PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HẸ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SAO KIM

Lý do lựa chọn đề tàiCông ty Sao Kim chuyên sản xuất và cung cấp một số lượng lớn các dược phẩm cho thị trường trong nước và một số đối tác nước ngoài, vì vậy công việc đòi hỏi yêu cầu chính xác về số lượng, chủng loại thuốc và dược liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu thị trường. Tuy công việc không phức tạp nhưng lại dễ gây nhầm lẫn, không đảm bảo độ tin cậy do ghi chép nhiều, thao tác chủ yếu là thủ công, giấy tờ dễ bị thất lạc. Do đó cần thiết phải xây dựng được một hệ thống thông tin trong công tác quản lý kho để đảm bảo công tác quản lý được chính xác và nhanh chóng.Công việc theo dõi lượng thuốc xuất – nhập – tồn tốt rất nhiều công sức khi phải quản lý thông qua sổ sách, báo cáo, bảng biểu, phiếu viết tay. Sau đó, cử cán bộ chuyên trách thống kê xử lý số liệu. Điều này không những ảnh hưởng đến sai sót trong việc quản lý một khối lượng thuốc và dược liệu lớn mà còn dẫn đến hơi lãng phí về sử dụng cán bộ. Với những lý do trên, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý kho cho công ty là rất cần thiết.Một hệ thống thông tin quản lý kho mới sẽ giúp nhà quản lý có thể hoạch định chính sách sản xuất, nhập khẩu phù hợp đáp ứng nhu cầu thị trường, tránh tình trạng sản xuất và nhập khẩu quá nhu cầu sẽ gây thiệt hại về kinh tế và không đảm bảo chất lượng.Đối tượng nghiên cứuĐối tượng nghiên cứu là hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Cổ phần Dược phẩm Sao Kim, các hoạt động xuất – nhập – tồn tại công ty.Phạm vi nghiên cứuPhạm vi nghiên cứu của đề tài được ứng dụng trong nội bộ của công ty, bao gồm các vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin quản lý kho như: việc xuất – nhập – tồn; các giấy tờ liên quan và việc xuất ra cáo báo cáo định kỳ, báo cáo tổng hợp…Mục đích của đề tài•Tìm hiểu được quy trình xuất nhập kho tại một doanh nghiệp.•Phần nào giúp giải quyết khó khăn mà công ty cổ phần Dược phẩm Sao Kim đang gặp phải, giúp mọi người có thể giảm khối lượng công việc và tăng hiểu suất quản lý giảng đường.•Từ đó mở rộng đề tài nghiên cứu, nâng cấp phần mềm ngày càng hoàn thiện để có thể đáp ứng tốt cho công việc quản lý tại đây.Kết cấu của đề tàiNgoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được kết cấu thành ba chương:Chương 1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Dược phẩm Sao kim.Chương 2. Cơ sở phương pháp luận về phân tích thiết kế ệ thống thông tin.Chương 3. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty cổ phần Dược phẩm Sao Kim.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA TIN HỌC KINH TẾ

DƯỢC PHẨM SAO KIM

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do lựa chọn đề tài

Công ty Sao Kim chuyên sản xuất và cung cấp một số lượng lớn các dượcphẩm cho thị trường trong nước và một số đối tác nước ngoài, vì vậy công việc đòihỏi yêu cầu chính xác về số lượng, chủng loại thuốc và dược liệu để kịp thời đápứng nhu cầu thị trường Tuy công việc không phức tạp nhưng lại dễ gây nhầm lẫn,không đảm bảo độ tin cậy do ghi chép nhiều, thao tác chủ yếu là thủ công, giấy tờ

dễ bị thất lạc Do đó cần thiết phải xây dựng được một hệ thống thông tin trongcông tác quản lý kho để đảm bảo công tác quản lý được chính xác và nhanh chóng.Công việc theo dõi lượng thuốc xuất – nhập – tồn tốt rất nhiều công sức khiphải quản lý thông qua sổ sách, báo cáo, bảng biểu, phiếu viết tay Sau đó, cử cán

bộ chuyên trách thống kê xử lý số liệu Điều này không những ảnh hưởng đến saisót trong việc quản lý một khối lượng thuốc và dược liệu lớn mà còn dẫn đến hơilãng phí về sử dụng cán bộ Với những lý do trên, việc xây dựng một hệ thốngthông tin quản lý kho cho công ty là rất cần thiết

Một hệ thống thông tin quản lý kho mới sẽ giúp nhà quản lý có thể hoạch địnhchính sách sản xuất, nhập khẩu phù hợp đáp ứng nhu cầu thị trường, tránh tình trạngsản xuất và nhập khẩu quá nhu cầu sẽ gây thiệt hại về kinh tế và không đảm bảochất lượng

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Cổ phầnDược phẩm Sao Kim, các hoạt động xuất – nhập – tồn tại công ty

Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được ứng dụng trong nội bộ của công ty, baogồm các vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin quản lý kho như: việc xuất – nhập– tồn; các giấy tờ liên quan và việc xuất ra cáo báo cáo định kỳ, báo cáo tổng hợp…

Mục đích của đề tài

 Tìm hiểu được quy trình xuất nhập kho tại một doanh nghiệp

 Phần nào giúp giải quyết khó khăn mà công ty cổ phần Dược phẩm Sao Kimđang gặp phải, giúp mọi người có thể giảm khối lượng công việc và tăng hiểu suấtquản lý giảng đường.

 Từ đó mở rộng đề tài nghiên cứu, nâng cấp phần mềm ngày càng hoàn thiện

để có thể đáp ứng tốt cho công việc quản lý tại đây

Kết cấu của đề tài

Ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài đượckết cấu thành ba chương:

Chương 1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Dược phẩm Sao kim

Chương 2 Cơ sở phương pháp luận về phân tích thiết kế ệ thống thông tin.Chương 3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty cổphần Dược phẩm Sao Kim

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

DƯỢC PHẨM SAO KIM

1.1 Giới thiệu chung

Công ty cổ phần dược phẩm Sao Kim là một đơn vị kinh tế hạch toán độclập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có quan hệ đối nội đối ngoại tốt và có con dấuriêng Công ty luôn bình đẳng trong kinh doanh với các doanh nghiệp thuộc mọithành phần kinh tế khác Công ty được phép mở tài khoản giao dịch tại các ngânhàng theo quy định của pháp luật

Tên công ty : Công ty Cổ phần Dược Phẩm Sao Kim

Lô gô của công ty

Tên giao dịch : sao kim pharmaceutical joint stock company

Tên viết tắt : saokim pharma

Tài khoản số : 102010000033439

Mở tại : Sở giao dịch số 1 Ngân hàng công thương Việt Nam

Mã số thuế : 2500169960

* Trụ sở giao dịch chính của công ty :

Khu công nghiệp Quang Minh, huyện Mê Linh, thành phố Hà Nội

* Văn phòng đại diện tại công ty:

Phòng 1608, tòa nhà 27 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội

* Chi nhánh miền Nam

* Điện thoại liên hệ :

Giai đoạn 1: từ tháng 5 năm 1999 đến tháng 11 năm 2017

SaoKim pharma được thành lập ngày 24/5/1999 theo giấy chứng nhận đăng kýkinh doanh số: 1902000358 do phòng ĐKKD – sở kế hoạch và đầu tư Vĩnh Phúccấp ngày 24/5/1999 Là Công ty TNHH gồm hai sáng lập viên:

Giám đốc  : Đường Ngọc Hà với vốn góp 600 triệu ( VNĐ )

Phó giám đốc : Đường Ngọc Vân với vốn góp 400 triệu ( VNĐ )

Hình thức hoạt động: Công ty TNHH Dược phẩm Sao Kim

Ngành nghề kinh doanh:

- Sản xuất và kinh doanh dược liệu: Artemisinin và các dẫn chất bao gồm:Artesunate, Dihydroartemisinin, Artemethe, Arteether dưới dạng nguyên liệu bột vàthành phẩm dạng viên

Thời gian đầu thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn:

+ Xây dựng nhà xưởng văn phòng, đầu tư trang thiết bị máy móc

+ Vốn còn quá thiếu

+ Bộ máy quản lý cũng như sản xuất còn rất trẻ

Tháng 6 năm 2000 công ty chính thức đi vào sản xuất, tuy bước đầu còn nhiềunhững hạn chế do chưa có những kinh nghiệm sản xuất, quản lý và chưa có nhiềunhững bạn hàng xong với sức trẻ, sự năng động, sáng tạo lòng quyết tâm của bangiám đốc công ty đã từng bước khởi sắc và thu được nhiều thắng lợi, sản phẩm làm

ra không chỉ tiêu thụ trong nước và còn xuất khẩu hàng chục tấn nguyên liệu thuốc

chữa sốt rét và bán tổng hợp các dẫn chất của Artesunate, Dihydroartemisinin,Artemethe, Arteether cho các công ty dược phẩm hàng đầu của Châu Âu, Châu á

và Châu Phi Công ty trở thành một trong những công ty dẫn đầu thế giới về sảnxuất và xuất khẩu mặt hàng này

Doanh thu tăng dần mỗi năm và lợi nhuận những năm đầu đạt 5 đến 6 tỷđồng/năm, nhất là giải quyết việc làm cho hàng ngàn người dân lao động trồng câydược liệu để cung cấp cho công ty lúc bấy giờ, giúp vào công cuộc xóa đói giảmnghèo của đất nước, liên tục được UBND tỉnh Vĩnh Phúc và sở y tế Vĩnh Phúc tặngbằng khen

Tháng 3/2005 công ty chính thức xây dựng Nhà máy sản xuất dược phẩm vớinhững thiết bị, dây chuyền bào chế thế hệ mới nhất tại KCN  Quang Minh, MêLinh, Hà Nội

Tháng 10/2006, Nhà máy tiếp nhận chứng chỉ thực hành tốt sản xuất thuốcGMP (Good Manufacturing Practice) theo khuyến cáo của Tổ chức Y tế thế giới do

Bộ Y tế Việt Nam cấp

Tháng 11/2006, nhà máy đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 do tổ chức BVQIVương quốc Anh cấp Nhà máy chính thức sản xuất những sản phẩm chất lượng caođầu tiên theo tiêu chuẩn GMP/GLP/GSP-WHO Hệ thống kinh doanh trên toànquốc chính thức đi vào hoạt động cung cấp những sản phẩm chất lượng được giớichuyên môn và người tiêu dùng đánh giá cao

Giai đoạn 2: từ 11/2017 đến nay.

Hình thức hoạt động: Công ty Cổ phần Dược phẩm Sao Kim

Cuối năm 2007 do có sự chuyển đổi từ công ty TNHH dược phẩm Sao Kimsang công ty cổ phần dược phẩm Sao Kim, có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanhsố: 1903000359 do phòng đăng ký kinh doanh – sở kế hoạch đầu tư tỉnh Vĩnh Phúccấp ngày 19 tháng 11 năm 2007

* Ngành nghề kinh doanh :

- Sản xuất thuốc tân dược chữa bệnh cho người

Người đại diện theo pháp luật của công ty:

Ông Đường ngọc Hà - Chức danh : Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổnggiám đốc công ty

Tháng 10/2008, công ty vinh dự là công ty dược phẩm đầu tiên tại Việt Nam nhậnChứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc GMP-WHO nguyên liệu dược theokhuyến cáo của Tổ chức Y tế thế giới do Bộ Y tế Việt Nam cấp

Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

Là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh dược phẩm nên mọi mục tiêucủa ngành y tế đều chi phối, ảnh hưởng đến công ty như các nhu cầu về cung ứngđầy đủ các loại dược phẩm để phục vụ cho công tác phòng bệnh và chữa bệnh, phục

vụ việc chăm sóc sức khỏe cho người dân

Song song đó công ty dần dần phát triển, nghiên cứu nâng cao chất lượng, kỹthuật sản xuất để đảm bảo thuốc đạt chất lượng tốt và đảm bảo luôn đạt tiêu chuẩnGMP & WHO

1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức

Bộ máy quản lý của công ty cổ phần dược phẩm Sao Kim được tổ chức theomột cấp

Công ty là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhântrực tiếp quan hệ với ngân hàng, với các khách hàng và chịu trách nhiệm trước nhànước về quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả Bộ máy quản lý của công ty tổ

nhất từ hội đồng quản trị tới các phòng ban, phân xưởng để đáp ứng nhu cầu chuyênmôn hoá sản xuất, thuận tiện cho công tác quản lý và tổ chức hạch toán kinh tế

 Đại hội đồng cổ đông

Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhấtcủa công ty cổ phần Đại hội đồng cổ đông có quyền Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệmthành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát

Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty, thông qua báo cáo tài chínhhàng năm, thông qua định hướng phát triển của công ty, quyết định bán tài sản cógiá trị lớn

 Hội đồng quản trị (HĐQT)

Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết địnhmọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh,phương án đầu tư và các vấn đề kinh doanh lớn của công ty đồng thời quyết địnhgiải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán,vay, cho vay và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc và cán bộ quản lý quantrọng khác của công ty, quyết định mức lương và lợi ích kinh tế khác của các cán bộquản lý đó

Quyết định cơ cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thànhlập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn

Chủ tịch hội đồng quản trị do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT.Chủ tịch HĐQT là người lập chương trình và kế hoạch hoạt động của HĐQT, chuẩn

bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộchọp HĐQT

 Giám đốc công ty

Là người lãnh đạo, quản lý và giám sát mọi hoạt động chung của công ty,trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, chính sách, phápluật của Nhà nước, chính sách của Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông đề ra Làngười kiến nghị phương án bố trí cơ cấu Tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty,

có quyền đề xuất lên HĐQT bổ nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong công

ty, đề xuất lên HĐQT nâng lương, phụ cấp đối với người trong công ty

 Phó giám đốc kỹ thuật

Kiêm trưởng phòng kỹ thuật phụ trách kinh tế kỹ thuật, giám sát thực hiện kếhoạch sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhu cầu về vật tư hàng hoá cho sản xuất Điềuhành việc thực hiện các kế hoạch phục vụ cho việc sản xuất như: Tiến độ, kỹ thuậtlàm mặt hàng mới, kế hoạch công tác dược chính, kế hoạch an toàn lao động Báocáo thường xuyên, định kỳ về tiến độ sản xuất cho giám đốc

 Phó giám đốc kinh doanh

Là người thiết lập các chiến lược kinh doanh của công ty, điều chỉnh các

chiến lược phù hợp với cơ chế kinh tế

 Phòng kế hoạch kinh doanh

Chịu sự điều hành trực tiếp của phó giám đốc kinh doanh - kiêm trưởngphòng kế hoạch

Phòng kế hoạch – Kinh doanh gồm 12 cán bộ, trong đó có 6 dược sỹ đại học

và 6 dược trung làm các công tác và chức năng sau:

- Cung tiêu, quản lý và cung ứng các dụng cụ lao động nhỏ cần thiết cho đếnnguyên vật liệu… cho sản xuất, đồng thời làm các thủ tục xuất kho thành phẩm, banhành các lệnh sản xuất đến các phân xưởng

- Nhóm kho: Gồm 4 cán bộ làm nhiệm vụ quản lý số lượng, chất lượng cũngnhư cấp phát theo định mức vật tư, định mức các nguyên liệu, hoá chất đồng thờinêu ý kiến điều chỉnh những bất hợp lý trong định mức vật tư

- Nhóm Marketing: Gồm những cán bộ có nhiệm vụ khai thác nguồn hàng, muaNVL, hoá chất, phụ liệu bao bì cho sản xuất, đồng thời tìm bạn hàng để ký hợpđồng với các khách hàng lớn của công ty

- Nhóm cửa hàng: Giới thiệu và bán sản phẩm của công ty

 Phòng tổ chức hành chính

Phòng gồm 6 cán bộ chính thức Trưởng phòng là một Dược sỹ cao cấp, điềuhành toàn bộ công việc chung, phòng có một cán bộ làm công tác tiền lương, chế độlao động, định mức lao động và các chế độ chính sách khác gồm: theo dõi, kiểm tra,xét duyệt, lưu trữ tất cả các khoản chi tiêu trong quỹ lương, đồng thời lên kế hoạchlương và kế hoạch quỹ lương thực hiện hàng tháng Giải quyết chế độ theo qui địnhcủa Nhà nước cho cán bộ công nhân viên

Ngoài ra còn có 1 người phụ trách an toàn lao động và phụ trách mảng hànhchính, một nữ y sỹ làm công tác chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trongtoàn công ty Công tác lễ tân, tổng đài, phiên dịch do 2 nữ nhân viên đảm nhận

 Phòng kế toán

Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý tình hình tài chính của công ty, tức hạch toánkinh doanh sản xuất Phòng gồm 5 cán bộ chịu sự giám sát điều chỉnh của Giámđốc, có chức năng tổ chức công tác tài chính kế toán quản lý Tài sản, vốn của công

ty, cung cấp thông tin cho việc điều hành quản lý Công ty, và cho cơ quan bênngoài Trích lập, sử dụng các quỹ tiền lương, tiền thưởng…cho công nhân viên

 Phòng kiểm nghiệm

Gồm 8 cán bộ làm công tác kiểm tra NVL và phụ liệu trước khi đưa vào sảnxuất, kiểm nghiệm các bán thành phẩm, thành phẩm đảm bảo sản phẩm cuối cùngđạt tiêu chuẩn

 Phòng nghiên cứu

Đây là bộ phận có vai trò quan trọng nhất đối với bộ phận sản xuất Phònggồm 6 người trong đó 2 cán bộ phụ trách chung là trưởng phòng và phó phòng, 4người còn lại vừa nghiên cứu vừa là trợ lý kỹ thuật tại phân xưởng có nhiệm vụ:Giám sát, kiểm tra liên tục về mặt kỹ thuật đối với từng công đoạn, nghiên cứu sảnxuất thử, xin phép đăng ký mặt hàng mới

 Phòng kỹ thuật bảo trì

Gồm 5 thợ lành nghề có nhiệm vụ tổ chức tiến hành bảo dưỡng định kỳ vàđột xuất cho các đơn vị máy, tổ chức lắp đặt các đơn vị máy khác kịp thời đưa vàosản xuất

 Tổ bảo vệ

Gồm 8 người phụ trách công tác bảo vệ, đảm bảo sự an toàn cho sản xuất và

an ninh cũng như công tác phòng cháy, chữa cháy trong công ty

Phân xưởng Thực phẩm chức năng: Là phân xưởng chuyên sản xuất các loạithực phẩm chức năng không có tác dụng chữa bệnh nhằm bổ dưỡng cho cơ thểngười ví dụ như: Daylymin (B1- B6 - B12) tăng cường đề kháng cho cơ thể,Orcflu có tác dụng bù nước sau khi sốt, Nicomphor cho giấc ngủ sâu…

Do tính chất cơ giới hoá trong sản xuất nên lực lượng lao động trong công tykhông nhiều nhưng phần lớn có trình độ đại học Tổng số cán bộ công nhân viêntrong công ty là 80, trong đó công nhân sản xuất là 40 người, cán bộ quản lý là 10người còn lại là ở các phòng ban khác

Nhìn chung cách bố trí tổ chức của công ty là tương đối gọn nhẹ Tất cả các

bộ phận phục vụ trực tiếp cho sản xuất đều gắn liền trong biên chế các phòng chứcnăng Việc gắn liền các nhóm này vào phòng hành chính là nối trực tiếp các mắtxích cuối cùng của dây chuyền sản xuất vào với hệ thống điều hành của công ty,tạo điều kiện cho quan hệ giữa phòng điều hành với các phân xưởng khăng khítthành một mối và việc điều hành sản xuất được xuyên suốt hơn, nhờ đó sản xuất

tương đối ổn định, nhịp nhàng, điều hoà, rất thuận lợi cho việc khảo sát và địnhmức Sau đây là cách phân bổ cán bộ quản lý tại các phòng ban theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần dược phẩm Sao Kim

Phòng nghiên cứu

Phòng kiểm nghiệm

Phòng

kế toán kỹ thuật Phòng

BT

Đội bảo vệ

Kho công

phẩm Tổ sản xuất

 Những thành tích đã đạt được

 Nhà xuất khẩu lớn nhất Việt Nam nhóm Artemisinin

 Giải thưởng thường niên 6 năm liên tục (2001 – 2005, 2006-2011) do UBNDtỉnh Vĩnh Phúc trao cho các doanh nghiệp tiêu biểu trong tỉnh

 Bằng khen của Bộ trưởng Bộ tài chính năm 2006

 Bằng khen của Thủ tướng chính phủ năm 2006

 Giải thưởng Ngôi sao Việt Nam năm 2007

 Thương Hiệu Vàng 2008 - Golden Brand Awards 2008

 Công ty Dược phẩm đầu tiên tại Việt Nam sở hữu 02 Chứng nhận WHO: Thực hành tốt sản xuất thuốc GMP-WHO nguyên liệu dược vàChứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc GMP/GLP/GSP-WHO

GMP-Nguồn: www.saokimpharma.com

Hình 1.1 Các thành tích công ty đã đạt được 1.4 Tầm nhìn, sứ mệnh

 Tầm nhìn: Giữ vững vị thế công ty sản xuất, phân phối dược phẩm chấtlượng cao, ứng dụng những công nghệ tiên tiến vào sản xuất, cung cấp nguyên vậtliệu dược phẩm cho các tập đoàn dược phẩm trong nước và quốc tế Trở thành tậpđoàn Y-Dược hàng đầu trong nước

 Sứ mệnh:

- Áp dụng một cách hiệu quả những công nghệ bào chế dược phẩm mới nhất

và tiên tiến nhất để sản xuất ra các dược phẩm thiết yếu – chất lượng cao đểgóp phần giảm giá thành phục vụ cho cộng đồng Việt Nam và khu vực

- Tăng hiệu quả kinh tế xã hội thông qua phát triển ngành xuất khẩu dượcphẩm và nguyên liệu ra thế giới

1.5 Chiến lược kinh doanh và phát triển

- Mở rộng quy mô sản xuất, nâng công suất sản xuất lên 4 tỉ viên(dạng viên vàdạng bột) các loại/năm

- Mở rộng thị trường sang các nước thuộc khối ASEAN (Lào, Campuchia, )

và các nước Trung-Nam Phi

- Tối đa hóa giá trị công ty, tăng thu nhập cổ đông

1.6 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin

Việc ứng dụng công nghệ thông tin luôn luôn được ban lãnh đạo công ty quantâm Với sự phát triển lớn mạnh của công ty trong thời đại công nghệ thông tin đangphát triển như vũ bão hiện nay, công ty nhận thức được rằng cần phải chú trọng đếnchiến lược ứng dụng hệ thống thông tin một cách triệt để nhất Trước tiên, chuyểnđổi cách quản lý từ mô hình thủ công sang tin học hóa., nhằm giảm chi phí, hỗ trợquá trình ra quyết định, nâng cao năng suất lao động

 Về phần cứng

Hiện tại công ty đang sở hữu một hệ thống thông tin gồm 2 máy chủ, trong đó

1 máy chủ đặt tại phòng hành chính và một máy chủ đặt tại phòng kế toán; 40 máytính để bàn cho mỗi nhân viên trong cá phòng ban của công ty; 10 máy tính xáchtay cho Tổng giám đốc, phó giám đốc, giám đốc, phó giám đốc và các trưởngphòng

Các thiết bị phần cứng khác như 2 máy in màu, một máy đặt tại phòng nghiêncứu và một máy đăt tại phòng kiểm nghiệm; 3 máy in thường đặt tại phòng kếhoạch – kinh doanh, phòng kế toán và phòng tổ chức- hành chính., máy fax 3 chiếc,máy Scan 2 chiếc…

 Về phần mềm

Công ty đang sử dụng bộ phần mềm ứng dụng của Microsoft gồm có: hệ soạnthảo văn bản Word, bảng tính Excel, PowerPoint… để phục vụ quá trinh tạo lập vănbản, thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu phục vụ cho quá trình quản lý của công

ty Ngoài ra, công ty còn sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt

Hệ điều hành sử dụng là Windows XP và Windows 7

Các máy tính được kết nối nội bộ với nhau thông qua mạng Lan và kết nối vớimáy chủ trong công ty Nhân viên sẽ nhận thông báo, báo cáo, thông tin khách hàng

qua đường truyền dữ liệu nội bộ một cách nhanh chóng Công ty cũng có websiteriêng để giới thiệu về công ty, sản phẩm.

1.7 Trình độ ứng dụng tin học của nhân viên

Công ty có đội ngũ cán bộ, công nhân viên sử dụng cơ bản tin học văn phòng

Sử dụng tốt các phần mềm soạn thảo văn bản Word, bẳng tính Excel Đội ngũ trongcông ty đã làm quen với các công cụ ảo chẳng hạn như phần mềm, có thể xử lý cácvấn đề cơ bản khi sử dụng máy tính

Bảng 1.1 Số lượng và trình độ nhân viên

Như vậy, khi được hướng dẫn sử dụng thì đội ngũ nhân viên hoàn toàn có khảnăng đáp ứng được hệ thống thông tin quản lý kho mới

1.8 Thực trang quản lý kho tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sao kim

1.8.1 Thực trạng quản lý hoạt động xuất nhập kho hàng

 Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Nhưng phần mềm quản lý kho vẫnchưa chuyên biệt, vẫn còn phải ghi sổ sách nên đôi khi vẫn có sai sót trong quá trìnhkiết xuất thông tin và việc lưu trữ thông tin còn chưa cập nhật kịp thời

 Các phép tính số học chựa được tính toán tự động dẫn đến độ chính xáckhông cao

 Việc lưu trữ, tìm kiếm tốn nhiều thời gian

 Chưa quản lý được những khách hàng thân thiết và nhà cung cấp uy tín

1.8.2 Đề xuất giải pháp

Từ thực trạng trên cho thấy công ty cần có một phần mềm chuyên biệt để giúpviệc quản lý kho tốt hơn, giải quyết được các vấn đề mà hiện nay dùng phần mềmMicrosft excel gặp phải như cập nhật dữ liệu nhanh hơn, giảm thiểu thời gian tracứu thông tin phòng máy, độ tin cậy tăng lên… Cũng như có thể nâng cấp thêmmột số chức năng khác như kiểm tra được số lượng thuốc sắp hết hạn, lô thuốc nàolâu không dung đến,… để có thể lên kế hoạch sản xuất sao cho hiệu quả nhất, việcquản lý kho hàng cũng trở nên nhanh nhanh chóng và chính xác hơn Đề tài được đểxuất là “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Công ty Cổ phầnDược phẩm Sao Kim”

1.8.3 Công cụ thực hiện đề tài

Ngôn ngữ lập trình Visual basic

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2008 R2

Microsoft SQL server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ do Microsoftphát triển SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ lieu quan hệ mạng máy tính hoạtđộng theo mô hình khách chủ cho phép đồng thời cùng lúc có nhiều người dungtruy xuất đến dữ liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ và các quyền hạn của từngngười dùng trên mạng

Windows Server 2008 R2 là HĐH máy chủ mới nhất của Microsoft, được thiết

kế với mục đích tăng hiệu năng sử dụng, giảm chi phí vận hành với những tính năngnổi bật như cải tiến quản lý năng lượng, truy cập, quản lý máy chủ từ xa, ảo hóa.Các phiên bản của Microsoft SQL Server là 4.2 sau đó được nâng cấp thành4.21, 6.0, 6.5, 7.0 và hiện giờ là Microsoft SQL Server 2000, 2005, 2008 và mớinhất là Microsoft SQL Server 2012

Ưu điểm của hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2008 R2:

- Hỗ trợ mạnh các hệ thống phần cứng mới

- Cải tiến quản lý năng lượng

- Ảo hóa máy chủ và máy trạm

- Khả năng mở rộng và đáng tin cậy

- Có nhiều tính năng được thiết kế đặc biệt để làm việc với máy tính khách

đang chạy Windows 7

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ

THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin

2.1.1 Định nghĩa về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhaucùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin vàcung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu định trước

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) vàđược xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vàokho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Sơ đồ 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin được phân loại theo hai cách:

Cách 1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Theo cách này có năm loại bao gồm:

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Là hệ thống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ những nghiên cứu về trí tuệ nhântạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó, hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ

sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể hiểu hệ thống chuyên gia như là sự mở

rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặcnhư một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên, đặctrưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu

là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và cá quy tắc đượcchuyên gia sử dụng

Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết định ở mức sâu, có thể đưa ra nhữngquyết định có chất lượng cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bịcảm nhận thông tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia từ đó giúpdoanh nghiệp phát triển các kiến thức mới

- Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support

System)

Là hệ thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp các hoạt động ra quyếtđịnh Nó thu thập, xử lý, lưu trữ các thông tin giúp các nhà quản lý đưa ra các quyếtđịnh kịp thời và chính xác để dành ưu thế cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường.Thêm nữa, hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định phải có khả năng mô hình hóa để

có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp

Một số ví dụ về hệ thống hỗ trợ ra quyết định: hệ quản lý sản xuất, hệ thốngthông tin hỗ trợ ra quyết định Hàng không, hệ thống thông tin địa lý,…

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)

Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lýcủa tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản

lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Nói chung, các hệ thống thông tin tạo ta các báo

cáo một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tóm lược tìnhhình về một lĩnh vực chức năng nào đó của một tổ chức Các báo cáo này thường cótính so sánh, chúng làm cơ sở để so sánh tình trạng hiện tại với một dự báo, dữ liệuhiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiệnthời với các dữ liệu lịch sử

Vì các hệ thống thông tin quản lý chuyên biệt phần lớn dựa vào các dữ liệusản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh raphụ thuộc rất nhiều vào sự vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch

Một số hệ thống thông tin quản lý được kể tên như hệ thống phân tích nănglực bán hàng, hệ thống thông tin nghiên cứu về thị trường, hệ thống thông tin quản

lý nhân sự, …

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết

bị để ghi nhận giao dịch đã hoàn thành Các hệ thống này được đưa vào sử dụng vớimục đích chính là giảm chi phí giao dịch bằng cách tự động hóa nhiều hệ thốngnghiệp vụ

Các giao dịch sản sinh ra các giấy tờ, tài liệu (đơn đặt hàng, hóa đơn xuất bản,

…) thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợptất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp cáchoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể tên một số hệ thống thuộc loại này như: hệthống xử lý đơn hàng, hệ thống xử lý giao dịch mua hàng, hệ thống theo dõi kháchhàng, theo dõi nhà cung cấp,…

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA

Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khinghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặccũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉđơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợgiúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăng cường khả năngcạnh tranh, được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức,

có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác củacùng ngành công nghiệp… (trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủyếu là cán bộ trong tổ chức) Nếu như những hệ thống được xác định trước đây cómục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sứccạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi làHTTT chiến lược) Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với cáclực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệpcạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng mộtngành công nghiệp

Cách 2 Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ

- Hệ thống thông tin tài chính

Hệ thống thông tin tài chính cung cấp các thông tin tài chính cho tất cả nhữngngười làm công tác quản lý tài chính và giám đốc tài chính trong tổ chức doanhnghiệp, hỗ trợ quá trình ra quyết định liên quan đến sử dụng tài chính, phân bố vàkiểm soát các nguồn tài chính trong doanh nghiệp

Ví dụ:

- Hệ thống thông tin marketing

Hệ thống thông tin marketing hỗ trợ các hoạt động quản lý ở các lĩnh vực nhưphát triển sản phẩm, phân phối và định giá sản phẩm, hiệu quả khuyến mại và dựbáo bán hàng Hệ thống này nhận dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, thực hiện xử lýcác dữ liệu đó và cung cấp những thông tin hữu ích cho các nà quản lý marketing

Thiết kế danh mục vốn đầu tư của công ty

Chuyên môn và văn phòngNgân quỹ Chuẩn bị ngân sách ngắn

hạn

Chiến thuật

Hoạch định lợi nhuận

Hoạch định lợi nhuận dài hạn

Chiến lược

thái độ của người tiêudùng, và các xu hướng.

Dự báo chiềuhướng Chuẩn bị kế hoạch 5 nămdự báo doanh số Chiến lược

- Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh

Là hệ thống trợ giúp cá hoạt động của chức năng sản suất, bao gồm việc lập kếhoạch và điều khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ

Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh cũng sử dụng các thông tin đa dạngkhác từ những hệ thổng xử lý giao dịch nghiệp vụ để thực hiện chức năng cung cấpthông tin hỗ trợ quá trình ra quyết định sản xuất

Ví dụ:

- Hệ thống thông tin quản trị nhân lực

Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tổ chức nhân sự, phản ánhđầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người, củanhững con người trong cùng một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chấtlượng trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai

Phân tích chế độ

đãi ngộ

Điều khiển phạm vi vàphân bổ tiền lương,thưởng và phúc lợi

Chiến thuật

Cách 3 Phân loại hệ thống thông tin theo cấp quản lý

- Cấp chiến lược: xác định các mục tiêu chiến lược, đường lối chính sách

thực hiện mục tiêu đó Hoạt động quản lý được thực hiện bởi ban quản lý cấp cao:hội đồng quản trị, giám đốc, phó giám đốc,…

- Cấp chiến thuật: xác định mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược,

sách lược ngắn hạn đê thực hiện mục tiêu đó Hoạt động quản lý được thực hiện bởi

cấp quản lý trung gian: phụ trách chi nhánh, phụ trách các bộ phận sản xuất kinhdoanh…

- Cấp tác nghiệp: Chỉ đạo, giám sát các hoạt động cụ thể cho các mục tiêu cụ

thể Hoạt động quản lý được thực hiện bởi các tổ trưởng, giám sát viên,…

- Xử lý tác nghiệp: là các hoạt động bình thường của tổ chức

2.1.2 Vai trò hệ thống thông tin trong tổ chức

Trong tổ chức hiện đại ngày nay, các hệ thống thông tin đóng vai trò then chốt

và đương nhiên phải được sự đánh giá cáo từ các nhà quản lý Quản lý có hiệu quảcủa một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tinchính thức sản sinh ra Trong môi trướng kinh doanh đầy biến động, hệ thống thôngtin cần được sử dụng như một vũ khí cạnh tranh Các hệ thống thông tin thườngđem đến sự thay đổi đối với tổ chức, đối với các sản phẩm và dịch vụ và các thủ tụcnghiệp vụ của nó Dễ nhận thấy, nếu có bất kỳ sự hoạt động kém nào của một hệthông tin cũng sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng

Các hệ thống tin có thể gia tăng giá trị cho tổ chức bằng nhiều cách: cải tiếnsản phẩm và cải tiến các quá trình nghiệp vụ liên quan đến việc sản xuất ra các sảnphẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trìnhquyết định

Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ mà nó hỗ trợ

Nó làm cho quá trình thực hiện được hiệu quả hơn, cải tiến sự phối hợp của quátrình, tạo ra môi trường làm việc tốt hơn và giảm thiểu lỗi

Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho sản phẩm bằng cách cải tiến phươngthức cung cấp sản phẩm đến khách hàng Một ví dụ như hệ thống đặt vé máy bay.Với hệ thống này việc đặt chỗ và mua vé máy bay có thể được thực hiện nhanhchóng và thuận tiện chỉ bằng một cuộc điện thoại

Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm bằng nhiều cách,

mà tiêu biểu là gia tăng giá trị cho bản thân các sản phẩm bằng cách đổi mới hoặcnâng cao chất lượng các quá trình và các sản phẩm đó

2.1.3 Mô hình biểu diễn của một hệ thống thông tin trong tổ chức

Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin rất quan trọng, nó là nên tảng củaphương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống Cùng một hệ thống thông tin cóthể được mô tả khác nhau tùy mỗi người Có 3 mô hình được sử dụng để mô tả

cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lýtrong.

Ba mô hình của hệ thống

- Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nóphải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý vànhững thông tin mà nó sản sinh ra Mô hình trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làmgì?” Nó là mô hình ổn định nhất, không quan tâm đến phương tiện được sử dụngcũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý

- Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống Môhình này chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, là những thời điểm mà các hoạt động

xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời các câu hỏi: “Cái gì?” “Ai? Ở đâu?” và

“Khi nào?”

- Mô hình vật lý trong: là mô hình hay biến đổi nhất, liên quan tới những khíacạnh vật lý của hệ thống, dưới góc nhìn kỹ thuật Mô hình giải đáp câu hỏi: “Nhưthế nào?”

2.2 Phát triển hệ thống thông tin

2.2.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin quản lý là cung cấpcho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Việc đầu tiên cầnlàm nếu muốn phát triển hệ thống thông tin là phân tích hệ thống cũ, xác địnhnhững bất cập còn tồn tại so với yêu cầu mới của tổ chức, tìm ra những nguyên

thông tin mới theo giải pháp đó, sau đó thực hiện xây dựng kỹ thuật và đưa hệ thốngthông tin mới vào cài đặt và tích hợp với hoạt động của tổ chức thay thế hệ thốngthông tin cũ.

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển hệ thống thong tin mới là những nguyênnhân nào bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin Đểtrả lời câu hỏi đó, cần nghiên cứu một số nguyên nhân sau:

- Công việc quản lý có vấn đề

- Lợi nhuận suy giảm

- Sự thay đổi của công nghệ

- Có cơ hội mới

- Hiệu quả hoạt động kinh doanh thấp

- Sự yếu thế trong cạnh tranh

- Sự thay đổi sách lược chính trị

- …

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự

án phát triển một hệ thống thông tin mới những luật mới của chính phủ mới banhành (chẳng hạn luật về thuế), việc ký két một hợp tác mới, đa dạng hóa các sảnphẩm mới hoặc dịch vụ mới

Việc các công nghệ mới xuất hiện cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phảixem lại những thiết bị đang hiện có của công ty mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữliệu ra đời nhiều tổ chức phỉa rà soát lại các hệ thống thông tin của tổ chức mình đểquyết định phải cài đặt những gì nếu muốn sử dụng công nghệ mới này

Một hành động mới trong hệ thống thông tin của tổ chức cạnh tranh cũng cóthể tác động mạnh buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng

Đôi khi, tổ chức quản lý cấp trên ra lệnh phải nâng cấp hệ thống thông tin thìđương nhiên các tổ chức cấp dưới cũng phải tiến hành nâng cấp hệ thống thông tincủa mình

Vai trò của những thách thức chính trị cũng rất quan trọng Nó cũng có thể lànguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Chẳng hạn một ngườiquản lý muốn mở rộng quyền lực của mình vì ông ta biết răng thông tin là mộtphương tiện thực hiện điều đó

2.2.2 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

Phương pháp có thể được hiểu là tập hợp các bước tạo thành một quy trình,các công việc trong mỗi bước và các công cụ cho phép để thực hiện một công việcnào đó Vì hệ thống thông tin là một hệ thống phức tạp, vận động trong một môitrường cũng phức tạp Nếu không có phương pháp thì sẽ có nguy cơ lớn là khôngđạt được những mục tiêu các, đặc biệt là các dự án phát triển hệ thống thông tin lớn.Phương pháp được đề nghị ở đây được tuân thủ theo sáu nguyên tắc cơ bản để pháttriển hệ thống thông tin đó là:

Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình

Hệ thống thông tin là một hệ thống phức tạp cần phải trừu tượng nó, chỉ giữlại những yếu tố cần thiết Do đó cần phải sử dụng ba loại mô hình sau để mô tả vềđối tượng: mô hình logic, mô hình, vật lý trong, mô hình vật lý ngoài Cùng một đốitượng thì ba mô hình sẽ thể hiện ba góc độ nhìn khác nhau Mô hình logic là gócnhìn của nhà quản lý, mô hình vật lý ngoài là mô hình của người sử dụng, mô hìnhvật lý trong là mô hình của chuyên gia tin học

Nguyên tắc 2 Đi từ các chung sang cái riêng

Để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải xem xét mặt chung trước khi hiểu chitiết Nguyên tắc đi từ các chung đến các riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa

Nguyên tắc 3 Đi từ mô hình vật lý sang mô hình logic

Thực chất của nguyên tắc này chính là “đi từ trực quan sinh động sang tư duytrừu tượng, rồi từ tư duy trừu tượng quay về phục vụ thực tế” Nghiên cứu phát triển

hệ thống thông tin cũng sẽ chuẩn mực hơn nếu ứng dụng nguyên tắc trên, tức là đi

từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic về vật lý khi thiết kế

Tổng quan về phát triển hệ thống thông tin quản lý Nguyên tắc 4 Tính toán chi phí – lợi ích

Tính toán hiệu quả là nguyên tắc quan trọng trong việc phát triển hệ thốngthông tin So sánh chi phí bỏ ra và mục tiêu đạt được để thấy rõ lợi ích thu được

hệ thống

2.3 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Các giai đoạn của hệ thống gồm có 7 giai đoạn Cuối mỗi giai đoạn phải kèmtheo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt phát triển hệ thống Quyếtđịnh này dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viêntrình bày Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tùy theo kết quả của từng giaiđoạn để xem xét quay trở về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót

Các giai đoạn phát triển của hệ thống thông tin

2.3.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc ban giámđốc những thông tin đầy đủ và phù hợp để họ có căn cứ ra những quyết định về thời

cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này đượcthực hiện trong một khoảng thời gian tương đối ngắn và với kinh phí nhỏ Nó baogồm các công việc sau:

1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

2 Làm rõ yêu cầu

3 Viết dự án sơ bộ

4 Đánh giá khả thi

5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gia theo yêu cầu

2.3.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có quyết định triển khai dự án pháttriển hệ thống thông tin Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là hiểu rõcác vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, hiểu rõ hệ thống, xác định những nguyênnhân đích thực của những vấn đê đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộcphải tuân thủ và vạch rõ những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần phải đạtđược Nội dung của báo cáo chi tiết sẽ làm cơ sở cho việc ra quyết định tiếp tục tiếnhành hay ngừng phát triển hệ thống mới

Để làm những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công việc sau:

1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

5 Chỉnh sửa và viết chi tiết dự án

6 Đánh giá tính khả thi của dự án

7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

2.3.3 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định và mô tả các thành phần logic của một hệ thốngthông tin mới, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn phân tích chi tiết Mô hình logic của hệ thốngmới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs),nội dung của sơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức

hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu được nhập vào (các Inputs) Môhình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết lế logic bao gồmnhững nội dung sau:

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2 Thiết kế xử lý

3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

5 Hợp thức hóa mô hình logic

2.3.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả những việc mà hệ thống này sẽ làm.Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viênphải nghiêng về các phương tiện để thực tiện hệ thống này Đó là việc xây dựngnhững khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic Mỗi một phương án là một phác họacủa mô hình vật lý ngoài của hệ thống chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên làngười sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lýngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chũng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn các mục tiêu

đã định trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữuhình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báocáo được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện.Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầucủa họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau đây là nội dung công việccủa giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:

1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buốc tổ chức

2 Xây dựng các phương án giải thích

3 Đánh giá các phương án giải pháp

4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương ángiải pháp

2.3.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi lựa chọn được một phương án giải phápphù hợp Thiết kế vật lý sẽ đưa ra cá sản phẩm cụ thể là: trước hết, một tài liệu mô

tả các đặc trưng nhìn thấy được của hệ thống mới cho việc thực hiện kỹ thuật; các

mô tả yếu tố nhìn thấy được của hệ thống cho người sử dụng và mô tả các phần thủ

công và những giao diện giữa người sử dụng với những thành phần tin học hóa của

hệ thống Những công việc chính của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài là:

1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

2.3.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Mục tiêu: tạo ra một hệ thống hoạt động được theo yêu cầu của thiết kế Kếtquả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệthống thông tin có nghĩa, có nghĩa sản phẩm ở đây chính là phần mềm Nhữngngười chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bảnhướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như tài liệu mô tả về hệ thống Các nội dungchính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật gồm:

1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

2 Thiết kế vật lý trong

3 Mua sắm thiết bị và phần mềm

4 Thử nghiệm hệ thống

5 Chuẩn bị tài liệu hệ thống

2.3.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là giai đoạn đưa hệ thống thông tin vào hoạt động thay thế hệthống cũ trong tổ chức Đây là giai đoạn gặp nhiều khó khăn vì nó sẽ đụng chạmgiữa cái cũ và cái mới, đụng chạm tới quyền lợi của cá thành viên trong tổ chức Đểviệc thực hiện chuyển đổi được trơn chu và hiệu quả cần phải lập kế hoạch và thựchiện một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các nội dung chính sau:

1 Lập kế hoạch cài đặt

2 Chuyển đổi

3 Khai thác và bảo trì

4 Đánh giá

2.4 Phân tích hệ thống thông tin

2.4.1 Phương pháp phân tích hệ thống thông tin

2.4.1.1 Phương pháp thu thập thông tin

Phân tích hệ thống thông tin bắt đầu từ việc tìm hiểu hệ thống đang tồn tại, từ

đó xác định các mục tiêu mà hệ thống mới cần đạt được Để phân tích hệ thốngthông tin hiện có thì việc đầu tiên cần phải làm là thu thập thông tin Công việc nàyphải đạt được mục tiêu thu thập thông tin với chất lượng: chính xác nhất và độ tincậy cao Có bốn phương pháp khảo sát thu thập thông tin cơ bản sau:

Phương pháp 1 Phỏng vấn

Phỏng vấn là một phương pháp quan trọng và là phương pháp đắc lực để thuthập dữ liệu về các yêu cầu của hệ thống thông tin Phỏng vấn thực chất là cuộc nóichuyện trực tiếp được tiến hành theo một kế hoạch nhất định thông qua cách thứchỏi – đáp (phiếu điều tra chuẩn bị trước); trong đó người phỏng vấn nêu các câu hỏicho đối tượng cần khảo sát lắng, nghe ý kiến trả lời và ghi nhận kết quả vào phiếuđiều tra

So sánh câu hỏi mở và đóng trong phỏng vấn

Phương pháp 2 Nghiên cứu tài liệu

Nghiên cứu tài liệu cùng với phỏng vấn là hai phương pháp đắc lực nhất choviệc thu thập thông tin Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khíacạnh của một tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình hình tàichính, cơ cấu tổ chức, vai trò nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạngcủa thông tin vào ra… Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tươnglai của tổ chức.

Dữ liệu được thu thập từ việc nghiên cứu kỹ các tài liệu sau:

 Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của các nhân hoặc một nhómcông tác

 Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin sinh ra

 Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

Phương pháp 3 Sử dụng phiếu điều tra

Phiếu điều tra được sử dụng với mục đích lấy thông tin từ một số lượng lớncác đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải

rõ ràng; cùng hiểu như nhau; đặt các câu hỏi quan trọng nhất trên đầu tiên; nhómcác câu hỏi có cùng nội dung lại với nhau; ngôn ngữ dùng trong phiếu điều tra phảiđơn giản, không thành kiến và phù hợp với khả năng đọc hiểu của người trả lời

Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức như sau:

 Chọn đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời

 Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách

Việc quan sát cung cấp sự hiểu biết về những gì các thành viên của tổ chứcthực sự đang làm như: tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp,lưu trữ có khóa hoặc không khóa…

Quan sát đôi khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không làm việc giống nhưngày thường

2.4.2 Thiết kế hệ thống thông tin

2.4.2.1 Thiết kế CSDL bằng mô hình quan hệ thực thể

 Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để

biểu diễn những dữ liệu cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưutrữ thông tin về chúng Theo nghĩa quản lý, thực thể là đối tượng mà nhà quản lýquan tâm tới, cần biết tới khi cần phải ra một quyết định quản lý nào đó

 Liên kết (Association): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc

lập với các thực thể khác Các thực thể có sự liên kết qua lại với nhau Khái niệmliên kết hay quan hệ được trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thựcthể hoặc giữa các thực thể cá biệt trong một thực thể

 Mô hình quan hệ thực thể (Entity Relationship Diagram – ERD):

biểu diễn thực thể bằng hình chữ nhật có ghi tên thực thẻ bên trong, còn liên kết thìbiểu diễn bằng hình thoi có ghi tên quan hệ, liên kết (thường là động từ) bên trong

Ví dụ:

 Mức độ liên kết: để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông

tin, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết cóbao nhiêu lần xuất hiện của thực thể này tương tác với mỗi lần xuất hiện của thựcthể kia và ngược lại

Liên kết Một – Một: là mối quan hệ duy nhất tồn tại giưa hai thực thể Mỗi lần

xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và người lại.Chẳng hạn như một ổ khóa chỉ có thể mở bằng một chìa khóa duy nhất và chìa khóa

đó cũng chỉ có thể mở được ổ khóa đó mà không mở được bất kỳ ổ khóa nào khác

Liên kết Một – Nhiều: mỗi lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với một

hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ có liên kế duy nhấtmột lần xuất của thực thể A Những liên kết dạng này thường có rất nhiều trong các

tổ chức doanh nghiệp Một khách hàng có rất nhiều lần mua hàng với doanh nghiệp,

vì vậy, trong hồ sơ lưu trữ có thể toàn tại nhiều hóa đơn thanh toán của khách hàng

này Tuy nhiên, ngược lại mội hóa đơn chỉ có liên quan tới một khách hàng duynhất.

Liên kết Nhiều – Nhiều: khi thực thể A có quan hệ với thực thể B thì một lần

xuất của thực thể A được liên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể B, và mỗilần xuất của thực thể B được liên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể A.Trong một trường học có rất nhiều sinh viên học một môn, nhưng ngược lại mộtsinh viên có thể hoặc rất nhiều môn học khác

2.4.2.2 Thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống làphương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữu liệu

Các bước khi thiết ké cơ sở dữ liệu:

 Bước 1: Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

Những thông tin đầu ra này được thu thập từ giai đoạn phân tích chi tiêt

 Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra

Các công việc phải làm ở giai đoạn này:

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin như số hóa đơn, tênhàng, đơn vị tính… được gọi là các thuộc tính Phân tích viên liệt kê toàn bộ cácthuộc tính thành một danh sách

Xác định các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra

Đánh dấu các thuộc tính lặp (R) là những thuộc tính cso thể nhận nhiều giá trị

Thực hiện chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có cácthuộc tính lặp thì các thể giải quyết như sau: thêm thuộc tính; tách các thuộc tính lặp

đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý Sau khi tách

xong thì gắn cho mỗi danh sách con một tên, tìm cho nó một thuộc tính khóa (địnhdanh riêng) và thêm thuộc tính khóa (định danh) của danh sách gốc.

Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2.NF)

Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứkhông chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa

Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàmvào một phần của khóa thành một danh sách con mới Lấy phần khóa đó làm khóamới cho danh sách Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nộidung của các thuộc tính trong danh sách

Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộctính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào Xthì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ

Y với X Sau đó xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

Mô tả các tệp

Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữliệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp Tên tệp viết chữ inhoa, nằm phía trên Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân

 Bước 3: Tích hợp các tệp chỉ để tạo ra một cơ sở dữ liệu

Khi thực hiện xong bước hai, mỗi đầu ra sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗidanh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập.Những danh sách mô tả cùng về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo ramột danh sách chung bằng cách tập hợp tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêngcủa danh sách đó

 Bước 4: Ước lượng khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ hồ sơ

- Xác định số lượng các bản ghi

- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính dộ dài cho một bản ghi

 Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều.Nếu có quan hệ một – nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó

2.5 Công cụ mô hình hóa

2.5.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin IFD được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức hoạt động Có nghĩa là mô tả sự di chuyển của tài liệu, thông tin, việc xử lý,việc lưu trữ chúng trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

lý, phương tiện xử lý Có ba loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữliệu, phích xử lý

Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin (tài liệu) có mẫu

Tên tài liệu:

Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu

Tên kho dữ liệu:

Tài liệu vào:

Tài liệu ra:

Các kho dữ liệu có liên quan:

Các IFD cso liên quan:

Logic xử lý:

2.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin giống như sơ đồ luồngthông tin IFD nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữliệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới địađiểm, thời gian và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơngiản mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: thựcthể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): là cấp cao nhất, thể hiện khái quát nội

dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả saocho chỉ cần một lần nhìn vào là nhận ra nội dung chính của hệ thống Sơ đồ bày chophép lược bỏ các kho dữ liệu Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0

Từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã tiếp thành các sơ đồ cấp 1, tiếp sau mức 1

là mức 2, … Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy

Các phích xử lý có năm loại, được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý,kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin

Loại thứ nhất: Phích xử lý logic

Tên người/ bộ phận

phát/ nhận tin

Tên tiến trình xử lý

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệuTệp dữ liệu

Tên dòng dữ liệu

Loại thứ hai: Phích dữ liệu

Loại thứ ba: Phích phần tử thông tin

Mô tả logic xử lý :

Mã hiệu : Tên luồng :

Mô tả : Tên DFD liên quan : Nguồn :

Đích : Các phần tử thông tin :