bài giảng quản trị văn phòng

H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG QU N TR V N PHÒNG (Dùng cho sinh viên h đào t o đ i h c t xa) L u hành n i b HÀ N I - 2008 H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG QU N TR V N PHÒNG Biên so n : THS PH M M H NH L I NÓI U Qu n tr v n phòng vi c h ach đ nh, t ch c, ph i h p, tiêu chu n hóa ki m sóat h at đ ng x lý thông tin c quan, doanh nghi p Ngày nay, v n phòng không ch hình nh quen thu c v i nh ng hành lang im ng, cánh c a khép v i b ng đ tên phòng ban k ch nghiêm trang, hay ti ng đánh máy ch l c c c Ngày v n phòng mang m t b m t đa d ng h n: trang thi t b hi n đ i không gian m , trí linh h at, thích ng v i nhi u nhu c u ph ng th c làm vi c phong phú Th m chí có c v n phòng làm vi c t xa, v n phòng t i nhà v n phòng o Cho dù d i d ng th c nào, m t xác l p s có m t c a v n phòng nhà qu n tr v n có nh ng m i quan tâm chung v ch t l ng, tính hi u qu t h th ng, qui trình thói quen c ng nh t p quán làm vi c t t nh m phát huy t i đa ch c n ng nhi m v c a v n phòng H n th n a, nhà qu n tr s ngày nh n rõ r ng vi c t ch c qu n lý t t h at đ ng v n phòng có nh h ng l n đ n hi u su t chung, th m chí c đ n l i nhu n c a công ty Hành chánh v n phòng hi n di n b t c b ph n phòng ban ch không ch riêng phòng hành chánh qu n tr Các c quan đ u có nhi u phòng ban khác nhau, m i b ph n đ u có công vi c hành chánh v n phòng th c n ph i có công tác qu n tr hành chánh v n phòng B t c c p qu n tr nào, ng tr công nhân tr c ti p s n xu t, đ u ph i làm công vi c hành chánh v n phòng T t c đ u ph i qu n tr hành chánh v n phòng c a cho có hi u qu B ph n c ng c n ph i lên l ch th i bi u công tác, th i bi u d án; c n ph i qu n tr thông tin, qu n tr h s , c n ph i h ach đ nh t ch c cu c h i th o, h i ngh chuy n công tác; đ u ph i vi t báo cáo ch ng trình th t liên l c; đ u ph i ti p khách g i n th ai; đ u ph i s p x p ch làm vi c cho v a th m m , v a qu n tr qua h th ng th t c, v a có hi u qu T t c h at đ ng hành chánh v n phòng nêu đ u ph i đ c th c hi n m t cách khoa h c theo tiêu chu n hi n đ i d i nhãn quan qu n tr S thành công c a b n t i doanh nghi p hay không, ph n l n nh vào vi c qu n tr hành chánh v n phòng! Cu n sách s giúp cho b n sinh viên n m đ c nh ng u c b n nh t v qu n tr hành chánh v n phòng Trong trình biên s an không tránh kh i nh ng m khuy t, r t mong nh n đ c s đóng góp chân tình c a quí đ ng nghi p b n sinh viên đ cu n sách ngày hòan thi n h n! Tác gi Ph m M H nh CH M TS V N NG CHUNG V QU N TR V N PHÒNG B t c m t c quan dù l n hay nh c ng đ u có m t b ph n ti p khách, qu n lý gi i quy t v n b n đi-đ n, l u tr h s tài li u, t ch c s p x p h i h p cánh tay đ c l c c a c p qu n lý, v n phòng (hay phòng hành chánh qu n tr ) h at đ ng v n phòng c quan đ c th ng nh t có hi u qu , c n ph i có nh ng ng i chuyên nghi p v hành chánh v n phòng, chánh v n phòng hay tr ng phòng th ký hay nói cách khác nhà qu n tr hành chánh v n phòng giúp m i ng i làm vi c v i m t cách có hi u qu , hòan thành m c tiêu, c n ph i xây d ng trì m t c c u qui đ nh nh ng vai trò, ch c n ng, nhi m v ch c v công tác ó vi c t ch c b máy hành chánh v n phòng có ý ngh a, m t vai trò ho c ch c n ng nhi m v ph i đ c g n v i m c tiêu rõ ràng, v i s nh n th c đ y đ v b n ph n, ho c hành đ ng có liên quan v i Quy n h n ph i đ c giao m t cách rõ ràng kèm theo công c , ngu n tài nguyên thông tin c n thi t đ hòan thành nhi m v vai trò h tr m t cách có hi u qu , chúng ph i đ c s p x p theo m t tr t t nh t đ nh, h ng v m c tiêu ó nh ng n i dung đ c trình bày ch ng 1.1 KHÁI NI M, CH C N NG VÀ NHI M V V N PHÒNG 1.1.1 Khái ni m v n phòng V n phòng b máy làm vi c t ng h p tr c ti p c a m t c quan ch c n ng ph c v cho vi c u hành c a lãnh đ o Các c quan th m quy n chung ho c l n thành l p v n phòng, nh ng c quan nh có phòng hành chánh V n phòng đ c hi u tr s làm vi c c a c quan, đ n v , đ a m giao ti p đ i n i, đ i ng c a c quan, đ n v Ngòai ra, v n phòng có th phòng làm vi c c a th tr ng có t m c cao Ví d v n phòng Chính ph , v n phòng T nh y, v n phòng T ng công ty V n phòng đ c hi u m t l h at đ ng c quan, doanh nghi p V n phòng thiên v vi c thu nh n, b o qu n, l u tr l công v n gi y t c quan Nói đ n v n phòng ng i ta th ng ngh đ n m t b ph n ch làm nh ng công vi c liên quan đ n công tác v n th Nh v y: V n phòng b máy u hành t ng h p c a c quan, doanh nghi p; n i thu th p, x lý thông tin h tr cho h at đ ng qu n lý; n i ch m lo m i l nh v c d ch v h u c n đ m b o u ki n v t ch t cho h at đ ng c a m i c quan, t ch c 1.1.2 Ch c n ng v n phòng V n phòng ho c phòng hành chánh có ch c n ng sau: -Ch c n ng giúp vi c u hành -Ch c n ng tham m u t ng h p -Ch c n ng h u c n, qu n tr 1.1.3 Nhi m v v n phòng V n phòng có nh ng nhi m v ch y u sau đây: -Xây d ng ch ng trình t ch c th c hi n ch ng trình -Thu th p, x lý, qu n lý s d ng thông tin -Th c hi n nhi m v t v n v n b n cho th tr ng -Xây d ng, c ng c t ch c b máy v n phòng -T ch c giao ti p, đ i n i, đ i ng -Duy trì h at đ ng th ng xuyên, liên t c c a v n phòng -B o đ m nhu c u h u c n, kinh phí chi tiêu, qu n lý v t t tài s n c a doanh nghi p V n phòng làm vi c theo ch đ th tr ng Th tr ng v n phòng (chánh, phó v n phòng) ph i đ cao trách nhi m qu n lý v n phòng ch u trách nhi m pháp lý tr c th tr ng c quan 1.2 QU N TR V N PHÒNG 1.2.1 Khái ni m qu n tr qu n tr hành chánh v n phòng 1.2.1.1 Khái ni m qu n tr Qu n tr s ph i h p t t c tài nguyên thông qua ti n trình h ach đ nh, t ch c, lãnh đ o ki m tra nh m đ t đ c m c tiêu đ 1.2.1.2 Khái ni m qu n tr hành chánh v n phòng Qu n tr hành chánh v n phòng vi c h ach đ nh, t ch c, ph i h p, tiêu chu n hóa ki m sóat h at đ ng x lý thông tin 1.2.2 Ch c n ng c a qu n tr hành chánh v n phòng -H ach đ nh công vi c hành chánh -T ch c công vi c hành chánh v n phòng -Lãnh đ o công vi c hành chánh v n phòng -Ki m sóat công vi c hành chánh -D ch v hành chánh v n phòng [tài li u 2] 1.3 T CH C B MÁY HÀNH CHÁNH V N PHÒNG 1.3.1 Hình th c, c c u t ch c v n phòng B t c b t c đâu có m t nhóm ng i làm vi c chung đ u ph i có m t t ch c đ c h ach đ nh rõ ràng M i quan h gi a h ph i đ c xác đ nh th ng nh t Ng i làm gì? Ai báo cáo ai? Ai ng i quy t đ nh? ó nh ng v n đ c t l i c a t ch c 1.3.1.1 Hình th c t ch c v n phòng V n đ ch y u m t t ch c hành chánh h at đ ng hành chánh nên t p trung hay phân tán? Các h at đ ng đ c đ t d i s ki m sóat tr c ti p c a nhà qu n tr hay không? Vì h at đ ng hành chánh có nh h ng xuyên su t t ch c, t v n phòng giám đ c đ n đ n v , ban ngành, đ n nhân viên hành chánh có m c l ng th p nh t, hành chánh v n phòng không nên phân tán Phân tán ngh a công vi c hành chánh v n phòng c a m i b ph n phòng ban đ u b ph n qu n lý m t cách đ c l p th thi u h n s ph i h p H u qu công vi c hành chánh v n phòng s trùng l p, hao t n v n phòng ph m s c l c, nh t thi u s ph i h p Vì v y c n ph i t p trung công vi c hành chánh v n phòng cho th ng nh t Có hai hình th c t p trung: t p trung theo đ a bàn t p trung theo ch c n ng a)- Hành chánh v n phòng t p trung theo đ a bàn (Physical centralization) Hành chánh v n phòng t p trung vào m t đ a bàn ngh a là: m i h at đ ng h s v n th đ u ph i t p trung vào m t đ a m nh t phòng hành chánh, d i quy n qu n tr c a nhà qu n tr hành chánh NHÀ QU N TR HÀNH CHÁNH M I CÔNG VI C HÀNH CHÁNH CHO CÁC B PH N A, B, C Hình 1.1: Hành chánh v n phòng t p trung theo đ a bàn u m: Ü D b trí s p x p nhân s Ü D ki m tra Ü T p trung trang thi t b Ü n gi n th t c Nh c m: Ü Khó chuyên môn hóa Ü Công vi c thi u xác thi u quan tâm đ n t m quan tr ng c a t ng l công vi c Ü Trì tr chuy n giao công vi c Vì v y ch nên áp d ng l hình đ i v i doanh nghi p nh ho c cá th b)- Hành chánh v n phòng t p trung theo ch c n ng (functional centralization) Hành chánh v n phòng t p trung theo ch c n ng ngh a h at đ ng hành chánh v n đ t t i đ a m c a b ph n chuyên môn c a nh ng ph i đ c đ t d i quy n ph i h p, tiêu chu n hóa giám sát c a nhà qu n tr hành chánh B PH N A CÔNG VI C HÀNH CHÁNH NHÀ QU N TR HÀNH CHÁNH B PH N B CÔNG VI C HÀNH CHÁNH B PH N C CÔNG VI C HÀNH CHÁNH Hình 1.2: Hành chánh v n phòng t p trung theo ch c n ng u m: Thu hút đ c nhi u chuyên viên vào công tác qu n lý Các chuyên viên s tham m u (c v n) cho nhà qu n tr hành chánh v n phòng cho t ng b ph n chuyên môn Nh c m: D vi ph m ch đ m t th tr ng ngh a l n quy n c p qu n tr chuyên môn Lo i hình áp d ng cho h u h t doanh nghi p 1.3.1.2 C c u t ch c v n phòng C c u t ch c c a b ph n hành chánh v n phòng tùy thu c vào t ng qui mô c a công ty tùy thu c vào chi n l c kinh doanh c a công ty Nó c ng tùy thu c vào t ng l s n ph m d ch v c a c quan t ch c i v i doanh nghi p cá th qui mô r t nh b ph n hành chánh v n phòng chuyên bi t mà ch có m t nhân viên hành chánh v n phòng ho c th ký đ m nh n m i công vi c hành chánh v n phòng c a doanh nghi p Ng i đ m nh n t t c công vi c hành chánh t ng quát l n chuyên ngành nh làm k tóan, s l ng, ti p tân, đánh máy, tr c n th Khi doanh nghi p phát tri n thành qui mô nh ho c trung bình nh b t đ u có tr ng phòng, có tr ng phòng hành chánh qu n tr (Senior Administration Manager) kiêm công vi c qu n tr tài nguyên nhân s TR NG PHÒNG HÀNH CHÁNH QU N TR CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÁNH QU N TR TR NG NV TÀI NGUYÊN NHÂN S TR NG NV D CH V HÀNH CHÁNH V N TR NG NV K THU T VÀ B O TRÌ Hình 1.3: Phòng hành chánh qu n tr c a m t doanh nghi p nh Khi doanh nghi p có qui mô l n v a, tùy chi n l c, m c đích kinh doanh, c c u m t hàng d ch v ho c th tr ng mà c c u t ch c c a b ph n hành chánh v n phòng thay đ i Khi phát tri n v i qui mô l n ho c r t l n, nhi u công ty có h n m t v phó t ng giám đ c ph trách d ch v hành chánh v n phòng T NG GIÁM C TR LÝ T NG GIÁM C PHÓ T NG GIÁM C MARKETING CHUYÊN VIÊN MARKETING PHÓ T NG GIÁM C D CH V HÀNH CHÁNH VP GIÁM T NG KI M TÓAN C NHÂN S GIÁM C NGHIÊN C U TI P TH TR PHÓ T NG GIÁM C TÀI CHÍNH GIÁM C KINH DOANH NG KHU V C A TR TR NG PHÒNG K TÓAN GIÁM C D CH V HÀNH CHÁNH V N PHÒNG TR NG PHÒNG GIAO - NH N TR NG PHÒNG HÀNH CHÁNH T NG H P NG KHU V C B Hình 1.4: S đ t ch c b ph n hành chánh c a doanh nghi p có qui mô l n Nói tóm l i, m i công ty có c c u t ch c riêng Không có c c u t ch c t i h o c T ch c t t t ch c n ng đ ng uy n chuy n (dynamic and flexible) phù h p v i môi tr ng, khung c nh chi n l c c a công ty 1.3.2 B trí v n phòng B trí v n phòng t ch c, s p x p phòng c, bàn gh , d ng c cho phù h p đ có m t ti n nghi t i đa cho nhân viên cho khách; S p x p cho vi c di chuy n tài li u ng n d ki m sóat nghiên c u s x p đ t công vi c, ta theo giai đ an sau: - Tr c h t, c n phác h a l c đ c a kh ang tr ng Sau v b n đ c a phòng c theo t l chi u cao, chi u ngang, chi u dài c a m i phòng nh n đ nh m i phòng b ng cách đo chu vi hành lang c a b c t ng, c u thang ó nh ng m ph i ý v b n đ - o kh ang cách đ x p đ t bàn gh cho thu n ti n V i b n đ , ta có th thay đ i v trí c a v t m t cách d dàng tr c b t tay th c hi n khuân vác s p x p; đ ng th i cho ta m t hình nh di n ti n công vi c Khoa h c ch ng minh đ c r ng vi c s p x p phòng c, bàn gh m t cách khoa h c th m m s làm cho tinh th n nhân viên ph n ch n, th dãn b t c n th ng nh t n ng su t lao đ ng cao Vi c s p x p phòng c cho t ng b ph n chuyên môn không khoa h c, s gây h u qu m t r t nhi u công s c th i gian di chuy n lu ng công vi c (flow of work) s r t phí ph m Ngòai ra, vi c b trí phòng làm vi c riêng (private offices) cho nhân viên s gây lãng phí Khi s p x p phòng làm vi c, nhà qu n tr hành chánh c n ph i theo m t s nguyên t c sau đây: 1.3.2.1 Chú ý đ n m i t ng quan gi a b ph n phòng ban Nhà qu n tr ph i quan tâm s p x p phòng ban d i nhìn t ng th c a h th ng Các b ph n quan h m t thi t v i Sau m t s nguyên t c: Các b ph n phòng ban đ c b trí g n b ph n c a công ty Các b ph n b ph n u hành, kinh doanh, mua s m, k tóan, tài chính, d ch v hành chánh, phòng nhân s S p x p cho m t t ch c phát tri n, d dàng thay đ i v trí phòng ban S p x p phòng ban có quan h m t thi t v i g n hay sát M c dù t t c b ph n đ u có quan h v i nhau, nh ng có m t vài b ph n quan h nhi u h n Thí d nh phòng h i h p nên g n phòng c a c p qu n tr th ng hay s d ng B trí b ph n hay ti p xúc v i khách hàng hay v i c quan bên ngòai vào, thang máy ho c khu v c ti p tân g nl i Cách ly xa ch làm vi c nh ng b ph n hay gây ti ng n ho c gây d dáy b n thi u Tách b ph n c n b o m t xa kh i ch công c ng ho c nhi u ng i hay lui t i 1.3.2.2 B trí phòng ban ho c bàn làm vi c theo lu ng công vi c (flow of work) C g ng s p x p phòng ban ho c bàn làm vi c theo lu ng công vi c nh m t i thi u hóa vi c di chuy n chuy n giao tài li u ho c trao đ i công vi c Kh ang cách xa s làm m t r t nhi u th i gian Ngòai gíup ta gi m b t kh n ng làm th t l c gi y t , gây trì tr gián đ an công vi c Hình 1.5: Mô hình s p x p bàn gh , phòng ban không khoa h c, không theo lu ng công vi c Ph l c M u thông báo: (1) TÊN CQ, TC C P TRÊN TÊN C QUAN, T CH C C NG HÒA XÃ H I CH NGH A VI T NAM c l p - T - H nh phúc S : /TB ngày tháng n m THÔNG BÁO V (2) Kính g i: .(3) N i nh n: QUY N H N, CH C V - Nh - - L u: ( C A NG I KÝ (Ch ký, d u) n v th o v n b n v n th ) NGUY N V N A (1) Dùng cho c quan, đ n v đ thông tin v n i dung k t qu hoât đ ng c a c quan, đ n v , truy n đ t k p th i quy t đ nh c a c p Sau thông báo n u c n v n b n pháp quy (Quy t đ nh, Ch th ) đ c p d i th c hi n Không dùng hình th c thông báo đ thay th v n b n pháp quy thu c th m quy n c a c quan (2) Tóm t t n i dung thông báo (v vi c gì, cu c h p, bu i làm vi c ) (3) N i dung thông báo ph i ghi c th th i gian, ng i ch trì gi i quy t (k t lu n), c quan, cá nhân tham d , có nhi m v bi t tri n khai th c hi n 139 Ph l c TÊN CQ, TC C P TRÊN TÊN C QUAN, T C NG HÒA XÃ H I CH NGH A VI T NAM CH C c l p - T - H nh phúc S : /BC ngày tháng n m BÁO CÁO T ng k t công tác n m Và ph ng h ng, nhi m v công tác n n M đ u: c m c a c quan v ch c n ng, nhi m v , quy n h n - - N i dung: I T NG K T CÔNG TÁC N M + Nêu k t qu làm đ c - - - - + Phân tích đánh giá u khuy t m làm đ c - - - - + Nh ng h c kinh nghi m - - - - II PH NG H NG, NHI M V , CH TIÊU PH I TH C HI N TRONG N M + Nh ng nhi m v ph i làm, ch tiêu - - - - + Các bi n pháp t ch c th c hi n - 140 - - - + Các đ ngh lên c p - - - - III K T LU N: Nêu nh ng k t qu công tác ch y u n m, t nh n xét đánh giá: t t, xu t s c, hòan thành k h ach c p giao N i nh n: - Nh - - L u v n th QUY N H N, CH C V C A NG I KÝ (Ch ký, d u) NGUY N V N A 141 Ph l c TÊN CQ, TC C P TRÊN TÊN C QUAN, T C NG HÒA XÃ H I CH NGH A VI T NAM CH C c l p - T - H nh phúc S : /TT ngày tháng n m T TRÌNH V (1) Kính g i: (2) N i nh n: - Nh - - L u _ Ghi chú: (1) Tóm t t n i dung t trình (2) Tên c quan nh n t trình 142 QUY N H N, CH C V C A NG I KÝ (Ch ký, d u) NGUY N V N A Ph l c TÊN CQ, TC C P TRÊN TÊN C QUAN, T C NG HÒA XÃ H I CH NGH A VI T NAM CH C c l p - T - H nh phúc S : /BB ngày tháng n m BIÊN B N H P V/v 1- Th i gian h p: Khai m c gi ngày tháng n m a m: N i dung cu c h p (h i ngh ): 2- Thành ph n tham d : + i bi u m i d : + i bi u c p (n u có): + T ng s thành viên c a cu c h p: Có m t: ng i V ng: Lý do: 3- Ch t a (ho c đòan ch t ch): 4- Th ký (ho c đòan th ký): 5- Báo cáo t i cu c h p (n u có nhi u báo cáo ghi theo th t ) + H tên ng i báo cáo: + Ch c v ng i báo cáo: N i dung báo cáo (ghi theo trình t c a báo cáo) 6- Ph n th o lu n: + Ghi ý ki n c a t ng ng i phát bi u + Ý ki n c a ch t a cu c h p 7- Thông qua d th o ngh quy t, bi u quy t (n u có) 143 8- i bi u phát bi u (n u có) 9- K t thúc cu c h p - Thông qua biên b n - Ch t a tuyên b k t thúc cu c h p TH KÝ (ho c T/M ÒAN TH (Ghi rõ h tên) 144 CH T A KÝ) (ho c T/M ÒAN CH T CH) (Ghi rõ h tên) Ph l c TÊN CQ, TC C P TRÊN TÊN C QUAN, T C NG HÒA XÃ H I CH NGH A VI T NAM CH C c l p - T - H nh phúc - - S : ./H H P - NG C n c - C n c - C n c - C n c Hôm ngày tháng n m Chúng g m: BÊN A: (bên ch trì h p đ ng) - Tên doanh nghi p: - a ch : - i n th ai: - Fax: - Email: - Tài kh an s : - T i Ngân hàng: - i di n là: Ông/Bà - Ch c v : - Gi y y quy n s : , ký ngày tháng n m .(tr quy n) ng h p đ c y BÊN B: (bên đ i tác) - - Tên doanh nghi p: - a ch : - i n th ai: - Fax: - Email: - Tài kh an s : - T i Ngân hàng: - i di n là: Ông/Bà - Ch c v : 145 - Gi y y quy n s : , ký ngày tháng n m .(tr quy n) ng h p đ c y Hai bên th ng nh t th a thu n n i dung h p đ ng nh sau: i u 1: N i dung công vi c giao d ch i u 2: i u 3: i u 4: i u 5: i u : i u : Hi u l c h p đ ng H p đ ng có hi u l c k t ngày tháng n m đ n ngày tháng n m Hai bên s t ch c h p l p biên b n lý h p đ ng sau h t hi u l c không 10 ngày H p đ ng đ c l p thành b n, b n có giá tr nh nhau, m i bên gi b n I DI N BÊN A Ch c v (Ký tên, đóng d u) 146 I DI N BÊN B Ch c v (Ký tên, đóng d u) Ph l c8 TÊN CQ, TC C P TRÊN (1) TÊN C QUAN, T C NG HÒA XÃ H I CH NGH A VI T NAM CH C (2) c l p - T - H nh phúc - - S : ./Q (3) (4) ngày tháng n m QUY T NH V vi c (5) TH M QUY N BAN HÀNH (6) C n c (7) Xét đ ngh c a QUY T NH i u 1: (8) i u 2: i u : ./ N i nh n QUY N H N, CH C V - .; C A NG - .; - L u VT, I KÝ (9) (Ch ký, d u) (10) A.XX (11) NGUY N V N A Ghi chú: (1) Tên c quan, t ch c c p (n u có) (2) Tên c quan, t ch c ho c ch c danh nhà n (+) c ban hành quy t đ nh i v i quy t đ nh (cá bi t), không ghi n m ban hành gi a s ký hi u c a v n b n (3) Ch vi t t t tên c quan, t ch c ho c ch c danh nhà n (4) c ban hành quy t đ nh a danh (5) Trích y u n i dung quy t đ nh (6) N u th m quy n ban hành quy t đ nh th ôc v ng i đ ng đ u c quan, t ch c ghi ch c v c a ng i đ ng đ u (ví d : B tr ng B , C c tr ng C c , Giám đ c , Vi n tr ng Vi n , Ch t ch ); n u th m quy n ban hành quy t đ nh thu c v t p th lãnh đ o ho c c quan, t ch c ghi tên t p th ho c tên c quan, t ch c (ví d : Ban th ng v , H i đ ng , y ban nhân dân ) 147 (7) Nêu c n c tr c ti p đ ban hành quy t đ nh (8) N i dung v n b n (9) Quy n h n, ch c v c a ng i ký nh B tr ng, C c tr ng, Giám đ c, Vi n tr ng ; tr ng h p ký thay m t t p th lãnh đ o ghi ch vi t t t “TM” vào tr c tên c quan, t ch c ho c tên t p th lãnh đ o (ví d : TM y ban nhân dân, TM Ban th ng v , TM H i đ ng ); tr ng h p c p phó đ c giao ký thay ng i đ ng đ u c quan ghi ch vi t t t “KT” vào tr c ch c v c a ng i đ ng đ u, bên d i ghi ch c v c a ng i ký v n b n (10) Ch vi t t t tên đ n v s an th o ho c ch trì s an th o s l (11) Ký hi u ng 148 i đánh máy, nhân b n s l ng b n l u (n u c n) ng b n phát hành (n u c n) TÀI LI U THAM KH O Nguy n H u Thân - Qu n tr hành chánh v n phòng – Nhà xu t b n Th ng kê 2004 PGS.TS ng th Thanh Ph phòng - Nhà xu t b n Th ng kê 2005 ng; ThS Nguy n th Ng c An - Qu n tr hành chánh v n Lu t gia Qu c C ng – Hòang Anh - S an th o v n b n - công tác v n th l u tr Nhà xu t b n Th ng kê 2005 Lu t gia Nguy n v n Thông - H Th ng kê 2001 TS L -H ng d n k thu t s an th o v n b n – Nhà xu t b n ng Minh Vi t – Giáo trình nghi p v th ký – Nhà xu t b n Hà n i 2005 PGS.TS Nguy n v n Thâm; TS L u Ki m Thanh; TS Lê Xuân Lam; ThS Bùi Xuân L ng d n k thu t nghi p v hành – Nhà xu t b n Th ng kê 1999 B sách C m nang qu n lý hi u qu – Nhà xu t b n t ng h p TPHCM TS Lê Quang Hùng – Bài gi ng Qu n tr v n phòng 149 M CL C Trang CH NG 1: M T S V N CHUNG V QU N TR V N PHÒNG 1.1 Khái ni m, ch c n ng nhi m v v n phòng 1.1.1 Khái ni m v n phòng 1.1.2 Ch c n ng v n phòng 1.1.3 Nhi m v v n phòng 1.2 Qu n tr v n phòng 1.2.1 Khái ni m qu n tr qu n tr hành chánh v n phòng 1.2.2 Ch c n ng c a qu n tr hành chánh v n phòng 1.3 T ch c b máy hành chánh v n phòng 1.3.1 Hình th c, c c u t ch c v n phòng 1.3.2 B trí v n phòng 1.3.3 Trang thi t b v n phòng hi n đ i hóa công tác v n phòng 10 Tóm t t ch CH ng 14 NG 2: QU N TR V N PHÒNG 15 2.1 Qu n tr th i gian 15 2.1.1 S c n thi t ph i qu n tr th i gian 15 2.1.2 Nguyên nhân làm m t th i gian 16 2.1.3 Các bi n pháp qu n tr th i gian 16 2.2 Qu n tr thông tin 23 2.2.1 T ng quan 23 2.2.2 X lý công v n đ n – 24 2.2.3 V n th n i b 27 2.2.4 V n th n t 27 2.3 Qu n tr h s 29 2.3.1 Khái ni m 29 2.3.2 Ti n trình qu n tr h s 29 2.3.3 Công c h th ng l u tr h s 31 2.3.4 Th t c l u tr h s 33 2.3.5 L u tr h s qua h th ng máy tính 34 Tóm t t ch CH ng 35 NG 3: M T S NGHI P V C B N C A V N PHÒNG 37 3.1 H ach đ nh t ch c cu c h p 37 3.1.1 Các cu c h p không nghi th c 37 3.1.2 Các cu c h p theo nghi th c 39 3.1.3 Các h i ngh t xa 50 149 3.2 H ach đ nh s p x p chuy n công tác 50 3.2.1 S p x p, chu n b 50 3.2.2 Trách nhi m th i gian th tr 3.2.3 Trách nhi m th tr Tóm t t ch CH NG 4: T ng v ng m t 53 ng tr v 54 ng 55 CH C CÔNG TÁC L TÂN 56 4.1 L tân vai trò c a công tác l tân 56 4.1.1 Khái ni m l tân 56 4.1.2 Vai trò c a công tác l tân 56 4.2 Nguyên t c c b n c a h at đ ng l tân 57 4.2.1 Nguyên t c 57 4.2.2 Ph ng th c giao ti p 57 4.3 H at đ ng đón ti p khách t i c quan 58 4.3.1 Vai trò, nhi m v c a th ký 58 4.3.2 Khi khách đ n công vi c ti p theo sau chào h i 59 4.3.3 Khách n i b 62 4.4.Ti p khách qua n th 62 4.4.1 c m, yêu c u 62 4.4.2 Ngh thu t ng x nghe g i n th 64 4.4.3 Nh ng u c n ghi nh c a th ký s d ng n th 69 4.5 L tân h i ngh ti c chiêu đãi 70 4.5.1 Khái ni m, m c đích, ý ngh a 70 4.5.2 Các hình th c đãi khách 71 4.5.3 Cách s p x p ch ng i 74 Tóm t t ch CH ng 80 NG 5: S AN TH O VÀ QU N LÝ V N B N 82 5.1 T ch c công tác v n th 82 5.1.1 Phân l v n b n 82 5.1.2 Phân c p phát hành v n b n 84 5.1.3 T ch c công tác v n th t i m t đ n v 87 5.2 Nguyên t c s an th o v n b n 88 5.2.1 Hình th c c a v n b n 88 5.2.2 Tính ch t c a v n b n 93 5.2.3 N i dung c a v n b n 94 5.2.4 M t s m l u ý s an th o v n b n 95 5.3 K thu t s an th o m t s v n b n hành chánh 96 5.3.1 n t 96 5.3.2 Công v n 97 150 5.3.3 Thông báo 97 5.3.4 Báo cáo 98 5.3.5 T trình 100 5.3.6 Biên b n 101 5.3.7 H p đ ng 101 5.3.8 Quy t đ nh 102 5.4 Gi i quy t qu n lý v n b n 103 5.4.1 Nguyên t c gi i quy t qu n lý v n b n 103 5.4.2 T ch c gi i quy t qu n lý v n b n m t 104 5.4.3 Công tác l p h s 107 Tóm t t ch CH ng 119 NG 6: CÔNG TÁC L U TR 121 6.1 Khái ni m, vai trò tính ch t c a công tác l u tr 121 6.1.1 Khái ni m 121 6.1.2 Vai trò 122 6.1.3 Tính ch t 123 6.2 Công tác thu th p b sung tài li u l u tr 123 6.2.1 Công tác thu th p 123 6.2.2 B sung tài li u l u tr 123 6.3 Công tác ch nh lý tài li u l u tr 124 6.3.1 Khái ni m 124 6.3.2 N i dung 124 6.4 Xác đ nh giá tr tài li u 125 6.4.1 Khái ni m 125 6.4.2 Nguyên t c 125 6.4.3 Tiêu chu n 126 6.5 Th ng kê ki m tra tài li u 130 6.5.1Khái ni m 130 6.5.2 N i dung 130 6.6 B o qu n tài li u l u tr 130 6.6.1 Khái ni m 130 6.6.2 N i dung 131 6.7 T ch c s d ng tài li u l u tr 131 6.7.1 Khái ni m 131 6.7.2 N i dung 132 Tóm t t ch ng 134 Ph l c 135 Ph l c 137 151 Ph l c 138 Ph l c 139 Ph l c 141 Ph l c 142 Ph l c 144 Ph l c 146 Tài li u tham kh o 148 152