IV. Căn chỉnh ảnh trong Word
10. Tạo và thay đổi đường viền cho bảng
B1. Chọn bảng hoặc ô cần tạo và thay đổi đường viền.
B2. Nhấn Menu
Format chọn Borders and Shading. B3. Trong Tab Borders chọn kiểu đường viền trong hộp Style, vị trí đường viền sẽ hiển thị trong hộp Preview, nhấn vào các kiểu viền. B4. Nhấn OK
* Lưu ý: Muốn không viền bảng nhấn vào None trong hộp Setting. 11 - Định dạng bảng theo kiểu có sẵn
1. Vào Table / Table AutoFormat…
2. Xuất hiện hộp thoại Table AutoFormat
- Category: Chọn là All table styles
- Table styles: Lựa chọn các kiểu định dạng bảng có sẵn của MS Word - Apply special formats to: Áp dụng kiểu định dạng đặc biệt cho:
Heading rows : Dòng tiêu tiêu đề của bảng
First column : Cột đầu tiên của bảng
Last row : Dòng cuối cùng của bảng
Last column : Cột cuối cùng của bảng
• Name: Tên kiểu định dạng
• Style base on: Kiểu định dạng cơ bản
• Apply formatting to: Áp dụng những định dạng dưới đây cho: oWhole table: Toàn bảng
oHeader row: Dòng tiêu đề oLast row: Dòng cuối cùng oLeft column: Cột trái oRight column: Cột phải
oOdd row stripes: Viền cho dòng lẻ oEven row stripes: Viền cho dòng chẵn oOdd column stripes: Viền cho cột lẻ oEven column stripes: Viền cho cột chẵn • Add to template: Thêm thành một mẫu mới
- Nút Modify… Sửa định dạng kiểu đã chọn. Các tính năng sử dụng giống phần thêm mới kiểu định dạng bảng
- Nút Delete: Xóa kiểu định dạng bảng
Màn hình xuất hiện thông báo: Bạn có muốn xóa kiểu định dạng Table Style1 không? Để bạn chắc chắn lại là muốn xóa.
This document only: Chỉ áp dụng cho file hiện tại
All documents based on the Normal.dot template? Dùng cho tất cả những file khác có dạng Normal.dot
3. Chọn nút Apply / Close
12. Thay đổi độ rộng của dòng và cột :
Cách 1: Di chuyển con trỏ đến cột hoặc dòng cần điều chỉnh độ rộng khi con trỏ chuyển thành mũi tên 2 đầu ta nhấn giữ và kéo đểđiều chỉnh độ rộng.
Cách 2: Bôi đen các dòng, cột cần điều chỉnh độ rộng sau đó nhấn menu
Table chọn Table Properties
- Chọn thẻRow, kích chuột vào ô Specify height sau đó đặt độ rộng cho dòng. - Đặt độ rộng cho cột cũng làm tương tự, chọn thẻColumn và đặt độ rộng.
13. Thay đổi độ rộng của dòng.
-> Chọn dòng cần thay đổi độ rộng. -> Nhấn Menu Format chọn Paragraph. -> Chọn thẻ Indentsand Spacing
-> Trong lựa chọn Spacing:
- Tăng Before (khoảng cách trên) lên khoảng 3 pt. - Tăng After (khoảng cách dưới) lên khoảng 3 pt. -> Nhấn OK.
14- Đặt chếđộ tựđộng co giãn bảng 1. Vào Table / AutoFit/
- AutoFit to Contents: Tựđộng co giãn theo nội dung
- AutoFit to Window: Tự động co giãn theo màn hình Window
- Fixed Column Width: Đặt cố định chiều rộng của cột. Trường hợp này bạn chỉ cần dùng chuột kéo đường dọc cột theo độ căn chỉnh của mình. - Distribute Rows Evenly: Chia độ cao của các dòng bằng nhau
15- Chuyển đổi dữ liệu từ bảng thành văn bản (Bỏ bảng nhưng vẫn giữ đủ nội dung trong bảng)
1. Vào Table / Convert / Table to Text…
2. Xuất hiện hộp thoại Convert Table To Text
Separate text with: Chọn loại ngăn cách giữa các đoạn văn bản là:
Paragraph marks: Theo dạng đoạn
Tabs: Theo khoảng cách là 1tab = 1.27cm
Commas: Dấu phẩy
Other: Ký tự khác
16- Chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản vào bảng
1. Lựa chọn (bôi đen) các đoạn văn bản muốn đưa vào bảng
2. Vào Table / Convert / Text to Table…
3. Xuất hiện hộp thoại Convert Text To Table
- Number of columns: Nhập số cột
- Number of rows: Phần nhập số dòng này không phải nhập mà do MS Word tựđiều chỉnh theo số cột bạn nhập ở trên.
• Fixed column width: Đặt kích thước cột cốđịnh • AutoFit to contents: Tự động co giãn theo nội dung
• AutoFit to window: Tự động co giãn theo màn hình window. - Separate text with: Chọn loại ngăn cách giữa các đoạn văn bản là:
Paragraph marks: Theo dạng đoạn
Tabs: Theo khoảng cách là 1tab = 1.27cm
Commas: Dấu phẩy
Other: Ký tự khác
4. Chọn nút OK để hoàn thành.
17 - Sắp xếp dữ liệu trong bảng
1. Bôi đen toàn bộ bảng. Ở đây bạn nên bôi đen toàn bộ bảng vì sau khi sắp xếp theo 1 hoặc nhiều cột thì giá trị của các cột khác cũng được sắp xếp theo. Nếu bạn chỉ bôi đen 1 cột thì dữ liệu sắp xếp chỉ theo cột đó, như vậy dữ liệu của bạn trong cả bảng sẽ bị sai lệch.
2. Vào Table / Sort…
- Sort by:
Bạn hãy chọn tên cột đầu tiên muốn sắp xếp (Trên ảnh là cột Tháng)
Type: Kiểu định dạng của cột (trường) sắp xếp (Text, Number, Date…)
Ascending: Sắp xếp tăng dần
Descending: Sắp xếp giảm dần
- Các phần Then by: Sắp xếp theo các cột tiếp theo (các tính năng vẫn giống phần Sort by)
- My list has:
Header row : Loại trử dòng tiêu đề
No header row : Việc sắp xếp không lại trừ dòng tiêu đề.
4. Chọn nút OK để hoàn thành sắp xếp.
18 - Một số hàm áp dụng tính trong bảng của MS Word
1. Để vị trí con trỏ vào ô muốn tính (Ví dụ như tính tổng của cột thì để ở dòng cuối cùng của cột)
3. Xuất hiện hộp thoại Formula
- Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên). Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm. - Number format: Các định dạng kiểu số - Paste Function: Các hàm cơ bản: ABS: Trị tuyệt đối AND: Hàm và AVERAGE: Tính trung bình COUNT: Đếm IF: Hàm điều kiện
INT: Hàm chia lấy phần nguyên MAX: Hàm lớn nhất MIN: Hàm nhỏ nhất MOD: Hàm chia lấy phần dư NOT: Hàm phủ định OR: Hàm hoặc ROUND: Hàm làm tròn SUM: Tính tổng
4. Chọn nút OK để hoàn thành tính toán. Nếu công thức sai, kết quả sẽ hiển thị dòng lệnh !Syntax Error
Kết quả Hàm tính tổng của bảng tính trên là:
19 - Xem các thuộc tính định dạng bảng
2. Xuất hiện hộp thoại Table Properties: - Thẻ Table: Các thông tin về bảng
- Thẻ Column: Các thông tin về cột
Chương V
CĂN CHỈNH LỀ VĂN BẢN 1. Chỉnh lề bằng thước.
Ở chế độ nhìn Page Layuot hoặc Print Preview, di chuyển chuột lên thanh thước ngang hoặc thước dọc đến khi con trỏ chuột chuyển thành mũi tên 2 đầu thì bấm giữ và kéo lề văn bản sẽ dịch theo.
2. Chỉnh lề bằng Page Setup.
2.1. Nhấn Menu File / Page Setup (Có thể nháy đúp vào thanh thước dọc hoặc ngang để vào thẳng Page Setup).
2.2. Trong tab Margins: chọn lề cho văn bản: - Top: lề trên của trang văn bản.
- Bottom: lề dưới của văn bản. - Left: Lề trái của văn bản. - Right: Lề phải của văn bản. - Chọn hướng trang văn bản trong hộp Orientation: Giấy dọc - Portrait; Giấy ngang - Landscape. - Multiple papes : + Mirror margins: Nếu bạn muốn in 2 mặt có lề đối xứng nhau trên 1 tờ giấy
+ 2 pages per sheet: Nếu bạn muốn in 1 trang thành 2 tờ giấy.
- Apply to: Áp dụng cho:
•Whole document: Toàn bộ file văn bản
•This point forward: Áp dung cho trang sau kể từ vị trí con trỏđịnh vị. 2.3 Trongtab Pager có các lựa chọn:
- Chọn khổ giấy trong hộp xổ xuống Pager Size: A4 (21 x 29,7 cm). 2.4. Nhấn OK để xác nhận.
* Lưu ý: Muốn cho khổ giấy và lề văn bản mặc định cho tất cả các tập tin dùng sau này ta nhấn nút Default .
3. Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau.
Trong trường hợp tài liệu của bạn có rất nhiều trang văn bản và bạn muốn in 2 trang văn bản vào 2 mặt tờ giấy. Khi đóng gáy tài liệu thành quyển thì lề
của cả quyển sẽ không bị to nhỏ lệch nhau. Lấy ví dụ trang văn bản đặt lề là: - Top: 1.5 cm
- Bottom: 1.5 cm - Left: 2.5 cm - Right: 1.5 cm
B1. Vào File / Page Setup…
Mẹo: Trong file văn bản có nhiều trang, bạn chỉ muốn quay ngang trang 1 hoặc 1 số trang ở giữa file văn bản:
• Đặt con trỏ soạn thảo ở điểm cuối cùng ở trang trước trang muốn quay ngang.
• Thực hiện thao tác quay ngang trang giấy lần lượt từng bước trên. Chú ý: Phần Apply to bạn cần chọn là This Point forward. Kết quả: Toàn bộ những trang sau vị trí con trỏ định vị sẽ được quay ngang.
• Tiếp theo để quay dọc lại các trang sau, bạn cũng cần đặt con trỏ ở
vị trí cuối cùng của trang ngang (trước trang muốn quay dọc). Thực hiện thao tác quay dọc trang giấy và Phần Apply to cũng chọn là
This Point forward.
• Sử dụng phím Ctrl + F2 (File \ Print Preview) để xem hình ảnh file văn bản trước khi in.
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
Hãy đánh dấu Mirror margins – Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau. (Nó không khác gì khi bạn soi gương.)
3. Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ có lề như sau: Trang 1 có lề: Top: 1.5 cm Bottom: 1.5 cm Left: 2.5 cm Right: 1.5 cm Trang 2 có lề: Top: 1.5 cm Bottom: 1.5 cm Left: 1.5 cm Right: 2.5 cm
CHƯƠNG VI - IN ẤN FILE VĂN BẢN
Bài này sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại, cách in ấn trong MS word và hủy bỏ lệnh in.
1. Cài đặt máy in :
B1. Kích chuột trái vào nút Start
B2. Chọn Settings \ Printers and Faxes
Xuất hiện cửa sổ Printers and Faxes
Xuất hiện hộp thoại Add Printer Wizard
B4. Chọn nút Next
Lựa chọn kiểu kết nối với máy in
Local printer attached to this computer: Máy in được nối trực tiếp với máy tính.
A network printer, or a printer attached to another computer: Máy in được nối qua mạng nội bộ hoặc kết nối với một máy tính khác đã được cài máy in.
B5. Chọn nút Next
Xuất hiện màn hình:
B6. Chọn nút Next
Chọn cổng cắm kết nối với máy in, mặc định là cổng LPT1 B7. Chọn nút Next
Xuất hiện màn hình:
Chọn tên hãng sản xuất máy in ở bên cột Manufacturer. Sau đó chọn Tên loại máy tin bên cột Printers.
Trường hợp có đĩa của đúng loại máy in thì bạn cho đĩa vào ổ CD và chọn nút Have Disk… => Xuất hiện hộp thoại Install From Disk, chọn đường dẫn tới ổ chứa phần mềm cài đặt máy in:
B8.Chọn nút Next
Xuất hiện màn hình:
Bạn có muốn lựa chọn máy in này là mặc định khi in? Yes: Đồng ý
No: Không B9.Chọn nút Next
Bạn có muốn in luôn thử một trang? Yes: Đồng ý
No: Không B10. Chọn nút Next
Xuất hiện màn hình hiển thị thông số đã thiết lập khi cài máy in:
B11. Chọn nút Finish để hoàn thành việc cài đặt máy in
Có trường hợp bạn không thể thực hiện lệnh Xem trước khi in (Pre Preview) vì lý do chưa cài máy in. Lúc đó bạn cũng chỉ cần thực hiện lần lượt thao tác trên để cài máy in, bạn cũng không cần phải lo lắng không có đĩa cài hay cần phải cài đúng loại máy in mới được vì bạn chỉ cần xem hình ảnh file văn bản trước khi in chứ không phải cài để in.
2. Xem trước trang in.
Xem trước trang in có tác dụng giúp ta xem trước được bố cục của trang văn bản để kịp thời tu chỉnh trước khi in ra giấy.
+ Con trỏ chuột có hình kính lúp để phóng to, thu nhỏ vị trí văn bản cần xem. Chuyển sang chế độ soạn thảo để chỉnh sửa tập tin hoặc căn lề bằng cách nhấn vào biểu tượng kính lúp trên thanh công cụ.
+ Nhấn vào biểu tượng View / Ruler để bật hoặc tắt thanh thước đo ngang, dọc chỉnh lề cho văn bản.
+ Thoát ra khỏi chếđộ xem trước trang in bằng cách nhấn vào nút Close.
3.In ấn trong MS word
B1.Vào File\chọn Print… (Ctrl + P) Xuất hiện hộp thoại Print
B2. Printer: Máy in. Nếu máy tính của bạn cài đặt nhiều loại máy in cùng sử dụng thì lưu ý lựa chọn loại máy in phù hợp. Nếu máy tính chỉ cài một loại máy in thì bạn không cần quan tâm đến phần này.
Name: Tên loại máy in Status: Trạng thái Type: Loại máy in
Where: Cổng kết nối với máy tính
B3. Page range: Vùng in
☼ All : In tất cả các trang trong file
☼ Pages : In những trang được chỉđịnh rõ: Ví dụ: nhập số vào • 2 -> in trang số 2 • 2,3,5 -> in trang số 2, 3, 5 • 2-6 -> in từ trang số 2 đến trang số 6 (2, 3, 4, 5, 6) ☼ Selection: Chỉ in tại những vùng đã được lựa chọn (vùng bạn đã bôi đen) B4. Number of copies: In ra bao nhiêu bản
B5. Mục Print: Mặc định ở chếđộ All pages in range
All pages in range : In toàn bộ trang Odd pages : Chỉ in những trang lẻ
Even pages : Chỉ in những trang chẵn
B6. Collate: In lần lượt từ trang 1 đến hết, quay lại in tiếp từ trang 1 đến hết. Collate: In hết trang 1, trang 2,… đến hết trang cuối cùng B7. Properties: Chọn chi tiết loại giấy in.
Lưu ý: Nếu file của bạn đã đặt số trang (ví dụ số trang bắt đầu đánh từ số
10 trở đi), nhưng bạn đặt lệnh in trang số 8 thì máy in sẽ không thực hiện được lệnh in này.
B8. OK
4. In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy.
4.1. In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy đặt dọc.
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
Bạn hãy đánh dấu lựa chọn 2 pages per sheet–In 2 trang trên cùng 1 sheet. 3. Sau đó bạn in bình thường.
Với cách làm này thực chất vẫn chưa đem lại lợi ích gì cho bạn.
4.2. In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy quay ngang
1. Vào File / Page Setup…
Bạn hãy lựa chọn Book fold 3. Sau đó bạn in bình thường.
4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt ngang (Bạn có thể đóng thành sách vì ở giữa 2 trang có khoảng cách làm chỗ đóng gáy sách):
5. In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy.
B1. Bạn vẫn soạn thảo văn bản bình thường,
B2. Vào File / Print (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P): Bắt đầu in tài liệu
B3. Xuất hiện hộp thoại Print:
Trong hộp thoại này, bạn cần chọn ở mục Pages per sheet – In n trang vào cùng một mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang). Trên hình minh họa là: In 4 trang trên cùng 1 mặt giấy.
Với cách làm này bạn có thể in được tối đa 16 trang văn bản trên cùng 1 mặt giấy và tất nhiên kích thước chữ sẽ bị nhỏ lại.
6. Hủy bỏ lệnh in
Trường hợp bạn đã thực hiện lệnh in nhưng lại muốn hủy bỏ luôn lệnh in