giáo trình tin học văn phòng excel

BẢNG TÍNH EXCEL Bài 1: Bắt đầu Microsoft Excel Có tính bạn nên nhớ làm việc Excel 2007: Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, Ribbon Chức tính trình bày chi tiết bên  Bảng tính Một bảng tính tài liệu điện tử lưu trữ kiểu liệu khác Có cột dọc dòng ngang Một ô giao dòng cột Một ô chứa liệu sử dụng phép toán liệu bảng tính Một bảng tính Excel chứa workbook worksheet Workbook nắm giữ worksheet có liên quan đến  Microsoft Office Button Microsoft Office Button thực thi chức mà đặt menu File phiên Excel trước Nút cho phép bạn tạo workbook (New), mở workbook có sẵn (Open), lưu (Save), lưu với tên file (Save As), in (Print), gửi (Send) đóng (Close)  Ribbon Ribbon vùng phía tài liệu Nó gồm tab: Home, Insert, Page, Layouts, Formulas, Data, Review View Mỗi tab chia thành nhóm Mỗi nhóm tập hợp tính thiết kế để thực thi chức mà bạn sử dụng trình làm việc chỉnh sửa bảng tính Excel Các tính phổ biến hiển thị vùng Ribbon Để xem tính nhóm, kích mũi tên phía góc bên phải nhóm Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline Review: Proofing, Comments, Changes View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros  Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar công cụ tùy chỉnh chứa lệnh mà bạn sử dụng Bạn đặt Quick Access Toolbar lên phía phía vùng Ribbon Để thay đổi vị trí Quick Access Toolbar, kích vào mũi tên phía cuối công cụ kích Show Below the Ribbon Bạn thêm mục vào Quick Access Toolbar Kích phải vào mục Office Button hay Ribbon Kích Add to Quick Access Toolbar phím tắt thêm  Thanh công cụ mini Một tính Office 2007 công cụ mini Đây công cụ hiển thị bạn bôi đen đoạn văn hay kích phải vào văn Nó hiển thị công cụ định dạng phổ biến, Bold, Italics, Fonts, Font Size Font Color Bài 2: Tùy chỉnh Excel Excel 2007 cung cấp vùng rộng tùy chọn tùy chỉnh, cho phép bạn làm việc với Excel cách thuận lợi Để truy cập vào tùy chọn này: • Kích Office Button • Kích Excel Options  Popular Những tính cho phép bạn xác định môi trường làm việc với công cụ mini, phối hợp màu sắc, tùy chọn mặc định cho workbook, xếp điền tên người dùng cho phép bạn truy cập vào tính Live Preview Tính Live Preview cho phép bạn xem trước kết việc thiết kế định dạng thay đổi  Formulas Tính cho phép bạn xác định tùy chọn tính toán, làm việc với công thức, kiểm tra lỗi kiểm tra quy tắc  Proofing Tính cho phép bạn xác định cách chỉnh sửa định dạng từ cho văn Bạn tùy chỉnh thiết lập tự động bỏ qua từ hay lỗi tài liệu thông qua Custom Dictionaries  Save Tính cho phép bạn xác định cách workbook lưu Bạn xác định cách tự động lưu chạy nơi bạn muốn workbook lưu  Advanced Tính cho phép bạn xác định tùy chọn để chỉnh sửa, chép, dán, in, hiển thị, công thức, tính toán thiết lập khác  Customize Tùy chọn cho phép bạn thêm tính vào Quick Access Toolbar Nếu có nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar Bài 3: Làm việc với Workbook  Để tạo Workbook: • Kích Microsoft Office Toolbar • Kích New • Chọn Blank Document Nếu bạn muốn tạo tài liệu từ template có sẵn, xem mẫu có sẵn chọn kiểu bạn cần  Lưu Workbook Khi bạn lưu workbook, bạn có lựa chọn là: Save Save As Để lưu tài liệu: • Kích Microsoft Office Button • Kích Save Save As Bạn sử dụng tính Save As bạn cần lưu workbook dạng tên khác lưu dạng phiên trước Excel Hãy nhớ phiên cũ Excel không mở worksheet Excel 2007 bạn lưu định dạng Excel 97-2003 Để sử dụng tính Save As: • Kích Microsoft Office Button • Kích Save As • Nhập tên cho Workbook • Trong hộp Save as Type, chọn Excel 97-2003 Workbook  Mở Workbook Để mở workbook có sẵn: • Kích Microsoft Office Button • Kích Open • Duyệt qua workbook • Chọn workbook bạn cần mở • Kích Open  Nhập liệu Có nhiều cách khác để nhập liệu Excel: ô công thức Để nhập liệu vào ô: • Kích vào ô nơi bạn muốn nhập liệu • Bắt đầu gõ nội dung Để nhập liệu vào công cụ: • Kích vào ô nơi bạn muốn nhập liệu • Đặt trỏ lên công thức • Nhập liệu Bài 4: Thao tác với liệu Excel cho phép bạn di chuyển, copy paste ô nội dung ô thông qua việc cut paste copy paste  Lựa chọn liệu Để lựa chọn ô liệu để copy cắt: • Kích vào ô • Kích kéo trỏ để lựa chọn nhiều ô vùng 10  Lựa chọn dòng hay cột: Để lựa chọn dòng cột, kích vào đầu dòng hay cột  Copy Paste Để chép dán liệu: • Lựa chọn ô mà bạn muốn copy • Trên nhóm Clipboard tab Home, kích Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C) • Lựa chọn ô nơi bạn muốn dán liệu vào • Trên nhóm Clipboard tab Home, kích Paste (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V)  Cut Paste Để cut paste liệu: • Lựa chọn ô bạn muốn để cut • Trên nhóm Clipboard tab Home, kích Cut (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X) 11 • Lựa chọn ô, nơi bạn muốn liệu dán vào • Trên nhóm Clipboard tab Home, kích Paste  Undo Redo Để Undo Redo hành động bạn vừa thực hiện: • Trên Quick Access Toolbar • Kích Undo (tổ hợp phím Ctrl+Z) Redo (tổ hợp phím Ctrl+Y)  Tính tự động điền liệu Tính Auto Fill giúp bạn tự động điền liệu vào ô chuỗi liệu vào worksheet thành vùng chọn Nếu bạn muốn liệu giống copy vào ô khác nhau, bạn cần hoàn thành bạn muốn có chuỗi liệu (như, ngày tuần) điền vào ô chuỗi sau sử dụng tính Auto Fill Để sử dụng tính Auto Fill: • Kích Fill Handle (móc điều khiển góc phía bên phải ô) • Kéo Fill Handle để tự động điền liệu vào ô  Để chèn ô, dòng, cột Excel: • Đặt trỏ vào dòng bên nơi bạn muốn chèn dòng mới, đặt trỏ vào bên trái cột nơi bạn muốn chèn cột • Kích nút Insert nhóm Cells tab Home • Kích vào lựa chọn thích hợp để chèn Cell (ô), Row (dòng) Column (cột) 12  Xóa ô, dòng cột Để xóa ô, dòng cột: • Đặt trỏ vào ô, dòng hay cột mà bạn muốn xóa • Kích nút Delete nhóm Cells tab Home • Kích lựa chọn thích hợp để xóa: Cell, Row, hay Column  Tìm thay liệu Để tìm liệu tìm thay liệu: • Kích nút Find & Select nhóm Editing tab Home • Chọn Find Replace • Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm mục Find What (nếu bạn chọn Find bước trên) nhập từ muốn tìm mục Find What từ thay mục Replace with (nếu bạn chọn Replace bước trên) • Kích nút Options để tìm thêm tùy chọn 13 Bài Các hàm thường dùng  Hàm số học • Hàm SUM: Cú pháp: = SUM(đối số1, đối số2,…) Ý nghĩa: Tính tổng danh sách đối số Ví dụ: =SUM(5,10,15) Kết 30 • Hàm AVERAGE: Cú pháp: = AVERAGE(đối số1, đối số2,…) Ý nghĩa: Tính trung bình cộng danh sách đối số Ví dụ: =AVERAGE(6,7,8) Kết • Hàm PRODUCT: Cú pháp: = PRODUCT(đối số1, đối số2,…) Ý nghĩa: Tính tích danh sách đối số Ví dụ: = PRODUCT(5,5,4) Kết 100 • Hàm MAX: Cú pháp: = MAX(đối số1, đối số2,…) Ý nghĩa: Tìm giá trị lớn danh sách đối số Ví dụ: =MAX(7,9,10,18,55) Kết 55 14 • Hàm MIN: Cú pháp: = MIN(đối số1, đối số2,…) Ý nghĩa: Tìm giá trị nhỏ danh sách đối số Ví dụ: =MIN(7,9,10,18,55) Kết • Hàm COUNT: Cú pháp: = COUNT(đối số1, đối số2,…) Ý nghĩa: Đếm ô có liệu kiểu số danh sách đối số Ví dụ: =COUNT(25,50,30,"A") Kết • Hàm COUNTA: Cú pháp: = COUNTA(đối số1, đối số2,…) Ý nghĩa: Đếm ô không rỗng danh sách đối số Ví dụ: =COUNTA(25,50,30,"A") Kết • Hàm INT: Cú pháp: =INT(đối số) Ý nghĩa: Lấy phần nguyên đối số Ví dụ: = INT(2.5) Kết = INT(-2.5) Kết -3 • Hàm MOD: Cú pháp: =MOD(đối số1, đối số2) Ý nghĩa: Lấy phần dư phép chia đối số1 cho đối số2 Ví dụ: =MOD(10,3) Kết • Hàm SUMIF: Cú pháp: =SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng) Ý nghĩa: Tính tổng ô tương ứng với ô thuộc thoả mãn điều kiện cho Ví dụ: Cho bảng tính lương sau: 15 vùng tính tổng vùng điều kiện Tính tổng số tiền lương người có quê quán Hà Tĩnh Nhập vào ô chứa kết quả: =SUMIF(C2:C6,"Hà Tĩnh",D2:D6) • Hàm COUNTIF: Cú pháp: =COUNTIF(vùng cần đếm, điều kiện) Ý nghĩa: Đếm số ô thoả mãn điều kiện cho Ví dụ: Đếm số người có lương >1500000 Nhập vào ô chứa kết quả: =COUNTIF(D2:D6,“>1500000”) • Hàm ROUND: Cú pháp: = ROUND(đối số,n) Ý nghĩa: Làm tròn giá trị đối số đến n số lẻ + n>=0: Làm tròn đối số bên phải cột thập phân + n=20,"Đạt","Không đạt") Trong F11 chứa tổng điểm Ví dụ 2: Tính cột xếp loại cho học sinh theo điều kiện sau: ĐTB >=8.5 xếp loại “Giỏi”; ĐTB>=7 xếp loại “Khá”; ĐTB>=5 xếp loại “Trung bình”; lại xếp loại “Yếu” Nhập vào ô chứa kết quả: =IF(E2>=9,"Giỏi",IF(E2>=7,"Khá",IF(E2>=5,"TB","Yếu"))) Trong ô E2 chứa ĐTB • Hàm AND: Cú pháp: =AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ) Ý nghĩa: Trả kết TRUE (đúng) tất điều kiện đúng, Trả FALSE (sai) điều kiệu sai Ví dụ: =AND(5>7,10>7) trả FALSE 18 • Hàm OR Cú pháp: =OR(điều kiện 1, điều kiện 2, ) Ý nghĩa: Trả kết TRUE (đúng) cần điều kiện Trả FALSE (sai) tất điều kiện sai Ví dụ: =OR(5>7,10>7) trả TRUE • Hàm NOT Cú pháp: =NOT(điều kiện) Ý nghĩa: Trả kết TRUE (đúng) điều kiện sai cho kết FALSE (sai) điều kiện Ví dụ: =NOT(5>7) trả TRUE  Hàm ký tự • Hàm LEFT: Cú pháp: = LEFT(TEXT,n) Ý nghĩa: Lấy n ký tự bên trái TEXT Ví dụ: = LEFT("EXCEL 2003",5) trả EXCEL • Hàm RIGHT: Cú pháp: =RIGHT(TEXT,n) Ý nghĩa: Lấy n ký tự bên phải chuỗi TEXT Ví dụ: = RIGHT("EXCEL 2003",4) trả 2003 • Hàm MID: Cú pháp: = MID(TEXT, m, n) Ý nghĩa: Lấy n ký tự chuỗi TEXT vị trí m, tính từ trái sang Ví dụ: =MID("EXCEL 2003",4,2) trả EL • Hàm LEN: Cú pháp: =LEN(TEXT) Ý nghĩa: Đếm độ dài chuỗi TEXT 19 Ví dụ: =LEN("EXCEL 2003") trả 10 • Hàm LOWER: Cú pháp: =LOWER(TEXT) Ý nghĩa: Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ thường Ví dụ: =LOWER("EXCEL") trả excel • Hàm UPPER: Cú pháp: =UPPER(TEXT) Ý nghĩa: Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ hoa Ví dụ: =LOWER("Excel") trả EXCEL • Hàm PROPER: Cú pháp: =PROPER(TEXT) Ý nghĩa: Chuyển ký tự đầu từ chuỗi TEXT thành chữ hoa Ví dụ: =PROPER("microsoft excel") trả Microsoft Excel • Hàm VALUE Cú pháp: =VALUE(TEXT) Ý nghĩa: Chuyển chuỗi ký tự số sang dạng số • Hàm VLOOKUP: Hàm tìm kiếm theo chiều dọc Cách viết: = VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) Trong đó: - : Là địa ô chứa giá trị để so sánh với ô cột thứ bảng tham chiếu (table_array) - : Là địa nhóm ô (địa tuyệt đối) chứa giá trị cần tìm kiếm - : Là số thứ tự cột muốn lấy giá trị bảng tham chiếu - : Có thể Nếu bảng tham chiếu không cần phải xếp theo thứ tự tăng dần (theo cột thứ bảng tham chiếu), trường hợp so sánh xác Nếu bảng tham chiếu phải xếp theo thứ tự tăng dần, trường hợp so sánh theo khoảng giá trị • Hàm HLOOKUP: Hàm tìm kiếm theo chiều ngang Cách viết: 20 = HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup) Trong đó: - : Là địa ô chứa giá trị để so sánh với ô dòng thứ bảng tham chiếu (table_array) - : Là địa nhóm ô (địa tuyệt đối) chứa giá trị cần tìm kiếm - : Là số thứ tự dòng muốn lấy giá trị bảng tham chiếu - : Có thể Nếu bảng tham chiếu không cần phải xếp theo thứ tự tăng dần (theo dòng đầu), trường hợp so sánh xác Nếu bảng tham chiếu phải xếp theo thứ tự tăng dần, trường hợp so sánh theo khoảng giá trị Bài Sắp xếp lọc liệu Sắp xếp  Chọn vùng chứa liệu muốn sếp  Chọn tab Data\ Sort ( - ) Sort by: Sắp xếp theo cột Sort On: Kiểu xếp o Values: Theo giá trị o Cell Color: Theo màu o Font Color: Theo màu chữ o Cell Icon: Theo biểu tượng - Oder: Thứ tự xếp + A to Z: Tăng dần 21 + Z to A: Giảm dần Lọc liệu tự động  Chọn dòng phía vùng liệu  Chọn tab Data\ Filter ( )  Mỗi ô dòng tiêu đề xuất nút hình tam giác bên phải, để lọc ta việc nhấp chuột vào nút tam giác ô muốn xác định điều kiện lọc  Đánh dấu vào danh sách phía giá trị cần đưa Nếu muốn lọc theo điều kiện phức tạp ta chọn Number Filter hay Text Filter sau lựa chọn phép so sánh: • Equal: = • Does not equal: khác • Is greater than: > • Is greater than or equal to: >= • Is less than: < • Is less than or equal to: [...]... Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ thường Ví dụ: =LOWER( "EXCEL" ) trả về excel • Hàm UPPER: Cú pháp: =UPPER(TEXT) Ý nghĩa: Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ hoa Ví dụ: =LOWER( "Excel" ) trả về EXCEL • Hàm PROPER: Cú pháp: =PROPER(TEXT) Ý nghĩa: Chuyển các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi TEXT thành chữ hoa Ví dụ: =PROPER("microsoft excel" ) trả về Microsoft Excel • Hàm VALUE Cú pháp: =VALUE(TEXT) Ý nghĩa: Chuyển... LEFT( "EXCEL 2003",5) trả về EXCEL • Hàm RIGHT: Cú pháp: =RIGHT(TEXT,n) Ý nghĩa: Lấy n ký tự bên phải của chuỗi TEXT Ví dụ: = RIGHT( "EXCEL 2003",4) trả về 2003 • Hàm MID: Cú pháp: = MID(TEXT, m, n) Ý nghĩa: Lấy n ký tự của chuỗi TEXT bắt đầu từ vị trí m, tính từ trái sang Ví dụ: =MID( "EXCEL 2003",4,2) trả về EL • Hàm LEN: Cú pháp: =LEN(TEXT) Ý nghĩa: Đếm độ dài của chuỗi TEXT 19 Ví dụ: =LEN( "EXCEL 2003")... Find & Select trên nhóm Editing của tab Home • Chọn Find hoặc Replace • Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên) • Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn 13 Bài 5 Các hàm thường dùng  Hàm số học • Hàm SUM: Cú pháp: =... tính năng Auto Fill Để sử dụng tính năng Auto Fill: • Kích Fill Handle (móc điều khiển ở góc dưới phía bên phải ô) • Kéo Fill Handle để tự động điền dữ liệu vào các ô  Để chèn các ô, dòng, và cột trong Excel: • Đặt con trỏ vào dòng bên dưới nơi bạn muốn chèn một dòng mới, hoặc đặt con trỏ vào bên trái cột nơi bạn muốn chèn một cột mới • Kích nút Insert trên nhóm Cells của tab Home • Kích vào lựa chọn... tổng điểm từ 20 trở lên thì xếp loại “Đạt”, ngược lại nếu dưới 20 xếp loại “Không đạt” Nhập vào ô chứa kết quả: =IF(F11>=20,"Đạt","Không đạt") Trong đó F11 chứa tổng điểm Ví dụ 2: Tính cột xếp loại cho học sinh theo điều kiện như sau: ĐTB >=8.5 xếp loại “Giỏi”; ĐTB>=7 xếp loại “Khá”; ĐTB>=5 xếp loại “Trung bình”; còn lại xếp loại “Yếu” Nhập vào ô chứa kết quả: =IF(E2>=9,"Giỏi",IF(E2>=7,"Khá",IF(E2>=5,"TB","Yếu"))) ... cụ hiển thị bạn bôi đen đoạn văn hay kích phải vào văn Nó hiển thị công cụ định dạng phổ biến, Bold, Italics, Fonts, Font Size Font Color Bài 2: Tùy chỉnh Excel Excel 2007 cung cấp vùng rộng... As bạn cần lưu workbook dạng tên khác lưu dạng phiên trước Excel Hãy nhớ phiên cũ Excel không mở worksheet Excel 2007 bạn lưu định dạng Excel 97-2003 Để sử dụng tính Save As: • Kích Microsoft Office... chuỗi chữ thường Ví dụ: =LOWER( "EXCEL" ) trả excel • Hàm UPPER: Cú pháp: =UPPER(TEXT) Ý nghĩa: Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ hoa Ví dụ: =LOWER( "Excel" ) trả EXCEL • Hàm PROPER: Cú pháp: =PROPER(TEXT)