ĐỀ TÀI ĐỔI MỚI PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ, PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ TẠI THƯ VIỆN VẠN NINH I MỞ ĐẦU: Trong năm gần đây, với xu hướng hội nhập ngày sâu rộng Việt Nam, với phát triển mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin, nhu cầu cách tiếp cận thơng tin người đọc có xu hướng thay đổi rõ rệt Nhiều loại hình phục vụ thơng tin đời, hình thức thơng tin cung cấp ngày đa dạng, phong phú Đây thử thách lớn hệ thống thư viện cơng cộng nước nói chung Thư viện huyện Vạn Ninh nói riêng, đòi hỏi nhà quản lý, cán thư viện phải người đầu đổi phương thức quản lý, phục vụ nhằm nâng cao hiệu cơng tác thư viện II NỘI DUNG ĐỔI MỚI CƠNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN VỀ MẶT NHÀ NƯỚC - Cơng tác quản lý ngày trọng quan thơng tin Thư viện Nhưng quản lý nào, quản lý cho đạt hiểu cao u cầu cấp thiết - Với tư cách người quản lý hệ thống Thư viện đòi hỏi thân người quản lý phải ln đặt cho câu hỏi như: - Những tồn khiến hệ thống Thư viện chậm phát triển? Nên có thay đổi tầm quản lý để cải thiện tình hình Thư Viện nay? Để trả lời cho câu hỏi đó, người quản lý cần phải có tâm, có tầm nhìn mong muốn phát triển nghiệp Thư viện địa phương Đồng thời, ln cập nhập thơng tin thường xun, nắm bắt xu phát triển loại hình dịch vụ thơng tin cơng tác quản lý Thư viện Bên cạnh đó, cần tạo điều kiện cho đội ngũ cán Thư viện thường xun tham gia lớp tập huấn nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ tham quan, học hỏi kinh nghiệm từ Thư viện điển hình ngồi Tỉnh Ngồi ra, phải xây dựng mối quan hệ tốt với cấp quản lý, nhà cung cấp sách nhằm thúc đẩy phát triển Thư viện góp phần nâng cao dân trí người dân ĐỔI MỚI CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ THƯ VIỆN - Hiện nay, hầu hết Thư viện tuyến huyện Khánh Hòa quản lý theo phương thức truyền thống, quản lý độc giả vốn tài liệu Đó cách quản lý lưu trữ giấy tờ, sổ sách Phương thức có nhiều hạn chế Bởi vì: + Để quản lý đầy đủ, chi tiết xác Hàng năm, Thư viện phải khoản chi phí lớn cho việc mua ngun liệu (giấy tờ, sổ sách, tư liệu) Do đặc điểm chất liệu giấy nhanh hỏng, phải thường xun thay đổi mà lần thay đổi phải chép sổ sách, bảo quản tư liệu, tốn chi phí đầu tư Hoạt động quản lý, tra cứu, kiểm kê, lý theo cách chiếm nhiều thời gian, cơng sức người thủ thư lẫn bạn đọc mà hiệu mang lại khơng cao - Để cơng tác quản lý Thư viện vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm, cần phải thay đổi phương thức quản lý truyền thống cách áp dụng Cơng nghệ Thơng tin Đó phần mềm trợ giúp quản lý, thay cho tệp hồ sơ dày cộm, thay cho tủ hồ sơ chiếm nhiều diện tích phải nhiều thời gian để lục lọi, tìm kiếm thơng tin hay liệu quan trọng * Sau mơ hình họa cho q trình quản lý Thư viện phần mềm: Quản lý độc giả Thẻ ĐG Độc giả Thông tin yêu cầu mượn sách Thông tin từ chối sách mượn Mượn sách ấchs sách Thủ thư Thông tin đọc giả trả sách Thơng tin NXB Thông tin mượn sách qúa hạn Danh mục sách Sách Danh mục sách mua Quản lý Sách Thủ thư Kiểm tra tình trạng sách Trả sách Ban quản lý Thanh lý sách cũ Trả sách Tiền đặt cọc Phiếu mượn mượ nc Tiền đặ t cọ ĐG mượn q hạn Thông tin ĐG Số lượng độc giả Sách u thích Báo cáo thống kê Nhà xuất * Mơ tả chi tiết chức phần mềm Quản lý độc giả: - Độc giả muốn mượn sách Thư viện trước triên phải đăng ký làm thẻ độc giả - Quản lý độc giả: Nhập thơng tin độc giả tới làm thẻ bao gồm: + Họ tên + Ngày sinh + Giới tính + Thành phần + Địa + Số điện thoại - Mỗi độc giả có định danh mã Thư viện Sau xác nhận thơng tin hệ thống tạo thẻ độc giả cho độc giả dăng ký Trên thẻ độc giả có thơng tin: + Mã thẻ + Tên độc giả + Ngày sinh + Địa + Ngày tạo + Ngày hết hạn - Các thơng tìn độc giả thẻ độc giả lưu lại hệ thống Sau xuất thẻ độc giả Mỗi độc giả có thẻ Quy trình mượn – trả sách: a Mượn sách: - Khi mượn sách độc giả đến xuất trình thẻ độc giả Hoạt động mượn sách thực sau: Sau thủ thư kiểm tra thẻ độc giả đến mượn, u cầu độc giả chấp nhận thực theo quy định thư viện Sách mà độc giả u cầu kiểm tra xem có mượn hay chưa số lượng - Nếu sách chưa có mượn kho sách Thư viện thơng tin mượn sách lưu phiếu mượn, thơng tin phiếu mượn bao gồm: + Số phiếu + Ngày mượn + Mã thẻ thư viện độc giả đến mượn + Các thơng tin chi tiết sách mượn là: Mã sách Số lượng Số ngày mượn - Phiếu mượn đưa cho độc giả ký nhận Đồng thời phần mềm đưa thơng tin tiền đặt cọc tương ứng với giá trị sách mượn - Nếu sách khơng kho phần mềm xử lý thủ thư đưa thơng tin từ chối sách mượn đến độc giả b Trả sách: - Khi độc giả trả sách thủ thư kiểm tra tình trạng sách trả ghi nhận thơng tin trả sách độc giả vào phần mềm Nếu độc giả mượn sách q hạn so với ngày quy định bị trừ vào tiền đặt cọc - Khi độc giả khơng nhu cầu mượn sách thư viện Thư viện gửi lại tiền đặt cọc cho độc giả sau phần mềm xử lý trừ vào tiền đặt cọc độc giả mượn sách q hạn - Mỗi thẻ độc giả mượn nhiều sách Thư viện (Mỗi thẻ độc giả có nhiều phiếu mượn), phiếu mượn ghi mã thẻ Thư viện mượn nhiều sách, đầu sách mượn nhiều lần Quy trình quản lý sách: - Để có sách kho thư viện, thủ thư cung cấp danh mục sách Thư viện cần mua đến nhà xuất nhập đầu sách dựa việc chọn sách mà nhà cung cấp gửi tới Đồng thời lưu thơng tin nhà xuất sách - Khi sách q cũ khơng giá trị sử dụng lý, sửa đổi thơng tin sách cần thiết Thơng tin sách bao gồm: + Mã sách + Tên sách + Nhà xuất + Tác giả + Năm sách xuất Quy trình báo cáo thống kê - Vào cuối tháng, q, năm Thư viện tạo báo cáo thống kê số lượng sách mượn tháng báo cáo sách u thích, số lượng, thành phần độc giả đến mượn, báo cáo độc giả mượn q hạn đến nhà quản lý * Khi áp dụng phần mềm tất điều bất tiện phương thức quản lý thư viện truyền thống tích hợp phần mềm với nhiều tiện ích: Thứ nhất: Thủ thư dễ dàng theo dõi, quản lý vốn tài liệu (VTL), đối tượng, thành phần dùng tin đến thư viện Thứ hai: Truy cập thơng tin độc giả, thơng tin mượn trả VTL nhanh, xác Qua nắm bắt nhu cầu, thị hiếu độc giả thể loại tài liệu, từ Thư viện có sách bổ sung VTL hợp lý đáp ứng nhu cầu người dùng tin Thứ ba: Tiết kiệm thời gian, cơng sức dễ dàng phân loại sách theo chủ đề, số lượng, thời gian q trình kiểm kê, lý hàng năm Thứ tư: Xuất báo cáo thơng kê xác, theo u cầu cấp quan liên quan 3 ĐỔI MỚI PHƯƠNG PHÁP PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ: - Khi có đổi quản lý Thư viện, cần phải thay đổi phương thức Phục vụ độc giả nhằm thỏa mãn nhu cầu đem lại hài lòng cho độc giả đến với thư viện Bởi vì, Cán Thư viện cầu nối người dùng tin VTL Vì Cán Thư viện cần phải ln ln đổi mình, có tác phong phục vụ chun nghiệp có thái độ tận tình, hướng dẫn cho độc giả có nhu cầu tìm kiếm lĩnh vực - Để dễ dàng cho độc giả tra cứu, thủ thư phải xếp phân loại sách theo chủ đề cách lập danh mục thay cho hệ thống mục lục phích trước Ví dụ như: Đối với thể loại sách chủ đề Thiếu nhi, thủ thư lập danh mục sách theo ký hiệu thứ tự sách, sách Thiếu nhi ký hiệu bắt đầu chữ N đánh số thứ tự từ N01 đến Nn, sau gắn kệ sách Điều giúp cho độc giả dễ dàng tìm kiếm sách thủ thư dễ dàng theo dõi, quản lý xếp sách lên kệ sách - Để đổi nâng cao chất lượng VTL, Thư viện tiến hành điều tra xã hội học, nghiên cứu, lấy ý kiến thăm dò bạn đọc Qua đó, biết nhu cầu sử dụng tin bạn đọc, kịp thời bổ sung tài liệu - Giới thiệu VTL đến bạn đọc cách triển lãm sách theo chủ đề, treo bảng thơng báo danh mục sách mua… - Mở rộng phạm vi bổ sung tài liệu, thường xun cập nhập Internet để tìm kiếm tài liệu Hạn chế bổ sung trùng bản, bổ sung có mục đích, tăng cường chất lượng kho sách III KẾT LUẬN Có thể nói thời kỳ lịch sử “Thư viện” coi kho trí tuệ lồi người Nhu cầu sử dụng Thư viện rộng rải Chính cần phải đưa thư viện vào hoạt động phục vụ theo mơ hình thư viện mở, Thư viện thân thiện, lấy người đọc làm trung tâm với mục đích “Sự hài lòng người dùng tin, mục tiêu người làm cơng tác thư viện”./ ... quan 3 ĐỔI MỚI PHƯƠNG PHÁP PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ: - Khi có đổi quản lý Thư viện, cần phải thay đổi phương thức Phục vụ độc giả nhằm thỏa mãn nhu cầu đem lại hài lòng cho độc giả đến với thư viện Bởi... Khi độc giả khơng nhu cầu mượn sách thư viện Thư viện gửi lại tiền đặt cọc cho độc giả sau phần mềm xử lý trừ vào tiền đặt cọc độc giả mượn sách q hạn - Mỗi thẻ độc giả mượn nhiều sách Thư viện. .. * Mơ tả chi tiết chức phần mềm Quản lý độc giả: - Độc giả muốn mượn sách Thư viện trước triên phải đăng ký làm thẻ độc giả - Quản lý độc giả: Nhập thơng tin độc giả tới làm thẻ bao gồm: + Họ tên