Thực hiện chương trình cải cách hành chính của Chính phủ giai đoạn 2001 - 2010, Đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ về đơn giản hóa thủ tục hành chính, trong những năm qua Ủy ban nhân dân q
Trang 1BÀI KIỂM TRA HẾT MÔN CHỦ ĐỀ: PHÁT TRIỂN MỘT DỰ ÁN ĐỔI MỚI MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÁ NHÂN
VÀ NHÓM LÀM VIỆC
I Giới thiệu chung:
Quận Lê Chân thành phố Hải Phòng là một trong những quận trung tâm của thành phố, quận có diện tích 12,4km2, dân số gần 20 vạn người, có 15 đơn vị hành chính cấp phường, hệ thống đường giao thông thuận tiện, tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng năm đạt trên 15%, cơ cấu kinh tế phát triển theo hướng thương mại - dịch vụ (chiếm 75%), công nghiệp - xây dựng (chiếm 25%) Ủy ban nhân dân quận có địa chỉ tại số 10 Hồ Sen, có 12 phòng ban chuyên môn giúp việc và một số phòng, đơn vị cộng quản, đội ngũ cán bộ -công chức là 120 người
Thực hiện chương trình cải cách hành chính của Chính phủ giai đoạn 2001 - 2010,
Đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ về đơn giản hóa thủ tục hành chính, trong những năm qua Ủy ban nhân dân quận đã thực hiện cải cách hành chính toàn diện trên 5 nội dung, trong đó chú trọng nhiều nhất về cải cách thủ tục hành chính nhằm tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân đến giao dịch làm các thủ tục hành chính qua đó từng bước giảm thời gian giải quyết, giảm chi phí, giảm phiền hà sách nhiễu của đội ngũ cán bộ, công chức, tạo niềm tin của người dân đối với chính quyền
Trong các thủ tục hành chính đang thực hiện tại quận, thủ tục hành chính về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
là thủ tục phức tạp, khi thực hiện liên quan đến nhiều phòng (Quản lý đô thị, Tài nguyên
và Môi trường, Văn phòng Ủy ban nhân dân), ngành (chi cục thuế, kho bạc nhà nước) và
Ủy ban nhân dân các phường; liên quan đến quá trình quản lý, sử dụng đất đai và hồ sơ quản lý của người dân liên quan đến tài sản của mình Đây cũng là một thủ tục được quận
và người dân quan tâm, vì nếu làm tốt vấn đề này sẽ giúp cho cơ quan quản lý nhà nước quản lý tốt hơn về đất đai, quy hoạch, nhà nước thu được thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ góp phần tăng thu ngân sách cho địa phương, đồng thời giúp cho người dân có
Trang 2thể thông qua ngân hàng để thế chấp, bảo lãnh tài sản của mình vay vốn, đầu tư phát triển sản xuất, kinh doanh góp phần phát triển kinh tế tư nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn quận
II Phân tích sâu về vấn đề hành vi tổ chức và các giải pháp thực hiện
Xác định được tầm quan trọng của vấn đề này, Ủy ban nhân dân quận đã thành lập Ban chỉ đạo cải cách hành chính và giao cho tôi trực tiếp phụ trách lĩnh vực này, Ban chỉ đạo quận đã đưa ra nhiều giải pháp, biện pháp đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc Trong những năm qua công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng
đã có nhiều chuyển biến tích cực, số lượng cấp giấy chứng nhận năm sau cao hơn năm trước, nguồn thu ngân sách qua thực hiện thủ tục này hàng năm đều tăng, nhìn chung đội ngũ cán bộ có trách nhiệm với công việc
Tuy nhiên qua thăm dò ý kiến của người dân vào cuối năm 2009 thì vẫn còn khá nhiều tồn tại, chưa nhận được sự hài lòng của người dân khi thực hiện thủ tục này do một
số cán bộ trực tiếp giải quyết công việc còn gây phiền hà, kéo dài thời gian giải quyết, một số cán bộ còn có biểu hiện tiêu cực, giải quyết không đúng qui định của pháp luật gây bức xúc trong dư luận
Trước tình hình như vậy tập thể lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận đã giao cho các thành viên trong Ban chỉ đạo cần khẩn trương tìm những giải pháp, biện pháp kịp thời để chấn chỉnh những tồn tại trên, và một trong những đơn vị cần phải xem xét là phòng Tài nguyên và Môi trường, đây là đơn vị trực tiếp liên quan nhiều nhất, là cơ quan đầu mối tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận giải quyết thủ tục hành chính này
Để khắc phục tồn tại trên, Ban chỉ đạo cần phải xem xét một số vấn đề sau:
1 Quận, các đơn vị liên quan đã có qui định cụ thể hướng dẫn thực hiện chưa, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân như thế nào trước công việc này?
2 Hành vi cá nhân, vai trò trách nhiệm, năng lực chuyên môn của người đứng đầu, đội ngũ công chức tham gia giải quyết
3 Tính đoàn kết thống nhất trong phòng, công tác phối hợp giữa các đơn vị có đồng bộ, thống nhất không?
Trang 34 Động lực thực thi nhiệm vụ là gì? Có phải là lợi ích vật chất thuần túy cá nhân không?
5 Điều kiện đảm bảo thực hiện công việc như: hệ thống máy tính, bàn ghế, môi trường làm việc…
Qua rà soát, kiểm tra, nắm bắt tình hình của các phòng, đơn vị liên quan và làm việc với một số cán bộ trong phòng Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân các phường thuộc quận tôi thấy rằng: hệ thống vận hành để thực hiện thủ tục hành chính này hoạt động không thống nhất, đồng bộ, không rõ việc và người thực hiện, bên cạnh đó khối lượng công việc, áp lực để hoàn thành công việc theo yêu cầu đặt ra là rất lớn nhưng bên cạnh đó điều kiện đảm bảo để thực hiện như năng lực cán bộ ở một số đơn vị trong
đó có phòng Tài nguyên và Môi trường còn hạn chế về số lượng, trình độ chuyên môn, công tác điều hành quản lý của người lãnh đạo phòng chưa cương quyết, thiếu khoa học nên không nắm bắt được quá trình và tình trạng giải quyết hồ sơ Để giải quyết, Ban chỉ đạo đã có báo cáo xin ý kiến tập thể lãnh đạo quận trong thời gian tới cần phải mạnh dạn thay đổi, đổi mới từ phong cách lãnh đạo đến trách nhiệm của từng tổ chức, cá nhân trong đơn vị, cần phải công khai dân chủ trình tự thủ tục, quá trình giải quyết, lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới, người dân để đánh giá kết quả thực hiện, qua đó có những biện pháp, giải pháp kịp thời khắc phục những tồn tại, hạn chế Cụ thể, Ban chỉ đạo đã đưa ra một số nội dung cần tập trung thực hiện:
1 Xây dựng qui trình giải quyết thủ tục hành chính này, ở đó cần nêu rõ những căn cứ, điều kiện pháp lý, qui trình từng bước thực hiện: nội dung cần phải thực hiện; ai thực hiện và thời gian thực hiện là bao lâu để qua đó nâng cao trách nhiệm của từng tổ chức, cá nhân không để tình trạng chồng chéo, đùn đẩy, né tránh, giải quyết sai qui định của pháp luật, hồ sơ phải trả đi trả lại nhiều lần Để xây dựng qui trình này Ban chỉ đạo đã mời trưởng các phòng, đơn vị liên quan và một số cán bộ công chức tham quan, học tập kinh nghiệm ở một số đơn vị bạn, tổ chức các cuộc hội thảo, các cuộc họp cùng nhau thảo luận, đánh giá lại qui trình thực hiện trước đây để tìm ra những lỗi, chia sẻ kinh nghiệm, tìm những giải pháp cụ thể, đồng bộ qua đó tạo ra sự đồng thuận, thống nhất trong suốt quá trình thực hiện và giao cho phòng Tài nguyên và Môi trường xây dựng qui trình báo cáo quận xem xét phê duyệt, ban hành
Trang 4Đây chính là quy trình được xây dựng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000 (nay là phiên bản mới TCVN 9001:2008)
2 Thay đổi đồng chí lãnh đạo trực tiếp phụ trách phòng, đã tìm một đồng chí có trình độ chuyên môn, tác phong làm việc khoa học, có kinh nghiệm trong quản lý điều hành, có tính trung thực khi giải quyết công việc
Điều động, luân chuyển một số công chức không đủ điều kiện sang bộ phận khác,
bổ sung những công chức đủ tiêu chuẩn, năng lực Đồng thời căn cứ vào khối lượng công việc đã ký hợp đồng lao động với một số cán bộ để có đủ nhân sự giải quyết được khối lượng công việc ngày càng tăng
3 Duy trì định kỳ thực hiện chế độ giao ban, kiểm điểm đánh giá kết quả thực hiện, lắng nghe ý kiến của nhân viên, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, kịp thời giải quyết những tồn tại, vướng mắc tạo cho nhân viên tự tin hơn, cảm thấy mình được tôn trọng hơn trong công việc, uốn nắn những thiếu sót, sai phạm và qua đây để tiếp tục điều chỉnh qui trình thực hiện đảm bảo khoa học và hợp lý hơn, sự phối hợp cũng nhịp nhàng, uyển chuyển hơn
4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành quản lý tác nghiệp, qua đó nắm bắt được tình trạng hồ sơ nhận, trả, đang giải quyết ở đâu, ai đang làm, giúp cho người lãnh đạo, từng cán bộ tham gia thụ lý hồ sơ và người dân có thể theo dõi được quá trình giải quyết có tuân thủ theo qui trình đã xây dựng không, hạn chế được tiêu cực
5 Tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn cho đội ngũ cán bộ trực tiếp tham gia giải quyết, công khai qui trình giải quyết cho người dân để họ biết và giám sát quá trình giải quyết hồ sơ
6 Xây dựng quy định cụ thể về khen thưởng, kỷ luật; quan tâm đến lợi ích và thu nhập của nhân viên như bồi dưỡng ngoài giờ, chi phí đi lại, điều chỉnh mức lương hợp đồng cơ bản cho một số cán bộ
Đầu tư thêm máy móc thiết bị: máy phô tô, máy tính, máy in, bàn ghế, tủ tài liệu
… để tạo môi trường tốt nhất cho công chức làm việc
Qua quá trình đổi mới triển khai thực hiện từ lý thuyết đến thực tiễn để ra một “sản phẩm” là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
Trang 5đặt ra cụ thể và hầu hết mọi người ủng hộ và đặc biệt là những người dân liên quan Nhưng cũng có không ít lãnh đạo, nhân viên ở một số đơn vị không ủng hộ sự thay đổi này do làm ảnh hưởng đến quyền lực, lợi ích mà tự họ đặt ra và họ được hưởng lợi từ việc lạm dụng chức vụ, quyền hạn mà nhà nước, tổ chức trao cho họ
Họ đã có những biểu hiện đi ngược lại sự thay đổi hoặc cố tình tìm ra những lỗi trong quá trình thực hiện, họ không tham gia đóng góp ý kiến xây dựng mà chỉ tạo một cái cớ để gây cản trở Vì ở đây chúng ta đã công khai, dân chủ các quy trình, các bước thực hiện, gắn trách nhiệm của họ vào công việc Họ không thể tự cho mình quyền “thích làm” hoặc “không thích làm" cũng như những điều kiện mà họ tự đặt ra không đúng quy định để bắt công dân phải thực hiện để họ có đặc quyền, đặc lợi về vật chất mà nguy hiểm hơn nữa là họ có thể làm sai, làm trái với quy định pháp luật khi giải quyết thủ tục hành chính này như sai thẩm quyền, sai về nghĩa vụ tài chính… làm ảnh hưởng đến uy tín của
tổ chức
Tóm lại là họ không thích có sự thay đổi vì quyền lực và quyền lợi không chính đáng của họ bị mất đi, trách nhiệm công việc lớn hơn do trước đây họ đùn đẩy, né tránh trách nhiệm
Bên cạnh đó, công việc này có khối lượng công việc hàng ngày lớn, đòi hỏi phải cẩn trọng, tỷ mỷ, không để sai sót nên áp lực công việc khá lớn trong khi đó chế độ đãi ngộ tiền lương, tiền thưởng đối với công chức còn hạn chế nên đây cũng là một rào cản chưa tạo ra động lực cho họ làm việc hết mình vì tổ chức, vì danh dự nghề nghiệp của họ
Như phần trên đã trình bày, cải cách thủ tục hành chính với yêu cầu là làm cho thủ tục hành chính đơn giản hơn, giải quyết nhanh, chính xác, tăng sự hài lòng của người dân, giữ vững uy tín của tổ chức, đơn vị và từng thành viên trong tổ chức nên không thể không thực hiện Chính vì vậy, dù vấp phải sự chống đối, xung đột cá nhân, áp lực tăng nhưng trong tập thể lãnh đạo vẫn vững vàng cùng đội ngũ cán bộ nhân viên quyết tâm thực hiện bằng được mục đích, yêu cầu đặt ra
Qua 9 tháng đầu năm 2010 Ban chỉ đạo đã đánh giá quá trình thực hiện sau thay đổi, đổi mới hoạt động của hệ thống đã nhịp nhàng và hiệu quả hơn, mọi người đã có trách nhiệm hơn với công việc, tổ chức; số lượng hồ sơ được giải quyết đã tăng hơn so với cùng kỳ (năm 2009: 2500 hồ sơ, 9 tháng năm 2010: 4100 hồ sơ), thu ngân sách qua
Trang 6thực hiện thủ tục này đạt 30 tỷ /20 tỷ kế hoạch năm và bước đầu đã được người dân (khách hàng) ghi nhận, đánh giá cao sự chuyển biến này
III Kết luận:
Công tác cải cách hành chính nói chung và nội dung cải cách thủ tục hành chính nói riêng không chỉ làm một thời điểm, một giai đoạn là có thể làm tốt được và cần phải làm thường xuyên, liên tục, phải đánh giá, cải tiến, đổi mới không ngừng, phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật ban hành cũng như thực tiễn đòi hỏi của cuộc sống cần tập trung giải quyết Những nội dung nêu trên và kết quả đạt được mới chỉ là bước đầu, tập thể lãnh đạo và đội ngũ cán bộ, công chức của quận cần phải tiếp tục đổi mới nhận thức, phong cách lãnh đạo, chỉ đạo điều hành, quản lý công việc, nâng cao năng lực, trình độ đạo đức nghề nghiệp, văn hóa công sở nhằm thực hiện công việc đạt hiệu quả cao nhất
Để đánh giá, xây dựng kế hoạch triển khai sự thay đổi này, ngoài kiến thức đã được học qua trường đại học, các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, kinh nghiệm qua nhiều năm công tác, điều hành công việc của quận trên lĩnh vực kinh tế, quản lý đô thị tôi đã áp dụng một số nội dung lý thuyết trong môn học Quản trị hành vi tổ chức như hành vi cá nhân, các giá trị tính cách theo mô hình MARS về hành vi cá nhân và hệ quả đã nêu ra một số vấn đề liên quan: ý thức công việc, động lực làm việc, năng lực, các yếu tố tình huống tác động đến hành vi và hệ quả, hay vấn đề các loại hành vi cá nhân trong tổ chức: đi làm chuyên cần - thời gian gắn bó với tổ chức - hành vi cản trở công việc - ý thức trách nhiệm
- hiệu quả công việc; một số lý thuyết về động lực, tháp nhu cầu của Abraham Maslow;
áp lực công việc và kiểm soát áp lực, văn hóa tổ chức, thay đổi của tổ chức…
Sau khi học xong môn học Quản trị hành vi tổ chức, đây sẽ là một công cụ đắc lực giúp cho tôi rất nhiều trong nhận thức, đánh giá một sự vật, hiện tượng, tìm ra nguyên nhân, đề ra giải pháp có tính lý luận chặt chẽ hơn, toàn diện hơn Trong đó có một số nội dung trước đây tôi ít quan tâm như “văn hoá tổ chức”, “áp lực trong công việc và cách kiểm soát áp lực”, hành vi cá nhân, các giá trị và tính cách khác
Nội dung của sự thay đổi, đổi mới nêu trên chỉ là một trong những vấn đề mà cơ quan và bản thân tôi hàng ngày phải giải quyết nhằm đưa hoạt động quản lý điều hành của chính quyền có hiệu lực, hiệu quả hơn trước xu thế phát triển của xã hội và yêu cầu
Trang 7Trong thời gian tới, chúng tôi cần tiếp tục đổi mới đầu tư thời gian, công sức trong chỉ đạo điều hành, bố trí nguồn lực, tìm ra cơ chế hợp lý, phù hợp, xem xét việc phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho cấp dưới để họ có thể chủ động, sáng tạo và quyết định trong quá trình giải quyết công việc Đồng thời cũng phải quan tâm đến công tác cán bộ, nhân
sự trong cơ quan đảm bảo về số lượng, chất lượng, có tính kế thừa, phát triển; quan tâm đến nhu cầu, lợi ích chính đáng của họ nhằm tạo động lực trong công việc có vậy mới đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ được giao