Dự án tăng cường năng lực cho vụ khoa học giáo dục tài nguyên và môi trường, bộ kế hoạch và đầu tư

Môn: Quản trị hành vi tổ chức BÀI TẬP CÁ NHÂN Dự án “Tăng cường lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên Môi trường, Bộ Kế hoạch Đầu tư” Cơ quan Phát triển Quốc tế Đan Mạch (DANIDA) tài trợ cho Bộ Kế hoạch đầu tư Văn phòng dự án đặt phòng 303, nhà A, số 65 Văn Miếu Văn phòng Vụ Khoa học Giáo dục Tài nguyên Môi trường nằm trụ sở Bộ Kế hoạch Đầu tư số Hoàng Văn Thụ, khoảng cách văn phòng khoảng 3km Dự án phê duyệt bắt đầu thực từ năm 2006 với cam kết hỗ trợ lực công tác lập kế hoạch cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên Môi trường khoảng thời gian năm (2006-2011) Hiện tại, Vụ Khoa học Giáo dục Tài nguyên Môi trường văn phòng dự án xây dựng giai đoạn II (20122017) nhằm tiếp tục nhận tài trợ hỗ trợ lực chuyên môn cho cán ngành lập kế hoạch sau giai đoạn thực dự án kết thúc Theo cam kết, Bộ Kế hoạch Đầu tư định 01 Giám đốc quốc gia 01 điều phối viên (kiêm nghiệm - 25% thời gian) để thay mặt Bộ đạo thực dự án Trước năm 2010, Giám đốc dự án ông Vụ trưởng Vụ Khoa học Giáo dục Tài nguyên Môi trường kiêm nghiệm Cuối năm 2009, ông Chính phủ đề bạt giữ chức Thứ trưởng Do vậy, đầu năm 2010, theo phân công, ông Phó vụ trưởng nhậm chức, nhận chức Giám đốc dự án Về phía quản lý 01 chuyên viên Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên Môi trường giữ vai trò điều phối viên dự án Hai vị trí phủ trả lương Tại Văn phòng dự án, có nhân chuyên nhiệm tuyển dụng theo phương thức công khai từ bắt đầu dự án Đó là: Trợ lý giám đốc, Kế toán dự án Thư ký dự án Ba người có nhiệm vụ cụ thể độc lập với Dự án trả lương cho vị trí Ngoài vị trí cố định chuyên nhiệm, dự án ký hợp đồng trực tiếp với tư vấn để thực công việc chuyên môn cụ thể Hình sau mô tả mối quan hệ công việc vị trí Mặc dù sang năm thực cuối dự án, dự án tiếp tục nhận nhận xét “thực không kế hoạch”, “chậm tiến độ” “mức giải ngân thấp” Nguyên tắc thực dự án tuân thủ theo kế hoạch định sẵn Hàng năm, vào tháng 12 năm, văn phòng dự án Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên Môi trường xây dựng kế hoạch thực năm sau Kế hoạch thực hang năm theo khung kế hoạch thông qua thời điểm phê duyệt dự án Bản kế hoạch năm mô tả chi tiết hoạt động, phân công công việc ngân sách phân bổ cho hoạt động Đây khung để việc đánh giá thực hàng năm vào Trước vào phân tích sau năm hoạt động mà dự án chưa khắc phục tồn cố hữu “thực không kế hoạch”, “chậm tiến độ” “mức giải ngân thấp”, xin nêu ví dụ cụ thể hoạt động mà thấy phản ánh tương đối đầy đủ phương thức làm việc, khả cá nhân mối quan hệ công việc thành viên dự án Theo kế hoạch, dự án tổ chức khóa đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ lập kế hoạch cho khoảng 120 cán cấp vụ sở kế hoạch đầu tư toàn 61 tỉnh thành phố Hoạt động dự kiến tổ chức thành phố Đà Nẵng vòng ngày, từ ngày 26 đến ngày 30 tháng năm 2010 Các công việc chuẩn bị khởi động trước tháng Tuy nhiên, hoạt động chưa tiến hành Tôi xin tổng hợp thông tin liên quan đến kế hoạch thực tế thực bảng sau: Bảng 1: Kế hoạch thực tế hoạt động đào tạo Đà Nẵng - tháng 8/2010 Nội dung công việc Chịu trách Thời hạn Thực tế nhiệm thực thực Lên chương trình đào tạo, gửi GĐ Trợ lý GĐ 1/7 10/7 Lý Không kịp chuẩn bị có việc khác để góp ý chưa hoàn thành Góp ý GĐ vào chương trình GĐ 5/7 15/5 Hoàn thiện Chương trình đào tạo Trợ lý GĐ 8/7 20/7 Mời giảng viên Trợ lý GĐ 9/7 20/8 Không bố trí thời gian Quên không liên lạc có yêu cầu chi tiết thông tin từ thư ký Ký hợp đồng với giảng viên GĐ 15/7 Lập danh sách học viên dự kiến Thư ký 1/8 1/8 Ký hợp đồng địa điểm Kế toán 1/8 1/8 Gửi thư mời Thư ký 5/8 5/8 Nhận phúc đáp từ giảng viên Thư ký 15/8 15/8 15 – 22/8 15- 22/8 20/8 20/8 26-30/8/2010 Chưa Bố trí công việc hậu cần (vé Kế toán Chưa tìm giảng viên máy bay, chỗ ở) Chuẩn bị tài liệu học (chương trình Thư ký + giáo trình) Khóa học thực Đang báo cáo Giám đốc phương án thay đổi lịch chưa tìm giảng viên Qua bảng thông tin, thấy rằng, nút thắt thực kế hoạch rơi vào số cá nhân chịu trách nhiệm (Giám đốc Dự án Trợ lý Giám đốc dự án) Qua nhiều năm thực hiện, thống kê đúc rút rằng, yếu tố người điều cản trở thực dự án theo kế hoạch Đối với ví dụ cụ thể nêu, nhận số điểm yếu công tác tổ chức nhân hành vi tổ chức dự án sau: - Giám đốc dự án: + Là nhân dự án Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên Môi trường nên kiến thức chuyên môn chưa quen + Chịu áp lực việc phải chịu trách nhiệm cho định + Chịu áp lực việc phải phân công thời gian + Đang trình “vừa học làm ” phải đưa sách nên phản ứng rụt rè cẩn trọng mức cần thiết khiến hoạt động bị đình trệ + Chưa biết phân quyền phân bổ nguồn nhân lực có cách hợp lý - Điều phối viên dự án + Chưa cầu nối Văn phòng dự án văn phòng vụ + Chưa thực tốt vai trò giám sát thực dự án + Chưa phát huy vai trò tư vấn với giám đốc dự án - Trợ lý Giám đốc dự án: + Chưa phát huy khả chuyên môn (mặc dù đánh giá có khả chuyên môn tốt vấn tuyển dụng + Chịu nhiều áp lực gia đình công việc: luôn tình trạng tải, tập trung, đánh ưu tiên thứ tự thực công việc + Quá tham việc, ôm đồm, phân bổ nguồn nhân lực sẵn có dự án để giảm tải công việc cho than + Thiếu kỹ điều phối - Kế toán dự án: + Việc thực công việc vị trí bị động phụ thuộc vào hoạt động, công việc vị trí khác đảm đương + Luôn chịu áp lực rủi ro (tổn thất tài không thực hợp đồng), áp lực việc giải ngân - Thư ký dự án: + Chưa linh hoạt việc thực công việc, làm việc lên kế hoạch trước + Không chủ động, sang tạo công việc để đưa giải pháp kịp thời + Chưa thực đầy đủ trách nhiệm nhân viên hỗ trợ hành dự án Từ nhận xét đây, xin nêu số đặc điểm, điểm yếu ban quản lý dự án sau: - Thiếu kết nối công việc cá nhân - Việc đánh giá giám sát thực dự án chưa coi trọng - Việc phân công tách bạch công việc vị trí điểm yếu phối hợp công việc - Kỹ làm việc nhóm chưa tốt - Kỹ kiểm tra chéo chưa có - Một số cá nhân không kiểm soát công việc làm - Chưa xây dựng “sự tin tưởng” chuyên môn nhân - Không có đánh giá lại sau thời gian công tác nên điều chỉnh hợp lý hiệu Với việc nhận điểm yếu trên, xin đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường lực điều phối, thực văn phòng dự án lẫn văn phòng Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên Môi trường sau: Các giải pháp phân chia thành nhóm bao gồm: Kiếm soát áp lực, Quản trị thay đổi tổ chức, Văn hóa tổ chức, Hành vi cá nhân Cấu trúc thiết kế tổ chức Để thực hóa nhóm giải pháp nêu, đề xuất lập kế hoạch hành động cụ thể, với hoạt động, kết mong đợi tham gia cá nhân có liên quan sau: Bảng Kế hoạch cải cách dự án “Tăng cường lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên Môi trường, Bộ Kế hoạch Đầu tư” Công việc cần thực Mục tiêu Người tham Thời gian thực gia Kiếm soát áp lực Xác định công việc ưu tiên Đưa danh mục ưu tiên Giám đốc Định kỳ hang tuần đầu việc làm Trợ lý giám việc có mức độ ưu tiên cao trước đốc Loại bỏ áp lực việc phân Giải tải việc Giám đốc quyền tháng phân công, chia sẻ công việc Điều phối viên cá nhân tham gia Trợ lý giám đốc Quản trị thay đổi tổ chức Tăng cường vai trò điều phối viên Có thể tham gia sâu vào công việc Điều phối viên tháng chuyên môn, giám sát thực Giao quyền cho vị trí chủ chốt Điều phối viên định Giám đốc tháng vấn đề công tác điều Điều phối viên phối dự án Trợ lý giám đốc Chấp nhận thay đổi Nhanh chóng làm quen kiểm Giám đốc tháng soát thay đổi cấu tổ Trợ lý Giám chức dự án đốc Văn hóa tổ chức Tạo điều kiện để cá nhân chia sẻ Sự thông cảm giúp giải Toàn nhân Định kỳ tháng thông tin tìm giải pháp thay đổi lần Xây dựng thói quen phê bình tự phê Giúp cá nhân phát Toàn nhân Định kỳ tháng bình nhược điểm để khắc phục lần Hành vi cá nhân Tự đặt ưu tiên cho công việc Không để công việc cá nhân Trợ lý GĐ Ngay mối quan tâm cá nhân tiếng nhãng sử dụng thời công sở gian công sở để giải việc cá nhân Xây dựng tính cách cởi mở, giúp đỡ Sẵn sang gánh vác công việc Trợ lý GĐ cần thiết Ngay Kế toán Thư ký Cấu trúc thiết kế tổ chức 10 Điều chỉnh cấu nhân phù hợp Trợ lý giám đốc chuyển sang làm Giám đốc (tuyển mới, điều chỉnh nội bộ) cố vấn chuyên môn tháng Trợ lý giám Tuyển trợ lý giám đốc có kinh đốc nghiệm điều phối công việc Họp định kỳ để thông báo tốc độ triển Các cá nhân kiểm tra chéo kịp Toàn dự án tuần/ lần khai công việc thời phát “khoảng trống” 11 Mặc dù dự án “Tăng cường lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên Môi trường, Bộ Kế hoạch Đầu tư” dự án ‘phi lợi nhuận’, việc áp dụng kiến thức quản trị hành vi tổ chức khóa học quản trị doanh nghiệp giúp có tư mạch lạc cấu tổ chức, vai trò cá nhân, nhận tìm cách giải tồn có tổ chức Dự án bước sang năm thực cuối cùng, tin tưởng giải pháp này, áp dụng, phát huy tác dụng tích cực không cho giai đoạn lại mà góp phần hữu ích cho việc phán đoán rủi ro tương lai Do đó, hy vọng rằng, việc xây dựng giai đoạn dự án loại bỏ tồn ‘cố hữu’ giai đoạn trước sở vững để giai đoạn thực cách hiệu 12 [...]... điều chỉnh nội bộ) cố vấn chuyên môn 3 tháng Trợ lý giám Tuyển mới trợ lý giám đốc có kinh đốc nghiệm điều phối công việc Họp định kỳ để thông báo tốc độ triển Các cá nhân kiểm tra chéo và kịp Toàn bộ dự án 1 tuần/ lần khai công việc thời phát hiện các “khoảng trống” 11 Mặc dù dự án Tăng cường năng lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi trường, Bộ Kế hoạch và Đầu tư là một dự án ‘phi lợi nhuận’,... khóa học quản trị doanh nghiệp đã giúp tôi có những tư duy mạch lạc hơn về cơ cấu tổ chức, vai trò của các cá nhân, nhận ra và tìm được cách giải quyết các tồn tại hiện có trong tổ chức của mình Dự án đã bước sang năm thực hiện cuối cùng, nhưng tôi tin tư ng rằng những giải pháp này, nếu được áp dụng, sẽ vẫn phát huy tác dụng tích cực không chỉ cho giai đoạn còn lại mà còn góp phần hữu ích cho việc phán... này, nếu được áp dụng, sẽ vẫn phát huy tác dụng tích cực không chỉ cho giai đoạn còn lại mà còn góp phần hữu ích cho việc phán đoán được các rủi ro trong tư ng lai Do đó, hy vọng rằng, việc xây dựng giai đoạn 2 của dự án sẽ loại bỏ các tồn tại ‘cố hữu’ của giai đoạn trước và là cơ sở vững chắc để giai đoạn 2 được thực hiện một cách hiệu quả 12