MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Canon Việt Nam 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của công ty: 3 1.1.1 Chức năng 3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính tại bộ phận Xuất – Nhập khẩu 5 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 2.1.1 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng xuất nhập khẩu 6 2.1.2 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng xuất nhập khẩu. 8 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ tại bộ phận Xuất – Nhập khẩu. 10 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của công ty về công tác văn thư, lưu trữ của công ty. 10 3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 11 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 11 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan. 11 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 15 3.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 15 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 17 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết Văn bản đi đến được quản lý như sau: 17 3.4.2 Nhận xét về ưu và nhược điểm của việc lập hồ sơ hiện hành. 19 3.5 Tổ chức lưu trữ tại công ty. 21 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty 23 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng: 23 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại) và đề xuất văn phòng mới tối ưu. 23 4.3 Tìm hiều và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty là: 23 PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 25 CHỦ ĐỀ : XÂY DỰNG VĂN HÓA CỐNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM 25 A. MỞ ĐẦU 25 1. Lý do trọn đề tài: 25 2. Lịch sử nghiên cứu: 25 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 25 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 25 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 26 6. Giả thuyết khoa học. 26 7.Ý nghĩa luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài 26 8. Cấu trúc của đề tài : 26 B. NỘI DUNG 27 CHƯƠNG I :CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 27 1.1 Tổng quan về giao tiếp 27 1.2 Kỹ năng giao tiếp bao gồm: 28 1.3 Tống quan về văn hóa giao tiếp 30 1.4 Một số thông tin về Công ty TNHH Canon Việt Nam. 31 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP TẠI NƠI CÔNG SỞ 33 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 35 3.1 Xây dựng văn hóa nơi công sở: 35 3.2 Phong trào xây dựng văn hóa nơi công sở và các biện pháp . 35 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 37 1. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TẠI BỘ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CANON VIỆT NAM: 37 2. ĐỀ XUẤT: 38 3. KẾT LUẬN : 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHẦN PHỤ LỤC
GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN .5 LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH Canon Việt Nam 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn công ty: 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành phận Xuất – Nhập 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng xuất nhập 2.1.2 Vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng xuất nhập Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ phận Xuất – Nhập 10 3.1 Hệ thống hóa văn quản lí công ty công tác văn thư, lưu trữ công ty 10 3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 11 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 11 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí quan 11 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn công ty .15 3.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn 15 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 17 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải Văn - đến quản lý sau: 17 3.4.2 Nhận xét ưu nhược điểm việc lập hồ sơ hành 20 3.5 Tổ chức lưu trữ công ty 22 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng công ty 25 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng: 25 Lớp ĐHLTQTVPK14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện đại) đề xuất văn phòng tối ưu 25 4.3 Tìm hiều thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng công ty là: .25 PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 27 CHỦ ĐỀ : XÂY DỰNG VĂN HÓA CỐNG SỞ TẠI 27 CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM .27 A MỞ ĐẦU 27 Lý trọn đề tài: .27 Lịch sử nghiên cứu: 27 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 27 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 27 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng 28 Giả thuyết khoa học 28 7.Ý nghĩa luận ý nghĩa thực tiễn đề tài .28 Cấu trúc đề tài : 28 B NỘI DUNG .29 CHƯƠNG I :CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI 29 CÔNG SỞ 29 1.1 Tổng quan giao tiếp 29 1.2 Kỹ giao tiếp bao gồm: 30 1.3 Tống quan văn hóa giao tiếp .32 1.4 Một số thông tin Công ty TNHH Canon Việt Nam .33 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP 35 TẠI NƠI CÔNG SỞ .35 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ .37 3.1 Xây dựng văn hóa nơi công sở: .37 3.2 Phong trào xây dựng văn hóa nơi công sở biện pháp 37 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 39 Lớp ĐHLTQTVPK14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh 1.NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TẠI BỘ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CANON VIỆT NAM: 39 2.ĐỀ XUẤT: 40 3.KẾT LUẬN : .40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHẦN PHỤ LỤC .1 Lớp ĐHLTQTVPK14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn em xin gửi tới quý thầy cô khoa Quản Trị Văn Phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tâm truyền dạy kiến thức cho thời gian qua để em hoàn thành trình thực tập Em xin cảm ơn giảng viên hướng dẫn đợt thực tập Để báo cáo thực tập hoàn thành tốt em xin cảm ơn ban lãnh đạo Công ty trách nhiệm hữu hạn Canon Việt Nam tất anh chị làm việc phòng hành công ty giúp đỡ em suôt thời gian thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! Với thời gian cho phép, khả nghiên cứu kinh nhiệm thực tế hạn chế hẳn báo cáo thực tập em thiếu sót Tuy nhiên với tìm hiểu nghiêm túc, đam mê, tìm tòi , học hỏi em mong nhận bảo tận tình quý thầy cô SINH VIÊN THỰC HIỆN Nguyễn Thị Linh Lớp ĐHLTQTVPK14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan : Khoá luận tốt nghiệp với đề tài: xây dựng văn hóa công sở công ty trách nhiệm hữu hạn Canon Việt Nam công trình nghiên cứu cá nhân tôi, không chép Tôi xin chịu trách nhiệm công trình nghiên cứu riêng ! Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 NGƯỜI CAM ĐOAN Nguyễn Thị Linh Lớp ĐHLTQTVPK14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh LỜI NÓI ĐẦU Hiện đất nước ta đường hội nhập kinh tế giới trước mắt có nhiều hội thuận lợi thách thức đòi hỏi không ngừng đổi lĩnh vực nhằm nâng cao khả cạnh tranh Để tận dụng hội công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo, cạnh tranh động cải cách hiệu Bên cạnh xã hội ngày phát triển nên kéo theo đa dạng nghành nghề người buộc phải có vốn kiến thức, lực nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng đòi hỏi xã hội Trước yêu cầu cấp bách xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành phận quan trọng thiếu quan hay tổ chức Do văn phòng phải có ý thức trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi văn phòng Để làm điều bên cạnh nỗ lực quan cần phải có quan tâm đầu tư để văn phòng phát huy hết tiềm mạnh Với chức quyền hạn Trường Đai học Nội vụ Hà Nội trường đào tạo công tác hành với nghành học phong phú : Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Văn thư lưu trữ , .đặc biệt nghành Quản trị văn phòng nghành cần thiết xã hội đại, phục vụ nguồn nhân lực dồi trình hội nhập đất nước Sau tuyển sinh đào tạo nghiệp vụ hành văn phòng nhằm đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ cao nghiệp vụ nên hoàn thành xong chương trình đào tạo ghế nhà trường, lớp ĐHLTQTVPK14A nhà trường tạo điều kiện để học sinh mang kiến thức học áp dụng vào thực tế Bên cạnh Đảng Nhà nước ta quan tâm đến phát triển toàn diện nghành Giáo dục Đó mô hình đào tạo trang thiết bị cho sinh viên mặt lý thuyết mà giúp sinh viên có thời gian thực hành quan, đơn vị Mục đích đợt thực tập chủ yếu làm sang tỏ lý thuyết học, bước đầu giúp cho học viên quen với công việc, trực tiếp vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng công tác Qua dịp để Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh sinh viên tập dượt, rèn luyện kỹ tác phong nghề nghiệp cán văn phòng tương lai Qua đợt thực tâp tốt nghiệp hội tốt cho sinh viên vận dụng kỹ thực hành vào nghiệp vụ chuyên môn mình, học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế cao lực thân Thực tập tốt nghiệp môn học thực tiễn nghành trải qua Nó đòi hỏi sinh viên phải vận dụng tư duy, kiến thức học ghế nhà trường trước tiếp xúc với công việc tai quan Sinh viên kiểm chứng lại học trường biết cách áp dụng kiến thức vào công việc cánh nhuần nhuyễn Đồng thời qua trình nhà trường đánh giá lực thực sinh viên trình học tập giải công việc thực tế Đối với thân thực tập tốt nghiệp giúp vững vàng trình độ chuyên môn , kiến thức công việc kỹ giao tiếp xã hội Thực tập tốt nghiệp giúp lĩnh hội nhiều kiến thức tư mới, mở rộng phát huy mà học nhà trường qua thầy cô, bạn bè, qua đàn anh đàn chị trước đức tính cần thiết cho cán văn phòng tương lai Dưới phần báo cáo tổng kết trình thực tập công ty TNHH Canon Viet Nam Ghi lại đánh giá cách khách quan mà làm chưa làm Qua cho gửi lời cảm ơn, lời chúc sức khỏe đến anh chị làm văn phòng xuất nhập công ty, thầy cô khoa Quản trị Văn phòng nhà trường tạo điều kiện nhiệt tình giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ đợt thực tập tốt nghiệp Tôi kính mong thầy cô giáo bạn cho ý kiến đóng góp để báo cáo thực tập tốt nghiệp hoàn thiện đầy đủ hơn./ Tôi xin trân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 12 tháng 08 năm 2016 SINH VIÊN Nguyễn Thị Linh Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM * Lịch sử hình thành phát triển công ty Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH Canon Việt Nam Doanh nghiệp thương mại : đơn vị kinh doanh thành lập hợp pháp, nhằm mục đích thực hoạt dộng kinh doanh lĩnh vực thương mại Như tổ chức kinh tế coi doanh nghiệp thương mại phải có đủ điều kiện sau: - Phải thành lập theo luật định - Phải trực tiếp thực chức thương mại với mục đích kiếm lời 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn công ty: 1.1.1 Chức • Thực chức lưu chuyển hàng hóa : Sản xuất sản phẩm khâu đầu tiên, sản phẩm sản phẩm trang thái khả năng, sản phẩm đưa vào trình sử dụng (trong sản xuất tiêu dùng cá nhân ) sản phẩm thực hoàn thiện Thực chức lưu thông hàng hóa cách chuyên nghiệp, công ty tổ chức trình lưu thông cách hợp lý, nhanh chóng đảm bảo thỏa mãn nhu cầu khách hàng, cần phải quan tâm đến giá trị sử dụng hàng hóa ( Sử dụng hàng hóa nào, sử dụng làm gì? đối tượng sử dụng? thời gian địa điểm mua bán ) chi phí lưu thông hàng hóa để có giá hàng hóa hợp lý, khách hàng cảm thấy hài lòng • Chức tiếp tục trình sản xuất khâu lưu thông: Quá trình sản xuất gồm khâu quan trọng : - Sản xuất - Phân phối Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh - Trao đổi ( lưu thông ) - Tiêu dùng Tất khâu có mối quan hệ mật thiệt tác động qua lại với mối quan hệ sản xuất tiêu dùng mối quan hệ • Chức dự trữ hàng hóa điều hòa cung cầu Chức kinh doanh thương mại mua bán hàng hóa để cung ứng đầy đủ, kịp thời , đồng bộ, chất lượng, số lượng nơi thuận thiện cho khách hàng Nhờ có hàng hóa dự trữ mà doanh nghiệp thương mại thỏa mãn đầy đủ, kịp thời nhu cầu hàng hóa khách hàng Nhờ có hệ thống mạng lưới rộng (kho, cửa hàng, quầy, siêu thị vv.) mà công ty đảm bảo thuận lợi cho khách hàng mua bán hàng hóa cần thiết, vừa tiết kiệm thời gian, vừa di xa để mua sản phẩm cần dùng 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu thị trường nước nước; - Thực đầy đủ cam kết khách hàng sản phẩm, dịch vụ, giải thỏa đáng mối quan hệ lợi ích với chủ thể kinh doanh theo nguyen tắc bình đẳng, có lợi; - Bảo toàn tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh; - Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn trực tự xã hội; - Chấp hành pháp luật, thực chế độ hoạch toán thống kê thống thực tốt nghĩa vụ nhà nước * Sơ đồ tổ chức máy công ty TNHH Canon Viet Nam (Xem phụ lục 01) Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành phận Xuất – Nhập Hiện tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành phận xuất diễn tốt bao gồm quản lý tất giấy tờ liên quan đến hồ sơ như: hóa đơn, bill, công văn giấy tờ liên quan khác Tổ chức xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công ty Quản lý chứng từ hồ sơ liên quan đến công việc thường ngày nhằm lưu giữ tất giấy tờ quan trọng để cần thiết tìm kiếm cách dễ dàng nhanh chóng Tại phận xuất nhập công việc hoạt động lãnh đạo Trưởng phòng Phó phòng, công việc nhiệm vụ phải thông qua lãnh đạo phòng tiến hành 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Văn phòng xuất nhập gồm có 80 người có 70 người công nhân đóng gói sản phẩm 11 người nhân viên chuyên môn Trong số 11 nhân viên văn phòng có trưởng phòng, phó phòng nhân viên khác Được chia làm nhóm hoạt động đạo trưởng phó phòng Văn phòng xuất nhập có nhóm là: - Nhóm quản lý hàng nhập - Nhóm quản lý hàng xuất * Nhóm nhập chuyên quản lý số lượng hàng hóa nhập vào công ty để phục vụ cho sản xuất, ví dụ như: nhập part hàng linh kiện để sản xuất nên máy hoàn chỉnh hàng hóa có liên quan để bảo quản hàng hó không bị hỏng hóc vv * Nhóm xuất có trách nhiệm xuất hàng cho toàn nhà máy ví dụ hàng lỗi xuất trả nhà cung cấp, hàng xuất bán, hàng tạm xuất sau tái nhập loại hàng khác… Mỗi nhóm có trưởng nhóm quản lý công việc diễn hàng ngày Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh Không nói chen vào người khác nói, vừa tạo hỗn loạn đối thoại vừa làm người khác không tập trung nghe Thể thiếu lịch thiếu tôn trọng người nói Khi nghe máy công ty, bạn nên tỏ thái độ thân thiện với khách hàng đồng nghiệp c Kỹ đọc - Giúp tiếp nhận thông tin xác nhanh chóng - Giúp mở rộng kiến thức tự nhiên xã hội - Rèn tư duy, nâng cao khả phân tích, tổng hợp suy nghĩ d Kỹ thuyết trình Thuyết trình trình truyền đạt thông tin nhằm đạt mục tiêu cụ thể Thường thuyết trình cần đạt tiêu chí sau : - Không làm thời gian người nghe - Có cấu trúc đầy đủ phần - Thực thuyết trình lôi thu hút người nghe - Nhấn mạnh nội dung cần nói thuyết trình - Tạo mối quan hệ thiện cảm với người nghe * Có bước tạo nên thuyết trình hoàn chỉnh: Phân tích Chuẩn bị cấu trúc cho thuyết trình Thực hành trước 4.Diễn thuyết 1.3 Tống quan văn hóa giao tiếp * Khái niệm: Văn hóa giao tiếp là: phạm trù văn hóa dùng để biểu cử chỉ, hành động lời nói làm cho đối phương có tình cảm với từ công việc mà hợp tác để đạt mục tiêu đề Văn hóa giao tiếp không dừng lại ngôn ngữ, cử chỉ, hành động, tác Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 32 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh phong mà biêu qua cảm xúc tình cảm người *Tổng quan văn hóa giao tiếp người Việt Nam - Vừa cởi mở, rụt rè hay gặp khó khăn bước đầu giap tiếp - Cư xử nặng mặt tình cảm lý trí - Ứng xử đối phó linh hoạt tình - Trọng tuổi tác, kính người già - Hoạch toán kém, không quen lường xa, tác phong nhiều tùy tiện thiếu kỷ luật - Tư tưởng bảo thủ, không tiếp thu lắng nghe ý kiến người khác 1.4 Một số thông tin Công ty TNHH Canon Việt Nam * Đặc điểm hình thành: Công ty TNHH Canon Việt Nam công ty hoạt động lĩnh vực sản xuất lắp ráp điện tử cụ thể: máy in, máy Scan…vv Là doanh nghiệp thành lập vào năm 2001 hoạt động chủ yếu lĩnh vực lắp ráp điện tử Với kinh nghiệm nhiều năm nghành ban lãnh đạo công ty trọng đến việc sản xuất không ngừng cải tiến sản phẩm, tích lũy kinh nghiệm, phát triển lực sản xuất tạo tảng vững cho sau Với đội ngũ cán công nhân viên đông đảo đào tạo cách rèn luyện môi trường chuyên nghiệp Trong thời gian tới Công ty TNHH Canon Việt Nam tiếp tục phát triển nhiều lĩnh vực khác v.v *Phương hướng nhiệm vụ + Phương hướng: Trên sở nhân lực Công ty TNHH Canon Việt Nam có đội ngũ cán công nhân viên hùng hậu với trình độ chuyên môn nghiệp vụ đủ để đáp ứng nhiệm vụ hoạt động công ty + Từng bước mở rộng thâm nhập vào thị trường nước bạn + Xây dựng mục tiêu dài hạn nhằm nâng cao lực phát huy phát triển công ty *Nhiệm vụ : Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 33 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh Nhiệm vụ công ty kể từ sau thành lập xây dựng phát triển theo định hướng tập trung chuyên sâu vào lĩnh vực lắp ráp chế tạo sản phẩm phục vụ cho thương mại - Với nhiệm vụ đó, công ty TNHH Canon Việt Nam bước cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao suất lao động xây dựng công ty trở thành doanh nghiệp phát triển bền vững có tính chuyên nghiệp cao việc chế tạo lắp ráp thiết bị điện tử - Tạo việc làm thu nhập cao cho người lao động, cán công nhân viên công ty - Hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước - Sản phẩm hoạt động công ty đảm bảo lợi ích lâu dài cho khách hàng góp phần vào việc phát triển bền vững Xã hội Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 34 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP TẠI NƠI CÔNG SỞ Giao tiếp có vai trò quan trọng đời sống, sinh hoạt, công tác hay học tập người Hiện vấn đề văn hóa nơi công sở quan tâm phải thừa nhận thực trạng văn hóa giao tiếp nơi công sở gặp nhiều hạn chế cần giải đặc biệt công ty TNHH Canon Việt Nam nơi thực tập Ở đánh giá thực trạng văn hóa nơi công sở nói chung công ty TNHH Canon Việt Nam * Nhược điểm - Làm việc riêng: Tất công việc riêng chơi game, đọc báo, buôn điện thoại, tâm diễn công ty…vv Những công việc nói lên thiếu nghiêm túc làm việc dẫn đến ảnh hưởng tới văn hóa giao tiếp nơi công sở, tới chất lượng hoàn thành công việc thân công ty - Tình trạng làm muộn: Vấn đề thường gặp công ty Một phận không nhỏ công ty thường xuyên làm muộn, điều có tác động không nhỏ tới văn hóa giao tiếp nơi công sở, tới chất lượng làm việc Vì muộn nhiều dễ khiến cho đồng nghiệp người xung quanh không thỏa mái có nhìn thiện cảm - Không tuân thủ giao tiếp giao tiếp: Một phận cán bộ, công nhân viên quên chào hỏi hay giao tiếp thiếu chủ ngữ, vị ngữ , nói lời cảm ơn lời kính ngữ giao tiếp với khách hàng đồng nghiệp công ty Trong sống công việc hối gấp gáp dẫn tới tình trạng bỏ quên kỹ giao tiếp để tạo môi trường làm việc văn minh, lịch sự, đồng thời tạo cảm giác thoải mái làm việc * Ưu điểm: - Cán công nhân viên tai công ty làm ăn mặc trang phục, gọn gàng chỉnh tề Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 35 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh - Trong làm làm việc hăng say nghiêm túc, không hay nói chuyện riêng làm việc - Luôn tuân thủ hoạt động công ty đề - Các nhân viên giao tiếp với hòa đồng, thân thiện văn minh lịch tạo cảm giác thoải mái công việc - Mọi người có ý thức giúp đỡ lẫn công việc sống thể rõ nét qua chia sẻ, trò chuyện ngắn nghỉ giải lao ăn Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 36 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh CHƯƠNG III: XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 3.1 Xây dựng văn hóa nơi công sở: Là xây dựng nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương Nó đòi hỏi nhà Lãnh đạo, cấp quản lý thành viên quan phải quan tâm đến hiệu hoạt động chung quan, doanh nghiệp Muốn cán phải tôn trọng nội quy quan, doanh nghiệp - Vậy “ Xây dựng văn hóa công sở” ? + Văn hóa công sở ăn mặc đẹp, gọn gàng lịch sự; + Văn hóa công sở văn hóa ứng xử; + Văn hóa công sở tiết kiệm; + Văn hóa công sở phong cách làm việc; + Văn hóa công sở bảo vệ thương hiệu quan, doanh nghiệp 3.2 Phong trào xây dựng văn hóa nơi công sở biện pháp * Tạo hòa đồng: Công sở nơi làm việc chung với nhiều người có trình độ, tính cách hoàn toàn khác Do xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp việc cần thiết - Hãy xem môi trường làm việc môi trường lớn để học hỏi rèn luyện kỹ năng, học hỏi kinh nghiệm hoàn thiện thân - Luôn nở nụ cười lời chào thân thiện với đồng nghiệp - Hãy đối xử với người khác cách bạn muốn người ta đối xử với bạn * Giữ hòa khí nơi làm việc - Tạo môi trường làm việc tích cực, muốn có đồng nghiệp tốt trước cần đối xử tốt với họ - Luôn cẩn trọng lời ăn tiếng nói, biết giữ lời hứa, chia sẻ kinh nghiệm mà rút sau lần trải nghiệm * Xây dựng phong cách làm việc - Cần tạo riêng cho tác phong làm việc chuyên nghiệp, quý trọng thời gian…vv Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 37 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh -Thể tác phong làm việc chuyên nghiệp làm quy định nơi làm việc phải ngăn nắp gọn gàng phải biết nhận trách nhiệm công việc, biết lắng nghe – tiếp thu - xin lỗi nói lời cảm ơn chân thành * Thái độ lạc quan - Chân thành lắng nghe, tôn trọng người khác, tôn trọng thời gian người khác, ý đến người xung quanh - Thái độ lạc quan giúp cho bạn làm việc tốt hơn, lạc quan bạn nổ lực làm việc phát huy hết trách nhiệm công việc Từ nhận nhìn thiện cảm từ bên Lãnh đạo * Làm việc hăng say kèm theo có giải trí: - Giải trí phần quan trọng không kể đến, giúp giải tỏa căng thẳng, làm vơi bớt nỗi lo âu giúp có trạng thái cân sống… Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 38 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TẠI BỘ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CANON VIỆT NAM: Trong thời gian thực tập Công ty TNHH Canon Việt Nam, xin đưa số nhận xét từ thân sau: - Công tác văn phòng công ty nói chung phận xuất nhập nói riêng tốt, đặc biệt kể đến công tác tham mưu, tổng hợp giúp việc quản trị hậu cần công ty Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp đỡ công ty đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc nâng cao chất lượng sản phẩm hiệu công tác quản lý Nhận thấy vị trí phận xuất nhập có vai trò quan trọng với hoạt động công ty, cần quan tâm đặc biệt ví dụ như: mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho công việc, tuyển thêm cán chuyên môn hành chính… - Trong công tác văn thư lưu trữ cán công nhân viên tiến hành đầy đủ khâu nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ quy trình tổ chức quản lý văn – đến phận, tổ chức quan lý sử dụng dấu, lập hồ sơ hành, bảo quản hồ sơ, với kinh nghiệm sáng tạo thân giúp cho công tác quản lý nơi quản lý tốt - Thực trạng cho thấy nhận thức văn hóa nơi công sở nơi có cán công nhân viên gương mẫu nơi thực tốt văn hóa công sở, nơi có đoàn kết thống nội cao Chất lượng hiệu công việc cao làm cho việc hoàn thành mục tiêu đạt kết mong muốn.Thực tế cho thấy cần có thân thiện đồng nghiệp với nhau, cán công nhân với khách hàng, đối tác, khách mời Bên cạnh đội ngũ cán công nhân viên chức công ty , số cá nhân có thái độ tích cực thân thiện, biết tôn trọng, lịch lắng, hướng dẫn giải thích nhiệt tình, rõ ràng trung thực , hợp tác giao Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 39 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh tiếp với đối tác đồng nghiệp , phát huy tinh thần tập thể , gương mẫu lối sống , chấp hành ký luật tốt , giữ gìn đoàn kết nội , đạo đức, văn hóa công ty, đề cao tinh thần trách nhiệm công việc Như để tạo môi trường văn hóa tốt công ty, vấn đề quan trọng người “ cầm lái ”, người đứng đầu quan phải tạo chế tốt hợp lý để nhân viên có điều kiện để phát triển Tạo môi trường thân thiện có tính đoàn kết cao Và điều quan trọng người lãnh đạo cần giải tốt toán quyền lợi cá nhân công ty cho công phù hợp với lực làm việc khả cống hiến người ĐỀ XUẤT: Qua trình tìm hiểu khâu nghiệp vụ đây, với kinh nghiệm ỏi sinh viên trường, xin nêu số đóng góp để công ty tham khảo việc xây dựng lề lối máy làm việc ngày tốt Bộ phận Xuất nhập cần phân định rõ ràng công việc cho cán công nhân viên cách cụ thể để tập trung giải thuận lợi Cần tuyển thêm cán có trình đọ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư lưu trữ để hồ sơ, giấy tờ quan trọng quản lý tốt tránh bị thất lạc Thường xuyên cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao tầm hiểu biết giúp cho làm việc hiệu đạt chất lượng cao Các cấp lãnh đạo cần quan tâm sát nữa, cần trang bị thêm trang thiết bị đại phục vụ công việc ngày Một số trang thiết bị như: máy hủy tài liệu, máy hút bụi,… KẾT LUẬN : Công tác hành văn phòng, văn thư lưu trữ nghiệp vụ cần thiết quan trọng cho hoạt động quản lý Nó giúp cho công ty giải nhanh chóng kịp thời tránh sai sót sảy Làm tốt nghiệp vụ văn phòng công ty nói chung phận xuất nhập nói riêng thực theo dõi toàn chương trình kế hoạch tình hình thực chủ trương đường lối phát triển công ty Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 40 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh Thời gian thực tập khoảng thời gian quan trọng hữu ích với thân tôi, giúp củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Qua học hỏi số kinh nghiệm có thực tế, nhìn nhận công tác văn phòng cách tổng quát hơn, toàn diện Thời gian thực tập giúp mạnh dạn cách ứng xử , giao tiếp với người công ty nói chung xã hội nói riêng Lý thuyết mà học phần công việc, sau trường mà phải làm thực tế, thực tế định trình độ học vấn chuyên môn nghiệp vụ có áp dụng điều học vào thực tế hay không? Qua lần thực tập hiểu biết sâu sắc thêm quan tâm Đảng nhà nước, quan ban nghành doanh nghiệp Từ mà cảm thấy yêu nghề thích thú, tin tưởng vào lựa chọn với ngành học Tuy nhiên để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán chuyên nghiệp thời gian gần tháng thực tập công ty thời gian dài để áp dụng lý thuyết học nhà trường để áp dụng vào thực tế, với quan tâm dìu dắt thầy cô với ban giám hiệu nhà trường với lãnh đạo công ty nói chung phận xuất nhập nói riêng tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt đợt thực tập “BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP’’ kết thực tế, có nhiều cố gắng tránh thiếu sót hạn chế Vậy mong quý công ty với thầy cô bảo góp ý nhận xét cho báo cáo thực tập hoàn thiện Một lần xin trân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa, ban giám hiệu nhà trường Công ty TNHH Canon Việt Nam, đặc biệt anh chị phòng xuất nhập tạo điều kiện giúp đỡ hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp này./ Đông Anh, ngày 26 tháng 08 năm 2016 SINH VIÊN THỰC TẬP Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 41 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh Nguyễn Thị Linh TÀI LIỆU THAM KHẢO • Văn quy phạm pháp luật Nghị định số 09/ 2010 NĐ – CP ngày 08/ 02/ 2010 phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/ 2004 NĐ- CP ngày 08/ 04/ 2004 phủ công tác văn thư Nghị định số 110/ 2004 NĐ- CP ngày 08/ 04/ 2004 phủ công tác văn thư Công văn số 425 / VTLTNN – NVTW ngày 17/ 08/ 2005 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn – văn đến Thông tư số 01/ 2011 /TT –BNV ngày 19/ 01/ 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 58 /2001 /NĐ – CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội 42 Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy công ty TNHH Canon Việt Nam TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phó PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG HÀNH TÀI XUẤT KỸ KINH SẢN CHÍNH CHÍNH NHẬP THUẬT- DOANH XUẤT NHÂN KẾ KHẨU DỰ ÁN VẬT TƯ SỰ TOÁN Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh Phụ lục 02: Sơ đồ tổ chức máy văn phòng TRƯỞNG PHÒNG A KAWASHIMA PHÓ PHÒNG PHÓ PHÒNG C LÊ THỊ THANH THỦY C.PHẠM THỊ HẢI LÝ NHÓM TRƯỞNG : NGUYỄN THỊ THẢO NHÓM TRƯỞNG: NGUYỄN THỊ HƯƠNG NHÂN VIÊN: NHÂN VIÊN: NGUYỄN THỊ TƯƠI NGUYỄN THỊ KIỀU VŨ THỊ THU NGUYỄN THU DUNG PHAN THỊ BÉ NGUYỄN THỊ THÚY Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh Phụ lục 03: Xây dượng chương trình– kế hoạch công tác thường kỳ công ty Nhận yêu cầu ban Lãnh đạo công ty Công văn giao nhiệm vụ Tiếp nhận công văn tiến hành triển khai kế hoạch Lấy ý kiến phận Chỉnh sửa dự thảo, thông qua ban lãnh đạo Hoàn thiện triển khai thực Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội Trường Đại học Nội vụ Hà GVHD : Nguyễn Mạnh Cường SV: Nguyễn Thị Linh Phụ Lục 4: Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn Nhân viên chuyên môn phận soạn thảo văn Gửi cấp phê duyệt nội dung hình thức Chỉnh sửa lại văn Trình lãnh đạo ký Đóng dấu văn Gửi Lớp ĐHLTQTVPK14A Nội Trường Đại học Nội vụ Hà