Bài giảng Quản trị dự án - Chương 1 Quản trị dự án và nhà quản trị dự án

Bài giảng Quản trị dự án - Chương 1 Quản trị dự án và nhà quản trị dự án

TRƯỜNG ĐH LẠC HỒNG KHOA QUẢN TRỊ

KHOA QUẢN TRỊ KINH TẾ QUỐC TẾ KINH TẾ QUỐC TẾ

CHƯƠNG 1 Quản lý dự án và nhà quản lý DA

TS Nguyễn Văn Tân

CHU TRÌNH DỰ ÁN

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 3

NỘI DUNG

1.1 Dự án là gì?

1.2 Giới thiệu về quản lý dự án

1.3 Giới thiệu về nhà quản lý dự án

1.1.DỰ ÁN LÀ GÌ?

1.1.1 Khái niệm về dự án

1.1.2 Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ

1.1.3 Sự khác biệt giữa dự án

và phòng ban chức năng

1.1.4 Các loại dự án

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 5

1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN

Dự án là gì?

Các đặc điểm của dự án

DỰ ÁN LÀ GÌ?

Dự án là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực

hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực

và ngân sách

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 7

CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng Là một quá trình tạo ra kết quả cụ thể

Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định:

Khởi đầu, triển khai và kết thúc.

Mỗi dự án đều có sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế Đó là nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách

Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án

ẢNH HƯỞNG CỦA THỜI GIAN LÊN DỰ ÁN

Chu kỳ hoạt động của một dự án.

Nỗ lực thực hiện dự án theo thời

gian.

Ước tính chi phí của dự án theo

thời gian.

Cách giải quyết tính không chắc

chắn về chi phí dự án.

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 9

CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT DỰ ÁN

Giai đoạn khởi đầu (khái niệm, định nghĩa

dự án, thiết kế, thẩm định, lựa chọn, bắt đầu triển khai)

Giai đoạn triển khai:

hoạch định, lập tiến

độ, tổ chức công việc, giám sát, kiểm soát

Giai đoạn kết thúc:

chuyển giao, đánh giá

chậm

chậm

nhanh 100%

Khởi đầu Triển khai Kết thúc

Thời gian

% hoàn thành dự án

NỔ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN THEO THỜI GIAN

Nổ lực ở đây được thể

hiện là số giờ lao động hay nguồn lực chi tiêu trong một đơn vị thời gian

Có dự án kết thúc ngay ở

giai đoạn khái niệm và định nghĩa Có dự án khi gần kết thúc sẽ chuyển sang dự án mới nên nổ lực

ở cuối dự án sẽ không bằng không

đỉnh

Khái niệm Lựa chọn

Đánh giá và Kết thúc Thời gian Mức nổ lực của dự án

Hoạch định, lập tiến độ, giám soát, kiểm soát

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 11

ƯỚC TÍNH CHI PHÍ THEO THỜI GIAN

Giai đoạn đầu chi phí thực

hiện thấp và mức độ giao động (sự không chắc chắn) tương đối thấp

Càng về sau chi phí càng

tăng và sự không chắc chắn cũng tăng theo: do rút ngắn tiến độ; tính chất bất định của chi phí sẽ

Chi phí của dự án

CÁCH GIẢI QUYẾT TÍNH KHÔNG CHẮT

CHẮN VỀ CHI PHÍ DỰ ÁN

Theo thời gian chi phí

sẽ biến động mạnh càng về cuối khi kết thúc dự án Thực hiện

dự báo lại các khoản chi phí vào một số thời điểm thích hợp.

Ở hình bên, cần thực hiện dự báo lại chính xác tại thời điểm t1 và t2

Thời gian Chi phí của dự án

8/25/2010 TS Nguyễn Văn Tân 13

1.1.2 SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN

VÀ NHIỆM VỤ

Chương Chương Chương trình trình trình là là là một một một kế kế kế hoạch hoạch hoạch dài dài dài hạn, hạn, hạn, bao bao bao gồm gồm nhiều

nhiều dự dự dự án án

Dự Dự Dự án án án là là là một một một quá quá quá trình trình trình gồm gồm gồm các các các công công công việc, việc, việc, nhiệm nhiệm vụ

vụ có có có liên liên liên quan quan quan với với với nhau, nhau, nhau, được được được thực thực thực hiện hiện hiện nhằm nhằm nhằm đạt đạt được

được mục mục mục tiêu tiêu tiêu đã đã đã đề đề đề ra ra ra trong trong trong điều điều điều kiện kiện kiện ràng ràng ràng buộc buộc về

về thời thời thời gian, gian, gian, nguồn nguồn nguồn lực lực lực và và và ngân ngân ngân sách sách

Nhiệm Nhiệm Nhiệm vụ vụ vụ là là là nổ nổ nổ lực lực lực ngắn ngắn ngắn hạn hạn hạn trong trong trong vài vài vài tuần tuần tuần hoặc hoặc vài

vài tháng tháng tháng được được được thực thực thực hiện hiện hiện bỡi bỡi bỡi một một một tổ tổ tổ chức chức chức nào nào nào đó, đó, đồng

đồng thời thời thời tổ tổ tổ chức chức chức này này này có có có thể thể thể kết kết kết hợp hợp hợp với với với các các nhiệm

nhiệm cụ cụ cụ khác khác khác để để để thực thực thực hiện hiện hiện dự dự dự án án

1.1.2 SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN

VÀ NHIỆM VỤ

System

Program 1 Program 2 Program i

Program n

Project 1 Project 2 Project i

Project n

Task 1 Task 2 Task i

Task n

8/25/2010 TS Nguyễn Văn Tân 15

SỰ KHÁC BIỆT GIỮA DỰ ÁN VÀ PHÒNG

BAN CHỨC NĂNG

DA

DA:::: CóCóCó chuchuchu kỳkỳkỳ hoạthoạthoạt độngđộngđộng rõrõrõ ràngràngràng;;;; PBPBPB:::: tồntồntồn tạitạitại lâulâulâu dàidài DA

DA:::: ThờiThờiThời điểmđiểmđiểm bắtbắtbắt đầuđầuđầu vàvàvà kếtkếtkết thúcthúcthúc theotheotheo ngàyngàyngày lịchlịchlịch;;;; PBPBPB:::: khôngkhôngkhông cócócó đặcđặc điểm

điểm liênliênliên quanquanquan đếnđếnđến ngàyngàyngày lịchlịchlịch trừtrừtrừ ngânngânngân sáchsáchsách tàitàitài chínhchính DA

DA:::: cócócó thểthểthể kếtkếtkết thúcthúcthúc độtđộtđột ngộtngộtngột khikhikhi khôngkhôngkhông đạtđạtđạt đượcđượcđược mụcmụcmục tiêutiêutiêu;;;; PBPBPB:::: tồntồntồn tạitại liên

liên tụctục DA

DA:::: CôngCôngCông việcviệcviệc khôngkhôngkhông lặplặplặp lạilạilại;;;; PBPBPB:::: thựcthựcthực hiệnhiệnhiện cáccáccác côngcôngcông việcviệcviệc vàvàvà chứcchức năng

năng đãđãđã biếtbiết DA

DA:::: MụcMụcMục tiêutiêutiêu đượcđượcđược hoànhoànhoàn thànhthànhthành trongtrongtrong ràngràngràng buộcbuộcbuộc vềvềvề nguồnnguồnnguồn lựclựclực vàvàvà thờithời gian

gian;;;; PBPBPB:::: côngcôngcông việcviệcviệc tốitốitối đađađa đượcđượcđược thựcthựcthực hiệnhiệnhiện vớivớivới ngânngânngân sáchsáchsách trầntrầntrần hànghàng năm

DA DA:::: dựdựdự báobáobáo thờithờithời giangiangian hoànhoànhoàn thànhthànhthành vàvàvà chichichi phíphíphí khókhókhó khănkhănkhăn;;;; PBPBPB:::: TươngTươngTương đốiđối đơn

đơn giảngiản DA

DA:::: LiênLiênLiên quanquanquan đếnđếnđến nhiềunhiềunhiều kỹkỹkỹ năngnăngnăng vàvàvà nguyênnguyênnguyên tắctắctắc hoạthoạthoạt độngđộngđộng trongtrong nhiều

nhiều tổtổtổ chứcchứcchức;;;; PBPBPB:::: chỉchỉchỉ mộtmộtmột vàivàivài kỹkỹkỹ năngnăngnăng vàvàvà nguyênnguyênnguyên tắctắctắc trongtrongtrong mộtmộtmột tổtổ chức

DA

DA:::: TỉTỉTỉ lệlệlệ vàvàvà loạiloạiloại chichichi phíphíphí thaythaythay đổiđổiđổi liênliênliên tụctụctục;;;; PBPBPB:::: TươngTươngTương đốiđốiđối ổnổnổn địnhđịnh DA

DA:::: BảnBảnBản chấtchấtchất năngnăngnăng độngđộngđộng;;;; PBPBPB:::: BảnBảnBản chấtchấtchất ổnổnổn địnhđịnh

1.1.4 CÁC LOẠI DỰ ÁN

Dự án hợp đồng

Dự án nghiên cứu và phát triển

Dự án xây dựng

Dự án hệ thống thơng tin

Dự án đào tạo và quản lý

Dự án bảo dưỡng lớn

Dự án viện trợ phát triển/ phúc lợi cơng cộng

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 17

1.2 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.2.1 Quản lý dự án

1.2.2 Các tiêu chuẩn đánh giá việc

quản lý dự án

1.2.3 Những trở lực trong quản lý

dự án

1.2.4 Các chức năng quản lý dự án.

1.2.1 QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu

đã định của dự án

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 19

1.2.2 CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Hoàn thành trong thời hạn qui định

Hoàn thành trong chi phí cho phép

Đạt được thành quả mong muốn

Sử dụng nguồn lực được giao một cách

(effectiveness)và hữu hiệu (efficiency) Thời gian

Thời gian qui định

Chi phí

Chi phí cho phép

Thành quả

Yêu cầu về thành quả

Mục tiêu

1.2.3 NHỮNG TRỞ LỰC TRONG QUẢN

LÝ DỰ ÁN

Trong quản lý dự án thường gặp những trở lực sau:

Độ phức tạp của dự án

Yêu cầu đặc biệt của khách hàng

Cấu trúc lại tổ chức

Rủi ro trong dự án

Thay đổi công nghệ

Kế hoạch và giá cả cố định

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 21

1.2.4 CÁC CHỨC NĂNG CỦA

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Chức năng hoạch định: Xác định công việc cần làm

(xác định mục tiêu; định phương hướng chiến lược;

hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động)

Chức năng tổ chức: quyết định công việc tiến hành

như thế nào (việc gì; ai là; phối hợp công việc ra sao;

ai báo cáo cho ai; chổ nào cần ra quyết định)

Chức năng lãnh đạo: Động viên, hướng dẫn phối hợp

nhân viên; chọn lực một kênh thông tin hiệu quả; xử

lý các mâu thuẩn trong tổ chức

Chức năng kiểm soát: đảm bảo các hoạt động được

thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu (kiểm soát=giám sát+ so sánh+ sửa sai)

1.3.1 Vai trò và trách nhiệm

của nhà quản lý dự án

1.3.2 Các kỹ năng và phẩm

chất của nhà quản lý dự án

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 23

Các dự án cạnh tranh về nguồn lực

Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án

Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu

Các nhà quản lý của tổ chức muốn thay đổi chi phí

Nhà QLDA cần phải thấy được:

Hiểu được vị trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của

dự án (tổ chức mẹ; tổ dự án; người thụ hưởng từ dự án)

Các mối tác động chính của các bên tham gia vào dự án

(ban lãnh đạo của tổ chức, nhà quản lý chức năng, tổ dự án khách hàng nhà thầu phụ, nhà tư vấn, cơ quan chính quyền, các tổ chức khác)

Những đóng góp của các đối tượng liên quan

Vai trò của nhà QLDA là cần giải quyết tốt những mâu thuẫn sau:

1.3.1 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ QLDA

Trách nhiệm của nhà QLDA là phải cân đối mối liên hệ có tính đánh đổi giữa ba yếu tố:

Mối quan hệ

Chất lượng

Thời gian

Chi phí

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 25

1.3.2 CÁC KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT

CỦA NHÀ QLDA

Các kỹ năng của nhà quản lý dự án:

kỹ năng

kỹ thuật

kỹ năng lãnh đạo

kỹ năng quản lý nguồn lực

kỹ năng truyền đạt

kỹ năng thương lượng

kỹ năng tiếp thị

kỹ năng lập ngân sách

kỹ năng

ql thời gian

&lập tiến độ

1.3.2 CÁC KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT

CỦA NHÀ QLDA

Phẩm chất của nhà quản lý dự án:

Thật thà và chính trực;

Khả năng ra quyết định;

Hiểu biết các vấn đề về con người;

Tính linh hoạt, đa năng và nhiều tài

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 27

1.3.2 CÁC KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT

CỦA NHÀ QLDA Chọn lựa nhà quản lý dự án:

Nhà quản lý dự án cần phải: đảm bảo có những

kỹ năng được yêu cầu; có sự cam kết với mục tiêu của dự án; sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau

Nhà quản lý dự án nên biết tổng quát hơn biết chuyên sâu; có đầu óc tổng hợp hơn là đầu óc phân tích; làm cho mọi việc dễ dàng hơn là giám sát Qui mô càng lớn thì kỹ năng quản lý con người càng cao

1.3.2 CÁC KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT

CỦA NHÀ QLDA Chọn lựa nhà quản lý dự án (tt):

Các nguồn lựa chọn nhà quản lý dự án: từ các

dự án khác; nhà quản lý sản xuất trực tiếp; nhà quản lý chức năng; các chuyên gia chức năng

Qui trình lựa chọn nhà quản lý dự án: Các thông tin về tuyển dụng cần nên rõ cùng với các yêu cầu được đề cập thẳng thắng với các ứng viên, tránh tình trạng tuyển lộn người Xin xem thêm phần tuyển dụng trong môn Quản trị nguồn nhân lực

Thảo luận

ĐỀ NGHỊ CHO BUỔI HỌC TIẾP HTEO

Người học phải xem

trước nội dung bài tiếp theo cho buổi học sau.

Đề nghị đem máy tính

tay trong tất cả các buổi học sau