Hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ An

Hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ AnHoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh tỉnh Nghệ An

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

…………/…………

BỘ NỘI VỤ ……./……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HÀ NỘI – NĂM 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

…………/…………

BỘ NỘI VỤ ……./……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN

HÀ NỘI – NĂM 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn này là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu chưa từng được công bố ở bất cứ công trình nào khác, các

số liệu khảo sát được sử dụng trong luận văn là kết quả do tôi tự tiến hành và tổng hợp Các quan điểm của các tác giả khác, các số liệu của các nghiên cứu khác được sử dụng trong luận văn này đều được trích dẫn, dẫn nguồn đúng quy định

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Tác giả

Nguyễn Cảnh Thái

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chương trình cao học và luận văn tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành quản lý công, tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy giáo, cô giáo các khoa, ban thuộc Học viện Hành chính Quốc gia đã trang bị các kiến thức cơ bản, cũng như các kiến thức chuyên ngành có giá trị lý luận và thực tiễn to lớn

Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Phó Giáo sư, Tiến sỹ Nguyễn Thị Thu Vân đã trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện Luận văn này với tinh thần trách nhiệm cao độ, phong cách làm việc dân chủ, khoa học

Đồng thời, xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về nhiều mặt trong quá trình thực hiện luận văn này

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Tác giả

Nguyễn Cảnh Thái

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục chữ viết tắt

Danh mục các sơ đồ, bảng, biểu

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 9

1.1 Khái quát chung về Văn phòng 9

1.1.1 Khái niệm 9

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 11

1.1.3 Vị trí, vai trò 14

1.2 Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện 16

1.2.1 Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện……….16

1.2.2 Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện 20

1.2.3 Tổ chức bộ máy của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 22

1.2.4 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện 26

1.3 Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 29

1.3.1 Khái niệm hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 29

1.3.2 Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 30

1.3.3 Các nội dung hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 32

1.4 Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân

dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện 39

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 40

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 44

Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN 45

2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An 45

2.1.1 Đặc điểm địa lý, dân cư và tình hình kinh tế, xã hội thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An……… 45

2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An……… 49

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An 52

2.2 Khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh 54

2.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 54

2.2.2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự 58

2.3 Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh ………60

2.3.1 Lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động 61

2.3.2 Bảo đảm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin 63

2.3.3 Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị 65

2.3.4 Công tác văn thư, lưu trữ 67

2.3.5 Công tác tiếp công dân 72

2.3.6 Hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin……… 75

2.4 Đánh giá chung về thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh 77

2.4.1 Những kết quả đạt được 77

2.4.2 Những hạn chế còn tồn tại 80

2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế 81

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 83

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN 84

3.1 Cơ sở đề xuất các giải pháp 84

3.2 Các định hướng xây dựng giải pháp 86

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh 87

3.3.1 Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện……….87

3.3.2 Hoàn thiện quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh 89

3.3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng……….93

3.3.4 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn hóa công sở của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh 98

3.3.5 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác văn phòng 100

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 102

KẾT LUẬN 103

TÀI LIỆU THAM KHẢO 105

PHỤ LỤC 111 

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện

27

Bảng 2.1 Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung

cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

66

Bảng 2.2 Số lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND

được Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tổ chức hàng năm

Biểu 2.1 Đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc lập kế hoạch

của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

64

Biểu 2.2 Đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội

nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

68

Biểu 2.3 Đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về

công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

73

Biểu 2.4 Đánh giá mức độ đảm bảo tuân thủ các quy định của

pháp luật trong công tác tiếp công dân của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

76

Biểu 2.5 Đánh giá mức độ quan tâm của lãnh đạo HĐND và

UBND đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

78

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế hiện nay, Việt Nam cùng với nhiều quốc gia khác trên thế giới đang tích cực tiến hành cải cách nền hành chính nhà nước song hành với cải cách bộ máy nhà nước; đồng thời coi việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước

là động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, phát huy dân chủ, duy trì sự ổn định

và đảm bảo sự phát triển các lĩnh vực của đời sống xã hội

Hoàn thiện hoạt động của văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước

từ trung ương tới địa phương nói chung và văn phòng Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân các cấp nói riêng là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong các chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, có thể nói văn phòng như là bộ phận trung gian, là cầu nối giữa cấp lãnh đạo, quản lý với các phòng, ban chuyên môn và các nhân viên cấp dưới Vì vậy văn phòng hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp các cơ quan, tổ chức dễ dàng đạt được các mục tiêu đã đặt ra với nguồn lực hợp lý nhất

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Vinh; có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân,

tổ chức chuyển đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết và nhận kết quả trả cho cá nhân, tổ chức

Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An trong thời gian qua đã đạt được nhiều thành tựu đáng

2

ghi nhận, nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại không ít những hạn chế và một

số phương diện còn hoạt động chưa thật hiệu quả Vì vậy việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh

là một yêu cầu cấp thiết, để hoạt động của Văn phòng được cải thiện tốt hơn, đáp ứng được những đòi hỏi của quá trình quản lý nhà nước trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay

Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn đề tài: “Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An” để nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên

ngành Quản lý công của mình

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Nghiên cứu về tổ chức, hoạt động văn phòng nói chung và hoạt động văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp nói riêng là đề tài thu hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý trong nước

và thế giới và đã có nhiều bài viết, công trình nghiên cứu được công bố đề cập đến vấn đề này ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau Có thể liệt kê một số công trình nghiên cứu, bài viết sau đây:

- Cuốn sách “Quản trị Hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2004) của tác giả Nguyễn Hữu Thân trình bày một cách đại cương về quản trị hành chính văn phòng, chức năng của quản trị hành chính văn phòng, mục tiêu hoạch định và tổ chức quản trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học, đơn giản hoá công việc hành chính, thư tín thương mại quốc tế và nghiệp vụ hành chính văn phòng

- “Giáo trình Quản trị văn phòng” (Nxb Tài chính, Hà Nội, năm 2005) của Đại học Kinh tế Quốc dân: Giới thiệu công tác tổ chức văn phòng và một

số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như: tổ chức công tác thông tin, quản lý

3

thời gian làm việc, tổ chức tiếp khách, hội họp, hội nghị, tổ chức các chuyến

đi công tác, công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản

- “Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” (Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, năm 2009) của Học viện Hành chính, do TS Lưu Kiếm Thanh chủ biên: Tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng: tổ chức lao động, thông tin, lập chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách và công tác về văn thư, lưu trữ

- “Nghiệp vụ Hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2009) của tác giả Lưu Kiếm Thanh: Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác thông tin - báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thư, hợp đồng, giao tiếp văn phòng

- “Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn”, (Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005), của Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn: Bao gồm các bài viết, nghiên cứu chuyên đề về lý luận và thực tiễn tập trung các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động cụ thể của văn phòng; các yêu cầu, nguyên tắc quản trị văn phòng ở cả khu vực công lẫn khu vực tư

- Hai tác giả Vũ Thị Phụng, Cam Anh Tuấn trong bài viết “Tổng thuật các công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng ở Việt Nam” (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 07/2015, tr.43-50) đã trình bày một cách tổng quát, tóm lược một số nghiên cứu về văn phòng, quản trị văn phòng

ở nước ta trong những năm qua Từ đó, rút ra một số kết luận, nhận xét và chỉ

ra những điểm cần tiếp tục nghiên cứu, làm rõ

- Tác giả Phạm Thi Diệu Linh trong bài viết “Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô hình tổ chức”, (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

- Trong bài viết “Khung năng lực của lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện” (Nội san Khoa Hành chính học - Học viện Hành chính Quốc gia, số 17/2015, tr 12-19), tác giả Vũ Duy Yên đã trình bày một cách tương đối khái quát khung tiêu chí tham chiếu đối với năng lực của người lãnh đạo trong tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nước ta hiện nay

Các công trình nêu trên đã cung cấp những lý luận cơ bản về văn phòng,

tổ chức, điều hành và quản trị văn phòng; nhưng về khía cạnh thực tiễn hoạt động của văn phòng ở các cơ quan hành chính nhà nước thì chưa đi sâu phân tích, đánh giá cụ thể

Ngoài ra còn có nhiều luận văn, khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của văn phòng ở các cơ quan, tổ chức; cụ thể là:

- Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Nâng cao năng lực điều hành Văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay” của Thái Thị Thùy Linh (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2010)

- Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội” của Tăng Thị Bích Ngọc (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2014)

Các tài liệu và công trình nghiên cứu này đã tập trung nghiên cứu, phân

5

tích và cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về văn phòng, quản lý và điều hành văn phòng; tạo cơ sở cho việc nghiên cứu, tìm hiểu về hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước tại một địa bàn cụ thể Đánh giá tổng quát cho thấy, đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào mang tính hệ thống, đi từ lý luận đến thực tiễn về hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An Tuy nhiên, những nghiên cứu hiện có trên sẽ là tài liệu tham khảo quý báu để tác giả hoàn thành luận văn này

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn cần giải quyết những vấn đề cơ bản sau:

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

Trình bày, đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An và tìm ra nguyên nhân dẫn tới thực trạng đó

Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động của Văn phòng HĐND

Về thời gian: tổng hợp số liệu và báo cáo từ năm 2011 đến 2016, với tầm nhìn đến năm 2020

Về không gian: Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ

- Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp thu thập và xử lý các thông tin, số liệu, tài liệu liên quan đến tổ chức, hoạt động UBND thành phố Vinh, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh qua các giai đoạn, thời kỳ phát triển Việc thu thập, xử lý thông tin này trực tiếp phục vụ cho việc xây dựng các luận cứ khoa học được

sử dụng trong chương 2 luận văn, làm cơ sở để đề xuất các giải pháp tại chương 3

Phương pháp thống kê, so sánh được sử dụng để thống kê số lượng cán

bộ, công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, thống kê các số liệu trên một số mặt hoạt động cơ bản của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh như công tác hội họp, văn thư lưu trữ… Từ đó, so sánh, đối chiếu

và đánh giá thay đổi qua từng năm hoặc từng giai đoạn

7

Phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng trong cả 3 chương của luận văn nhằm xem xét, đánh giá, làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận cũng như thực tiễn tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng trong phạm vi cả nước (lý luận), và từ thực tiễn tại HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

Phương pháp điều tra xã hội học thông qua sử dụng bảng hỏi nhằm thu thập thông tin về các đánh giá của cán bộ, công chức, lao động hợp đồng làm việc trong các cơ quan thuộc HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An đối với một số nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Về mặt lý luận:

Luận văn giúp làm sáng tỏ, hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến văn phòng, hoạt động của văn phòng trong bối cảnh tổ chức triển khai thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và vận dụng lý thuyết vào thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở pháp lý liên quan đến Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

Luận văn giúp hoàn thiện hệ thống lý luận về Văn phòng nói chung và Văn phòng HĐND và UBND nói riêng

- Về mặt thực tiễn:

Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh áp dụng các giải pháp để hoàn thiện hoạt động đáp ứng được yêu cầu đặt ra từ thực tiễn

Luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các văn phòng của các tổ chức, cơ quan khác để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình

8

Những kết luận, luận cứ khoa học và thực tiễn được đưa ra trong luận văn có thể làm căn cứ, cơ sở khoa học để các nhà khoa học, nhà quản lý sử dụng trong các công trình nghiên cứu

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, Luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân

dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An

9

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG

NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

1.1 Khái quát chung về Văn phòng

1.1.1 Khái niệm

Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành chính”, Viện nghiên cứu Khoa học hành chính [57] dẫn ra một số cách hiểu như sau: Trong từ điển Bách khoa toàn thư của Nga, thuật ngữ văn phòng có nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là người chuyển thư từ, văn bản Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thư, văn bản trong các cơ quan, tổ chức

Các nước phương tây gọi Văn phòng là office Từ điển “Oxford Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn phòng là tòa nhà làm việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ công (Bưu điện)…; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật sư…)

Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa văn phòng là “địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… nào đó Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó Nếu là cơ cấu tổ chức thì văn phòng

là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức với các công việc chủ yếu như: Giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng và triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận, xử lý, bảo quản cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách, hội họp; bảo đảm về tài chính, các phương tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các thành viên của tổ chức, cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao”

Hiện nay, thuật ngữ văn phòng được dùng theo các nghĩa sau đây:

10

Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính; Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều hành công việc nội bộ [57, tr 352-353]

“Từ điển Tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học định nghĩa văn phòng là

“bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [58, tr 1408]

Theo các tác giả cuốn sách “150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng” thì trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định Về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng:

Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận,

đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo

Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian:

Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây: Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: văn phòng nghị sĩ, văn phòng tổng giám đốc

Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ

quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư [56, tr 7-8] Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này

tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ

1.1.2.1 Chức năng

Chức năng được hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác Chức năng cũng được hiểu là những mặt, những phương diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình

Chức năng của văn phòng là những phương diện hoạt động chuyên biệt của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn hóa

Các chức năng của văn phòng được phân loại tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn

vị, tổ chức trong thực tiễn Đây chính là ý nghĩa cơ bản nhất của việc tiến hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng Hiện nay, có khá nhiều cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với 3 nhóm chức năng cơ bản, bao gồm: tham mưu, tổng hợp; hậu cần và đại diện

Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp Văn phòng tổng hợp, xử lý và

cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công việc cụ thể

Tham mưu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mưu,

đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các

Tham mưu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để tham mưu, muốn tham mưu cần phải tổng hợp

Thứ hai, chức năng hậu cần Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân

phối và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức Cụ thể: bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc; quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan, tiến hành chi trả lương, thưởng; và thực hiện các hoạt động khác như y tế nội bộ, nhà khách, bảo đảm an ninh trật tự, phục vụ hội họp, nghi lễ, khánh tiết của cơ quan, đơn vị, tổ chức

Thứ ba, chức năng đại diện Văn phòng là trung tâm, là đầu mối giao tiếp

của cơ quan, đơn vị, tổ chức Văn phòng thực hiện chức năng đại diện thông qua những công việc cụ thể sau: một là, tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách, công dân hoặc đối tượng quản lý; hai là, hướng dẫn cán bộ văn phòng về các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp;

ba là, tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép; bốn là, tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu; năm là, tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách [56, tr.10-12]

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể được giao những nhiệm vụ

13

cụ thể khác nhau Tuy nhiên, về cơ bản văn phòng trong các cơ quan, đơn vị,

tổ chức có những nhiệm vụ sau đây:

− Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan (năm, quý, tháng) và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó

− Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng

− Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

− Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi việc giải quyết văn bản theo đúng quy định của Nhà nước

− Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung

− Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan

− Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước

và quyết định của thủ trưởng

− Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan

− Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh

− Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn

14

phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết [56, tr.12-14]

1.1.3 Vị trí, vai trò

1.1.3.1 Vị trí

Việc xác định vị trí của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức gắn liền với việc xem xét các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Trong quá trình hoạt động, trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức luôn có mối quan hệ nội

bộ với nhau, đồng thời có mối quan hệ ra bên ngoài với các cơ quan, đơn vị,

tổ chức khác thông qua hệ thống văn bản đến và đi, các hoạt động thông tin qua lại khác

Xét trong nội bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức, văn phòng có vị trí là bộ phận trung gian, thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ giữa các bộ phận, thông qua hoạt động quản lý, điều hành của người đứng đầu nói riêng, của bộ máy lãnh đạo, quản lý nói chung Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục,

đa dạng và phức tạp trong từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, thể hiện rõ nét vị trí trung gian của văn phòng

Xét ở phạm vi rộng hơn, các hoạt động nhằm xác lập, duy trì các mối quan hệ bên ngoài ấy đều được tiến hành thông qua văn phòng, không thể thiếu văn phòng Do đó, văn phòng được coi là đầu mối thông tin liên lạc, là

bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức; đồng thời,

là bộ phận có mối quan hệ mật thiết, gắn liền với hoạt động của nhà lãnh đạo, quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức

Gắn với chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng còn là bộ máy giúp việc đắc lực, là trung tâm thu thập và xử lý hệ thống thông tin phục vụ cho các hoạt động của toàn bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, cho hoạt động điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý nói riêng

15

Như vậy, có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn phòng có vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo cho quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài được thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức

Thứ hai, văn phòng có vai trò điều hòa các hoạt động giữa các bộ phận khác nhau trong cơ quan, đơn vị, tổ chức; đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức Ở đây, văn phòng đóng vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ trực tiếp hoạt động của các

bộ phận khác nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Ngoài ra, văn phòng còn có vai trò bảo đảm hoạt động cho toàn cơ quan, đơn vị, tổ chức tuân thủ các quy định của pháp luật, giữ vững trật tự, kỷ cương trong quản lý Văn phòng còn là cầu nối trung gian trong quá trình thông tin giữa các cấp trong nội bộ cũng như với bên ngoài

Thứ ba, văn phòng đóng vai trò là bộ phận đảm bảo các điều kiện vật

Thứ năm, văn phòng đóng vai trò cung cấp kịp thời thông tin phục vụ quản lý bởi đây là đầu mối duy nhất có chức năng thu thập, phân tích, xử lý thông tin để tham mưu cho nhà lãnh đạo, quản lý Hoạt động thông tin của văn phòng góp phần trực tiếp vào chất lượng, hiệu quả quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý trong tổ chức

Như vậy, có thể thấy văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức và hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính nhà nước, là nơi có đặc thù hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục và luôn thích ứng với thay đổi nhanh chóng của đời sống xã hội

1.2 Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện

1.2.1 Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Tổ chức và hoạt động của hệ thống chính quyền địa phương nói chung, của chính quyền cấp huyện nói riêng trước đây thực hiện theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 (gọi chung là Luật 2003) và các văn bản hướng dẫn Hiện nay, tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương thực hiện theo quy định của Luật Tổ chức chính

17

quyền địa phương năm 2015 Tuy nhiên, do chưa có các văn bản hướng dẫn, cũng như sau khi tiến hành cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016 – 2021 nên trên thực tế cơ cấu tổ chức và các hoạt động của chính quyền địa phương, trong đó có chính quyền cấp huyện đang duy trì theo mô hình của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 Điều này hoàn toàn phù hợp với điều khoản chuyển tiếp trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 Theo Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, các đơn vị hành chính cấp huyện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam gồm có: một

là, chính quyền cấp huyện ở nông thôn, gồm chính quyền địa phương ở huyện

(từ Điều 23 đến Điều 29); hai là, chính quyền địa phương cấp huyện ở đô thị bao gồm: quận (từ Điều 44 đến Điều 50), thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành

phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (từ Điều 51 đến Điều 57)

1.2.1.1 Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân cấp huyện

Điều 1 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 quy định về chức năng

và mục đích hoạt động của Hội đồng nhân dân như sau:

“Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên; Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa

vụ của địa phương đối với cả nước; Hội đồng nhân dân thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giám sát việc tuân theo pháp luật

Về cơ cấu tổ chức, Hội đồng nhân dân theo quy định Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 bao gồm:

Thứ nhất, Thường trực HĐND gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên thường trực Thành viên của Thường trực HĐND không được đồng thời là thành viên của UBND cùng cấp

Thứ hai, các ban của HĐND gồm: Ban Kinh tế - xã hội và Ban Pháp chế

Số lượng thành viên mỗi ban do HĐND cùng cấp quyết định Thành viên của các ban của HĐND không được đồng thời là thành viên của UBND cùng cấp Thứ ba, các đại biểu do nhân dân bầu ra, đại diện cho ý chí và nguyện vọng của nhân dân địa phương Đại biểu HĐND cấp huyện hoạt động theo nhiệm kỳ của HĐND, bắt đầu từ kỳ họp thứ nhất của HĐND khóa đó đến kỳ họp thứ nhất của HĐND khóa sau

Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 quy định về cơ cấu tổ chức bộ máy HĐND cấp huyện bao gồm:

Thứ nhất, các đại biểu HĐND do cử tri ở cấp huyện bầu ra Số lượng đại

biểu HĐND cấp huyện được xác định phụ thuộc vào điều kiện đặc thù của từng địa phương, trên cơ sở quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa

19

phương

Thứ hai, Thường trực HĐND gồm Chủ tịch, hai Phó Chủ tịch và các Ủy

viên là Trưởng ban của HĐND cấp huyện Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện

có thể là đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động chuyên trách

Thứ ba, các Ban pháp chế, Ban kinh tế - xã hội; nơi nào có nhiều đồng

bào dân tộc thiểu số thì thành lập Ban dân tộc Ban của HĐND cấp huyện gồm có Trưởng ban, một Phó Trưởng ban và các Ủy viên Số lượng Ủy viên của các Ban của HĐND cấp huyện do HĐND cấp huyện quyết định

Thứ tư, các đại biểu Hội đồng nhân dân huyện được bầu ở một hoặc

nhiều đơn vị bầu cử hợp thành Tổ đại biểu HĐND Số lượng Tổ đại biểu HĐND, Tổ trưởng và Tổ phó của Tổ đại biểu HĐND do Thường trực HĐND cấp huyện quyết định (Điều 25, Điều 46, Điều 53)

1.2.1.2 Tổ chức bộ máy Ủy ban nhân dân cấp huyện

Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 quy định:

“UBND do HĐND cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và

Uỷ viên Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND (cùng cấp); Các thành viên khác của UBND không nhất thiết phải là đại biểu HĐND; Kết quả bầu các thành viên của UBND phải được Chủ tịch UBND cấp trên trực tiếp phê chuẩn; Trong nhiệm kỳ nếu khuyết Chủ tịch UBND thì Chủ tịch HĐND cùng cấp giới thiệu người ứng cử Chủ tịch UBND để HĐND bầu Người được bầu giữ chức vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân trong nhiệm kỳ không nhất thiết là đại biểu HĐND” (Điều 119)

Về số lượng thành viên UBND, Luật Tổ chức HĐND và UBND năm

2003 quy định: “Uỷ ban nhân dân cấp huyện có từ bảy đến chín thành viên” (khoản 2, Điều 122)

Theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015,

“UBND do HĐND cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành HĐND, cơ quan hành

20

chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, HĐND cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên UBND gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên, số lượng cụ thể Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp do Chính phủ quy định” (Điều 8)

Theo đó, bộ máy UBND cấp huyện gồm có:

Thứ nhất, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên UBND cấp huyện loại

I có không quá ba Phó Chủ tịch; cấp huyện loại II và loại III có không quá hai Phó Chủ tịch Ủy viên UBND cấp huyện gồm các Ủy viên là người đứng đầu

cơ quan chuyên môn thuộc UBND, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an

Thứ hai, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện gồm có các

phòng và cơ quan tương đương phòng (Điều 27, Điều 48, Điều 55)

1.2.2 Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện

Theo Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015, “Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương

và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan nhà nước cấp trên

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân, đồng thời chịu

sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực cấp trên

Việc tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện được thực hiện trên nguyên tắc bảo đảm phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo và điều kiện, tình hình phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương; bảo đảm tinh gọn, hợp lý, thông suốt, hiệu lực, hiệu quả trong quản

lý nhà nước về ngành, lĩnh vực từ trung ương đến cơ sở; không trùng lặp với

Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định

tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quy định rõ các cơ quan chuyên môn được tổ chức thống

nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, bao gồm: Phòng nội vụ,

Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thông tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Y tế, Thanh tra huyện, Văn phòng HĐND và UBND

Các cơ quan chuyên môn được tổ chức để phù hợp với từng loại hình

đơn vị hành chính cấp huyện Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức

thống nhất ở tất cả các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đã nêu trên, thì có tổ chức thêm một số cơ quan chuyên môn để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện Cụ thể là, ở các quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh tổ chức thêm Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị; ở các huyện tổ chức thêm Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Phòng Kinh tế và Hạ tầng Bên cạnh đó còn tổ chức thêm Phòng Dân tộc nhằm tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc Việc thành lập Phòng Dân tộc do UBND cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định căn cứ tiêu chí quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 53/2004/NĐ-CP ngày 18/02/2004 của Chính phủ về kiện toàn tổ chức

bộ máy làm công tác dân tộc thuộc UBND các cấp

Về tổ chức các cơ quan chuyên môn ở các huyện đảo thì căn cứ vào các

điều kiện cụ thể của từng huyện đảo, UBND tỉnh trình HĐND cấp tỉnh quyết

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng

và theo Quy chế làm việc của UBND cấp huyện; bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên môn theo quy định

Chánh Văn phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của UBND cấp huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của

cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó

23

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình và các công việc được UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện phân công hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi

để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình

Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình; báo cáo công tác trước HĐND và UBND cấp huyện khi được yêu cầu; phối hợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

Các bộ phận của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bao gồm: Bộ phận tổng hợp; bộ phận hành chính – văn thư; bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ; bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

Một là, bộ phận tổng hợp Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu, xây

dựng chương trình công tác của UBND cấp huyện; tổng hợp, báo cáo định kỳ

và đột xuất; đề xuất, dự thảo các đề án, văn bản hành chính giúp Thường trực

Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND

Bộ phận

tổng hợp

Bộ phận hành chính – văn thư

Bộ phận quản trị,

kế toán – tài vụ

Bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả hồ sơ hành chính

24

HĐND, UBND cấp huyện trong việc chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn quản lý thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

Hai là, bộ phận hành chính – văn thư Bộ phận này thực hiện các nhiệm

vụ bao gồm: Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo, điều hành của Thường trực HĐND, UBND và của Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ thể thức, nội dung văn bản của Thường trực HĐND, UBND cấp huyện và Văn phòng trước khi ban hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo quy định; Soạn thảo, in ấn tài liệu, văn bản, giấy tờ của cơ quan; Thực hiện công tác lưu trữ, các quy định về bí mật nhà nước trong xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước; Tham mưu cho Chánh Văn phòng trong việc hướng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ hành chính – văn thư đối với Văn phòng của các cơ quan thuộc UBND cấp huyện và Văn phòng HĐND và UBND cấp xã

Ba là, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ Bộ phận này thực hiện các

nhiệm vụ sau:

− Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;

− Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan; mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành;

− Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;

− Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn khách đến làm việc với huyện;

− Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh

25

trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;

− Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí nhân viên trực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung;

− Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định;

− Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;

− Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;

− Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;

− Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng;

− Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện

26

phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng biết trước khi đi

Bốn là, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính Bộ phận này

có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ chế một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

1.2.4 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện

Về mặt lý thuyết, văn phòng là bộ phận tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho một cơ quan cụ thể, trên cơ sở đảm bảo phù hợp tính chất, mục đích hoạt động của cơ quan đó Khi vận dụng lý thuyết này vào tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương cấp huyện theo Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003, các văn bản hướng dẫn đã lựa chọn mô hình Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn giúp việc cho cả 2 cơ quan chính quyền cấp huyện là HĐND và UBND với mục tiêu hạn chế sự phình to của bộ máy; đồng thời mô hình này được xây dựng cũng một phần từ đánh giá tính chất tương đồng trong hoạt động của HĐND và UBND là thực hiện chức năng hành pháp Tuy nhiên, thực tế bộc lộ rõ mô hình tổ chức Văn phòng HĐND

và UBND cấp huyện nhiều bất cập cần được khắc phục, đặc biệt là khi tổ chức thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015

Theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 về bộ máy giúp việc của chính quyền địa phương thì Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND cấp huyện (khoản 3, Điều 127)

− Về vị trí, chức năng

Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của

27

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND về: Hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ

sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất

cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ

sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức (Điều 7)

+ Giúp Thường trực HĐND và UBND cấp huyện theo dõi, đôn đốc các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND các xã, phường, thị trấn trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác)

và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để UBND cấp huyện xem xét quyết định;

+ Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được

28

thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND, UBND cấp huyện và chỉ đạo điều hành của UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật;

+ Phối hợp với Thanh tra cấp huyện giúp Thường trực HĐND và UBND cấp huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật;

+ Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND cấp huyện; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND cấp huyện với các cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân;

+ Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cấp trên, của UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện đến các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong huyện thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó;

+ Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;

+ Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND cấp huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật;

+ Quản lý con dấu của thường trực HĐND và UBND cấp huyện, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực HĐND

và UBND cấp huyện; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác tin học hóa quản

lý hành chính nhà nước đối với các phòng, ban và các xã, phường, thị trấn thuộc phạm vi quản lý của cấp huyện;

+ Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư, hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện

Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học định nghĩa “hoạt động” là

“tiến hành những việc làm có quan hệ với nhau chặt chẽ nhằm một mục đích nhất định trong đời sống xã hội (hoạt động văn nghệ nghiệp dư, hoạt động ngoại giao), hoặc được hiểu là thực hiện một chức năng nhất định nào đó trong một chỉnh thể (máy móc hoạt động bình thường, tim ngừng hoạt động, hoạt động của thần kinh cao cấp)” [58, tr 586]

Từ điển bách khoa Việt Nam định nghĩa “hoạt động” là một phương pháp đặc thù của con người quan hệ với thế giới chung quanh nhằm cải tạo thế giới theo hướng phục vụ cuộc sống của mình Trong mối quan hệ ấy, chủ thể của hoạt động là con người, khách thể của hoạt động là tất cả những gì mà hoạt động tác động vào, qua đó tạo ra được sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của chủ thể Mục đích trên đây thể hiện trong nhiều lĩnh vực và trên nhiều dạng hoạt động: kinh tế, chính trị, xã hội, quân sự, tư tưởng, lí luận, văn hóa, tâm lí,

vv Nhưng hình thức cơ bản, có ý nghĩa quyết định là thực tiễn xã hội Hoạt động thường được chia thành hai loại: hoạt động hướng ngoại nhằm cải tạo thiên nhiên và xã hội; hoạt động hướng nội nhằm cải tạo bản thân con người Hai loại hoạt động ấy gắn liền mật thiết với nhau vì con người chỉ có thể cải

1.3.2 Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Về cơ bản hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện tuân thủ các nguyên tắc hoạt động của các công sở nói chung, cụ thể là:

Thứ nhất, nguyên tắc tuân thủ pháp luật Đây là nguyên tắc có tính tiên

quyết, đặc biệt trong bối cảnh xây dựng nhà nước pháp quyền ở nước ta hiện nay Theo đó, mọi hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện được tiến hành trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện những điều pháp luật cho phép và không được thực hiện những điều mà pháp luật cấm

Thứ hai, nguyên tắc công khai Với tính cách là cơ quan nhà nước, hoạt

động nhằm mục đích phục vụ cho lợi ích nhà nước, lợi ích nhân dân nên mọi hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cũng phải đảm bảo công khai, minh bạch để nhân dân nắm được và thực hiện giám sát một cách chặt chẽ; đồng thời, cũng là cơ sở để huy động sự tham gia của nhân dân vào hoạt động quản lý nhà nước nói chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng

Thứ ba, nguyên tắc liên tục, ổn định Văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện là cơ quan hành chính nhà nước nên mang đặc tính của cơ quan hành chính nhà nước với tính liên tục, thường xuyên của nó Đồng thời, hoạt động

31

này cũng phải đảm bảo tính ổn định tương đối

Thứ tư, nguyên tắc có sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và

trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong văn phòng Nguyên tắc này đảm bảo cho tính khoa học trong phân công, bố trí phù hợp giữa con người với công việc, tránh trường hợp bỏ sót công việc hoặc chồng chéo công việc Đồng thời, nó cũng là cơ sở để xem xét trách nhiệm của tập thể, cá nhân khi

có sai phạm xảy ra

Thứ năm, nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành Nguyên tắc

này đặt ra yêu cầu cần huy động sự tham gia ý kiến của các bộ phận, các cá nhân trong Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nhằm phát huy trí tuệ tập thể Bên cạnh đó, việc ban hành các quyết định đảm bảo sự tham gia một cách dân chủ sẽ có tính khả thi cao, tạo được sự đồng thuận, nhất trí trong toàn cơ quan, dễ dàng thực hiện và đạt được các mục tiêu đề ra

Ngoài ra hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND còn phải tuân thủ một số nguyên tắc khác:

Thứ nhất, nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh Văn phòng

là người đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, thực hiện lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm cá nhân trước UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện về toàn bộ công tác của Văn phòng

Thứ hai, nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với nguyên

tắc lãnh đạo tập thể Theo đó, Chánh Văn phòng và các Phó chánh Văn phòng phải tiến hành bàn bạc và quyết định tập thể những loại công việc như: Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND; Chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Văn phòng; Báo cáo định kỳ 6 tháng, năm công tác Văn phòng; Các vấn đề thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức Văn phòng; Các biện pháp thực