255, | TRUONG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP HCM :| KHOA CONG NGHE THONG TIN
TRUNG TAM TIN HOC
GIAO TRINH
TIN HOC VAN PHON
Trang 3Microsoft Excel 2013
Sau khĩa học này, học viên cĩ thể đạt được các kỹ năng sau: Quản lý mỗi trường bảng tính Tạo dữ liệu Định dạng bảng tính Quan ly bang tinh va file bang tinh (workbook) Sử dụng cơng thức và hàm Hién thị dữ liệu dạng hình ảnh Chia sẻ dữ liệu bảng tính với người dùng khác Phân tích và tỗ chức dữ liệu ON Aa wo PM =
Với kỹ năng này, học viên cĩ thể, tạo, thao tác, định dạng vả quản lý các loại bảng tính hay dùng nhất trong cơng việc hàng ngày
Trang 4
Chương Ì owe Quản lý mơi trường bang tinh
Nội dung bài học:
1 Giao diện Excel 2 Tạo/mở woIkbook
3 Quản lý mơi trưởng bảng tỉnh
Excel 2013 là một chương trình bang tinh (spreadsheet program) cho phép bạn lưu
trữ, lỗ chức và phân tích thơng tin aa
Mỗi file bang tinh (workbook) ctia Excel co thể chứa tử một đến nhiều trang bảng tính lơi (worksheet) Ban cd thể tùy chỉnh mơi trường làm việc của excel để phù hợp với mục hi
liêu sử dụng của bạn
11 Giao diện Excel
Màn hình làm việc của Excel gồm cĩ các thành phan chính như sau: » Qui
z_Ribbon Menu: nằm ngay bên dưới thanh tiêu đề của cửa số Excel, chữa các mộ
tab như File, Home, Insert, Page Layout, Mỗi tab sẽ cĩ một ribbon tương ửng tha Riêng tab File khơng cỏ ribbon như các tab khác, thay vào đĩ là màn hình Bar Backstage view 1 > Ribbon: ld thanh ngang nằm ngay dưới Ribbon menu Mi ribbon chứa nhiều nhé nhĩm lệnh khác nhau Ví dụ tab Home cỏ cáo nhĩm là Clipboard, Font, lệni Alignment, Number, Styles, Cells va Editing Nhom Clipboard co cdc lénh » Vin
Paste, Capy, Cut, tạo
o_ Sự khác biệt giữa ribbon va backstage view là ribbon chừa các lệnh lâm » Sta việc bên trong một bằng tính cịn backstage view chứa các lệnh liên thá che quan đến cả bảng tỉnh như tạo mới, lưu trữ,
+ Name box: hiển thị vị trí hay tên của ơ hiện hành (aclive cell) Trong hinh trên 6 9 A1 là ơ hiện hành
> Formula bar (thanh cơng thức): cĩ thể nhập, chỉnh sửa dữ liệu, cơng thức
hay hàm của ơ hiện hành Dữ liệu đang nhập được xuất hiện vừa trong thanh ° cơng thức vừa trong ơ hiện hành
Trang 5
Ribbon Quick Access Toot Ribhon Ment al: uf Nụ Phitosskign;en ki h amdtleml Eetmstlng' “mm + Bo by
+ Crecnat ss Tote Erte: ~ Ta cet snes ED Forenat « fe Bee fe A Sf Be DĐ 1 E6 H1 LỘ ' t ' 5 Hame box Formula bar 3 6 phép bạn lưu ; Active cel ị ị 3 | trang bảng tính fo „ te ste i hú hợp với mục hạ; : Ị : «+f Sheath? @ | 1 bl ies rahe
| Sheel tab | Worksheet afea
» Quick Access Toolbar (Thanh cơng cụ truy xuất nhanh) cho phép truy xuất
xcel, chứa các một số lệnh thơng dựng mà khơng cần chon tab từ ribbon menu Mặc định ›on lương ứng 6 là màn hình thanh cơng cụ này đã chứa sẵn cá lệnh Sawe (É, Undo (Đ) , Repeat (©) Bạn cỏ thể thêm các lệnh khác túy ÿ bằng cách mo
on chừa nhiều nhấp vào nủt EE] bên phải thanh và nhấp chọn
lipboard, Font, lệnh muốn bỗ sung vào thanh cơng cụ
> Vùng làm việc chính của trang bảng tính (worlshset): gồm các ơ (cell) được 1 cĩ các lệnh
tạo bởi hàng (row) va cét (column)
a các lệnh lam > Status bar (thanh trạng thái): nằm gĩc phải dưới của màn hình Thanh trạng các lệnh liên thái cho phép phong to/thu nhỏ bảng tính hiện hành và cho phép người dung
chọn † trong 3 cách xem worksheel khác nhau "ng hình trên ơ o Normal view: cach xem | ,
mặc định, hiển thị 1 phần
ậu, cơng thức worksheet
Trang 6worksheet, giúp thuận lợi trong việc tạo các phân trang (page break) 11.2 A
1.1.1 Thao tac voi worksheet Để cĩ nh
x - ` 2 làm việc b Mi workbook chữa mặc định † trang bảng tính (worksheet), cĩ thế thêm bao nhiêu chỉ để tại sheet tủy ý những trong phạm vì bộ nhớ của máy tính cho phép cách Sau: Một trang bảng tính cĩ † 048 576 hang (row) và 16.384 cội (column) Cac hang co
thứ tự 1/2,3 và sé thir ty này được xem là tên hàng Các cột được đặt tên theo các (EB
ký tự trong bang chir cai A,B,C Z, sau G6 AA, AB, AZ, BA,BB, Cat cuỗi cùng cĩ (ha tên là XFD Tên sheet nằm trong sheet tab ở gĩc trái dưới của cửa số Excel Nhe the + Nhi * Nhị sác Để khơi pl — © Nh [ sheetl | sheet2 | sheets | i |@I + Nh
Trang 7age break)
thêm bao nhiêu in) Gace hang co đặt tên theo các 2ột cuốỗi cùng cĩ 36 Excel y nhal theo quy tàng 8 in biệt với các õ hiện trong hộp Trang: 4 I.1.2 Ản/hiện ribbon ?|j- 8 x > Aulo-hide Ribbon Hidle th
Để cĩ nhiều khơng gian hơn cho man hinh r
lâm việc bên dưới bạn cĩ thể thu nhỏ Ribbon, |
chỉ để lại các thực đơn bằng một trong các
cách sau: jon Click at He lop
ato shoy it ị
+ Nhap vao nat Collapse the Ribbon
( nằm ở gĩc phải dưới của Ribbon | Show Ribbon teh only Click 2 (hay nhân Ctrl+F1) : sah to show Whe command:
+ _ Nhấp phải tại Ribbon va chon Collapse : the Ribbon + _ Nhấp đổi tai tab hiện hành - ShowwTabs Show Ribbon 2 Show Tabs and Commands comping all th
+ Nhap vao nut Ribbon Display options © va chon lệnh Show Tabs trong danh
sách vừa xuất hiện
Để khơi phục lại Ribbon, bạn cĩ thể dùng † trong các cách sau:
+ _ Nhấp vào một trong các tab để hiển thị Ribbon rdi nhap vao nut Pin the Ribbon
ở gĩc phải dưới của Ribbon ( hay nhân Chi+F1)
+ _ Nhấp phải vào tab rỗi bỏ chọn lệnh Collapse the Ribbon
+ Nhấp vào nút Ribbon Display options El và chọn lệnh Show Tabs and Commands
Để tùy biển cdc tab va các nhĩm lệnh trên ribban
+ - Nhấp tab File, chọn lệnh Options
+ _ Hộp thoại Options xuất hiện, chọn lệnh Customize Ribbon Ban cĩ thể thêm các tab vào thanh tab, hoặc loại bỏ/thêm các nhĩm lệnh của ] tap vào ribbon
Ngồi ra để tránh ribbon phải chữa quá nhiều tab, Microsoft đã sắp xếp một số tab chỉ
xuất hiện túy theo ngữ cảnh (context) trén ribbon sau khi bạn chèn hoặc thực hiện một việc gì đỗ Những tab nay được gọi là tab cảm ngữ cảnh (conlexi-sensilive) VÌ
dụ khi chèn một đồ thị vào worksheet sẽ cĩ 2 lab phụ xuất hiện là Design và Format, để cưng cấp một số lệnh cần dũng cho đồ thị vừa vẽ
12 Tạo/mở workbook
Các file trong Excel được gọi là workbook Gĩ thể bắt đầu với một workbook trắng
(blank workbook) hoặc với một workbooi theo mẫu thiết kế sẵn (Iemplale) - hoặc mờ
một workbook cĩ sẵn >_ Để tạo một workbook trắng
+ Nhấp vào tab File, màn hình Backstage xuất hiện + Chọn lệnh New, sau đĩ chọn Blank workbook
Trang 8
' + Workbook mới khơng cơ định dạng gì đặc biệt tên gọi là Book1 sẽ xuất hiện Pe BR Pií toạn Nguyen lũ i 4 tr te pếrr tin giÁ N 6 Secihartouet Sites 1 @ Take a tour Nekeme lak if 13 Qt Mỗi file bị trang Co mỗi trườt
+ Tao workbook ttt mau thiét kế san (template)
Mẫu (template) là một bảng tỉnh đã thiết kế sẵn bạn cĩ thể dùng dé tao nhanh một Lảd 1
workbook Cac mau thường chữa sẵn một số định dạng tùy chọn và cơng thức định Di chuyể
nghĩa sẵn, vì vậy các bảng lính này cĩ thể tiết liệm được cơng sức và thời gian khi ;
bất đầu dy an moi ° Di
+ Tw man hinh backstage, chọn lệnh New Nhiéu template xuất hiện bên dưới : x
tuy chon Blank workbook
+ Chon mat trong cdc template, man hình xem trude (preview) xuat hién cung % Dicht
với thơng lin phy vé template Nt
+ Nhap nut Create dé tao workbook tw template vira chon ty Nếu khơng cĩ templale nào phù hợp, bạn cĩ thể dị tìm templale từ các loại »> Dich
(category) khác hay dùng thanh dị tim (search bar) để tìm mẫu theo ý muốn + NI + Để mở một workbook cơ sẵn: + Nt
+ Trong màn hinh backstage, chon lệnh Open m + Chọn nơi chứa file cần mở theo một irong các tùy chọn sau: > Chuy
ø_ Recent Workbooks: hiển thị tất cả các workbook đã được dùng gan đây, oN kể cả những file được lưu vào OneDrive > Chuy ø OneDrive(đám mây): hiển thi cdc workbook trên OneDrWe Nhấp vào ‘Ni nut Browse va chon tap tin can me » Chuy
o Computer: cac file được lưu ngay trên máy tỉnh *> Chuy ‘NI Trang: 8 Microsoft Excel:
Trang 9! sẽ xuất hiện Tes oan Nguyen Satthareset : tạo nhanh một cơng thức định
và thời gian khi { hiện bên dưới xuất hiện cũng yate từ các loại 1 theo ý muốn : dùng gần đây, tive Nhấn vào Trang: 6 Open đề Phi Loan Nguyens OneDrive @® Recent Workbooks Recent Folders £6 Phi Loan Nguyen s OncDrive fo Computer Lr 6) Browse cs Adda Place A, Get OneDilve for Windows ane! take your fle with you anypshere Learn More
1.3 Quan lý mơi trường bảng tính
Mỗi file bang tinh (workbook) chira mét $6 trang bảng tính (worksheet), mặc định là †
trang Cĩ thể tuy biến nhiều chức năng và cửa số làm việc của Exeel để phụ hợp với
mơi trường và mục đích cơng việc của người dũng
1.3.1 Di chuyển bên trong trang bảng tính
Di chuyển bên trong mét trang bảng tỉnh bằng một trong các cách sau:
© Ding cdc phim hay tỗ hợp phím trên bàn phim e Xacdinh 6 (cell) hay day 6 (range of cells)
ø _ Xác định thuộc tính của ơ cần chuyển đến trong hộp thoại Go To Special Di chuyển một ơ
+ _ Nhân † trong các phim mũi tên để chuyển lên/xuống hay sang trái/phải một ơ tử ơ hiện hành
Di chuyển một trang màn hình
+ Nhắn phim Page Up/Page Down để chuyển lên xuống mội màn hình
+ Nhấn phim All+Page Up/Alt+Page Down để chuyển sang trải hay sang phải
một mân hình
Chuyển đến biên của vùng dữ liệu hiện hành + Nhân Cừl+ phim mũi lên
Chuyển nhanh đến 6 khơng trồng (nonblank) kế tiếp
+ - Nhắn giữ phím End sau đĩ nhắn phím mũi tên
Trang 10+ Nhân CtrlrHome @ conser eves
r Chuyén đến vị trí xác định tates + Tại ribbon ctia tab Home, trong nhom Editing, chon nuit Find & Select va chon canon
Go To, nhập vào 1 ơ, dãy ơ, hay tên dãy trong hộp Reference rồi nhẫn nút OK
» Chuyén đến một vị trí cĩ thuộc tính xác định
+ Tại ribbon cla tab Home, trong nhĩm Editing, chon nut Find & Select\Ge To
Special Trong hộp thoại Go To 8peoial, nhấp vào thuộc tính muễn dị tìm rồi VeNtnentsy nhân nút OK > Để hiển t + Chuyển đến ơ cuỗi cùng cúa trang bang tinh + Chon +_ Nhẫn Ct*End cột nà
+ _ Hoặc trong hộp thoại Go To 8pecial, nhấp vào Last cell rồi nhan OK l4 Lưu
1.3.2, Tuy bién 3 y bién mdi trvong Exce mơi trường Excel Excel 2013
Bạn cĩ thể tuy biến nhiều tính năng của Excel từ hộp thoại Oplions Hộp thoại này may tinh ca
dwoc chia thành nhiều trang, mỗi trang cho phép cai đặt tử các chức năng chung đến workbook ct
cáo chức năng đặc biệt như tính tốn, bảo mật,
¬ | ` 14.1 Lé
Trong đỏ, các tuy chọn đề túy biên mơi trường làm việc của Excel đều tập trung ở 2
trang Advanoed và Formulas Excel cung
+ Trang Formulas: cho phép xác lập các tỉnh năng về tính tốn, cơng thức và tương tự nh
kiểm tra lỗi tự động + Save:
+ Trang Advanoed: cho phép xác lập nhiều lính năng lên quan đến việc chỉnh nay tl
sửa, hiển thị dữ liệu dau, ci
aie 3 ›— 9aV6,
1.3.3 Xác định các thuộc tính của workbook tí
‘ : ‘ , oa + Save
Trước khi phan phoi workbook, cĩ thể bạn muốn đính kèm các thuộc lính vào cần 1
workbook sao cho file của workbook dễ dàng nhận diện được trong bất kỳ hộp thoại sao duyét file nao nhu File Explorer, Open Thuộc tính thơng dụng nhất là keywords và work được gọi là tags trong cửa số duyệt file hành Bạn cĩ thể đính kèm các thuộc tỉnh ciia workbook trong thanh Document Information van gi
+ Để hiển thị và chỉnh sửa thuộc tính của workbook gốc |
+ Nhấp chon tab File\info lệnh
+ ˆ Trong trang lnfo, nhấp vào mục Properies, rồi chon Show Document Panel chỉ c + Thanh Document Information xuat hién ngay bén dưới ribbon tên fl
Trang 11& Select va chon šï nhân nút OK Í & SeleclGo To muốn dị tìm rồi in OK s Hp thoai nay nang chung dén éu tap trung ở 2 n, cơng thức và ì đến việc chỉnh thuộc tính vào bắt kỳ hộp thoại là keywords va ant Information iment Panel Trang: 8
© becerent teenerties 7 lester: x1 k
Auher: Tabet Es2al Teyweddrt { lf ]í if Category ướt accents
+ Đã hiển thị thuộc tỉnh của file Excel trong các trình duyệt file Explorer
* Chon cach xem DetailsNéu cột Tags chưa hiển thị, nhấp phải tại bất lở tiêu đề
cột nào và chọn lệnh Tags trong thực đơn vừa xuất hiện
1.4, Lưu workbook
Excel 2013 cho phép tuu workbook voi nhiéu tay chọn kháo nhau: lươ cực bộ trên
may tinh cả nhân hay lưu trên đám mây Ngồi ra bạn cĩ thể xuất hoặc chia sé
workhook cho các người dụng khác trực tiếp từ Excel
1.4.1 Lénh Save va Save As
Excel cung cấp 2 cách lưu file khác nhau: Save va Save As Gac tury chon nay tuy
lương tự nhau nhưng cĩ † vài điểm khác biệt cần lưu ÿ:
* Save: khi tạo hay chỉnh sửa workbook, lệnh Save để lưu lại các thay đổi Lệnh này thường được người dùng sử dụng thường xuyên Khi lưu bảng tính lần
đầu, cần chọn tên file và nơi cần lưu trữ Các lần lưu sau đĩ, mỗi lẫn chọn lệnh
Save, bang lính vừa được chỉnh sửa sẽ được lưu vào cũng lên file và cùng vị trí + Save As: khi ean tao bản sao của workbook hién hanh trong khi
Trang 12
+ _ Chọn lệnh Save hoặc lử Quick Access Toolbar hoặc tử tab File
+ — Nếu lưu file lẫn đầu, thanh Save As sẽ xuất hiện trong Backslage view, cho
phép chọn nơi lưu file Gĩ 2 tùy chọn nơi lưu file: ø_ Gomputer: để lưu workbook trên máy tính o_ OneDriwe: để lưu workbook lên đắm mây
Khi file được lưu lên đám mây bạn cĩ thể truy xuất file tử bất ky dau va dé dang chia
sẻ với mọi người Nêu chưa đăng ký sử dụng OneDrive của Miorosoft, bạn nhấp vao nut Sign In để đăng ký Việc lưu bảng tính lên đám mây cũng tương tự như lưu trong
đĩa cửng, nhấp nút Browse rồi chọn vị trí và gõ tên file cân lưu
14.2 Sử dụng chức năng AutoSave
Excel tự động lưu lại workbook vảo folder tam trong lúc bạn đang làm việc với
woribook Nếu bạn chưa lưu lại các thay đổi má Excel bị lỗi phải khởi động lại, bạn cị thể khơi phục tại file bằng chức nắng AuloRecover
Mặc định, Excel tự động lưu file sau mỗi 10 phút Với những chỉnh sửa chưa đủ 10 phút, Exoel sẽ khơng tạo phiên bản autosaved (bản lưu tự động)
>~_ Đề sử dụng chức năng AuloSave
+ Chon file\Options
+ Chọn trang Save, đảnh dấu chọn vào các
mục Save AutoRecover Information every Document Recovery
40 minutes, Keep the last autoSaved | word has recovered the following files
version if | close without saving Sava the anes you wish to keep
~ Tự động khơi phục bảng tinh Available Files + Khi khởi động Excel, nếu cĩ phiên bản GE] sample (Original
aulosaved do lần sử dụng trước đĩ bị lỗi, Version created last time |
thanh Document Recovery sé xuat hién
+ Trong hop Available Files !a danh sách các eB Open =
file can khơi phục Nhấp vào file và chọn a
z : Ed Save as
một trong các tuy chọn Open, Save As hay 2¢ Delete Delete Show Repairs —
14.3 Xuất bảng tính thành các
dạng file khác
Mặc định, workbook được lưu thành file dạng
xisx Tuy nhiên, cĩ những lúc bạn cần sử dụng các loại file khác chẳng hạn PDF hay Excel 97-
2003 Việc xuất workbook thảnh các dạng file
@ Which file do want to save?
khác được thực hiện dễ dáng trang Excel
Trang 13«stage view, cho va dé dang chia ft, ban nhấp vào ty nhu' kru trong 1g làm việc với ởi động lại, bạn sửa chưa đủ 10 @COVefV tử follováng file sto keep inal] 2d fast time fe Ÿ ow Repairs tto save? Trang: 10 > Dung lénhk Export
+ Nhap vao tab File\ Export
* Chon Create PDF/XPS néu mudn xuat ra file PDF hay chon Change File Type nếu muốn xuất ra các dạng file khác
+ _ Hộp thoại Save As xuất hiện cho phép chọn vị trí nơi bạn mudn xuat workbook,
gõ tên file vào hộp file name rồi nhấp vào Publish Export a ‘Create PDF/XPS Doeuiient > Dùng lệnh Save As I}: Change File Type
+ Nhấp vào tab File, chọn lệnh Save As
+ _ Hộp thoại Save As xuất hiện Chọn loại file muốn lưu trong hộp Save as type
Sau đỏ chọn vị trí cần lưu và đặt lên cho file Mặc định Excel chỉ xuất
worksheet hiện hành Nếu ban
muễn lưu tất cả worksheet thanh file PDF, nhap nút Options trong
hộp thoại Save as rồi nhấp chọn
muc Entire workbook 15 Chia sé workbook Trong Excel 2013, việc chia sé va cộng tác các worlkbook được thực hiện dễ dàng thơng qua đám mây OneDrive
+ - Nhấp vào tab File\Share + Thanh Share xuất hiện với 4
tuy chon chia sé khác nhau
|| Include ron: printing information
Create a PDF/XPS Document 5 Croserves layout formatting foots, and images B Content cant be easily changed 8 Fteaviewert se avaiabte on thevieh a klb Greate” PDT/XDS [Peon | im + ClBaed Tan 4 TL | Publisn'ybst | 1) Setectioi 1 Ị
Trang 14o lavite People: là tủy chọn mặc đính, cho phép mời những người mả bạn Nếu: muốn họ xem va chỉnh sửa workbook ` The o Geta Sharing Link: cho phép bạn một liên kết (link) để dùng link đĩ chia sẻ workbook với mọi người / ‹
© Post to Social networks: ban cé thé day link workbook của bạn đến bất kỳ mạng xã hội nào đã kết nối với tài khoản Microsoft của bạn như
Facebook hay Linkedin
o Email: cé thé chia sé workbook thơng qua việc sử dung thu tin Microsoft Outlook
1.6 In workbook
1.6.1 Sắp xếp trang in ree ¡ni
Trước khi in hay xuất file PDF, bạn cần sắp Xếp workbook bang các lệnh trong tab Bow Page Layout Cac sap xếp bao gồm hưởng giấy ín, kích cỡ lề, tiêu đề trang in, và Sol cách phân trang Print
Để dễ nhìn thấy được kết quả của việc sắp xếp worikbook, nên chọn cách xem là H q Page Layout HW) He > Để chọn cách xem Page : Layout ĐI Đi = 2 a! gì Si nã cal | Sỉ v Đ + Chọn cách xem Page 5 Layout từ thanh trạng
thai (status bar) |
+ Hoặc chọn lệnh Page Layout từ tab View h + Chọn cỡ giấy (Size); Cĩ nhiều cỡ giấy khác nhau cho phép bạn chọn dé in bang Ũ
tính ph
+ Chon lénh Size tiv tab Page Layout ' | + _ Chọn kích cỡ giấy đã định nghĩa sẵn lữ thực đơn kéo xuống Kem
>_ Chọn hướng giấy (orientation): > T Chọn lénh Orientation tir tab Page Layout, chon 1 trong 2 tly chon: Landscape a0
(giấy nằm ngang} và portrait (giấy nằm dọc) Nếu mu
> Chọn lề giấy thể chỉ
Mặc định, lễ workbook được đặt sẵn là Normal, mỗi lễ đỉnh (Top), day (Bottom), (page b trải (Leff) và phai (Right) déu cd gia trị là 1 inch C6 hai
* Chon tab Page Layout, chon lénh Margins nhau:
+ Chọn kích cỡ lề đã định nghĩa sẵn tử thực đơn kéo xuống hay chọn lệnh ngang ( Custom Margins néu mudn tao kích cỡ lề đặc biệt, oC > Tao tigu dé in (Print Titles) x t
Trang 15
người mả bạn Nếu worksheet cd tiêu a8 (litle heading) thi ligu dé này thường chỉ được in ở trang
đầu tiên Để liêu đề này được in lặp lại ở các trang in, bạn cĩ thể dùng lệnh Print Titles nhy sau:
+ Nhap chon lénh Print Titles ti tab Page Layout
* Hộp thoại Page Setup xuất hiện, bạn cĩ thể chọn hang hay cột muốn lặp lại
š dũng link đỏ
ia ban đến bắt 6 tat cd cdc trang ,
của bạn nhự o H6p Rows to repeat at top: xác định các hàng muốn lập lại ở đầu ° mỗi trang in
o_ Hộp Colưmns to repeat at left: xác định các cột muốn lặp lại bên tín Microsoft trải mỗi trang in [Page| Marais | HeaderPooter (Sheet |! Print ar | " _ rink titles
ác lệnh trong tab Rows to repeat at top:
ưu để trang in, và COMMA Ta TEpERT aC TE
C) sridtines Comments:
I d wht
[ack ad wie Cell errors as: | displayed
Cl ovat quatity kh ctnesanene (C1 Row and cofumn headings ———" ị Page order {9} Down, then over họn cách xem là © over, then down chon để in bảng
hon: Landscape > Tao cdc phan trang (Page Break)
Nếu muơn in các phần khác nhau của workbook trong những trang riêng biệt, bạn cho chè hal
thể chèn các phân trang INSERT Ƒ PAGELAVOUT i FORMULAS ĐATA REVIEW !), đầy (Bottom), (page break) vào các sheet = ị
Cĩ hai loại phân trang khác lữ ae Ẽ Bh} Ea 5 \
2 | oS EP | £7)
Background Print nhau: Vertical (doe) va Margins Orientation Size Print mi
hay chọn lệnh ngang (horizontal) - * Areas he: Titles | PS
, “Page Setup; insert Page Break
+ Chuyển sang cách Ị 5 | |
xem Page Break a RemovePageDresk
Trang 16chon nut Page Break Preview trong thanh trạng thái (status bar) hay chọn lệnh Page Break Preview trong nhĩm Workbooks view cila tab View
+ Chon hang nam phia duoi hang ban muốn phân trang Ví dụ nếu bạn muỗn
chèn phân trang vào giữa 2 hai hàng 28 và 29, bạn chọn hàng 29
+ - Nhấp vao tab Page Layout, chọn lệnh Breaks, rdi chon Insert Page Break trong
thực đơn kéo xuống
+ Đường thẳng màu xanh đương đậm (dark blue line) xuất hiện đánh đấu vị trí
phân trang
Néu workbook đang ở cách xem Normal, thì đường phân trang bằng tay được biểu diễn bằng đường màu xám (solid gray line) và đường phân trang tự động
được biểu diễn bằng đường đứt nét (dashed line} + Điều chỉnh hay bỏ phân trang
Bạn khơng thể xĩa phân trang mả Excel tự động thêm vào (được biểu diễn bằng
đường đút nét) nhưng bạn cĩ thể xĩa các đường phân trang được chèn bằng tay
(được biểu diễn bằng đường liên nét) trong cách xem Page Break View
+ Chon cach xem Page Break View Ũ + ˆ Thực hiện một trong các việc sau:
ò_ Để xĩa phân trang dọc, chọn cột bên phải đường phân trang muốn xĩa o Để xĩa phân trang ngang, chọn hàng nằm bên dưới đường phân trang
muốn xĩa
* Nhap chon tab Page Layout, nhấp vào Breaks\Remove Page Break
Bạn cĩ thể xĩa phân trang bằng chuột bằng cách drag đường phân trang bằng tay ra
ngồi vung page break preview `
1.6.2 Tao header va footer
Wotkbook khi in ra sẽ dễ đọc và cĩ về chuyên nghiệp hơn nếu bao gồm cả header
và footer Header fa phan chu thích xuất hiện trong phan 18 dinh (top margin) va focter là phản chủ thích xuất hiện trong phản lề đáy (bottom margin) Các chứ
thích này thường chứa thơng tin về số trang, ngày tháng, lên workbook,
© Canhidu cách dé hién thi header va footer:
o Chon cách xem Page Layout
o Chon tab Insert, chon lgnh Header &Footer trong nhom Text Vung Header
va Footer xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang in Mỗi vúng gồm cĩ 3 ơ chữ
nhật Left, Center và Right
Trang 17san) hay chọn lệnh
w
1ụ nêu bạn muỗn
329
Page Break trong
an danh dau vj tri
g bang tay được ân trang tự động rc biểu diễn bằng ợc chèn bằng tay «View ng muơn xĩa tưởng phân trang Break trang bằng tay ra ư gồm cả header 3 (top margin) và nargin} Cac chi «book, axt Vung Header Rea a gồm cĩ 3 ơ chữ ễ dũng các lệnh Trang; 14 ‘ Để mở trang Print:
+ - Nhấp tab File Backstage view xuất hiện
+ - Chọn lệnh Print, trang Print xuất hiện như hình bên dưới Print DỤ | Corie: i Print Printer ° s2 LhmmaikM22(49) TẾ) Huy Printer Propesties Settings
Print Active Sheets ‘Only print the active sheets Print One Sided v 2} Only print an one side of th lạm Collated 123 123 4,23 Portrait Orientation » Hh Letter 85x11" i Normal Margins Leh: 0.7" Right 0.7" (No Seating 10a _ Print shaets at thelr aclust sire
Bạn cĩ thể in một phần hay tồn bộ trang bảng tính, một trang hay tắt cả rang dữ liệu cũng mội lần Mặc định, Excel chỉ in trang bảng tính hiện hành 7
Nếu chỉ muốn in một phan trang bang tinh, ban cĩ thể xác định các trang cần in hay
: vung in (print area)
Sau khi xác định vùng in của trang bảng tính, bạn cĩ thể bổ sung thêm các day 6
khác vào ving in Nếu dây ơ liền kề nhau thì nĩ sẽ trở thành một phần cúa vùng ín
ban dau; Néu day 6 khơng liền kể sẽ nĩ trở thành vũng in khác và được in trong một trang khác Bạn cũng cĩ thể xĩa các dãy ư khỏi vùng in
Nếu khơng muốn in trong vũng in, bạn cĩ thể xĩa hẳn vũng in này hay tạm thời khơng biết đến vũng in này bằng cách chọn túy chọn khác để in
> Chon ving can in: trong hép Print range cho phép chọn 1 trong 3 chọn lựa sau: + Print Active Sheets: chi in cac sheet hoat dang (active sheets)
Trang 18
+ Print Entire Workbook: in ca workbook + Print Selection: chi in ving duge chon > In todn bG workbook:
+ Ghọn máy in thích hợp trong hộp Prinler + _ Đựa vào số bản cần Ín trong hộp Copies
+ Chon cae toy chọn phụ khác trong vũng Settings, riêng hộp Print range chọn mục Print Entire Workbook
> Incac sheet hoạt động:
Một sheel được xem là hoạt động khi nĩ được chọn Mặc định sheet hiện hành
là sheet hoạt động Để chọn nhiều sheet hoạt động, nhấp vào sheet đầu tiên trong tab sheet, nhân giữ Củ rồi lần lượt nhấp vào các sheet muốn chọn
+_ Chọn lệnh Print từ tab File
+ Trong hộp thoại Print, chọn tùy chọn Print Aclve Sheets lừ thực đơn kéo
xuống của Print Range
» Xée dinh vung in (print area) Vũng ín cĩ thể được xác định trước khi In GÚD PC ' an ae + Letter
bạn hình dung được ư nảo sé duge in R s5 it! y
+ _ Ghọn các ơ muốn in El Normal Wargins +
+ Nhdp vào thực đơn Page Layout, chọn Left 0.7" Righb 07"
PrintArea/ Set Print Area
Sau khi đã xác định vùng in, mặc định tùy chon Print Active Sheets sé in vung in thay cho
tồn bộ sheel hoại động, Nếu muốn in như
mặc định cả sheet hoat động, chọn tùy chọn |Ƒ + T] FitSheeton One Fage
Ignore Print Area trong vùng Setling của lệnh oie et thay fits
No Scaling in
Bw Print sheets at their actual size
Print gre, FItAll Columns on One Page
> Cogiän nội dưng cần in re ede that itis
Nếu nội dung cần in khơng nằm tron trong mội | ø„ : „KHẢ độ mm CSE shrink the printout Ht Ali Rows on One Page so that itis
trang in, bạn 06 the dung Sác tủy chọn Scale |W" one page high
hay Page Margins đề sắp xép nội dung in Custom Sealing Options
+ Trong trang Print, chon mét trong cac
tuy chọn tứ thực đơn kéo xuống Scaling
o_ Fit Sheeton One Page: thu nhỏ vùng cần in vào trong cũng một trang o Fit All Columns on One Page: thu hẹp vũng Ín sao cho tất cả các cột của
bảng tính nằm vừa bê rộng trang in
Trang 19\g hộp Print range qh sheet hiện hành vao sheet dau tiên tmuén chon tự thực đơn kéo heir actual size ne Page out se thal fits on One Page out so thatitis One Page out so that itis ng mét trang lắt cả các cột của cả các hàng của Trang: 16
Nếu áp dụng các cách định dạng trang in như trên vấn khơng thê sắp xếp nội dung cần in cho khớp với cỡ giấy đã chon, bạn cĩ thể định lại tỷ lệ in (scale) Tuy chon
này chỉ cĩ tác dụng khi in ra giấy nhưng khơng làm ảnh hưởng đến worksheel trên man hinh làm việc
> Để định tỷ lệ in
la
+ Tại thực đơn Page Layout, nhấp vào nút trong nhĩm Page Selup để mở hộp thoại Page Selup | i] Margins | Header/Footer | Sheet | Orientation â Portrait @đ Landscape Seating O adjust to: [so Es Notmal size
@&tto: page(s) wide by fz Eta
Paper size: [as Iv}
Print quatity: | ‘ ly]
First page number: a] Cae ])
* Trong ving Scaling, cé 2 cach để điều chỉnh tỷ lệ in:
o_ Hoặc nhấp chọn nút Adjust to và thay đổi phần trăm kích cỡ in sơ với kích cỡ gốc
ø_ Hoặc nhấp chọn nút Fit lo, xác định số trang theo chiều ngang và chiều doc ban mudn in worksheet
Trang 20
Bài thực hành 1
thêm chuỗi "My" trước tên file
4 Me workbook PopulationData, thực hiện các yêu cầu sau:
+ Chuyển đến ơ J6 của worksheet NTS03 + Chuyển đến ơ đầu tiên chứa comment z Chuyển đến dãy ơ cĩ tên là US_2008 + Chuyển đến ơ cuối cùng trong wortsheet
chỉ in 2 cột B và € với các đường lưới (gridlines)
chỉ các cột tử A đến D xuất hiện trong trang đầu tiên
`
trang
trang với cỡ giấy là letler
a Binh dang sao cho tắt cả nội dung sẽ in trên 2 trang giấy cỡ A5 « Binh dạng sao cho tất cả nội dung sẽ in ở tỷ lệ 50% kích cỡ thực
6 Tùy biến mơi trường làm việc
magazine va advertising Kiểm tra kết quả
hiển thị cầu trúc của cơng thức
han Enter,
View
Các file thực hành nằm trong folder ExcelObjectvef Nếu muốn lưu kết quả bai
thực hành, bạn nên lưu thành file mới cũng folder cĩ tên giống tên file cũ nhưng cĩ
2_ Mở workbook PrintArea, xac lap worksheet co tan SalesByCategary sao cho 3 Mé workbook PageBreaks, trong worksheet cĩ tên Orders chèn phân trang (page break) trước hàng 31 Sau đĩ xem lại phân trang và bảo đảm sao cho
4 Mở workbook HeaderFooler, lạo header hiển thị trên tất cả trang của
worksheet tén Orders ngoại trữ trang đầu tiên Vùng bên trái của header đưa vào ngày hiện hành, vùng giữa đưa vào tên workbook, vùng bên phải đưa
vào số trang Quay về lại cách xem Normal, rồi thay đổi vùng giữa của header để phản ánh tên của workeheet thay cho lên workbook Xác lập phần in của workbook sao cho số trang in ở phân đáy của mỗi trang thay vì nằm ở đầu
5 Trong workbook Layout, thực hiện các yêu cầu sau trong worksheet JanFeb: « Định dạng sao cho tắt cả nội dung sẽ ín theo hướng nằm ngang trên 2
» Mở workbook Properties, đính kèm 2 tir sau vào keyword của Properfies: »_ Xác lập Excel sao cho bồ qua khơng dùng chức nang AutoComplete khi gõ
cơng thức, Thử kiếm tra bằng cách gõ vào =8UM( vào 1 ơ bất kỹ của workgheet va kiém tra hop AutoComplete khong xuất hiện mà chỉ cĩ tooltip s Xác lập Exoel để chuyển sang ơ kế liếp là ơ bên phải khi bạn nhắn Enter Thử kiểm tra bằng cách gõ nội dung vao 1 6 bắt kỷ trong worksheet và ø Bỗ sung tab Developer trén ribbon Kế liếp gỡ bỏ nhĩm Macros khỏi tab
Trang 21m lưu kết quả bai
!n file cũ nhưng cĩ
‘Category sao cho ¡ chèn phân trang bảo đảm sao cho
lat ca trang cha
3Ï của header đua Ang bên phải đưa g giữa của header
i lap phan in của ray vi ndm ở đầu uksheet JanFeb: vam ngang trén 2 +pỡ A5 cỡ thực d cla Properties: oComplete khi gõ › † ư bat ky của ma chi cd tooltip bạn nhắn Enter ng worksheel và Macros khdi tab bất kỳ thực đơn Trang: 18
nao Ba sung nit nay vao Quick Access Toolbar, dat nd nam bén trai nhal
của thanh và đặt đường phân cách (separator) giữa nủt mới với cae nut khác trên thanh
® Ty bién thanh Quick Access Toolbar cho riéng workbook hién hanh bang
cách bổ sung thêm các nút để chèn hình anh (picture), 46 thj (chart) va
bang (table), Thay đổi để thanh Quick Access Toolbar nằm bên dưới
ribbon ,
® Bo tat cd ty bién vira thục hiện trong hộp thoai Options, ribbon va Quick
Access Toolbars
Câu hỏi ơn tập
4 Một workbook của Excel là lập hợp của các a Worksheet
b Chart
c Worksheet va Chart d Worksheet va table
2 Formula bar ding dé hién thi:
a Cac hang và cột tạo nên bảng tỉnh b Cac nit view va Zoom
c Giả trị hay cơng thức trong 6 hiện hành, cho phép nhập hay chỉnh sửa dữ liệu trong ơ hiện hành đĩ
d Gác nút lệnh tương ứng với các hàm thơng thường được dùng trong bảng tỉnh
3 Chế độ cho phép hiển thị nhiều nhất cĩ thể số ơ của bảng tính trên
Trang 22c CTRL +d d CTRL+ space bar 6 Thanh (lab) gl nam & phia dudi clia cita 80 workbook a Reference tabs b Position tabs c Location tabs d Sheet tabs 7 Khi xĩa nhằm † hàng trong bảng tinh, dúng lệnh gì để khỏi phục lại hàng đĩ a Insert b Undo c Copy d Replace
8 Mac dinh con tré 6 (cell pointer) di chuyén xuống ơ kế dưới khi nhân phím Enler Để thay đổi xác lập này bạn dũng t File>>Options>>View File >>Options>>Edit o aes 9 Õ hiện hanh (active cell): a_ Nhận dữ liệu do người di b_ Được phân biệt bởi đườ c Nhận dữ liệu do người viền đậm bao quanh ơ ủy chọn nào? File >>Optiens>>Formula „ File >>Options>>Advanced lùng nhập vào
ng viên đệm bao quanh ơ
dùng nhập vào và được phân biệt bởi đường d Nằm trên thanh cơng thức (Formula bar)
40 Khí bất đầu gõ 4 vai ký tự đầu vào 1 ơ mã trùng với giả trị text của 1 ơ trước đỏ
Trang 23ại hàng đỏ
"hắn phím Enter
! biệt bởi đường
sda 1 ơ trước đơ ) đang gõ Chức Trang: 20 Chương l| Nhập liệu bảng tính Nội dung bài học: 1 Các kiểu dữ liệu 2 Tạo dữ liệu trong mội ơ 3 Sử dụng chức năng Auto Fil
4 Tạo vả sử dụng siêu liên kết (Hyperlink}
Bạn cĩ thể tạo một trang bảng tính từ đầu hay dân (paste} dữ liệu cỏ sẵn từ mot file
khác Khi tạo dữ liệu tứ đầu, bạn cĩ thể nhanh chĩng tạo một lượng lớn dữ liệu bằng cách điền chuỗi dữ liệu số hay vừa số vữa kỷ tự Excel cịn hỗ trợ các loại siêu liên
kết khác nhau từ các ơ hay các đối lượng bên trong hay bên ngồi workbook Chương này sẽ hướng dẫn cách thao tác tạo, chỉnh sửa định dạng và tạo dữ liệu cơ bản cho các ơ trang bảng tính, đồng thời tạo và chỉnh sửa siêu liên kết (hyperlink)
lI.1 Các kiểu dữ liệu
Mọi dữ liệu được nhập vào bảng tính chỉ thuộc một trong 2 loại sau:
>_Texf (cịn được gọi là label): mặc định được canh trái (lelt-aligned) Nếu bẻ rộng
cội khơng đủ hiến thị, thì dữ liệu Text sẽ hiển thị lắn sang ư kề phải nêu ơ này
trồng hoặc phần thừa sẽ khơng được hiển thị
> Nưmber( cịn được gọi là value hay numeric entry): mặc định được canh phải
(right-aligned)_ Nếu bê rộng cột khơng đủ để hiển thị dữ liệu số (bao gồm cả định dang) thì Excel sẽ hiển thị chuỗi ###### cho đền khi bạn mở đủ bề rộng cột
I.1.1 Dữ liệu Text
Excel mặc nhiên xem dữ liệu nhập vào là Text trong các trường hợp sau:
+ - Bắt đầu với 1 chữ cái hay dầu chấm
+ - Hỗn hợp vừa chữ cái và số bắt kể bất đầu là số hay chữ cái
+ _ TẤI cả dữ liệu số cĩ chứa dâu khơng phải dấu phẩy (,), dấu chấm (} và dấu
gạch chéo (/)
Nếu dữ liệu số cĩ dấu chéo (J) hay dấu (-) thích hợp, thì Excel sẽ chuyển đổi dữ liệu thành ngày (date) Ví dụ nếu bạn nhập 1/12/14, Excel sẽ tự động chuyển đổi thành ngày và hiển thị 1712/2014
Trang 24
Nếu muốn nhập số như text, phải đặt dấu nhảy đơn (} ngay trước chữ số đầu liên VÍ 7 + Để
dụ khi nhập 1/12/14, Excel sẽ hiển thị — Ctrl 4112/2074, nhung néu nbap ‘W124 th” > Để chỉ Fee ate wih: Digit Yeon Excel sẽ chỉ hiển thị 1/12/14 (khơng cĩ dấu "hi wor
| wie an Es nháy) Thay vào đĩ, một tam giác xanh nhỏ » pak
¬ RK xuất hiện ở gĩc trái trên của ơ và 1 biểu + Bat
} Convert XX ta 20XX j : ‘ he yes ˆ A Ị | .| tượng cảnh báo xuất hiện ngay bên trải ị
Ignore Eror Khi bạn nhấp vào biểu tượng này, thực I2 Tại
| Editin Formula Bar đơn với các tủy chọn cho phép biến đổi về ,
| BrorGheck lại ngày hay vẫn giữ nguyên dạng text Bat ky thé (chan muc Ignore Error) chia cac | oe og Co nhidu « 11.4.2 Dữ liệu số dữ liệu the
Dữ liệu số cĩ thế được cha thành 3 loại Sau: 11.2.4 N + Number (s6) do bạn nhập vào Cĩ thể nhập cũng với các ký tự như + - 0 §
% Để nhập số âm cĩ thể dùng dấu trử - hay cặp ngoặc đơn (J Ví dự: số -B3 Dỡ liệu xu
hay (53) : 6 dang nt
+ Date and Time (Ngày và Giờ] ¡ thức Sau
+ Number được tạo ra tử cơng thức ị hoặc nhất các phím
1.1.3 Dữ liệu ngày giờ ị chuyển sa
: Để chỉnh :
Excel lưu trữ ngày giờ bạn nhập vào như 1 loại giá trị đặc biệt Ngày được lưu trữ hành, hoặ như số thử tự (serial number) va gid được lưu trữ như số thập phân, Excel hỗ trợ hai
hệ thống ngày: hệ thống ngày 1900 của Windows, xem ngày 1 tháng 1 năm 1900 như IL2.2.D ngày số 1; và hệ thống ngày 1904 của Macintosh, xem ngày 2 tháng 1 năm 1904 như
ngày số 1, Exoel lưu trữ ngày như 1 số tuần tự cách ngây gốc (1/1/1900 hay - Các chức
2/1/4804) Ví dụ ngày 15/12/2014 sẽ được Excel sẽ lưu trữ như: số 41888 ị người dat
Bạn cĩ thể thực hiện các phép lốn số học trên dữ liệu ngày Để nhập trực tiếp ngày ' khác của :
vào cơng thức, bạn phải đặt ngày trong cặp nháy đơi, vị dụ ="12/6/14" — "MBH4" ị > Đšch
Thời điểm trong ngày được lưu trữ như số thập phân với 0.0 để chỉ 12 giờ đêm j + Che
(12:00 midnight) va 0.999 để chi 11:59:59 pm : + Tại
Go hai dạng ngày giờ hiện hành là ngày giờ lĩnh (static date and time) va dong * Chi
(dynamic date and time} ị + Tại
> Để chèn ngày giờ lĩnh: ngày giờ lĩnh là ngày giờ sau khi được chèn vào khơng i che
thay đổi cho dù worksheet được tính tốn lại hay được mở i > pada + Ba chén ngày hiện hành: nhân Ctrl+; : + Ch + Dé chén gid’ hién hanh: nhan Ctrl+shift+; i + Ch
Trang 25
›hữ số đầu tiên Ví Zxcel sẽ hiển thị nhập '11214 thì !14 (khơng cĩ dâu lam giác xanh nhỏ ¡ của 6 va 1 bidu én ngay bén trai lượng nảy, thực ! phép biến đổi và tguyên dạng text tự như +-0Q§, 1 0 Vi dụ: số -53 lây được lưu trữ Excel hỗ trợ hai 1 năm 1900 như 1 năm 1804 như © (1/1/1900 hay 988 ip trực tiếp ngày ~ "1/8114" thi 12 giờ đêm 1 time) va déng shén vao khéng + Để chèn ngày giờ hiện hành: nhấn Ctrl+; sau đĩ nhắn space vả nhắn Ctrl+Shiftt; :
> Để chèn ngày giờ động: ngày giờ động là ngày giờ tự động được cập nhật lại khi worksheet được tính tốn lại hay khi workbook được mở
+ - Để chèn ngày hiện hành: dùng hàm TODAY() + _ Để chèn ngảy và giờ hiện hành: ding ham NOW()
II.2 Tạo dữ liệu ơ
Bắt kỳ thơng tin gì khi đưa vào bang tinh đều được lưu trừ trong các ơ Mỗi ơ cĩ thể
chữa các kiểu dữ liệu và định dạng khác nhau
Cĩ nhiều cách để tạo dữ liệu trong một ơ, hoặc nhập dữ liệu trực liếp, hoặc cất dân dữ liệu theo nhiều túy chọn khảo nhau, hoặc điền dữ liệu tự động
II.2.1 Nhập dữ liệu trực tiếp
Dữ liệu xuất hiện đồng thời cả trong „_
ơ đang nhập và cả trên thanh cơng [a -] :
thức Sau khi nhập xong dữ liệu, `
hoặc nhắn OK hoặc dũng † trong - các phím mũi tên để kết thúc và chuyển sang õ liền kề wae wot rẻ
Để chỉnh sửa lại dữ liệu trong ơ hiện 6 Tr
hành, hoặc nhấp đơi chuột hoặc nhắn phim F2 hoặc nhấp chuột trên thanh cơng thức
H.2.2 Dán dữ liệu
Các chức năng cụt, copy va paste trong Excel thuc sy thơng dụng và hầu như mọi
người đều biết và sử dụng Nhưng hiểm khí người dùng biết các tính nang hiệu quả
khác của các chừc năng này để tiện lợi hơn trong thao tác dữ liệu
>_ Để chuyển hảng thành cột ‘
* Chon hàng hay cột bạn muốn chuyển
+ - Tại lab Heme trong nhĩm Clipboard, nhấp chọn nút Copy (Ctrl-C)
* Chon 6 ma ban muốn chứa giá trị đầu tiên của dữ liệu cản chuyển đổi
+ Tai tab Home trong nhém Clipboard, chọn nút Transpose igh trong các tiy chọn khác nhau của nút Paste
> Dé dan két quả cơng thức từ một dãy ơ này sang dãy ơ khác
+ Chọn day ơ chữa cơng thức và copy vào bộ nhớ + - Chọn ơ mà từ đỏ bạn muốn sao chép giá trị đầu tiên
Trang 26Dé tat ct ay , Tà của ngHề
+ Chọn tủy chọn Values “t2 của nút lệnh Paste AutoCon >_ Để cộng, trừ, nhân hay chia các giá trị trong hai dãy dữ liệu
+_ Chọn dãy dữ liệu thử nhất copy vào bộ nhớ 1.3 2
+ Chon 6 dau tién ctia day di liệu thử hai ~ dãy chứa các số bạn muốn cộng Bạn cĩ thêm, nhân với hay chia bởi các số trong dãy dữ liệu thứ nhất hay trừ đi từ dãy an co ử
wy ahd text bang
thử nhất -
+ - Chọn lệnh Paste 8pscial trong danh sách các tùy chọn của lệnh Paste ee bang + Trong vung Operation cla hdp thoai Paste Special, nhdp Add, Subtract, 0 mau
Multiply hay Divide Sau đĩ nhap OK 11.3.1 11.2.3 Tự động lặp lại giá trị cĩ sẵn trong cột Fil hand
Nếu những ký tự đầu tiên bạn gõ vào 1 ơ trùng với dữ liệu cĩ sẵn trong cột, Excel sẽ chen E
tự động đưa phân ký tự cịn lại vào ơ Excel thực hiện việc lặp lại tự động này chỉ với mẫu đen
dữ liệu tồn Ia text, hay tổ hợp text và số, và khơng thực hiện với dữ liệu chỉ chứa số, Để tạo n
ngảy hay thời gian dra Sau khi Excel lặp lại giá trị, bạn cĩ thể làm 1 trong các việc sau đối với giá trị de Excel cá > Đểđi HOME INSERT PAGELAYOUT ATA REVIEWS WE ON Cut i di Copy * Ty io
Format Painter Ì weil CO All using Source theme * D
Paste © formutas Co AN except borders hị “tên Valbue: CC) Cotumn widths > Để ú
4 ` A h ©) Formats C) Formulas and number formats h
ae Ye 25 $b O comments C) Vatuas and number formats ay
Poste Values TỦ Ovatidation |) Alb merging conditional formats định
^ ae a : E] Operation a oN us i ‘ia LH @tone Mulply [ v
Other Paste Options | Add CO divide j d : F O supteat wr HC) skip bjanks Citranspose đ — c Paste unk | đ để nghị: ooh ¢ + _ Để chấp nhận: nhân Enter ( + Để thay thế: tiếp tục gõ giá trị mới é
+ _ Để xĩa khơng sử dụng: nhắn backspace t
v ee
Trang: 24 Microsoft Excel
Trang 27ỗ bạn muốn cộng † hay trữ đi tú day nh Paste p Add, Subtract, 0ng cột, Excel sẽ động nảy chỉ với liệu chỉ chữa số, ởi giá trị do Excel IIEW VIEW theme 5 mber formats rer formats ionatformats 1° Cancel Trang: 24
Để lắt chế độ tự động lặp lại giá trị (Automatic Completion): bỏ chọn mục Enable
AutoComplete for cell values trong trang Advanced clia File\Options
1.3 Dién dữ liệu tự động
Bạn cĩ thẻ nhanh chĩng điền vào các ơ liền kề dữ liệu dạng cơng thức, số, ngày hay text bang hai cach: ding the don Fill hay ding nut fill handle Khi copy hay điền dữ
liệu bằng các lệnh trong thực đơn Fil, bạn cĩ thể xác định các tùy chọn khác nhau đẻ
tạo mẫu (pattern) dữ liệu cần điền
H31 Dùng nút fill handle
978.75
Fil handle la † hình vuơng nhỏ nằm ở gĩc phải dưới của õ được ko chọn KT Khi di chuyển chuột đến nút fil handle, con trỏ sẽ đối thành dầu cộng mau den
bauer
Đề tạo nhanh 1 chuỗi dữ liệu, bạn chọn ơ được dùng làm cơ sở để điền dữ liệu, rồi drag nut fill handle ngang qua các õ liền kề cần điền
Cac vi dy st? dung nit fill handle dé tao các chuỗi dữ liệu:
> Dé dién chudi dé liệu số hay ngày tháng đơn giản
+ _ Nhập vào 2 giá trị đầu tiên (hoặc số hoặc ngày tháng) vào 2 ơ đầu tiên trong dãy muốn điền
+ - Tạo khối bao 2 ơ vữa điền
+ Drag nit fill handle xuống dưới hay sang phải để tạo dãy lăng hoặc drag nut fill handle lén trén hay sang trai dé tạo dãy giảm
> Dé dién vao dãy ngày hay ngày thang xdéo 10! 8 c 0 E định ; op + Nhap ngày đầu tiên "et ad = -Fillhandle Tờ =~ - ng Vào ơ bat dau cua 4” Nuit Auto Fill Options day can dién 5 Oo come ——
* Drag nat filhandie 6) —— _- rises [=
2 ù va 7
đĩ bao vùng chữa a © Filformatting Only — E-
các ơ liền kề cần F—. Hưcdơn đền 9 © FilvithoutForating | Auto Fill Options
wae 1 O Fill Days an + Ngay sau khi thả n © Filweskty: = |
chuột, nut Auto Fill 42 © FilMonthe
Options xuat hiện 13 © Filer ee
ở gĩc phải dưới 14 0 Eadifl one
của dãy 6, khi nhap TT nemuaetovonsaoneel vao 6 lam thyc don Auto Fill Options xuất hiện * Chon † trong các tùy chọn sau từ thực đơn:
Trang 28
o Fil Days: chỉ điền ngày kế tử ngày đâu tiên Các ơ trong hình sẽ cĩ gia trị là ị ø_ Gr0WI
1-dun, 2-jun, 3-Jun : bang
o Fill Weekdays: chi dién theo ngay lam viée ké tir ngay dau tian, khéng dién với gi ngay nghi (mac dinh la thir Bay va Chu Nhat) Nếu 1-Jun là thứ Sáu, thì các — ! o_ Đate: ơ tiếp theo sẽ là 4-Jun 5-Jun ' cach
o Fill Months: chi dién theo thang ké tir thang clia ngay đầu liên ác 6 trong ngày
hình sẽ lần lượt cĩ giá trị là 1-Jun, 1-Jul, 1-Aug đã ch
o Fill Years: chi điền theo năm kế từ năm của ngày đầu tiên Nếu 1-Jun 2014 ì ø_ Autol
là ư đầu tiên, các ơ tiếp theo sẽ là 1-Jun 2015, † ¬lun 2015 dữ lí drag
>_ Để loại bỏ định dạng trong lúc điền dãy dữ liệu
+ Sau khi đã điền xong dãy dữ liệu, nhấp vào nút Auto Fil Optlons ở gĩc tải > Détaod
dưới của dãy ơ
+ _ Trong thực đơn Aulo Fill Options, chọn nút Fill Without Formatting ị on
> Cách hiển thị làm an fill handle ị Fema
a_ Trong trang Advanced ctla lệnh File\Options chon hay bé chon tly chon Proofing Enable fill handle and cell drag-and-drop để hiển thị hay ẫn nat fill | Save
handle Lassa
b Dé tranh thay thé dir ligu hién cĩ khi drag nut fill handle, muc Alert a
before overwriting cells phai duc chan, au
ad m
I.3.2 Dùng lệnh FiI Thiện
Lệnh Fil chứa 1 thực đơn với nhiều mục chọn khác nhau khiến cho việc điền dữ liệu
đa dạng hơn SS la tutaSum autos bey ;
Loe
> Để lạo các tuy chọn đặc biệt cho dãy số, ngày hay
ngay tháng, :
+ Nhập số hay ngày vào ơ đầu tiên của dãy cần điền, tạo khối bao dãy cần điền
+ Tại ribbon của thực đơn Home, trong nhĩm
Editing, nhấp nút Fill, rồi chọn lệnh Series
+ Trong hộp thoại Series, nhập giá trị vào các hộp siep value (bước lăng) và Stop value (giá trị Ì 5,1 A Down TIBI fight 18 w [£j tt Across Worksheets Series dừng) Justify
+ Nếu muốn tạo chuỗi ngày thì chọn đơn vị cần | Flash Fill Nếu muốỗr điền bằng cách nhấp vào các tùy chọn Day, danh, hay
Weekday, Month, Year (Néu tao chuỗi số hay text thì bỏ qua bước này) vào Custc
+ Chọn 1 trong các tùy chọn để xác định cách điền giá trị danh sáct
Trang 29nh sẽ cĩ giá trị là ¡ tiên, khơng điền 1 thử Sáu, thì các tiên Các 6 trong Nếu 1-Jun 2014 plions ở gĩc trải ting
9 chon tly chon
hi hay An nut fif
indle, muc Alert
việc điền dữ liệu “oY i Bi EU 9iksheeLs tớc này)
value vào mỗi ơ
o Growth: Excel tinh giá trị chuỗi
bằng phép nhân mỗi 6 trong chuỗi
với giá trị rong hộp Slep value
o Date: Excel tính giá trị chuỗi bằng cách tăng mỗi 6 trong chuỗi dạng
ngay voi don vj ngay (Date Unit)
da chon
o AutoFill: tuy chon này tạo 1 chuỗi dữ liệu cĩ cũng kết quả như cách drag nut fill handie
> Dé tao dãy dữ liệu tủy ý
Type
{ oy
» (8) Rows i} Linear @ Bay
Ị Ocotumns — Ch Grovdh verkals, | Ch pate C) Autokitt year Stop value: Genet Ferutas Procting tre Langutge Quick Accent Toothar dabbles Trust Center General
C7 Provide teeduack with sour
(C0 taneregther applications that ate Bynsmie Dats Exchange (ODE
‘Ark Lo updste automat ie inks D1 Stew add-in yseeintadace evrans
Seate content for Ad oF tây HT ppt tin, eaded pocesting Crentefitsforanein sons ans ilrequences: | Edt Custom Lists Sats
Disable undo for large:
Dinabte undo for Pivot
1) Pieter the Excel Date bf
Disable yndo tarlarge
Dinabteundo for Data Mietasoft Excel mena kyl Guten thi Than túo dis pate TWF 2] an -l[ —_ XP Hộ N W4 J tt | lạ ®aoe,Hene, lubery,Ve tao bồng [Em] oe] 1) Transition mnvigati 1D Ranition formula ev DD Trantition tormyts ent Price Enterto coparate Da entitec roe Sp sri B) io | [oj [eee] tt Ca Cee
Nếu muốn tạo chuỗi điền tụ động chứa danh sách đặc biệt như chuỗi tên người, địa danh, hay các điểm tham chiêu nào đĩ Bạn can tạo sẵn danh sách nảy và lưu trữ vào Custom List của Excel, để sau nảy bất kỹ lúc nào bạn cũng cĩ thễ điễn tự động
danh sách này + Tạo danh sách
o Nhập các mục trong danh sách vào các õ liền kề của một bảng tính lạm thời nào đĩ Tạo khối bao các ơ này
Trang 30
ò Trong trang Advanced của lệnh Fiie\Oplions, trong nhĩm General, nhấp nút
Edit Custom Lists > Thục hiệr
o_ Trong hộp thoại Custom Lists, dãy ơ được chon sẽ hiển thị trong hộp Import Khi dữ liêu đt
list from cells, nhấp nút lmport khởi đồng ch o_ Kiểm tra và chỉnh sửa các mục nếu cần trong hộp List entries, rồi nhấp núi OK ong
¬ - IL4 Tao
» Bé điền dãy tùy chon °
ò_ Nhập 1 trong các giá trị của danh sách tuy chọn vào ơ hiện hành Vị dụ bạn đã Bảng tính Ex tạo danh sách cĩ 4 giả trị Xuân, Hè, Thu, Đơng, nhập vào ơ hiện hành giá trị liên quan ha:
"Hè" kết từ bất kỳ
+ Drag nut fill handle vao 6 vira nhập để điền tự động danh sách, các ơ kế tiếp này cĩ thể lý sẽ được tự động điền giá trị “Thu”, "Đơng", “Xuan” Siêu liên kết > Để chuyết H.3.3 Dùng Flash Fil ' Nhân giữ ky ae
Một tính năng mới của Excal 2013 là Flash Fil cho phép đưa dữ liệu một cách tự kết đĩ động vào bảng tính, tiết kiệm thời gian và cơng sức của người dùng > Để tạo siê
Giống như fill handle, Flash Fill co thé đốn được loại thơng tin bạn đưa vào , Nhập v
worksheet Ví dụ dùng chức năng Flash Fil để tách phân tên hay họ từ cột danh sách ¡
họ tên
Mặc định Flash Fifi luơn được mở: Để tấtmở lai Flash Fill, bỏ chọn hay chọn lại mục tr
HY existing File
¬ 8 he CC Ị 0 LaF Web Pag
L ‘emit Address Tà Last Name First Name_ “Friday, March 01, 2013 : 3 hsidi.las(@vsstainzuranee, com lee - Heidi x Plgce in Thi 3 | josie gotes@vestainsurance.com ‘Gates ostel X Document 4+ weady.crocker@yestainsurance.com Crocker i x
§ lorettaiohnsen@vestaingurance.com johnson x L _— he me _ | Create Hews
6 walter civera@yestainsurance.com Rivera x i Oocument
7 mistywhitfield@vestainsurance, com Whitfield x p
3 matilda lewis @vestaingurance.com Lawis x 2, 9 ‘elzabath.bicks@vestaingurance.com — Hicks x Aaldtess 10 -alvinrios@vestainsurance.com ‘Rios x , 11 ‘bran.gainas@vestainsurance.com ‘Gaines x ™ Automatically Flash Fill trong trang Advanced cla lénh File/Options Hoa loac
‘ ˆ > Thực hiện Flash Fill tự động + NH ©
Từ cột dữ liệu text như cột email Address, để tách phần First Name sang cot ké ’ 1 apt tiếp, gõ chuỗi Heidi vào ơ đầu tiền, nhan enter hay mũi tên xuống, gõ iy tự đầu ' onnh rong tiên của tên Josie vào ơ thứ hai, tồi nhắn enter hay phím mũi tên xuống Chức
nang Flash Fill sé ty động dién First Name cho phân cịn lại của cột
Trang 313eneral, nhấp nut trong hép Import tdi nhap nit OK anh Ví dụ bạn đã 3 hiện hành giá trị ách, các õ kế tiếp liệu một cách ty tin bạn đưa vào tử cột danh sách hay chọn lại mục l - wch 01, 2013 ime sang cột kế :ÿ, gỗ ký tự đầu jn xuống Chức at Trang: 28
> Thu hiện Flash Fill bằng tay
Khi dữ liệu đưa vào phú hợp với mẫu nhưng Flash Fill khơng tự động điền, bạn cĩ thể khởi động chức năng bằng cach chon Data > Flash Fill (hay nhẫn Ctrl+E)
1.4 Tạo siêu liên két (Hyperlink)
Bảng tính Excel cĩ thẻ chứa các siêu liên kết để kết nĩi nhanh chĩng với thơng tin cĩ
liên quan hay để tạo mội thơng báo email theo mẫu cơ sẵn Bạn cĩ thê tạo siêu liên
kết tứ bát kỷ nội dung ơ nào đến bát kỳ vị trí siêu liên kết nảo Các vị trí siêu liên kết
này cĩ thể là bất kỷ vị trí nảo trong trang bảng tính, trong workbook, hay trên web Siêu liên kết cĩ dạng gạch dưới và màu túy theo theme đang dũng cho bảng lính
> Để chuyển đến liên kết
Nhân gif? Ctrl rai nhấp vào ơ chứa siêu liên kết, bạn sẽ được dẫn đến đích của liên
kết đĩ
>_ Để tạo siêu liên kết đến một trang web + _ Nhập vào URL trong ơ rồi nhân Enter "Ấ ƠƯưƯưŠƯồƯồƯ°›ƯƯồ : HN Existing Fite
H | or Web Page ¥o Chục Bào Tao -Truong Dal Hoe Cong Nth sah Í Bookman
xiên Curent | ntipy/iueduantadcon.ico 626 ese hee
m Fotder_ |To Chút „ | fo Chúc Đạo Tao Truong Dai Hac Cong Highlep Dao Yao - Truong Dai Hot Cong tightep TPHCH TPHCH
Pipe in This) [70° HUH - Truong Dal Hac Cơng PIghiep TP.HCEI
Document | | prowsed | hilevAnwe.tiut eduwrvlavican ko -Pagesi:-| Goagle ` Hạn In - 6aogle cceunli
đ Dediion Supperl §ystemt for Buyiness Ialefience
Greatétiew || nem [Yahoo Vidt tam
Document Files | Coursers.org coursera - Bing a E-mail Address adden: [ | Caneet Hoặc
+ _ Chọn ư hay phần tử mà bạn muốn chữa liên kết (link)
+ - Nhấp nùt Hyperlink , trong nhém Links cia thyc don Insert,
+ _ Trong hộp thoai Insert Hyperlink, nhdp chon muc Existing File or Web Page trong hộp Link to
Trang 32
+ Trong hộp Address, gõ vào URL của trang web muốn liên kết đến Hoặc nhấp di nut Browse the Web i) Trong cửa số web browser, mé trang web muỗn được liên kết đến + _ Trong hộp thoại Insert Hyperlink, nhâp OK để tạo siêu liên kết Bài thực hành 2
Cac file thie hanh nam trong folder Excel\Objective2 Néu bạn muốn lưu kết quả bài
thực hành, bạn nên lưu thành file mới cũng folder cĩ tên giống tên file oũ nhưng
thêm chuỗi "My" vào trước lên file
1 Mở workbook InsertingDeleting, thực hiện các yêu cầu saU:
s_ Chuyển đổi các tên (name) trong cột Magazine của worksheel Ad Buy Constraints thanh hang dau tién clia worksheet mới
= Copy chi giá trị (cĩ và khơng cĩ đường viền), cơng thức và định dang oủa các ơ B4:G9 trên worksheet Ad Buy Constraints
+ Chuyển bảng tĩnh đến vị tri méi sao cho hang tiêu để đầu tiên của bảng nằm ở hàng 1, và cột Magazine năm ở cot A Chuyển dữ liệu từ bàng
Mag3 (B4:F4) vào hàng Mag2 (B3:F3) Chuyển cột dữ liệu Cost Per Ad sang bên trải cột Total Cost Sau cũng chèn 2 ư vào vị trí B8:B9 va day dir
liệu đang cĩ xuống dưới
2_ Mở workbook FilSenes, thực hiện các yêu câu sau trên sheett:
s_ Điền vào các ơ A2:A21 với các mục em 1, ltem 2, tem 3, cho đên item 20 Điền vào các ơ B2:B21 với các giá trị 10, 20, 30 cho đến 200 Điền
vào các ơ C2:C21 voi cac gid tri $3.00, $2 95, $2.90, cho đến $2.05 + _ Gopy nên và định dạng font tử ơ A1 đến các ơ A2:A21
3 Mở workbook FilCustom, thực hiện các yêu cầu sau trên sheef1:
+_ Điền các ư B1:K1 với các ngày Monday dén Friday, lặp lại 2 lần
® Tao danh sách tùy chọn tứ các tên (name) trong khối B2B7 Điện danh sách tùy chọn nảy vào mỗi hàng để tạo bằng phân cơng nhiệm vụ trong 2
tuần
4 Mở workbook FillCopies, thực hiện yêu cầu sau trên sheet Term Schedule: ø Chọn khối A2:F14, dùng chức năng Fil, tạo bản sao (duplicate) cúa tem
schedule nam ở các hàng cịn trồng nằm ngay bên dưới bản gốc vả phải bảo đảm cột Period trong bản sao hiển thi cdc period tử 1 đến 8
5 Mở workbook Hyperink, tại ơ A12 trong worksheet Employees gõ vào siêu
liên két (hyperlink) dén website www.otsi com Chỉnh sửa lại siêu liên kết bạn
Trang 33kết đến Hoặc nhấp nở trang web muốn W
uốn lưu kết quả bài
ig tên file cũ nhưng aut worksheet Ad Buy tc vả định dạng của : đầu liên của bảng én dữ liệu từ hàng ữ liệu Gost Per Ad tí BB:B9 va day dé eetl: 1 3, cho dén Hem cho đến 200 Điền sho dén $2.05 heett: ai 2 lần 82:37 Điền danh g nhiệm vụ trong 2 Term Schedule: luplicate) cla term yi ban gốc và phải † đến 8 3ees gỗ vào siêu si siêu liên kết bạn it our website thay f ị Bài thực hành bỗ sung:
1 Mở bảng Excel_BS\Objeclive 2IFlashFil, thực hiện các yêu cầu sau:
a Dung chức năng Flash fill để điền tự động vào các cột Last Name, Fiist
Name
b Chèn cột No bên trải cột Name, điền vào cột số thử tự 1,2,3,
c Bồ sung thêm cột Raise bên phải cột Salary (lương) chữa tiền lương tăng thêm chiếm 15% tiên lương
d Tao cdc danh sach tùy chon sau: Spring, Summer, Fall, Winter va D6, cam, vàng, xanh, tÍm, trắng
2 File Mavs xisx chữa các kết quả thơng kê cho các cầu thi của đội basltetball, tên
“sâu thủ được liệt kê trong cột A, các chỉ số thơng kê được liệt kê trong hảng 3 Thay đổi bằng tính sao cho tất cả tên cầu thủ liệt kê trong cùng hàng và các kết quả thơng kẽ của mỗi cầu thủ trong cũng một cột
3 Tạo bảng tính mới, nhập dữ liệu theo mẫu sau: ALB ee Df ERs 6 | Report A100 8200 C300 ‘Total 7] Nonh 484 424 148 1051 8] South BBi 933 1065 2879 ˆ9] East 973 395 1051 2419 H West 1099 374 179 1652 11} Total 3437 2126 2438 B001 Dũng lệnh Copy & Paste special để tạo bằng dữ liệu sau tử dữ liệu vừa nhập độ 8B j C | D ƒ E , F | 6 ¡ 16| Repot North South ` East Wast Total 17] A100 ABÂ 8BL_ 973 1089 3437 B200 424 933 395' 3874-2126 Cang 143 1065 1051 179 — 2438 Total 1051 2878 2419 1652 „8001
Câu hỏi ơn tập
1 Nếu muốn cĩ † dịng trắng bên dưới tiêu đề của bằng tính, việc tốt nhất bạn nên
làm là: — a Déng phim spacebar
b Chén thém 1 hang c Tăng bê rộng cột
d Binh dang lại bảng tinh
Trang 34
2 Cac nut Cancel va Enter nam & dau:
Ề a Menu bar c Sheet tabs
ị b Title bar d Formula bar
aowrw
3 Khi gõ vào Sunday và dùng chức năng Fill cho các ư bên phải, Excel sé điền vào Monday, Tuesday, Excel da sử dụng danh sách này tứ đâu?
a AutoComplete c AutoFormat b Custom List d, Calculation Automatic
4 Nếu 4/6 được đưa vào mà khơng áp dụng bắt kỷ định dạng nào, Excel sẽ xử lý dữ liệu này như
a Phân số e Số
b Text d Ngày
5 Dung cách nào để khơng nhập dữ liệu vào ð hiện hanh
a_ Nhân phim ESG e Nhắn phím mũi têh
b Nhân phim tab d Nhẫn nút enter trên thanh cơng thừc
6 Nếu ơB1 chữa Sơng thức =§A$1, phái biểu nào sau đây là đừng:
a._ Tham chiều tương đồi đến ơ A1 b, Tham chiếu ¡ tuyệt đơi đến ơ A1
c Cáo thay đơi sau đĩ trong ơ A1 sẽ khơng ảnh hưởng đến giá trị của ơ Bi d Các thay đổi sau đĩ trong ơ B1 sẽ khơng ảnh hưởng đến giả trị của ơ At 7 Xĩa nội dung bằng cách nhân phim "DELETE" tr ban phim sẽ xĩa a Chỉ xĩa text b Chỉ xĩa định dạng cơ Chỉ xỏa nội dung
d Xé6a cả nội dung và định dạng
8 Dung phim tat nao để xuống dịng trong 1 ơ dữ liệu a Enter c AlttEnter b, Ctd+Enter d ShifttEnter ‘ 9 Tinh nang Autocomplete cia Excel fa gi? a Tự động điền đủ các từ viết tắt
Trang 351i, Excel sẽ điền vào u? matic 0, Excel sẽ xÙ lý dữ ìn 3r trên thanh cơng 1g đến giá trị của ơ ag đến giá trị của ơ xĩa ‘ ng cúng cột cỏ trong cùng cột tại 1 ơ bắt kỳ nào
a Các hình dạng đặc biệt như hình sao, banner,
Trang 36Chuong Ill Dinh dang 6 va trang bang tinh Nội dung bai hoc Ap dụng và chỉnh sửa định dạng ơ Điều chỉnh chiều cao cột và chiều rộng hàng Chèn/xĩa hàng và cột “rộn va chia 6 Lam ẩn và hiển thị hàng va cột Tạo và áp dung cac kiéu dinh dang 6 (Cell Style) Anhkon =
Trang bảng tỉnh cĩ thể chỉ chữa một vải cột và hàng dữ liệu hay cĩ thể chứa các
phép tỉnh phức lạp liên quan đến hàng trăm ơ dữ liệu Mục tiêu của việc định dang
một trang bảng tính là tạo cầu trúc dữ liệu sao cho khơng cần biết kích cỡ bảng tính thế náo, thơng tin chính đều cĩ thể dễ dàng nhận biết được Với Excel, bạn cĩ thẻ
định dạng một trang bảng tính thơng thường với ba mức: thao tác trên cả trang bảng
tính, tứng cột hay lừng hàng và từng ơ riêng lẻ để cĩ được kết quả chính xác như mong muốn, Nếu định nghĩa một dãy ơ như một bảng, bạn sẽ được cung cấp thêm
các tùy chọn định dạng cho bảng đĩ,
II.1 Áp dụng và chỉnh sữa định dạng ơ
III.1.1 Định dạng kiểu chữ lu =o
Mặc định, kiểu chữ được dùng trong các trang bảng 8 F Ue &
tĩnh mới của Excel là Calibri, nhưng bạn cĩ thể thay Font 5 đổi tùy ý các thuộc tính kiểu chữ này, bao gằm: : [ Mở hộp thoại Format Cells + Kích cỡ (size) + - Kiểu định dạng (style) + Mau sac chit (color)
+ Gach didi (Underline)
Bạn cĩ thể thay đỗi các thuộc tỉnh kiểu chữ theo một trong các cách sat:
>_ Chọn các lệnh thÍch hợp tứ nhĩm Font của ribbon Home >_ Thay đổi cùng lùc nhiều thuộc tỉnh Font từ hập thoại Format Gells
Trang 37' cĩ thể chửa các Ua việc định dạng kích cỡ bảng tỉnh Excel, bạn cĩ thể rên cả trang bảng ua chính xác như yo cung cấp thêm Mở hệp thoại Format Cells Sau; ells pthoai ,
II.1.2 Định dạng nội dung 6
Mặc định nội dung tắt cả các ơ trong worksheet mới cĩ cùng định dạng, nêu bảng tính cĩ nhiều thơng tin thì đọc bảng sẽ trở nên khĩ khăn Excel 2013cho phép luy biển cách hiển thị bảng tính (look and feal) làm cho nĩ dễ đọc hơn Việc thay đổi định dạng này cĩ thể áp dụng cho một ơ, hàng/oội, hay cả trang bang tinh >_ Để định dạng một số ký tự trong một ơ + Trong thanh cơng thức (Formula Bar} hay trong ơ hiện hành, chọn đoạn văn bản muốn định dạng + _ Tại ribbon Home, nhấp các nút thích hợp trong nhĩm Font Hoặc
+ - Nhấp các nút trên thanh Mini Toolbar xuất hiện
ngay sau khi kếtthúc chọn đoạn văn bản
Đoạn vẫn bản
> Để áp dụng định dạng cĩ sẵn của một ơ này sang _ được chọn các ơ khác
+ - Chọn ơ hay nhĩm ơ muốn sao chép định dạng
+ “Trong nhĩm Clipboard của ribbon Home, nhấp đơn (nếu chỉ muơn sao chép định dạng một lần) hay nhấp đơi (nều muốn sao chép định dạng nhiều lần) tại
sŸ formai Painter
nut Format Painter để lưu lại định dạng của các ơ vừa chọn + Drag con trỏ dạng chỗi quét (paintbrush-shaped} ngang qua các 6 ma ban
muốn áp dụng định dạng đang được lưu trong clipboard
+ _ Nếu cân, nhấp lại nút Formal Painler hay nhắn phim ESG để kết thúc chức
năng sao chép định dạng
11.1.3 Định dạng màu sắc và đường viền ơ
Bạn cĩ thể định dạng các ơ bằng cách kẻ đường viễn (border) và lơ mau (shading) bên trong 6 dé tao sự nổi bật Bạn cĩ thể dùng đường viền cĩ sẵn hay lạo đường viễn riêng cĩ kiểu đường, màu sắc và độ dày khác nhau cho một ơ hay nhiều ơ Bạn cĩ thể áp dụng các cách tơ khác nhau như tơ đều (solid colo), lơ theo dãy màu
(gradient) va theo mau (pattern) dé tao cau trúc riêng hay làm nỗi bật thơng tin chính >_ Để thay đổi mâu chữ/màu nên của ư được chọn
* Tai ribbon Home, trong nhém Font
Trang 38o_ Chọn † trong các tùy chọn từ thực đơn kéo xuỗng > Dé tao đường viễn tủy y
+ Ghọn lệnh More Borders trong thực đơn kéo xuống của nùt lệnh Border, hộp thoại Format Cells xuất hiện ruomwer [Aigament [ Fort | Sender {Fa Teen tine resets gle: Wane Hont Quite ine | Selon ' automatic | I ì i | The elected border style can be applied by diching the presels, previevy diagram ot the buttons | — above i (oa) La | Kế đường đỉnh Kế đường ngang bên trong khối Kẻ đường đọc bản trong khốt Kẻ đường đây Kẻ đường chèo Xế đường chéo
Kế dưỡng biên trái ka đường biên phải
+ — Chọn kiểu đường trong hộp Style, chọn mâu đường trong hộp Color, rồi nhấp vào từng nủt cơng cụ trong phần Border để tạo đường viên tương ứng, ví dụ
nhấp nút la lạo đường viền đỉnh của khối được chọn Bạn cĩ thể chọn màu và kiểu đường viền khác nhau cho từng thành phân đường viên khác nhau
III.4.4 Canh lề dữ liệu trong ơ
Mặc định, dữ liệu chuỗi canh trái và số thì canh phải Bạn cĩ thể xác định việc canh lề (alignment) dữ liệu trong một ơ theo cả chiều ngang và chiều dọc
> Để canh lề dữ liệu chơ cột được chọn
+ Trong nhĩm Alignment của ribbon Home, nhấp các
nut Align Leff, Center, Align Right dé cin 1é theo
chiều ngang, hay nhấp các nút Top Align, Middle
Align hay Bottom Align-d8 can lễ theo chiều dọc » Dé thay đỗi hướng (Orientation)
Trang 39!† lệnh Border, hộp đường đỉnh đường ngang bản ng khối đường doe ben ing kha đường đây dường chéo tường chéo tường biên trấi ường biên phải ip Color, roi nhấp tuong Ung, vi du Bạn cĩ thế chọn lường viền khác e định việc canh Midle Bottom enter Right Trang: 36
Mặc định, dữ liệu nhập vào theo chiều ngang và từ trái sang phải Bạn cĩ thể xoay dữ liệu trong ơ sao cho cĩ thẻ hiễn thị được nhiều thơng tin hơn Khả năng nay dac biệt liện dụng khi bạn cĩ tiêu đẻ cột quá dải trong khi dữ liệu trong cội thì quả ngắn
Để thay đổi hưởng của hàng tiêu để, trong nhém Alignmen cua ribbon Home, nhấp not Orientation Ở ” _ foi nhấp chọn gĩc xoay mong muốn
>_ Để cuộn dữ liệu (Texi wrapping)
Mặc định Excel khơng cuộn văn bản trong mot 6 Thay vào đĩ, nĩ cho phép dữ liệu nhập vào một ơ tran sang 6 bén phai néu ơ đỏ trồng, hay che di phan dữ liệu bị tran nếu ơ bên phải khơng rỗng Đã tồn bộ dữ liệu trong ơ cĩ thể nhìn thấy được, bạn cĩ thể cho phép dữ liệu được cuộn thành nhiều dịng, kết quả là chiều cao của hàng sẽ tang + _ Đề cho phép dữ liệu trong cột được cuộn thánh nhiều dịng, nhấp nút Wrap Text o ©" trong nhém Alignment II.2 Định dạng dữ liệu số Đề định dạng dữ liệu số (number}
>_ Chọn † hay nhiều ơ chửa dữ liệu số cần định dạng
> Tai ribbon Home, trong nhĩm Number, chọn † trong các nủi lệnh sau:
7” ¡ Chọn các kiểu tiên tệ như dollar, euro, 12 $ 1200
: ¡ VND,,
Định dạng theo kiểu phần trăm 037 > 37% E1] ! Thêm dấu phân cách hàng ngắn 1234 > 1.234,00 [s] ` Thêm chữ số thập phân 12,3 + 12,30
/ ` , Giảm chữ số thập phân 42,93 > 12,3
i lam TT Chon kiểu định dạng số, tiền tệ, ngày,
mm ———._ aide
Trang 40¡ Humbát Category: General Humber Currency * [Date Tima Fraction Scientific Text Special 1 i Accounting Parcentage Anmen | Fan | Bade | Sample $42.00 Hype "ota —- =s2000 );[z 220.00} #,#s0,00.};‡Redjir,>#0.00] 5®,#"£0 ])jJ6%,k#0 §“ ,øœ0 |{Red|(S2,>e0] '
+ Hop Type liét ké cdc chudi định dạng bao gồm các mã định dang Hoặc bạn chọn 1 trong các chuỗi định dạng cĩ sẵn trong hộp hoặc tự tạo chuỗi định dạng mới Ý nghĩa của các mã định dạng như sau: Mã Mơ tả
0 Biểu diễn 1 chữ số Ký hiệu này dùng xác định số chữ số Ví dụ định dạng 0.000 hiển thị giá trị 789 thanh 0.789
Biểu điển 1 chữ số, tương tự như mã 0, tại những vị tí cĩ dầu châm 7 ? nếu là số 0 khơng cĩ nghĩa hai bên dấu thập phân thi thay thành khdang
trắng Ví dụ mã 0.7? hiển thị giả trị 1.40 và 1.45 thành 1.4 và 1.45 Biểu diễn 1 chữ số, tương tự như mã 0 nhưng sẽ bỏ qua khơng hién thi
it các số 0 dư thừa nếu số chữ số Ít hơn mẫu định dạng VÍ dụ mã ## # ft hiển thị dấu phẩy sau mỗi 3 chữ số bên phía trái của dấu thập phân - Dau cham thập phan
% ‘Dau phan tram
Ị Ký hiệu phân số Số ký tự hai bên ký hiệu phân số này xác định mức độ