Tài liệu Giáo trình tin học văn phòng Microsoft Word pdf

 Giáo trình tin học văn phòng Microsoft Word Văn phòng UBND tỉnH ĐIệN BIÊN giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word tRUNG TÂM TIN HọC Chng I SON THO VN BN Bi 1 BT U VI MICROSOFT WORD 1. Khi ng: Cỏch 1: Nhn nỳt Start, Chn Programs, chn Microsoft Office, chn Microsoft Office Word 2003. Hỡnh 1: Khi ng chng trỡnh word Cỏch 2: Nhn chut vo biu tng Microsoft Office Word 2003 trờn mn hỡnh nn. 2. Thoỏt ra khi chng trỡnh: Nhn chut vo File chn Exit hoc chn biu tng Close Window trờn gúc phi mn hỡnh. * Lu ý: Khi thoỏt khi chng trỡnh. Cú th Word s nhc ta ghi li tp tin nu tp tin ta cha t tờn hoc ta m mt tp tin ó cú ra sa cha. Cú 3 la chn : Yes - Cú ghi li nhng thay i ca tp tin; No - Khụng ghi li; Cancel - B qua quay li tip tc son tho. V¨n phßng UBND tØnh §iÖn Biªn gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Microsoft Word Trung t©m Tin häc - 2 - * Ghi nhớ: Ta luôn nhớ đặt tên cho văn bản ngay khi bắt đầu vào soạn thảo để đề phòng các sự cố mất điện, sự cố về phần mềm, Virut và các sự cố khác làm mất dữ liệu. - Khi soạn thảo văn bản không nên vừa đánh máy vừa trang trí văn bản. Việc trang trí chỉ nên làm khi đã soạn thảo xong. Bài 2 MÀN HÌNH VÀ CÁC PHÍM CHỨC NĂNG 1. Giới thiệu màn hình chính + Thanh Menu: chứa các menu tập hợp lệnh như File, Edit + Thanh Standar: chứa các công cụ cơ bản như: mở tệp tin (Open), in ấn (Print), sao chép (Copy) Hình 2: Màn hình chính của chương trình soạn thảo văn bản Word Lên/xuống một tran g màn hình Thanh Standard Thanh thước n g an g Thanh Formattin g Thanh c u ốn dọc Thanh Drawin g Thanh c u ốn n g an g Thanh trạn g thái Thanh thước dọc Thanh Men u + Thanh Formatting: chứa các công cụ định dạng văn bản: phông chữ, in đậm, nghiêng + Thanh Drawing: chứa các công cụ vẽ: vẽ đoạn thẳng (line), mũi tên (Arrow), vẽ hình oval, các văn bản nghệ thuật WordArt Trang hiện thời Tổng số trang văn bản Dòng Cột Chế độ đánh chèn/đè H ình 3: Thanh t r ạ n g thái Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489 V¨n phßng UBND tØnh §iÖn Biªn gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Microsoft Word Trung t©m Tin häc - 3 - + Thanh trạng thái: hiển thị trạng thái đang làm việc của văn bản, ví dụ: trang hiện tại là trang 4 trên tổng số 37 trang của văn bản, con trỏ chuột đang ở dòng số 8, cột 29. Chế độ hiện tại là đánh chèn (chế độ đánh đè chữ OVR sẽ sáng, chuyển qua lại giữa chế độ đánh chèn và đánh đè bằng phím Insert trên bàn phím hoặc nháy đúp chuột vào chữ OVR trên thanh trạng thái) + Thanh cuốn ngang: cuốn văn bản theo chiều ngang, bấm vào để dịch chuyển văn bản sang trái, bấm vào để dịch chuyển văn bản sang phải. Có thể bấm giữ vào thanh cuốn ngang kéo để cuốn nhanh văn bản theo chiều ngang. + Thanh cuốn dọc: cuốn văn bản theo chiều dọc, bấm vào để dịch chuyển văn bản lên trên, bấm vào để dịch chuyển văn bản xuống dưới. Có thể bấm giữ vào thanh cuốn dọc kéo để cuốn nhanh văn bản theo chiều dọc. + Thanh thước ngang: hiển thị thước đo ngang văn bản. Có thể nháy đúp vào thước đo ngang để vào thẳng Page Setup. + Thanh thước dọc: hiển thị thước đo dọc văn bản. Có thể nháy đúp vào thước đo dọc để vào thẳng Page Setup. - Thước đo dọc và ngang (Ruler) dùng để canh lề và thiết lập TAB cho văn bản. * Lưu ý: Khi thước đo không hiển thị thì có thể ta đang ở chế độ nhìn Normal View. Để chuyển sang chế độ nhìn có hiển thị thước đo ta thực hiện theo các bước sau: Nhấn vào View trên thanh công cụ Chọn Page Layout. Cũng có thể thước đo đã được dấu hiển thị ta, để hiển thị lại thanh thước đo ta nhấn View đánh dấu kiểm ( √) vào Ruler. 2. Các chế độ nhìn. Thay đổi chế độ nhìn để xem bố cục hoặc chi tiết văn bản; Ở chế độ phóng to hay thu nhỏ không ảnh hưởng tới văn bản khi in ra. Hộp Zoom Hình 4: Phóng to thu nhỏ màn hình Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489 V¨n phßng UBND tØnh §iÖn Biªn gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Microsoft Word Trung t©m Tin häc - 4 - + Để thay đổi chế độ nhìn phóng to, thu nhỏ văn bản ta nhấn mũi tên xổ xuống, chọn phần trăm thích hợp (hoặc gõ số phần trăm và nhấn Enter) trong hộp Zoom trên thanh công cụ. Ví dụ: Cần nhìn ở chế độ 120%, ta bôi đen và gõ số 120 vào hộp Zoom (không cần gõ % sau số 120) - Chế độ nhìn Normal (Chế độ nhìn bình thường): ở chế độ nhìn này sẽ có khung hiển thị văn bản rộng nhất, thích hợp trong khi soạn thảo. - Chế độ nhìn Online Layout (Chế độ nhìn trực tuyến): thích hợp khi cần xem theo các đề mục của văn bản. - Chế độ nhìn Page Layout (Chế độ nhìn trình bày): Chế độ nhìn này thích hợp trong khi soạn thảo và chỉnh sửa văn bản. - Chế độ nhìn Outline Layout (Chế độ nhìn bố cục cách trình bày văn bản): Thích hợp khi chỉnh sửa các đề mục của văn bản. + Chuyển qua lại giữa các kiểu nhìn trong Menu View trên thanh công cụ hoặc nhấn biểu tượng các chế độ nhìn phía dưới, bên trái của màn hình. Normal View Online Layout View Page Layout View Outlayout View H ình 5: Các chế đ ộ nhìn Ngoài ra còn có chế độ nhìn xem trước trang in (Print Preview) nhấn biểu tượng kính lúp trên thanh công cụ, chế độ này nhìn tổng thể trang văn bản trước khi in. 3. Chức năng chủ yếu của 1 số phím dùng để soạn thảo. + Phím Shift: Khi nhấn giữ đồng thời gõ vào một ký tự trên bàn phím thì: đối với phím chữ nếu đang gõ chữ thường sẽ chuyển sang chữ in hoa; đối với các phím số sẽ chuyển sang ký tự tương ứng được ghi phía trên phím số. Ví dụ: muốn gõ ký tự % ta phải nhấn phím Shift và gõ phím số 5. + Phím Caps Loock: Chuyển bàn phím sang đánh chữ in hoa khi đang gõ chữ thường và ngược lại. + Phím Tab: mỗi lần nhấn sẽ thụt đầu dòng vào một khoảng dừng TAB. Mặc định là 1,25cm. + Phím Space Bar (phím cách): Dùng để đẩy ký tự sang bên phải hoặc chèn khoảng trắng giữa các ký tự. 4. Di chuyển dấu chèn. - Dấu chèn: là một đoạn thẳng đứng hình chữ (I) xuất hiện trên cửa sổ màn hình cho ta biết vị trí các ký tự được nhập vào. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489 V¨n phßng UBND tØnh §iÖn Biªn gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Microsoft Word Trung t©m Tin häc - 5 - + Các lệnh chính di chuyển dấu chèn bằng bàn phím: Nếu dùng bàn phím số ở phía phải ta phải bật phím Num Look. ĐỂ DI CHUYỂN BẤM PHÍM Sang trái một ký tự → Sang phải một ký tự ← Lên một dòng ↑ Xuống một dòng ↓ Cuối một dòng End Đầu một dòng Home Lên một trang màn hình PgUP (Page Up) Xuống một trang màn hình PgDn (Page Down) Xuống cuối của tư liệu Ctrl + End Lên đầu của tư liệu Ctr+Home + Di chuyển dấu chèn bằng chuột: - Bấm chuột vào vị trí cần di chuyển tới *Lưu ý: Ta chỉ có thể di chuyển dấu chèn tới một vị trí khi vị trí đó đã được đánh dấu dòng. 5. Sửa và xoá. + Khi ký tự gõ sai ở phía trước dấu chèn, ta có thể dùng phím Backspace để xoá ký tự. Khi ký tự gõ sai ở sau dấu chèn ta dùng phím Delete để xoá. - Nếu xoá nhiều ký tự, ta chọn khối ký tự muốn xoá và nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc nút Cut trên thanh công cụ (biểu tượng hình ). + Muốn xuống dòng, bắt đầu một dòng mới nhấn phím Enter. + Muốn thêm một hoặc nhiều dòng trắng trong văn bản ta gõ Enter một hoặc nhiều lần. + Muốn xoá khoảng trắng giữa 2 dòng ta đặt dấu chèn vào cuối dòng trên bấm phím Delete hoặc đặt dấu chèn vào đầu dòng của đoạn văn bản dưới bấm phím Backspace. + Để đẩy các ký tự hoặc dòng văn bản sang bên phải ta đặt dấu chèn vào trước ký tự. Dùng phím Tab hoặc phím Space (phím dài nhất trên bàn phím) để đẩy. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489 V¨n phßng UBND tØnh §iÖn Biªn gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Microsoft Word Trung t©m Tin häc - 6 - Bài 3 CÁCH GÕ TIẾNG VIỆT TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. Các kiểu gõ tiếng Việt: Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt, kiểu gõ thông dụng nhất ở Miền Nam là kiểu gõ VNI kiểu gõ này dùng các phím số để gõ dấu; ở Miền Bắc thường dùng kiểu gõ TELEX theo bảng mã Tiêu chuẩn Việt Nam (Unicode). a. Qui ước gõ tiếng Việt theo kiểu gõ TELEX: Dùng Font Unicode mã Unicode, là loại font được dùng hầu hết tại các tỉnh khu vực phía Bắc và Hà nội. DẤU KÝ HIỆU BÀN PHÍM Huyền ` F Sắc / S Hỏi ’ R Ngã ~ X Nặng . J Xoá dấu Z Â Â AA Ă Ă AW Ê Ê EE Ô Ô OO Ư Ư W, ] , UW Ơ Ơ [ , OW Đ Đ DD Quy ước, ý nghĩa của các phím với bộ gõ theo kiểu Telex * Lưu ý: Cặp chữ ƯƠ rất hay gặp trong tiếng Việt, để gõ nhanh có thể dùng 2 phím ][ gần nhau để đạt được tốc độ cao do giảm một nửa số thao tác do phải gõ các phím cách xa nhau UWOW. - Trong trường hợp gõ sai dấu ta có thể gõ lại dấu đúng ngay sau nguyên âm, chương trình sẽ tự động sửa lại dấu không phải xoá chữ để gõ lại, nếu muốn bỏ dấu thì ta chỉ việc gõ chữ Z. - Các phím dấu chỉ có tác dụng theo ngữ cảnh tức là nếu không có nguyên âm nào trong vùng tác dụng thì nó vẫn hiển thị như trong chế độ tiếng Anh, ví dụ phím F nếu đi sau chữ A thì sẽ thành chữ À, còn nếu gõ riêng nó vẫn hiện chữ F, Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489 Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học - 7 - - Mun gừ cỏc ch: W, J, S, R, X, F ta gừ phớm ú 2 ln liờn tip. Vớ d: mun gừ ch W ta gừ WW. - Mun gừ hai ch O ta gừ phớm O ba ln liờn tip. Vớ d: Noong Nhai ; ta gừ Nooong Nhai. b. Cỏch gừ ting Vit vi b gừ VNI: Font VNI do cụng ty Vietnam International (USA) phỏt trin, l font ch 2 byte thng c s dng trong khu vc phớa Nam v nc ngoi. Font ny thng bt u bng ch: VNI-xxx.TTF. Vớ d: VNI-Time Quy c, ý ngha ca cỏc phớm vi b gừ theo kiu VNI - Phớm s s 1 = Du sc - Phớm s s 2 = Du huyn - Phớm s s 3 = Du hi - Phớm s s 4 = Du ngó - Phớm s s 5 = Du nng - Phớm s s 6 = Du m ca ch õ, ờ v ụ - Phớm s s 7 = Du rõu ca ch v - Phớm s s 8 = Du trng ca ch - Phớm s s 9 = Du gch ngang ca ch - Phớm s s 0 = Kh du (xoỏ du) Vớ d: Gừ dũng ch Nc chy ỏ mũn bng dóy cỏc phớm sau: Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n hoc Nu7o7c1 chay3 d9a1 mon2 Dựng phớm <Ctrl> gừ cỏc ch s v cỏc ký t <!,@.#,(,) > sau cỏc nguyờn õm. Vớ d: A! = A<Ctrl>! Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489 V¨n phßng UBND tØnh §iÖn Biªn gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Microsoft Word Trung t©m Tin häc - 8 - c. Gõ tiếng Việt với Font Unicode. Font Unicode với kích thước mã gấp 256 lần so với các mã 8-bit hiện hành (TCVN 5712, VNI ) Unicode (16-bit) có đầy đủ các ký tự tiếng Việt và khắc phục được các lỗi tranh chấp với các ký tự điều khiển (mất chữ ư, ơ, ả trong TCVN, VNI ) Các văn bản tiếng Việt được soạn bởi font Unicode sẽ hiển thị chính xác tiếng Việt dù có được mở bằng bất cứ máy tính nào trên thế giới có sử dụng Unicode. Việc chuyển sang sử dụng font Unicode của Việt Nam là một điều tất yếu. Bộ Khoa học - CNMT đã chính thức phê chuẩn việc sử dụng bộ font Unicode 16-bit thống nhất trên toàn quốc. Các máy tính dùng hệ điều hành Windows 98SE, ME, 2000, XP hoặc có cài Office 2000, XP, Office 2003 đã có sẵn các font Unicode: Arial, Courier New, Microsoft Sans Serif, Palatino Linetype, Tahoma, Time New Roman, Có hai cách để gõ tiếng Việt bằng font Unicode: + Sử dụng các bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ Unicode như: Unikey, Vietkey 2000 + Sử dụng keyboard có sẵn của Windows 2000, Windows XP Tuy nhiên, do việc sử dụng keyboard có sẵn của Windows hơi phức tạp vì bộ gõ này có qui định kiểu gõ riêng nên việc sử dụng bộ gõ tiếng Việt có hỗ trợ Unicode là lựa chọn tốt nhất. + Cách gõ Unicode với bộ gõ Unikey: - Các máy tính cài bộ gõ Unikey có thể sử dụng font Unicode bằng cách: 1- Bấm phải chuột vào biểu tượng Unikey ở khay đồng hồ (góc dưới, bên phải màn hình) chọn kiểu gõ TELEX, bộ gõ Unicode. 2- Trong cửa sổ màn hình soạn thảo văn bản Word chọn phông chữ Unicode. Ví dụ: Arial, Courier New, Microsoft Sans Serif, Palatino Linetype, Tahoma, Time New Roman, Verdana - Khi đã chọn đủ hai điều kiện trên, việc gõ tiếng Việt với phông chữ Unicode vẫn dùng cách gõ Telex hoặc VNI như bình thường. Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489 V¨n phßng UBND tØnh §iÖn Biªn gi¸o tr×nh Tin häc v¨n phßng Microsoft Word Trung t©m Tin häc - 9 - * Có thể thay đổi cách gõ trong cửa sổ chính của chương trình Unikey: + Cho hiện cửa sổ Unikey bằng cách: - Bấm phím phải chuột vào biểu tượng Unikey ở khay đồng hồ (góc dưới, bên phải màn hình) chọn Bảng điều khiển [CS+F5] - Chọn kiểu gõ: Telex và bảng mã: Unicode dựng sẵn. 2. Cách gõ 10 ngón: tập luyện với phần mềm MARIO Teaches typing Bàn phím tiêu ch u ẩn v à v ị trí các + Cách đặt tay trên bàn phím (với bàn phím tiêu chuẩn): - Bàn tay trái: Ngón út - A Ngón áp út - S Ngón giữa - D Ngón trỏ - F - Bàn tay phải: Ngón trỏ - J Ngón giữa - K Ngón áp út - L Trung tâm Tin học tỉnh Điện Biên Tel: 023. 827726 - 023.827319 - Fax: 023. 830489 [...]... phớm Enter trờn bn phớm Gừ tờn tp tin cn t Hỡnh 6: Ghi tờn tp tin vo a Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 10 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học 2 Ghi tp tin ó cú thnh mt bn sao khỏc: : Mun ghi tp tin ó cú tờn thnh mt tờn khỏc hoc ghi sang v trớ khỏc (vớ d mun chuyn tp tin sang USB) 2.1 Nhn vo File trờn... bn phớm Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 11 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học Bi 5 BO V TP TIN BNG MT KHU : bo v nhng tp tin quan trng ta cú th t mt khu 1 Nhn Menu File chn Save As 2 Nhn Tools chn Security Options Mt khu m Mt khu thay i Hỡnh 9: t mt khu bo v tp tin Trung tõm Tin hc tnh in Biờn... Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 12 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học 3 Trong hp Password to open (Mt khu m) gừ mt khu vo, nhn OK 4 Xỏc nhn li mt khu trong hp Password to Modify, nhn OK 5 Nhn Save ghi tp tin vo a Tp tin ó c t mt khu * Lu ý: hin nay ó cú cỏc phn mm dũ tỡm c mt khu gõy khú khn cho... 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 13 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học Bi 7 TO MT TP TIN MI : Khi ang son tho mt vn bn, mun son tho mt vn bn khỏc ta cú th to mt tp tin mi - To mt tp tin mi: nhn chut vo biu tng New Blank Document trờn thanh cụng c (Ctrl + N) - Chuyn qua li gia cỏc tp tin ang son tho bng cỏch bm vo nỳt phc hi (Restore... trỳc ca cõu - Trong mt s trng hp cỏc t ting Vit ỏnh vo khụng hin th ỳng ting Vit l do vic ci t b gừ ting Vit vo mỏy cha hon chnh Trong trng hp ny vic tỡm kim v thay th vn thc hin c bỡnh thng Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 23 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học Chng III TO CC VN BN NGH THUT Bi... Menu Insert chn Picture, chn tip WordArt 2 Chn 1 trong cỏc kiu ch ngh thut cú sn v nhn vo nỳt OK 3 Chn Font ch, kớch thc ch v gừ on vn bn mun to kiu ch ngh thut vo hp Text Hỡnh 22: Cỏc kiu ch ngh thut Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 27 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học 4 Nhn OK xỏc nhn + iu chnh... kh giy v l vn bn mc nh cho tt c cỏc tp tin dựng sau ny ta nhn nỳt Default 3 Xem trc trang in Xem trc trang in cú tỏc dng giỳp ta xem trc c b cc ca trang vn bn kp thi tu chnh trc khi in ra giy Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 34 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học - Nhn vo biu tng Print Preview vo... thoi Font gm cú: - Font: cỏc phụng ch, dựng chut hoc mi tờn lờn xung trờn bn phớm chn Hỡnh 11: Thay i phụng ch Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 17 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học - Font Style: cỏc kiu nh dng: Normal - bỡnh thng; Italic nghiờng; Bold - m; Bold-Italic - m nghiờng - Thay i kớch thc... tờn ch xung hp By gim khong cỏch gia cỏc ký Hỡnh 12: Tng gim khong cỏch gia cỏc ký t t (Condensed) 3.3 Nhn OK Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 18 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học 4 To ch s trờn, ch s di bng bn phớm - To ch s trờn: Nhn t hp phớm ( Ctrl + Shift + = ) Mun tt ch s trờn nhn t hp phớm... cho on vn bn - Gim l: nhn vo biu tng Decrease Indent (Tab) - Tng l: Nhn vo biu tng Increase Indent (Shift +Tab) Trung tõm Tin hc tnh in Biờn Tel: 023 827726 - 023.827319 - Fax: 023 830489 - 19 - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học Bi 3 TO THT U DềNG V CCH DềNG T NG CHO VN BN : Cú tỏc dng khi kt thỳc mt on vn bn, nhn Enter xung dũng thỡ chng trỡnh . Giáo trình tin học văn phòng Microsoft Word Văn phòng UBND tỉnH ĐIệN BIÊN giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word tRUNG TÂM TIN HọC. 023. 830489 Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên giáo trình Tin học văn phòng Microsoft Word Trung tâm Tin học - 14 - Bi 7 TO MT TP TIN MI / :