BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1 Chủ đề: Ưu nhược điểm của các cơ cấu tổ chức phổ biến nhất hiện nay. BÀI LÀM: I./ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ: 1. Khái niệm: Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt định,tuyển mộ,tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức,nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức. - Tài nguyên nhân sự là tất cả mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào. - Tổ chức có thể lớn nhỏ đơn giản hay phức tạp, là chính trị hay tranh cử. - Quản trị nhân sự hiện diện khắp mọi phòng ban. II./KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ: Trong điều kiện nền kinh tế luôn thay đổi với các chính sách hội nhập với thế giới và mở cửa, các tổ chức cũng phải thay đổi cơ cấu và nhân lực nhằm thích ứng cao nhất với những thay đổi trên. Qui mô và cơ cấu của bộ phận quản trị nguồn nhân sự trong một tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trước hết, đó là qui mô của tổ chức xét theo số lượng cán bộ công nhân viên, qui mô về khối lượng sản xuất, qui mô về thị phần, qiu mô về vốn và cơ sở vật chất (tổ chức mang tính gia đình- qui mô nhỏ, qui mô vừa- doanh nghiệp hay công ty và qui mô lớn- tổng công ty hay tập đoàn). Tiếp đến là khối lượng công việc cần được giải quyết phục vụ cho công tác quản lý và các yếu tố thuộc điều kiện bên trong và bên ngoài như tính chất công việc, trình độ của lực lượng lao động, quan hệ sở hữu của tổ chức và các quan hệ giữa người lao động với lãnh đạo, các tổ chức đoàn thể và chính trị trong tổ chức, thị trường lao động, hệ thống chính sách và pháp luật của nhà nước, tình hình phát triển của nền kinh tế và khoa học kĩ thuật, công nghệ….Khi hình thành bộ phận quản trị nhân sự, các yếu tố trên cần được tính đến nhằm đảm bảo khả năng hoàn thành nhiệm vụ đặt ra của tổ chức và tính hiệu quả. 1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức : - Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận cần phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình để đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. - Hiện nay, một doanh nghiệp luôn chịu tác động một cách trực tiếp của nhiều yếu tố, nào là yếu tố vi mô rồi vĩ mô… vì vậy, doanh nghiệp có rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Mà là một tổ chức thì doanh nghiệp phải xác định trách nhiệm và quyền hạn nhất định của từng bộ phận, đơn vị để cùng thực hiện mục tiêu của mình.Vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một cơ cấu tổ chức hợp lý. - Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn thiện thì quản trị càng tác động một cách có hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh dịch vụ làm tăng lợi nhuận. Ngược lại cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp đặt nhân viên không đúng thì nó sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận. - Vì vậy, việc luôn luôn phát triển và hoàn thiện những cơ cấu tổ chức quản trị sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực sản xuất, lao động. Ai cũng biết rằng mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần sự quản lý, hơn nữa để quản lý lại cần có tổ chức. Quá trình thiết kế và xây dựng tổ chức từ những bộ phận nhỏ hơn là chuyên môn hóa lao động trong quản trị. Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạt động tương đối dộc lập và liên quan giữa chúng trong một tổ chức đã tạo nên tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo 2 những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức . 2. Trong môn quản trị nhân sự cũng có các loại cơ cấu tổ chức như sau: - Hiện nay, trên thế giới người ta sáng tạo ra khá nhiều kiểu cơ cấu tổ quản trị, nhưng phổ biến nhất là các loại tổ chức sau đây. 2.1.Cơ cấu tổ chức giản đơn: Sơ đồ cơ cấu tổ chức giản đơn: GIÁM ĐỐC NV1 NV2 NV3 NV4 NV5 - Đặc điểm: Như đã theo tên gọi cơ cấu này là một cơ cấu đơn giản không phức tạp, ít tính chất chính thức, quyền hành thì tập trung vào cá nhân duy nhất. Mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp mang tính chất gia đình có qui mô nhỏ. Ở đây, giám đốc kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ quản trị nhân sự. - Ưu điểm: + Cơ cấu tổ chức này là nó cho phép trong quá trình vận hành bô máy sẽ thực hiện được nguyên tắc thống nhất chỉ huy, một nguyên tắc của quản trị, vì những người cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh của một cấp trên duy nhất, điều đó cũng tạo điều kiện cho cấp dưới thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình. + Một cái ưu điểm của mô hình này nữa là nhanh chóng, linh hoạt,ít tốn kém, sử dụng rất có hiệu quả ở những cấp quản trị thấp. - Nhược điểm: + Đòi hỏi người lãnh đạo phải giỏi toàn diện vì anh ta là người lãnh đạo đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện tất cả những công việc thuộc các chức năng quản trị. + Mô hình này chỉ áp dụng với những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, với khối lượng công tác quản trị ít, thường thấy ở các cơ sở sản xuất kinh doanh cá thể, hộ gia đình. Khi doanh nghiệp phát triển, tổ chức lớn về qui mô thì cơ cấu này sẽ không còn phù hợp. Sự tập trung vào nhà quản trị sẽ gây ra sự tắc nghẽn do quá tải và doanh nghiệp sẽ không hoạt động được. + Ngoài ra, mô hình tổ chức này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu do một biến cố bất ngờ mà nhà quản trị không còn tiếp tục làm việc thì cả doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng. 2.2. Cơ cấu tổ chức chức năng: Sơ đồ cơ cấu tổ chức chức năng: GIÁM ĐỐC Phó giám đốc sản xuất phó giám đốc kinh doanh Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng 3 KH TC KT NS KCS - Đặc điểm: - Cơ cấu tổ chức chức năng là sự phát triển theo khuynh hướng chức năng để làm cho nó trở thành một dạng chủ yếu trong toàn tổ chức đó. Cơ cấu này xuất phát từ yêu cầu phù hợp về chuyên môn giống nhau được nhóm gộp thành bộ phận. Các doanh nghiệp càng lớn thì bộ phận chức năng càng được chia ra hẹp.Các bộ phận quản lý cấp dưới nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng ban chức năng khác nhau. Đôi khi các mệnh lệnh này có thể trái ngược nhau hoặc mâu thuẫn với nhau, gây khó khăn cho cấp thừa hành. Cơ cấu này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và chưa phân định thành nhiều chức năng riêng lẻ. - Ưu điểm: + Hiệu quả tác nghiệp cao. + Phát huy ưu điểm của chuyên môn hóa + Đơn giản hóa việc đào tạo chuyên gia. + Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên. + Phát huy được tài năng chuyên môn của nhân viên. + Làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái và thỏa mãn vì tất cả họ và cấp trên của họ trực tiếp nói cùng một ngôn ngữ chuyên môn. - Nhược điểm: + Các thành viên trong các bô phận chức năng quá coi trọng công việc chuyên môn và lợi ích của mình mà xao lãng mục tiêu chung. + Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng nghĩa là các nhân viên trong bộ phận chức năng nào chỉ biết có công việc của mình mà không hề biết và liên hệ gì với những chức năng khác, không có một chức năng nào chịu trách nhiệm cụ thể về kết quả sau này. + Khó phát triển và đào tạo những nhà quản trị chung cấp cao hơn cho tương lai. + Do sự phối hợp giữa các bô phận chức năng hầu như không có, nên nhà quản trị cấp trên phải chịu trách nhiệm về sự phối hợp giữa các chức năng. + Cơ cấu này đáp ứng tốt nhu cầu chuyên môn hóa nhưng có thể làm nảy sinh ra những khó khăn về mặt phối hợp và động cơ thúc đẩy cơ cấu này tập trung quyền quyết định vào người lãnh đạo. 2.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến: Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến: GIÁM ĐỐC Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh PX1 PX2 PX3 CH1 CH2 CH3 - Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản lý chỉ nhận mênh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Hệ thống trực tuyến hình thành một đương thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh, trách nhiệm và lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng. Cơ cấu kiểu này đòi hỏi người quản trị ở mỗi 4 cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về các lĩnh vực.Hệ thống quản trị theo trực tuyến phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ vì một người quản trị cấp trên có thể hiểu rõ được những hoạt động của cấp dưới và ra những mệnh lệnh trực tiếp một cách đúng đắn cho cấp dưới không cần thong qua một cơ quan giúp việc theo chức năng nào. Đối với những doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn, người đứng đầu tổ chức trước khi ra mệnh lệnh cần tham khảo ý kiến của các bộ phận chức năng. - Mối quan hệ trong hệ thống cơ cấu tổ chức kiểu này được thiết lập chỉ theo chiều dọc, nằm trong chuỗi xích quyền lực từ cấp cao nhất đến các cấp tiếp theo. - Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến dọc đã được thiết lập như đã nói trên. -Ưu điểm: + Tuân thủ nhất quán nguyên tắc một thủ trưởng. tạo được sự thống nhất và tập trung cao độ trong mệnh lệnh, điều khiển. + Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm toàn diện về sản phẩm hay dịch vụ do bộ phận mình sản xuất ra. + Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo những nhà quản trị cấp cao. -Nhược điểm: + Đòi hỏi người thủ trưởng phải có kiến thức rộng, toàn diện trên những chức năng chuyên môn quan trọng, điều này rất khó thực hiện với những tổ chức có quy mô lớn và phức tạp về những lĩnh vực chuyên môn. + Cơ cấu này có sự trùng lắp về các chức năng ở những đơn vị khác nhau. +Làm phân tán lực lượng lao động, tốn kém thêm thiết bị lao động. + Hạn chế việc sử dụng những chuyên gia có trình độ cao trong lĩnh vực chuyên môn. 2.4. Cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng: Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến -chức năng: GIÁM ĐỐC Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng KH TC KT NS KCS PX1 PX2 PX3 CH1 CH2 CH3 - Đặc điểm: Cơ cấu trực tuyến- chức năng là cơ cấu phối hợp của hai loại cơ cấu tổ chức trực tuyến và chức năng. Ở đây người lãnh đạo trực tuyến được sự hỗ trợ về mặt chuyên môn dưới hình thức tham mưu, cố vấn đưa ra các quyết định thuộc những lĩnh vực chuyên môn của các đơn vị chức năng. Do cơ cấu tổ chức theo trực tuyến và cơ cấu quản lý theo chức năng có những ưu điểm và nhược điểm riêng nên hiện nay nhiều doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn kiểu cơ cấu quản lý theo trực tuyến – chức năng, tức là một cơ cấu quản lý kết hợp. - Về nguyên tắc, trong hệ thống trực tuyến- chức năng, quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp cho người quản lý ra các quyết định đúng đắn, có các bộ phận 5 chức năng giúp việc trong các lĩnh vực như xây dựng kế hoạch, quản lý nhân sự, marketing, tài chính- kế toán, quản lý kĩ thật- công nghệ sản xuất… -Ưu điểm: + Tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung. + Đảm bảo sự thích nghi theo yêu cầu của khách hàng nhưng đồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí. + Có đủ những ưu điểm của cả hai loại cơ cấu tổ chức trực tuyến và chức năng. + Đồng thời khắc phục nhiều nhược điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. +Cơ cấu này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất ra những sản phẩm phức tạp. - Nhược điểm: + Thường xảy ra mâu thuẫn giữa các đơn vị trực tuyến với đơn vị chức năng. + Nhiều tranh luận xảy ra do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết các sự cố bất đồng. . + Chậm đáp ứng với các tình huống đặc biệt và có thể làm tăng chi phí gián tiếp. 2.5.Cơ cấu tổ chức phòng ban: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban: Giám đốc GĐ SẢN PHẨM A GĐ SẢN PHẨM B GĐ SẢN PHẨMC MARKETING MARKETING MARKETING HĐ& KINH TẾ HĐ&9 KINH TẾ HĐ& KINH TẾ C CẤP&P PHỐI C CẤP&P PHỐI C CẤP& P PHỐI SẢN XUẤT SẢN XUẤT SẢN XUẤT - Đặc điểm: + Cơ cấu phòng ban là cơ cấu nhóm các sản phẩm hoặc khách hàng có mối liên hệ với nhau thành các phòng ban. Các phòng ban được phân chia sẽ tập trung vào các phân đoạn thị trường khách hàng nhất định và chịu trách nhiệm sản xuất và quảng cáo, xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách hàng đó. Đồng thời, những công việc chung của các phòng ban như phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến pháp luật, các công việc hành chính… sẽ được thực hiện ở cấp công ty. + Cơ cấu này thích hợp với những công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm và mỗi loại có qui mô lớn. - Ưu điểm: + Phối hợp hành động giữa các bộ phận hiệu quả hơn + Tạo khẳ năng tốt hơn cho việc phát triển các nhà quản lý chung. + Khách hàng sẽ lưu ý nhiều hơn khi ra quyết định lựa chọn các sản phẩm. + Hiệu quả lớn trong việc định hướng nổ lực về bán hàng. - Nhược điểm: + Các chức năng bị lặp lại ở các phòng ban khác nhau và đòi hỏi phải có sự hợp tác giữa các phòng ban. Chính vì thế, công ty phải tuyển dụng những giám đốc có năng lực thực sự để vừa biết cách lãnh đạo công ty lại vừa biết hòa mình vào bộ máy lãnh đạo chung của toàn công ty. + Tranh giành nguồn lực giữa các nhà quản lý sản xuất . + Một số mục tiêu và chiến lược nhất định có thể bị coi nhẹ. 6 + Không thích hợp với các lĩnh vực bán hàng . 2.6.Cơ cấu tổ chức theo địa bàn hoạt động: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo địa bàn hoạt động: Giám đốc P.MARKETING P.NHÂN SỰ P.KINH DOANH P.TÀI CHÍNH V.PHÍA BẮC V.MIỀN TRUNG V.TRUNG TÂM V.ĐÔNG NAM V.TÂY NAM BỘ TPHCM BỘ KĨ THUẬT SẢN XUẤT BÁN HÀNG NHÂN SỰ KẾ TOÁN - Đặc điểm: + Cơ cấu này hình thành theo cách tập hợp những đơn vị cùng một ngành ở cùng một khu vực thành một bộ phận dưới sự điều khiển của một giám đốc khu vực. + Dù rằng cơ cấu này tạo thêm một cấp quản trị nữa nhưng cũng có những lợi ích nhất định. + Cơ cấu này làm giảm bớt những công việc điều hành trực tiếp của cấp quản trị cao nhất để cho cấp này có những thời gian cần thiết vạch ra những kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến lược. + Cơ cấu này cho phép có sự chú ý đáng kể đến thị trường và các vấn đề địa phương, tăng cường sự kết hợp theo vùng, tạo điều kiện để đào tạo những nhà quản trị tổng hợp. + Tuy nhiên, cơ cấu này đòi hỏi gia tăng sự kiểm soát của quản trị cấp cao và cần có nhiều người để đảm nhận công việc quản trị tổng quát. - Ưu điểm: + Đề ra mục tiêu chương trình và hành động phù hợp với các thị trường cụ thể. + Phối hợp hành động các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị trường cụ thể. + Nhà quản trị sẽ giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn. + Đào tạo nhà quản lý chung thuận lợi. + Giảm bớt nghiệp vụ tại địa phương. -Nhược điểm: + Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng. + Phải có nhiều nhà quản lý. + Công việc có thể bị trùng lặp. + Kiểm soát của cấp quản lý khó khăn hơn. + Khó duy trì việc đề ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung. 2.7 Cơ cấu tổ chức ma trận: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo ma trận: Giám đốc PHÒNG PHÒNG. NC PHÒNG.NC PHÒNG.NC PHÒNG.NC 7 THIẾT KẾ T TRƯỜNG C- NGHỆ T- CHÍNH NHÂN SỰ BAN QLDA1 BAN QLDA2 BAN QLDA3 -Đặc điểm: + Các doanh nghiệp lớn, có địa bàn hoạt động rộng đều tổ chức bộ máy hoạt động của mình theo kiểu ma trận, trong cơ cấu quản lý theo ma trận cấp quản lý cấp dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trên xuống dưới, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang. + Đây là mô hình hấp dẫn nhất hiện nay vì cho phép thực hiện nhiều dự án cùng một lúc và sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Cơ cấu này ngoài nhà lãnh đạo theo trực tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án, sản phẩm. Cơ cấu ma trận này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định.Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị cũ. - Ưu điểm: + Định hướng theo kết quả rõ ràng. + Phát huy được sức mạnh của các chuyên gia ở trong các lĩnh vực chuyên môn. + Xác định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích. + Là một hình thức tổ chức linh động ít tốn kém, đáp ứng được với tình hình sản xuất kinh doanh hiện đại, trong đó các sản phẩm thường xuyên thay đổi. + Quan hệ giữa trưởng dự án và trưởng chức năng là quan hệ hợp tác thương lượng không có sự ràng buộc chặt chẽ nên cũng rất tế nhị. - Nhược điểm: + Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức. + Có nguy cơ không thống nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc và theo chiều ngang 3. Tóm lại: - Trong một doanh nghiệp cần phải có tổ chức nếu không có tổ chức thì doanh nghiệp đó sẽ không tồn tại trên thị trường.Tất cả các loại cơ cấu trên là các loại cơ cấu phổ biến nhất hiện nay và đều là các cơ cấu chính thức, ngoài ra còn có các loại cơ cấu cơ cấu không chính thức, mỗi cơ cấu tổ chức đều có đặc điểm riêng. Ưu điểm của tổ chức này lại lại khắc được nhược điểm của tổ chức kia. - Cơ cấu tổ chức biểu thị hình thức tổ chức của doanh nghiệp, Qua đó có thể nhận thấy mức độ chuyên môn hóa, hệ thống cấp bậc quyền hành, và hệ thống báo cáo, thông tin chính thức trong doanh nghiệp. - Nhờ có các loại cơ cấu tổ chức này mà doanh nghiệp hoạt động bình thường, tồn tại và phát triển . - Không thể có một mô hình hoàn hảo duy nhất nào về cơ cấu tổ chức để áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp, và khi doanh nghiệp đã có cơ cấu tổ chức tốt rồi thì cũng không phải là bất di bất di bất dịch. - Nhìn vào cơ cấu tổ chức người ta sẽ biết được qui mô của doanh nghiệp nhỏ hay lớn, cho biết việc sắp xếp nhân sự có chính xác hay không. 8 9 . cấu tổ chức phổ biến nhất hiện nay. BÀI LÀM: I./ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ: 1. Khái niệm: Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt. phức tạp, là chính trị hay tranh cử. - Quản trị nhân sự hiện diện khắp mọi phòng ban. II./KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ: Trong điều kiện