Giáo trình tin học văn phòng microsoft word

GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Bài BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT WORD Khởi động: Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Word 2003 Hình 1: Khởi động chương trình word Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Word 2003 hình Thoát khỏi chương trình: Nhấn chuột vào File chọn Exit chọn biểu tượng Close Window góc phải hình *Lưu ý: Khi thoát khỏi chương trình Có thể Word nhắc ta ghi lại tập tin tập tin ta chưa đặt tên ta mở tập tin có sửa chữa Có lựa chọn : Yes - Có ghi lại thay đổi tập tin; No - Không ghi lại; Cancel - Bỏ qua quay lại tiếp tục soạn thảo GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Bài MÀN HÌNH VÀ CÁC PHÍM CHỨC NĂNG Giới thiệu hình Thanh thực đơn Thước kẻ ngang Cửa sổ soạn thảo tài liệu Thanh công cụ Tthước kẻ dọc Thanh dọc Lên/xuống trang văn Thanh trạng thái Thanh ngang Hình 2: Màn hình chương trình soạn thảo văn Word Cửa sổ soạn thảo tài liệu : Là nơi để gõ văn Toàn nội dung cửa sổ in Thanh thực đơn (Menu Bar) : Thanh thực đơn chứa tập hợp thao tác Microsoft Word Tập hợp thao tác thể theo nhóm chức sử dụng Thanh công cụ (Tool bar): Gồm nhiều công cụ theo nhóm chức khác Sau công cụ : Thanh Standard: Thanh công cụ chuẩn GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Thanh Formatting: Thanh định dạng văn Chứa công cụ định dạng văn bản: phông chữ, in đậm, nghiêng Thanh Drawing: chứa công cụ vẽ: vẽ đoạn thẳng (line), mũi tên (Arrow), vẽ hình oval, văn nghệ thuật WordArt Các thao tác công cụ : Ẩn, hiển thị công cụ Chọn menu View -> Toolbars Chọn (hay bỏ chọn) công cụ mà bạn muốn hiển thị (hoặc ẩn đi) GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Thanh ngang: văn sang trái hay phải, bấm vàođể văn sang phải, bấm vàođể văn sang trái Có thể bấm giữ vào ngang kéo để nhanh văn Thanh dọc: văn lên hay xuống dưới, bấm vàođể văn lên trên, bấm vàođể văn xuống Có thể bấm giữ vào dọc kéo để nhanh văn Thước kẻ ngang: hiển thị thước đo chiều ngang văn Có thể nháy đúp vào thước kẻ ngang để vào thẳng Page Setup (căn chỉnh lề) Thước kẻ dọc: hiển thị thước đo chiều dọc văn Có thể nháy đúp vào thước kẻ dọc để vào thẳng Page Setup Thước kẻ dọc ngang (Ruler) dùng để lề thiết lập điểm dịch (TAB) cho văn * Lưu ý: Khi thước đo không hiển thị ta chế độ nhìn Normal View Để chuyển sang chế độ nhìn có hiển thị thước đo ta thực theo bước sau: Nhấn vào View công cụ Chọn Page Layout Cũng thước đo dấu hiển thị, để hiển thị lại thước đo ta nhấn View đánh dấu kiểm (√) vào Ruler Trang thời Tổng số trang văn Dòng Cột Chế độ đánh chèn/đè Hình 3: Thanh trạng thái Thanh trạng thái (Status Bar) : hiển thị trạng thái làm việc văn bản, ví dụ: trang trang tổng số 37 trang văn bản, trỏ chuột dòng số 8, cột 29 GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Các chế độ nhìn Thay đổi chế độ nhìn để xem bố cục chi tiết văn bản; Ở chế độ phóng to hay thu nhỏ không ảnh hưởng tới văn in Hộp Zoom Hình 4: Phóng to thu nhỏ hình 2.1 Chế độ phóng to, thu nhỏ : * Để thay đổi chế độ nhìn phóng to, thu nhỏ văn ta nhấn mũi tên xổ xuống, chọn phần trăm thích hợp (hoặc gõ số phần trăm nhấn Enter) hộp Zoom công cụ Ví dụ: Cần nhìn chế độ 120%, ta bôi đen gõ số 120 vào hộp Zoom (không cần gõ % sau số 120) 2.2 Chế độ nhìn Normal (Chế độ nhìn bình thường): Chế độ nhìn có hiển thị phần chữ văn bản, hình ảnh phần header, footer không hiển thị 2.3 Chế độ nhìn Print Layout (Chế độ nhìn trình bày): Chế độ nhìn thích hợp soạn thảo chỉnh sửa văn 2.4 Chế độ nhìn Outline (Chế độ nhìn bố cục cách trình bày văn bản): Hiển thị văn dạng cấu trúc để người dùng tổ chức lại cấu trúc văn GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word 2.5 Chế độ nhìn Web Layout : Thể văn dạng trang Web Văn hiển thị chế dộ tự dộng điều chỉnh để thể toàn cửa sổ trang Web * Để chuyển qua lại kiểu nhìn thực sau : C1 - Nhấn vào menu View -> Chọn chế độ nhìn C2 - Nhấn biểu tượng chế độ nhìn phía dưới, bên trái hình Normal View Print Layout View Outline View Hình 5: Các chế độ nhìn Ngoài có chế độ nhìn xem trước trang in (Print Preview) nhấn biểu tượng kính lúp trước in công cụ, chế độ nhìn tổng thể trang văn GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Bài TẠO MỘT TẬP TIN MỚI Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải cất lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng DOC Thường tệp tài liệu bạn cất vào thư mục C:\My Documents đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thông số làm việc với Word Thông thường sau khởi động Word, hình trắng xuất Đó tài liệu mà Word tự động tạo Tuy nhiên trường hợp bạn soạn thảo văn bản, muốn tạo tập tin để soạn thảo văn khác Để tạo tập tin ta thực theo cách sau : + Chọn File -> New nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N + Nhấn chuột vào biểu tượng New Blank Document công cụ - Chuyển qua lại tập tin soạn thảo cách : Nhấn chọn Window -> chọn tập tin muốn chuyển qua - Đóng bớt tập tin : Chọn File | Close ấn vào biểu tượng Close Window (góc bên phải hình) *Lưu ý: - Để tránh tình trạng bị liệu soạn thảo cố điện đột ngột cố khác, ta nhớ mở tập tin soạn thảo phải ghi tập tin vào ổ đĩa đặt tên cho tập tin GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Bài GHI VĂN BẢN VÀO Ổ ĐĨA /: Sau soạn thảo ta cần phải ghi văn vào ổ đĩa để lưu trữ để soạn thảo tiếp vào lần sau - Nên lấy trích yếu nội dung văn để đặt tên cho tập tin - Nên tạo thư mục riêng theo năm, tên người theo kiểu văn để dễ tìm kiếm sau Ghi văn chưa có tên: 1.1 Nhấn vào biểu tượng Save công cụ Standard (biểu tượng đĩa mềm) nhấn vào File công cụ, chọn Save (Ctrl +S) 1.2 Trong hộp xổ xuống Save in chọn ổ đĩa, thư mục muốn ghi vào (Muốn ghi vào ổ USB chọn ổ USB danh sách xổ xuống) Nếu bạn không lựa chọn ổ đĩa thư mục tập tin lưu vào thư mục mặc định My Documents Chọn ổ đĩa thư mục Gõ tên tập tin cần đặt 1.3 Gõ tên cho tập tin vào hộp File Name Hình 6: Ghi tên tập tin vào ổ đĩa 1.4 Nhấn Save nhấn phím Enter bàn phím Trong trường hợp tài liệu lưu vào tập tin (tập tin có tên) sau nhấn Save tất thay đổi tài liệu ghi lại lên đĩa GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Ghi tập tin có thành khác: /: Muốn ghi tập tin có tên thành tên khác ghi sang vị trí khác (ví dụ muốn chuyển tập tin sang ổ USB) 2.1 Nhấn vào File công cụ, chọn Save As (hoặc nhấn phím F12) 2.2 Trong hộp xổ xuống Save in chọn ổ đĩa, thư mục muốn ghi vào 2.3 Giữ nguyên tên cũ, muốn đổi tên gõ tên cho tập tin vào hộp File Name 2.4 Nhấn Save nhấn phím Enter bàn phím Hình 7: Ghi tập tin thành khác Ghi tập tin ổ USB 3.1 Nhấn vào File -> chọn Save As (hoặc nhấn phím F12) 3.2 Trong hộp xổ xuống Save in chọn ổ USB Chọn hộp xổ xuống 3.3 Giữ nguyên tên cũ, muốn đổi tên gõ tên cho tập tin vào hộp File Name 3.4 Nhấn Save nhấn phím Enter bàn phím GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Bài MỞ LẠI TẬP TIN ĐÃ CÓ 1- Nhấn vào biểu tượng Open công cụ nhấn File chọn Open (Ctrl + O) Biểu tượng Open để mở lại tập tin Nhấn vào để chọn ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin cần mở Hình 10: Mở lại tập tin ghi Tìm đường dẫn đến file (nếu cần) chọn file • Các biểu tượng tên hiển thi dọc bên trái (History, My Documents, Desktop, Favorites, My Network Places) nơi lưu trữ file cần mở • Look In : Là nơi lưu trữ file mở Nếu không thấy tên tập tin muốn tìm danh sách, ta phải nhấn mũi tên xổ xuống mục Look In để mở đến ổ đĩa thư mục có chứa tập tin muốn mở • Có thể dùng phím di chuyển (lên, xuống, trái, phải) để lựa chọn file Kích đúp chuột trái vào tên file Hoặc kích chuột trái vào tên file, chọn nút Open Hoặc nhấn chuột vào tên file, nhấn Open Lúc hình MS Word mở nội dung file GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn 10 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word 5- Menu Table (Các lệnh bảng) - Draw Table - Menu với tập hợp lệnh bảng (Căn đoạn văn vào ô, thay đổi viền nét viền bảng ) - Insert Table - Tạo bảng - Merge Cells - Kết hợp ô - Split Cells - Chẻ ô - Distribute Row Evenly - Tự động lấy độ rộng trung bình dòng chọn - Distribute Column Evenly - Tự động lấy độ rộng trung bình cột chọn B- CÁC LỆNH THƯỜNG DÙNG NHẤT TRONG CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD I- CÁC LỆNH VỀ VĂN BẢN VÀ TẬP TIN Tạo tập tin mới: Nhấn biểu tượng New công cụ (biểu tượng tờ giấy trắng) Mở tập tin có: Nhấn biểu tượng Open công cụ (biểu tượng sách mở) Ghi tập tin: Nhấn biểu tượng Save công cụ (biểu tượng đĩa mềm) Ghi tập tin đĩa mềm: Nhấn Menu File\Save As\Nhấn hộp xổ xuống Save In chọn ổ đĩa A\Save In toàn tập tin: Nhấn biểu tượng Print công cụ (Biểu tượng máy in) In tập tin với lựa chọn khác: Nhấn Menu File\Print GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn185 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word II- CÁC LỆNH DÙNG TRONG SOẠN THẢO: 1- Sao chép văn (Copy): Sao chép cách kéo thả: Chọn nguồn\Nhấn Ctrl + nhấn giữ chuột kéo đến vị trí Sao chép công cụ: Chọn nguồn\Nhấn biểu tượng Copy (Ctrl+C)\Di chuyển dấu chèn đến đích\Nhấn biểu tượng Paste (Ctrl+V) 2- Di chuyển văn bản: Di chuyển cách kéo thả: Chọn nguồn\Nhấn giữ chuột kéo thả vào vị trí Di chuyển bàng công cụ: Chọn nguồn\Nhấn biểu tượng Cut (Ctrl+X)\Di chuyển dấu chèn đến đích\Nhấn Paste (Ctrl+V) 3- Quay trở lại thao tác trước: Nhấn Biểu tượng Undo công cụ (Ctrl+Z) Quay trở lại lệnh Undo cách nhấn biểu tượng Redo công cụ (gần biểu tượng Undo) III- ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN: 1- In đậm, nghiêng gạch chân văn bản: Các biểu tượng B (Ctrl+B), I (Ctrl+I), U (Ctrl+U) công cụ 2- Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ: Hộp xổ xuống Font Font Size công cụ nhấn Menu Format\Font Dùng Ctrl+] để tăng cỡ chữ lên cỡ (Point) Dùng Ctrl+[ để giảm cỡ chữ xuống cỡ (Point) 3- Nén giãn khoảng cách ký tự: Nhấn Menu Format\Font\Character Spacing\ Spacing (Nhấn mũi tên lên để giãn, mũi tên xuống để nén) 4- Tạo số trên, số dưới: - Chỉ số trên: Ctrl+Shift+= - Chỉ số dưới: Ctrl+= GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn186 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word 5- Sao chép định dạng: Chọn nguồn\Nhấn biểu tượng Format Painter công cụ (Hình chổi)\Nhấn giữ chuột quét lên văn cần chép 6- Tạo bóng cho đoạn văn bản: Chọn văn bản\Nhấn Menu Format\Borders And Shading\Shading 7- Tạo thụt đầu dòng cách dòng tự động: Chọn Văn bản\Nhấn Menu Format\Paragraph\ Trong hộp xổ Special chọn First Line\Trong hộp Spacing chọn Before tăng lên khoảng 6pt 8- Đánh số thứ tự tự động: Biểu tượng Numbering công cụ 9- Đánh số thứ tự tiếp theo: Nhấn Menu Format\Bullet and Numbering\Chọn kiểu số thứ tự muốn đánh hộp Numbered\Customize, Start at gõ số thứ tự muốn đánh IV- CÁC LỆNH TẠO VĂN BẢN NGHỆ THUẬT 1- Khởi động công cụ vẽ: Nhấn biểu tượng Drawing công cụ Khi khởi động công cụ vẽ hiển thị cuối hình 2- Chèn ký tự đặc biệt: Nhấn Menu Insert\Symbol 3- Chèn hình ảnh: Nhấn Menu Insert\Picture\Clip Art 4- Tạo kiểu chữ nghệ thuật: Nhấn Menu Insert\Picture\ WordArt 5- Tạo chữ thụt đầu dòng (Drop Cap): Nhấn Menu Insert\Drop Cap 6- Tạo hộp văn (Text Box): Nhấn Menu Insert\Text Box V- CÁC LỆNH VỀ BẢNG 1- Tạo bảng mới: Nhấn biểu tượng Insert Table công cụ 2- Chèn thêm dòng vào bảng: Nhấn Menu Table chọn Insert Rows 3- Chèn thêm cột vào bảng: Chọn cột\Nhấn menu Table\Insert Columns GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn187 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word 4- Xoá dòng cột bảng: Chọn dòng cột\Nhấn biểu tượng Cut công cụ Nếu muốn xoá liệu, giữ nguyên dòng cột ta bôi đen liệu muốn xoá nhấn phím Delete bàn phím 5- Kết hợp ô bảng: Chọn ô cần kết hợp\Nhấn Menu Table\Merge Cells 6- Chẻ ô: Chọn ô cần chẻ\Nhấn Menu Table\Split Cells 7- Tạo thay đổi đường viền cho bảng: Chọn bảng\Nhấn Menu Format\Borders and Shading\Borders 8- Thay đổi độ rộng dòng Menu: Chọn dòng\Nhấn Menu Format\Paragraph\Trong hộp Spacing tăng Before After lên khoảng pt 9- Căn khoảng cách trên, văn ô: Chọn văn bản\Nhấn Menu Table\Draw Table\Chọn biểu tượng Centre Vertically 10- Tự động lấy độ rộng trung bình dòng chọn: Nhấn Menu Table\ Distribute Row Evenly 11- Tự động lấy độ rộng trung bình cột chọn: Nhấn Menu Table\ Distribute Column Evenly VI- CĂN CHỈNH LỀ VÀ IN TẬP TIN: 1- Xem trước trang in: Biểu tượng Print Preview (Biểu tượng kính lúp) 2- Chọn khổ giấy ngang: Nhấn Menu File\Page Setup\Page Size\Landscape 3- Chỉnh lề cho tập tin: Nhấn Menu File\Page Setup\Margins GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn188 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word 4- Đánh số trang: Nhấn Menu Insert\Page Numbers\Chọn vị trí đánh số trang hộp Position: Top of Page (Header): đánh đầu trang; Bottom of Page (Footer): đánh chân trang\Chọn vị trí xếp số thứ tự hộp Alignment: Left: Góc trái; Centre: giữa; Right: Góc phải - Bỏ chọn hộp Show number on first page để không đánh số trang trang văn 5- Đánh số trang tiếp theo: Nhấn Menu Insert\Page Numbers\Chọn vị trí đánh số trang hộp xổ Position Alignment\Format\Gõ số trang muốn đánh tiếp vào hộp Start at 6- In văn bản: o Muốn in toàn văn nhấn biểu tượng Print công cụ (Biểu tượng máy in) o In văn với lựa chọn khác: Nhấn Menu File\Print GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn189 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word BẢNG LIỆT KÊ CÁC PHÍM TẮT THƯỜNG DÙNG TT Phím tắt Tác dụng Ctrl+1 Giãn dòng đơn (1) Ctrl+2 Giãn dòng đôi (2) Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 Ctrl+0 (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn Ctrl+L Căn dòng trái Ctrl+R Căn dòng phải Ctrl+E Căn dòng Ctrl+J Căn dòng chữ dàn bên, thẳng lề Ctrl+N Tạo file 10 Ctrl+O Mở file có 11 Ctrl+S Lưu nội dung file 12 Ctrl+O In ấn file 13 F12 Lưu tài liệu với tên khác 14 F7 Kiểm tra lỗi tả tiếng Anh 15 Ctrl+X Cắt đoạn nội dung chọn (bôi đen) 16 Ctrl+C Sao chép đoạn nội dung chọn 17 Ctrl+V Dán tài liệu GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn190 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word 18 Ctrl+Z Bỏ qua lệnh vừa làm 19 Ctrl+Y Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z) 20 Ctrl+Shift+S Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng font chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm 25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng 26 Ctrl+U Bật/tắt chữ gạch chân đơn 27 Ctrl+M Lùi đoạn văn vào tab (mặc định 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M Lùi đoạn văn lề tab 29 Ctrl+T Lùi dòng dòng đầu đoạn văn vào tab 30 Ctrl+Shift+T Lùi dòng dòng đầu đoạn văn lề tab 31 Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn nội dung file 32 Ctrl+F Tìm kiếm ký tự 33 Ctrl+G (hoặc F5) Nhảy đến trang số 34 Ctrl+H Tìm kiếm thay ký tự 35 Ctrl+K Tạo liên kết (link) GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn191 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word 36 Ctrl+] Tăng cỡ chữ 37 Ctrl+[ Giảm cỡ chữ 38 Ctrl+W Đóng file 39 Ctrl+Q Lùi đoạn văn sát lề (khi dùng tab) 40 Ctrl+Shift+> Tăng cỡ chữ 41 Ctrl+Shift+< Giảm cỡ chữ 42 Ctrl+F2 Xem hình ảnh nội dung file trước in 43 Alt+Shift+S Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window 44 Ctrl+¿ (enter) Ngắt trang 45 Ctrl+Home Về đầu file 46 Ctrl+End Về cuối file 47 Alt+Tab Chuyển đổi cửa sổ làm việc 48 Start+D Chuyển hình Desktop 49 Start+E Mở cửa sổ Internet Explore, My computer 50 Ctrl+Alt+O Cửa sổ MS word dạng Outline 51 Ctrl+Alt+N Cửa sổ MS word dạng Normal 52 Ctrl+Alt+P Cửa sổ MS word dạng Print Layout 53 Ctrl+Alt+L Đánh số ký tự tự động 54 Ctrl+Alt+F Đánh ghi (Footnotes) chân trang GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn192 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word 55 Ctrl+Alt+D Đánh ghi dòng trỏ 56 Ctrl+Alt+M Đánh thích (nền màu vàng) di chuyển chuột đến xuất thích 57 F4 Lặp lại lệnh vừa làm 58 Ctrl+Alt+1 Tạo heading 59 Ctrl+Alt+2 Tạo heading 60 Ctrl+Alt+3 Tạo heading 61 Alt+F8 Mở hộp thoại Macro 62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh số (x2) 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh số (o2) 64 Ctrl+Space (dấu cách) Trở định dạng font chữ mặc định 65 Esc Bỏ qua hộp thoại 66 Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có dấu không nên chuyển) 67 Alt+F10 Phóng to hình (Zoom) 68 Alt+F5 Thu nhỏ hình 69 Alt+Print Screen Chụp hình hộp thoại hiển thị hình 70 Print Screen Chụp toàn hình hiển thị 71 Ngoài để sử dụng Menu bạn kết hợp phím Alt+ký tự gạch chân xử lý văn nhanh chóng, hiệu không tổ hợp phím tắt GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn193 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word MỤC LỤC Bài - BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT WORD 1 Khởi động: Thoát khỏi chương trình: Bài - MÀN HÌNH VÀ CÁC PHÍM CHỨC NĂNG Giới thiệu hình 2 Các chế độ nhìn Bài - TẠO MỘT TẬP TIN MỚI Bài 4- GHI VĂN BẢN VÀO Ổ ĐĨA Ghi văn chưa có tên: Ghi tập tin có thành khác: Ghi tập tin ổ USB Bài - MỞ LẠI TẬP TIN ĐÃ CÓ 10 Bài - CÁCH GÕ TIẾNG VIỆT TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 12 Bài - CÁC THAO TÁC TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 17 Di chuyển trỏ soạn thảo 17 Sửa xoá 18 Lựa chọn (bôi đen) văn 18 Chế độ đánh chèn đánh đè 19 Thay vùng chọn văn 20 Sao chép văn (Copy) 20 Di chuyển văn (Move) 21 Phục hồi thao tác soạn thảo văn bản: 22 CHƯƠNG II - ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 23 BÀI - CÁC ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ 24 In đậm, nghiêng gạch chân văn 23 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ 23 GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn194 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Thay đổi khoảng cách ký tự 26 Trang trí chữ cho sinh động 27 Chọn màu chữ 28 Chọn màu văn 29 Tạo số trên, số bàn phím 29 Sao chép định dạng ký tự 30 Sao chép định dạng ký tự 30 BÀI - CÁC ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN 31 BÀI - ĐIỀN SỐ THỨ TỰ, KÝ TỰ ĐẦU DÒNG TỰ ĐỘNG 34 A Điền số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động 34 B Bỏ chế độ đánh số thứ tự đầu dòng: 41 BÀI - TẠO VÀ QUẢN LÝ CÁC STYLE 42 Khái niệm style 42 Phân loại style : 42 Thao tác sử dụng Style 42 3.1 Tạo Style : 42 3.2 Sửa đổi Style : 46 3.3 Xoá Style : 47 3.4 Gán Style cho mẫu định dạng 48 BÀI - ĐÁNH SỐ TRANG CHO VĂN BẢN 49 BÀI - TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN TỰ ĐỘNG 51 TÌM KIẾM CHỮ, TỪ NGỮ : 51 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ TỪ NGỮ TRONG NỘI DUNG FILE VĂN BẢN 52 3.TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ NHỮNG KÝ TỰ ĐẶC BIỆT……………………….…… 54 BÀI - DI CHUYỂN NHANH ĐẾN CÁC VỊ TRÍ CẦN THIẾT 54 BÀI - TẠO TIÊU ĐỀ TRANG (HEADER) VÀ CHÂN TRANG (FOOTER) 55 BÀI - TẠO CHỮ THỤT ĐẦU DÒNG TO (DROP CAP) 60 BÀI 10 - CHIA CỘT CHO ĐOẠN VĂN BẢN 62 BÀI 11 - TẠO DÒNG DẤU CHẤM (……………) NHANH – TABS 64 GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn195 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word BÀI 12 - CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT VÀO VĂN BẢN 66 I Chèn Ngày, tháng, nội dung file văn 66 II Chèn số nội dung khác vào nội dung file văn 67 III Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file 67 BÀI 13 - CHÈN CHÚ THÍCH 71 BÀI 14 - CHÈN GHI CHÚ Ở CHÂN TRANG 72 BÀI 15 - TẠO ĐƯỜNG VIỀN (BORDER) CHO TOÀN BỘ VĂN BẢN 74 BÀI 16 - TẠO ĐƯỜNG VIỀN (BORDER) BAO QUANH ĐOẠN VĂN BẢN 78 Tạo đường viền : 78 Tạo màu cho đoạn văn vừa bao đường viền 80 BÀI 17 - CHÈN NỘI DUNG CỦA FILE.DOC ĐÃ CÓ VÀO NỘI DUNG FILE ĐANG MỞ 82 BÀI 18 - TÍNH NĂNG AUTOCORRECT 84 1.Thêm từ viết tắt 84 2.Xoá từ viết tắt 85 3.Các tuỳ chọn sửa lỗi tả 85 Sao lưu AutoCorrect Microsoft Office 86 CHƯƠNG III - TẠO CÁC VĂN BẢN NGHỆ THUẬT 87 BÀI - TẠO CÁC VĂN BẢN NGHỆ THUẬT VỚI DRAWING 87 Các công cụ tạo văn nghệ thuật 87 Kẻ đoạn thẳng, mũi tên 87 Vẽ hộp hình tròn, hình vuông, chữ nhật công cụ vẽ 87 Chọn kiểu đường viền cho hộp 88 Điều chỉnh chiều cao, chiều rộng hộp 88 Để hiển thị văn hộp: 88 BÀI - CHÈN ẢNH VÀO VĂN BẢN 89 I Chèn ảnh vào nội dung văn 89 II Dán ảnh cách chụp hình máy tính 95 III Chèn ảnh từ file ảnh có máy tính 96 GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn196 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word IV Căn chỉnh ảnh Word 97 BÀI - ĐỂ ẢNH LÀM NỀN MỜ CHO VĂN BẢN 101 BÀI - CÁC KIỂU CHỮ NGHỆ THUẬT 102 BÀI - TẠO HỘP VĂN BẢN (TEXT BOX) 104 CHƯƠNG IV - LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU 105 1- Giới thiệu menu Table (Menu bảng) 105 2- Giới thiệu menu bôi đen kích chuột phải vào bảng: 105 3- Tạo bảng 106 Di chuyển bảng chọn bảng 107 5- Thêm cột & dòng 108 6- Xóa ô, dòng, cột, bảng 109 7- Lựa chọn (bôi đen) bảng 110 8- Nhập ô : Nhóm nhiều ô lại thành ô 110 9- Chia ô 111 10 Tạo thay đổi đường viền cho bảng 112 11 - Định dạng bảng theo kiểu có sẵn 112 12 Thay đổi độ rộng dòng cột : 116 13 Thay đổi độ rộng dòng 116 14- Đặt chế độ tự động co giãn bảng 117 15- Chuyển đổi liệu từ bảng thành văn 118 16- Chuyển đổi liệu từ dạng văn vào bảng 119 17 - Sắp xếp liệu bảng 120 18 - Một số hàm áp dụng tính bảng MS Word 121 19 - Xem thuộc tính định dạng bảng 123 CHƯƠNG V - CĂN CHỈNH LỀ VĂN BẢN 126 Chỉnh lề thước 126 Chỉnh lề Page Setup 126 Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược 127 GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn197 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word CHƯƠNG VI - IN ẤN : 129 Cài đặt máy in : 129 Xem trước trang in 134 3.In ấn MS word 135 In trang văn mặt giấy 136 4.1 In trang văn mặt giấy đặt dọc 136 4.2 In trang văn mặt giấy quay ngang 138 In nhiều trang văn mặt giấy 140 Hủy bỏ lệnh in 141 CHƯƠNG VII - CÁC KỸ THUẬT NÂNG CAO 144 BÀI - TRỘN TÀI LIỆU (Mail Merge) 144 KHÁI NIỆM VỀ TRỘN TÀI LIỆU 144 CẤU TRÚC CƠ BẢN 144 THAO TÁC SỬ DỤNG MAIL MERGE 145 BÀI - VAI TRÒ CỦA SECTION TRONG TRÌNH BÀY VĂN BẢN 152 Chia văn thành nhiều Section (đoạn, phần) 152 Thiết lập nhiều hệ thống lề hướng giấy in văn 153 Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề tiêu đề cho Section 154 Thiết lập nhiều hệ thống số trang văn 154 Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho đoạn văn 155 BÀI - TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG 156 A Một số tổ hợp phím tắt thường dùng: 156 B Cách tạo Heading: 156 C Cho hiển thị mục lục tự động theo đề mục tạo 163 D Tạo heading 166 E Xóa định dạng heading 168 Bài - BẢO VỆ TẬP TIN VĂN BẢN 169 Đặt mật bảo vệ tập tin không mở lưu chỉnh sửa nội dung 169 GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn198 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Đặt mật bảo vệ nội dung file văn hiển thị cho người khác đọc 173 Bài - THAY ĐỔI MỘT SỐ TUỲ CHỌN TRONG MICROSOFT WORD 176 Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự ký tự đầu dòng tự động 176 Thay đổi đơn vị đo chiều dài Office 177 Đặt chế độ tự động lưu liệu 179 Bỏ chế độ kiểm tra tả, từ ngữ tiếng Anh 180 Ẩn / đường viền bao quanh văn 181 Loại bỏ chức Drawing Canvas 182 Xử lý lỗi chữ Microsoft Word bị nhảy cách 182 PHẦN ÔN TẬP 184 A- CÁC MENU VÀ CHỨC NĂNG THƯỜNG DÙNG NHẤT: 184 1- Menu File (Các lệnh tập tin): 184 2- Menu Edit (Các lệnh soạn thảo) 184 3- Menu Insert (Chèn) 184 4- Menu Format (Các lệnh định dạng) 184 5- Menu Table (Các lệnh bảng) 185 I- CÁC LỆNH VỀ VĂN BẢN VÀ TẬP TIN 185 II- CÁC LỆNH DÙNG TRONG SOẠN THẢO: 186 IV- CÁC LỆNH TẠO VĂN BẢN NGHỆ THUẬT 187 V- CÁC LỆNH VỀ BẢNG 187 VI- CĂN CHỈNH LỀ VÀ IN TẬP TIN: 188 BẢNG LIỆT KÊ CÁC PHÍM TẮT THƯỜNG DÙNG 190 GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn199 [...]... http://www.ebook.edu.vn 30 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Bài 2 CÁC ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Ở các bài trên chúng ta đã làm quen với các thao tác định dạng văn bản cho vùng văn bản đã được chọn (được bôi đen) Trong phần này, chúng ta tìm hiểu cách định dạng văn bản trên cùng đoạn văn bản Mỗi dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản Khi định dạng đoạn văn bản, với 1 đoạn văn bản bạn không... http://www.tienganhcongso.com Nút Redo http://www.ebook.edu.vn 22 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Chương II ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN /: Giúp cho văn bản được trình bày theo ý muốn, kết hợp cả nội dung và hình thức làm văn bản dễ nhìn hơn và đánh dấu những đoạn quan trọng trong văn bản Bài 1 CÁC ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ 1 In đậm, nghiêng và gạch chân văn bản - Chọn văn bản muốn thực hiện định dạng - In đậm: nhấn biểu... 20 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Bấm chuột vào vị trí cần Copy tới (Nếu đích là một văn bản khác thì ta cần phải mở đến văn bản đó) trên thanh công cụ hay nhấn chuột vào Chọn biểu tượng Paste menu Edit -> Paste (hoặc nhấn Ctrl + V) 8 Di chuyển văn bản (Move) /: Di chuyển vị trí của văn bản * Di chuyển văn bản bằng cách kéo - thả: Chọn văn bản mà ta muốn di chuyển Bấm và giữ chuột vào văn. .. Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn 28 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word 6 Chọn màu nền văn bản Để chọn màu nền cho đoạn văn bản trên, ví dụ như: Mẫu văn bản định dạng hãy làm như sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên; Bước 2: Dùng chuột bấm lên mũi tên chỉ xuống ở hộp Hight light trên thanh Standard Một bảng màu... vùng được chọn bằng văn bản mới /: Khi đã chọn một vùng văn bản nếu ta gõ văn bản mới vào thì toàn bộ vùng văn bản đã được chọn sẽ thay thế bằng văn bản mới • Chọn vùng văn bản mà ta muốn thay thế • Gõ văn bản mới vào vùng chọn, văn bản mới sẽ thay thế toàn bộ văn bản đã có 7 Sao chép văn bản (Copy) /: Tạo một bản sao giống hệt như bản gốc * Sao chép văn bản bằng cách kéo - thả: Chọn văn bản mà ta muốn... tại vị trí con trỏ soạn thảo, những văn bản có sẵn sẽ dịch chuyển sang phải nhường chỗ cho văn bản mới (Đây là chế độ mặc định của chương trình) GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa chỉ : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn 19 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word * Chế độ đánh đè: Các ký tự mới... Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn Edit trên thanh công cụ, chọn Select All - Chọn bất kỳ mục hoặc số lượng văn bản nào: Bấm giữ chuột kéo rê trên phần văn bản mà ta muốn chọn GIA SƯ TRỰC TUYẾN TRÍ VIỆT Địa chỉ : Xóm Chợ - Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội - Tel: 01696 726 298 Email: nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn 18 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word - Chọn... Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn 13 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Các văn bản tiếng Việt được soạn bởi font Unicode sẽ hiển thị chính xác tiếng Việt dù có được mở bằng bất cứ máy tính nào trên thế giới có sử dụng Unicode Việc chuyển sang sử dụng font Unicode của Việt Nam là một điều tất yếu Bộ Khoa học - CNMT đã chính thức phê chuẩn việc sử dụng bộ font Unicode... http://www.ebook.edu.vn 25 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định cho các file mới sau này không? • Chọn Yes: Đồng ý • Chọn No: Không đồng ý b3 Khi chọn xong nhấn OK 3 Thay đổi khoảng cách ký tự /: Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự trong câu nhưng vẫn giữ nguyên kích thước của ký tự Ví dụ: - Một đoạn văn bản được nén lại ở chế độ 0,8 pt - Một đoạn văn bản được... nxdoan@gmail.com Website: http://www.tienganhcongso.com http://www.ebook.edu.vn 14 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word * Tắt bộ gõ tiếng Việt : Bấm phím phải chuột vào biểu tượng Unikey ở khay đồng hồ (góc dưới, bên phải màn hình) chọn Kết thúc * Lưu ý : - Trường hợp bạn đang soạn thảo 1 văn bản tiếng Việt và muốn chuyển sang gõ văn bản tiếng Anh, cần phải chuyển sang chế độ gõ tiếng Anh Để chuyển sang ... http://www.ebook.edu.vn GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Thanh ngang: văn sang trái hay phải, bấm vàođể văn sang phải, bấm vàođể văn sang trái Có thể bấm giữ vào ngang kéo để nhanh văn Thanh dọc: văn. .. http://www.ebook.edu.vn 22 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Chương II ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN /: Giúp cho văn trình bày theo ý muốn, kết hợp nội dung hình thức làm văn dễ nhìn đánh dấu đoạn quan trọng văn Bài... http://www.ebook.edu.vn 28 GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Microsoft Word Chọn màu văn Để chọn màu cho đoạn văn trên, ví dụ như: Mẫu văn định dạng làm sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn trên; Bước 2: Dùng