Giáo trình tin học văn phòng word 2007

Các thao tác với tệp văn bảnCách 1: Chọn nút Office \ Save Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S Cách 3: Nhấp nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh Xuất hiện hộp thoại Save As nếu tệp c

Phần 2: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MS WORD 2007

2.1 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

2.1.1 Khởi động

Chọn menu Start\Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2007 ( )

Khi đó màn hình soạn thảo văn bản xuất hiện:

2.1.2 Các thành phần chính trong cửa sổ MS Word 2007

a Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)

Thanh truy cập nhanh chứa các chức

năng thường sử dụng Ví dụ: Save,

Undo,…

Để thêm/ bớt chức năng ta nhấn nút

bên phải rồi chọn chức năng tương ứng

Có thể chọn thêm chức năng ngoài

danh sách bằng cách chọn mục More

Commands từ thực đơn.

VÙNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

b Nút Office (Office Button)

− Sau khi nhấn vào

c Tab Home

Chứa các nhóm chức năng soạn thảo và định dạng văn bản:

− Nhóm Clipboard: gồm các chức năng: Copy, Paste, Cut, Fomat Painter (sao chép

định dạng

− Nhóm Font: gồm các chức năng định dạng font chữ: dáng, cỡ, màu, kiểu chữ,

− Nhóm Paragraph: gồm các chức năng định dạng đoạn văn bản: căn lề, liệt kê,

− Nhóm Style: quản lý các thẻ định dạng cũng như cho phép tạo, sửa thẻ định dạng.

− Nhóm Editing: Gồm các chức năng: Tìm kiếm, thay thế, lựa chọn,

nhóm chức năng)

d Tab Insert

Chứa các chức năng để chèn các đối tượng vào văn bản

Một số nút chức năng chính trên thanh định dạng:

Chèn tiêu đề đầu trang

Chèn tiêu đề cuối trang

Chèn số trang

Tạo chữ lớn đầu đoạn

Chèn ký hiệu và công thức toán học

e Tab Page Layout

Chứa các chức năng để bố trí trang in

Đặt lề trang in

Lựa chọn chiều giấy

Lựa chọn khổ giấy

Chia cột đoạn văn bản

Xác định vị trí hiển thị văn bản so với lề trái /phải

và khoảng cách phía trên/ dưới văn bản

2.1.3 Các thao tác với tệp văn bản

Cách 1: Chọn nút Office \ Save

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

Cách 3: Nhấp nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh

Xuất hiện hộp thoại Save As (nếu tệp chưa được đặt tên):

 Từ hộp thoại ta chọn thư mục chứa tệp tại mục Save in (vùng 1).

 Đặt tên tệp tại mục File name (vùng 2)

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl +O

Xuất hiện hộp thoại Open:

 Từ hộp thoại ta chọn thư mục chứa tệp cần mở tại Look in (vùng 1).

 Chọn tên tệp từ danh sách hoặc gõ tên tệp vào mục File name (vùng 2)

 Nhấp nút Open để mở (vùng 3).

d Đóng tệp

Để đóng tệp văn bản đang mở ta chọn nút Office \ Close ( )

e Ghi tệp với tên khác

Muốn ghi tệp văn bản đang mở với một tên khác, ta thực hiện như sau:

 Chọn nút Office \ Save As\ Word Document, xuất hiện hộp thoại Save As

 Gõ tên tệp mới vào mục File name

Cách 1: Nhấn và kéo rê chuột lên khối văn bản cần chọn

Cách 2: Nhấn giữ phím Shift + phím dịch chuyển con trỏ (Home, End, Left, Right,

Up, Down, Page Up, Page Down)Cách 3:  Đặt con trỏ ở đầu khối

 Nhấn giữ phím Shift và nhấp chuột vào vị trí cuối khối

 Chọn khối văn bản theo hình chữ nhật

Nhấn giữ phím Alt + kéo rê chuột lên khối văn bản

 Chọn toàn bộ văn bản

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+ A

Cách 2: Chọn Select\ Select All phía bên phải Tab Home

b Sao chép văn bản (Copy)

 Chọn văn bản cần sao chép

 Ra lệnh Copy bằng cách:

Cách 1: Chọn Copy phía bên trái Tab Home

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl +C

Cách 3: Nhấp phải chuột lên vùng chọn\ chọn lệnh Copy từ hộp lệnh

 Xác định vị trí để dán bằng việc nhấp chuột lên vị trí cần dán trong văn bản

 Ra lệnh Paste bằng cách:

Cách 1: Chọn Paste phía bên trái Tab Home

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl +V

Cách 3: Nhấp phải chuột lên vị trí cần dán\ chọn lệnh Paste từ hộp lệnh

c Di chuyển văn bản (Cut)

 Xác định vị trí để dán bằng việc nhấp chuột lên vị trí cần dán trong văn bản

Để soạn thảo được Tiếng Việt trong Word ta cần phải có chương trình hỗ trợ gõ

Tiếng Việt (gọi là bộ gõ) Hiện nay có một số bộ gõ thường dùng như: VietKey, UniKey,…

Khi gõ Tiếng Việt ta thường phải chọn cách gõ (kiểu gõ) và bảng mã cho văn bản

Mỗi bảng mã có bộ font chữ tương ứng Chẳng hạn:

− Các font của bảng mã TCVN3 có 3 ký tự đầu là: “.Vn” và các font chữ hoa có chữ cái cuối cùng là "H”

− Các font chữ của bảng mã VNI có 3 ký tự đầu là "VNI"

− Các font chữ của bảng mã Unicode là: Arial, Times New Roman,

 Ghi chú: Ta có thể sao chép hay di chuyển văn bản bằng cách sau:

- Chọn khối văn bản

- Nhấn giữ chuột lên khối đã chọn rồi kéo rê đến vị trí mới sau đó nhấn phím Ctrl và thả chuột để sao chép Nếu là di chuyển thì không phải nhấn phím Ctrl.

2.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

2.3.1 Chọn font chữ

Để thay đổi font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ,… ta thực hiện như sau:

 Chọn khối văn bản cần thay đổi Font

 Nhấn nút bên phải nhóm Font từ Tab Home hoặc nhấn Ctrl +D

 Khi đó xuất hiện hộp thoại Font.

 Sau khi đã thay đổi Font chữ ta nhấp nút OK để áp dụng.

a, Chọn Font

Thay đổi dáng, kiểu, cỡ, màu chữ,v.v

- Font: Dáng chữ

- Font style: Kiểu chữ

- Underline style: Kiểu gạch chân

- Underline color: màu gạch chân

- Effects: Các hiệu ứng văn bản

• V.v

b, Thay đổi tỷ lệ chiều cao và chiều rộng của chữ

Để thay đổi tỷ lệ chiều cao và chiều rộng của chữ ta chọn trang Character Spacing

 Ghi chú: - Tất cả sự thay đổi trên đều được thể hiện tại khung Preview

- Nếu muốn mặc định font chữ cho Word ta nhấp nút Default.

2.3.3 Định dạng đoạn văn bản

Để giãn khoảng cách dòng, thụt đầu dòng,… cho văn bản ta thực hiện như sau:

 Đặt con trỏ tại đoạn văn bản cần định dạng (hoặc chọn)

 Nhấn nút bên phải nhóm Paragraph từ Tab Home

- Aligment: Căn lề

- Indentation: Khoảng cách từ lề đến đoạn văn bản

- Special: Xác định dòng đầu thụt vào hay không thụt vào

xác định tại mục

- Before: Khoảng cách phía trên đoạn văn

- After: Khoảng cách phía dưới đoạn văn bản

- Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng

Để kẻ khung và tô nền cho văn bản ta thực hiện như sau:

 Chọn khối văn bản cần kẻ khung và tô nền

 Nhấn nút mũi tên xuống phía phải nút trong nhóm Paragraph từ Tab Home.

− xuất hiện hộp thoại:

a, Kẻ khung văn bản

Để kẻ khung cho văn bản ta chọn trang Borders và thực hiện theo các bước sau:

 Chọn kiểu đường kẻ tại danh sách Style

 Chọn màu đường kẻ tại mục Color

b, Tô nền văn bản

Để tô nền cho văn bản ta chọn trang Shading

- Chọn màu tô tại vùng Fill;

- Chọn kiểu nền tô tại vùng Patterns.

2.3.5 Định dạng văn bản theo cột

Để định dạng văn bản thành nhiều cột ta thực hiện như sau:

 Chọn đoạn văn bản cần định dạng theo cột

 Chọn Page Layout\ Columns (tại nhóm Page Setup)

 Chọn More Colums, xuất hiện hộp thoại:

- Number of columns: Số cột muốn chia

- Line between: Đường kẻ ngăn cách giữa các cột

- Width: Độ rộng của cột

- Spacing: Khoảng cách giữa các cột

- Equal column width: Các cột có độ rộng bằng nhau 2.3.6 Tạo chữ lớn đầu đoạn

Muốn tạo chữ lớn đầu đoạn văn bản ta thực hiện như sau :

 Để con trỏ ngay đầu đoạn hoặc chọn các ký tự đầu của đoạn

 Chọn Tab Insert\ Drop Cap (tại nhóm Text)

 Chọn Drop Cap Options, xuất hiện hộp thoại:

- Font: Chọn font chữ cho chữ lớn

- Line to drop: Số dòng mà chữ lớn chiếm

lớn đến văn bản

2.3.7 Tạo danh sách liệt kê

a, Liệt kê bằng ký hiệu

 Chọn khối văn bản

 Tại nhóm Paragraph của Tab Home nhấn chọn , xuất hiện:

 Chọn ký hiệu liệt kê phù hợp, nếu muốn ký hiệu khác ta chọn mục Define New

Bullet

b, Liệt kê bằng số

 Chọn khối văn bản

 Tại nhóm Paragraph của Tab Home nhấn chọn , xuất hiện:

 Chọn kiểu liệt kê phù hợp, nếu muốn kiểu khác ta chọn mục Define New Number

Format

2.3.8 Định dạng trang in

Để đặt lề, chọn khổ giấy và chiều in cho trang giấy ta chọn Margins từ Tab Page

Layout/ Chọn Custom Margins Từ hộp thoại Page Setup ta có thể đặt lề, lựa chọn chiều

giấy in, khổ giấy,…

giấy

- Orientation: Chiều của giấy

- Multiple pages:Nhiều trang in /1

trang giấy

b, Chọn khổ giấy (Trang Paper)

- Page size: Xác định khổ giấy

(theo chuẩn)

- Width: Chiều rộng của giấy

- Height: Chiều cao của giấy

2.4 BẢNG BIỂU (TABLE)

2.4.1 Tạo bảng mới

 Chọn Robbin Insert\ Table\ Insert Table

 Xuất hiện hộp thoại:

- Number of columns: Xác định số cột cho bảng

- Number of Rows: Xác định số dòng cho bảng

- Fixed column width: Xác định độ rộng của cột

 Nhấp nút OK

2.4.2 Sửa đổi bảng biểu

a, Thay đổi kích thước của dòng/ cột

 Thay đổi độ rộng của cột

Đưa biểu tượng chuột đến đường biên bên phải của cột cho đến khi biểu tượng chuột thay đổi thành rồi nhấn giữ và kéo rê chuột

 Thay đổi chiều cao của dòng

Đưa biểu tượng chuột đến đường biên bên dưới của dòng cho đến khi biểu tượng chuột thay đổi thành rồi nhấn giữ và kéo rê chuột

b, Thêm dòng/ cột

 Thêm dòng

 Chọn các dòng tại vị trí cần chèn thêm

 Chọn Tab Layout\ Insert Above ( ) nếu muốn chèn lên phía trên hoặc Insert

 Thêm cột

 Chọn các cột tại vị trí cần chèn

 Chọn Tab Layout\ Insert Left ( ) nếu muốn chèn phía bên trái hoặc Insert

c, Xoá dòng/ cột/ ô

 Chọn dòng/cột/ô muốn xoá

 Chọn Tab Layout \ Delete\ …

 Chọn mục xóa tương ứng :

o Delete Cells : Xóa ô

o Delete Columns : Xóa cột

o Delete Rows : Xóa dòng

o Delete Table : Xóa toàn bộ bảng biểu

 Chọn Tab Layout \ Split Cell

 Xuất hiện hộp thoại:

- Number of columns: Số cột nhận được

sau khi chia

- Number of rows: Số dòng nhận được sau

khi chia

2.4.3 Định dạng bảng biểu

a, Căn lề

 Chọn các ô cần căn lề

 Chọn Tab Layout \ chọn kiểu căn lề tại nhóm Alignment

b, Thay đổi chiều hiển thị văn bản trong ô

 Chọn các ô cần thay đổi chiều hiển thị văn bản

 Chọn Tab Layout \ Chọn Text Direction

2.5 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

2.5.1 Chèn ký hiệu (ký tự đặc biệt- Symbol)

 Chọn Insert\ Clip Art

 Từ khung bên phải đánh dấu vào mục Office

Collections (như hình trên) rồi nhấp nút Go

 Từ hộp thoại ta tìm tệp ảnh muốn chèn sau đó nhấp nút Insert.

c, Các hình ảnh từ màn hình

 Nhấn tổ hợp phím Alt+ Print Screen hoặc nhấn phím Print Screen để chụp cửa sổ

hiện tại hoặc toàn bộ màn hình

 Xác định vị trí để dán vào văn bản

 Ra lệnh Paste

2.5.3 Tiêu đề đầu/ cuối trang

a, Tiêu đề đầu trang

 Chọn Insert\ Header ( ) \ Edit Header

 Khi đó ở đầu trang xuất hiện khung cho phép soạn thảo nội dung tiêu đề trang Soạn

thảo xong nhấp nút trên Tab Design để kết thúc.

b, Tiêu đề cuối trang

− Chọn Insert\ Footer ( )\ Edit Footer

− Khi đó ở đầu trang xuất hiện khung cho phép soạn thảo nội dung tiêu đề trang

Soạn thảo xong nhấp nút trên Tab Design để kết thúc.

2.5.4 Đánh số trang

 Chọn Insert\ Page Numbers\…

- Top of page: Phía trên

- Bottom of page: Phía dưới

- Page Margin: Lề đánh

- Format Page Number: Thiết lập các tuỳ chọn

khác, như: số trang đầu tiên, dạng số đánh, v.v

2.6 IN ẤN

2.6.1 Xem trước khi in

Nhấn nút Office\ Print \Print preview.

 Ghi chú : Để sửa tiêu đề đầu/ cuối trang ta nhấn phải chuột lên vị trí tiêu đề rồi chọn Edit Header/ Edit Footer hoặc nhấp đúp chuột lên tiêu đề

3.6.2 In ấn

 Nhấn nút Office\ Print \Print hoặc Ctrl +P

 Xuất hiện hộp thoại:

 Từ hộp thoại ta chọn các thông số:

- Page range: Phạm vi in

- Print: Xác định các trang trong phạm vi

- Number of Copies: Số bản được in ra

MỤC LỤC

PHẦN 2: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MS WORD 2007 2

2.1 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 2

2.1.1 Khởi động 2

2.1.2 Các thành phần chính trong cửa sổ MS Word 2007 2

a Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) 2

2

b Nút Office (Office Button) 3

3

c Tab Home 4

d Tab Insert 4

e Tab Page Layout 5

2.1.3 Các thao tác với tệp văn bản 6

a Mở tệp mới 6

b Ghi tệp văn bản 6

c Mở tệp đã có 6

d Đóng tệp 7

e Ghi tệp với tên khác 7

2.1.4 Các thao tác với khối văn bản 7

a Chọn khối văn bản 7

b Sao chép văn bản (Copy) 8

c Di chuyển văn bản (Cut) 8

2.2 GÕ TIẾNG VIỆT 9

2.2.1 Kiểu gõ 9

2.2.2 Bảng mã và font chữ 9

2.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 10

2.3.1 Chọn font chữ 10

2.3.2 Căn lề 11

2.3.3 Định dạng đoạn văn bản 12

2.3.4 Kẻ khung và tô nền 13

2.3.5 Định dạng văn bản theo cột 15

2.3.6 Tạo chữ lớn đầu đoạn 16

2.3.7 Tạo danh sách liệt kê 16

a, Liệt kê bằng ký hiệu 16

b, Liệt kê bằng số 17

2.3.8 Định dạng trang in 18

2.4 BẢNG BIỂU (TABLE) 19

2.4.1 Tạo bảng mới 19

2.4.2 Sửa đổi bảng biểu 19

a, Thay đổi kích thước của dòng/ cột 19

b, Thêm dòng/ cột 20

c, Xoá dòng/ cột/ ô 20

d, Gộp ô (Merge Cells) 21

e, Chia ô 21

2.4.3 Định dạng bảng biểu 21

a, Căn lề 21

b, Thay đổi chiều hiển thị văn bản trong ô 21

2.5 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 22

2.5.1 Chèn ký hiệu (ký tự đặc biệt- Symbol) 22

2.5.2 Chèn hình ảnh 22

a, Các hình ảnh ClipArt 22

b, Các hình ảnh từ tệp 22

c, Các hình ảnh từ màn hình 23

2.5.3 Tiêu đề đầu/ cuối trang 23

a, Tiêu đề đầu trang 23

b, Tiêu đề cuối trang 23

2.5.4 Đánh số trang 24

2.6 IN ẤN 24

2.6.1 Xem trước khi in 24

3.6.2 In ấn 25