Chương I TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG Nội dung I: Hiểu khái niệm văn phòng Nhiệm vụ văn phòng Các chức năng văn phòng Các nguyên tắc làm việc văn phòng 1.1 Khái niệm chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: 1.1.1 Khái niệm về Văn phòng: Văn phòng: Trong tất cả các CQNN, TC chính trị, TC CT XH, tổ chức XH, TC XH nghề nghiệp, TC KT DN, đơn vị vũ trang… gọi chung là CQ, TC đều có công tác VP và lập ra đơn vị làm công tác VP. Do quy mô, đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động của mỗi CQ, TC khác nhau nên đơn vị làm công tác VP cũng có tên gọi khác nhau. Từ đó, có nhiều cách hiểu về khái niệm VP. Về lý luận cũng như thực tiễn khái niệm VP có các cách hiểu sau: Thứ nhất, VP là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một CQ chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Thứ hai, VP là trụ sở làm việc của CQ, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của CQ, đơn vị đó. Thứ ba, VP là nơi làm việc của những người tầm cỡ như nghị sĩ, GĐ, Tổng GĐ.... Thứ tư, VP là 1 dạng hoạt động trong các CQ, TC trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác văn thư.... Tóm lại, VP là bộ máy của CQ, TC có trách nhiệm thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện VCKT cho hoạt động của CQ, TC. Ngoài ra, các yếu tố của hệ thống VP luôn còn có mối quan hệ chặt chẽ với yếu tố môi trường tổng quát (chính trị, kinh tế, VH, XH, KHCN...), và môi trường đặc thù (Nhà cung cấp, khách hàng, tổ chức cạnh tranh...). Để thực hiện các tác nghiệp trên VP cần có những điều kiện cần và đủ: Về phương diện tổ chức: Phải có bộ máy VP để thực thì mọi hoạt động của VP một cách độc lập nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời sự vận hành chung của CQ, TC. Tuy nhiên, đối với CQ, TC có quy mô nhỏ nội dung hoạt động có tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy VP có thể gọn nhẹ với một biên chế tối thiểu, vừa đủ, trong đó mỗi NV có thể kiêm nhiệm nhiều CV khác nhau miễn sao đáp ứng được những yêu cầu hoạt động của CQ, TC. Thậm chí, trong nhiều trường hợp không có VP riêng biệt, công tác văn phòng được thực hiện bởi các đơn vị chức năng khác nhau, hoặc các NV thuộc các đơn vị khác nhau trong CQ, TC (còn gọi là “VP ảo”). Về phương diện nhân sự: Phải có đội ngũ CBCC, viên chức, nhân viên VP đảm bảo cho sự vận hành của các công tác VP. Về phương diện vật chất: VP phải có địa điểm HĐ giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể như nhà làm việc, phòng làm việc, phương tiện, trang thiết bị và các điều kiện vật chất khác tương ứng với quy mô tổ chức để đảm bảo vận hành CV thuận lợi. Phân tích khái niệm văn phòng ở góc độ khác chúng ta thấy: Ở trạng thái tĩnh: VP bao gồm những yếu tố vật chất như nhà cửa, phòng làm việc, xe cộ, trang thiết bị, con người... phục vụ hoạt động của chính nó, đồng thời góp phần đắc lực vào quá trình vận hành để đạt tới những mục tiêu chung của CQ, TC. Ở trạng thái động: VP bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi HĐ của CQ, TC và của người lãnh đạo. Tuy nhiên, HĐ đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ VP, mà còn ở trong toàn CQ, TC khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong CV. Tóm lại, HĐ là bộ máy của CQ, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ sự điều hành của LĐ, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho HĐ chung của toàn CQ, tổ chức. 1.1.2. Chức năng của văn phòng: VP là bộ máy giúp việc của CQ, có chức năng tham mưu, tổng hợp đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành CV của lãnh đạo và bảo đảm hậu cần, VCKT cho CQ, tổ chức hoạt động. a. Chức năng tham mưu, tổng hợp: VP phải tiến hành nhiều nội dung HĐ có tính chất tổng hợp trong việc tham gia tư vấn về mặt quản lý điều hành CV của lãnh đạo CQ, TC. Như vậy, tham mưu là tham gia tư vấn, đề đạt ý kiến còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho HĐQL. Tham mưu Tổng hợp có quan hệ hữu cơ: Như vậy tham mưu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ công tác quản lý. Tiến hành HĐ nhiều mặt. Tham mưu về mặt tổ chức, điều hành CV, tổng hợp số liệu, thông tin phục vụ điều hành, chỉ đạo kịp thời, hiệu quả. Việc ra QĐ đúng không thể chủ quan mà cần tham vấn ý kiến tập thể để hiệu quả hơn. Để ra QĐ đúng cần có thông tin (Thông qua BP giúp việc ở VP) phân tích, tổng hợp số liệu, xử lý thông tin môi trường cung cấp cho lãnh đạo có nhìn bao quát và khả thi. HĐ này mang tính chất tham vấn và CM sâu nhằm giúp LĐ lựa chọn QĐ tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà VP thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. b. Chức năng hậu cần: Là chức năng có tính chất phục vụ, dịch vụ, cung cấp, đáp ứng các HĐ hàng ngày của CQ và của LĐ. Đây là HĐ mang tính chất đặc thù của công tác VP, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả HĐ của mỗi CQ, TC. Nội dung của chức năng hậu cần là QL, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật, tài chính... để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức và của người lãnh đạo. Chức năng hậu cần của VP được thực hiện theo nguyên tắc quản lý hiệu quả, tức là tổ chức các hoạt động hậu cần sao cho với chi phí thấp nhất nhưng đạt hiệu quả cao nhất. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng: Do quy mô, đặc điểm của từng loại CQ, tổ chức cho nên VP của các CQ, tổ chức có thể được giao những NV khác nhau, nhưng nhìn chung VP có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: 1 Tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ; từng bước hiện đại hóa công tác HCVP; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ VP cho các VP cấp dưới hoặc đơn vị CM khi cần thiết; 2Tổ chức xây dựng chương trình công tác của CQ và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện; sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của CQ; 3 Thu thập, xử lý, QL và TC sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động phục vụ hoạt động quản lý; 4 Tổ chức xây dựn các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng; 5 Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức hội họp; 6 Tổ chức quản lý nhân sự thuộc biên chế văn phòng; 7 Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; 8 Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; 9 Tổ chức bảo đảm công tác hậu cần, y tế, sức khỏe, VSMT, an toàn lao động. 10 Tổ chức bảo đảm công tác lễ tân, lễ nghi, công tác khánh tiết của cơ quan; 11 Tổ chức bảo đảm công tác an ninh, trật tự , phòng chống thiên tai, cháy nổ; 12 Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo; 13 Tổ chức một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan; 14 Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng. 1.2 Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng: 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của các loại hình văn phòng 1.2.1.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng của các cấp ủy Đảng, các tổ chức chính trị xã hội 2.1.1. Tổ chức ĐCS Việt Nam: Đảng CSVN là đội tiên phong của giai cấp công nhân VN. Mục đích của Đảng là xây dựng 1 nước VN độc lập, dân giàu, nước mạnh, XH công bằng, dân chủ và văn minh thực hiện thành công XHCN. Đảng CSVN là Đảng cầm quyền, Đảng lãnh đạo nhân dân, lãnh đạo cả hệ thống chính trị XHCN Việt Nam. Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập từ TƯ đến cơ sở tương ứng với hệ thống NN. Cấp Trung ương: Ban chấp hành TW Đảng và các CQ thuộc BCHTW; Cấp Tỉnh: Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, TP trực thuộc TW (gọi là tỉnh uỷ, thành ủy) và các ban thuộc BCH Đảng bộ tỉnh, thành phố trực thuộc TW; Cấp huyện: Ban chấp hành Đảng bộ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi là huyện uỷ, thành ủy) và các ban thuộc BCH Đảng bộ huyện, thành phố thuộc tỉnh; Cấp xã, phường, thị trấn: Ban chấp hành Đảng bộ (gọi là Đảng ủy xã, phường, thị trấn); Đối với các CQ, TC có số lượng ĐV đông: Được tổ chức thành Đảng bộ CQ (ĐW CQ) Mỗi cấp ủy nói trên đều có các đơn vị giúp việc. Trong số các đơn vị đó có VP (gọi là VP cấp ủy) như VP TW Đảng, VP Tỉnh ủy, VP huyện ủy, VP Đảng ủy xã, VP đảng ủy CQ. Văn phòng cấp ủy là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng CSVN. Tổ chức của văn phòng cấp uỷ: Ngoài VP Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, thì ở cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ và cấp tương đương Văn phòng cấp uỷ Đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộ phận công tác như: Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hợp. Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trữ. Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính Quản trị.
Trang 1Chương I TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG
Nội dung I: Hiểu khái niệm văn phòng
Nhiệm vụ văn phòng
Các chức năng văn phòng
Các nguyên tắc làm việc văn phòng
1.1 Khái niệm chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
1.1.1 Khái niệm về Văn phòng:
* Văn phòng: Trong tất cả các CQNN, TC chính trị, TC CT- XH, tổ chức XH, TC XH nghề nghiệp, TC
KT- DN, đơn vị vũ trang… gọi chung là CQ, TC đều có công tác VP và lập ra đơn vị làm công tác VP Do quy
mô, đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động của mỗi CQ, TC khác nhau nênđơn vị làm công tác VP cũng có tên gọi khác nhau Từ đó, có nhiều cách hiểu về khái niệm VP Về lý luận cũngnhư thực tiễn khái niệm VP có các cách hiểu sau:
Thứ nhất, VP là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một CQ chức năng, phục vụ cho việc điều
hành của lãnh đạo
Thứ hai, VP là trụ sở làm việc của CQ, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của CQ, đơn vị
đó
Thứ ba, VP là nơi làm việc của những người tầm cỡ như nghị sĩ, GĐ, Tổng GĐ
Thứ tư, VP là 1 dạng hoạt động trong các CQ, TC trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các
loại văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác văn thư
Tóm lại, VP là bộ máy của CQ, TC có trách nhiệm thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ
sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện VCKT cho hoạt động của CQ, TC
Ngoài ra, các yếu tố của hệ thống VP luôn còn có mối quan hệ chặt chẽ với yếu tố môi trường tổng quát(chính trị, kinh tế, VH, XH, KHCN ), và môi trường đặc thù (Nhà cung cấp, khách hàng, tổ chức cạnhtranh ) Để thực hiện các tác nghiệp trên VP cần có những điều kiện cần và đủ:
- Về phương diện tổ chức: Phải có bộ máy VP để thực thì mọi hoạt động của VP một cách độc lập
nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời sự vận hành chung của CQ, TC Tuy nhiên, đối với CQ, TC có quy mô nhỏnội dung hoạt động có tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy VP có thể gọn nhẹ với một biên chế tối thiểu, vừa đủ,trong đó mỗi NV có thể kiêm nhiệm nhiều CV khác nhau miễn sao đáp ứng được những yêu cầu hoạt động của
CQ, TC Thậm chí, trong nhiều trường hợp không có VP riêng biệt, công tác văn phòng được thực hiện bởi cácđơn vị chức năng khác nhau, hoặc các NV thuộc các đơn vị khác nhau trong CQ, TC (còn gọi là “VP ảo”)
- Về phương diện nhân sự: Phải có đội ngũ CBCC, viên chức, nhân viên VP đảm bảo cho sự vận hành
của các công tác VP
- Về phương diện vật chất: VP phải có địa điểm HĐ giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ
tầng cụ thể như nhà làm việc, phòng làm việc, phương tiện, trang thiết bị và các điều kiện vật chất khác tươngứng với quy mô tổ chức để đảm bảo vận hành CV thuận lợi
Phân tích khái niệm văn phòng ở góc độ khác chúng ta thấy:
- Ở trạng thái tĩnh: VP bao gồm những yếu tố vật chất như nhà cửa, phòng làm việc, xe cộ, trang thiết
bị, con người phục vụ hoạt động của chính nó, đồng thời góp phần đắc lực vào quá trình vận hành để đạt tớinhững mục tiêu chung của CQ, TC
- Ở trạng thái động: VP bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến
đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi HĐ của CQ, TC và của người lãnh đạo Tuy nhiên, HĐ đódiễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ VP, mà còn ở trong toàn CQ, TC khi nó liên quan đến vòngquay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong CV
Tóm lại, HĐ là bộ máy của CQ, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ sự
điều hành của LĐ, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho HĐ chung của toàn CQ, tổ chức
Trang 21.1.2 Chức năng của văn phòng:
VP là bộ máy giúp việc của CQ, có chức năng tham mưu, tổng hợp đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành
CV của lãnh đạo và bảo đảm hậu cần, VCKT cho CQ, tổ chức hoạt động
a Chức năng tham mưu, tổng hợp: VP phải tiến hành nhiều nội dung HĐ có tính chất tổng hợp trong
việc tham gia tư vấn về mặt quản lý điều hành CV của lãnh đạo CQ, TC Như vậy, tham mưu là tham gia tưvấn, đề đạt ý kiến còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho HĐQL
Tham mưu- Tổng hợp có quan hệ hữu cơ: Như vậy tham mưu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổnghợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ công tác quản lý Tiến hành HĐ nhiều mặt Tham mưu về mặt tổ chức,điều hành CV, tổng hợp số liệu, thông tin phục vụ điều hành, chỉ đạo kịp thời, hiệu quả
Việc ra QĐ đúng không thể chủ quan mà cần tham vấn ý kiến tập thể để hiệu quả hơn Để ra QĐ đúngcần có thông tin (Thông qua BP giúp việc ở VP) phân tích, tổng hợp số liệu, xử lý thông tin môi trường cungcấp cho lãnh đạo có nhìn bao quát và khả thi HĐ này mang tính chất tham vấn và CM sâu nhằm giúp LĐ lựachọn QĐ tối ưu Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tinđầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà VP thu thập được
Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu
b Chức năng hậu cần: Là chức năng có tính chất phục vụ, dịch vụ, cung cấp, đáp ứng các HĐ hàng
ngày của CQ và của LĐ Đây là HĐ mang tính chất đặc thù của công tác VP, có ý nghĩa quan trọng trong việcnâng cao hiệu quả HĐ của mỗi CQ, TC
Nội dung của chức năng hậu cần là QL, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung các điều kiện vậtchất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật, tài chính để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầuhoạt động của cơ quan, tổ chức và của người lãnh đạo
Chức năng hậu cần của VP được thực hiện theo nguyên tắc quản lý hiệu quả, tức là tổ chức các hoạtđộng hậu cần sao cho với chi phí thấp nhất nhưng đạt hiệu quả cao nhất
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng:
Do quy mô, đặc điểm của từng loại CQ, tổ chức cho nên VP của các CQ, tổ chức có thể được giao những
NV khác nhau, nhưng nhìn chung VP có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
1- Tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ; từng bước hiện đại hóa công tác HCVP; chỉ đạo và hướng dẫnnghiệp vụ VP cho các VP cấp dưới hoặc đơn vị CM khi cần thiết;
2-Tổ chức xây dựng chương trình công tác của CQ và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện; sắp xếp chươngtrình, lịch làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của CQ;
3- Thu thập, xử lý, QL và TC sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động phục vụ hoạtđộng quản lý;
4- Tổ chức xây dựn các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng;
5- Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức hội họp;
6- Tổ chức quản lý nhân sự thuộc biên chế văn phòng;
7- Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
8- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo;
9- Tổ chức bảo đảm công tác hậu cần, y tế, sức khỏe, VSMT, an toàn lao động
10- Tổ chức bảo đảm công tác lễ tân, lễ nghi, công tác khánh tiết của cơ quan;
11- Tổ chức bảo đảm công tác an ninh, trật tự , phòng chống thiên tai, cháy nổ;
12- Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo;
13- Tổ chức một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan;
14- Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng
1.2 Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng:
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của các loại hình văn phòng
Trang 31.2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng của các cấp ủy Đảng, các tổ chức chính trị xã hội
2.1.1 Tổ chức ĐCS Việt Nam: Đảng CSVN là đội tiên phong của giai cấp công nhân VN Mục đích của
Đảng là xây dựng 1 nước VN độc lập, dân giàu, nước mạnh, XH công bằng, dân chủ và văn minh thực hiệnthành công XHCN Đảng CSVN là Đảng cầm quyền, Đảng lãnh đạo nhân dân, lãnh đạo cả hệ thống chính trịXHCN Việt Nam Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập từ TƯ đến cơ sở tương ứng với hệ thống NN
- Cấp Trung ương: Ban chấp hành TW Đảng và các CQ thuộc BCHTW; Cấp Tỉnh: Ban chấp hành
Đảng bộ tỉnh, TP trực thuộc TW (gọi là tỉnh uỷ, thành ủy) và các ban thuộc BCH Đảng bộ tỉnh, thành phố trực
thuộc TW; Cấp huyện: Ban chấp hành Đảng bộ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi là huyện uỷ, thành ủy) và các ban thuộc BCH Đảng bộ huyện, thành phố thuộc tỉnh; Cấp xã, phường, thị trấn: Ban chấp
hành Đảng bộ (gọi là Đảng ủy xã, phường, thị trấn);
- Đối với các CQ, TC có số lượng ĐV đông: Được tổ chức thành Đảng bộ CQ (ĐW CQ)
Mỗi cấp ủy nói trên đều có các đơn vị giúp việc Trong số các đơn vị đó có VP (gọi là VP cấp ủy) như VP
TW Đảng, VP Tỉnh ủy, VP huyện ủy, VP Đảng ủy xã, VP đảng ủy CQ Văn phòng cấp ủy là một đơn vị tổchức trong hệ thống tổ chức Đảng CSVN
Tổ chức của văn phòng cấp uỷ: Ngoài VP Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, thì ở cấp
Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ và cấp tương đương Văn phòng cấp uỷ Đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộphận công tác như:
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu - Tổng hợp
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư - Lưu trữ
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản trị
1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan hành chính nhà nước
a Văn phòng CQ HCNN có thẩm quyền chung: Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các CQ HCNN
được phân chia thành 2 loại: CQ HCNN có thẩm quyền chung và CQ HCNN có thẩm quyền riêng Cơ quanHCNN có thẩm quyền chung: Là những CQ có chức năng QLNN tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượngtrên phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị HC lãnh thổ gồm Chính phủ, UBND các cấp (tỉnh, huyện, xã)
Về TCBM làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có VP Chính phủ có VP Chính phủ, UBND tỉnh có VPUBND tỉnh, UBND huyện có VP UBND huyện, UBND xã có VP UBND Ngoài VP Chính phủ và VP UBND
xã, theo các văn bản hiện hành của Nhà nước thì VP UBND cấp tỉnh và cấp huyện có chức năng, nhiệm vụ, tổchức và lề lối làm việc như sau:
* Tổ chức bộ máy: VP UBND các cấp có Chánh VP Chánh VP phụ trách chung công tác VP, chịu trách
nhiệm cá nhân trước UBND về toàn bộ công tác của VP UBND Các P.Chánh VP giúp việc lãnh đạo và phụtrách các mảng công tác được Chánh VP phân công Các bộ phận công tác chủ yếu trong văn phòng:
*.1) Bộ phận nghiên cứu tổng hợp: Bộ phận này có nhiệm vụ giúp UBND:
- Tiếp nhận xử lý thông tin, trên cơ sở đó đánh giá tình hình HĐ của các ngành, đoàn thể, huyện, thị xã,thành phố và các tổ chức KT- XH trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ phát triển KT- XH của địaphương
- Tổng hợp và báo cáo kịp thời với Chủ tịch, các P Chủ tịch UBND phụ trách từng lĩnh vực để tổ chứcchỉ đạo các vấn đề có liên quan; tổng hợp báo cáo với Chánh VP trong các kỳ giao ban
- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các địa phương, đơn vị triển khai thực hiện các NQ, nghị định,
QĐ, chỉ thị và các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ, Ngành Trung ương, của Tỉnh ủy, HĐND và UBND;tổng hợp tình hình thực hiện và báo cáo kết quả với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND
- Dự thảo các chương trình công tác và các văn bản ban hành của UBND, kiểm tra, thẩm định các văn bản
do các ngành soạn thảo trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xem xét quyết định
Trang 4- Kiểm tra các dự án, đề án, tờ trình và đề nghị của các ngành, các địa phương, đơn vị trước khi trình Chủtịch, Phó Chủ tịch UBND phê chuẩn.
*.2) Bộ phận Tổ chức - Hành chính:
Bộ phận TC- HC có nhiệm vụ giúp Chánh VP quản lý và thực hiện các công việc:
- Theo dõi, quản lý tổ chức, biên chế đảm bảo các chế độ chính sách đối với CB, CC viên chức văn phòngtheo quy định của Luật CB,CC
- Tổ chức việc tiếp nhận công văn, tài liệu đến và phân phối, chuyển gửi công văn, tài liệu và công tác lưutrữ theo quy định
- Tổ chức tốt công tác đánh máy, in ấn các loại văn bản của UBND và của VP UBND
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ cơ quan (kể cả ngày lễ, tết và các ngày nghỉcuối tuần)
- Đôn đốc các đơn vị trực thuộc VP tổ chức thực hiện tốt quy chế của văn phòng, các quy định về quản lýCB,CC, các thể thức hành chính, phong trào thi đua yêu nước và các sinh hoạt tập thể của VP
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng giao
*.3) Bộ phận QT - Tài vụ: Bộ phận TC- HC có nhiệm vụ giúp Chánh VP quản lý công việc:
- Điều động và QL phương tiện ô tô của VP cho lãnh đạo đi công tác đảm bảo an toàn, tiết kiệm Đề xuất
KH sửa chữa ô tô, CSVC, trang thiết bị VP và sử dụng có hiệu quả tài sản
- Phục vụ các hội nghị, cuộc họp, các cuộc đón tiếp khách làm việc, tham quan Làm công tác lễ tân phục
vụ, bếp ăn, điện nước, vệ sinh nội, ngoại cảnh phục vụ công tác của VP
- Quản lý kinh phí, tài sản của cơ quan theo quy định của Nhà nước phục vụ hoạt động của Thường trựcUBND và Văn phòng UBND
- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hàng quý, 6 tháng và cả năm, thẩm tra, dự toán kinh phí và duyệt quyếttoán của các đơn vị sự nghiệp thuộc văn phòng
- QL và sử dụng kinh phí có hiệu quả, thanh quyết toán các khoản chi tiêu của VP theo đúng chế độ tàichính quy định và thực hiện các quy định về công tác kế toán
- Đảm bảo kho, quỹ an toàn, xuất nhập tiền, hàng đúng quy định
- Định kỳ tổ chức, kiểm kê tài sản và kiểm tra trang thiết bị, việc sử dụng kinh phí, tài sản, phối hợp vớicác bộ phận khác đề xuất kế hoạch và thực hiện tu sửa, mua sắm trang thiết bị, phương tiện, tài sản cho phù hợp
và đáp ứng yêu cầu theo sự chỉ đạo của lãnh đạo VP
- Đảm bảo kinh phí thường xuyên cũng như đột xuất phục vụ cho hoạt động của Thường trực UBND vàVăn phòng UBND
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng giao
Ngoài các bộ phận chủ yếu trên, tùy theo thực tế từng địa phương có thể có các cơ cấu khác như bộ phậnNội chính, Ngoại vụ, CNTT, Công báo, Cổng thông tin điện tử v.v
b Văn phòng CQ HCNN có thẩm quyền riêng, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức CT-XH: CQ
HCNN có thẩm quyền riêng có chức năng QLNN trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vực, gồm các Bộ, CQ ngang
Bộ, các CQCM thuộc UBND các cấp Các đơn vị sự nghiệp có chức năng thực hiện 1 lĩnh vực, 1 chức năng,một HĐ nhất định như trường học, bệnh viện, báo, đài, viện nghiên cứu v.v
Trong tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi CQ nói trên đều có văn phòng gọi: VP Bộ, CQngang Bộ, Phòng HC- QT trị hay Hành chính- Tổng hợp hay TC-HC )
* Tổ chức của VP: Tùy theo quy mô, chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của từng CQ mà có cơ cấu tổ
chức khác nhau Nhìn chung phòng HC có 2 bộ phận chủ yếu sau:
Trang 5*.1)- Bộ phận Hành chính - Văn thư làm các công việc chủ yếu sau:
- Thông tin tổng hợp
- Sắp xếp và tổ chức các hoạt động của cơ quan và của lãnh đạo
- Công tác văn thư, đánh máy, in ấn
- Công tác lưu trữ của cơ quan
- Lễ tân, tiếp khách, giao dịch, thông tin liên lạc
*.2) Bộ phận Quản trị - Tài vụ làm các công việc chủ yếu sau:
- Quản lý CSVC, kỹ thuật, tài sản công, điện nước, phương tiện đi lại;
- Y tế, vệ sinh, bảo vệ, phòng chống cháy nổ, thiên tai bão lụt;
- Tài vụ, kế toán, thủ quỹ, thủ kho v.v
1.2.1.3 VP Doanh nghiệp: Trong quá trình phát triển nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, ở nước
ta xuất hiện nhiều loại hình DN hoạt động theo quy định Luật DN
Các loại hình DN: + Về phân loại: Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu tài sản của DN thì ở nước ta hiện nay
có các loại hình DN dưới đây: DN Nhà nước, Hợp tác xã, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty cổ phần, Công
ty hợp doanh, DN tư nhân và DN có vốn đầu tư nước ngoài
- Về tổ chức bộ máy của DN: Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi DN là một tổ chức độc lập.
Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy, ngoài ban lãnh đạo (Hội đồng quản trị, Giám đốc và cácphó Giám đốc) mỗi DN có quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị: + Văn phòng DN + Các phòng banchức năng của DN
Ở DNNN quy mô lớn, quan trọng trong nền KTQD, BM của DN có các đơn vị sau:
+ Hội đồng Quản trị + Ban kiểm soát
+ Tổng GĐ và các P Tổng Giám đốc + Văn phòng DN
+ Các Phòng, Ban chức năng của DN
- Tổ chức của văn phòng doanh nghiệp: Tùy theo quy mô của DN và khối lượng CV của VP mà DN tổ
chức VP cho phù hợp Ở các DN vừa và nhỏ, TC của VP gồm có: Chánh VP hoặc trưởng phòng HCQT Giúpviệc cho Chánh VP hoặc Trưởng phòng có các Phó Chánh VP hoặc Chuyên viên HCQT Các mô hình thườngđược áp dụng:
- Mô hình văn phòng kiểu tập trung
- Mô hình văn phòng kiểu phân tán
- Mô hình văn phòng kiểu bán tập trung, bán phân tán
1.2.1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan lực lượng vũ trang
(Tự học)
1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức văn phòng các tổ chức xã hội nghề nghiệp
(Tự học- Xem tài liệu phía trên)
1.2.2 Nguyên tắc làm việc của văn phòng:
1.2.2.1 Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng/ chế độ tập thể: Thủ trưởng VP (Chánh, phó VP,
trưởng phó phòng HC) phải đề cao trách nhiệm QL trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng CQ
Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là thủ trưởng của Vănphòng Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác củaVăn phòng
1.2.2.2 Nguyên tắc phối hợp:
Trang 6- Quản lý là phối hợp, là phân công Phối hợp để tạo sức mạng chung của văn phòng Cụ thể trao đổithống nhất, phân công CV, làm rõ trách nhiệm của cá nhân, bộ phận
- Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp vớilãnh đạo cơ quan Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tụchành chính Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo chế độthủ trưởng
+ Các vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác, báo cáo tình hìnhthực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng, thành lập hoặc giải thể các bộ phận thuộc VP, quy hoạch CBCC vănphòng, xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị to lớn nên tiến hành theo chế độ tập thể LĐ, QĐtheo đa số, cá nhân phụ trách
- Nguyên tắc phân cấp, phân công trong quản trị: Chánh VP là người điều hành chung, chịu trách
nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo 1 số CV quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện CT, KH côngtác, hoàn chỉnh các dự thảo VB quan trọng, công tác cơ yếu, v.v Tuy nhiên, cần có sự phân công, phân cấp,phân quyền cho các P chánh VP, các bộ phận, các cá nhân Ví dụ như có thể phân cho các P.Chánh VP: mộtphụ trách thông tin tổng hợp, thi đua, người kia phụ trách HCQT
Trang 7Nội dung II: Hiểu khái niệm quản trị văn phòng, nhà quản trị văn phòng
Phân biệt quản trị văn phòng và công việc hành chính văn phòng
Vai trò của nhà quản trị văn phòng
Các tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng (Các phẩm chất và năng lực cần thiết của nhà quản trị văn phòng).
Nhà quản trị văn phòng cần thiết phải có kỹ năng mềm nào? Tại sao Nhà quản trị văn phòng cần nâng cao kỹ năng giao tiếp? Giải thích Cho ví dụ
Chương II NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
2.1 Lý luận chung về quản trị văn phòng
2.1.1 Khái niệm quản trị văn phòng và nhà quản trị văn phòng
* Khái niệm quản trị: Quản trị là khái niệm có nhiều cách định nghĩa khác nhau:
- “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mục tiêu của tổchức trong một môi trường luôn biến động”
- “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo vàkiểm tra nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”
- Quản trị là nhằm thực hiện MT của tổ chức: MT là cái đích để phấn đấu đạt được Mỗi TC đều có 1
MT cụ thể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao MT của cá nhân chủ yếu do cá nhân nỗ lực phấn đấu cóthể đạt được Còn MT của TC phải do tập thể con người trong TC đó phấn đấu cùng thực hiện Trong đó, mỗingười phải phấn đấu thực hiện phần việc của mình Mỗi đơn vị trong TC phải phấn đấu thực hiện phần việcđược giao Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì CV của TC sẽ đạt kết quả cao, MT sẽ được thựchiện Sự phấn đấu của mỗi người, của mỗi đơn vị sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự QL, TC một cáchkhoa học của nhà quản trị
- Quản trị phải đạt kết quả và hiệu quả: Trong quá trình HĐ, TC đề ra các chỉ tiêu cụ thể cần phải đạtđược Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn thành, có thể là số lượng và chất lượng sản phẩm củatừng cá nhân, đơn vị hoặc của cả TC trong từng khoản thời gian Hết thời gian KH, cá nhân, đơn vị hoặc cả TCthực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là TC đó đã HĐ đạt kết quả Hiệu quả là giá trị của KQ có được sovới sự đầu tư các nguồn lực để đạt được MT mà TC đã đặt ra
Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải có giải pháp tổ chức Phải luônquan tâm đến kết quả và tính hiệu quả hoạt động, đó là trách nhiệm của nhà QT
- Quản trị là việc sử dụng một cách tối ưu các nguồn tài nguyên hạn chế Một TC dù là CQHC sự nghiệphay đơn vị SXKD cũng luôn luôn phải sử dụng các nguồn tài nguyên Nguồn tài nguyên ở đây được hiểu theonghĩa rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin (con người, vật chất, tiền bạc vàthông tin) Không có một CQ, TC nào lại cảm thấy thoả mãn về nguồn tài nguyên trong quá trình HĐ Nguồntài nguyên đó là hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống củacon người và theo PL của NN, các TC vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa có trách nhiệm cao trongviệc bảo vệ nguồn tài nguyên Trách nhiệm đó thuộc về tập thể LĐ của các TC, trong đó người chịu tráchnhiệm cao nhất là nhà quản trị Mọi QĐQT đều phải tính đến việc sử dụng hợp lý, tối ưu các nguồn tài nguyên
- Quản trị trong môi trường luôn thay đổi Mỗi TC luôn tồn tại và HĐ trong một môi trường nhất định(bao gồm môi trường tổng quát và môi trường đặc thù) Môi trường đó luôn biến đổi và bất cứ TC nào cũngluôn luôn chịu sự tác động của sự biến đổi môi trường Vấn đề quan trọng là nhà quản trị phải xử lý như thế nàotrước sự tác động của môi trường để đưa ra những QĐ đúng đắn
Trang 8- Tiến trình của QT là việc thực hiện các chức năng HĐ, TC, LĐ và KT Đó là những chức năng cơ bảncủa QT, hay nói cách khác đó là những NV lớn của nhà QT, là nội dung của LĐQT Tất cả các nhà QT từ cấpcao đến thấp, dù QT ở lĩnh vực nào họ cũng đều phải thực hiện các chức năng cơ bản:
- Chức năng hoạch định: Xác định mục tiêu cho tương lai, xác định các nguồn lực và sự lực chọn các
giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiên đó
- Chức năng tổ chức: Thành lập các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những HĐ cần thiết và xác đinh
các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận đó
- Chức năng lãnh đạo: Là quá trình tác động đến con người sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu
để đạt được các MT của TC, quá trình đó bao gồm các HĐ chỉ đạo, điều khiển, chỉ huy, hướng dẫn, phối hợp,liên kết các thành viên trong TC; theo sát HĐ của bộ máy, hướng dẫn, điều chỉnh công việc nhịp nhàng, độngviên, khen thưởng người lao động nhằm đạt MT của TC
- Chức năng kiểm tra: Là quá trình theo dõi giám sát, đo lường, đánh giá diễn biến và KQ đạt được của
các HĐ, đồng thời tiến hành các biện pháp sửa chữa, uốn nắn, khắc phục những sai lệch
a Khái niệm quản trị HCVP: Văn phòng với tư cách là một hệ thống TCXH Trong hệ thống đó có các
yếu tố cơ bản chủ yếu là con người làm việc trong VP, CSVC, trang thiết bị kỹ thuật và các HĐ chuyên mônnghiệp vụ VP Các yếu tố đó luôn luôn vận động trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện chứcnăng nhiệm vụ của VP Vì vậy, bất cứ VP nào cũng cần phải có sự quản trị Hiện nay, hai thuật ngữ “Quản trịvăn phòng” và “Quản trị HCVP” đang có nhiều cách hiểu khác nhau, nên dùng thuật ngữ nào là hợp lý Đây là
2 khái niệm có sự tương đồng với nhau về bản chất, nhưng có sự khác biệt về phạm vi, mức độ nội dung vàhoàn cảnh khi sử dụng nó
Tác giả Nguyễn Hữu Thân: Bất kỳ bộ phận, phòng ban nào cũng đều có các công việc HCVP Vì thế
các cấp quản trị phải biết quản trị HCVP sao cho có hiệu quả Họ phải biết tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng và
sử dụng các thư ký như những trợ lý giúp họ làm tròn chức năng quản trị của mình
Như vậy, Quản trị HCVP là lãnh đạo văn phòng, là quản lý điều hành công tác HCVP trong một cơ quan, tổ chức Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây:
- Lãnh đạo VP: VP là một đơn vị của cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, có tổ
chức, biên chế riêng Người đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng/ Trưởng phòng Các thành viên của VPhoạt động (chủ yếu là công tác HCVP) dưới sự lãnh đạo, điều hành, kiểm tra của Chánh VP / Trưởng phòngtheo mục tiêu, kế hoạch và khoa học lao động Vì vậy, hoạt động của Chánh văn phòng/ Trưởng phòng là hoạtđộng quản trị HCVP
- Quản lý điều hành công tác HCVP: Trong CQ có nhiều đơn vị, nhiều bộ phận với chức năng, NV,
quyền hạn tương đối độc lập với nhau (kế hoạch, kỹ thuật, SX-KD, marketing, dịch vụ…) Ngoài chức năng,
NV chính thì đơn vị nào cũng phải làm những CV ít nhiều liên quan đến HĐ HCVP Như vậy, công việc HCVP
có mặt ở tất cả các đơn vị trong CQ và CV đó phải được QL và thực hiện thống nhất Vì vậy, HĐQL, chỉ đạocông tác HCVP trong một CQ là HĐ quản trị HCVP
Tóm lại, Quản trị HCVP là quá trình HĐ, tổ chức, LĐ phối hợp, điều hành, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát
các CV HCVP trong các CQ, TC nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của VP
- Phân biệt công việc HCVP và quản trị HCVP:
+ Do nhân viên/ thư kí văn phòng và cả các quản trị
Trang 9+ Hiện diện khắp nơi trong cơ quan, tổ chức+ Mục tiêu chung là thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòngNhư vậy, HCVP và QTVP là những công việc có nội hàm khác nhau, nhưng có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau.
* Công việc HCVP: Công việc HCVP do nhân viên thực hiện, họ làm công việc HC đơn thuần như
điện thoại, xử lý công văn, soạn thảo văn bản, trả lời điện thoại, tiếp khách Công việc hành chính có mặt ởkhắp mọi nơi trong DN, từ phòng HC đến phòng kế toán, kinh doanh Từ các nhân viên hành chính sự nghiệpđến tất cả các cấp quản trị, mọi người ở mức độ khác nhau, đều làm CV HC
- HCVP gồm các công việc như thông tin, tổng hợp, soạn thảo văn bản, giải quyết, quản lý công văn giấy
tờ, lưu trữ hồ sơ, hậu cần nhằm phục vụ HĐQL của CQ, TC và của lãnh đạo mặt khac, bất cứ CQ, TC nàocũng có nhiều bộ phận khác nhau và bộ phận nào cũng đều có công việc HCVP Công việc HCVP hiện diệntrong tất cả các phòng ban chứ không phải riêng bộ phận văn phòng Công việc HCVP do tất cả nhân viên, thư
kí và cả các quản trị viên thực hiện với các mức độ khác nhau
* Công việc quản trị: CV quản trị do nhà quản trị thực hiện, họ làm CV hoạch định, tổ chức, LĐ và
kiểm tra Họ làm việc với con người và các ý tưởng Mối tương quan của CV HCVP và CV quản trị tùy thuộccác cấp quản trị khác nhau Cấp quản trị càng cao hầu hết thuộc về lĩnh vực quản trị, cấp quản trị càng thấp hầuhết là các HĐ CM, thực tiễn
- Quản trị HCVP là HĐ hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, tiêu chuẩn hóa, kiểm tra, kiểm soát cáccông việc HCVP Quản trị HCVP do nhà quản trị (QTV các cấp) thực hiện Họ làm việc với con người và vớicác ý tưởng Quản trị HCVP có hiệu quả sẽ làm cho các CV HCVP được thực hiện một cách có nề nếp, kỷcương, có chất lượng, đạt năng suất cao
Mối tương quan của CV HCVP và CV quản trị tùy thuộc các cấp quản trị khác nhau Cấp QTVP càngcao thì CV hầu hết thuộc về lĩnh vực quản trị, cấp QTVP càng thấp thì CV hầu hết là các công việc CM nghiệp
vụ hành chính Như vậy, người làm công tác QT HCVP vừa phải có kiến thức và kỹ năng về CV HCVP vừaphải có kiến thức và kỹ năng về CV QT HCVP
b Khái niệm nhà quản trị: Khái niệm này cũng có nhiều cách diễn đạt khác nhau:
- Nhà quản trị là người làm việc trong một TC, là nhân vật có trách nhiệm phân bổ các nguồn lực, chỉ dẫn
sự vận hành của 1 bộ phận hay toàn bộ TC để TC hoạt động có hiệu quả và đạt MĐ đã xác định
- Nhà quản trị là người có quyền và có chức mà những người phụ thuộc phải phục tùng, là người chịutrách nhiệm về toàn bộ hoạt động của tổ chức
- Nhà quản trị là những người thực hiện các chức năng quản trị nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được mụctiêu với kết quả và hiệu quả cao
- Nhà quản trị là người làm việc thông qua người khác và giúp đỡ họ nỗ lực đạt được MT
* Khái niệm nhà QT HCVP: Nhà quản trị HCVP là người làm việc trong VP của các CQ, TC Là các
QTV VP như: GĐ, P GĐ hành chính, Chánh, P Chánh VP, Trưởng, P Trưởng phòng HC QTV VP thường
là cấp quản trị hạng trung, xếp cùng nhóm QTV VP có: Thư ký điều hành, Thư ký GĐ, trợ lý GĐ Nhà quản trịHCVP trước hết là một nhà quản trị, vì vậy, họ cần thực hiện 4 chức năng cơ bản: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra trong tổ chức VP của mình
- Vị trí, vai trò và trách nhiệm của nhà QT HCVP tùy thuộc vào: Quy mô, tầm vóc của TC và mức độquan trọng của nhà quản trị HCVP trong tiến trình phát triển của TC Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường,vấn đề cơ bản có ý nghĩa bao trùm của HĐ kinh doanh là thu thập, tổng hợp tốt thông tin phục vụ cho việc raQĐQL Muốn thực hiện được điều đó cần chú trọng việc xây dựng và hoàn thiện một hệ thống “yểm trợ hànhchính” thực hiện chức năng xử lý thông tin phục vụ QLDN Dù tổ chức BMVP được cơ cấu phân tán ra ở nhiều
Trang 10bộ phận hay tập trung về một đầu mối thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi sự QL thống nhất Đòihỏi đó khẳng định vai trò quan trọng của các nhà QT HCVP.
Tóm lại, ‘’Nhà QTHCVP là người làm việc trong VP của các CQ, TC; là người phải thực hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các CV HCVP nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng
- Quan hệ với người khác để hoàn thành CV được giao
2.1.2.1 Vai trò thông tin:
- Thông tin là tài sản của DN, do vậy QL thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị
+ Thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có NV thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh
xung quanh TC để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới HĐ của TC
+ Phân tích và xử lý các thông tin: Xử lý thông tin để có các thông tin chính xác phục vụ cho việc ra cácquyết định quản lý
+ Phổ biến và cung cấp thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan cần thiết đối với CV của họ.
Thay mặt TC để đưa tin tức ra bên ngoài với MĐ cụ thể có lợi cho DN
2.1.2.3 Vai trò đại diện:
+ Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ chức
2.1.2.3 Vai trò liên kết:
- Giao tiếp, quan hệ nhân sự xây dựng đoàn kết
- Phối hợp và kiểm tra công việc của NV
Tóm lại, vai trò quản trị HCVP được xem xét trên hai mặt: Điều hành công việc văn phòng và lãnh
đạo tập thể lao động
Hai mặt này có liên quan hữu cơ với nhau: Lao động tốt có tác dụng nhân hiệu quả CV và xây dựng conngười Điều được nhấn mạnh gần đây nhất là mặt LĐ tập thể LĐ Bởi vì, các cá thể trong tập thể LĐ ngày naykhác trước nhiều do trình độ VH, CM được nâng cao hơn Nhà QT HCVP đáp ứng nhu cầu LĐ 1 tập thể nhưvậy thường không chỉ dựa vào sự vận dụng kiến thức mà phải nâng cao sự lãnh đạo lên trình độ nghệ thuật.Nghệ thuật lãnh đạo con người không chỉ dựa cần có kiến thức mà trước hết là những phẩm chất vốn có ở 1 sốngười Cho nên khi tuyển chọn một QTV VP đòi hỏi phải mất nhiều công sức hơn Trong đó, lãnh đạo tập thểlao động và điều hành các CV HCVP được xem là vai trò cơ bản nhất của nhà quản trị HCVP
Hai vai trò này có liên quan hữu cơ với nhau: lãnh đạo tốt tập thể LĐ có tác dụng nâng cao hiệu quả CVHCVP, ngược lại điều hành tốt các CV HCVP sẽ làm cho tập thể gắn kết với nhau, mọi người phấn khởi cùngnhau hoàn thành NV Quản trị là biết cách đạt MT thông qua người khác và muốn lãnh đạo con người- tập thểlao động nhà quản trị phải biết cách làm việc với con người
IV Quản trị HCVP- một ngành nghề chuyên nghiệp
4.1 Khái niệm nhà QT HCVP
4.1.1 Khái niệm nhà quản trị: Khái niệm này cũng có nhiều cách diễn đạt khác nhau:
- Nhà quản trị là người làm việc trong một TC, là nhân vật có trách nhiệm phân bổ các nguồn lực, chỉ dẫn
sự vận hành của 1 bộ phận hay toàn bộ TC để TC hoạt động có hiệu quả và đạt MĐ đã xác định
- Nhà quản trị là người có quyền và có chức mà những người phụ thuộc phải phục tùng, là người chịutrách nhiệm về toàn bộ hoạt động của tổ chức
Trang 11- Nhà quản trị là những người thực hiện các chức năng quản trị nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được mụctiêu với kết quả và hiệu quả cao.
- Nhà quản trị là người làm việc thông qua người khác và giúp đỡ họ nỗ lực đạt được MT
4.1.2 Khái niệm nhà QT HCVP
Nhà quản trị HCVP là người làm việc trong VP của các CQ, TC Là các QTV VP như: GĐ, P GĐ hànhchính, Chánh, P Chánh VP, Trưởng, P Trưởng phòng HC QTV VP thường là cấp quản trị hạng trung, xếpcùng nhóm QTV VP có: Thư ký điều hành, Thư ký GĐ, trợ lý GĐ Nhà quản trị HCVP trước hết là một nhàquản trị, vì vậy, họ cần thực hiện 4 chức năng cơ bản: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra trong tổ chức
VP của mình
- Vị trí, vai trò và trách nhiệm của nhà QT HCVP tùy thuộc vào: Quy mô, tầm vóc của TC và mức độquan trọng của nhà quản trị HCVP trong tiến trình phát triển của TC Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường,vấn đề cơ bản có ý nghĩa bao trùm của HĐ kinh doanh là thu thập, tổng hợp tốt thông tin phục vụ cho việc raQĐQL Muốn thực hiện được điều đó cần chú trọng việc xây dựng và hoàn thiện một hệ thống “yểm trợ hànhchính” thực hiện chức năng xử lý thông tin phục vụ QLDN Dù tổ chức BMVP được cơ cấu phân tán ra ở nhiều
bộ phận hay tập trung về một đầu mối thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi sự QL thống nhất Đòihỏi đó khẳng định vai trò quan trọng của các nhà QT HCVP
Tóm lại, Nhà QTHCVP là người làm việc trong văn phòng của các CQ, TC; là người phải thực hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các CV HCVP nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng và nhiệm vụ của VP.
4.2 Vai trò và trách nhiệm của nhà QT HCVP
4.2.1 Vai trò của nhà QT HCVP:
Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg vào những năm 1960, nhà quản trị phải đảm đương 10vai trò khác nhau Các vai trò này được chia thành ba nhóm:
I Vai trò quan hệ với con người: Tổ chức mạnh khi nhiều người trong tổ chức đó đều hoạt động
hướng đến mục tiêu của tổ chức Để đạt được điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng các thành viên của tổ chứcđến mục tiêu chung vì lợi ích của doanh nghiệp
1 Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ chức.
2 Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của NV
3 Vai trò liên lạc/ liên hệ: Quan hệ với người khác để hoàn thành CV được giao.
II Vai trò thông tin: Thông tin là tài sản của DN, do vậy QL thông tin cũng là một vai trò quan trọng
của nhà quản trị
1 Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có NV thường xuyên xem xét, phân tích
bối cảnh xung quanh TC để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới HĐ của TC
2 Vai trò phân tích và xử lý các thông tin: Xử lý thông tin để có các thông tin chính xác phục vụ cho
việc ra các quyết định quản lý
3 Vai trò phổ biến và cung cấp thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan cần thiết đối với CV
của họ Thay mặt TC để đưa tin tức ra bên ngoài với MĐ cụ thể có lợi cho DN
III Vai trò quyết định:
1 Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ
chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng
2 Vai trò giải quyết xung đột: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ
chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định
3 Vai trò người phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu quả cao Các tài
nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật liệu
4 Vai trò đàm phán: Thay mặt TC để thương thuyết với những đơn vị trong và bên ngoài.
Tóm lại, vai trò quản trị HCVP được xem xét trên hai mặt: Điều hành công việc văn phòng và lãnh đạo
tập thể lao động
Hai mặt này có liên quan hữu cơ với nhau: Lao động tốt có tác dụng nhân hiệu quả CV và xây dựng conngười Điều được nhấn mạnh gần đây nhất là mặt LĐ tập thể LĐ Bởi vì, các cá thể trong tập thể LĐ ngày naykhác trước nhiều do trình độ VH, CM được nâng cao hơn Nhà QT HCVP đáp ứng nhu cầu LĐ 1 tập thể nhưvậy thường không chỉ dựa vào sự vận dụng kiến thức mà phải nâng cao sự lãnh đạo lên trình độ nghệ thuật.Nghệ thuật lãnh đạo con người không chỉ dựa cần có kiến thức mà trước hết là những phẩm chất vốn có ở 1 số
Trang 12người Cho nên khi tuyển chọn một QTV VP đòi hỏi phải mất nhiều công sức hơn Trong đó, lãnh đạo tập thểlao động và điều hành các CV HCVP được xem là vai trò cơ bản nhất của nhà quản trị HCVP
Hai vai trò này có liên quan hữu cơ với nhau: lãnh đạo tốt tập thể LĐ có tác dụng nâng cao hiệu quả CVHCVP, ngược lại điều hành tốt các CV HCVP sẽ làm cho tập thể gắn kết với nhau, mọi người phấn khởi cùngnhau hoàn thành NV Quản trị là biết cách đạt MT thông qua người khác và muốn lãnh đạo con người- tập thểlao động nhà quản trị phải biết cách làm việc với con người
4.2.2 Trách nhiệm của nhà quản trị HCVP:
Trách nhiệm của nhà QT HCVP là thực hiện tốt các chức năng quản trị: Xây dựng kế hoạch, chươngtrình, lịch công tác; xây dựng cơ cấu tổ chức VP, phân công, bố trí công việc, giao nhiệm vụ cho NV hợp lý;thường xuyên chỉ đạo, hướng dẫn họ làm việc và kiểm tra, kiểm soát CV văn phòng Để thực hiện tốt các chứcnăng quản trị, các quản trị viên cần:
- Tăng cường hoạt động giao tiếp thông tin thông suốt, kịp thời có hiệu quả
- Kịp thời phát hiện các vấn đề nảy sinh, tranh thủ ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và tập thể laođộng để giải quyết ngay
- Đi sâu đi sát nhân viên, khêu gợi họ nói hết các thắc mắc, kịp thời điều chỉnh sự phân công, giao việc,cân nhắc việc đề bạt, làm rõ trách nhiệm và quyền lợi từng người
- Thường xuyên phối hợp với tổ chức Công đoàn để giáo dục, động viên đoàn viên hoàn thành CVchuyên môn, tham gia QLVP, quan tâm đời sống vật chất và tinh thần của NV
- Đơn giản hóa CV VP, tổ chức CV khoa học, phát triển sức sáng tạo của NV trong CV
- SD có hiệu quả nguồn lực của VP và con người để nâng cao chất lượng công việc
- Xây dựng nề nếp kỷ cương, kỷ luật trong công việc, xây dựng các mối quan hệ thân thiện, cởi mở, đoànkết và giúp đỡ lẫn nhau
- Thiết lập các mối quan phối hợp với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức
4.3 Đặc điểm lao động của nhà quản trị HCVP: Đặc điểm lao động của nhà quản trị HCVP là phải
thực hiện đồng thời 2 loại lao động:
- Lao động CM nghiệp vụ HCVP: Thông tin, tổng hợp, soạn thảo, biên tập văn bản, văn thư, lưu trữ, lễtân, tiếp khách, tổ chức các HĐ của CQ và của lãnh đạo, công tác hậu cần v.v
- LĐ quản trị HCVP: Xây dựng kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các HĐ HCVP
Cả 2 loại lao động đó đều đòi hỏi nhà quản trị HCVP phải có những phẩm chất và năng lực nhất định
Họ phải vừa phải có kiến thức và kỹ năng về các công việc HCVP vừa phải có kiến thức và kỹ năng về CVquản trị HCVP Trong đó lao động quản trị HCVP là chủ yếu
Lao động quản trị HCVP có những đặc điểm sau:
+ Quản trị HCVP là lao động trí óc có tính đặc thù Vì, đối tượng của lao động quản trị là thông tin,công cụ của lao động quản trị là tư duy, sản phẩm của LĐ quản trị là những QĐQL
+ KQ của LĐ quản trị được đánh giá thông qua kết quả LĐ của tập thể Bởi vì, LĐ quản trị làm gắn kết
LĐ của tập thể NV trong VP và nó được đánh giá thông qua kết quả LĐ của họ
+ Lao động quản trị mang tính chủ động, sáng tạo, phải luôn ứng phó với các biến động ảnh hưởng tớicông việc và tìm giải pháp để giải quyết các tình huống quản trị
+ Văn phòng là đầu mối của CQ,TC vì vậy, nhà quản trị HCVP thường chịu nhiều áp lực về công việc
và tâm lý, đòi hỏi phải có sức khỏe, vững vàng, bình tĩnh
+ Lao động quản trị HCVP vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật, đòi hỏi phải hiểu biếtnhiều, nhạy cảm, có cách đối nhân xử thế tinh tế
4.4 Yêu cầu về phẩm chất, năng lực và tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP:
Xuất phát từ vị trí vai trò, đặc điểm LĐ, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà QT HCVP cần phải có nhữngyêu cầu nhất định về phẩm chất và năng lực, thể hiện trên các mặt: Có nhân cách tốt; uy tín được tập thể thừanhận, tin yêu và kính trọng; có phong cách LĐ; có sức khỏe
4.4.1 Những yêu cầu đối với nhà quản trị:
TÂM- TẦM (Nhân cách- Sức khỏe)
+ Nhân cách + Sức khỏe
Ngoài các vấn đề nói trên, nhà quản trị HCVP phải hội đủ 12 tiêu chuẩn sau đây:
Trang 13- Được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo CM về lĩnh vực HCVP.
- Giỏi điều hành công việc văn phòng, có khả năng ủy thác quyền hành và trách nhiệm
- Có khả năng “giảng dạy” cho NV thuộc quyền
- Có quan điểm KH để tiếp nhận những yếu tố và phương pháp làm việc mới
- Nhà quản trị HCVP phải biết cầu thị <Hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của
NV, tiếp nhận nghiên cứu các chỉ trích phê bình và gợi ý>
- Có óc khôi hài (Hòa nhã pha chút khôi hài) đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử giúp giải quyết và làm dịu
đi nhiều tình huống căng thẳng
- Có phong cách giao tiếp (ăn mặc, đi đứng ) lịch sự, đúng mực Sự thành công của nhà quản trị tùythuộc vào việc họ có dành được sự hỗ trợ, hợp tác của người khác hay không?
- Biết kiềm chế, làm chủ cảm xúc (Xúc động bởi vì bộ phận HCVP nói chung và nhà quản trị HCVP nóiriêng thường dễ bị chỉ trích nhất
- Chủ động, sáng tạo trong mọi tình huống
- Quyết đoán <Thể hiện sự chín chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin, QĐ trong CV>
- Óc phán đoán <Để nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, có thái độ phântích khách quan từ đó xác định các chính sách ưu tiên>
- Năng lực diễn đạt đúng cả trong thông tin nói và viết
4.4.2 Phẩm chất/ năng lực là 2 mặt không thể tách rời ở nhân cách của QT HCVP
1 Về phẩm chất:
- Phẩm chất chính trị: có tư tưởng khoa học đúng đắn, lập trường chính trị vững vàng, yêu nước, yêuCNXH, thực hiện đúng đường lối, quan điểm, chính sách, PL của Đảng và NN
- Phẩm chất đạo đức: PC đạo đức tốt, lối sống trung thực, lành mạnh
- Phẩm chất nghề: Có say mê nghề nghiệp, ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm cao, dám nghĩdám làm, tính nguyên tắc cao, định hướng HĐ nhất quán và nhạy cảm, có sự đòi hỏi cao đối với bản thân vàngười dưới quyền; ý thức rèn luyện để trở thành nhà quản trị giỏi
2 Về năng lực:
a Năng lực về công việc hành chính văn phòng
- Có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực HCVP;
- Có khả năng nghiệp vụ về CV HCVP để có thể hướng dẫn, giúp đỡ NVVP;
- Có khả năng nghiên cứu cải tiến và tổng kết kinh nghiệm HĐ HCVP và quản trị HCVP
b Năng lực quản trị hành chính văn phòng:
- Mức độ am hiểu về các chức năng quản trị: Như ta đã biết có 4 chức năng quản trị gồm hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Cả ba cấp quản trị đều cần phải nắm rõ các chức năng này nhưng với mức độkhác nhau Cấp cao tập trung nhiều hơn về chức năng hoạch định và tổ chức, cấp trung và cơ sở tập trung nhiềuhơn cho chức năng điều hành và kiểm tra
Đối với cấp quản trị viên VP mức độ am hiểu và vận dụng cả 4 chức năng này đều phải sâu sắc, bởi vì
VP có chức năng xử lý thông tin trên cả 4 mặt ấy, cung cấp thông tin và tư vấn tham mưu cho cấp QL xem xét
để ra QĐ cả trên 4 mặt này
Cụ thể nhà QT HCVP có khả năng thực hiện tốt các chức năng quản trị HCVP:
+ Có năng lực xây dựng và tổ chức thực hiện các loại kế hoạch
+ Có năng lực thiết kế xây dựng tổ chức bộ máy văn phòng
+ Có khả nhân sự, hiểu biết về con người và biết làm việc với con người
+ Có năng lực chỉ đạo nâng cao chất lượng công việc văn phòng
+ Có năng lực phối hợp các tổ, các bộ phận CM, các mặt hoạt động
+ Có năng lực phối hợp công tác với các đơn vị, tổ chức Công đoàn, Đoàn TNCS
+ Có năng lực kiểm tra, kiểm soát các hoạt động HCVP
+ Có năng lực tổ chức 1 cách khoa học LĐVP, bố trí sắp xếp nơi làm việc và xây dựng môi trường làmviệc hợp lý
- Mức độ vận dụng các kỹ năng quản trị: Các nhà nghiên cứu quản trị cho rằng mỗi nhà quản trị cần
phải có 3 loại kiến thức và kỹ năng đó là: