại cảng/ kho hàng, những người có liên quan sẽ xác định số và sự chính xác của niêm phong để đảm bảo rằng hàng hoá không bị xáo trộn, lục lọi;

- Tất cả những trường hợp bất thường xảy ra với dấu niêm phong sẽ được thông báo cho nhân viên hãng tàu hoặc người có thẩm quyền để được điều tra thêm

6.3.3 Quản lý thiết bị khoá

- Chìa khoá cửa của từng xưởng do Giám đốc điều hành công ty lưu giữ và quản lý trực tiếp;

- Giám đốc điều hành phải có trách nhiệm quản lý chìa khoá do mình phụ trách, phải tự mình mở và khoá các cửa Trong bất cứ trường hợp nào cũng không được giao cho người khác;

- Trong trường hợp người quản lý chìa khoá vắng mặt thì giao chìa khoá lại cho người có trách nhiệm theo thứ tự sau: Giám đốc điều hành -> Giám sát bảo trì;

- Khi một bộ chìa khoá bị mất một phần hoặc toàn bộ thì bỏ toàn bộ cái cũ và thay vào cái mới;

- Giám đốc điều hành có trách nhiệm mở toàn bộ các cửa trước giờ làm việc 15 phút và sau giờ tan ca 05 phút;

- Khi Giám đốc điều hành nghỉ việc hoặc nghỉ phép dài ngày thì phải bàn giao toàn bộ lại cho người quản lý mới những chìa khoá do mình phụ trách với biên bản bàn giao rõ ràng;

- Ngoại trừ những qui định trên, tuỳ từng trường hợp cụ thể mà công ty có những biện pháp giải quyết hợp lý

6.4 An ninh nhân viên

- Tất cả ứng viên hoặc công nhân đều phải trải qua một cuộc phỏng vấn như là một hình thức cơ bản của quá trình kiểm tra năng lực làm việc của ứng viên;

- Đối với công nhân khối sản xuất, bộ phận Nhân sự sẽ thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên một vài lý lịch trong hồ sơ của công nhân để đảm bảo thông tin được cung cấp là chính xác và hợp pháp;

- Như là một phần của quá trình kiểm tra trước khi thuê lao động, công ty xem xét có yếu tố nào của ứng viên như lý lịch tư pháp hoặc bị truy tố có thể gây ảnh hưởng cho công ty, khách hàng của công ty hoặc những người lao động khác;

- Đối với nhân viên văn phòng và công nhân không thuộc khối sản xuất hoặc những vị trí khác quan trọng hơn, phòng Nhân sự sẽ thực hiện việc kiểm tra lý lịch chặt chẽ hơn:

a) Chỉ đồng ý nhận ứng viên sau khi đã thực hiện đúng quy trình phỏng vấn cần thiết; b) Phòng Nhân sự thực hiện việc xác minh phẩm chất, đạo đức và quá trình làm việc trước của ứng viên;

c) Phòng Nhân sự cũng sẽ gọi điện cho những người tham chiếu ở chỗ làm trước của ứng viên để nắm bắt được quá trình công tác trước và hồ sơ theo dõi;

d) Công ty có thẩm quyền đưa ra quyết định sau khi thẩm vấn sơ bộ ứng viên Đồng thời công ty cũng sẽ đảm bảo quyết định này mang tính công bằng, chính xác, minh bạch và không thiên vị ưu đãi một ai

- Thư mời làm việc chỉ được đưa ra cho ứng viên sau khi ứng viên đã trải qua việc thẩm vấn xác minh theo đúng quy trình tuyển dụng của công ty

6.5 Giáo dục và huấn luyện nhận thức

- Đối với tất cả công nhân viên mới đều phải tham gia khoá học định hướng về chương trình an ninh

- Định kỳ hàng năm công ty sẽ tổ chức các khoá học nâng cao nhận thức về chương trình an ninh cho tất cả cán bộ công nhân viên

- Tất cả các khoá học đều phải có bài thi thu hoạch và đánh giá kết quả của mỗi cá nhân Nếu bài nào có điểm dưới điểm trung bình sẽ tổ chức hướng dẫn và làm bài kiểm tra lại

- Luôn tuyên truyền cho tất cả các thành viên trong công ty về các chương trình an ninh quy định trong nhà máy để mọi người tuân theo

- Thực hiện việc kiểm tra, đánh giá các khu vực làm việc của nhân viên để sớm phát hiện các mối nguy, rủi ro có thể ảnh hưởng đến hàng hoá công ty

- Đưa ra hình thức khen thưởng nếu bất kỳ cá nhân nào tố giác các hành vi bất hợp pháp liên quan đến an ninh sẽ được khen thưởng bằng tiền mặt 100.000VND

6.6 Nhận thức hiểm hoạ

- Luôn theo dõi các thông tin/ phương tiện truyền thông về các hoạt động của bọn khủng bố nhắm vào hàng hoá để có hành vi đề phòng và hiểu được các mối nguy tiềm ẩn mà chúng có thể gây ra

- Sử dụng các thông tin/ hình ảnh liên quan đến hoạt động khủng bố để đăng tải và chia sẽ thông tin cho người lao động để cùng nâng cao cảnh giác

- Luôn đề cao cảnh giác cho bất kỳ hành động/ hoạt động nào đang diễn ra bên nhà máy mà có dấu hiệu không bình thường

7 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức Ban an ninh

Thêm hình ảnh Ban An ninh

8 Các hoạt động của Ban an ninh

- Giám sát an ninh

- Kiểm tra an ninh

- Duy trì và thực hiện các biện pháp an ninh

- Cải thiện và báo cáo các hoạt động an ninh đến lãnh đạo nhà máy