giáo trình tin học văn phòng excel

Nếu có nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar.Bài 3: Làm việc với Workbook  Để tạo một Workbook: • Kích Microsoft Office Toolba

BẢNG TÍNH EXCEL Bài 1: Bắt đầu Microsoft Excel

Có 3 tính năng bạn nên nhớ khi làm việc trong Excel 2007: Microsoft OfficeButton, Quick Access Toolbar, và Ribbon Chức năng của những tính năng này sẽ đượctrình bày chi tiết bên dưới

 Bảng tính

Một bảng tính là một tài liệu điện tử lưu trữ các kiểu dữ liệu khác nhau Có các cộtdọc và dòng ngang Một ô là sự giao nhau của dòng và cột Một ô có thể chứa dữ liệu vàđược sử dụng trong các phép toán của dữ liệu trong bảng tính Một bảng tính Excel có thể

chứa các workbook và worksheet Workbook nắm giữ các worksheet có liên quan đến

nhau

 Microsoft Office Button

Microsoft Office Button thực thi các chức năng mà được đặt trong menu File ở các phiên

bản Excel trước Nút này cho phép bạn tạo một workbook mới (New), mở một workbook

đã có sẵn (Open), lưu (Save), lưu với tên file (Save As), in (Print), gửi (Send) và đóng (Close).

 Ribbon

Ribbon là vùng phía trên cùng của tài liệu Nó gồm 7 tab: Home, Insert, Page,Layouts, Formulas, Data, Review và View Mỗi tab được chia thành các nhóm Mỗinhóm là tập hợp các tính năng được thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ sử dụngtrong quá trình làm việc hoặc chỉnh sửa bảng tính Excel

Các tính năng phổ biến được hiển thị trong vùng Ribbon Để xem các tính năngtrong mỗi nhóm, kích mũi tên ở phía góc bên phải của mỗi nhóm

Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing

Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text

Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange

Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation

Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline

Review: Proofing, Comments, Changes

View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros

 Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar là một thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn có thể sửdụng Bạn có thể đặt Quick Access Toolbar lên phía trên hoặc phía dưới vùng Ribbon

Để thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar, kích vào mũi tên phía cuối thanh công cụ và

kích Show Below the Ribbon.

Bạn cũng có thể thêm các mục vào Quick Access Toolbar Kích phải vào bất kỳmục nào trong Office Button hay Ribbon và Kích Add to Quick Access Toolbar và mộtphím tắt sẽ được thêm.

 Thanh công cụ mini

Một tính năng mới trong Office 2007 là thanh công cụ mini Đây là một thanh công

cụ nổi được hiển thị khi bạn bôi đen đoạn văn bản hay kích phải vào văn bản Nó hiển thịcác công cụ định dạng phổ biến, như Bold, Italics, Fonts, Font Size và Font Color

Bài 2: Tùy chỉnh trong Excel

Excel 2007 cung cấp một vùng rộng các tùy chọn có thể tùy chỉnh, cho phép bạnlàm việc với Excel một cách thuận lợi nhất Để truy cập vào những tùy chọn này:

người dùng và cho phép bạn truy cập vào tính năng Live Preview Tính năng Live

Preview cho phép bạn xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi

Tùy chọn này cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar Nếu có nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar.

Bài 3: Làm việc với Workbook

 Để tạo một Workbook:

• Kích Microsoft Office Toolbar

• Kích New

• Chọn Blank Document

Nếu bạn muốn tạo một tài liệu mới từ một template có sẵn, hãy xem các mẫu cósẵn và chọn một trong các kiểu bạn cần.

 Lưu một Workbook

Khi bạn lưu một workbook, bạn có 2 lựa chọn là: Save hoặc Save As

Để lưu một tài liệu:

• Kích Microsoft Office Button

• Kích Save hoặc Save As

Bạn có thể sử dụng tính năng Save As khi bạn cần lưu một workbook dưới dạngtên khác hoặc lưu nó dưới dạng các phiên bản trước của Excel Hãy nhớ rằng các phiênbản cũ của Excel có thể không mở được một worksheet trong Excel 2007 cho tới khi bạnlưu nó như định dạng Excel 97-2003 Để sử dụng tính năng Save As:

• Kích Microsoft Office Button

• Kích Save As

• Nhập tên cho Workbook

• Trong hộp Save as Type, chọn Excel 97-2003 Workbook

Có nhiều cách khác nhau để nhập dữ liệu trong Excel: trong một ô hoặc trong thanh công thức

Để nhập dữ liệu vào một ô:

• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu

• Bắt đầu gõ nội dung

Để nhập dữ liệu vào thanh công cụ:

• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu

• Đặt con trỏ lên thanh công thức

• Nhập dữ liệu

Bài 4: Thao tác với dữ liệu

Excel cho phép bạn di chuyển, copy và paste các ô và nội dung các ô thông quaviệc cut và paste hoặc copy và paste

 Lựa chọn một dòng hay cột:

Để lựa chọn một dòng hoặc cột, kích vào đầu mỗi dòng hay cột

 Copy và Paste

Để sao chép và dán dữ liệu:

• Lựa chọn ô mà bạn muốn copy

• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C)

• Lựa chọn ô nơi bạn muốn dán dữ liệu vào đó

• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Paste (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V)

 Cut và Paste

Để cut và paste dữ liệu:

• Lựa chọn ô bạn muốn để cut

• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Cut (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X)

• Lựa chọn ô, nơi bạn muốn dữ liệu được dán vào đó

• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Paste

 Undo và Redo

Để Undo hoặc Redo các hành động bạn vừa thực hiện:

• Trên Quick Access Toolbar

• Kích Undo (tổ hợp phím Ctrl+Z) hoặc Redo (tổ hợp phím Ctrl+Y)

 Tính năng tự động điền dữ liệu

Tính năng Auto Fill sẽ giúp bạn tự động điền dữ liệu vào ô hoặc chuỗi dữ liệu vào một worksheet thành một vùng được chọn Nếu bạn muốn các dữ liệu giống nhau được copy vào các

ô khác nhau, bạn chỉ cần hoàn thành một ô hay nếu bạn muốn có một chuỗi dữ liệu (như, các ngày trong tuần) điền vào 2 ô đầu tiên trong chuỗi và sau đó sử dụng tính năng Auto Fill

Để sử dụng tính năng Auto Fill:

• Kích Fill Handle (móc điều khiển ở góc dưới phía bên phải ô)

• Kéo Fill Handle để tự động điền dữ liệu vào các ô

 Để chèn các ô, dòng, và cột trong Excel:

• Đặt con trỏ vào dòng bên dưới nơi bạn muốn chèn một dòng mới, hoặc đặt con trỏ vào bên trái cột nơi bạn muốn chèn một cột mới

• Kích nút Insert trên nhóm Cells của tab Home

• Kích vào lựa chọn thích hợp để chèn Cell (ô), Row (dòng) hoặc Column (cột)

 Xóa các ô, dòng và cột

Để xóa các ô, dòng và cột:

• Đặt con trỏ vào ô, dòng hay cột mà bạn muốn xóa

• Kích nút Delete trên nhóm Cells của tab Home

• Kích lựa chọn thích hợp để xóa: Cell, Row, hay Column

 Tìm và thay thế dữ liệu

Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:

• Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home

• Chọn Find hoặc Replace

• Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên).

• Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn

=SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)

Ý nghĩa: Tính tổng các ô trong <vùng tính tổng> tương ứng với các ô thuộc <vùngđiều kiện> thoả mãn điều kiện đã cho

Ví dụ: Cho bảng tính lương như sau:

Tính tổng số tiền lương của những người có quê quán Hà Tĩnh.

Nhập vào ô chứa kết quả: =SUMIF(C2:C6,"Hà Tĩnh",D2:D6)

• Hàm COUNTIF:

Cú pháp:

=COUNTIF(vùng cần đếm, điều kiện)

Ý nghĩa: Đếm số ô trong <vùng cần đếm> thoả mãn điều kiện đã cho

Ý nghĩa: Làm tròn giá trị của đối số đến n số lẻ

+ n>=0: Làm tròn đối số về bên phải cột thập phân

+ n<0: Làm tròn đối số về bên trái cột thập phân

Ví dụ: = ROUND(333.333,1) cho giá trị là 333.3

= ROUND(333.333,-1) cho giá trị là 330

• Hàm RANK:

Cú pháp:

= RANK(x, danh sách, tuỳ chọn)

Ý nghĩa: Xác định thứ hạng của x so với chuỗi các số trong danh sách Địa chỉ củadanh sách là địa chỉ tuyệt đối

+ Nếu tuỳ chọn = 0 hoặc không có tuỳ chọn thì xếp giảm dần

+ Nếu tuỳ chọn = 1 thì xếp tăng dần

Ví dụ: Cho bảng lương như sau:

vùng điều kiện

vùng tính tổng

Xác định thứ hạng lương của từng người trong danh sách trên

Nhập vào ô chứa kết quả:

=RANK(D2,$D$2:$D$6) hoặc =RANK(D2,$D$2:$D$6,0) thứ hạng giảm dần

= IF(biểu thức logic, biểu thức 1, biểu thức 2)

Ý nghĩa: Nếu <biểu thức logic> đúng thì hàm cho giá trị là <biểu thức 1>, ngượclại cho giá trị là <biểu thức 2>

Trong đó: <biểu thức 1> và <biểu thức 2> có thể là:

+ Hằng+ Biểu thức+ Một hàm khác

Ví dụ 1: Để tính cột xếp loại cho thí sinh với điều kiện tổng điểm từ 20 trở lên thì xếp

loại “Đạt”, ngược lại nếu dưới 20 xếp loại “Không đạt”

Nhập vào ô chứa kết quả: =IF(F11>=20,"Đạt","Không đạt")

Trong đó F11 chứa tổng điểm

Ví dụ 2: Tính cột xếp loại cho học sinh theo điều kiện như sau: ĐTB >=8.5 xếp loại

“Giỏi”; ĐTB>=7 xếp loại “Khá”; ĐTB>=5 xếp loại “Trung bình”; còn lạixếp loại “Yếu”

Nhập vào ô chứa kết quả:

=IF(E2>=9,"Giỏi",IF(E2>=7,"Khá",IF(E2>=5,"TB","Yếu")))

Trong đó ô E2 chứa ĐTB

• Hàm AND:

Cú pháp:

=AND(điều kiện 1, điều kiện 2, )

Ý nghĩa: Trả về kết quả TRUE (đúng) nếu tất cả điều kiện đều đúng, Trả vềFALSE (sai) nếu một trong các điều kiệu sai

Ví dụ: =AND(5>7,10>7) trả về FALSE

• Hàm OR

Cú pháp:

=OR(điều kiện 1, điều kiện 2, )

Ý nghĩa: Trả về kết quả TRUE (đúng) nếu chỉ cần 1 điều kiện là đúng Trả vềFALSE (sai) nếu tất cả các điều kiện sai

Ý nghĩa: Chuyển các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi TEXT thành chữ hoa

Ví dụ: =PROPER("microsoft excel") trả về Microsoft Excel

• Hàm VALUE

Cú pháp:

=VALUE(TEXT)

Ý nghĩa: Chuyển chuỗi ký tự số sang dạng số

• Hàm VLOOKUP: Hàm tìm kiếm theo chiều dọc

Cách viết:

= VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

Trong đó:

- <lookup_value>: Là địa chỉ của ô chứa giá trị để so sánh với các ô ở cột thứ

nhất của bảng tham chiếu (table_array)

- <table_array>: Là địa chỉ của nhóm ô (địa chỉ tuyệt đối) chứa các giá trị cần

tìm kiếm

- <col_index_num>: Là số thứ tự cột muốn lấy giá trị trong bảng tham chiếu

- <range_lookup>: Có thể là 1 hoặc 0 Nếu là 0 thì bảng tham chiếu không cần

phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần (theo cột thứ nhất của bảng tham chiếu), đây làtrường hợp so sánh chính xác Nếu là 1 thì bảng tham chiếu phải được sắp xếptheo thứ tự tăng dần, đây là trường hợp so sánh theo khoảng giá trị

• Hàm HLOOKUP: Hàm tìm kiếm theo chiều ngang

Cách viết:

= HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

Trong đó:

- <lookup_value>: Là địa chỉ của ô chứa giá trị để so sánh với các ô ở dòng thứ

nhất của bảng tham chiếu (table_array)

- <table_array>: Là địa chỉ của nhóm ô (địa chỉ tuyệt đối) chứa các giá trị cần tìm

kiếm

- <row_index_num>: Là số thứ tự dòng muốn lấy giá trị trong bảng tham chiếu

- <range_lookup>: Có thể là 1 hoặc 0 Nếu là 0 thì bảng tham chiếu không cần

phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần (theo dòng đầu), đây là trường hợp so sánh chínhxác Nếu là 1 thì bảng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, đây làtrường hợp so sánh theo khoảng giá trị

Bài 6 Sắp xếp và lọc dữ liệu

1 Sắp xếp

 Chọn vùng chứa dữ liệu muốn sắp sếp

 Chọn tab Data\ Sort ( )

- Sort by: Sắp xếp theo cột

- Sort On: Kiểu sắp xếp

o Values: Theo giá trị

o Cell Color: Theo màu

o Font Color: Theo màu chữ

o Cell Icon: Theo biểu tượng

- Oder: Thứ tự sắp xếp

+ A to Z: Tăng dần

+ Z to A: Giảm dần

2 Lọc dữ liệu tự động

 Chọn dòng ngay phía trên vùng dữ liệu

 Chọn tab Data\ Filter ( )

 Mỗi ô trên dòng tiêu đề xuất hiện 1 nút hình tam giác bên phải, để lọc ta chỉ việcnhấp chuột vào nút tam giác của ô muốn xác định điều kiện lọc

 Đánh dấu vào danh sách phía dưới các giá trị cần đưa ra Nếu muốn lọc theo

điều kiện phức tạp hơn ta chọn Number Filter hay Text Filter sau đó lựa chọn

• Is less than or equal to: <=

• Begins with: Bắt đầu với

• Does not begin with: Không bắt đầu với

• Ends with: Kết thúc với

• Does not end with: Không kết thúc với

• Contains: Chứa

• Does not contain: Không chứa