BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ dự án

Một dự án đầu t , trong thời gian tồn tại, liên quan đến - Chi tiêu ch a kể những yếu tố đầu vào vô hình - Lợi nhuận ch a kể những kết quả vô hình Tr ớc khi quyết định bắt đầu một dự án

Qu¶n trÞ dù ¸n

1 Các vấn đề chung

 ưDựưán:ư“Dựưánưlàưmộtưhoạtưđộngưđặcưthùưthôngưquaư cácư ư phươngư phápư vàư địnhư tiến,ư vớiư cácư phươngư tiệnư (nguồnưlực)ưđãưcho,ưtạoưnênưmộtưthựcưtếưmới”ư(Theoư từưđiểnưvềưquảnưtrịưdựưánưNXBưAFNOR)

Dù ¸n lµ mét c«ng viÖc kh¸c th êng

Dù ¸n

th êng

C«ng viÖc th êng ngµy

nhau

râ

1 Các vấn đề chung

 ưQuảnưtrịưdựưán:làưthiếtưlậpưvàưsửưdụngưmộtưtổngưthểư cácư quáư trìnhư vàư khảư năngư đểư sửư dụngư tốiư ưuư cácư nguồnưlựcưnhằmưđưaưdựưánưtớiưkếtưthúcưtốtưđẹp.

2 Quản trị dự án và các hình thức tổ chức

 ưCácưyếuưtốưđảmưbảoưthànhưcôngưcủaưmộtưdựưán

- ư Thựcưhiệnưxongưđượcưkhốiưlượngưcôngưviệcưthôngưquaư mộtưloạtưcácưchỉưsốưcụưthểưđểưđánhưgiá

- ưĐápưứngưvềưmặtưthờiưgian

- ưĐápưứngưvềưmặtưchiưphí

Sù chÊp NhËn

Thi Hµnh (C¸c chØ sè)

Thêi gian

Chi phÝ

4 Quy luật của quản trị dự án

1.ư Khôngư cóư dựư ánư lớnư nàoư đượcư hoànư thànhư đúngư thờiư hạn,ư trongư phạmưviưngânưsáchưhayưđộiưngũưcánưbộưnhưưlúcưbanưđầu

2.ưCácưưdựưánưtiếnưtriểnưnhanhưchoưđếnưkhiưhoànưthànhư90%,ưsauưđóư nóưdừngưlạiưởưmứcưhoànưthànhưmãiưmãi.

3.ưMộtưưuưđiểmưcủaưcácưmụcưđíchưdựưánưrắcưrốiưlàưchúngưchoưphépư bạnưtránhưsựưlúngưtúngưtrongưdựưtínhưcácưchiưphíưtươngưứng

4.ưKhiưmọiưsựưtiếnưtriểnưtốt,ưcáiưgìưđóưsẽưhỏng

4 Quy luật của quản trị dự án

5.ư Nếuưnộiưdungưdựưánưđượcưphépưthayưđổiưtựưdo,ưtốcưđộưthayưđổiưsẽưvư ợtưtiếnưđộưhoànưthànhưdựưán

6.ưKhôngưcóưhệưthốngưnàoưlàưtuyệtưđốiưkhôngưcóưlỗi.ưNhữngưmưuưtoanư diệtưlỗiưtấtưyếuưlàmưnảyưsinhưraưnhữngưlỗiưmớiưcònưkhóưphátưhiệnưhơn 7.ưMộtưdựưánưcóưkếưhoạchưtồiưsẽưmấtưgấpưbaưthờiưgianưsoưvớiưdựưtínhư

đểư thựcưhiện.ư Mộtư dựư ánư cóư kếư hoạchưtốtư sẽưchỉư mấtư mộtư nửaưthờiư gian

8.ư Nhómư dựư ánư ghétư báoư cáoư tiếnư độư bờiư vìư nóư sẽư phơIư bàyư làư họư

đangưchậmưtiếnưđộ.

1 Những nội dung cơ bản của dự án đầu t

1.1.Kháiưniệm:ưlàưhoạtưđộngưsửưdụngưvốnưtheoưmộtưchươngưtrìnhưđãưđượcưhoạchưđịnhư trongưmộtưkhoảngưthừoiưgianưnhấtưđịnhưnhằmưthuưlợiưnhuận.

Kháiưniệm:ưĐầuưtưưlàưmộtưhoạtưđộngưsửưdụngưvốnưnhằmưmụcưđíchưkiếmưlời.

Hìnhưthức:ưBộưhồưsơ,ưtàiưliệuưtrìnhưbàyưmộtưcáchưchiưtiết,ưcóưhệưthốngưmộtưkếưhoạchư hoạtưđộngưtươngưlaiưcủaưnhàưđầuưtưưtạiưmộtưđịaưđiểmưnhấtưđịnhưtrongưkhoảngưthờiưgianư nhấtưđịnh

ưNộiưdung:ưTậpưhợpưcácưhoạtưđộngưliênưquanưvớiưnhauưđượcưkếưhoạchưhoáưcầnưthựcư hiện

quảnưlý:ưlàưcôngưcụưđượcưcácưnhàưđầuưtưưsửưdụngưđểưhoạchưđịnhưviệcưsửưdụngưcácư yếuưtốưsảnưxuất

1 Những nội dung cơ bản của dự án đầu t

ư Phươngưdiệnưkếưhoạchưhoá:ưCôngưcụưthểưhiệnưchiưtiếtưchươngưtrìnhư

đầuưtưưcủaưnhàưđầuưtưưlàmưtiềnưđềưchoưviệcưraưquyếtưđịnhưđầuưtưưvàưtàiư trợ.

1.2 Đặc điểm của dự án đầu t

 Tập hợp các mục tiêu

 Giới hạn về thời gian, tính hữu hạn

 Tính duy nhất

 Thay đổi

 Liên quan đến nhiều chức năng: lập kế hoạch; lãnh

đạo;giao tiếp;theo giõi; giảI quyết vấn đề

1.3 C¸c yªu cÇu cña dù ¸n ®Çu t

PHẠM VI:

- Cấu trúc chia nhỏ công việc

- Những đặc điểm cho từng nhóm công việc

- Trách nhiệm của cá nhân hay đơn vị

- Tổ chức

CÁC MỤC TIÊU (Kết quả cuối cùng/

những chỉ số của thành

công)

KẾ HOẠCH:

- Thời gian cho từng nhóm công việc

- Mối liên quan của từng nhóm công

2 Phân tích thị tr ờng

ư Xácưđịnhưnhuưcầuưcủaưthịưtrườngưhiệnưtại,ưtươngưlai,ưkhảưnăngưcạnhư tranhưvàưchiếmưlĩnhưthịưtrường,ưphươngưánưgiáưcả.

Phânưtíchưrõưmôiưtrườngưkinhưdoanhưhiệnưtạiưvàưtươngưlai,ưnơiưdựưánư sắpưtriểnưkhai.ư(Môiưtrườngưbênưtrongưvàưmôiưtrườngưbênưngoài)

Phươngưphápưápưdụng:ưđiềuưtraưngườiưtiêuưdùng,ưxãưhộiưhọc,ưcânưđối,ư dựưbáo

Các ph ơng pháp dự báo cung – cầu thị tr ờng

 Ph ơng pháp ngoại suy thống kê

 Mô hình hồi quy t ơng quan

 Hệ số co dãn

 Ph ơng pháp định mức

 Ph ơng pháp lấy ý kiến chuyên gia

Ưu điểm va hạn chế của một số ph ơng pháp phân tích thống kê

4.1 Xác định tổng kinh phí đầu t và nguồn vốn tự có;

 Kiểm tra các phép tính toán, độ chính xác của số liệu đ a vào

Phân tích dòng tiền tệ

Mục đích:

1 Một dự án đầu t , trong thời gian tồn tại, liên quan đến

- Chi tiêu (ch a kể những yếu tố đầu vào vô hình)

- Lợi nhuận (ch a kể những kết quả vô hình)

Tr ớc khi quyết định bắt đầu một dự án đầu t , cần chắc chắn về tính khả thi của mặt tài chính (đủ

tiền đề bù đắp các chi phí không) và trong hầu hết các tr ờng hợp, khả năng thu lợi nhuận

tài chính của dự án (lợi nhuận thu đ ợc có lớn hơn chi phí không)

2 Giá trị thời gian của tiền

Một đồng ngày hôm nay giá trị hơn so với năm sau, hai, ba năm sau nữa )mất giá,

chi phí cơ hội…

Vay và lãI suất

3 Đối với hầu hết các dự án

Cần để chi tiêu tr ớc

Thu lợi nhuận sau

Những khái niệm cơ bản

 Dòng tiền ra: đầu t , chi phí, chi tiêu

 Dòng tiền vào: lợi nhuận, doanh số, thu nhập

 Thu nhập thuần = dòng tiền vào – dòng tiền ra

 Ví dụ về l ợc đồ của dòng tiền

 Hệ số chiết khấu: tỷ lệ dự tính giữa thu nhập/tỷ lệ thu hồi vốn hấp

dẫn tối thiểu

 Giá trị hiện tại (PV): giá trị t ơng ứng của dòng tiền tính theo đơn

vị tiền ngày hôm nay

 Giá trị hiện tại thuần (tinh) (NPV): tổng các giá trị hiện tại của tất

cả các dòng tiền (vào và ra) trong thời gian tồn tại của dự án đầu

t

 Giá trị t ơng lai (FV): giá trị t ơng ứng của dòng tiền hiện tại tính

theo đơn vị tiền của t ơng lai

 Giá trị t ơng lai thuần (tinh) NFV

 Suất sinh lời nội bộ (IRR)

 Tỷ lệ B/C

4.2 Các chỉ tiêu tài chính của dự án đầu t

 Tỷ lệ vốn pháp định/vốn đầu t phảI lớn hơn 0,3, hoặc vốn pháp

định/vốn dài hạn = 3/7 (= 0,43)

 Vốn tự có so với vốn đi vay: phải >hoặc = 1 Đối với dự án có hiệu

quả cao, ít rủi ro thì có thể <1 hoặc =2/3 thì đ ợc coi là dự án

thuận lợi

 Tỷ trọng vốn tự có trên tổng vốn đầu t phải >hoặc = 50%-40%

 Khả năng trả nợ vay dài hạn K > từ 1,4 đến 0,3; đây là so sánh với quy

định chuẩn, mức này lại tùy thuộc theo ngành nghề K = [laix ròng

+ khấu hao]/nợ phả trả

4.2 Các chỉ tiêu tài chính của dự án đầu t (tiếp)

 Khả năng trả nợ của dự án đầu t đ ợc đánh giá trên cơ sở nguồn

thu và nợ (gốc và lãi) phảI trả hằng năm

 Tỷ số khả năng trả nợ của dự án = nguồn để trả nợ hằng năm/nợ

phải trả hằng năm (gốc và lãi)

 Điểm hòa vốn < 60% - 70% (điểm hòa vốn – Break-even Point (BEP) tại

đó doanh thu vừa đủ để trang trảI các khoản chi phí bỏ ra tới

thời điểm tính toán

4.3 Phân tích rủi ro tài chính của dự án đầu t

 Rủi ro là một hiện t ợng ngẫu nhiên – việc dự báo để có biện pháp

phòng ngừa, đối phó, khắc phục giảm thiểu hậu quả là vấn đề …

của quản trị rủi ro

Tính giá trị kỳ vọng EV (Expected Value)

EV = ∑Pi Xi

Pi – xác suất biến cố I và ∑Pi = 1

Xi giá trị của mối biến cố i

N – số các biến cố

Nếu EV > NPV thì có thể kết luận nên thực hiện dự án

4.3 Phân tích rủi ro tài chính của dự án đầu t (tiếp)

Trong tr ờng hợp biến cố này xẩy ra là có điều kiện của một biến cố

khác thì

EV = ∑Pi ∑Pj Xj

Trong đó:

Pj – xác suất của biến cố j

Biến cố j là biến cố có điều kiện của biến cố I

Xj – giá trị của biến cố j

m – số biến cố có điều kiện của biến cố I

Pi – xác suất của biến cố i

n – số biến cố

4.3 So sánh và đánh giá các dự án về ph ơng diện tài

chính

Kiểm tra các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế-tài chính

- Thời gian hoàn vốn có tính đến yếu tố thời gian và hệ số hoàn vốn

4.3 So sánh và đánh giá các dự án về ph ơng diện tài

chính (tiếp)

Tỷ lệ chiết khấu r (nếu vay vốn đề đầu t thì i là lãi suất vay) rất quan

trọng để đánh giá dự án đầu t có tính đến yếu tố tháy đổi giá trị

của đồng tiền theo thời gian và lãi suất vay vốn

Suất thu hồi nội bộ IRR càng lớn càng tốt IRR > I (lãi suất vay)

Thông th ờng IRR > 15%

Mức họat động hóa vốn vào khoảng 40 – 50% là hợp lý, không nên lớn

hơn con số đó

Tỷ lệ B/C > 1

B – tất cả các khoản thu trong năm

C – tất cả các khoản chi trong năm

5 Phân tích khía cạnh kinh tế - xã hội của dự án

Soưsánhưcácưkếtưquảưcủaưdựưánưđạtưđượcưvớiưcácưmụcưtiêuưquốcưgiá -ưưXácưđịnhưgiáưtrịưgiaưtăngưvềưthuưnhậpưquốcưdân

-ưTỷưlệưchiưphíưmàưxãưhộiưđãưsửưdụngưđểưtạoưraư1ưđồngưdoanưthuưxãư hội

ưXácưđịnhưđốiưtượngưhưởngưlợiưvàưquyưmôưlợiưíchưmàưhọưcóưthểưnhậnưđư ợcưtừưdựưán:ưViệcưlàm,ưngoạiưtệưtiếtưkiệmưđược,ưđóngưgópưngânưsách,ư sửưdụngưnguyênưliệuưtrongưnước,ưcácưlợiưíchưkhácã

quảnưtrịưdựưánưđầuưtư

1. Quản lý thời gian thực hiện dự án

2. Các ph ơng pháp quản lý thời gian thực hiện dự án

3. Huy động và điều hoà các nguồn lực thực hiện dự án

1 Qu¶n lý thêi gian thùc hiÖn dù ¸n

dù­¸n

2 Ph ¬ng ph¸p Qu¶n lý thêi gian thùc hiÖn dù ¸n

3 Huy động và điều hoà các nguồn lực thực hiện

dù­¸n­®Çu­t­

1. Rñi ro vµ ph©n lo¹i rñi ro

2. LÞch sö ph¸t triÓn cña qu¶n trÞ rñi ro

3. ý nghÜa cña viÖc qu¶n trÞ rñi ro trong c¸c dù ¸n ®Çu t

4. C¸c m« h×nh qu¶n trÞ rñi ro

5. Quy tr×nh qu¶n trÞ rñi ro

6. C¸c biÖn ph¸p qu¶n trÞ rui ro

1 Rñi ro vµ ph©n lo¹i rñi ro

2 Lịch sử phát triển của Quản trị Rủi ro

-ưưTừưkhiưtồnưtạiưloàiưngườiưđếnưCTTGưII:ưtồnưtạiưkhôngưchínhưthức

-Sauưchiếnưtranhưthếưgiớiưthứưhai:ưTồnưtạiưkháiưniệmưnhưngưgắnưliềnư vớiưviệcưmuaưbảoưhiểm.ưCoiưmuaưbảoưhiểmưđồngưnghĩaưvớiưquảnưtrịư rủiưro

-ư Sauưnămư1960:ưPhânưloạiưquảnưtrịưrủiưro,ưđịnhưhướngưquảnưtrịưrủiưroư vàưnhàưquảnưtrịưrủiưro

-70s-80s:ư Chứcư năngư vàư nhiệmư vụư thayư đổi-ư Raư đờiư củaư ư Hiệpư hộiư quảnưtrịưrủiưroưvàưBảoưhiểmưRIMS)

QUY TRìNH QUảN TRị RủI RO

 Xác định rủi ro

 Phân tích rủi ro: tr ờng hợp xẩy ra thì làm rõ nguyên nhân và hậu

quả

 Đánh giá rủi ro: khả năng có thể xẩy ra và mức độ thiệt hai

 Tìm kiếm các biện pháp ngăn chặn và giảm thiểu mức độ thiệt hại

 Đánh giá lại lần cuối khả năng xẩy ra và mức độ thiệt hại

 Lựa chọn hành động:

+ Ngăn ngừa rủi ro và hạn chế hậu quả: tính toán thu nhập; bố trí

nguồn dự phòng; thuê bảo hiểm trong ngành; bảo hiểm toàn phần

trongngành (rented or wholly-owned captive company)

+ San sẻ rủi ro: ký hợp đồng bảo hiểm; có thoả thuận tr ớc để tránh

¸n­

1. Vai trß cña nhµ qu¶n trÞ dù ¸n

2. Tr¸ch nhiÖm cña nhµ qu¶n trÞ dù ¸n

3. C¸c tè chÊt cÇn cã cña mét nhµ qu¶n trÞ dù ¸n

Vai trò và trách nhiệm của nhà

quản trị để Quá trình một dự án diễn

Chu kỳ giải quyết vấn đề:

Phân tích quyết định

 Chúng ta biết rằng rồi cũng phải lựa chọn

 Chúng ta xem xét những yếu tố cụ thể để lựa chọn thành công

 Hành động nào sẽ thỏa mãn tốt nhất những yếu tố đó

 Những rủi ro nào có thể đi kèm với những lựa chọn của chúng ta

Các b ớc cần thiết nếu muôan ra những quyết định quản

lý dự án có chất l ợng cao

1. Xem xét trên phạm vi rộng những mục tiêu cần đạt đ ợc, chú ý đến

tính đa dạng của những giá trị đang theo đuổi

2. Bàn bạc trên phạm vi rộng những ph ơng án có thể

3. ĐI sâu tìm kiếm những thông tin mới giúp cho đánh giá các ph ơng

án

4. Cân nhắc và xem xét một cách đúng mức những thông tin mới

hoặc những đánh giá của các chuyên gia mà bạn thu l ợm đ ợc,

ngay cả khi thông tin của các đánh giá đó không ủng hộ cho ph

ơng án đ ợc chọn ban đầu

5 Tr ớc khi ra quyết định cuối cùng phảI xem xét lại những hệ quả

tích cực và tiêu cực của những ph ơng án mà ban đầu đ ợc coi là

không chấp nhận đ ợc

6 Xem xét cẩn thận những chi tiết cần thiết để thực hiện và theo dõi

ph ơng án đã chọn, đặc biệt chú ý tới những kế hoạch dự phòng

cần thiết nếu những rủi ro đã tính tr ớc có thể xẩy ra

Ph ơng pháp tiếp cận KEPNER-TREGOE trong giảI

quyết vấn đề

 Bốn cách nghĩ cơ bản:

- Cái gì đang xẩy ra? – Tiếp cận và làm rõ

- Cái gì đã xẩy ra? – Nguyên nhân và ảnh h ởng

- Chúng ta nên hành động nh thế nào? – Lựa chọn

- CáI gì đang ở phía tr ớc? – Dự đoán

 Ba giai đoạn:

- Giai đoạn 1 : Phân tích vấn đề

- Giai đoạn 2: Phân tích quyết định

- Giai đoạn 3: Phân tích vấn đề còn tiềm ẩn

Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề

 Xác định vấn đề, hay là nêu những sai lệch

 Mô tả vấn đề ở cả 4 khía cạnh:

- Phát hiện: Cái gì là vấn đề? (và cái gì không phải)

- Địa điểm: Ta thấy nó ở đâu (và không thấy nó ở đâu)

- Thời gian: Khi nào nó xuất hiện

- C ờng độ: Mức độ nghiêm trọng nh thế nào

 Thông tin chính xác ở 4 khía cạnh giúp đ a ra những nguyên nhân

có thể:

+ Sự phân biệt: ở những địa điẻm, thời gian nào xuất hiện vấn đề

+ Sự thay đổi: Những thay đổi nào có khả năng nhiều nhất gây ra vấn

đề

+ Những nguyên nhân cụ thể là gì

 Thử nguyên nhân đáng khả nghi nhất

 Xác nhận, chứng minh nguyên nhân phát hiện đ ợc

 Mô tả sai lệch : cái gì không đạt đ ợc mức nh mong đợi

- Xác định : vấn đề của bộ phận nào/tổ chức nào; vấn đề gì?

- Định vị: quan sát thấy sự sai lệch ở đâu, càng chi tiết và chính xác

càng tốt

- Thời gian: Mức độ liên quan của những thời điểm quan sát đ ợc và

chu trình san xuất

- Mức độ: Phạm vi của vấn đề, có sự sai lệch ở mặt nào

Giai đoạn 2: Phân tích quyết định

 Khi tuyên bố một quyết định cần chỉ ra phạm vi hành động và kết

quả mong muốn

 Xây dựng mục tiêu (hay tiêu chuẩn) cho quyết định của chúng ta:

những mục tiêu đạt đ ợc; nh ng mục tiêu mong muốn đạt đ ợc; mức

độ quan trọng của các mục tiêu mong muốn đạt đ ợc

 Đ a ra những ph ơng án để lựa chọn

 Đánh giá các ph ơng án đó: cho điểm, xét mức độ quan trọng, lựa

chọn sơ bộ và xét những ảnh h ởng có thể cảu nó (ví dụ: có dễ

thực hiện không, những vấn đề gì sẽ nảy sinh, v.v.

Giai đoạn 3: Phân tích vấn đề còn tiềm ẩn (kỹ năng dự báo)

Quản lý xung đột

Xung đột: cách c xử của một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức

làm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là có tính tạm thời) một cá

nhân một nhóm hoặc một tổ chức khác đạt đ ợc mục tiêu mong

Quan niệm về xung đột

 Xung đột cũ:

- Có thể tránh đ ợc

- Do những sai lầm trong quản lý

- Luôn gây ra những hậu quả xấu

- Nên bị loại bỏ

 Xung đột mới:

- Không thể tránh đ ợc

- Xuất hiện do nhiều nguyên nhân

- Có thể ảnh h ởng tích cực hoặc tiêu cực tùy theo mức độ

- Nên đ ợc quản lý và điều khiển

C¸c tè chÊt cÇn cã cña mét nhµ qu¶n trÞ dù ¸n

Các loại báo cáo

 Báo cáo sự cố:

- Những vấn đề hiện tại và những vấn đề dự đoán sẽ xẩy ra

- Cần nhanh –> có thể kém chính xác một chút  không chính

thức, trao đổi bằng lời

 Báo cáo tiến độ

- Có thể định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, v.v.) hoặc khi công việc

trọng điểm đã đ ợc hoàn thành

- Chính xác hơn, bao gồm các mặt thời gian/chi phí/ thực hành ->

báo cáo viết, cùng với các đề đạt

 Báo cáo tài chính

- Chính xác và mất thời gian nhất

- Th ờng vào tr ớc khi thanh toán hoặc vào cuối dự án

Chú ý khi báo cáo

1. Chú ý tầm quan trọng của :

- Những nguồn thông tin không chính thức

- Những nguồn thông tin chính thức

2 Thông th ờng, kế hoạch và ngân sách có thể đ ợc điều chỉnh nhiều

lần trong khi thực hiện – các báo cáo phải so sánh cả các ph ơng

án điều chính đó.