MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ 3 LỜI NÓI ĐẦU 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP KẾ HOẠCH TRONG TỔ CHỨC 6 1.1. Khái niệm 6 1.2. Sự cần thiết của việc lập kế hoạch trong tổ chức 7 1.3. Vai trò của lập kế hoạch trong tổ chức 7 1.4. Các thành phần của kế hoạch và phân loại kế hoạch 11 1.4.1. Các thành phần của kế hoạch 11 1.4.1.1. Các mục tiêu 11 1.4.1.2. Phương hướng và các biện pháp 12 1.4.1.3. Nguồn lực 13 1.4.1.4. Sự thực hiện dự kiến 14 1.4.2. Phân loại kế hoạch 14 1.5. Các nguyên tắc trong lập kế hoạch 16 1.5.1. Nguyên tắc mục tiêu 16 1.5.2. Nguyên tắc hiệu quả 17 1.5.3. Nguyên tắc khách quan 17 1.5.4. Nguyên tắc cân đối 18 1.5.5. Nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt 18 1.5.6. Nguyên tắc đảm bảo cam kết 18 1.6. Quy trình lập kế hoạch 19 1.7. Các phương pháp sử dụng trong chức năng lập kế hoạch 23 CHƯƠNG 2. CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH IN DI CO CHI NHÁNH CẦN THƠ 27 2.1. Giới thiệu tổng quan về Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 27 2.1.1. Thông tin chung 27 2.1.2. Lịch sử hình thành – phát triển 27 2.1.3. Ngành nghề – lĩnh vực kinh doanh 27 2.1.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự 28 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh 28 2.1.6. Nhận xét chung về tình hình kinh doanh 29 2.1.7. Định hướng phát triển 29 2.2. Lập kế hoạch trong Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 29 2.2.1. Quy trình lập kế hoạch tại Công ty 29 2.2.2. Căn cứ để xây dựng kế hoạch 30 2.3. Nội dung của lập kế hoạch trong Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 31 2.4. Thực trạng triển khai công tác lập kế hoạch tại Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 33 2.4.1. Công tác triển khai thực hiện kế hoạch 33 2.4.2. Công tác theo dõi kiểm tra thực hiện kế hoạch 34 2.4.3. Công tác điều chỉnh kế hoạch tại công ty 34 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH IN DI CO CHI NHÁNH CẦN THƠ 35 3.1. Xây dựng kế hoạch chiến lược cho công ty 35 3.2. Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường và dự báo 36 3.2.1. Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường 36 3.2.2. Đẩy mạnh công tác dự báo 37 3.3. Hoàn thiện công tác soạn lập hệ thống các kế hoạch tác nghiệp 38 3.4. Công khai thảo luận góp ý 39 3.5. Hoàn thiện công tác triển khai kế hoạch 39 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình lập kế hoạch 30 Bảng 2.1. Một số chỉ tiêu của Công ty trong năm 2013, năm 2014 và năm 2015 28 Bảng 2.2. Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2015 31 Bảng 2.3. Dự kiến kế hoạch vật tư tháng 012016 33 LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức ra đời bởi sự kết hợp của hai hoặc nhiều người. Họ phối hợp với nhau theo những cách thức nhất định và cùng hướng tới mục tiêu chung. Trong thực tế, dù nhìn nhận dưới góc độ tổ chức nói chung hay tổ chức hành chính nhà nước, hoạt động theo đuổi mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì chúng đều chịu sự tác động của những biến đổi từ môi trường, đều nỗ lực hướng tới mục tiêu chung một cách nhanh và hiệu quả nhất. Để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hiện thực hóa các mục tiêu và giảm thiểu tối đa các rủi ro đòi hỏi các tổ chức phải thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch. Lập kế hoạch được xem như một khâu vô cùng quan trọng, phức tạp đòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động và cần sự góp sức từ nhiều bộ phận. Đây cũng được xem như chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của quản lý, là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Bởi vây, nó quyết định phần lớn sự thành bại trong tổ chức. Trước sự vận động không ngừng của các yếu tố kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội và ngay cả sự biến đổi trong chính bản thân của tổ chức đã đặt tổ chức trong các mối quan hệ phức tạp và cần có những chuẩn bị trước để thích nghi với các biến đổi ấy, khi ấy, công tác lập kế hoạch càng bộc lộ rõ rệt vai trò của mình. Do đó, việc nghiên cứu phân tích về công tác lập kế hoạch để hiểu và nâng cao hiệu quả công tác này trở nên vô cùng quan trọng. Nội dung bài tiểu luận sau đây sẽ cung cấp thông tin cơ bản về công tác lập kế hoạch, thực tiễn về lập kế hoạch tại Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ diễn ra như thế nào. Qua đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế và nâng cao chất lượng lập kế hoạch trong các tổ chức. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch trong tổ chức, em quyết định lựa chọn đề tài: “Công tác lập kế hoạch trong tổ chức tại Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ” để làm bài tiểu luận kết thúc môn cho mình. Ngoài phần mở đầu, kết luận bài tiểu luận được chia thành 3 chương: + Chương 1. Cơ sở lý luận về lập kế hoạch trong tổ chức. + Chương 2. Công tác lập kế hoạch tổ chức tại Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ. + Chương 3. Giải pháp nâng cao công tác lập kế hoạch tổ chức tại Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ. CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP KẾ HOẠCH TRONG TỔ CHỨC 1.1. Khái niệm Kế hoạch là tập hợp các hoạt động được tính toán trước. Nó là dự định của nhà quản lý cho các công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa. Có thể nói, thực chất của việc lập kế hoạch là xây dựng chương trình hành động, chương trình huy động và điều phối các nguồn lực nhằm đạt được các mục đích và mục tiêu của tổ chức đặt ra thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa mọi thành viên trong tổ chức. Lập kế hoạch là khâu đầu tiên của quá trình quản lý, do đó nếu lập kế hoạch không tốt sẽ dẫn đến kết quả mục tiêu sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện nhưng không mang lại hiệu quả cao. Nó sẽ quyết định lớn tới việc tổ chức có thực hiện tốt hay không các chức năng tiếp theo. Kết quả của lập kế hoạch chính là bản kế hoạch, một văn bản hay thậm chí là những ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức hành động. Lập kế hoạch tức là trả lời cho các câu hỏi: + What? ( làm cái gì? ) tương ứng với việc xác định mục tiêu. + Who? ( Ai làm? ) sẽ tương ứng với việc xây dựng nội dung kết hợp phân công công việc cho những cá nhân, bộ phận cụ thể để đảm nhiệm công việc. + When? ( Bao giờ làm? ) tương ứng với việc xác định thời gian thực hiện. + Where? ( Làm ở đâu? ) xác định địa điểm thực hiện + How? ( Làm như thế nào? ) lựa chọn phương thức Các câu hỏi trên vừa mô tả yêu cầu phải đáp ứng đối với một bản kế hoạch, vừa thể hiện các nội dung sẽ có trong một bản kế hoạch hoàn hảo. Bởi vậy, chỉ một nội dung không được tiến hành hoặc có thực hiện nhưng sơ sài sẽ làm cho toàn bộ bản kế hoạch không còn giá trị nữa. Kế hoạch là cái cầu bắc qua những khoảng trống để có thể đi đến đích. Mặc dù chúng ta ít khi tiên đoán được tương lai chính xác và những yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát của chúng ta có thể phá vỡ cả với những kế hoạch tốt nhất đã có, nhưng nếu như không có kế hoạch chúng ta có thể để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên. Và điều đó sẽ gây ra rất nhiều bất lợi và phiền toái cho tổ chức. Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi có tri thức, nó buộc nhà quản lý hay rông hơn là những người làm công tác lập kế hoạch phải xác định các đường lối một cách chính xác, kỹ lưỡng và đưa ra các quyết định của trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng. Quá trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất cả các đối tượng, sự đóng góp của chính những nhà quản lý các bộ phận và toàn bộ các thành viên trong tổ chức. Do đó cũng thông qua việc lập kế hoạch thì người quản lý mới có cơ sở để triển khai, giám sát, đánh giá các hoạt động trong tổ chức. 1.2. Sự cần thiết của việc lập kế hoạch trong tổ chức Do tính không chắc chắn của môi trường quản lý. Chúng ta không thể đoán trước được các môi trường của quản lý, chúng ta cũng không thể đoán trước được kế quả và hậu quả của các quyết định quản lý cũng không thể đoán trước được sự thay đổi của môi trường tác động đến tổ chức. Tương lai luôn có sự thay đổi và vận động không ngừng, tương lai càng xa thì việc quyết định càng kém chắc chắn. Do sự bất định của tương lai nên việc lập kế hoạch là tất yếu, nó giúp nhà quản lý phân tích môi trường, đưa ra những dự báo, tận dụng tối đa nguồn lực của tổ chức, chủ động ứng phó với những bất trắc và rủi ro trong tương lai…. Do các nguồn lực của tổ chức luôn gặp những hạn chế ( tài nguyên thiên nhiên, cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, nguồn tài chính…) do đó tổ chức cần phải vạch ra cho mình những kế hoạch đúng đắn để có thể khai thác tối đa và hiệu quả nguồn lực vốn có của tổ chức mình. Qua đó, tìm ra được cách thức để khai thác và huy động các nguồn lực từ bên ngoài tổ chức. 1.3. Vai trò của lập kế hoạch trong tổ chức Mục đích của tất cả các kế hoạch và kế hoạch phụ trợ cho nó là nhằm hoàn thành những mục đích và mục tiêu của cơ sở. Trước hết, lập kế hoạch là hoạch định những gì tổ chức phải làm và cách thức tiến hành các hoạt động đó nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Đó không chỉ là chức năng riêng lẻ mà còn là nền tảng để tiến hành các chức năng khác. Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho tổ chức biết vị trí của mình hiện tại cũng như tương lai và phương hướng hoạt động trong tương lai. Thông qua lập kế hoạch, tổ chức sẽ biết được mình đã đạt được những gì và thiếu sót những gì, mối quan hệ của tổ chức với môi trường bên ngoài, với các tổ chức khác như thế nào, từ đó tổ chức sẽ đặt ra con đường, hướng đi mới cho mình, biết cách phát triển tổ chức mình một cách hợp lý nhất. Kế hoạch giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó. Các tổ chức thành công thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra. Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản lý sẽ thu thập được các thông tin liên quan đến tổ chức mình, xem xét các cơ hội cũng như là môi trường xung quanh tổ chức, các tổ chức cạnh tranh… Do vậy xây dựng kế hoạch cũng chính là làm cho tổ chức tiên liệu được những gì sẽ xảy ra trong tương lai để có thể lựa chọn các biện pháp ứng phó, làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường giúp nhà quản lý chủ động hơn với những thay đổi trong tương lai. Nếu như hệ thống kế hoạch được xây dựng một cách linh hoạt thì trước sự thay đổi trong tương lai, người quản lý cũng có cơ sở để tìm biện pháp phù hợp nhất nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Tuy vậy, ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì việc lập kế hoạch là vẫn cần thiết bởi vì các nhà quản lý luôn phải tìm mọi cách tốt nhất để đạt mục tiêu và việc lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các bộ phận triển khai và thực thi nhiệm vụ. Một kế hoạch tốt sẽ tạo cơ hội cho tổ chức có thể thay đổi. Lập kế hoạch giúp định hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành các mục tiêu, nghĩa là định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong quản lý vào việc tập trung hoàn thành các mục tiêu. Bản thân việc lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và quá trình thực hiện các mục tiêu. Để đạt được mục tiêu đó thì cần phải có sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà mỗi bộ phận, mỗi cá nhân này phải đảm nhân các chức năng khác nhau cho mỗi bộ phận và cá nhân mình. Khi nhân viên biết được tổ chức sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm gì để đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối công việc của mình, hợp tác với nhau và thực hiện những công việc cần thiết để đi đến mục tiêu, đích đó của tổ chức. Nếu một tổ chức, các nhà quản lý không thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch, không có kế hoạch sẽ làm cho tiến trình hoạt động của các bộ phận phòng ban và các cá nhân sẽ trở nên “ ngoằn ngoèo hơn” và không hiệu quả như mong muốn, có thể làm việc cho những mục đích khác nhau làm cho không đạt được mục tiêu của tổ chức 1 cách hiệu quả. Vì thế nếu thiếu kế hoạch sẽ tạo ra sự hoạt động manh mún, sẽ làm cho tổ chức luôn bị động thiếu phối hợp. Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực, giảm thiểu những trùng lặp và lãng phí trong tổ chức. Gắn với hệ thống mục tiêu, các bộ phận, các cá nhân khác nhau trong tổ chức phải thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nhằm hoàn thiện quá trình quản lý cho hoạt động của tổ chức. Khi các hoạt động công việc được điều phối thì thời gian, các nguồn lực không cần thiết và sự trùng lặp giữa các bộ phận được giảm tối đa. Hơn nữa, khi các phương thức thực hiện và kết quả được làm rõ, sẽ dễ nhận thấy những bất hợp lý để khắc phục và loại bỏ. Kế hoạch thay thế sự hoạt động manh mún, không được phối hợp bằng sự nỗ lực có định hướng chung, thay thế luồng hoạt động thất thường bởi một luồng đều đặn, và thay thế sự phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng. Chúng ta hãy thử làm một phép so sánh giữa hai tổ chức. Một tổ chức luôn coi trọng việc lập kế hoạch với một tổ chức không tiến hành hoạt động này một cách thường xuyên sẽ thấy sự khác biệt. Nếu như tổ chức không lập kế hoạch, họ sẽ không có các phương án dự trù khẩn cấp với các rủi ro và khi các rủi ro đó ập tới với tổ chức của họ tất cả sẽ rơi vào thế bị động, họ sẽ phải tìm kiếm một cách thức giải quyết hoàn toàn mới. Như vây, họ sẽ phải thay đổi hoàn toàn và nguồn lực( nhân lực, tài chính…) mà họ đầu tư có thể sẽ gấp đôi chi phí ban đầu. Tuy nhiên, đối với tổ chức đã lập kế hoạch kĩ lưỡng, các rủi ro đó ( tất nhiên không phải là tất cả ) phần nào đã nằm trong dự trù và chi phí bỏ ra để khắc phục nó đã được lên kế hoạch từ trước. Các khoản chi phí, đầu tư đó đã được lên kế hoạch và nằm trong tầm kiểm soát của tổ chức. Lập kế hoạch hướng dẫn các nhà quản lý làm cách nào để đạt đươc mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Nhờ có kế hoạch các nhà quản lý có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những khoảng thời gian khác nhau, để đạt được mục đích cuối cùng mà tổ chức đặt ra. Việc lập kế hoạch là nhịp cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai, tức là vạch ra con đường cụ thể từ hiện tại đến tương lai, xác định tương lai cần đạt được cái gì và sẽ đạt được cái gì. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, người ta sẽ dự đoán và lập ra các kế hoạch cho tương lai. Nó giúp các nhà quản lý có thể chỉ ra được những định hướng cần thiết cho sự hoạt động của tổ chức trong tương lai (vấn đề chiếm lĩnh, mở rộng thị trường, hoặc đó chính là những định hướng về một loại sản phẩm cần thiết cho sự cạnh tranh hoặc đáp ứng đòi hỏi của khách hàng). Các kế hoạch là cơ sở thực hiện chức năng kiểm soát. Lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu và các tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình kiểm tra. Hệ thống các mục tiêu cụ thể chính là tiêu chuẩn để người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh được hoạt động của các bộ phận trong tổ chức. Nếu không có kế hoạch, chúng ta sẽ không biết chắc chúng ta sẽ đạt được gì, làm cách nào chúng ta có thể biết được liệu mình có đạt được kết quả thực sự hay không? Khi lập kế hoạch, chúng ta định ra các mục tiêu và kế hoạch. Sau đó, khi kiểm tra, chúng ta so sánh những kết quả thực tế với những mục đích, xác định những sai lệch quan trọng và thực hiện những hành động khắc phục cần thiết. Không lập kế hoạch thì không có cách nào để kiểm tra. Hoạt động kiểm soát của cấp trên với cấp dưới thực chất là hoạt động xem xét, đánh giá xem các nhân viên của mình có tuân thủ theo các chủ trương, chương trình hành động…vv.. đã được vạch ra từ trước hay không, mức độ kết quả đạt được là ở mức nào. Vì vậy, các bản kế hoạch được xem bản tiêu chí, là tấm gương để đối chiếu kết quả nhân viên làm được trên thực tế so với sự chỉ đạo và phân công của cấp trên. Các tổ chức cần phải lập kế hoạch để biết loại quan hệ tổ chức nào, chất lượng nhân viên nào là cần thiết, các chi nhánh cần phải được chỉ đạo theo đường lối nào, và cần áp dụng những phương pháp kiểm tra nào. Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. Và điều quan trọng là ở chỗ, khi thực hiện những công việc đã được kế hoạch cẩn thận, khoa học, chu đáo từ trước người ta cảm thấy suôn sẻ, tinh thần làm việc thoải mái, hăng hái và mọi người gắn bó với nhau. Chính nhờ đó mà năng suất lao động cao hơn, tập thể đoàn kết gắn bó hơn. Có thể làm tốt chức năng lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện để các nhà quản lý thực hiện tốt các chức năng khác. Các chức năng khác đều được thiết kế phù hợp với kế hoạch và nhằm thực hiện kế hoạch. Khi lập kế hoạch, tổ chức sẽ xác lập mục đích, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động. Từ đó, tổ chức sẽ quyết định những gì phải làm, làm như thế nào và ai sẽ làm việc đó (tương ứng với chức năng xây dựng tổ chức trong quản lý tổ chức), qua lập kế hoạch thì nhà quản lý cũng định hướng, động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các vấn đề mâu thuẫn (chức năng điều phối), thông qua lập kế hoạch để theo dõi các hoạt động để chắc chắn chúng được hoàn thành như trong kế hoạch (chức năng kiểm tra). Khi kế hoạch phải điều chỉnh thì các chức năng khác cũng phải điều chỉnh ở những nội dung tương ứng. Thực hiện tốt các chức năng trên sẽ dẫn đến đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức. 1.4. Các thành phần của kế hoạch và phân loại kế hoạch 1.4.1. Các thành phần của kế hoạch Thông thường 1 bản kế hoạch sẽ bao gồm 4 phần cơ bản sau: Các mục tiêu Phương hướng và các biện pháp Nguồn lực Sự thực hiện dự kiến (sự phân công công việc, phân bổ việc sử dụng các nguồn lực). Các thành phần này của kế hoạch luôn hỗ trợ và bổ sung cho nhau trong quá trình lập nên một bản kế hoạch. Cần quan tâm đến tất cả các phần này trong một kế hoạch vì nếu như chỉ quan tâm đến một thành phần thì bản kế hoạch sẽ không thể mang lại hiệu quả như mong đợi và có thể thiếu đi tính thực tế và hiệu quả trong quá trình thực hiện. Để hiểu rõ về các thành phần này sau đây chúng ta sẽ đi tìm hiểu cụ thể về từng thành phần này. 1.4.1.1. Các mục tiêu Mục tiêu là cái đích mà tổ chức mong muốn đạt đến. Mục tiêu là yếu tố không thể thiếu của một tổ chức vì tổ chức xuất hiện và tồn tại đều nhằm thực hiên một mục tiêu nhất định nào đó có thể là vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận nhưng không một tổ chức nào lại hoạt động mà không vì một mục tiêu nào cả. Kế hoạch của tổ chức phải thể hiện được mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt tới trong khoảng thời gian mà kế hoạch đó dự kiến. Đây là yếu tố quan trọng và tiên quyết mà người lập kế hoạch cần xác định được trong khi tiến hành lập kế hoạch. Các mục tiêu là điểm cuối của một bản kế hoạch, bản kế hoạch được lập ra dù dài hay ngắn cuối cùng cũng sẽ đưa ra được một mục tiêu cơ bản mà kế hoạch đó hướng đến. Các mục tiêu cơ sở là kế hoạch của tổ chức tuy nhiên thì mỗi bộ phận trong tổ chức đều có những mục tiêu cụ thê của bộ phận mình. Nhưng các mục tiêu của bộ phận cũng hầu hết nhằm thực hiện các mục tiêu cơ bản của tổ chức một cách hiệu quả nhất chứ rất ít đi ngược lại với các mục tiêu cơ bản của tổ chức. Bản kế hoạch có thể đưa ra rất nhiều những mục tiêu nhỏ để nhằm thực hiện một mục tiêu lớn nào đó. Thông qua các phần trên ta có thể thấy mục tiêu là thành phần rất quan trọng của kế hoạc kế hoạc được lập ra đều nhằm những mục tiêu cụ thể và các mục tiêu này sẽ được xác định trong kế hoạc nhằm tạo định hướng cho các bộ phân trong tổ chức hoạt động và thực hiện tốt các mục tiêu của mình. 1.4.1.2. Phương hướng và các biện pháp Phương hướng ở đây là những định hướng mà bản kế hoạch đề ra cho tổ chức trong thời gian sắp tới nó sẽ chỉ ra hướng đi mà tổ chức sẽ đi theo để thực hiện được các mục tiêu cụ thể của mình. Trong mỗi giai đoạn hay tình hình cụ thể thì phương hướng của kế hoạch sẽ có thể có sự thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức. Phương hướng sẽ là phần giúp cho tổ chức xác định được cái đích mà tổ chức muốn đạt tới là ở đâu và phải hoạt động theo hướng nào thì có thể đạt tới mục đích tốt nhất có thể và mang lại hiệu qủa cao nhất. Phương hướng là phần cụ thể hóa các mục tiêu xem chúng ta sẽ phải là gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra và làm nó theo định hướng cụ thể nào. Các biện pháp ở đây là cách thức để có thể thực hiện các phương hướng trên và đạt được các mục tiêu cụ thể của kế hoạch. Các biện pháp có thể được áp dụng lâu dài hoặc ngắn hạn, tuy nhiên nó sẽ được đưa ra dựa trên những tính toán cụ thể về tình hình thực tế các nguồn lực của tổ chức cũng như tình hình của môi trường bên ngoài tổ chức. Các biện pháp của kế hoạch có thể là cụ thể hay chung chung tùy theo cấp độ của bản kế hoạch cấp độ càng nhỏ thì biện pháp càng cụ thể và ngược lại kế hoạch ở cấp độ vĩ mô thì các biện pháp cũng sẽ chỉ mang tính chất chung chung mà thôi. Phương hướng và các biện pháp sẽ là phần cụ thể mà kế hoạch đề ra nhằm thực hiện được các mục tiêu. Không có phần này bản kế hoạch sẽ chỉ mang tính chất định hướng và không có tính thực tế nhiều do không đưa ra được những định hướng cụ thể và những các thức để thực hiện như vậy nó sẽ chỉ mang tính lý thuyết mà thôi. 1.4.1.3. Nguồn lực Nguồn lực ở đây sẽ là các nguồn nhân lực, vật lực mà tổ chức có thể cung cấp và đáp ứng được trong thời điểm hiện tại và trong khoảng thời gian mà kế hoạch dự kiến. Kế hoạch sẽ đề ra những nguồn lực của tổ chức về con người và các nguồn vật lực của tổ chức như về cơ sở vật chất, về tài chính… Từ đây xác định xem các nguồn lực này có thể đáp ứng được những mục tiêu mà kế hoạch đã đề ra hay không và cách thức để có thể khắc phục được những khó khăn về nguồn lực của tổ chức. Đồng thời cũng có thể sắp xếp, sử dụng một cách hợp lý nguồn nhân lực trong tổ chức, đúng người, đúng việc và sử dụng một cách có hiệu quả, tránh tình trạng lãng phí. Nó sẽ giúp cho tổ chức nhìn nhận lại được về thực tế mà tổ chức đang có và có thể đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của kế hoạch hay không. Đồng thời chúng ta cũng sẽ có thể xác định tốt hơn các biện pháp để thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả nhất (do đã lường trước được những khó khăn mà tổ chức có thể gặp phải khi thực hiện kế hoạch do các nguồn lực của tổ chức chưa đáp ứng được). Hoặc cũng có thể điều chỉnh các mục tiêu hay biện pháp sao cho phù hợp với thực tế tổ chức nhằm sử dụng tốt các nguồn lực và mang lại hiệu quả cao nhất. 1.4.1.4. Sự thực hiện dự kiến Ở phần này kế hoạch sẽ đưa ra những hoạt động cụ thể của từng bộ phận trong tổ chức . Các yêu cầu cụ thể xem các bộ phận cần làm gì và làm như thế nào để có thể đạt được mục tiêu mà kế hoạch đã đề ra. Đồng thời cũng cụ thể hóa việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức về vật lực hay nhân lực xem sẽ sử dụng nó như thế nào và xác định việc sử dụng các nguồn lực sao cho hiệu quả nhất. Sự thực hiện dự kiến sẽ cụ thể hóa việc thực hiện kế hoạch trên thực tế của tổ chức dự kiến về việc thực hiện kế hoạch và những khó khăn thách thức mà tổ chức có thể gặp phải trong quá trình thực hiện kế hoạch. Sự thực hiện dự kiến cũng bao hàm cả các phương án được coi là dự kiến, dự bị so với các phương pháp chính bởi lẽ không phải lúc nào phương án chính cũng được thực thi. Trong một số trường hơp, các bất lợi xuất hiện sẽ khiến tổ chức phải chuyển từ phương án chủ chốt sang các phương án mang tính chất dự trù. Như vậy ta có thể thấy các thành phần của kế hoạch không hề tồn tại riêng lẻ mà có sự liên kết bổ sung cho nhau, thông qua thành phần này, sẽ giúp làm rõ một số phần khác của kế hoạch, làm cho kế hoạch tăng tính hợp lý và hiện thực hơn do đã có sự nghiên cứu và tìm hiểu trước thông qua việc xem xét khía cạnh của tổ chức để xây dựng các kế hoạch cụ thể và thực tế hơn. 1.4.2. Phân loại kế hoạch Kế hoạch trong một tổ chức được thể hiện dưới nhiều cách thức rất đa dang. Ở mỗi góc độ tiếp cân và các cách phân loại khác nhau, kế hoạch của tổ chức sẽ được chia thành các loại cụ thể như sau: • Theo phạm vi : bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thihành động. + Kế hoạch chiến lược là kế hoach đưa ra những mục tiêu tổng thể, dài hạn và phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí của tổ chưc trong môi trường đó. Các kế hoạch kiểu này sẽ do các nhà quản lý cấp cao thiết kế nhằm xác định các mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Các kế hoạch chiến lược liên quan tới mối quan hệ giữa con người trong tổ chức và giữa con người của tổ chức này với tổ chức kia. + Kế hoạch thực thi hành động: là loại kế hoạch mà ở đó có sự chi tiết, cụ thể hóa của kế hoạch chiên lược và trình bày rõ tổ chức cần phải làm gì để có thể đạt được các chiến lược đó. Loại kế hoạch này sẽ cụ thể các mục tiêu, công việc mà tổ chức cần phải làm trong các khoảng thời gian : tháng, quý, năm liên quan tới các vấn đề về nguồn nhân lực, nguyên vật liệu, tài chính… Thông qua kế hoạch hành động này, các đơn vị, bộ phận sẽ biết mình cần phải làm gì, làm như thế nào trong những khoảng thời gian nhất định để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn.Qua đó giải quyết mục tiêu chiến lược của tổ chức đưa ra từ ban đầu. • Phân loại theo khuôn khổ thời gian: Dựa trên căn cứ thời gian, kế hoạch sẽ được chia thành 3 loại là kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. + Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch thường được giới hạn trong một năm và được chia thành các kế hoạch năm, nửa năm, quý, tháng, năm, tuần hàng ngày. Đây là loại kế hoạch cụ thể hóa các kế hoạch trung và dài hạn. + Kế hoạch trung hạn và dài hạn là dạng kế hoạch có mục tiêu dài hạn sử dụng các nguồn lực lớn mang tính chất tổng hợp, có nhiều phương án thực hiện lớn. Trong thực tế, một kế hoạch trung hạn thường kéo dài từ 13 năm và dài hạn thường được thực hiện từ 5 năm trở lên. Những kế hoạch này chủ yếu nhằm cải tiến bộ mặt tổ chức như: chiến lược, chính sách vv…và mang lại những thay đổi mới, có tính chất đột phá cho tổ chức. • Phân loại theo tính cụ thể: Kế hoạch được phân thành 2 loại là kế hoạch định hướng và kế hoạch cụ thể. Cách phân loại này có nhiều điểm tương đồng so với cách phân loại theo phạm vi (kế họach chiến lược và kế hoạch hành động). Với một loại là chỉ vạch ra cái đích và hướng đi chung, một loại sẽ chỉ ra cách đi tới cái đích đó và các bước để đi theo hướng đi chung đó. • Phân loại theo đối tượng Theo cách phân loại này, kế hoạch của tổ chức sẽ có những kế hoạch được xác định cụ thể với một đối tượng hoặc một mảng vấn đề nhất định. Đó là: nhân sự, tài chính, kinh doanh, tác nghiệp hay kế hoạch dự án. + Kế hoạch nhân sự là kế hoạch đề cập tới các mục tiêu, cách thức mà tổ chức sẽ tiến hành nhằm đảm bảo cả về số lượng và chất lượng nhân sự của tổ chức mình cần để đáp ứng cho yêu cầu công việc. Ví dụ như kế hoạch về tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, quản lý nhân sự, lương, thưởng, bảo hiểm….v..v + Kế hoạch tài chính là kế hoạch được xây dựng để quản lý chuyên sâu về màng tài chính, ngân sách của tổ chức. Nội dung của bản kế hoạch sẽ đề cập đến các vấn đề quản lý chi tiêu, cân đối thu chi hợp lý, xác định mức kinh phí sẽ phải bỏ ra để thực hiện mục tiêu và vận hành các nguồn lực khác, phương thức để tiết kiệm tối đa nguồn tài chính cho tổ chức, giải pháp để nâng cao lợi nhuận ( với các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận) + Kế hoạch kinh doanh là kế hoạch mà ở đó xác định ra các nhóm công việc cần và sẽ được tổ chức tiến hành (mà trực tiếp nhất là bộ phân kinh doanh)nhằm duy trì sự phát triển ôn định, bền vững của tổ chức, làm cơ sở để thực hiện các kế hoạch tài chính… Bên cạnh 4 cách phân loại cơ bản trên, kế hoạch của tổ chức còn được phân loại theo hình thức thể hiện. Đó có thể là các chính sách, thủ tục, quy tắc, ngân quỹ hay chủng loại khác nhau. Nhìn chung có rất nhiều cách phân loại kế hoạch. Tuy nhiên, dù ở cách phân loại nào thì kế hoạch vẫn đóng vai trò như một bản thiết kế các công việc và nhiệm vụ mà tổ chức sẽ làm trong tương lai, nó quyết định không nhỏ tới sự thành bại của tổ chức. 1.5. Các nguyên tắc trong lập kế hoạch Muốn đảm bảo thành công thì một bản kế hoạch chiến lược phải đảm bảo được các yếu tố: thể hiện được mục tiêu, hiệu quả, cân đối, linh hoạt, đảm bảo cam kết, phù hợp, nhân tố hạn chế, khách quan. 1.5.1. Nguyên tắc mục tiêu Nguyên tắc mục tiêu yêu cầu việc lập kế hoạch cần nêu rõ được mục tiêu cần đạt được của tổ chức. Mục tiêu là cái đích mà tổ chức hướng tới. Nó cần phải được xây dựng một cách rõ ràng, có tính đến các yêu tố về kinh tế kỹ thuật công nghệ, xã hội , chính trị và đạo lý của môi trường. Mục tiêu mà kế hoạch thực hiện mang tính chất lâu dài, rộng lớn. Vì thế, kế hoạch chiến lược lập ra phải chắc chắn thực hiện trong tương lai. Kế hoạch mà tổ chức thực hiện phải đảm bảo mục tiêu phát triển của tổ chức, trong thời gian ngắn cũng như trong thời gian dài hạn. Do toàn bộ công việc lập kế hoạch là nhằm đạt được các mục tiêu của cơ sở, cho nên chính hoạt động của lập kế hoạch tập trung sự chú ý vào những mục tiêu này. Những kế hoạch được xem xét đầy đủ toàn diện sẽ thống nhất được các hoạt động tương tác giữa các bộ phận. Những người quản lý đang gặp phải những vấn đề cấp bách, buộc phải thông qua việc lập kế hoạch để xem xét tương lai, thâm chí cần phải định kì sửa đổi và mở rộng kế hoạch để đạt được mục tiêu đã định. 1.5.2. Nguyên tắc hiệu quả Nguyên tắc hiệu quả đảm bảo kế hoạch đưa ra cần phải mang tính khả thi, có thể thực hiện và đạt hiệu quả cao. Nếu kế hoạch đưa ra không có tính khả thi, không thể đạt hiệu quả cao sẽ khiến cho hoạt động của tổ chức bị đi chệch với mục tiêu đã đặt ra. Khi đó, kế hoạch đó sẽ vấp phải sự cản trở, không đồng tình của các thành viên tham gia. Mỗi thành viên cần phải nắm rõ được trách nhiệm của mình, để thực hiện đúng công việc, đúng thời hạn không làm ảnh hưởng tói công việc của bộ phận khác. 1.5.3. Nguyên tắc khách quan Hoạt động lập kế hoạch do con người thực hiện, do chính những con người trong tổ chức điều tra, phân tích, xác định môi trường trong hiện tại và cả tương lai. Chính vì vậy có thể do ý chí chủ quan của những người thực hiện lập kế hoạch. Nguyên tắc này đòi hỏi sự khách quan của những người thực hiện, cần dựa trên những yếu tố khách quan, chính xác của môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức. Quá trình lập kế hoạch chính là quá trình thu thập và xử lý thông tin có liên quan về mục tiêu các nguồn lực và các phương án thực hiên. Vì thế nội dung của kế hoạch không phải là sản phẩm chủ quan, theo sở thích của nhà quản lý mà là sự chắt lọc thông tin từ thực tế. Tất cả các kế hoạch phản ánh thuần túy nguyện vọng của nhà quản lý sẽ chỉ là những “viển vông” không có tính khả thi. Các kế hoạch cần thực hiện đúng và nghiêm túc theo đúng như bản kế hoạch. Trong nhiều trường hợp công việc được tiến hành theo như bản kế hoạch đã có mà dựa vào mối tương quan của tổ chức, không thể cứng nhắc trong mọi công việc, có thể tùy vào từng tình hình cụ thể của tổ chức để thay đổi bản kế hoạch. Việc lập kế hoạch cần có sự tham gia quản lý của người quản lý ở mọi cấp, việc lập kế hoạch cần có tổ chức. 1.5.4. Nguyên tắc cân đối Một kế hoạch chiến lược cần phải khai thác được điểm mạnh mọi mặt của doanh nghiệp, đặc biệt là điểm mạnh về nguồn nhân lực. Các kế hoạch đề ra cần đảm bảo được nhu cầu bên trong và bên ngoài tổ chức, kế hoạch đam bảo cho sự phát triển bên trong tổ chức và bản kế hoạch đề ra. Các thành viên trong bạn lãnh đạo với nhân viên cần phải kết hợp chặt chẽ với nhau, hiểu rõ giá trị mà chiến lược đề ra và quyết tâm thực hiện. Việc lập kế hoạch cho tổ chức phải đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện mang tính chất, giữa các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. 1.5.5. Nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt Lập kế hoạch chỉ là dự tính trước hướng đi trong tương lai, nên sự thay đổi của môi trường trong tương lai có thể khiến cho kế hoạch không được thực hiện hoặc thực hiện một cách không triệt để. Vì vậy, khi lập kế hoạch cần đưa ra các dự tính, các phương án để có thể thích ứng với sự thay đổi. Nếu một kế hoạch không có tính linh hoạt thì khi xảy ra sự cố ở một giai đoạn nào đó nó sẽ làm ảnh hưởng, làm gián đoạn đến tất cả quá trình hoạt động của tổ chức. Điều đó sẽ gây ra thiệt hại lớn về chi phí cho tổ chức. Nếu có thể xây dựng các kế hoạch càng linh hoạt, thì sự đe dọa thiệt hại gây ra do các tình huống chưa lường trước sẽ càng ít. Tuy nhiên để lập một kế hoạch mang tính linh hoạt có thể phải tốn chi phí khá lớn, vì vậy, tổ chức cần lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực của tổ chức mình. 1.5.6. Nguyên tắc đảm bảo cam kết Việc lập kế hoạch có logic bao gồm một thời kì trong tương lai, cần thiết để thực hiện những cam kết có liên quan đến với những quyết định đưa ra ngày hôm nay, thông qua hàng loạt hành động. Ngụ ý của nguyên tắc cam kết là lập kế hoạch dài hạn không phải là lập kế hoạch thực sự cho các quyết đinh tương lai mà đúng hơn là lập kế hoạch cho những đóng góp tương lai của các quyết định ngày hôm nay. Nói cách khác, một quyết định là một sự cam kết, thông thường là về ngân quỹ, về phương hướng hành động hay về uy tín. Một quyết định được nhìn nhận khi đã được công bố, khi đó người quản lí sẽ nhận thức được giá trị của việc khớp nối các quyết định hiện tại với những vấn đề suy xét lâu dài. Nếu một cam kết về thời hạn kế hoạch dài hơn thời gian mà người quản lí tương lai với độ chính xác thích hợp, và nếu không có khả năng xây dựng một kế hoạch đủ mềm dẻo với một chi phí hợp lý, họ có thể rút ngắn một cách tùy ý thời hạn cam kết của họ. Mặc dù nguyên tắc này chỉ rõ các loại kế hoạch khác nhau, nhưng các thời hạn được dùng là sự nhượng bộ. các kế hoạch ngắn hạn chủ yếu có xu hướng được chọn theo các quý và năm, do sụ cần thiết trong thực hành để làm cho các kế hoạch phù hợp với các thời kỳ hạch toán. Nói tóm lại, nguyên tắc cam kết là nguyên tắc đảm bảo cho viêc thực hiên các công việc được nêu ra trong bản kế hoạch sẽ được thực hiện đúng trên thực tế (về thời gian, đia điểm, cách thức…), trừ một số trường hợp có sự thay đổi đột xuất do các tác nhân từ môi trường. 1.6. Quy trình lập kế hoạch Mỗi tổ chức từ khi thành lập đều mang những sứ mệnh và nhiệm vụ khác nhau, nhưng để tổ chức hoạt động được hiệu quả thì cần có một bản kế hoạch chi tiết về hoạt động của tổ chức. Để có một bản kế hoạch có chất lượng người lập kế hoạch cần phải tuân theo quy trình chặt chẽ 8 bước: Bước 1: Đánh giá các cơ hội Việc nhận thức các cơ hội là bước đầu tiên của quá trình lập kế hoạch. Cơ hội là một hoàn cảnh hoặc điều kiện đặc biệt mà ta có được, nếu nắm bắt được cơ hội ta sẽ đạt được những thành quả có thể tạo nên những bước nhảy vọt mà trong hoạt động bình thường khó đạt được. Chính vì vậy, nhà lãnh đạo, quản lý cần biết được tổ chức đang đứng trước những cơ hội nào trong tương lai để có thể nắm bắt chính xác kịp thời, tận dụng một cách hiệu quả. Cần biết được tổ chức mình đang đứng ở đâu trên cơ sở điểm mạnh, điểm yếu của mình, hiểu rõ tại sao chúng ta phải giải quyết những điều không chắc chắn, và biết chúng ta hy vọng thu được những gì. Việc phân tích cơ hội có thể được hiểu là việc phân tích đánh giá các môi trường bên ngoài của tổ chức như môi trường kinh tế, chính trị, xã hội… Môi trường đó có thể tạo ra những cơ hội tốt cho tổ chức nhưng có thể cũng tạo ra những thách thức không hề nhỏ có nguy cơ ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức.Ở mỗi thời điểm mỗi tổ chức có thể đứng trước nhiều cơ hội khác nhau, nhưng do bị hạn chế về nguồn lực nên họ chỉ theo đuổi một vài cơ hội thành hiện thực khi đó người quản lý cần phải sàng lọc, lựa chọn ra các cơ hội đáng giá nhất. Việc đưa ra các mục tiêu thực hiện của tổ chức dựa vào sự nhận thức này. Bước 2: Thiết lập các mục tiêu Việc thiết lập các mục tiêu bao gồm mục tiêu cho toàn cơ sở và mục tiêu cho mỗi đơn vị công tác cấp dưới. Các mục tiêu sẽ xác đinh các kết quả cần thu được và chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch, tổ chức sẽ đi đến đâu, đạt đến trình độ phát triển nào với những mục tiêu đặc trưng cho trình độ phát triển ấy. Tổ chức sẽ đặt ra mục tiêu cho toàn cơ sở, đó sẽ là cái đích mà tất cả những các thành viên, các bộ phận trong tổ chức, dù làm gì thì cần phải hướng đến mục tiêu đó. Đồng thời, mỗi bộ phận trong tổ chức từ mục tiêu cơ bản của tổ chức cũng đặt ra cho mình mục tiêu cụ thể, rõ ràng hơn, làm định hướng cho hoạt động của mình. Bước 3: Phát triển các tiền đề Bước thứ 3 trong quá trình lập kế hoạch là hình thành, mở rộng và đạt được sự nhất trí để sử dụng các tiền đề cấp thiết cho việc lập kế hoạch. Các tiền đề lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể được áp dụng, các kế hoạch hiện có của tổ chức. Chúng là giả thiết về môi trường mà trong đó ta muốn thực hiện các kế hoạch. Dự báo đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các tiền đề. Loại thị trường? Số lượng sản phẩm sẽ bán? Giá bán? Sản phẩm gì? Những triển khai kỹ thuật nào? Chi phí gì? Mức lương ra sao? Mức thuế và chính sách thuế? Xây dựng nhà máy mới nào? Chính sách nào ảnh hưởng tới lãi cổ phần? Làm thế nào có tài chính để mở rộng? Môi trường xã hội và môi trường chính trị như thế nào? Phát triển các tiền đề bao gồm hai loại: Loại thứ nhất là các tiền đề dự báo những chính sách còn chưa đưa ra. Nhà quản lý sẽ dựa trên những dự báo mới chỉ là trên ý tưởng, đoán trước về tương lai sẽ xây dựng nên một bản kế hoạch, chính sách mới cụ thể, chi tiết hơn và có khả năng thực hiện. Các tiền đề của lập cần có sự thống nhất với nhau và cần có sự nhất trí của phần đông các thành viên trong tổ chức, có như vậy thì công tác lập kế hoạch mới được thực hiện tốt và bản kế hoạch mới có giá trị. Bước 4: Xác định các phương án lựa chọn Bước thứ tư trong lập kế hoạch là tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động tốt nhất, khả thi nhất để thực hiện mục tiêu. Có nhiều cách và nhiều con đường để đạt đến mục tiêu nên cần xây dựng nhiều phương án để có cơ sở lựa chọn phương án tối ưu tùy vào các điều kiện cụ thể khác nhau, các phương án đó có thể được so sánh với nhau để cuối cùng tổng hợp bổ sung cho nhau hoàn thiện ra một phương án tối ưu nhất. Tuy nhiên, cũng không nên xây dựng quá nhiều phương án (không nên quá 5) vì tốn kém nguồn lực, thời gian để xây dựng, đánh giá kéo dài và có thể dẫn đến mất cơ hội. Do đó các nhà làm kế hoạch thường phải thực hiện bước khảo sát sơ bộ để phát hiện ra các phương án có triển vọng nhất. Bước 5: Đánh giá phương án lựa chọn Căn cứ vào các phương án được lựa chọn, người quản lý cần xem xét phân tích đâu là điểm mạnh,điểm yếu, những nội dung thực tế và phi thực tế của từng lựa chọn. Cần dựa trên cơ sở các tiền đề đặt ra và các mục đích. Trên thực tế có nhiều phương án và có vô kể các biến số ràng buộc cần phải xem xét cho nên việc đánh giá sẽ rất khó khăn . Nếu tương lai chắc chắn, khả năng dự trữ vốn và tiền mặt, các nguồn lực đầy đủ các yếu tố có thể có những số liệu xác định thì việc phương án đưa ra có thể thực thi ngay. Tuy nhiên có nhiều người xây dựng kế hoạch thường không đi vào tìm hiểu tình hình thực tế, nên sau khi hoàn thiện kế hoạch và đưa ra đánh giá sẽ có rất nhiều yếu tố bất định, khan hiếm vốn,nhân lực có trình độ không đủ , các ý kiến trái chiều ... do vậy gặp rất nhiều khó khăn, kể cả là nguyên nhân đơn giản. Xét thấy có thể có những phương án mang lại lợi nhuận cao nhất xong cần vốn đầu tư lớn,khả năng quay vòng, hồi vốn lại rất chậm. Và có phương án khác có thể lợi nhuận thấp, ít rủi ro, khác nữa là lại chỉ có lợi về mọi mặt cho tổ chức nhưng là trong dài hạn…. Mỗi tổ chức có những điều kiện, môi trường không giống nhau cả tài lực, vật lực và thông tin, mục tiêu đưa ra, tiền đề tổ chức có nhưng làm thế nào để cân bằng tất cả cho hợp lý và đánh giá được phương án nào là tối ưu nhất và phù hợp nhất với thực trạng tổ chức mình. Phương pháp phân tích để đánh giá: Phân tích định tính: Sử dụng kinh nghiệm của đội ngũ chuyên môn, để đánh giá sự vật, hiện tượng nào đó. Cách này là cần thiết nhưng chưa đầy đủ để lựa chọn phương án tối ưu vì nó chỉ đưa ra đánh giá sơ bộ các phương án để loại trừ những lựa chọn kém khả thi. Phân tích định lượng: Lượng hóa các phương án và đánh giá dựa vào các chỉ tiêu hiệu quả. Bước 6: Lựa chọn phương án Đây là thời điểm thực sự đòi hỏi người quản lý phải đưa ra quyết định của mình dựa vào các kết quả đánh giá phương án. Trên thực tế, sau khi xem xét đánh giá phân tích các phương án ở bước 5 thì kết quả cho thấy rằng có hai hoặc nhiều phương án thích hợp và người quản lý có thể quyết định thực hiện một số phương án chứ không chỉ dung một phương án tốt nhất. Sự kết hợp các phương án đó có thể sẽ đem lại kết quả tối ưu, đạt được mục tiêu như đã định Đôi khi việc phân tích và đánh giá nêu trên cho thấy có hơn 1 cách thích hợp và người quản lý có thể quyết định thực hiện , phối hợp 1 số phương án chứ không phải chỉ dùng 1 cái thích hợp nhất. Bước 7: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ Không ai hoàn hảo tới mức tự mình làm tất cả mọi việc cũng như không có kế hoạch nào là độc lập tự nó có thể thành công, kế hoạch chính không thể bao gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết để thực hiện mục tiêu hoàn hảo được mà cần đòi hỏi các kế hoạch phụ bổ trợ thực hiện kế hoạch chính. Kế hoạch chính thường đóng vai trò như định hướng hoạt động, còn kế hoạch phụ trợ sẽ bao gồm những công việc, những yếu tố cần thiết để làm hoàn hảo các bước thực hiện mục tiêu. Nhiều khi bản thân các kế hoạch phụ trợ đó lại quyết định thành công cho kế hoạch chính. Như chúng ta đã nói thì việc lập kế hoạch không phải là chắc chắn rằng tổ chức sẽ làm những việc như đã lập kế hoạch và sẽ đạt được những mục tiêu trong kế hoạch mà do sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài thì có thể kế hoạch đó sẽ không như mong muốn. Bước 8: Ngân quỹ hóa kế hoạch Sau khi quyết định đã được công bố, kế hoạch đã xây dựng xong thì bước cuối cùng để đưa kế hoạch vào thực tê, làm chúng có ý nghĩa, đó là lượng hóa chúng bằng cách chuyển sang dạng ngân quỹ. Ngân quỹ chung của một doanh nghiệp biểu thị tổng toàn bộ thu nhập và chi phí, với lợi nhuận hoặc số dư tổng hợp. Dựa vào đó nhà quản lý biết được cần phải đầu tư bao nhiêu vào thời điểm nào, hay có bao nhiêu thời gian để thực hiện kế hoạch, xây dựng mô hình vật tư cho phù hợp với nguồn vốn phù hợp mục tiêu đề ra. Mỗi chương trình đều có ngân quỹ riêng và được chi thêm thêm từ quỹ chung tổ chức nếu cần. Nếu nhà quản lý điều hành tốt, ngân quỹ sẽ trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch khác nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến kế hoạch. 1.7. Các phương pháp sử dụng trong chức năng lập kế hoạch Thông thường trong lập kế hoạch các phương pháp sẽ được sử dụng là: Phương pháp vận trù học Đây là một trong những phương pháp phân tích toàn diện trong lập kế hoạch. Phương pháp này hướng vào việc phân tích thực nghiệm và định lương, chuyên nghiên cứu và bận dụng các phương pháp khoa học để phát triển tối đa các điều kiện vật chất đã có như nhân lực, vật lực, taig lực nhằm đạt được mục đích nhất định. Nó chủ yếu dung phương pháp toán học để phân tích số lượng, trù tính các quan hệ giữa các khâu trong toàn bộ hoạt động nhằm chọn ra phương án tối ưu nhất. Phương pháp vận trù hoc gồm các bước chính: B1: Xây dựng các mô hình toán học về các vấn đề. B2: Quy định mọt hàm số mục tiêu làm tiêu chuẩn để tiến hành so sánh các phương án tiến hành so sánh xác phương án tiến hành hành động cụ thể. B3: Xác định trị số cụ thể của các tham lượng trong mô hình. B4: Tìm ra cách lý giải các mô hình, tìm ra lý giải tối ưu để hàm số mục tiêu đạt được giá trị tốt nhất. Phương pháp hoạch định động Đây là một phương pháp lập kế hoạch mang tính linh hoạt, thích ứng cao vớisự thay đổi của môi trường. Nó tuân theo các nguyên tắc: Mục tiêu ngắn hạn thì cụ thể, mục tiêu dài hạn thì khái lược, bao quát, điều chỉnh thường xuyên, kết hợpchặt chẽ giữa hoạch định dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Phương pháp này được biểu hiện cụ thể: trên cơ sở kế hoạch đã lập ra qua mỗi thời gian cố định (một quý,một năm…) thời gian này được gọi là kỳ phát triển ở trạng thái động, căn cứ vàosự thay đổi của điều kiện môi trường và tình hình triển khai trên thực tế, chúng tasẽ có những điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo việc thực hiện mục tiêu đã xácđịnh. Mỗi lần điều chỉnh vẫn phải giữ nguyên kỳ hạn kế hoạch ban đầu và từng bước thúc đẩy kỳ hạn hoạch định đến kỳ tiếp theo. Phương pháp dự toán quy hoạch Khác với phương pháp dự toán truyền thống đây là phương pháp dự toán được lập ra thì hệ thống mục tiêu. Phương pháp này bao gồm các bước: B1: Bộ phận quản lý cấp cao đưa ra hệ thống chiến lược và mục tiêu chung vàxác định hạng mục thực hiện mục tiêu. B2: Tính toán và quy hoạch số lượng tài nguồn lực cần thiết cho việc thựchiện mỗi hạng mục và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. B3: Xuất phát từ mục tiêu, thứ tự ưu tiên và nhu cầu thực tế của hạng mục đểtiến hành phân phối nguồn lực. B4: Đưa dự toán đến bộ phận chức trách và lượng công việc đảm nhận củacác bộ phận khi thực hiện mục tiêu. Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT program and Evaluation Review Technique): Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng lưới có thể hỗ trợ hiệu quả quá trình lập kế hoạch nhưng phương pháp thông dụng nhất là PERT (The Program evaluationand Review Technique). PERT là một kỹ thuật đặc biệt được trình bày bằng biểu đồ về sự phối hợpcác hoạt động và các sự kiện cần thiết để đạt mục tiêu chung của một dự án. PERT thường được sử dụng để phân tích và và chỉ ra những nhiệm vụ cần phải thực hiện để đạt được những mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định. Có 4 yếu tố tạo thành PERT: Mạng lưới PERT Đường găng (Critial Path) Phân bố các nguồn lực Chi phí và thời gian Phương pháp chuyên gia: là phương pháp mà các chủ thể quản lý thường sử dụng khi phải đối mặt với những vấn đề vượt ra khỏi năng lực chuyên môn của họ. Nhà quản lý tham vấn các ý kiến về chuyên môn của các cá nhân chuyên gia hoặc tập thể các chuyên gia bằng toạ đàm, hội thảo để từ đó lựa chọn những ý kiến tối ưu của họ nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch hoặc ra quyết định về những vấn đề mà họ cần. Phương pháp Delphi: là phương pháp gần giống với phương pháp chuyên gia, nhưng khác biệt ở hình thức tham vấn. Thay vì việc lấy ý kiến công khai thôngqua toạ đàm, hội thảo, nhà quản lý sử dụng phiếu kín để các chuyên gia biểu thị tính độc lập của mình trong việc đưa ra các ý kiến. Chính vì vậy, những quan điểmmà các chuyên gia đưa ra thường không bị ảnh hưởng bởi quan hệ với các đồng nghiệp nên mang tính khoa học, khách quan và có giá trị tham khảo cao. Tuynhiên, các nhà quản lý thường gặp khó khăn để đưa ra quyết định cuối cùng khi mà các chuyên gia đưa ra nhiều ý kiến khác nhau. Như vậy, để lập kế hoạch một cách có hiệu quả, cần phải sử dụng nhiều phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình và tính chất của kế hoạch. Tuynhiên, cần có sự phân biệt giữa phương pháp trong lập kế hoạch tổng thể và phương pháp trong từng bước của lập kế hoạch để vận dụng chúng một cách phù hợp. Phương pháp phân tích SWOT: Là việc phân tích các điểm mạnh và điểm yếu để từ đó tìm ra được cơ hội và nguy cơ của tổ chức. Điểm mạnh và điểm yếu thường là xuất phát từ nội tại trong tổ chức của bạn. Cơ hội và Nguy cơ thường liên quan tới những nhân tố từ bên ngoài. Phân tích SWOT còn là đánh giá ưu, nhược điểm của vấn đề. Chúng ta sử dụng nó để phân tích vấn đề bằng cách tự đặt câu hỏi về những điều “Tốt – Ưu điểm” và “Xấu – Nhược điểm” cho hiện tại và tương lai. Vì thế có thể coi SWOT chính là một công cụ quan trọng do có tầm bao quát lớn đối với một tổ chức hay cá nhân. Phương pháp phân tích chi phí, lợi ích: Phân tích chi phí lợi ích (CBA) ước lượng và tính tổng giá trị tương đươngđối với những lợi ích và chi phí của một hoạt động nào đó xem có đáng để đầu tưhay không. Đây chính là phương pháp đánh giá các hoạt động từ góc độ kinh tếhọc. Và với tư cách là một nội dung của quản lý, việc lập kế hoạch cũng chính làmột hoạt động mang tính kinh tế. Vì thế áp dụng CBA là hoàn toàn phù hợp với việc lập kế hoạch, Những nguyên tắc cơ bản của phương pháp phân tích chi phí lợi ích có thể ứng dụng vào công việc lập kế hoạch một cách thuận lợi. CHƯƠNG 2. CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH IN DI CO CHI NHÁNH CẦN THƠ 2.1. Giới thiệu tổng quan về Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 2.1.1. Thông tin chung Tên Công ty: Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ Mã số thuế: 0305458563003 Địa chỉ: 29A1, KDC 91B, Phường An Khánh, Quận Ninh Kiều, Cần Thơ. Giấy phép kinh doanh: 0305458563003 Ngày cấp: 21052010 Ngày hoạt động: 24052010 Điện thoại: 07103782817 Fax: 07103782817 Giám đốc: LÊ VĂN VIỆT Ngành nghề chính: Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh. 2.1.2. Lịch sử hình thành – phát triển Là một doanh nghiệp trẻ được thành lập tháng 05 năm 2010. Lĩnh vực hoạt động chính chủ yếu là Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh. Sau 6 năm hoạt động đến năm 2016 do nắm bắt được nhu cầu thị trường, công ty đã mở rộng thêm lĩnh vực hoạt động của mình thêm: Bán buôn thực phẩm Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác… Năm 2014 Công ty có mở thêm ngành kinh doanh là: Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất
MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP KẾ HOẠCH TRONG TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm 1.2 Sự cần thiết việc lập kế hoạch tổ chức .7 1.3 Vai trò lập kế hoạch tổ chức 1.4 Các thành phần kế hoạch phân loại kế hoạch .11 1.4.1 Các thành phần kế hoạch .11 1.4.1.1 Các mục tiêu 11 1.4.1.2 Phương hướng biện pháp 12 1.4.1.3 Nguồn lực 13 1.4.1.4 Sự thực dự kiến 14 1.4.2 Phân loại kế hoạch 14 1.5 Các nguyên tắc lập kế hoạch 16 1.5.1 Nguyên tắc mục tiêu .16 1.5.2 Nguyên tắc hiệu 17 1.5.3 Nguyên tắc khách quan 17 1.5.4 Nguyên tắc cân đối 18 1.5.5 Nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt 18 1.5.6 Nguyên tắc đảm bảo cam kết .18 1.6 Quy trình lập kế hoạch 19 1.7 Các phương pháp sử dụng chức lập kế hoạch 23 CHƯƠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH IN DI CO - CHI NHÁNH CẦN THƠ 27 2.1 Giới thiệu tổng quan Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 27 2.1.1 Thông tin chung .27 2.1.2 Lịch sử hình thành – phát triển .27 2.1.3 Ngành nghề – lĩnh vực kinh doanh 27 2.1.4 Cơ cấu tổ chức nhân 28 2.1.5 Kết hoạt động kinh doanh .28 2.1.6 Nhận xét chung tình hình kinh doanh .29 2.1.7 Định hướng phát triển 29 2.2 Lập kế hoạch Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ .29 2.2.1 Quy trình lập kế hoạch Công ty .29 2.2.2 Căn để xây dựng kế hoạch 30 2.3 Nội dung lập kế hoạch Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 31 2.4 Thực trạng triển khai công tác lập kế hoạch Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 33 2.4.1 Công tác triển khai thực kế hoạch 33 2.4.2 Công tác theo dõi kiểm tra thực kế hoạch 33 2.4.3 Công tác điều chỉnh kế hoạch công ty .34 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH IN DI CO CHI NHÁNH CẦN THƠ 35 3.1 Xây dựng kế hoạch chiến lược cho công ty 35 3.2 Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường dự báo 36 3.2.1 Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường 36 3.2.2 Đẩy mạnh công tác dự báo 37 3.3 Hoàn thiện công tác soạn lập hệ thống kế hoạch tác nghiệp 38 3.4 Công khai thảo luận góp ý .39 3.5 Hoàn thiện công tác triển khai kế hoạch 39 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức đời kết hợp hai nhiều người Họ phối hợp với theo cách thức định hướng tới mục tiêu chung Trong thực tế, dù nhìn nhận góc độ tổ chức nói chung hay tổ chức hành nhà nước, hoạt động theo đuổi mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận chúng chịu tác động biến đổi từ môi trường, nỗ lực hướng tới mục tiêu chung cách nhanh hiệu Để đạt hiệu cao trình thực hóa mục tiêu giảm thiểu tối đa rủi ro đòi hỏi tổ chức phải thực tốt chức lập kế hoạch Lập kế hoạch xem khâu vô quan trọng, phức tạp đòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động cần góp sức từ nhiều phận Đây xem chức chức quản lý, sở để thực chức khác Bởi vây, định phần lớn thành bại tổ chức Trước vận động không ngừng yếu tố kinh tế, trị, văn hóa, xã hội biến đổi thân tổ chức đặt tổ chức mối quan hệ phức tạp cần có chuẩn bị trước để thích nghi với biến đổi ấy, ấy, công tác lập kế hoạch bộc lộ rõ rệt vai trò Do đó, việc nghiên cứu phân tích công tác lập kế hoạch để hiểu nâng cao hiệu công tác trở nên vô quan trọng Nội dung tiểu luận sau cung cấp thông tin công tác lập kế hoạch, thực tiễn lập kế hoạch Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ diễn Qua đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nâng cao chất lượng lập kế hoạch tổ chức Nhận thức tầm quan trọng công tác lập kế hoạch tổ chức, em định lựa chọn đề tài: “Công tác lập kế hoạch tổ chức Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ” để làm tiểu luận kết thúc môn cho Ngoài phần mở đầu, kết luận tiểu luận chia thành chương: + Chương Cơ sở lý luận lập kế hoạch tổ chức + Chương Công tác lập kế hoạch tổ chức Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ + Chương Giải pháp nâng cao công tác lập kế hoạch tổ chức Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP KẾ HOẠCH TRONG TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm Kế hoạch tập hợp hoạt động tính toán trước Nó dự định nhà quản lý cho công việc tương lai tổ chức mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý nguồn lực chương trình hóa Có thể nói, thực chất việc lập kế hoạch xây dựng chương trình hành động, chương trình huy động điều phối nguồn lực nhằm đạt mục đích mục tiêu tổ chức đặt thông qua hợp tác chặt chẽ thành viên tổ chức Lập kế hoạch khâu trình quản lý, lập kế hoạch không tốt dẫn đến kết mục tiêu không thực thực không mang lại hiệu cao Nó định lớn tới việc tổ chức có thực tốt hay không chức Kết lập kế hoạch kế hoạch, văn hay chí ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức hành động Lập kế hoạch tức trả lời cho câu hỏi: + What? ( làm gì? ) - tương ứng với việc xác định mục tiêu + Who? ( Ai làm? ) - tương ứng với việc xây dựng nội dung kết hợp phân công công việc cho cá nhân, phận cụ thể để đảm nhiệm công việc + When? ( Bao làm? ) - tương ứng với việc xác định thời gian thực + Where? ( Làm đâu? ) - xác định địa điểm thực + How? ( Làm nào? )- lựa chọn phương thức Các câu hỏi vừa mô tả yêu cầu phải đáp ứng kế hoạch, vừa thể nội dung có kế hoạch hoàn hảo Bởi vậy, nội dung không tiến hành có thực sơ sài làm cho toàn kế hoạch không giá trị Kế hoạch cầu bắc qua khoảng trống để đến đích Mặc dù tiên đoán tương lai xác yếu tố nằm kiểm soát phá vỡ với kế hoạch tốt có, kế hoạch kiện xảy cách ngẫu nhiên Và điều gây nhiều bất lợi phiền toái cho tổ chức Lập kế hoạch trình đòi hỏi có tri thức, buộc nhà quản lý hay rông người làm công tác lập kế hoạch phải xác định đường lối cách xác, kỹ lưỡng đưa định sở mục tiêu, hiểu biết đánh giá thận trọng Quá trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất đối tượng, đóng góp nhà quản lý phận toàn thành viên tổ chức Do thông qua việc lập kế hoạch người quản lý có sở để triển khai, giám sát, đánh giá hoạt động tổ chức 1.2 Sự cần thiết việc lập kế hoạch tổ chức - Do tính không chắn môi trường quản lý Chúng ta đoán trước môi trường quản lý, đoán trước kế hậu định quản lý đoán trước thay đổi môi trường tác động đến tổ chức Tương lai có thay đổi vận động không ngừng, tương lai xa việc định chắn Do bất định tương lai nên việc lập kế hoạch tất yếu, giúp nhà quản lý phân tích môi trường, đưa dự báo, tận dụng tối đa nguồn lực tổ chức, chủ động ứng phó với bất trắc rủi ro tương lai… - Do nguồn lực tổ chức gặp hạn chế ( tài nguyên thiên nhiên, sở vật chất, nguồn nhân lực, nguồn tài chính…) tổ chức cần phải vạch cho kế hoạch đắn để khai thác tối đa hiệu nguồn lực vốn có tổ chức Qua đó, tìm cách thức để khai thác huy động nguồn lực từ bên tổ chức 1.3 Vai trò lập kế hoạch tổ chức Mục đích tất kế hoạch kế hoạch phụ trợ cho nhằm hoàn thành mục đích mục tiêu sở - Trước hết, lập kế hoạch hoạch định tổ chức phải làm cách thức tiến hành hoạt động nhằm đạt mục tiêu tổ chức Đó không chức riêng lẻ mà tảng để tiến hành chức khác - Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch lập kế hoạch cho tổ chức biết vị trí tương lai phương hướng hoạt động tương lai Thông qua lập kế hoạch, tổ chức biết đạt thiếu sót gì, mối quan hệ tổ chức với môi trường bên ngoài, với tổ chức khác nào, từ tổ chức đặt đường, hướng cho mình, biết cách phát triển tổ chức cách hợp lý - Kế hoạch giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, đó có thể định hướng được số phận của nó Các tổ chức thành công thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng và biến cố bên ngoài chúng xảy Trong trình lập kế hoạch, nhà quản lý thu thập thông tin liên quan đến tổ chức mình, xem xét hội môi trường xung quanh tổ chức, tổ chức cạnh tranh… Do xây dựng kế hoạch làm cho tổ chức tiên liệu xảy tương lai để lựa chọn biện pháp ứng phó, làm giảm tác động thay đổi từ môi trường giúp nhà quản lý chủ động với thay đổi tương lai Nếu hệ thống kế hoạch xây dựng cách linh hoạt trước thay đổi tương lai, người quản lý có sở để tìm biện pháp phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề Tuy vậy, tương lai có độ chắn cao việc lập kế hoạch cần thiết nhà quản lý phải tìm cách tốt để đạt mục tiêu việc lập kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho phận triển khai thực thi nhiệm vụ Một kế hoạch tốt tạo hội cho tổ chức thay đổi - Lập kế hoạch giúp định hướng nỗ lực vào việc hoàn thành mục tiêu, nghĩa định hướng cho người quản lý nhân viên quản lý vào việc tập trung hoàn thành mục tiêu Bản thân việc lập kế hoạch việc xác định mục tiêu trình thực mục tiêu Để đạt mục tiêu cần phải có tham gia nhiều phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà phận, cá nhân phải đảm nhân chức khác cho phận cá nhân Khi nhân viên biết tổ chức đâu họ phải làm để đóng góp vào việc đạt mục tiêu, họ điều phối công việc mình, hợp tác với thực công việc cần thiết để đến mục tiêu, đích tổ chức Nếu tổ chức, nhà quản lý không thực tốt chức lập kế hoạch, kế hoạch làm cho tiến trình hoạt động phận phòng ban cá nhân trở nên “ ngoằn ngoèo hơn” không hiệu mong muốn, làm việc cho mục đích khác làm cho không đạt mục tiêu tổ chức cách hiệu Vì thiếu kế hoạch tạo hoạt động manh mún, làm cho tổ chức bị động thiếu phối hợp - Các kế hoạch tạo khả tiết kiệm nguồn lực, giảm thiểu trùng lặp lãng phí tổ chức Gắn với hệ thống mục tiêu, phận, cá nhân khác tổ chức phải thực nhiệm vụ khác nhằm hoàn thiện trình quản lý cho hoạt động tổ chức Khi hoạt động công việc điều phối thời gian, nguồn lực không cần thiết trùng lặp phận giảm tối đa Hơn nữa, phương thức thực kết làm rõ, dễ nhận thấy bất hợp lý để khắc phục loại bỏ Kế hoạch thay hoạt động manh mún, không phối hợp nỗ lực có định hướng chung, thay luồng hoạt động thất thường luồng đặn, thay phán xét vội vàng định có cân nhắc kỹ lưỡng Chúng ta thử làm phép so sánh hai tổ chức Một tổ chức coi trọng việc lập kế hoạch với tổ chức không tiến hành hoạt động cách thường xuyên thấy khác biệt Nếu tổ chức không lập kế hoạch, họ phương án dự trù khẩn cấp với rủi ro rủi ro ập tới với tổ chức họ tất rơi vào bị động, họ phải tìm kiếm cách thức giải hoàn toàn Như vây, họ phải thay đổi hoàn toàn nguồn lực( nhân lực, tài chính…) mà họ đầu tư gấp đôi chi phí ban đầu Tuy nhiên, tổ chức lập kế hoạch kĩ lưỡng, rủi ro ( tất nhiên tất ) phần nằm dự trù chi phí bỏ để khắc phục lên kế hoạch từ trước Các khoản chi phí, đầu tư lên kế hoạch nằm tầm kiểm soát tổ chức - Lập kế hoạch hướng dẫn nhà quản lý làm cách để đạt đươc mục tiêu kết mong đợi cuối Nhờ có kế hoạch nhà quản lý biết tập trung ý vào việc thực mục tiêu trọng điểm khoảng thời gian khác nhau, để đạt mục đích cuối mà tổ chức đặt Việc lập kế hoạch là nhịp cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai, tức vạch đường cụ thể từ đến tương lai, xác định tương lai cần đạt đạt Từ các sự kiện quá khứ và hiện tại, người ta sẽ dự đoán và lập các kế hoạch cho tương lai Nó giúp nhà quản lý định hướng cần thiết cho hoạt động tổ chức tương lai (vấn đề chiếm lĩnh, mở rộng thị trường, định hướng loại sản phẩm cần thiết cho cạnh tranh đáp ứng đòi hỏi khách hàng) - Các kế hoạch sở thực chức kiểm soát Lập kế hoạch xây dựng mục tiêu tiêu chuẩn sử dụng trình kiểm tra Hệ thống mục tiêu cụ thể tiêu chuẩn để người quản lý kiểm tra, đánh giá điều chỉnh hoạt động phận tổ chức Nếu kế hoạch, sẽ đạt gì, làm cách biết liệu có đạt kết thực hay không? Khi lập kế hoạch, định mục tiêu kế hoạch Sau đó, kiểm tra, so sánh kết thực tế với mục đích, xác định sai lệch quan trọng thực hành động khắc phục cần thiết Không lập kế hoạch cách để kiểm tra Hoạt động kiểm soát cấp với cấp thực chất hoạt động xem xét, đánh giá xem nhân viên có tuân thủ theo chủ trương, chương trình hành động…vv vạch từ trước hay không, mức độ kết đạt mức Vì vậy, kế hoạch xem tiêu chí, gương để đối chiếu kết nhân viên làm thực tế so với đạo phân công cấp - Các tổ chức cần phải lập kế hoạch để biết loại quan hệ tổ chức nào, chất lượng nhân viên cần thiết, chi nhánh cần phải đạo theo đường lối nào, cần áp dụng phương pháp kiểm tra - Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi mỗi người tập thể cùng hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao Và điều quan trọng là ở chỗ, thực hiện những công việc đã được kế hoạch cẩn thận, khoa học, chu đáo từ trước người ta cảm thấy suôn sẻ, tinh thần làm việc 10 CHƯƠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH IN DI CO - CHI NHÁNH CẦN THƠ 2.1 Giới thiệu tổng quan Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 2.1.1 Thông tin chung - Tên Công ty: Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ - Mã số thuế: 0305458563-003 - Địa chỉ: 29A1, KDC 91B, Phường An Khánh, Quận Ninh Kiều, Cần Thơ - Giấy phép kinh doanh: 0305458563-003 - Ngày cấp: 21/05/2010 - Ngày hoạt động: 24/05/2010 - Điện thoại: 07103782817 - Fax: 07103782817 - Giám đốc: LÊ VĂN VIỆT - Ngành nghề chính: Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm vật phẩm vệ sinh cửa hàng chuyên doanh 2.1.2 Lịch sử hình thành – phát triển Là doanh nghiệp trẻ thành lập tháng 05 năm 2010 Lĩnh vực hoạt động chủ yếu Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm vật phẩm vệ sinh cửa hàng chuyên doanh Sau năm hoạt động đến năm 2016 nắm bắt nhu cầu thị trường, công ty mở rộng thêm lĩnh vực hoạt động thêm: - Bán buôn thực phẩm - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình - Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác… Năm 2014 Công ty có mở thêm ngành kinh doanh là: Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế đồ nội thất tương tự, đèn đèn điện, đồ dùng gia đình khác cửa hàng chuyên doanh Tuy nhiên lĩnh vực phát triển hạn chế chiếm tỷ trọng nhỏ tổng doanh thu công ty 2.1.3 Ngành nghề – lĩnh vực kinh doanh Công ty chuyên kinh doanh số ngành như: 27 - Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm vật phẩm vệ sinh cửa hàng chuyên doanh - Bán buôn thực phẩm - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình - Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác - Vận tải hành khách đường khác - Vận tải hàng hóa đường - Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế đồ nội thất tương tự, đèn đèn điện, đồ dùng gia đình khác cửa hàng chuyên doanh 2.1.4 Cơ cấu tổ chức nhân Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ có đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp, Với đội ngũ nhân viên, chuyên viên chuyên bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm vật phẩm vệ sinh cửa hàng chuyên doanh, … Tổng số nguồn nhân lực Công ty: gồm 30 người Trong đó: o Phòng kinh doanh gồm: 11 nhân viên o Phòng marketing gồm: nhân viên o Phòng tài quản trị gồm: nhân viên o Còn lại thành phần ban lãnh đạo cty 2.1.5 Kết hoạt động kinh doanh Bảng 2.1 Một số tiêu Công ty năm 2013, năm 2014 năm 2015 STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Tổng tài sản VNĐ 15.322.643.470 15.936.450.000 18.828.000.000 Nợ phải trả - Nợ ngắn hạn VNĐ VNĐ 5.162.643.470 862.643.470 5.788.450.000 788.450.000 8.640.000.000 1.340.000.000 - Nợ dài hạn VNĐ 4.300.000.000 5.000.000.000 7.300.000.000 Vốn chủ sở hữu VNĐ 10.160.000.000 10.148.000.000 10.188.000.000 Tổng DT VNĐ 47.400.000.000 42.800.000.000 49.800.000.000 Tổng chi phí VNĐ 43.350.140.000 38.875.160.000 15.374.920.000 28 Tổng LN trước VNĐ 4.049.860.000 3.924.840.000 4.425.080.000 VNĐ 2.915.899.200 2.825.884.800 3.318.810.000 Nộp ngân sách VNĐ 1.133.960.800 1.098.955.200 1.106.270.000 Số lượng lao Người 142 140 155 VNĐ 2.700.000 3.000.000 3.200.000 thuế Tổng LN sau thuế động 10 Thu nhập bình quân /tháng (Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ) 2.1.6 Nhận xét chung tình hình kinh doanh Từ kết phân tích ta thấy tình hình tài Công ty năm 2015 có nhiều khởi sắc Tuy nhiên tốc độ tăng khoản nợ phải trả cao ảnh hưởng xấu đến khả toán Công ty cần có biện pháp khắc phục để ổn định sản xuất kinh doanh Công ty cần phải xem xét tính toán lại cấu nguồn đầu tư tài sản cố định Và cần xem xét lại cấu nợ, không nên tăng khoản vay dài hạn lớn 2.1.7 Định hướng phát triển • Các tiêu chủ yếu: - Tốc độ tăng trưởng kinh doanh sản phẩm y tế giai đoạn 2016 – 2020 đạt 18%/năm; giai đoạn 2021 – 2025 đạt 15%/năm - Cân đối theo vùng lãnh thổ: Bắc - Trung - Nam với tỷ lệ tương ứng đến năm 2016: 26 - - 69; năm 2020: 31 - - 60 - Nguồn nguyên liệu sản xuất nước năm 2016: đáp ứng 30% nhu cầu; năm 2020: đáp ứng 50% nhu cầu 2.2 Lập kế hoạch Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 2.2.1 Quy trình lập kế hoạch Công ty 29 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình lập kế hoạch Tổng hợp số liệu Xây dựng kế hoạch Kế hoạch dự kiến Kế hoạch thức + Công tác xây dựng kế hoạch hàng năm công ty: Vào cuối quý hàng năm, công ty dựa vào để tiến hành xây dựng dự thảo kế hoạch năm Để lập kế hoạch, trước hết công ty cần phải đưa hệ thống để xây dựng kế hoạch Những công ty dựa vào bao gồm: kết thực kinh doanh giai đoạn trước, hợp đồng ký kết Từ trên, ban giám đốc tiến hành xây dựng mục tiêu kinh doanh công ty năm Kế hoạch chuyển tới phòng ban chức Các phòng ban chức dựa vào để xây dựng kế hoạch chức mà phận phụ trách kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch doanh thu bán hàng…Từ phòng kế hoạch chức chuyển lên cho ban giám đốc xem xét để phê duyệt 2.2.2 Căn để xây dựng kế hoạch Đối với doanh nghiệp nào, việc xây dựng kế hoạch thể tham vọng doanh nghiệp đảm bảo cho kế hoạch có tính khả thi đích hoạt động lập kế hoạch doanh nghiệp Một hệ thống với số liệu xác, phản ánh trạng doanh nghiệp giúp đội ngũ cán làm kế hoạch có sở khoa học để xây dựng kế hoạch mang tính khả thi hiệu Để có 30 thể xây dựng kế hoạch mang tính khả thi, Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ xây dựng cho hệ thống gồm: Căn vào tình hình thực kế hoạch năm trước: Đây quan trọng công tác xây dựng kế hoạch công ty Thông qua số liệu lịch sử người làm kế hoạch dự đoán mức tiêu thụ hàng hoá theo tháng, mùa năm Bên cạnh đó, thông qua báo cáo tình hình kinh doanh công ty trước năm kế hoạch, người làm kế hoạch biết thực tế hoạt động kinh doanh công ty thời gian gần nhất, nhân tố ảnh hưởng đến kết hoạt động kinh doanh đó, nhân tố mang tính ngắn hạn hay dài hạn để đưa tiêu kế hoạch cho phù hợp Căn vào đơn đặt hàng hợp đồng ký được: Các khách hàng người kinh doanh, thường thông qua đơn đặt hàng hợp đồng để làm cho việc kinh doanh kỳ kế hoạch Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ công ty có uy tín việc kinh doanh loại dụng cụ y tế, mỹ phẩm vật phẩm vệ sinh cửa hàng, đơn đặt hàng có từ khách hàng truyền thống công ty ký kết hợp đồng với nhà kinh doanh nước Do quan trọng công tác lập kế hoạch công ty + Về lực tài chính: xây dựng kế hoạch kinh doanh, công ty vào lực có để đưa kế hoạch khả thi, sát với thực tế hoạt động doanh nghiệp Nếu kế hoạch lập thấp không khai thác hết tiềm năng, lực công ty dẫn đến lãng phí nguồn lực Ngược lại, kế hoạch đặt cao dẫn đến việc công ty không hoàn thành kế hoạch đề 2.3 Nội dung lập kế hoạch Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ + Kế hoạch kinh doanh: Bảng 2.2 Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2015 I Tiêu thụ * Doanh số tiêu thụ Trong đó: Xuất * Sản phẩm tiêu thụ Dụng cụ y tế Máy nhiệt kế 31 Đơn vị tính Kế hoạch năm 2015 Tỷ đồng 1000 USD 63,6 0.877,7 1000 1000 5.692 39.669 III Nộp ngân sách Tỷ đồng 8,74 IV Lợi nhuận Tỷ đồng 12,50 (Nguồn: Phòng tổ chức điều hành kinh doanh) Đây tổng hợp kế hoạch kinh doanh công ty giám đốc phê duyệt Tuy nhiên, kế hoạch kinh doanh công ty, bảng thể hình thức tổng hợp tiêu quan trọng công ty Thông qua đó, Ban giám đốc có nhìn tổng quát kế hoạch kinh doanh công ty giai đoạn tới Hệ thống tiêu bảng kế hoạch tổng hợp bao gồm tiêu vật số lượng sản phẩm kinh doanh, sản phẩm tiêu thụ, tiêu giá trị tiêu doanh số tiêu thụ, giá trị công nghiệp, nộp ngân sách Nhà nước, lợi nhuận Việc tính toán tiêu phòng tổ chức điều hành phối hợp số phòng ban chức khác thực Trước hết, tiêu vật xác định chủng loại số lượng sở cân đối khả kế hoạch công ty Thông qua tiêu này, với dự báo thị trường, công ty tính toán tiêu giá trị doanh thu, giá trị công nghiệp, lợi nhuận + Kế hoạch vật tư: Kế hoạch vật tư công ty lập theo tháng bảng kế hoạch tiêu vật Việc xây dựng kế hoạch giúp cho người quản lý biết mức tồn kho nguyên nhiên vật liệu cuối tháng, hàng tháng, số lượng đơn hàng tháng, kế hoạch nhu cầu nguyên nhiên vật liệu tháng phục vụ kinh doanh Kế hoạch có ý nghĩa quan trọng hoạt động kinh doanh công ty đặc biệt công tác dự trữ Thông qua kế hoạch vật tư, tính toán số lượng hàng hoá nguyên nhiên vật liệu nhập vào kỳ mức hợp lý nhất, đảm bảo phục vụ cho hoạt động kinh doanh diễn liên tục, đáp ứng cách tốt nhanh đơn hàng khách hàng, thực kinh doanh có hiệu Công ty thường vào số lượng tồn đầu kỳ, nhu cầu tháng từ xác định lượng vật tư cần mua Với mặt hàng nội địa công ty nhập tháng, số nguyên vật liệu nhập từ nước 32 đặc điểm sản phẩm thời gian vận chuyển quốc tế dài nên thường dự kiến đến sau tháng tới Bảng 2.3 Dự kiến kế hoạch vật tư tháng 01/2016 TT Tên vật tư Đơn Tồn kho Nhu cầu vị tháng tháng 12/2016 10/2014 Hàng Đã có đ.hàng - Nhu tháng 01/2016 Dự hợp đồng Dự cầu Số kiến Số kiến lượng ngày lượng ngày về (Nguồn: Phòng tổ chức điều hành kinh doanh) 2.4 Thực trạng triển khai công tác lập kế hoạch Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 2.4.1 Công tác triển khai thực kế hoạch Sau có kế hoạch năm, công ty tiến hành triển khai kế hoạch tháng, quý cho toàn phận Đây công đoạn quy trình kế hoạch hoá, khâu quan trọng định thành bại việc thực kế hoạch Ngay sau giám đốc phê duyệt kế hoạch thức, công ty tiến hành phân bổ, giao tiêu kế hoạch xuống phòng ban chức Nhiệm vụ phòng ban phối hợp triển khai kế hoạch tới phòng ban, phận chức cụ thể nhằm hoàn thành tiêu kế hoạch theo nhịp độ tháng, quý 2.4.2 Công tác theo dõi kiểm tra thực kế hoạch Là khâu quan trọng kết nối việc thực kế hoạch với điều chỉnh mục tiêu kế hoạch Công tác theo dõi, kiểm tra thực kế hoạch công ty tiến hành chặt chẽ Công ty tổng hợp tình hình kinh doanh cho ngày, có kế hoạch kinh doanh cho tháng, cho phận nhờ mà công ty nắm bắt 33 tình hình thực kế hoạch Điều khiến cho công ty có can thiệp kịp thời, không bỏ lỡ hội kinh doanh 2.4.3 Công tác điều chỉnh kế hoạch công ty Bắt nguồn từ việc coi trọng hoạt động theo dõi, giám sát công ty, công ty bám sát trình thực kế hoạch từ có điều chỉnh kịp thời Đối với phát sinh tích cực, công ty điều chỉnh hoạt động phận khác, tận dụng hội phát triển hoạt động kinh doanh Đối với phát sinh tiêu cực, sau phát yếu tố không phù hợp với mục tiêu, sở báo cáo phân xưởng, đơn vị đưa lên, phòng ban phải có báo cáo với ban giám đốc vấn đề phát sinh nguyên nhân dẫn đến vấn đề Việc phát sớm nhân tố ảnh hưởng giúp công ty có biện pháp can thiệp sớm, đảm bảo tận dụng kịp thời hội kinh doanh phát sinh tich cực gây nên hay giảm thiểu tối đa thiệt hại từ phát sinh tiêu cực Ban giám đốc tiến hành đánh giá điều chỉnh kế hoạch Hoạt động điều chỉnh kế hoạch không dừng ý nghĩa điều chỉnh nội dung kế hoạch mà điều chỉnh biện pháp can thiệp cách thức thực kế hoạch đảm bảo kinh doanh cách có hiệu Tuy nhiên, thực tế hoạt động điều chỉnh kế hoạch công ty dừng lại việc điều chỉnh nội dung kế hoạch gặp phát sinh 34 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH IN DI CO CHI NHÁNH CẦN THƠ 3.1 Xây dựng kế hoạch chiến lược cho công ty Kế hoạch chiến lược áp dụng cho doanh nghiệp định hướng cho phép doanh nghiệp cải thiện, củng cố vị cạnh tranh Nó sở quan trọng làm cho việc xây dựng kế hoạch tác nghiệp Thực tế công tác xây dựng kế hoạch chiến lược không công ty trọng Công ty chưa có kế hoạch chiến lược cụ thể mà dừng lại việc hình thành tư tưởng, giải pháp mang tính chiến lược Do kế hoạch tác nghiệp mục tiêu chiến lược cụ thể để định hướng Vì công ty chưa có kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý phát triển dài hạn Chính thực tế đòi hỏi công ty phải tiến hành xây dựng kế hoạch chiến lược cách bản, có khoa học đảm bảo hoạt động định hướng đắn để kế hoạch chiến lược công cụ quản lý có hiệu từ cung cấp thông tin quan trọng cho công tác xây dựng kế hoạch tác nghiệp công ty Công tác xây dựng kế hoạch chiến lược bao gồm bước: a) Phân tích dự báo môi trường kinh doanh: * Phân tích môi trường bên ngoài: + Môi trường vĩ mô: Với việc hội nhập kinh tế quốc tế đem đến hội cho công ty việc lựa chọn đối tác, mở rộng thị trường khu vực giới, ứng dụng nhiều công nghệ nước phát triển Tuy nhiên thách thức đặt không nhỏ công ty phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt từ phía đối thủ nước Chính xây dựng kế hoạch chiến lược công ty cần phải xem xét đến ảnh hưởng yếu tố Tỷ lệ lạm phát nguyên nhân gây xáo trộn kinh tế làm cho tăng trưởng kinh tế chậm lại, làm cho tương lai kinh doanh khó dự đoán Do tỷ lệ lạm phát có ảnh hưởng lớn đến hoạt động công ty * Phân tích dự báo môi trường bên trong: 35 Thông qua bảng báo cáo kết kinh doanh qua năm với thông tin nguồn nhân lực, lực kinh doanh, lực tài chính, công ty xác định điểm mạnh điểm yếu từ có kế hoạch cho tương lai Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơcó điểm mạnh nguồn nhân lực cần phải trọng khai thác nhiều mạnh b) Đề mục tiêu chiến lược: Trên sở phân tích dự báo môi trường bên nội doanh nghiệp, công ty đưa mục tiêu chiến lược giai đoạn tới phù hợp với định hướng phát triển doanh nghiệp: + Mở rộng quy mô công ty, nâng cấp đổi chế quản lý công ty + Phấn đấu đạt hiệu cao kinh doanh để có nguồn tích luỹ thực tái đầu tư, mở rộng phát triển công ty + Chú trọng phát triển chiến lược người c) Xác định giải pháp để thực mục tiêu chiến lược: Sau đưa mục tiêu chiến lược, công ty cần phải xác định giải pháp để thực có hiệu mục tiêu đưa Điều kiện để tổ chức tốt công tác xây dựng kế hoạch chiến lược ban lãnh đạo phải nhận thức rõ vai trò kế hoạch chiến lược kinh doanh, phải có cán chuyên làm công tác xây dựng kế hoạch chiến lược phối hợp với phòng ban chức người lao động xử lý thông tin nguồn lực công ty, thông tin khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp phục vụ tốt cho công tác phân tích dự báo 3.2 Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường dự báo 3.2.1 Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường Tuy công ty có phòng thị trường riêng để tiến hành công tác nghiên cứu thị trường trước xây dựng kế hoạch kinh doanh chủ yếu dựa kinh nghiệm dừng mức độ sơ lược chưa xem xét tất yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm công ty nên biến động thị trường tác động không nhỏ đến công ty Để tăng cường nghiên cứu thị trường, công ty cần phải phối hợp với việc sử dụng phương pháp nghiên cứu trường, chí phí cao không thuận lợi việc 36 điều tra nghiên cứu bù đắp thiếu sót phương pháp nghiên cứu văn phòng tính linh hoạt cao sát với thực tế thị trường Để công tác nghiên cứu thị trường thực đạt hiệu đội ngũ công tác nghiên cứu thị trường phải thực có lực, linh hoạt điều tra, xử lý thông tin thị trường tránh thông tin tin cậy 3.2.2 Đẩy mạnh công tác dự báo Chức quản lý doanh nghiệp xác định mục tiêu doanh nghiệp dài hạn ngắn hạn Doanh nghiệp phải lập kế hoạch để thực mục tiêu đó, tổ chức tốt nguồn nhân lực vật lực để thực kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch kiểm soát hoạt động để tin tất diễn theo kế hoạch Phân tích kinh tế dự báo tiến hành tất bước quản lý doanh nghiệp, trước hết việc xác định mục tiêu hoạch định kế hoạch dài hạn ngắn hạn Công tác dự báo thị trường Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ không tiến hành, có kinh nghiệm cán nên dẫn đến tình trạng doanh nghiệp chiu tác động nhiều yếu tố như: giá nguyên nhiên vật liệu tăng, tác động khủng hoảng kinh tế khu vực Vì vậy, công tác lập thực kế hoạch gặp nhiều khó khăn dẫn đến số tiêu không đạt kế hoạch Do đó, công ty phải đẩy mạnh công tác dự báo Vì vậy, thực tế để có thông tin dự báo đầy đủ có đủ độ tin cậy hoạch định chiến lược xây dựng kế hoạch cụ thể thực hành kinh doanh người ta phải sử dụng nhiều phương pháp dự báo để bổ sung cho Chính để có tin cậy cho việc xây dựng kế hoạch từ kết dự báo, công ty cần áp dụng phương pháp sau: + Phương pháp chuyên gia: việc dự báo thông qua ý kiến chuyên gia cách sử dụng câu hỏi câu trả lời để tìm kết chung theo trình tự: công ty lập bảng hỏi đưa đến chuyên gia, thu thập trao đổi ý kiến trả lời chuyên gia, công ty lấy ý kiến thống từ chuyên gia để làm sở dự báo 37 + Phương pháp mô hình hoá: sở kế thừa sử dụng yếu tố phương pháp ngoại suy phương pháp chuyên gia Phương pháp mô hình hoá phản ánh chọn lọc thuộc tính đối tượng nghiên cứu Để đẩy mạnh công tác dự báo công ty cần phải lên kế hoạch thực đợt nghiên cứu, đánh giá thị trường khuyến khích phòng ban nghiên cứu với hỗ trợ nhân lực vật lực Ngoài công ty cần trọng bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán phòng thị trườn, trang bị phương tiện giúp cho cán nhân viên thực hoàn thành nhiệm vụ 3.3 Hoàn thiện công tác soạn lập hệ thống kế hoạch tác nghiệp Mỗi doanh nghiệp làm công tác kế hoạch hoá hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh, quản lý cách hiệu nguồn lực, đảm bảo thực chiến lược kinh doanh chọn: thực mục tiêu chiến lược, kiểm soát trình triển khai chiến lược Do đó, để thực mục tiêu chiến lược nói trên, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kế hoạch chức để đạo điều hành trình sản xuất kinh doanh Các kế hoạch phải có mối quan hệ thống mật thiết, đảm bảo phối hợp đồng có hiệu Các kế hoạch tác nghiệp Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ xây dựng chưa đầy đủ rời rạc Công ty có kế hoạch sản xuất kế hoạch tài mà chưa có kế hoạch marketing kế hoạch nhân Do cần thiết phải xây dựng hoàn thiện kế hoạch * Xây dựng kế hoạch Marketing: Xuất phát từ phân tích môi trường thị trường, người làm kế hoạch đề chiến lược lớn với mục tiêu trung ngắn hạn cho công ty, cho nhóm sản phẩm cụ thể, sau người ta xác định phương tiện cần thiết để thực mục tiêu trên, hành động cần thực hiện, đồng thời tính toán khoản thu nhập chi phí giúp cho việc thiết lập ngân sách cho phép thường xuyên kiểm tra việc thực kế hoạch Kế hoạch Marketing giữ vị trí trung gian lựa chọn sách chung doanh nghiệp nhiệm vụ tác nghiệp cụ thể cần thực hàng ngày Kế hoạch 38 mô tả chi tiết công ty làm để chiếm thị phần mong muốn, mô tả chi tiết chiến lược marketing phương pháp khuyến chiến lược hỗ trợ sử dụng Xác định rõ khách hàng truyền thống tìm kiếm khách hàng tiềm để phục vụ tốt cho đối tượng khách hàng 3.4 Công khai thảo luận góp ý Trong trình soạn lập kế hoạch cần có tham gia thành viên công ty Chính kế hoạch chức liên quan đến nên cần phải có tham gia phòng ban để đưa nhận xét, góp ý, bổ sung trình làm kế hoạch Và ý kiến cấp lãnh đạo mà phải có tham gia nhân viên công ty để có nhìn đầy đủ hoạt động doanh nghiệp từ đưa kế hoạch gần với thực tế 3.5 Hoàn thiện công tác triển khai kế hoạch Kế hoạch có vai trò to lớn hoạt động kinh doanh công ty Công tác kế hoạch không xây dựng mục tiêu cần đạt tới mà phải tổ chức thực kế hoạch cho có hiệu quả, đạt mục tiêu kế hoạch đề Công tác lập kế hoạch việc làm chủ quan người, phương án định thường dựa vào số liệu khứ, kinh nghiệm thân Do tất yếu có khoảng cách thực tế kế hoạch, điều cần phải điều chỉnh kịp thời Để kịp thời ứng phó với tình bất ngờ xảy trình hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có công tác theo dõi kiểm tra chặt chẽ Mặc dù công tác theo dõi, giám sát thực kế hoạch Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ thực thời gian qua, nhiên chưa có họp cần thiết để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến phát sinh không phù hợp Vì cần phải thường xuyên tổ chức họp báo cáo tình hình thực kế hoạch tìm nguyên nhân vấn đề phát sinh để có điều chỉnh tích cực nhằm hoàn thành kế hoạch đề 39 KẾT LUẬN Trong tổ chức hay Công ty nào, lập kế hoạch công việc đặc biệt quan trọng Nếu xem chiến lược mà tổ chức đặt đích, người ta có nhiều đường để tới đích kế hoạch hoạch định cách rõ ràng đường ngắn an toàn đưa tổ chức tới đích Đối với tổ chức nói chung vây tổ chức hành nhà nước, ý nghĩa nhấn mạnh Tuy nhiên, vấn đề có khó khăn định Lập kế hoạch công việc không khó khăn, phức tạp song đòi hỏi tư logic nhà quản lý, kỹ nằng tổng hợp thông tin tầm nhìn khái quát Bởi vậy, nâng cao kiến thức, kỹ lập kế hoạch trình dự báo, phân tích, đánh giá cho nhà quản lý cần thiết cấp bách để nước ta tiến nhanh, tiến xa đường công nghiệp hóa - đại hóa đất nước Đặc biệt, Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ điều cần thiết để đến hoàn thiện công tác lập kế hoạch cách tốt Cuối em xin chân thành cám ơn thầy cô giáo, Ban Giám đốc Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ phòng ban chức năng, đặc biệt Phòng Kế hoạch – tổ chức tận tình giúp đỡ tạo điều kiện để em hoàn thành tiểu luận Em xin chân thành cám ơn! 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản lý phát triển tổ chức doanh nghiệp – Học viện hành NXB Khoa học kĩ thuật 2010 Thiết kế tổ chức doanh nghiệp Việt Nam – NXB trị quốc gia Những vấn đề cốt yếu quản lý – Haronld Koontz, Cyril O’DOnnel, Heinz weihrich - NXB khoa học kĩ thuật Các thông tin, báo cáo Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 41 [...]... phù hợp với việc lập kế hoạch, Những nguyên tắc cơ bản của phương pháp phân tích chi phí lợi ích có thể ứng dụng vào công việc lập kế hoạch một cách thuận lợi 26 CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH IN DI CO - CHI NHÁNH CẦN THƠ 2.1 Giới thiệu tổng quan về Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 2.1.1 Thông tin chung - Tên Công ty: Công Ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ - Mã số thuế:... cầu 2.2 Lập kế hoạch trong Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 2.2.1 Quy trình lập kế hoạch tại Công ty 29 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình lập kế hoạch Tổng hợp số liệu Xây dựng kế hoạch Kế hoạch dự kiến Kế hoạch chính thức + Công tác xây dựng kế hoạch hàng năm của công ty: Vào cuối quý 4 hàng năm, công ty sẽ dựa vào những căn cứ của mình để tiến hành xây dựng dự thảo kế hoạch năm Để lập được kế hoạch, ... như cách thức thực hiện kế hoạch đảm bảo kinh doanh một cách có hiệu quả Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động điều chỉnh kế hoạch của công ty mới chỉ dừng lại ở việc điều chỉnh các nội dung của kế hoạch khi gặp các phát sinh 34 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH IN DI CO CHI NHÁNH CẦN THƠ 3.1 Xây dựng kế hoạch chi n lược cho công ty Kế hoạch chi n lược áp dụng cho... nghiệp Nếu kế hoạch lập ra quá thấp thì sẽ không khai thác hết tiềm năng, năng lực của công ty dẫn đến lãng phí nguồn lực Ngược lại, kế hoạch đặt ra quá cao dẫn đến việc công ty không hoàn thành được kế hoạch đề ra 2.3 Nội dung của lập kế hoạch trong Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ + Kế hoạch kinh doanh: Bảng 2.2 Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2015 I Tiêu thụ * Doanh số tiêu thụ Trong đó:... tiêu tổng thể cho tổ chức Các kế hoạch chi n lược liên quan tới mối quan hệ giữa con người trong tổ chức và giữa con người của tổ chức này với tổ chức kia 14 + Kế hoạch thực thi / hành động: là loại kế hoạch mà ở đó có sự chi tiết, cụ thể hóa của kế hoạch chi n lược và trình bày rõ tổ chức cần phải làm gì để có thể đạt được các chi n lược đó Loại kế hoạch này sẽ cụ thể các mục tiêu, công việc mà tổ chức. .. kiến kế hoạch vật tư tháng 01/2016 TT Tên vật tư Đơn Tồn kho Nhu cầu vị tháng tháng 12/2016 10/2014 Hàng về trong Đã có đ.hàng - Nhu tháng 01/2016 Dự hợp đồng Dự cầu Số kiến Số kiến lượng ngày lượng ngày về về 1 2 3 4 5 (Nguồn: Phòng tổ chức và điều hành kinh doanh) 2.4 Thực trạng triển khai công tác lập kế hoạch tại Công ty TNHH IN DI CO chi nhánh Cần Thơ 2.4.1 Công tác triển khai thực hiện kế hoạch. .. hình cụ thể của tổ chức để thay đổi bản kế 17 hoạch Việc lập kế hoạch cần có sự tham gia quản lý của người quản lý ở mọi cấp, việc lập kế hoạch cần có tổ chức 1.5.4 Nguyên tắc cân đối Một kế hoạch chi n lược cần phải khai thác được điểm mạnh mọi mặt của doanh nghiệp, đặc biệt là điểm mạnh về nguồn nhân lực Các kế hoạch đề ra cần đảm bảo được nhu cầu bên trong và bên ngoài tổ chức, kế hoạch đam bảo cho... triển khai kế hoạch tới các phòng ban, các bộ phận chức năng cụ thể nhằm hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch theo nhịp độ tháng, quý 2.4.2 Công tác theo dõi kiểm tra thực hiện kế hoạch Là một khâu quan trọng kết nối giữa việc thực hiện kế hoạch với điều chỉnh mục tiêu kế hoạch Công tác theo dõi, kiểm tra thực hiện kế hoạch tại công ty được tiến hành chặt chẽ Công ty luôn tổng hợp tình hình kinh doanh cho... trọng làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch tác nghiệp Thực tế là công tác xây dựng kế hoạch chi n lược không được công ty chú trọng Công ty chưa có kế hoạch chi n lược cụ thể mà chỉ dừng lại ở việc hình thành những tư tưởng, giải pháp mang tính chi n lược Do đó các kế hoạch tác nghiệp không có mục tiêu chi n lược cụ thể để định hướng Vì thế công ty chưa có một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, chưa đáp... phí cho tổ chức Nếu có thể xây dựng các kế hoạch càng linh hoạt, thì sự đe dọa thiệt hại gây ra do các tình huống chưa lường trước sẽ càng ít Tuy nhiên để lập một kế hoạch mang tính linh hoạt có thể phải tốn chi phí khá lớn, vì vậy, tổ chức cần lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực của tổ chức mình 1.5.6 Nguyên tắc đảm bảo cam kết Việc lập kế hoạch có logic bao gồm một thời kì trong tương lai, cần thiết