Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.1 KHÁI NIỆM ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Theo Điều 4 Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17062003: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, thời gian và hiện vật lao động”. Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh và là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý của các đơn vị kế toán. Đơn vị kế toán là một thực thể kinh tế (thực thể kinh doanh) có tài sản riêng, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và kiểm soát tài sản đó và phải lập các báo cáo tài chính. Khái niệm đơn vị kế toán chỉ ra phạm vi kinh tế của kế toán. Đơn vị kế toán có sự khác biệt với một thực thể pháp lý. Một đơn vị kế toán có thể đồng thời là một thực thể pháp lý, trong một đơn vị pháp lý có thể bao gồm nhiều đơn vị kế toán và ngược lại một đơn vị kế toán cũng có thể bao gồm nhiều thực tế pháp lý bên trong. Thông qua khái niệm đơn vị kế toán cho thấy sự tách biệt giữa đơn vị kế toán với các bên liên quan và chủ sở hữu. Đơn vị kế toán bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nhiệp nước ngoài,… có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật. 1.2 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan tâm. Xuất phát từ bản chất kế toán là một hệ thông thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp của mình, có thể thấy : Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kê toán trong doanh nghiệp phải giải quyêt được cả 2 phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm.
Trang 1TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1KHÁI NIỆM ĐƠN VỊ KẾ TOÁN
Theo Điều 4 - Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17/06/2003:
“Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, thời gian và hiện vật lao động” Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh và là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản
lý của các đơn vị kế toán
Đơn vị kế toán là một thực thể kinh tế (thực thể kinh doanh) có tài sản riêng, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và kiểm soát tài sản đó và phải lập các báo cáo tài chính
Khái niệm đơn vị kế toán chỉ ra phạm vi kinh tế của kế toán Đơn
vị kế toán có sự khác biệt với một thực thể pháp lý Một đơn vị kế toán
có thể đồng thời là một thực thể pháp lý, trong một đơn vị pháp lý có thể bao gồm nhiều đơn vị kế toán và ngược lại một đơn vị kế toán cũng
có thể bao gồm nhiều thực tế pháp lý bên trong Thông qua khái niệm đơn vị kế toán cho thấy sự tách biệt giữa đơn vị kế toán với các bên liên quan và chủ sở hữu Đơn vị kế toán bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nhiệp nước ngoài,… có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ
kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật
1.2KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan tâm
Xuất phát từ bản chất kế toán là một hệ thông thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp của mình, có thể thấy
Trang 2: Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp
kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp Tổ chức công tác kê toán trong doanh nghiệp phải giải quyêt được cả 2 phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thỏa mãn tốt được thông tin kinh
tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm
1.3NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Nội dung tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp bao gồm những công việc cơ bản sau:
- Tổ chức thu nhận thông tin kế toán về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó Muốn thực hiện được điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu đề ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán để kiểm tra và ghi số kế toán kịp thời
- Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu cầu của thông tin kế toán Muốn thực hiện được điều
đó phải tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán để có thể hệ thống hóa thông tin kế toán
- Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi mô Muốn thực hiện được điều đó phải tổ chức việc lập báo cáo kế toán định kỳ, báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm cả các báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và của nội bộ doanh nghiệp
- Tổ chức bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện toàn bộ công việc
Trang 3thuật tính toán nhằm nân cao hiệu suất của nhân viên kế toán, tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho các nhân viên kế toán.
- Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán nói riêng
Nắm chắc các công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán là điều kiện cần thiết để có thể tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở đơn vị mình
1.4 Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Việc tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ mang lại
các ý nghĩa cụ thể như sau:
- Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm, giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn kịp thời
- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn vốn trong các doanh nghiệp
- Giúp cho kê toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của mình trong hệ thống các công cụ quản lý
- Giúp cho doanh nghiệp có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán
Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp thì tổ chức công
tác kế toán trong doanh nghiệp phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản
sau:
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo chấp hành tốt các nguyên tắc, các chính sách chế độ, thể lệ và các quy định pháp luật hiện hành
- Tổ chức công tác kê toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý,mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ cho công tác kế toán tại các doanh nghiệp
Trang 4- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thông tin cho các đối tượng quan tâm.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm
1.5 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Xuất phát từ các yêu cầu về tổ chức công tác đã nêu trên, việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phải tuân thủ và kết hợp
tốt giữa các nguyên tắc cơ bản như sau:
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và các quy định của Hiệp hội nghề nghiệp kế toán Với mục đích tạo ra một một môi trường pháp lý cho hoạt động của kế toán, mỗi quốc gia sẽ ban hành một hệ thống các quy định pháp luật cho hoạt động của kế toán Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ luật pháp tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định về pháp luật kế toán của từng quốc gia mà doanh nghiệp đang hoạt động.Mặt khác, để thống nhất hóa công tác kế toán các hiệp hội nghề nghiệp về kế toán trên toàn thế giơi, tại các quốc gia và vùng lãnh thổ sẽ ban hành các quy định mang tính chất nguyên tắc mà những người tham gia các hiệp hội nghề nghiệp này khi thực hiện công tác kế toán phải tuân thủ, vì vậy tổ chức công tác kế toán cũng phải tuân thủ các quy định của các hiệp hội nghề nghiệp này
Tại Việt Nam hiện nay, hầu hết các quy định về kế toán đề dược thực hiện bằng các quy định của Pháp luật, vì vậy việc tổ chức công tác
kế toán phải tuân thủ Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán
và các quy định pháp luật có liên quan khác
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo được tính thông nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa các đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty con
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống nhất giữa kế toán và các bộ phận quản lý khác trong doanh nghiệp Kế toán là một trong các công cụ quản lý thuộc hệ thống các
Trang 5vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong hệ thống quản lý chung khi tổ chức công tác kế toán phải chú ý đến mối quan hệ của kế toán với các
bộ phận quản lý khác nhằm đảm bảo tính thống nhất trong xử lý, cung cấp thông tin, kiểm soát, điều hành các hoạt động của doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng phải đảm bảo
sự thống nhất giữa các nội dung của công tác kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa đối tượng, phương pháp, hình thức tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán phảo đảm bảo phù hơp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản
lý của doanh nghiệp, ngoài ra cần phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp Mặt khác tổ chức công tác kế toán cũng cần phù hợp với trang thiết bị, phương tiện tính toán và các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý chung
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
Việc tổ chức tốt công tác kế toán sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, mang lại các ý nghĩa
cụ thể sau:
- Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời
- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại sản phẩm, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong các doanh nghiệp
- Giúp kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ của mình trong hệ thống các công cụ quản lý
- Giúp cho các doanh nghiệp có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu suất
Trang 6Chương 2 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP
2.1 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
Đề tổ chức thu nhân, xử lý và cung cấp thông tin, đáp ứng nhu cầu của các đối tượng sử dụng, một trong những khâu quan trọng là khâu tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở doanh nghiệp là bộ phận quan trọng trong cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau
Do vậy việc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau
Việc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể và được dựa trên cơ sở lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán Hình thức tổ chức công tác kế toán là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công tác kế toán Đây chính là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm
vụ cụ thể của từng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp
Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thích hợp nhằm thu nhận,
xử lý, hệ thống hóa và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của doanh nghiệp, làm giảm được khối lượng công tác kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau:
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
- Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp (vừa phân tán vừa tập trung)
Việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán và xây dựng mô hinh
tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải được dựa và các căn cứ sau:
- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp; lĩnh vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Trang 7- Đặc điểm, tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp.
- Biên chế bộ máy kế toán, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán
- Tình hình trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin trong công tác kế toán của doanh nghiệp
2.1.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình tập trung
Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty,…) còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu
kế toán của doanh nghiệp
Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp
Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội,…), phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo
…
BP kế toán chi phí… Bộ phận kế toán
…
Bộ phận
kế toán tổng hợp
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ
Trang 8đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với các đơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp Hình thức này không phù hợp với đơn vị kế toán có quy mô lớn, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa phương
2.1.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình phân tán
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với các doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng trên nhiều địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng Hình thức này không phù hợp đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh hẹp Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán này thường
là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo
ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP TRÊN
Kế toán trưởng
Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài
chính ở đơn vị kế toán cấp trên Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƯỚI
Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3 Đơn vị 4 ……
Bộ phận kế
toán
…
Bộ phận kế toán
…
Bộ phận kế toán
…
Bộ phận kế toán
…
Bộ phận kế toán
…
Bộ phận kế toán tổng hợp
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới
Trang 9của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, doanh nghiệp (công
ty, tổng công ty,…) thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên) ở văn phòng của doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…); còn
ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng (đơn vị kế toán cấp cơ sở)
Trong trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công như sau:
* Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
- Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp
- Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp
cơ sở
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp
cơ sở gửi lên và cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán
ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp
* Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở:
- Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm
- Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở
Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị cho phù hợp
Trang 102.1.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán hỗn hợp
Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thường phù hợp với các doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) có quy
mô lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn thành lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tuỳ thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thi được thành lập phòng
kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình
để định kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm; còn đơn vị nào không được tổ chức kế toán riêng thi chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm
Đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế
toán cấp trên
Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận
kế toán… kế toán… kế toán… kế toán
Kế toán trưởng các đơn vị cấp cơ sở
Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận
kế toán… kế toán… kế toán… kế toán
Nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ
thuộc không
tổ chức kế toán riêng
Trang 11Trong trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:
- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp
- Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp
cơ sở gửi lên và cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán
ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp
Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng, vì vậy cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình và thực trạng tổ chức hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp để xây dựng mô hình bộ máy kế toán thích hợp Có như vậy mới phát huy được đầy đủ khả năng, trình độ của nhân viên kế toán
và sử dụng họ hợp lý nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán ở doanh nghiệp
2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để thực hiện được công việc thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn
bộ thông tin kế toán của toàn doanh nghiệp thì người tổ chức kế toán phải tiến hành phân chia công việc kế toán trong phòng kế toán thành các phần hành công việc kế toán, mỗi phần hành giao cho một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện
Căn cứ để phân chia công việc kế toán trong một phòng (ban) kế toán thành các bộ phận kế toán là dựa vào các điều kiện cụ thể của mình như quy mô hoạt động; trình độ cán bộ kế toán; đặc điểm sản xuất, kinh doanh; yêu cầu quản lý doanh nghiệp; phương tiện kỹ thuật trang bị phục vụ cho công tác kế toán; mà phân chia cho phù hợp
Cơ quan tài chính không bắt buộc doanh nghiệp phải phân chia công việc kế toán trong phòng kế toán thành bao nhiêu bộ phận kế toán
và mỗi bộ phận đảm nhiệm công việc gì? Công việc này do người tổ
Trang 12chức công tác kế toán doanh nghiệp thực hiện sao cho tinh gọn, hiệu quả và phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của doanh nghiệp.
Các bộ phận kế toán trong một phòng kế toán doanh nghiệp thường bao gồm:
- Bộ phận kế toán Lao động, tiền lương: Bộ phận kế toán này làm công việc chủ yếu là tổ chức chấm công, lập bảng tính lương, các khoản phụ cấp, cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Bộ phận này thực hiện công việc ghi chép việc nhập, xuất, kiểm kê,… các kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm
- Bộ phận kế toán tài sản cố định: Bộ phận này nhằm theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp
- Bộ phận kế toán thanh toán-công nợ: Bộ phận này hằng ngày lập các chứng từ thu, chi và theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng thiếu doanh nghiệp cũng như những khoản nợ của doanh nghiệp còn thiếu ngân hàng, các tổ chức tài chính và của những người cung cấp
- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Bộ phận này nhằm theo dõi và tập hợp các khoản chi phí phát sinh cho quá trình sản xuất và tính giá thành sản phẩm
- Bộ phận kế toán tổng hợp: Đây là bộ phận kế toán tổng hợp của tất cả các bộ phận kế toán trên Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi chung tất cả các số liệu trên các tài khoản kế toán trong sổ cái và lập các báo cáo tài chính
* Khi tổ chức các bộ phận kế toán, người tổ chức công tác kế toán cần phải tổ chức theo hướng kết hợp giữa công việc kế toán tài chính với công tác kế toán quản trị cho các bộ phận kế toán
- Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế
toán quản trị theo từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng,…Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị phần hành đó Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác, như: Thu thập, phân tích các thông
Trang 13tin phục vụ việc lập dự toán và phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp Các nội dung công việc này có thể bố trí cho kế toán tổng hợp hoặc do kế toán trưởng đảm nhiệm.
- Hình thức tách biệt: Tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị
riêng biệt với bộ phận kế toán tài chính trong phòng kế toán của doanh nghiệp Hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế,
- Hình thức hỗn hợp: Là hình thức kết hợp hai hình thức trên như:
Tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp
2.2.2 Người làm kế toán
Khi tổ chức bộ máy kế toán, doanh nghiệp phải bố trí người làm
kế toán đúng theo tiêu chuẩn, điều kiện quy định, nếu không bố trí được thì phải thuê làm kế toán Người thực hiện công việc kế toán cần đạt được những tiêu chuẩn nhất định và có quyền lợi cũng như trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc kế toán như sau:
Luật kế toán - Điều 50 (Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán) quy định như sau:
1 Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:
a) Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;
b) Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán
2 Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp
vụ kế toán
3 Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới Người làm
kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán
Những người không được làm kế toán theo quy định của Luật kế toán Việt Nam theo Điều 51 Những người không được làm kế toán
Trang 141 Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành
vi dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính
2 Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích
3 Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong
cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước
4 Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị
kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà
nước
2.2.3 Thay đổi người làm kế toán
* Các trường hợp kế toán bị thay đổi:
- Vi phạm về tiêu chuẩn người làm kế toán, bị buộc thôi việc, chuyển công tác
- Có nhu cầu làm công việc khác và được chấp nhận
- Không thực hiện đúng hợp đồng thuê dịch vụ làm kế toán (làm thuê kế toán)
* Thủ tục thực hiện khi thay đổi người làm kế toán
- Bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu kế toán cho người kế toán mới
- Lập Biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của Kế toán trưởng,
kế toán cũ và kế toán mới
2.2.4 Thuê làm kế toán
Trang 15a.Bên đi thuê làm kế toán:
- Được thuê làm kế toán với các doanh nghiệp, cá nhân đăng ký kinh doanh cung cấp dịch vụ thuê làm kế toán
- Thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế giữa 2 bên
- Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán
- Thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ làm kế toán theo hợp đồng
b.Bên cung cấp dịch vụ làm kế toán: Chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thoả thuận trong hợp đồng
2.3 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG DOANH NGHIỆP
2.3.1 Bổ nhiệm kế toán trưởng và nhiệm vụ của kế toán trưởng
a) Bổ nhiệm Kế toán trưởng
- Tất cả các đơn vị kế toán đều phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt nam, Hộ kinh doanh cá thể và Tổ hợp tác
- Khi thành lập doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán trưởng, nếu trường hợp chưa bố trí được thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê làm kế toán trưởng
Đối với doanh nghiệp Nhà nước, Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, Hợp tác xã chỉ được cử người phụ trách kế toán không được quá 1 năm tài chính, sau đó phải bố trí kế toán trưởng
b) Chức danh Kế toán trưởng Là người đứng đầu bộ máy kế toán doanh nghiệp
c) Nhiệm vụ của Kế toán trưởng:
- Tổ chức công tác kế toán cho doanh nghiệp
- Kiểm tra, giám sát tài chính, phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm tài chính, bảo vệ tài sản doanh nghiệp
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp
Trang 16- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định.
2.3.2 Trách nhiệm, quyền hạn và tiêu chuẩn của Kế toán trưởng doanh nghiệp.
a) Trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng
+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán trong doanh nghiệp
+ Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán doanh nghiệp
+ Lập Báo cáo tài chính
- Quyền hạn kế toán trưởng: Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán Riêng đối với Kế toán trưởng doanh nghiệp Nhà nước ngoài quyền trên còn có quyền thêm:
+ Có ý kiến bằng văn bản về tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ thuộc quyền quản lý của mình
+ Yêu cầu các bộ phận phòng, ban khác của đơn vị cung cấp đầy
đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến kế toán, giám sát tài chính của doanh nghiệp khi KTT có yêu cầu
+ Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với
ý kiến của người ra quyết định
+ Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật đơn vị
kế toán khi phát hiện những hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán trong đơn vị
Trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó
b) Tiêu chuẩn và điều kiện của Kế toán trưởng doanh nghiệp
- Tiêu chuẩn kế toán trưởng:
+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành luật pháp
+ Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định sau:
Trang 17Kế toán trưởng doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Công
ty TNHH, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì phải có trình độ
từ đại học trở lên, thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất 2 năm; trường hợp nếu trình độ cao đẳng thì thời gian công tác thực tế kế toán ít nhất là 3 năm
Kế toán trưởng Công ty hợp doanh, Doanh nghiệp tư nhân, Chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt nam, Hợp tác xã thì phải có trình độ trung cấp, cao đẳng, thời gian công tác thực tế kế toán ít nhất 3 năm
Kế toán trưởng đơn vị có các đơn vị cấp cơ sở và kế toán trưởng Tổng công ty Nhà nước: trình độ từ đại học trở lên, thời gian công tác thực tế kế toán ít nhất 5 năm
-.Điều kiện để được bố trí làm Kế toán trưởng Không thuộc đối tượng sau:
+ Chưa thành niên, mất năng lực hành vi dân sự, đang đưa vào cơ
sở giáo dục, chữa bệnh, bị quản chế hành chính
+ Người đang bị cấm hành nghề kế toán, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị phạt tù
+ Cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người đang điều hành đơn vị, kể cả kế toán trưởng ở doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách, tổ chức không có sử dụng kinh phí ngân sách
+ Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng đơn vị là doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách, tổ chức không có sử dụng kinh phí ngân sách
- Đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định tại quyết định số 43/2004/QĐ-BTC ngày 26/04/2004 của BTC
2.3.3 Tổ chức thuê làm kế toán trưởng
- Đối với bên đi thuê Kế toán trưởng
+ Được thuê làm kế toán với các doanh nghiệp, cá nhân đăng ký kinh doanh cung cấp dịch vụ thuê làm kế toán