Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. • Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn. • Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng). • Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. • Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
Giáo trình môn Tin học BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ 3.1 Giới MICROSOFT EXCEL 2013 3.1.1 Khởi động chương trình Có nhiều cách để khởi động chương trình Excel 2013, tuỳ vào mục đích sử dụng sở thích bạn sử dụng cách cách sau: - Cách 1: Nhắp đúp vào biểu tượng Mircosoft Excel 2013 Desktop - Cách 2: Vào Start / Program files / Microsoft Office / Excel 2013 Sau khởi động vào chương trình, cửa sổ New Excel xuất hiện: Để tạo tập tin mới, bấm vào “Blank workbook", hính chương trình xuất hình bên Màn hình gồm có thành phần sau: (1) Thanh công cụ nhanh: Chứa lệnh thao tác nhanh (2) Menu File: Chứa lệnh thao tác với tệp (3) Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần toàn lệnh thao tác với chương trình, chúng phân chia thành nhóm khác (4) Name box: Vùng địa vị trí trỏ thời (5) Fomula bar: Thanh công thức Trang 82 Giáo trình môn Tin học (6) Màn hình nhập liệu: Là phần lớn hình chương trình, vùng chứa liệu bảng tính (WorkSheet) (7) Tiêu đề cột, hàng Sheet: Gồm cột hàng tiêu đề, cột thường đánh dấu theo ký tự bảng chữ cái, hàng dược đánh dấu theo dãy số liên tiếp (trong thực tế thay đổi ký hiệu này) (8) Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn lên xuống, sang trái sang phải (9) Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách bảng tính có tệp Excel,ngoài chứa điều khiển để di chuyển qua lại Sheet (10) Thanh trạng thái: Chứa số thông tin thời văn chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại,… 3.1.2 Tạo bảng tính Khi khởi động, chương trình tự động tạo sẵn bảng tính Một bảng tính có số hàng cột lớn ( có 220 hàng 214 cột) Có thể thực mở bảng tính cách sau: Cách 1: Nhắp chọn Menu File Một hộp thoại xuất bạn nhắp chọn New chọn biểu tượng Blank Workbook hộp thoại bên tay phải Cách 2: Nhắp chuột vào biểu tượng New công cụ nhanh Trong trường hợp chưa thấy biểu tượng công cụ bạn chọn mũi tên trỏ xuống chọn New Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Bằng ba cách bảng tính rỗng tạo Trang 83 Giáo trình môn Tin học 3.1.3 Thanh công cụ Ribbon Thanh Ribbon công cụ chứa gần toàn lệnh để thao tác với chương trình, lệnh hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức, xử lý liệu,… Thanh Ribbon bao gồm tab (Home, Insert, Page Layout, ) bên nút lệnh Tab Tùy ngữ cảnh sử dụng nút lệnh sáng lên cho phép người dùng thao tác Như để thao tác với lệnh Ribbon bạn cần phải biết nằm Tab Ribbon nào, sau chọn tới lệnh cần thao tác Tab Ribbon Chi tiết Tab Ribbon - Home: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh sau: + Clipboard: Cắt dán + Font: Font chữ + Alignment: Canh lề nội dung + Number: Định dạng liệu + Styles: Định dạng bảng tính + Cells: Thao tác với Cell + Editing: Lọc, tìm kiếm liệu - Insert: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng vào văn bản, chi tiết sau: + Tables: Các chèn bảng vào thao tác với bảng + Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa + Charts: Lệnh chèn liên kết + Text: Lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng TextBox, Wordart, Header & Footer,… + Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn biểu tượng - Page Layout: Xuất mặc định Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến bố cục tính Trang 84 Giáo trình môn Tin học + Themes: Tủy chỉnh cho bảng tính + Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in + Scale to fit: Cố định số trang in văn + Sheet Options: Tùy chỉnh Sheet +Arrange: Các lệnh xếp đối tượng văn - Formulas: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa lệnh làm việc với hàm công thức + Function Library: Chứa lệnh gọi hàm Excel + Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc + Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu công thức + Calculation: Tùy chọn tính toán Excel - Data: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa lệnh làm việc với liệu + Get External Data: Lấy liệu từ ứng dụng khác + Sort & Filter: Chứa lệnh xếp, lọc liệu + Data Tools: Chứa số công cụ thao tác với liệu + Outline: Chứa lệnh nhóm liệu - Review: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến thao tác kiểm tra ngữ pháp cho nọi dung bảng tính, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính,… - View: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh hiển thị, chi tiết sau: + Workbook Views: Chế độ hiển thị + Show: Tùy chọn hiển thị số Panel Trang 85 Giáo trình môn Tin học + Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ nội dung Workbook + Window: Chứa lệnh tùy chọn hiển thị nhiều Workbook + Macros: Các lệnh Macros Ẩn Tab lệnh Để làm ẩn hay xuất nhóm lệnh Tab lệnh công cụ Ribbon bạn làm sau: - nhắp phải chuột vào khoảng trống công cụ Ribbon - Một menu nhanh xuất chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel Option xuất trỏ tới mục Customize the Ribbon - Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải hình liệt kê danh sách Tab Ribbon muốn ẩn Tab bạn cần bỏ dấu tính đầu tên Tab Ngược lại muốn chúng lên bạn đánh dấu tính cho Tab bị ẩn Cuối nhắp OK để lưu lại Lưu ý: Trường hợp muốn ẩn toàn công cụ Ribbon bạn nhắp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1) phía góc phải hình 1.1.4 Thanh công cụ nhanh Thanh công cụ nhanh thường nằm phía bên phía góc trái mành hình chính, chứa lệnh thường sử dụng giúp người dùng Trang 86 Giáo trình môn Tin học thao tác cách nhanh tróng, tức thời Để thao tác người dùng nhắp chuột trực tiếp vào nút lệnh cần thao tác công cụ Bổ sung lệnh thường sử dụng có danh sách mặc định Khi cài đặt bạn thấy số nút lệnh công cụ này, muốn bổ sung thêm nút lệnh khác bạn nhắp chuột vào mũi tên trỏ xuống chọn vào nút lệnh cần bổ sung (với điều kiện nút chưa có công cụ) Ngược lại bạn làm ẩn nút lệnh thao tác tương tự nút lệnh có công cụ 1.1.5 Menu File Menu File chứa lệnh thao tác với File Excel, thêm mới, mở File tồn tại, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi thông tin File,… Để hộp thoại Menu File xuất bạn nhắp chuột chọn biểu tượng Menu File bên phía trái Ribbon Hộp thoại Menu File xuất hình đây: - Info: Chứa lệnh Save, Save AS, Open,… Ngoài cho phép người dùng thay đổi số thông tin File danh sách bên phải hình Trang 87 Giáo trình môn Tin học - Open: Mở File chứa danh sách File mở trước - New: Tạo File Excel, việc lựa chọn bảng tính rỗng bạn tùy chọn File mẫu mà Microsoft Excel 2013 cung cấp sẵn - Print: In ấn văn bản, bạn lựa chọn máy in chọn khác hình bên phía tay phải Trang 88 Giáo trình môn Tin học - Share: Trong phần bạn gửi văn qua Email, Fax, hay lưu văn thành định dạng khác nhau,… - Eport: Thay đổi định dạng File Excel sang số định dạng thường gặp PDF/XPS… Lưu ý: Để đóng cửa sổ Menu File bạn nhắp nút Back nhấn phím ESC 1.1.6 Các thành phần khác giao diện - Name box: Vùng địa vị trí trỏ thời Ngoài việc hiển thị vùng địa trỏ thời hộp thoại cho phép người dùng nhập vùng địa mà muốn di chuyển tới Giả sử bạn muốn di chuyển đến ô A5 (Cột A hàng 5) bạn nhập giá trị vào hộp Name Box nhấn Enter, trỏ chuột di chuyển đến ô A5 Tương tự muốn di chuyển chọn tới vùng địa A1:B4 (Chọn vùng làm việc từ ô hàng cột A đến hàng cột B), bạn nhập vào ô Name Box giá trị A1:B4 - Fomula bar: Chứa công thức ô thời Ngoài việc hiển thị hộp thoại cho phép người dùng nhập công thức cho ô thời Để thực bạn di chuyển chuột tới ô cần nhập công thức nhập công thức cho ô Fomular bar bắt đầu với dấu = Ví dụ có công thức ô A2 + Lưu ý: Với phép tính đơn giản hoàn toàn nhập trực tiếp công thức vào Fomular bar Tuy nhiên với phép toán phức tạp sử dụng nhiều hàm kết hợp Trang 89 Giáo trình môn Tin học với nhau, hàm bạn không nhớ rõ cách viết Bạn nhắp chọn vào biểu tượng fx để bật hộp thoại Insert Function Hoặc gõ dấu = sau chọn hàm bên hộp thoại Name Box Cách sử dụng thao tác với hàm trình bày rõ phần - Màn hình nhập liệu: Là phần thường lớn hình chương trình, bao gồm cột từ (có tiêu đề) từ A đến XFD (214 = 16380 cột) hàng từ đến 1048576 (220 = 1048576 hàng) Ô cuối bảng tính có địa XFD:1048576 Màn hình nhập liệu chức hiển thị cho phép người dùng thao tác với công thức có bảng tính Giá trị hiển thị Cell khác công thức mà Cell chứa Để nhập liệu cho Cell bạn di chuyển tới Cell cần nhập liệu sau gõ trực tiếp giá trị vị trí trỏ nhắp nháy Nếu muốn thay đổi, tùy chỉnh công thức bạn nhấn phím F2 nhắp đúp chuột vào ô cần thay đổi, công thức xuất bạn chỉnh sửa làm việc Fomular bar - Tiêu đề cột, hàng bảng tính: Là cột hàng bảng tính Các cột thường đánh dấu ký tự, hàng đánh dấu cố liên tiếp Cột vào hàng tiêu để có nhiều tác dụng tự việc xác định vị trí địa vùng làm việc thời đến việc thao tác với toàn liệu hàng cột Trang 90 Giáo trình môn Tin học - Thanh cuộn: Dùng để di chuyển nội dung bảng tính lên xuống, sang trái, sang phải - Thanh Sheet tab: Một Workbook (1 File Excel) chứa nhiều WorkSheet (bảng tính), để thao tác với Sheet sử dụng công cụ Sheet tab Với lệnh có công cụ bạn thêm, hiệu chỉnh, xóa hay di chuyển qua lại Sheet cách dễ dàng -Thanh trạng thái (Status bar): Chứa số thông tin thời văn chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại,… + Thay đổi chế độ hiển thị trạng thái: Bạn thay đổi trạng thái bảng tính cách nhắp chọn nút hiển thị trạng thái Status + Thay đổi chế độ Zoom: Để phóng to thu nhỏ hình làm việc chính, bạn sử dụng trượt Status bar Đầu tiên thông tin mô tả phần trăm hiển thị (70%), bên cạnh trượt vị trí đánh dấu 100%, bạn tăng giảm phần trăm hiển thị cách kéo biểu tượng đánh dấu hai phía vị trí 100% 3.2 Các thao tác bảng tính 3.2.1 Thêm bảng tính (Workbook) Mặc định khởi Microsoft Excel 2013 chương trình tự động tạo Workbook mới, nhiên trường hợp khác bạn mở Workbook cách sau đây: Cách 1: nhắp chọn biểu tượng New công cụ Quick Access Toolbar (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N) Cách 2: nhắp chọn biểu tượng Menu File Hộp thoại Menu File xuất nhắp chọn New chọn biểu tượng Blank Workbook hộp thoại bên tay phải Cuối nhắp nút Create Lưu ý: Với hai cách tạo Workbook trắng nhiên Microsoft Excel 2013 cung cấp nhiều mẫu (Template) xây dựng sẵn mà bạn kế thừa sử dụng lại Việc sử dụng mẫu (Template) xây dựng sẵn giúp bạn tiết kiệm thời gian tiếp cận với cách trình bày, bố trí bảng tính đại, khoa học Microsoft Bạn chọn Templates mà bạn muốn thực Trang 91 Giáo trình môn Tin học d Hàm AVERAGE Hàm trả giá trị trung bình cộng số Cú pháp: =AVERAGE(Number1, Number2, …) e Hàm ROUND Hàm có tác dụng làm tròn số tới số chữ số xác định Cú pháp: =ROUND(Number, Digits) Giải thích: - Number: Số muốn làm tròn - Digits: Số ký tự thập phân mong muốn + Nếu digits > số làm tròn tới số vị trí thập phân định + Nếu digits = số làm tròn tới số nguyên gần + Nếu digits < số làm tròn sang bên trái dấu thập phân Ví dụ: =ROUND(number,2): làm tròn số thập phân =ROUND(number,0): làm tròn hàng đơn vị =ROUND(number,-3): làm tròn hàng nghìn f Hàm COUNT Đếm số ô dãy ô, đếm ô có chứa số ngày tháng kiểu liệu khác không đếm Cú pháp: =COUNT(Value1, Value2, …) Giải thích: Value1, Value2, … Có thể giá trị số, địa dãy ô, công thức g Hàm COUNTA Đếm số ô dãy ô, đếm ô có nội dung Cú pháp: =COUNTA(Value1, Value2, …) h Hàm INT Hàm trả giá trị phần nguyên số thực làm tròn xuống số thực Cú pháp: =INT(Number) i Hàm MOD Hàm trả phần dư phép chia Cú pháp: =MOD(Number, Divisor) Giải thích: - Number: Số bị chia - Divior: Số chia (phải khác 0, số Excel báo lỗi) j Hàm ABS Hàm lấy giá tị tuyệt đối số cho kết ô hành Trang 120 Giáo trình môn Tin học Cú pháp: =ABS(Number) Giải thích: Number: Là số hay địa ô cần lấy giá trị tuyệt đối k Hàm SQRT Hàm có tác dụng tính bậc hai số Cú pháp: =SQRT(Number) Giải thích: Number số dương lớn cần tính bậc hai, số số âm hàm trả lỗi l Hàm POWER Hàm có tác dụng trả luỹ thừa số Cú pháp: =POWER(Number, Power) Giải thích: - Number: Là số thực muốn lấy luỹ thừa - Power: Là số mũ Ví dụ: =POWER(5, 2) = 25 m Hàm ODD Hàm có tác dụng làm tròn lên thành số nguyên lẻ gần Cú pháp: =ODD(Number) Giải thích: Number: số muốn làm tròn n Hàm EVEN Hàm có tác dụng làm tròn lên thành số nguyên chẵn gần Cú pháp: =EVEN(Number) 3.4.2 Nhóm hàm luận lý a Hàm AND Hàm trả giá trị TRUE tất đối số với điều kiện, ngược lại cần đối số sai hàm trả FALSE Cú pháp: =AND(Logical1, Logical2, …) Giải thích: Logical1, Logical2, … đối số biểu diễn cho điều kiện b Hàm OR Hàm OR trả hai giá trị TRUE FALSE Hàm cần đối trả TRUE, tất đối sai trả FALSE Cú pháp: =OR(Logical1, Logical2, …) c Hàm NOT Hàm NOT lấy phủ định điều kiện đối Logical trả kết giá trị Logic TRUE=1 (đúng) FALSE=0 (sai) Cú pháp: =NOT(Logical) Trang 121 Giáo trình môn Tin học d Hàm IF Hàm dùng để lựa chọn hai, kiểm tra điều kiện đối số Logical_test trả đối Value_if_true, ngược lại sai trả đối Value_if_false Cú pháp: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false) Giải thích: - Logical_test: Là điều kiện cho trước bất kỳ, điều kiện phải trả TRUE hay =1 FALSE hay =0 - Value_if_true: Đối số bất kỳ, thể kiểm tra điều kiện đối Logical_test (TRUE hay =1) - Value_if_false: Đối số bất kỳ, thể kiểm tra điều kiện đối Logical_test sai (FALSE hay =0) 3.4.3 Nhóm hàm thống kê a Hàm COUNTIF Hàm trả giá trị số ô hàm thoả điều kiện Cú pháp: =COUNTIF(Range, Criteria) Giải thích: - Range: Là dãy ô để thực việc kiểm tra theo tiêu chuẩn - Criteria: Là số, biểu thức hay chuỗi để xác định cần đếm đối số dựa đối số Range để kiểm tra b Hàm SUMIF Hàm trả giá trị tổng dãy ô hàm thoả điều kiện Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) Giải thích: - Range: Là dãy ô để thực việc kiểm tra theo tiêu chuẩn - Criteria: Là số, biểu thức hay chuỗi để xác định cần tính tổng đối số dựa đối số Range để kiểm tra - Sum_range: Dãy ô tính tổng c Hàm RANK Hàm trả thứ hạng số dãy ô cho trước Cú pháp: =RANK(Number, Ref, Order) Giải thích: - Number: Là số muốn xem thứ hạng - Ref: Một mảng, địa dãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng - Order: Đối có giá trị số 1, qui định cách xếp thứ hạng + Nếu Order=1: Excel xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn + Nếu Order=0: Excel xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đến nhỏ + Nếu bỏ qua đối Excel hiểu Order = Trang 122 Giáo trình môn Tin học 3.4.4 Nhóm hàm xử lý chuỗi a Hàm LEFT Hàm trả số ký tự bên trái chuỗi cho trước đối Text Cú pháp: =LEFT(Text, Num_chars) Giải thích: - Text: Là chuỗi để lấy ký tự - Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy (số nguyên) b Hàm RIGHT Hàm tương tự hàm LEFT lấy ký tự bên phải chuỗi ký tự Cú pháp: =RIGHT(Text, Num_chars) c Hàm MID Hàm có công dụng chọn lấy ký tự chuỗi cho trước Ký tự đầu lấy vào đối Start_num tiếp tục lấy ký tự số ký tự lấy đối Num_chars kết thúc Cú pháp: =MID(Text, Start_num, Num_chars) Giải thích: - Text: Là chuỗi để lấy ký tự - Start_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự - Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy d Hàm LEN Hàm trả chiều dài chuỗi ký tự, khoảng trắng xem ký tự Cú pháp: =LEN(Text) e Hàm LOWER Hàm có tác dụng chuyển tất chữ hoa thành chữ thường Cú pháp: =LOWER(Text) f Hàm PROPER Hàm có tác dụng chuyển chuỗi sang dạng chữ đầu từ thành chữ hoa Cú pháp: =PROPER(Text) g Hàm UPPER Hàm chuyển chuỗi văn thành chuỗi hoa Cú pháp: =UPPER(Text) h Hàm VALUE Hàm chuyển chuỗi số thành giá trị số Cú pháp: =VALUE(Text) Ví dụ: =VALUE(“2016”) => 2016 (Số nguyên có giá trị hai ngàn không trăm mười sáu) Trang 123 Giáo trình môn Tin học 3.4.5 Nhóm hàm xử lý ngày tháng a Hàm DAY Trả giá trị ngày liệu loại ngày tháng năm, chuỗi số chuỗi văn chẳng hạn: "4- 5- 03" "15- Apr- 1995", Excel tự động chuyển thành liệu ngày tháng năm Cú pháp: =DAY(Serial_number) Giải thích: Serial_number: Là giá trị ngày, tham chiếu ô chứa ngày tháng hay văn cặp dấu ngoặc b Hàm MONTH Hàm trả giá trị tháng liệu loại ngày tháng năm Cú pháp: =MONTH(Serial_number) c Hàm YEAR Hàm trả giá trị năm, ô hành loại liệu ngày tháng năm Cú pháp: =YEAR(Serial_number) d Hàm NOW Hàm trả ngày hành hệ thống máy vị trí ô hành Cú pháp: =NOW() Hàm đối số e Hàm TODAY Hàm trả giá trị ngày tháng năm hành ô kích hoạt Nhưng cho biết ngày tháng năm không phút giây Cú pháp: =TODAY() Hàm đối số f Hàm WEEKDAY Hàm trả giá trị thứ tuần (số nguyên) ô hành liệu nhập vào loại ngày tháng năm Cú pháp: =WEEKDAY(Serial_number, Return_type) Giải thích: - Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, chuỗi văn hay dạng khác ngày tháng năm, chẳng hạn: "4- 29- 03" "29- Apr- 2003" với dạng Excel tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm - Return_type: Đối định cách biểu diễn kết quả, có ba giá trị 1, để biểu diễn kết sau: + Nếu nhập vào giá trị số cho đối Return_type: Excel quy định số chủ nhật, số thứ hai… số thứ bảy + Nếu nhập vào giá trị số cho đối Return_type: Excel quy định số thứ hai, số thứ ba… số chủ nhật + Nếu nhập vào giá trị số cho đối Return_type: Excel quy định số thứ hai, số thứ ba… số chủ nhật + Nếu bỏ qua đối Excel hiểu giá trị số Trang 124 Giáo trình môn Tin học g Hàm DATE Hàm trả kết ngày tháng định dạng ứng với ngày tháng năm nhập vào Cú pháp: =DATE(Year, Month, Day) Giải thích: - Year: Số năm, số năm nằm khoảng từ 1990 đến 1999 - Month: Số tháng năm, giá trị lớn 12 Excel tự đổi 12 tháng =1 năm trả kết số năm + số năm quy đổi số tháng năm - Day: Số ngày tháng Nếu số lớn số ngày tháng, lúc Excel tự động đổ 30 hay (28, 29, 31) ngày=1 tháng, trả kết số tháng+ số tháng qua đổi số ngày tháng 3.4.6 Nhóm hàm tìm kiếm tham chiếu a Hàm HLOOKUP Hàm có công dụng tìm hàng bảng trả giá trị hàng cùng, với kiểm tra cột tương ứng giá trị trả thoả mãn điều kiện Cú pháp: = HLOOKUOP ( lookup_value, Table_array, Row_ index_num , Range_lookup) Giải thích: - Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm - Table_array: Là mảng, tên, dãy hay vùng để tìm kiếm thông tin - Row_index_num: Thứ tự hàng cần tìm - Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) định hàm so xác hay tương đối số Lookup_value + Nếu Range_lookup=1 (TRUE): So tương đối + Nếu Range_lookup=0 (FALSE): So xác + Nếu bỏ qua đối Excel hiểu Range_lookup =1 b Hàm VLOOKUP Hàm thực tìm giá trị định đối Lookup_value, tìm cột bảng cho trước Kết giao hàng vừa tìm với cột định đối Col_index_num Cú pháp: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup) Giải thích: - Lookup_value: Giá trị cần tìm cột thứ bảng giới hạn - Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm - Col_index_num: Số thứ tự cột bảng giới hạn để trả kết - Range_lookup: Tương tự hàm HLOOKUP Trang 125 Giáo trình môn Tin học 3.5 Làm việc với bảng liệu 3.5.1 Khái niệm bảng liệu Trong Microsoft Excel, ta dễ dàng sử dụng danh sách bảng liệu hay sở liệu (database) Khi thực công việc tìm kiếm, xếp, lọc liệu, tổng hợp liệu theo nhóm (subtotal),… Microsoft Excel tự động sử dụng phần tử sau danh sách để tổ chức liệu Các cột (column) danh sách trường (Fields) bảng liệu Các nhãn cột (tên cột) danh sách tên trường (Field name) bảng liệu, gọi hàng tiêu đề Mỗi hàng (row) danh sách mẩu tin (record) bảng liệu Ví dụ: Danh sách học sinh sau tương ứng với bảng liệu (cơ sở liệu) gồm trường có tên MSHS, HỌ TÊN, TOÁN, LÝ, HÓA, ĐIỂM THƯỞNG, ĐIỂM TB, XẾP LOẠI Mỗi hàng, kể từ hàng thứ hai trở tương ứng với mẩu tin bảng liệu MAHS 01A 02A 02B 03A 04A 03B 03C 04B 05A 05C HỌ TÊN Trần Quang Ân Lê Hải Hà Lê Minh Quang Phan Văn Nam Đặng Bá Thành Hồ Thu Thuỷ Trần Thị Thu Mai Thu Vân Phan Thị Xuân Lê Kim Yến TOÁN LÝ HOÁ 10 7 10 10 8 10 ĐIỂM THƯỞ NG ĐIỂM TB XẾP LOẠI 3.5.2 Sắp xếp liệu Để xếp liệu bạn thực theo bước sau đây: Bước 1: nhắp chọn vào cột cần xếp vùng liệu Bước 2: Từ công cụ Ribbon nhắp chọn Tab Data sau tìm tới nhóm Sort & Filter Trong nhóm bạn chọn biểu tượng Sort A to Z để xếp liệu giảm dần, chọn biểu tượng Sort Z to A để xếp liệu tăng dần Ngoài bạn chọn nútCustum Sort để có nhiều tùy chọn xếp Trang 126 Giáo trình môn Tin học Để bổ sung điều kiện xếp bạn nhắp chọn nút Add Level sau chọn trường cần lọc ô Sort By kiểu xếp ô Order 3.5.3 Lọc liệu Lọc cách dễ dàng nhanh chóng để tìm làm việc với liệu vùng liệu chọn Vùng liệu lọc hiển thị mẫu tin đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn định cho trường Excel cung cấp hai cách lọc khác AutoFilter dùng để lọc tự động với tiêu chuẩn đơn giản Advanced Filter dùng để lọc cho tiêu chuẩn phức tạp Việc lọc không giống việc xếp, lọc mẫu tin có tác dụng che tạm thời mẫu tin mà bạn không muốn hiển thị không xếp trật tự mẫu tin Khi lọc mẫu tin, bạn chỉnh sửa, định dạng mẫu tin sở liệu mà không ảnh hưởng đến mẫu tin khác Trong tài liệu trình bày cách lọc tự động AutoFilter Lọc tự động cách lọc đơn giản nhanh Trong bạn chọn tiêu chuẩn Excel phát thấy có trường liệu bạn sử dụng câu lệnh theo Các bước thực sau: - Chọn tới vùng liệu cần lọc - Từ công cụ Ribbon nhắp chọn Tab Data tìm tới nhóm lệnh Sort & Filter Khi vùng liệu dòng ô xuất biểu tượng hình tam giác nhỏ phía góc phải - Bây muốn lọc theo cột bạn nhắp chọn biểu tượng hình tam giác cột Một danh sách xuất menu nhanh Khi bạn di chuyển chuột đến mục menu nhanh xuất bên trái liệt kê màu Cell có cột thời bạn chọn màu để xếp liệu theo màu Trang 127 Giáo trình môn Tin học - Filter by Color: Lọc liệu theo màu Cell Khi bạn di chuyển chuột đến mục menu nhanh xuất bên trái liệt kê màu Cell có cột thời bạn chọn màu để lọc liệu theo màu Lưu ý: + Trường hợp bạn muốn lọc Cell màu bạn chọn mục No Fill + Nếu muốn hủy giá trị lọc bạn nhắp chọn lại mục đánh dấu lọc trước - Text Filters: Lọc liệu dạng Text Khi di chuyển tới mục danh sách xuất bên tay trái bạn chọn: + Equals…: Lọc giá trị bằng… Sau nhắp chọn mục hộp thoại xuất hình đây: Bạn nhập giá trị cần tìm hộp thoại bên tay trái, giả sử muốn tìm nhân viên có họ tên “Đặng Minh Tuấn” Cuối nhắp nút OK để hoàn tất Lưu ý: Ngoài việc gõ trực tiếp giá trị cần lọc bạn nhắp vào ô hình tam giác cuối ô nhập để chọn xác giá trị cần lọc như: does not equal, begins with, ends with, contains, … Trang 128 Giáo trình môn Tin học 5.6 In ấn 5.6.1 Định dạng trang in Bạn cần định dạng cho trang in trước thực việc in hai cách sau đây: Cách 1: Sử dụng công cụ Ribbon - Từ công cụ Ribbon bạn nhấp chọn Tab Page Layout - Margin: Căn lề cho trang in, bạn nhấp chọn mục lệnh danh sách xuất Chúng ta chọn mẫu có sẵn nhấp mục Custom margin… để có thêm lựa chọn Sau chọn lệnh Custom Margin hộp thoại Page Setup xuất hình đây: - Orientation: Chọn chiều cho trang giấy in, nhấp chọn lệnh có hai lựa chọn Portrait (in theo chiều dọc khổ giấy) Landscape (in theo chiều ngang khổ giấy) - Size: Chọn khổ giấy cho trang in, bạn nhấp chọn lệnh danh sách liệt kê khổ giấy xuất hiện, thông thường chọn khổ giấy A4 để in văn Ngoài mẫu có sẵn bạn chọn More page size để tùy chỉnh khổ giấy theo yêu cầu sử dụng - Print Area: Chọn vùng in, bạn chọn vùng liệu cần in sau nhấp chuột vào biểu tượng chọn Set print area Trang 129 Giáo trình môn Tin học Như thực in ấn máy tính in vùng liệu mà bạn chọn thiết lập vùng in ấn Nếu muốn hủy đánh dấu vùng in ấn bạn chọn lại vùng liệu thiết lập lúc trước nhấp chọn lại biểu tượng Print Area chọn Clear print area - Print title: Trong trường hợp muốn tiêu đề cho tất trang bạn chọn lệnh Hộp thoại Page setup xuất trỏ tới Tab Sheet hình đây: Bạn nhấp chọn vào ô vuông nhỏ phía bên phải mục Row to repeat at top: Một hộp thoại nhỏ (Page setup – Rows to repeat at top) xuất bạn nhấp chuột chọn tới dòng tiêu đề cần in cho tất trang, địa dòng chọn lấy vào hộp thoại xuất lúc trước Tiếp theo bạn nhấn Enter để xác nhận nhấp OK hộp thoại Page Setup để lưu lại thay đổi Cách 2: Sử dụng hộp thoại Page Setup, để sử dụng hộp thoại bạn nhấp chọn biểu tượng Page setup phía góc phải nhóm lệnh Page Setup Trang 130 Giáo trình môn Tin học Hộp thoại Page setup xuất hình đây: Tab Page + Orientation: xác định hướng trang giấy để in liệu Portrait: in liệu theo chiều dọc trang giấy Landscape: liệu theo chiều ngang trang giấy + Scaling: xác định tỷ lệ liệu in giấy thay đổi in khít với chiều ngang hay chiều dọc giấy Có chức cho bạn chọn sau: Adjust to: thay đổi tỷ lệ liệu in giấy, giá trị nằm khoảng từ 10% đến 400%, mặc định 100% Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang giấy Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc trang giấy Pager Size: lựa chọn khổ giấy Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách khổ giấy chọn khổ giấy thích hợp Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa số chấm điểm Inch, số lớn in liệu mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số chất lượng in Thông thường người bạn chọn 600dpi Fist Page Number: định đánh số trang cho bảng tính có nhiều số trang + Nhấp nút Print, Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trước in tuỳ chọn in Tab Margin + Top: định khoảng cách từ mép trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 1Inch + Header: định khoảng cách tiêu đề đầu trang Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.5Inch + Left: định khoảng cách từ mép trái trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.75 Inch + Right: định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.75 Inch + Bottom: định khoảng cách từ mép trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách Inch Trang 131 Giáo trình môn Tin học + Footer: định khoảng cách tiêu đề cuối trang Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.5Inch + Chức Horizontally: Nếu nhấp chọn chức Excel in liệu tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn Excel in liệu bên trái tờ giấy + Chức Vertically: Nếu nhấp chọn chức Excel in liệu tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọn Excel in liệu bên trái tờ giấy + Nhấp nút Print, Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trước in tuỳ chọn in Tab Header / Footer: In tiêu đề đầu cuối trang + Header Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn danh sách mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang + Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý Nhấp vào nút Custom Header hộp thoại sau lên sau: Trang 132 Giáo trình môn Tin học Các biểu tượng hộp thoại: Biểu tượng Công dụng Mã Biểu tượng dùng để định dạng Font chữ cho tiêu đề, &[Page] In số trang hành &[Page] In tổng số trang bảng tính &[Date] Hiển thị ngày hành &[Time] Hiển thị hành &[Path]&[File] Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin bảng tính tên tập tin bảng tính sử dụng &[File] Hiển thị tên tập tin bảng tính sử dụng &[Tab] Hiển thị tên bảng tính hành &[Picture] Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên vào Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh đưa vào bước + Left Section: Khung cho phép bạn nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên góc bên trái trang giấy + Center Section: Khung cho phép bạn nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên trang giấy + Right Section: nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên góc bên phải trang giấy + Custom Footer: Tương tự nút Custom Header + Nhấp nút Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trớc in tuỳ chọn in 5.6.2 Xem trước in (Print Preview) Thông thường trước in giấy nên xem trước cách in bảng tính lên hình để xem trước Nếu đạt yêu cầu ta tiến hành in giấy, ngược lại ta chỉnh sửa lại Trang 133 Giáo trình môn Tin học Cách thực hiện: - Chọn biểu tượng Print Preview and Print công cụ nhanh vào tab FILE chọn Print - Kiểm tra bảng tính hình ta thay đổi kích thước trang hiển thị biểu tượng Zoom to Page góc bên phải hình 5.6.3 In bảng tính Để in bảng tính ta thực theo cách sau đây: Cách 1: Nhấn biểu tượng Print Quick Access Toolbar Với cách văn in tất trang máy in mặc định máy tính Với văn chứa nhiều nội dung bạn không nên sử dụng cách dễ dẫn đến tình trạng máy in bị hóc giấy trừng in nhiều trang lúc Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P nhấp chọn Menu File chọn Print Khung bên trái chứa tùy chọn in ấn, khung bên phải hình xem trước in trang văn Dưới ý nghĩa cách tùy chọn tham số trước in ấn: - Number of copy: Số chép từ in, ví dụ bạn muốn in hợp đồng thành để gửi khách hàng lưu lại bạn điền giá trị - Print: Chọn máy in để in văn bản, máy tính có nhiều máy in khác bạn cần phải định máy in in văn bản, không Microsoft Word 2013 lấy máy in mặc định máy tính - Print What: Cho phép tùy chọn trang in, bạn nhập vào trang bắt đầu in mục Pages trang cuối in mục To Ngoài bạn nhấp vào Active Sheets để có thêm tùy chọn + Active sheets: Chỉ in Sheet thời + Entire workbook: In toàn Sheet có WorkBook + Selection: Chỉ in vùng liệu chọn - Other Settings: Các tùy chọn khác in ấn + Collated: Tương tự Word + Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc + Chọn khổ giấy cho văn + Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in Cuối bạn nhấp chọn nút Print để thực in văn Trang 134 [...]... nhiều dạng khác bằng các vào hộp thoại Format Cells và chọn Tab Border rồi chọn dạng thích hợp Trang 95 Giáo trình môn Tin học 3.2.3 Lưu bảng tính (Workbook) Sau khi kết thúc làm việc với một File Excel bạn cần lưu nó lại trên ổ đĩa cứng để có thể sử dụng ở các lần tiếp theo Với Microsoft Excel 2013 bạn có thể lưu một Workbook bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhắp chọn biểu tượng Save trên thành công... Number Formatting: Chọn công thức và định dạng + Keep Source Formatting: Giữ nguyên định dạng gốc + No Border: Không có Border + Keep Source Column Widths: Giữ nguyên độ rộng của cột + Transpose: Chuyển cột thành hàng, và ngược lại * Trong mục Paste values + Values: Chỉ chọn dữ liệu + Values & Number Formatting: Chọn dữ liệu và định dạng Trang 101 Giáo trình môn Tin học + Values & Source Formatting: Dữ... số học (cộng và trừ) và các phép toán tử quan hệ c Kiểu số học Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như + , - , * , (), =, $, % Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô Trang 114 Giáo trình môn Tin học. .. dưới đây: Trang 106 Giáo trình môn Tin học Bạn có thể chọn tới một kiểu định dạng bất kỳ như kiểu tiền tệ, kiểu phần trăm, hay kiểu số thông thường,… Accounting number format: Định dạng dữ liệu số kiểu dữ liệu kế toán, để thực hiện bạn nhắp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, một danh sách liệt kê xuất hiện Nếu không ưng ý với những mẫu có sẵn bạn có thể nhắp chọn mục More Accouting Formats… Trong... mục File Name, cuối cùng nhắp nút Save để lưu lại văn bản Lưu ý: Để lưu lại File Excel với một tên khác bạn chọn nút Save As trong cửa sổ Menu File Các thao tác còn lại giống như khi chọn nút Save 3.2.4 Mở một bảng tính đã tồn tại Để mở một File Excel đã tồn tại bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Khởi động Microsoft Excel 2013, từ thanh Quick Access Toolbar nhắp chọn biểu... độ ưu tiên bằng nhau, Excel tự động thực hiện từ trái qua phải Toán tử Độ ưu tiên () 1 (cao nhất) ^ 2 * và / 3 + và - 4 =, =, và NOT, AND, OR 5 (thấp nhất) d Kiểu dữ liệu Formula Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng (=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử (số học, luận lý, quan hệ) Trang 115 Giáo trình môn Tin học Trong ô có kiểu dữ... chọn sau đây: + Paste: Dán toàn bộ nội dung, định dạng, công thức,… + Values: Chỉ chọn dữ liệu + Fomulars: Chỉ chọn công thức + Transpose: Chuyển cột thành hàng, và ngược lại Trang 100 Giáo trình môn Tin học + Formatting: Chọn định dạng + Paste link: Chọn các đường link d Điền dữ liệu bằng Fillhand Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau hay sắp số thứ tự tăng dần Điều này giúp... dấu ngăn cách hàng nghìn + Negative numbers: Chọn giá trị đầu tiêu Trang 104 Giáo trình môn Tin học j Định dạng dữ liệu trong ô Cách 1: Sử dụng thanh công cụ Ribbon Để định dạng dữ liệu cho Sheet bằng thanh công cụ Ribbon chúng ta quan tâm tới Tab Home, gồm các nhóm lệnh như Clipboard, Font, Alignment và Number - Clipboard: Đã trình bày các phần trước, bao gồm các lệnh cắt dán dữ liệu - Font: Bao gồm... nhắp chọn nút Open Trang 96 Giáo trình môn Tin học 3.2.5 Đóng cửa sổ bảng tính hiện thời Để đóng Workbook hiện thời bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây: Cách 1: Nhắp chọn biểu tượng Menu File các lựa chọn xuất hiện nhắp chọn nút Close Cách 2: Nhắp chọn nút Close window phía góc trên bên phải màn hình ứng dụng Lưu ý: Nếu Workbook hiện thời của bạn chưa lưu, chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại... ô Row Height, sau đó nhấn nút OK để xác nhận - AutoFit Row Height: Chọn lệnh này để chương trình tự động thiết lập chiều cao cho dòng Cách 3: Bạn có thể thay đổi chiều cao cho dòng bằng cách nhắp chuột phải lên phần tiêu đề của dòng cần thay đổi chiều cao, sau đó chọn Row Height… Trang 111 Giáo trình môn Tin học Hộp thoại Row Height xuất hiện, bạn thiết lập chiều cao cho dòng trong ô Row Height Cuối