Câu 1: Sử dụng công văn trong những trường hợp nào? Có những loại công văn nào? 1. Khái niệm: Công văn là loại văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác... giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan. Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình. 2. Các trường hợp sử dụng Công văn: Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi, Được sử dụng trong các trường hợp sau: Thông báo một hoặc một vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành; Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên; Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ như về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng... Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan; Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên; Xác nhận vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan; Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp...
Trang 1Câu 1: Sử dụng công văn trong những trường hợp nào? Có những loại công văn
nào?
1 Khái niệm:
Công văn là loại văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan
Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình
2 Các trường hợp sử dụng Công văn:
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi, Được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Thông báo một hoặc một vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành;
- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên;
- Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ như về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng
- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan;
- Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên;
- Xác nhận vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan;
- Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp
3 Các loại công văn:
a Công văn hướng dẫn: Dùng để hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó như
hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước Công văn hướng dẫn gồm có 03 phần: đặt vấn đề; giải quyết vấn đề; kết luận
Trang 2- Giải quyết vấn đề: nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của Chủ trương, chính sách,
quyết định cần được hướng dẫn thực hiện Qua phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương đó về các phương diện kinh tế - xã hội nêu cách thức tổ chức và các biện pháp thực hiện
- Kết luận: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan
biết và tổ chức thực hiện đúng tinh thần của chủ trương, chính sách, quyết định
b Công văn giải thích: Đây là loại công văn dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa
nội dung của các văn bản như Nghị quyết, chỉ thị, về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan hoặc cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu sai, thực hiện không đúng hoặc không thống nhất Nếu công văn hướng dẫn được viết theo ý chí chủ quan của cơ quan ban hành, thì công văn giải thích luôn luôn được viết theo yêu cầu của các nơi nhân công văn Tuy nhiên, về phương diện nào đó nội dung của công văn giải thích rất gần với công văn hướng dẫn, do đó công văn giải thích có kết cấu nội dung tương tự như công văn hướng dẫn:
- Đặt vấn đề: nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của của văn bản
cần được giải thích cụ thể
- Giải quyết vấn đề: nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai của văn bản
kèm theo nội dung giải thích cụ thể tương ứng
- Kết luận: Nêu các cách thức tổ chức và biện pháp thực hiện
c Công văn chỉ đạo: Là văn bản của các cơ quan cấp trên thông tin cho các cơ
quan cấp dưới về công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện Nội dung của loại công văn này rất gần với nội dung của Chỉ thị, do đó cần thận trọng trong việc sử dụng loại văn bản này
Nội dung của công văn chỉ đại thường có kết cấu như sau:
- Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai, cần
phải thực hiện
- Giải quyết vấn đề: Nêu những yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp
cần áp dụng để đạt được những yêu cầu đó
- Kết luận: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo kết
quả cho cấp chỉ đạo
d Công văn đôn đốc, nhắc nhở: là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho cơ
quan cấp dưới nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động hoặc thi hành các chủ
Trang 3trương, biện pháp hay quyết định nào đó
Nội dung của công văn đôn đốc, nhắc nhở thường bao gồm:
- Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong văn bản đã
được chỉ đạo tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện Có thể nêu một số nhận xét ưu, khuyết điểm cơ bản của cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ được giao, đặc biệt nhấn mạnh những khuyết điểm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ đã giao
- Giải quyết vần đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được
giao cho cấp dưới; đề ra các biện pháp, thời gian thực hiện nhiệm vụ được giao (cần chú ý các biện pháp cơ bản nhằm đem lại hiệu quả mong muốn); vạch ra các biện pháp sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa; giao trách nhiệm cụ thể cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp tỗ chức thực hiện
- Kết luận: Yêu cầu các cơ quan tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai
thực hiện kịp thời và báo cáo kết quả thực hiện lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định
e Công văn đề nghị, yêu cầu: là văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi cho các
cơ quan cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công văn nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó Cần phân biệt loại công văn này với tờ trình
Nội dung của công văn đề nghị, yêu cầu thường bao gồm:
- Đặt vấn đề: nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu Có thể căn
cứ vào lý do thực tế hoặc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Nhà nước giao, hay một văn bản nào đó có liên quan
- Giải quyết vấn đề: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị hoặc
yêu cầu; nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu; thời gian và cách thức giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó
- Kết luận: Thể hiện sự mong mỏi được quan tâm, xem xét các đề nghị, yêu
cầu đó
f Công văn phúc đáp (công văn trả lời): là văn bản dùng để trả lời về những
vấn đề mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng
Trang 4văn giải thích, hướng dẫn ở chổ việc giải thích, hướng dẫn ở đây được xuất phát từ yêu cầu, đề nghị, sáng kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu
Nội dung của công văn phúc đáp thường bao gồm:
- Đặt vấn đề: Ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn số, ký hiệu, ngày tháng năm
nào, của ai, về vấn đề gì
- Giải quyết vấn đề: Trả lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi đến đang yêu cầu
phải giải đáp, nếu cơ quan được phúc đáp có đầy đủ thông tin chính xác để trả lời , hoặc trính bày, giải thích lý do từ chối trả lời và hẹn thời gian trả lời, nếu có cơ quan phúc đáp không có thông tin đầy đủ
- Kết luận: Đề nghị cơ quan được phúc đáp có vấn đề gì chưa rõ, chưa thỏa
đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trả lời Cách trình bày phải lịch sự, xã giao, thể hiện sự quan tâm của cơ quan phúc đáp
g Công văn hỏi ý kiến: là văn bản thường dùng để cơ quan cấp trên cần có ý
kiến đóng góp của cơ quan cấp dưới, hoặc tổ chức, cá nhân hữu quan về một vấn đề quan trọng, ví dụ việc hỏi ý kiến đóng góp về dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng; hoặc để cơ quan cấp dưới trong quá trình thực hiện các chủ trương, chính sách của cấp trên, nếu phát hiện những khó khăn, vướng mắc, những điểm chưa rõ thì cần có công văn xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên
Nội dung của công văn hỏi ý kiến gồm:
- Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm gì và về vấn đề gì?
- Giải quyết vấn đề: Trình bày những vấn đề cần hỏi ý kiến (có thể là chủ
trương, chính sách nào đó vừa được nhà nước ban hành, những vấn đề trong văn bản còn chưa được trình bày rõ ràng, cụ thể, dễ gây thắc mắc trong nhân dân) nêu cách làm và thời gian thực hiện việc hỏi ý kiến –
- Kết luận: Yêu cầu trả lời bằng văn bản và đúng thời gian
h Công văn giao dịch: là văn bản để các cơ quan, tổ chức dùng để thông tin,
thông báo cho nhau biết về các vấn đề có liên quan đến yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của mình Đây là loại công văn được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý Nhà nước và rất đa dạng Mẫu hóa loại văn bản này là rất khó khăn và khó mà đạt yêu cầu mỹ mản
Nội dung của công văn giao dịch thường bao gồm:
- Đặt vấn đề: Nêu lý do và vấn đề cần giao dịch, thông báo
Trang 5- Giải quyết vấn đề: Trình bày những vấn đề cần giao dịch, thông báo (thực
trạng công việc, những thành tựu, khó khăn vướng mắc, những lý do không đạt được kết quả, những yêu cầu, đề nghị có thể )
- Kết luận: Nêu mục đích chính của việc cần giao dịch, thông báo và những
yêu cầu (nếu có) đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận công văn giao dịch
k Công văn mời họp: là văn bản để các cơ quan Nhà nước triệu tập chính thức các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận về các vấn đề có liên quan Công văn mời họp có thể thức và nội dung rất gần với giấy mời họp Cần lưu ý điểm này để tùy trường hợp mà sử dụng cho thích họp
Nội dung của công văn mời họp bao gồm:
- Đặt vấn đề: Nêu lý do tổ chức cuộc họp.
- Giải quyết vấn đề: nêu nội dung chính của cuộc họp (về vấn đề gì), thời
gian, địa điểm họp, những đề nghị, yêu cầu cần thiết (như chuẩn bị tài liệu, báo cáo, ý kiến )
- Kết luận: nêu yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời và nếu không đến
dự được xin thông báo cho biết theo địa chỉ trước ngày giờ
Câu 2: Hãy soạn thảo hai mẫu công văn.
Trang 6Mẫu 1:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM TRUNG TÂM DỊCH VỤ & CGCN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số 28/TTDV&CGCN Cần Thơ, ngày 2 tháng 3 năm 2016
V/v mời họp (1)
Kính gửi: Trưởng phòng Đào tạo và Quản lý sinh viên
Được sự đồng ý (cho phép) của Ban giám hiệu nhà trường, Trung tâm Dịch
vụ và Chuyển giao công nghệ kính mời ông (bà) Nguyễn Mạnh A tham dự cuộc họp về: Áp dụng khoa học trong hoạt động giảng dạy của nhà trường
Thời gian: từ 7 giờ 30, ngày 8 tháng 3 năm 2016
Địa điểm: Hội trường Rùa trường Đại học Cần Thơ
Đề nghị ông (bà) đến dự họp theo thời gian và địa điểm nêu trên
Nếu không tham dự được, đề nghị ông (bà) báo trước 15 giờ, ngày 7 tháng 3 năm 2016 theo địa chỉ Trung tâm Chuyển giao công nghệ trường Đại học Cần Thơ
Trân trọng kính chào./
GIÁM ĐỐC
- Trưởng phòng ĐT&QLSV;
Trang 7- Lưu: VT. TRẦN VĂN B
Trang 8Mẫu 2:
UBND HUYỆN DIỄN CHÂU
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
Số: 02/PGD&ĐT-CNTT
V/v tiếp tục chấn chỉnh hoạt động trang
thông tin điện tử (website)
các trường học
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Diễn Châu, ngày 04 tháng 01 năm 2016
Kính gửi: Hiệu trưởng các trường Mầm non, Tiểu học và Trung học cơ sở
Ngày 17 tháng 11 năm 2015, Phòng Giáo dục và Đào tạo Diễn Châu đã có Công văn số 984/PGD&ĐT-CNTT về việc chấn chỉnh hoạt động trang thông tin điện tử (website) các trường học Đến nay, sau khi rà soát hoạt động của website các nhà trường, Phòng tiếp tục có một số đánh giá về hoạt động các website, cụ thể như sau:
1 Đến tháng 01 năm 2016 đã có 74 trường (28 trường THCS, 23 trường Tiểu học và 23 trường Mầm non) có website riêng để đưa vào hoạt động Vẫn còn
41 đơn vị (6 trường THCS, 18 trường Tiểu học, 17 trường Mầm non) chưa có
website riêng cho đơn vị Về cơ bản, các trường có website đã làm chủ được công tác quản trị mạng; một số trường đã có số lượng tin, bài, hình ảnh đưa lên website khá phong phú như MN Diễn Trường, MN Diễn Kỷ, MN Diễn Nguyên, Tiểu học Diễn Lâm 2, Tiểu học Diễn Thọ, Tiểu học Diễn Mỹ, THCS Diễn Hồng, THCS Diễn Trường, THCS Diễn Hoàng, THCS Diễn Kim, THCS Diễn Tân, THCS Thắng Minh, THCS Thị Trấn Tuy nhiên, còn rất nhiều đơn vị website nội dung
đang ít, chưa cập nhật các thông tin cần thiết (thống kê cụ thể hoạt động các website đính kèm với Công văn này).
2 Yêu cầu các đơn vị chưa có website khẩn trương có kế hoạch xây dựng website riêng cho đơn vị và hoàn thành trong tháng 01 năm 2016 để phục vụ công
Trang 9tác quản lý và hỗ trợ hoạt động dạy học Các đơn vị liên hệ về Phòng qua bộ phận CNTT để được tư vấn và hướng dẫn cụ thể
3 Các đơn vị đã có website phổ biến tới CB, GV, NV, HS và phụ huynh thường xuyên đăng nhập vào website của nhà trường để nắm bắt thông tin hoạt động dạy học trong nhà trường Tất cả các đơn vị tiếp tục phổ biến tới CB, GV,
NV, HS và phụ huynh đăng nhập vào website của Phòng GD&ĐT tại địa chỉ http:// dienchau.edu.vn để nắm bắt các hoạt động của ngành
4 Các đơn vị tiếp tục đưa lên website các nội dung sau:
- Giới thiệu chung về trường
- Tổ chức nhân sự
- Tin tức -> Tin nội bộ - Tin khác
- Chuyên môn dạy học
- Hoạt động đoàn thể (Đoàn Đội, Công đoàn)
- Tài nguyên dạy học (giáo án điện tử, đề thi, đề kiểm tra, tư liệu khác…)
- Kế hoạch công tác - Thời khóa biểu
- Văn bản -> VB cấp trên – VB cấp trường
- Kho ảnh, video
Ngoài các chuyên mục trên, các trường có thể thêm các chuyên mục phù hợp với đặc trưng của trường như: trao đổi kinh nghiệm; bài viết của thầy cô và học trò; đề thi, bài giải hay; thực đơn bán trú…
Đưa website vào phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ dạy học là một nội dung quan trọng trong nhiệm vụ CNTT của ngành Phòng yêu cầu các nhà trường triển khai thực hiện các yêu cầu đúng tiến độ Đến cuối tháng 01 năm 2016, Phòng sẽ tiếp tục rà soát hoạt động wesite của các đơn vị để đánh giá hoạt động và có hướng chỉ đạo trong thời gian tới Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần báo cáo về Phòng để giải quyết qua đ/c Hà (DĐ 0983666384)./
Trang 10Nơi nhận:
- Như kính gửi;
- Lãnh đạo, Chuyên viên phòng;
- Website: dienchau.edu.vn;
- Lưu VP, CNTT.
KT TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
(đã ký)
Mai Ngọc Long
Câu 3: Hãy soạn thỏa một mẫu công văn trong đó có chứa lỗi để nhóm khác phát hiện lỗi.
Văn bản lỗi:
Trang 11CỤC HỘ TỊCH, QUỐC
TỊCH, CHỨNG THỰC
V/v hướng dẫn nghiệp vụ hộ
tịch
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tp Hà Nội, ngày 26 tháng 5 năm 2014
Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh Bến Tre
Trả lời Công văn số 569/STP-HCTP ngày 15/04/2014 của Sở Tư pháp tỉnh Bến Tre xin ý kiến hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:
1 Về việc xác nhận tình trạng hôn nhân cho trường hợp nam, nữ chung sống như vợ chồng
Về quan hệ nam, nữ chung sống như vợ chồng không có đăng ký kết hôn đã
được hướng dẫn cụ thể tại Nghị quyết số 35/2000/QH10 ngày 09/6/2000 của Quốc hội về việc thi hành Luật Hôn nhân và gia đình; Thông tư liên tịch số 01/2001/TTLT-TANDTC-VKSNDTC-BTP của Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Tư pháp ngày 03/01/2000 hướng dẫn thi hành Nghị quyết số 35/2000/QH10 ngày 09/6/2000 của Quốc hội; Nghị quyết số 02/2000/NQ-HĐTP ngày 23/12/2000 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC hướng dẫn áp dụng một số quy định của Luật Hôn nhân và gia đình Theo đó, tùy từng trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng mà được pháp luật công
Trang 12tế) thì khi cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho đương sự, UBND cấp xã ghi
rõ thời điểm chung sống như vợ chồng của đương sự (Ví dụ: ông Nguyễn Văn A
và bà Hoàng Thị B chưa đăng ký kết hôn, nhưng chung sống với nhau như vợ chồng từ năm…, được pháp luật công nhận là vợ chồng), trong trường hợp này, Sở
Tư pháp chỉ đạo UBND cấp xã lưu ý xác minh rõ về thời điểm bắt đầu chung sống như vợ chồng của đương sự để làm căn cứ ghi vào Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân Trường hợp nam, nữ chung sống với nhau mà không thuộc trường hợp được pháp luật công nhận là vợ chồng, thì được coi là còn độc thân, việc xác nhận tình trạng hôn nhân thực hiện theo quy định hiện hành
2 Về việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú trong nước để kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài
Trường hợp sau khi Sở Tư pháp phỏng vấn, kết quả phỏng vấn cho thấy hai bên chưa có sự hiểu biết về hoàn cảnh gia đình, hoàn cảnh cá nhân của nhau; không có sự hiểu biết về ngôn ngữ, phong tục, tập quán, văn hóa, pháp luật về hôn nhân và gia đình của mỗi nước thì có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã từ chối cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho đương sự theo quy định tại khoản
3 Điều 11 Thông tư số 22/2013/TT-BTP ngày 31/12/2013 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 24/2013/NĐ-CP ngày 28/3/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ và gia đình có yếu tố nước ngoài
Đối với những trường hợp này, pháp luật không quy định việc phỏng vấn lại, do đó cũng không có quy định hẹn ngày phỏng vấn tiếp theo Đồng thời, quyền yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là quyền của công dân không bị hạn chế về số lần và thời gian xin cấp, vì vậy, sau khi từ chối cấp mà đương sự tiếp tục có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì công chức Tư pháp – hộ tịch cần giải thích để thấy rõ mục đích của quy định pháp luật yêu cầu, nhằm bảo đảm quyền lợi của công dân Việt Nam trong mối quan hệ hôn nhân với người nước ngoài, tránh việc đương sự tiếp tục có thể bị từ chối, gây tốn kém chi phí,