MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG: 4 CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ TRUNG ƯƠNG 4 1.1. Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ 4 1.1.1. Những khái niệm về công tác văn thư lưu trữ 4 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư : 5 1.1.3. Nội dung công tác văn thư : 6 1.2. Một số nét về Viện vệ sinh dịch tễ trung ương 7 1.2.1. Giới thiệu chung về viện vệ sinh dịch tễ trung ương 7 1.2.2. Chức năng: 9 1.2.3. Nhiệm vụ: 10 Tiểu kết: 14 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ TRUNG ƯƠNG 15 2.1. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại Viện vệ sinh dịch tễ trung ương 15 2.1.1. Điều kiện cơ sở vật chất của công tác văn thư trong Viện vệ sinh dịch tễ trung ương: 15 2.1.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 17 2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến: 18 2.1.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi: 20 2.1.5. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.1.6. Bảo quản và sử dụng con dấu. 24 2.2. Đánh giá về ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn thư của Viện vệ sinh dịch tễ trung ương 26 2.2.1. Ưu điểm 26 2.2.2. Nhược điểm 27 Tiểu Kết: 28 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ TRUNG ƯƠNG 29 KẾT LUẬN 31
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG: .4 CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ .4 TRUNG ƯƠNG 1.1 Một số vấn đề lí luận cơng tác văn thư lưu trữ 1.1.1 Những khái niệm công tác văn thư lưu trữ 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư : 1.1.3 Nội dung công tác văn thư : .6 1.2.Một số nét Viện vệ sinh dịch tễ trung ương .7 1.2.1.Giới thiệu chung viện vệ sinh dịch tễ trung ương 1.2.2.Chức năng: 1.2.3.Nhiệm vụ: Tiểu kết: 13 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ TRUNG ƯƠNG 15 2.1 Thực trạng tình hình cơng tác văn thư Viện vệ sinh dịch tễ trung ương 15 2.1.1 Điều kiện sở vật chất công tác văn thư Viện vệ sinh dịch tễ trung ương: 15 2.1.2 Công tác xây dựng ban hành văn 17 2.1.3 Công tác quản lý giải văn đến: .18 2.1.4 Công tác quản lý giải văn đi: 20 2.1.5 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 22 2.1.6 Bảo quản sử dụng dấu 24 2.2 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư Viện vệ sinh dịch tễ trung ương 26 2.2.1 Ưu điểm 26 2.2.2 Nhược điểm 27 Tiểu Kết: 28 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ TRUNG ƯƠNG .29 KẾT LUẬN 31 LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư lưu trữ năm trở lại trở thành yêu cầu có tính cấp thiết Bên cạnh việc phát triển kinh tế theo chế thị trường số quan quan tâm tới nghiệp vụ này, thấy tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ Bởi thực tốt công tác Văn thư-Lưu trữ mang lại hiệu không trước mắt mà cịn lâu dài Vì cơng tác Văn thư-lưu trữ thực chất văn chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà khơng có văn thay Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm "Ngày Lưu trữ Việt Nam" Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Công tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Ngày nay, trước u cầu nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng tác địi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Trong năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị giúp cho hoạt động đơn vị, ngành triển khai có kết nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì mà quan đơn vị cần có quan tâm đến công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ xác định nhiệm vụ bản, thực tốt cơng tác đảm bảo hồn thành tốt nhiệm vụ đơn vị đề góp phần đáng kể vào kết quản lý, điều hành cac tổ chưc quan Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ tổ chức quan nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương, tiền thân Viện Vi trùng học Việt Nam, Viện Nghiên cứu y - sinh học hình thành sau đất nước giành độc lập Viện Nghiên cứu y học đầu tiên, tham gia kháng chiến từ ngày đầu toàn quốc kháng chiến Hiện Viện Viện quốc gia lĩnh vực phòng chống dịch bệnh bệnh phổ biến, đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Y tế, có chức nhiệm vụ giao là: nghiên cứu dịch tễ học, vi sinh y học, miễn dịch học sinh học phân tử; nghiên cứu phát triển vắc xin chế phẩm sinh học dùng cho người; tư vấn đề xuất với Bộ Y tế chiến lược biện pháp y học dự phòng nhằm hạn chế toán bệnh dịch bệnh phổ biến (bao gồm bệnh lây không lây); tổ chức loại hình đào tạo cán chuyên ngành theo qui định, đạo triển khai thực số chương trình y tế quốc gia; đạo xây dựng nâng cao lực hoạt động chuyên ngành y tế dự phịng phân cơng phạm vi tồn quốc Công tác văn thư lưu trữ Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương có đóng góp tích cực góp phần khơng nhỏ để Viện có thành cơng hơm Tuy nhiên bên cạnh cịn số điểm bât cập , thiếu xót sai phạm ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, yếu trình độ chun mơn quản lý, lạc hậu sở vật chất kỹ thuật Vì tìm hiểu đổi nâng cao hiệu công tác Văn thư – lưu trữ hoạt động Viện vệ sinh dịch tễ trung ương việc quan trọng cần thiết Sau thời gian tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động công tác văn thư viện vệ sinh dịch tễ trung ương Em chọn đề tài : “ Công tác văn thư lưu trữ viện vệ sinh dịch tễ trung ương” NỘI DUNG: CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ TRUNG ƯƠNG 1.1 Một số vấn đề lí luận cơng tác văn thư lưu trữ 1.1.1 Những khái niệm công tác văn thư lưu trữ Công văn, giấy tờ phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước, việc làm công văn giấy tờ quản lý chúng hai công tác thiếu hoạt động Những hoạt động cần tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định pháp luật công tác văn thư, tức quy định tồn cơng việc quan quản lý hành Nhà nước xây dựng văn quản lý, giải văn hoạt động quản lý Trên sở văn quy phạm pháp luật Nhà nước quy định công tác văn thư, thầy cô trang bị nội dung bản, thao tác kỹ nghiệp vụ thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư, văn là: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 28 tháng năm 2001 Chính phủ cơng tác quản lý sử dụng dấu; - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ban hành ngày 18 tháng năm 2005 việc hướng dẫn quản lý giải văn văn đến; - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Văn phịng Chính phủ Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) mẫu trình bày văn bản… Quan điểm cơng tác văn thư theo nghĩa rộng (tức bao gồm xây dựng quản lý văn bản) nên áp dụng lúc, nơi Cách hiểu khẳng định công văn cục Lưu trữ Nhà nước số 55 - CV / TCCB ngày 01- - 1991 việc hướng dẫn thực Quyết định số 24 - CT Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo : “Cơng tác văn thư tồn q trình xây dựng ban hành văn bản, trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích cơng tác văn thư bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện soạn thảo, quản lý sử dụng theo nguyên tắc công tác văn thư phương tiện thiết yếu để bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu quả” 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư : + Vị trí: Cơng tác văn thư mặt gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan Như vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước quan + Ý nghĩa: Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Thực tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ + Yêu cầu công tác văn thư: Công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau : - Nhanh chóng: Quá trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn Do đó, xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn kịp thời góp phần giải nhanh cơng việc quan - Chính xác: Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc, không trái với văn qui phạm pháp luật có liên quan Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định Trình bày văn phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in Ên văn phải nội dung thảo phê duyệt - Bí mật: Trong q trình xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư, lùa chọn cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước - Hiện đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật đại.Vì đại hóa công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hóa cơng tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư thực trang thiết bị văn phịng 1.1.3 Nội dung cơng tác văn thư : • Công tác xây dựng ban hành văn bản: - Thảo văn - Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện thảo - Đánh máy - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày - Ký văn • Cơng tác quản lý giải văn đến: - Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn - Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến - Đăng ký văn đến - Chuyển giao văn đến - Giải quyết, theo dõi tiến độ giải văn đến • Cơng tác quản lý văn đi: - Kiểm tra thể thức - Trình ký - Ghi sổ, ngày tháng văn - Đóng dấu văn - Đăng ký văn - Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn - Sắp xếp bảo quản sử dụng văn lưu • Cơng tác quản lý sử dụng dấu: - Các loại dấu - Quản lý dấu - Sử dụng dấu - Bảo quản dấu • Cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: - Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ - Lập hồ sơ - Giao nộp hồ sơ 1.2 Một số nét Viện vệ sinh dịch tễ trung ương 1.2.1 Giới thiệu chung viện vệ sinh dịch tễ trung ương Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương, tiền thân Viện Vi trùng học Việt Nam, Viện Nghiên cứu y - sinh học hình thành sau đất nước giành độc lập Viện Nghiên cứu y học đầu tiên, tham gia kháng chiến từ ngày đầu toàn quốc kháng chiến Hiện Viện Viện quốc gia lĩnh vực phòng chống dịch bệnh bệnh phổ biến, đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Y tế, có chức nhiệm vụ giao là: nghiên cứu dịch tễ học, vi sinh y học, miễn dịch học sinh học phân tử; nghiên cứu phát triển vắc xin chế phẩm sinh học dùng cho người; tư vấn đề xuất với Bộ Y tế chiến lược biện pháp y học dự phòng nhằm hạn chế toán bệnh dịch bệnh phổ biến (bao gồm bệnh lây không lây); tổ chức loại hình đào tạo cán chuyên ngành theo qui định, đạo triển khai thực số chương trình y tế quốc gia; đạo xây dựng nâng cao lực hoạt động chuyên ngành y tế dự phịng phân cơng phạm vi tồn quốc 70 năm qua, với thay đổi lên đất nước, Viện không ngừng phát triển, lớn mạnh, có nhiều đóng góp cho nghiệp chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân Trải qua nhiều giai đoạn, nhiều chặng đường lịch sử, tập thể công chức, viên chức, người lao động Viện đoàn kết, kế thừa phát huy truyền thống hào hùng, vượt qua khó khăn, thử thách, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ Kể từ thành lập đến nay, nhiệm vụ trọng tâm Viện cơng - Ngoại giao liên hệ công tác cho Viện - Thường xuyên trực điện thoại - Quản lý đồ văn phòng phẩm cho Viện - Tiếp khách cần thiết - Nhận báo hàng ngày cho Viện 2.1.2 Công tác xây dựng ban hành văn • Soạn văn Việc ban hành, lưu hành văn thuộc chức nhiệm vụ Văn phòng nhằm đảm bảo trình hoạt động Viện vệ sinh dịch tễ trung ương Chánh Văn phịng Phó Văn phịng người trực tiếp đạo, đơn đốc q trình soạn thảo ban hành văn Cơng tác soạn thảo văn Văn phòng Viện vệ sinh dịch tễ trung ương đảm bảo đầy đủ thông tin thể thức, nội dung còng nh thẩm quyền ban hành Việc soạn thảo văn tiến hành theo trình tự bước sau: Bước Chuẩn bị thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu phạm vi đối tượng điều chỉnh văn Căn thẩm quyền ban hành để xây dựng thảo cho phù hợp Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao thủ trưởng phê duyệt; Bước Tiến hành thu thập thơng tin cần thiết có liên quan đến văn ban hành; Bước Căn vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước soạn thảo; Bước Tiến hành soạn thảo văn bản, soạn thảo người giao trách nhiệm soạn thảo vào đề cương để soạn Trong trình soạn thảo phải tổ chức xin ý kiến đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi văn bản; Bước Sửa chữa duyệt thảo: sau hoàn thành thảo, người soạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý ký duyệt Những văn liên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực phải giữ lại thảo để đơn vị trao đổi; 17 Bước Hoàn thiện văn bản: sau Chánh Văn phòng ký tắt vào thảo tức thảo duyệt Cán soạn văn hoàn thiện nội dung thể thức văn theo quy định pháp luật • Duyệt văn bản: Sau phận chuyên viên Văn phòng đơn vị thuộc văn phịng hồn thành thảo Chánh Văn phòng người xem xét phê duyệt trước xuống phịng đánh máy ban hành • Đánh máy văn bản: Đánh máy khâu nghiệp vụ thuộc cơng tác văn thư để hồn thành văn trước làm thủ tục phát hành Mọi văn sau Chánh Văn phòng duyệt chuyển xuống phòng máy để đánh máy Việc đánh máy thực theo quy định hình thức văn Song tồn số sai sót lỗi tả cách trình bày thể thức • Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Sau đánh máy xong cán soạn thảo người kiểm tra văn lần cuối, sau thơng qua phận Tư pháp thẩm định thể thức văn trước trình lãnh đạo cán tham mưu chịu trách nhiệm tính trung thực, khash quan nội dung văn • Ký văn Người ký văn Viện trưởng Phó viện trưởng, tùy theo việc lĩnh vực mà lựa chọn người ký cho phù hợp Khi Viện trưởng vắng mặt ủy quyền cho Phó viện trưởng ký 2.1.3 Công tác quản lý giải văn đến: Trong năm qua Viện vệ sinh dịch tễ trung ương nhận khối lượng văn tương đối lớn qua năm khác Tất văn đến phải qua vưn thư làm thủ tục phân phối theo quy định, văn đến đóng dấu “văn đến” đăng ký số thự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn để trình chánh phó văn phịng phân phối Văn phịng phân phối xong qua cho văn thư để vào máy tính 18 chuyển cho phận tổng hợp trình Ban lãnh đạo xử lý sau chuyển tiếp cho phịng ban chức Đối với văn bản, báo cáo nghiệp vụ phong văn thư chuyển trực tiếp cho phịng Bộ phận hành chính: nhân viên văn thư đầu mối tiếp nhận, phân loại chuyển giao loại văn bản, ghi số đến ngày đến sau vào sổ văn đến Đối với văn ghi “hoả tốc”, “thượng khẩn”, “mật”, lồi fax, điện tín nhân viên văn thư ghi rõ đến chuyển đến tay người nhận theo chế độ quản lý văn Văn gửi đích danh cá nhân chuyển trực tiếp cho người nhận để giải Các loại văn pháp quy, pháp lệnh, thị, nghị quyết… Lãnh đạo giao cho văn phòng gửi lưu trữ gốc văn thư phịng ban nghiệp vụ có liên quan theo quy định Những văn gửi đến không quy định không thuộc thẩm quyền xử lý Viện vệ sinh dịch tễ trung ương trả lại nơi gửi Khi nhận văn từ cấp chuyển xuống, từ đơn vị trực thuộc chuyển qua bước sau: - Bưu điện chuyển - Qua hệ thống văn mật - Trực tiếp ký nhận - Các đơn vị công tác Các bước quản lý văn đến sau: • Bước 1: Tổ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn quan, đơn vị gửi đếnViện • Bước 2: + Phân loại, đóng dấu văn đến Kiểm tra văn xem có gửi cho cơng ty khơng, nhầm phải gửi trả lại nơi gửi; Phân loại sơ theo loại hình văn (cơng văn, tài 19 liệu, sách báo), địa thẩm quyền nhận v.v + Đối với công văn mật: tham chiếu sang quy chế văn thư lưu trữ (QL07QC01) + Vào sổ đăng ký văn đến + Chuyển giao văn bản: - Đối với văn đến ghi rõ địa người nhận, đơn vị Tổ văn thư chuyển giao đến đơn vị để giải - Các văn gửi Viện, tổ Văn thư có trách nhiệm chuyển giao tới phịng Hợp tác quốc tế để trình Viện trưởng xem xét, phê duyệt • Bước 3: Các văn gửi Viện, phịng Hợp tác quốc tế có nhiệm vụ trình Viện trưởng • Bước 4: Viện trưởng xem xét, phê duyệt • Bước 5: Phịng Hợp tác quốc tế phô tô văn đến Viện trưởng phêduyệt, chuyển văn cho tổ Văn thư để chuyển giao cho đơn vị (phòngHợp tác quốc tế lưu 01 phô tô để theo dõi, sử dụng cần thiết, văn đến chuyển cho đơn vị chủ trì giải quyết, đơn vị phối hợp giải nhận phơ tơ) • Bước 6: + Các văn Viện trưởng phê duyệt, tổ Văn thư vào sổ chuyển giao tới đơn vị, công chức, viên chức giải + Các thông báo, văn đơn vị Viện gửi tới đơn vị vào sổ chuyển giao văn bản, chuyển giao tới đơn vị, công chức, viên chức giải • Bước 7: Đơn vị tiếp nhận, giải báo cáo lại Viện trưởng việc thực vănbản 2.1.4 Cơng tác quản lý giải văn đi: 20 Công văn Viện vệ sinh dịch tễ trung ương có số lượng tương đối lớn, thường Quyết định củaViện vệ sinh dịch tễ trung ương, báo cáo gửi Thành phố, thông báo, giấy mời văn chuyên môn phòng ban Các văn quy phạm pháp luật văn thông thường thực theo bước sau: • Bước 1: Đơn vị soạn thảo - Chọn loại hình văn bản: Cơng văn, Báo cáo, Tờ trình, Quyết định… (Phụ lục 01, 02, 03, 04, 05 QL07- QC01) - Trình bày thể thức văn + Nội dung văn bản: Nội dung phải xác, ngơn ngữ dễ hiểu, khơng dùng từ đa nghĩa • Bước 2: Trưởng (phó) đơn vị duyệt thảo ký nháy vào gốc văn duyệt • Bước 3: Tổ Văn thư kiểm tra thể thức văn theo mẫu quy định VIện vệ sinh dịch tễ trung ương • Bước 4: Văn tổ Văn thư kiểm tra thể thức chuyển lại cho đơn vị đểtrình ký Đơn vị phải trình ký 03 (01 gốc lưu Văn thư, 01 lưu tạihồ sơ cơng việc) • Bước 5: Phịng Hợp tác quốc tế có nhiệm vụ trình ký văn đơn vị • Bước 6: Ký văn Trước trình ký, Người làm văn thư người kiểm tra, rà soát lại văn xem đầy đủ nội dung hình thức chưa Việc trình ký cán văn thư, cán chun mơn soạn thảo văn thực - Viện trưởng thẩm quyền ký tất loại văn - Phó Viện trưởng ký thay (KT) Viện trưởng loại văn thuộc lĩnh vực Phó Viện trưởng phụ trách 21 • Bước 7: Các văn ký duyệt chuyển tới phòng Hành - Quản trị để hồn thiện thể thức văn - Đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Văn sau Viện trưởng ký phải quay phòng văn thư Ở cán văn thư làm công tác quản lý văn có nhiệm vụ xem xét lần tồn văn Xem chữ ký có thẩm quyền hay khơng Sau văn thư tiến hành ghi số ngày tháng cho văn Số đánh theo tên loại văn số 01 ngày đầu năm hết Ngày tháng văn ghi ngày làm thủ tục ban hành văn Sau ghi số ngày tháng, văn thư tiến hành khâu đóng dấu lên văn Dấu thành phần thiếu để chứng minh tính pháp lý chân thực văn Chính mà văn thư phải ý đóng dấu thẩm quyền chữ ký - Vào sổ đăng ký văn - Đối với văn mật vào sổ đăng ký văn riêng • Bước 8: Đơn vị hoàn thiện thủ tục trước gửi văn (điền đầy đủ thông tinngười gửi, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại đơn vị nhận văn bản…) Đối với văn mật phải gửi hai phong bì Phong bì bên văn mật phải dán kín 2.1.5 Cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu, vào lưu trữ quan khâu quan trọng thiếu công tác Văn thư Tổ chức, quản lý tốt văn giấy tờ quan thi việc tra tìm văn nahnh chóng, dễ dàng xác, đem lại hiệu cao công việc Viện vệ sinh dịch tễ trung ương Muốn làm không làm tốt khâu quản lý giải văn đi, văn đến mà công tác lập hồ sơ hành quan trọn Lập hồ 22 sơ hành khâu quan cuối công tác văn thư, thực hiên sau việc vấn đề, đề cập văn giải xong, lại khâu mở đầu cho công tác lưu trữ * Nội dung yêu cầu lập hồ sơ tài liệu - Nội dung việc lập hồ sơ + Mở hồ sơ dựa vào danh mục hồ sơ quan duyệt, cán bộ, chuyên viên tiến hành mở hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản bìa ,hồ sơ + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ + Kết thúc biên mục hồ sơ - Yêu cầu việc lập hồ sơ + Hồ sơ lập, phản ánh chức năng, nhiệm vụ phòng, ban nghiệp vụ quan Công ty đơn vị thành viên + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng + Hồ sơ biên mục đầy đủ xác * Thời hạn thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trưc Công ty Lưu trữ đơn vị - Thời hạn giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ công ty Lưu trữ đơn vị thành viên + Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ cơng việc kết thúc + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ cơng trình nghiệm thu thức + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfilm, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc + Trường hợp phòng cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến 23 hạn nộp lưu, phải lập danh mục gửi cho lưu trữ công ty/Lưu trữ đơn vị thành viên, thời hạn giữ lại không 02 năm - Thủ tục giao nộp tài liệu Khi giao nộp tài liệu,đã lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ Công ty bên 01 * Trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công ty/lưu trữ đơn vị - Viện trưởng đơn vị thành viên đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty Lưu trữ đơn vị thành viên - Thủ trưởng phịng Hành quản trị có nhiệm vụ: + Tham mưu cho Giám đốc Viện trưởng đơn vị thành viên việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty Lưu trữ đơn vị thành viên + Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu phịng thuộc quan Cơng ty đơn vị thành viên vào Lưu trữ Công ty Lưu trữ đơn vị thành viên - Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng đơn vị việc lập hồ sơ bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu phịng vào Lưu trữ Viện Lưu trữ đơn vị thành viên - Tất cán bộ, nhân viên quan Viện đơn vị thành viên giao giải cơng việc có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc làm + Các phòng cá nhân quan giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định + Mọi cán công nhân viên trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác bàn giao lại toàn hồ sơ, tài liệu cho đơn vị người kế nhiệm 2.1.6 Bảo quản sử dụng dấu Dấu thành phần thể thức thiếu văn để đảm bảo 24 tính hợp pháp chân thực cho văn Mẫu dấu Viện vệ sinh dịch tễ trung ương khắc theo quy định Nhà nước Dấu quan phải bảo mật nên việc quản lý sử dụng dấu phải thực theo quy định Nhà nước Đó giao trách nhiệm cho cán Văn thư cất giữ đóng lên văn giấy tờ Cán Văn thư Văn phòng Hành quản trị người chịu trách nhiệm trước pháp luật tình hình quản lý sử dụng dấu Con dấu Văn thư bảo quản sử dụng theo quy định Nhà nước văn sau: - Nghị định số 62/ CP ngày 22/ 9/ 1993 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu; - Thông tư số 32/ TT- LB Bộ Nội vụ Ban Tổ chức Cán Chính phủ ngày 30/ 12/ 1993 Hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/ CP; - Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP ngày 24/ 8/ 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Thông tư số 07/ 2002/ TTLT- BCA- BTCCBCP ngày 06/ 5/ 2002 Bộ Công an Ban Tổ chức cán Chính phủ việc hướng dẫn thực Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP; - Nghị định 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/ 4/ 2004 Chính phu Cơng tác Văn thư Cán Văn thư người cất giữ bảo quản dấu chặt chẽ, cẩn thận Dấu Viện vệ sinh dịch tễ trung ương nhiều, gồm đầy đủ loại dấu: dấu Quốc huy, dấu Văn phòng, dấu chức danh, dấu tên, dấu đến, dấu mức độ “ Mật”, “ Khẩn”… Dấu bảo quản tủ, đặc biệt với dấu quan trọng có Văn thư có quyền cầm chía khố vệ sinh dấu Chánh Văn phòng đạo Văn thư người trực tiếp đóng dấu lên văn giấy tờ, không đưa dấu khác giao cho người khác giữ Dấu đóng lên văn có chữ ký người có thẩm quyền, 25 khơng đóng dấu khống, đóng lên giấy trắng giấy tờ chưa hợp lệ Nhìn chung, tình hình quản lý sử dụng dấu Viện vệ sinh dịch tễ trung ương tốt Thực theo quy định chung Nhà nước quy chế Văn phòng Cán Văn thư nắm rõ trách nhiệm công tác bảo quản sử dụng dấu Vì mà dấu ln bảo mật, vệ sinh Việc đóng dấu lên văn ln xác đảm bảo tính quyền lực quan Là quan lớn, văn đến hàng ngày nhiều Để giúp cán văn thư thực đóng dấu nhanh chóng, đẹp thuận tiện Viện vệ sinh dịch tễ trung ương trang bị hệ thống dấu xuống mực tự động cho loại dấu: chức danh Viện trưởng, Phó viện trưởng, Chánh Phó Văn phịng Qua việc thực quy định quản lý sử dụng dấu Văn phịng hành quản trị Viện vệ sinh dịch tễ trung ươngđã góp phần cho hoạt động hành chính, việc ban hành giải văn Viện vệ sinh dịch tễ trung ươngcó hiệu 2.2 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư Viện vệ sinh dịch tễ trung ương 2.2.1 Ưu điểm Nhìn chung cơng tác văn thư củaViện vệ sinh dịch tễ trung ương diễn theo quy trình chặt chẽ theo quy định Nhà nước, đảm báo cho hoạt động liên tục quan, cung cấp thông tin nhanh chóng, xác đầy đủ tạo điều kiện Lãnh đạo Báo đưa định xác, kịp thời góp phần tạo nên thành công củaViện vệ sinh dịch tễ trung ương Với khối lượng văn đến, văn lớn Phịng làm tốt nhiệm vụ việc xếp, phân loại, xử lý Các thao tác xử lý đựơc nhân viên làm chuyên nghiệp Về sở vật chất kỹ thuật: Công tác văn thư làm tảng sở vật chất tương đối đại Hiện Phòng dùng phầm mềm ứng dụng chuyên để phục vụ cho công tác văn thư phầm mềm ngày đổi cho phù hợp với xu đổi Cùng với hệ 26 thống máy tính nối mạng internet, nhân viên phịng dễ dàng truy cập thơng tin cách nhânh chóng, tạo tiền đề để nâng cao hiệu công việc Đội ngũ cán bộ, nhân viên: Các cán nhân viên làm công tác văn thư, hầu hết người độ tuổi trẻ, hầu hết người số có trình độ đại học sau đại học Sự kết hợp sức trẻ, lịng nhiệt huyết, tình u nghề đem lại cho họ lịng tin cơng việc tập thể cán nhân viên Phòng sức phấn đấu cho cơng việc văn thư ngày tốt xa phát triển Viện vệ sinh dịch tễ trung ương Sự quan tâm Lãnh đạoViện vệ sinh dịch tễ trung ương: công tác văn thư quan tâm, đạo, hướng dẫn Lãnh đạo Viện nên nhân viên thực tốt nhiệm vụ Ngoài chế độ hưởng lương theo quy định quan, lãnh đạo Viện quan tâm đến chế độ khen thưởng cho nhân viên họ làm tốt công việc.sụ quan tâm Lãnh đạo, khích thích tinh thần sáng tạo tập thể nhân viên làm cơng tác văn thư nói riêng tập thể cácnhân viên Báo nói chung 2.2.2 Nhược điểm Mọi văn văn đến , văn nội Viện vệ sinh dịch tễ trung ương chưa tập trung hoàn toàn đầu mối phận văn thư Viện,tình trạng văn chưa qua văn thư để đăng ký xảy nhiều phòng, ban mang văn trực tiếp cho Lãnh đạo ký mà không cần qua văn thư Do Phịng khơng quản lý hết văn Việc gửi văn nhiều trường hợp cịn chậm, văn gửi ngồi quan đơi cịn lạc địa chỉ, điều gây khó khăn cơng việc chung Báo Về cơng tác quản lý sử dụng dấu: trường hợp khẩn cấp nhân viên phòng khác phịng tự lấy dấu đóng vào văn phịng mình, mà khơng cần phải qua nhân viên văn thư Phòng Tổng hợp, việc dẫn đến dấu đóng chưa thể thức Cơng tác lập hồ sơ văn thư nhiều hạn chế là: cán 27 khơng tự giác lập Hồ sơ khâu văn thư mà để tài liệu tình trạng lộn xộn, bó gói nép thẳng lên lưu trữ Mặt khác quan khơng có bảng danh mục hồ sơ, nên cán quan không chủ động việc lập hồ sơ theo quy định cách khoa học hợp lý Cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ chưa đồng bộ, hệ thống máy tính cũ, hệ thống mạng internet tốc độ truyền chậm gây thời gian cho việc truyền nhận thông tin, khai thác liệu có mạng thao tác nghiệp vụ văn thư máy Đội ngũ nhân viên văn thư có trình độ, có sức trẻ hầu hết họ chưa có kinh nghiệm nhiều công tác văn thư, chưa đào tạo chuyên ngành văn thư nghiệp vụ hành văn phịng Do với khối lượng công việc ngày tăng lên, văn đến, ngày nhiều áp lực cơng việc lớn nhân viên Việc phân công công việc cá nhân nhân viên nhiều chưa rõ ràng, chưa có quy chế quy định cụ thể quy định phải làm chịu trách nhiệm với nào? chủ yếu thực công việc hỗ trợ mối quan hệ đồng nghiệp, cá nhân Tiểu Kết: Nhìn chung cơng tác văn thư Viện vệ sinh dịch tễ trung ương diễn theo quy trình chặt chẽ theo quy định Nhà nước tổ chức điều kiện sở vật chất công tác văn thư Viện vệ sinh dịch tễ trung ương, công tác ban hành văn bản, công tác tổ chức giải văn văn đến, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan, công tác bảo quản sử dụng dấu Về đội ngũ nhân viên sở vật chất đầu tư Tuy nhiên có mặt hạn chế sở vật chất đủ chưa đồng bộ, việc gửi văn cịn chậm, cơng tác lập hồ sơ cịn nhiều hạn chế,… 28 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ TRUNG ƯƠNG Em xin đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Viện vệ sinh dịch tễ trung ương sau: • Về mặt nhân lực: Về phía cá nhân : Cán văn thư người quan tín nhiệm giao cho nhiệm vụ tiếp nhận văn đến, gửi văn đi, quản lý loại văn giấy tờ, Hồ sơ tài liệu, loại co dấu loại trang thiết bị cơng tác hàng ngày ngồi đức tính cơng chức Nhà nước phải có đặc thù cơng việc nên cán văn thư cần có ý thức tự rèn luyện tính cẩn thận, nghiêm túc, giữ gìn bí mật, tính cần cù, chịu khó đặc biệt phải có tinh thần trách nhiệm cao thường xuyên trau dồi tri thức, nghiệp vơ Về phía quan: Thường xuyên tổ chức buổi họp để tổng kết đạt chưa đạt quan nói chung cá nhân nói riêng để từ rút kinh nghiệm, tổ chức khố đào tạo nghiệp vụ hành văn phịng văn thư nhằm làm nâng cao nghiệp vụ, bồi dưỡng tư tưởng cho cán văn thư • Về sở vật chất trang thiết kỹ thuật Trong điều kiện việc hồn thiện cơng tác văn thư đạt kết sử dụng phương tiện kỹ thuật tương ứng Do đại hố phận cấu thành khơng thể thiếu hồn thiện cơng tác văn thư Để đại hố cơng tác văn thư, áp dụng số phương tiện kỹ thuật với nhóm sau: Các phương tiện làm văn bản: cần trang bị cho nhân viên người máy vi tính có cài đặt chương trình phần mềm quản lý văn bản, trang bị thêm máy ghi âm văn phòng để ghi lại điện báo qua điện thoại, nói chuyện qua điện thoại đường dài 29 Các phương tiện in tài liệu: Nên trang bị thêm máy in đảm bảo thời gian ngắn in số lượng lớn văn mà đẹp Các phương tiện xử lý tài liệu: Nên trang bị thêm máy huỷ tài liệu để cắt tài liệu thành dải nhỏ đến mức khôi phục lại nội dung tài liệu để tránh nhầm lẫn với văn giá trị Các phương tiện báo hiệu thông tin Văn phòng: Trang bị cho nhân viên máy điện thoại để tránh tình trạng cần gặp người người phải chạy đi, chạy lại lộn xộn phịng làm việc, lắp đặt máy nhắn tin để gọi người cán khu vực quan đến máy điện thoại gần • Tổ chức phòng làm việc cán văn thư Để góp phần làm tốt cơng tác văn thư khơng ngừng đưa công tác văn thư vào nề nếp việc tổ chức tốt khâu nghiệp vụ,trang bị đầy đủ sở vật chất kỹ thuật phải tổ chức hợp lý, khoa học nơi làm việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc hàng ngày cán văn thư Bố trí nơi làm việc cán văn thư: Phòng làm việc cán văn thư cần bố trí nơi thuận tiện cho việc liên hệ trao đổi công tác, để tránh kẻ gian lọt vào phòng cần quy định người đến giao dịch không vào chỗ làm việc, cần có vách ngăn cách chỗ làm việc cán văn thư, phòng làm việc cán văn thư mở thêm cửa sau để cán văn thư vào, cửa trước dành cho khách đến giao dịch Tổ chức Phòng làm việc: Cần bố trí đủ bàn làm việc, ánh sáng, có đầy đủ phương tiện làmviệc, bàn dập ghim, dao kéo, cặp sắt, bìa hồ sơ, giá, tủ đựng hồ sơ… • Về quan tâm Lãnh đạo Viện Lãnh đạo Viện cần quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần cán nhân viên làm công tác văn thư thường xuyên tổ chức đợt thăm quan, nghỉ mát, tổ chức nhiều phong trào thể thao văn nghệ để tăng cường mối giao lưu phịng, ban quan, có chế độ thưởng người có thành tích tốt, tính sáng tạo cơng việc đồng thời phải nghiêm khắc kiểm điểm phê bình cá nhân vi phạm quy chế quan 30 KẾT LUẬN Qua tìm hiểu thực tế cơng tác văn thư Viện vệ sinh dịch tễ trung ương, em nhận thấy cơng tác Văn thư – Lưu trữ có vị trí khơng thể thiếu cơng tác quản lý điều hành hoạt động ban lãnh đạo Văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực giúp cho việc định Viện, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí cơng sức tài sản Viện Công tác văn thư góp phần khơng nhỏ cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, có suất chất lượng Cơng tác văn thư có trách nhiệm giúp cho thủ trưởng quan theo dõi, đối chiếu kết xử lý văn với báo cáo thống kê hàng tuần văn phòng, cập nhật đầy đủ văn đến, văn quan Công tác văn thư quan góp phần quan trọng hoạt động văn phịng Tuy nhiên cịn số thiếu sót tránh khỏi Viện vệ sinh dịch tễ trung ương dần hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư theo xu hướng lên Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ Ban Lãnh đạo Viện cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng, áp dụng thành tựu khoa học, kỹ thuật vào công tác Văn thư – Lưu trữ cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện Viện Đối với cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức chun mơn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc Từ cơng tác văn thư lưu trưc Viện vệ sinh dịch tễ trung ương giúp em hiểu thực tiễn hoạt động công tác văn thư Qua giúp em phần hiểu tầm quan trọng công tác văn thư tổ chức quan Công tác văn thư hoạt động khơng thể thiếu được, đóng góp phần cho ban lãnh đạo Viện giúp cho Viện sớm hoàn thiện để nâng cao hiệu hoạt động 31