Bài thuyết trình nhóm Quản trị văn phòng, thư ký văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG THƯ KÝ VĂN PHÒNG GVHD: Th.S Võ Thị Trương Tâm Nhóm: Em thân yêu THƯ KÝ VĂN PHÒNG Định nghĩa Thư ký văn phòng Chức năng, nhiệm vụ Đặc điểm Tiêu chuẩn THƯ KÝ Thư ký người chuyên thực công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành văn phòng, thực công việc liên quan đến giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính, xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc Theo IPS (International Professional Scretaries): Thư ký người trợ lý cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng, có khả nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn THƯ KÝ VĂN PHÒNG “TKVP người giao đảm nhận phần toàn công việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức hay doanh nghiệp” Chức Tổ chức thông tin Xử lý văn - đến (đăng ký văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành thị, định thủ trưởng ) Quản lý Tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện công việc thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng công tác, Nhiệm vụ Thu thập, xử lý cung cấp thông tin lĩnh vực mà giao, phụ trách Biên tập văn bản, tổ chức xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu Giải thủ tục hành để đảm bảo sở vật chất cho hoạt động đơn vị Đóng vai trò trung tâm tin tức Tổ chức công việc hàng ngày Đảm bảo thông tin cho đơn vị quan liên hệ Chuyên môn Hiểu sâu sắt nghề nghiệp mình, nhiệm vụ mà giao Thao tác thành thạo nghiệp vụ chuyên môn yêu cầu Có khả truyền đạt, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho người khác Có khả thao tác số kỹ thuộc nghiệp vụ hành văn phòng Sử dụng tốt trang thiết bị văn phòng đại Kỹ Kỹ quản lý, tổ chức tốt công việc Kỹ giao tiếp, ghi tốc ký, nhập liệu máy ghi âm Kỹ vi tính, tin học thiếu TKVP Trí nhớ tốt Có tính độc lập, kiên định kiến Am hiểu nhiều mảng kiến thức Nhạy bén công việc TIÊU CHUẨN TIÊU CHUẨN Yêu nghề có ý thức vươn lên Có ý thức kỷ luật,tự giác Cẩn thận chu đáo Cởi mở biết tự kiềm chế Năng động linh hoạt Tương trợ đoàn kết Ngoại hình “vừa mắt” Kín đáo (Secretary) Có kiến 10 Có tính độc lập [...]...Kỹ năng 1 Kỹ năng quản lý, tổ chức tốt công việc 2 Kỹ năng giao tiếp, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm 3 Kỹ năng vi tính, tin học không thể thiếu của TKVP 4 Trí nhớ tốt 5 Có tính độc lập, kiên định và chính kiến 6 Am hiểu nhiều mảng kiến thức