Nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện lý nhân

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ………………………………………………………………………….... Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ 1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ …………………………………8 1.1. Công tác văn thư và ý nghĩa công tác văn thư ………………………………..8 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư …………………………………………………8 1.1.2. Vị trí công tác văn thư ………………………………………………………8 1.1.3. Ý nghĩa công tác văn thư ……………………………………………………9 1.2. Công tác lưu trữ và ý nghĩa của công tác lưu trữ ……………………………10 1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ ……………………………………………..10 1.2.2 Ý nghĩa của công tác lưu trữ ………………………………………………. 10 Chương 2: Khái quát về cơ cấu tổ chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của U|BND huyện Lý Nhân ………………………………………………………………… 11 2. Giới thiệu đôi nét về UBND huyện Lý Nhân………………………………..11 2.1. Vài nét về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Lý Nhân 11 2.1.1. Tổ chức bộ máy …………………………………………………………… 11 2.1.2. Cơ cấu tổ chức ……………………………………………………………. 12 2.1.3. Vị trí và chức năng ………………………………………………………. ..12 2.1.4. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện ……………………………………13 2.2. Tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Lý Nhân ……………………………………………………………………………. 14 2.2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của UBND huyện Lý Nhân ………………………………………………………………………….. ………14 2.2.2. Yêu cầu về công tác văn thư ………………………………………………14 2.2.3. Nội dung của công tác văn thư ………………………………………….. 15 2.3. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ của UBND huyện Lý Nhân………………………………………………………………………………19 2.3.1. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ ……………………………………………. 19 2.3.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ……………………………………… 19 2.3.3. Nội dung của công tác lưu trữ …………………………………………… 19 Chương 3: Đánh giá hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lý Nhân và đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác …………………. 21 3. Đánh giá khái quát ………………………………………………………….. 21 3.1. Ưu điểm …………………………………………………………………….. 21 3.2. Nhược điểm ……………………………………………………………….. ..21 3.3. Ý kiến đóng góp ……………………………………………………………. 24 KẾT LUẬN …………………………………………………………………….. 27

KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ

NGUYỄN THỊ THẢO NHUNG

CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN

BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Hà Nội - 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi thực hiện

Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong luận văn chưa từng được công bố các nghiên cứu khác

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Sinh viên

Nguyễn Thị Thảo Nhung

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

………

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ 1 Cơ sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ ………8

1.1 Công tác văn thư và ý nghĩa công tác văn thư ……… 8

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư ………8

1.1.2 Vị trí công tác văn thư ………8

1.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư ………9

1.2 Công tác lưu trữ và ý nghĩa của công tác lưu trữ ………10

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ ……… 10

1.2.2 Ý nghĩa của công tác lưu trữ ……… 10

Chương 2: Khái quát về cơ cấu tổ chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của U|BND huyện Lý Nhân ……… 11

2 Giới thiệu đôi nét về UBND huyện Lý Nhân……… 11

2.1 Vài nét về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Lý Nhân 11 2.1.1 Tổ chức bộ máy ……… 11

2.1.2 Cơ cấu tổ chức ……… 12

2.1.3 Vị trí và chức năng ……… 12

2.1.4 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện ………13

2.2 Tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Lý Nhân ……… 14

2.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của UBND huyện Lý Nhân ……… ………14

2.2.2 Yêu cầu về công tác văn thư ………14

2.2.3 Nội dung của công tác văn thư ……… 15

2.3 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ của UBND huyện Lý Nhân………19

2.3.1 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ ……… 19

2.3.2 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ……… 19

2.3.3 Nội dung của công tác lưu trữ ……… 19

Chương 3: Đánh giá hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lý Nhân và đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác ……… 21

3 Đánh giá khái quát ……… 21

3.1 Ưu điểm ……… 21

3.2 Nhược điểm ……… 21

3.3 Ý kiến đóng góp ……… 24

KẾT LUẬN ……… 27

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong bất kì một cơ quan, doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động củamình cũng đều có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng

để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước;

để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghichép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờđều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư - lưu trữ để tập trung, quản lí đượcthống nhất và sử dụng có hiệu quả Do đó công tác văn thư – lưu trữ là một bộ phậnquan trọng giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểmcủa cơ quan

Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấpthiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà cònliên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức Làmtốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhữngquyết định quản lí Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ làmột bộ phận rất quan trọng không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ

cơ quan, đơn vị nào

Xuất phát từ những lý do trên, đề tài Nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ

tại UBND huyện Lý Nhân được đề xuất với mong muốn: Sự nhận thức rõ ràng về

công tác văn thư cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đốivới sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơquan Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong cáckhâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện cácthao tác, nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, từ đây chúng ta có thể khắc phục được những

lỗ hổng về kiến thức chuyên môn và chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ

2 Lịch sử nghiên cứu

Trên cở sở các bài báo cáo tốt nghiệp, khóa luận của các anh chị khóa trước

đã nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ trong các bài báo cáo đó đã đề cập đếnnhững vấn đề như: Cách bảo quản tài liệu, tình hình tổ chức quản lý tài liệu trongmột cơ quan, đơn vị … từ đó, em đã tiếp thu và nghiên cứu về công tác văn thư, lưutrữ của UBND huyện Lý Nhân để góp phần hoàn thiện kỹ năng nghiệp vụ trongquá trình thực hiện kỹ chuyên môn

3 Mục đích nghiên cứu

- Tìm hiểu chung về công tác văn thư – lưu trữ

- Tìm hiểu thực trạng của công tác văn thư - lưu trữ tại huyện Lý Nhân đểthấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị để nâng caohiệu quả công việc.

- Đánh giá thực trạng đề suất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng của công tác văn thư - lưu trữ tại UBND huyện Lý Nhân

4 Giả thiết nghiên cứu

- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp song các biện pháp nàyphải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau

- Hoạt động của UBND huyện Lý Nhân cần được tiếp tục đổi mới để gópphần thiết thực và hiệu quả hơn và hoạt động quản lí hành chính nhà nước vàUBND huyện

- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực của UBND huyện Lý Nhân được nâng caothì chất lược công tác văn thư – lưu trữ sẽ tốt hơn

5 Lịch sử nghiên cứu

Có thể khẳng định rằng công tác văn thư – lưu trữ là hoạt động khó khănphức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về vấn đề chuyên môn,cách quản lý, sắp sếp văn bản đi, văn bản đến

Nói đến công tác văn thư - lưu trữ đã có nhiều đề tài, công trình nghiên cứukhoa học về vấn đề này không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đề quantâm của các nhà khoa học và các nhà quản lý Một số công trình tiêu biểu về côngtác văn thư - lưu trữ tiêu biểu như sau:

Đề tài “Những cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan” Chủ nhiệm đề tài : CN Phạm Ngọc Dĩnh ; Các thành viên tham gia : PGS.TS.DươngVăn Khảm, CN.Nguyễn Hữu Thời, CN TrầnThị Phuong Trâm CN Trần Như Ngiêm

Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cáỉ cách nền hành chínhnhà nước” (2006);Chủ nhiệm đề tài : Ths.Ngyễn Thị Tâm.Các thành viên tham gia: Ths Nguyễn Trọng Biên , Ths Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CNNguyễn Thị Như Thuần

Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam “(2010);Chủ nhiệm

đề tài : CN Trần Quốc Thắng : Các thành viên tham gia : Ths Tiết Hồng Nga:Ths.Nguyễn Thị Chinh; CN Mai Thị Thu Hiền

Ngoài ra còn có rất nhiều tài liệu tham khảo khác

Là huyện thuộc tỉnh Hà Nam, công tác văn thư - lưu trữ ở huyện Lý Nhân đã

có nhiều tiến bộ, chuyển biến rõ rệt và mang những hiệu quả tích cực Thông qua

báo cáo hằng năm về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện nói riêng và toàntỉnh nói chung.

Những tài liệu trên là gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tôihoàn thành đề tài nghiên cứu”Công tác văn thư –luu trữ tại UBND huyện Lý Nhân”

6 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưutrữ, thực tiễn hoạt động văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lý Nhân Cụ thể là :

+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện LýNhân

+ Nghiên cứu tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ củaUBND huyện Lý Nhân

+ Phân tích đánh giá kết quả hoạt động công tác từ đó chỉ ra điểm mạnh, mặthạn chế

+ Đưa ra ý kiến đóng góp để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác vănthư - lưu trữ

- Phạm vi không gian: UBND huyện Lý Nhân

- Phạm vi thời gian: từ 2010 – 2014

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra khảo sát

- Ý nghĩa khoa học: đóng góp vào cơ sở lý luận cho công tác văn thư, lưu trữ

- Ý nghĩa thực tiễn: Những kết quả nghiên cứu và những dề xuất giải phápcủa đề tài sẽ góp phần hoàn thiện và nâng cao công tác làm văn thư, lưu trữ vànhững giải pháp đưa ra có tác dụng thiết thực đối với công tác làm văn thư, lưu trữtại UBND huyện Lý Nhân

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÊ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1 Cơ sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ

1.1 Công tác văn thư và ý nghĩa của công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư Nhưng có haikhuynh hướng đáng chú ý là:

- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy tờtrong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng này thì công tác văn thưbao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý quy trìnhchuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức

- Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bảntrong cơ quan tổ chức và quản lý trong các cơ quan đó Theo khuynh hướng này thìcông tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính xác hơn

Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản

phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giảiquyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, doanhnghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác văn thư

là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một bộ phận của quá trình xử lýthông tin

1.1.2 Vị trí công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được.Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước

Qua đó công tác văn thư cũng có những yêu cầu nhất định Xuất phát từ vaitrò vị trí, ý nghĩa, của công tác văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp choquản lý công việc nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin hoạt động củacác cơ quan được đầy đủ Từ đó , giúp cho văn phòng làm nhanh chóng công việccủa mình , giúp cho quá trình tham mưu lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn

Do đó công tác văn thư đòi hỏi những yêu cầu chặt chẽ sau ;

* Nhanh chóng : Trong bất kì một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh

chóng có ý nghĩa quyết định sự thành công của cơ quan Nhưng đối với công tácvăn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc hoạt động của cơquan Qúa trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động

của công tác văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh thì thông tin sẽ đến kịp thờivới các đơn vị giải quyết văn bản nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyếtcông việc của cơ quan.

* Chính xác : Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động văn

thư của cơ quan , tổ chức thì chính xác cũng không kép phần quan trọng Nội dungvăn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái vớicác văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đủ cácthành phần về thể thức do nhà nước quy định

* Bí mật: Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định

nên trong hoạt động của mình công tác văn thư đòi hỏi phải đảm bào yêu cầu bímật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn bí mật của nhà nước

1.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng

và quản lý Nhà nước Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiệnthiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả

Quan niệm đúng vè công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tácnày phát triển Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo quản lýđối với công tác văn thư cũng như không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó,điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong cơ quan tổ chức

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốtcông tác lưu trữ

1.2 Công tác lưu trữ và ý nghĩa của công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin Tất cảnhững văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liênquan đều phải được chuyển vào lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tàiliệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tácquản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội Vì thế công tác lưu trữ là một mắt xíchkhông thể t hiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước Ở nước ta công tác lưu trữthực hiện hai nhiệm vụ sau:

+ Thực hiện các nhệm vụ về quản lý lưu trữ

1.2.2 Ý nghĩa của công tác lưu trữ

Ý nghĩa lịch sử : Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cáchtrung thực khách quan quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các

sự kiện lịch sử quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử

Ý nghĩa thực tiễn : Nó phục vụ đắc lực trong việc thực hiện chủ trương chínhsách, phát triển kinh tế, văn hóa xã hội phục vụ nghiên cứu và công việc hàng ngàycủa mỗi cán bộ công chức nói riêng và toàn cơ quan nói chung

Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh tài liệu khách quan hoạt độngsáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghilại và phản ánh hoạt động của cá nhân cơ quan quốc gia trên các lĩnh vực

Chương 2:

KHÁI QUÁT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG, CHỨC NĂNG,

NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN

2 Giới thiệu đôi nét về UBND huyện Lý Nhân

Lý Nhân là một huyện thuộc tỉnh Hà Nam, nằm ở phía đông tỉnh Hà Nam,trên hữu ngạn sông Hồng, thuộc tọa độ 20o,35’ độ vĩ Bắc, 106,5 độ kinh Đông Phíabắc giáp với thành phố Hưng Yên (thành phố), phía đông bắc giáp huyện Tiên Lữ(đều thuộc tỉnh Hưng Yên) với sông hồng là ranh giới tự nhiên Phía Tây và TâyBắc giáp huyện Duy Tiên, với Sông Châu Giang làm đường phân ranh giới PhíaTây Nam và Nam tiếp giáp với huyện Bình Lục (cùng tỉnh) và phía Nam giáp vớihuyện Mỹ Lộc (tỉnh Nam Định), cùng với sông Châu Giang làm đường phân ranhgiới tự nhiên Ở phía Đông, đối diện với các huyện Hưng Hà và Vũ Thu thuộc tỉnhThái Bình nằm bên tả ngạn sông Hồng

2.1 Về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Lý Nhân

2.1.1 Tổ chức bộ máy

Thực hiện Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 14-02-2008 của Chính phủ vềviệc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận thị xã,thành phố và Đề án 333/ĐA-UBND ngày 14-3-2008 của UBND tỉnh Hà Nam vềviệc kiện toàn các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, UBND huyện

Lý Nhân đã kiện toàn tổ chức các cơ quan chuyên môn ổn định tổ chức bộ máy, bốtrí, sử dụng cán bộ, công chức và biên chế hợp lý nâng cao chất lượng hiệu quảhoàn thành tốt nhiệm vụ được giao UBND huyện gồm 12 phòng ban trực thuộc vớitổng số biên chế là 155 người, trong đó: quản lý nhà nước là 66 người, quản lý sựnghiệp là 33 người và hợp đồng 16 người

- Phòng Nội vụ: Tổng số 05 biên chế, trong đó 01 trưởng phòng, 01 phó

trưởng phòng, 03 cán bộ, công chức, viên chức

- Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội huyện Lý Nhân

Tổng số 07 biên chế, trong đó : 01 trưởng phòng và 01 phó trưởng phòng, 05cán bộ, công chức, viên chức

- Phòng Công thương huyện Lý Nhân

Tổng số 07 biên chế, trong đó: 01 trưởng phòng và 02 phó trưởng phòng, 04cán bộ, công chức, viên chức

- Phòng Văn hóa và Thông tin huyện Lý Nhân

Tổng số 13 biên chế, trong đó: 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 11cán bộ, công chức, viên chức.

- Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Lý Nhân

Tổng số 17 biên chế, trong đó: 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 14cán bộ, công chức, viên chức

- Phòng Y tế huyện Lý Nhân

Tổng số 06 biên chế trong đó: 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 03 cán

bộ, công chức, viên chức

- Văn phòng HĐND & UBND huyện Lý Nhân

Tổng số 18 biên chế, trong đó: 01 Chánh Văn phòng và 02 phó Chánh vănphòng, 15 cán bộ, công chức, viên chức

- Phòng Tư pháp huyện Lý Nhân

Tổng số 04 biên chế, trong đó: 01 Trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 02cán bộ, công chức, viên chức

- Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Lý Nhân

Tổng số 10 biên chế, trong đó : 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 07cán bộ, công chức, viên chức

- Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Lý Nhân

Tổng số 08 biên chế, trong đó 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng; 06 cán

bộ công chức, viên chức

- Thanh tra huyện Lý Nhân

Tổng số 04 biên chế, trong đó 01 Chánh Thanh tra; 01 Phó Chánh Thanh tra,

02 cán bộ, công chức, viên chức

- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Tổng số 10 biên chế, trong đó : 01 Trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 08cán bộ, công chức, viên chức

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từTrung ương tới cơ sở

- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan thammưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức nưng quản lý Nhà nước ởđịa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy bannhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thốngnhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương

- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự lãnh đạo,quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyênmôn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

2.1.4 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện

- Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kếhoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi đượcphê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý được giao

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việcthẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩmquyền của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của

Ủy ban nhân dân cấp huyện

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tếtập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bànthuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyênmôn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã)

- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thôngtin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của cơquan chuyên môn cấp huyện

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thựchiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và sở quản

lý ngành, lĩnh vực

- Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức, cánhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luât; giải quyết khiếu nại, tố cáo;phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của

Ủy ban nhân dân cấp huyện

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối vớicán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của cơ quanchuyên môn cấp huyện theo quy định của pháp luật, theo phân công của Ủy bannhân dân cấp huyện

- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của phápluật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hoặctheo quy định của pháp luật

2.2 Tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Lý Nhân

2.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của UBND huyện Lý Nhân 2.2.2 Yêu cầu về công tác văn thư

Công tác văn thư là bộ phận của công tác văn bản giấy tờ Do đó UBNDhuyện yêu cầu người làm công tác văn thư trong quá trình thực hiện cần đảm bảocác yêu cầu cơ bản sau đây:

+ Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất

nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản kịp thờigóp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan

+ Chính xác: tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản, ký

duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực hiện

+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề

thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của nhà nước Vì vậy trong quá trình tiếnhành xây dựng văn bản và cả tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ bí mật

+ Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền đến

việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy yêu cầu hiệnđại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiêu đề đảm bảo cho côngtác quản lý nói chung và cơ sở nói riêng