Thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại công ty cổ phần phi khoa

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Chuyên đề tốt nghiệp, với đề tài “Thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa”, là kết quả tìm hiểu và nghiên cứu của riêng em, dưới sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Đăng Việt. Các số liệu và kết quả nêu trong bài tiểu luận là trung thực. Các thông tin trong bài tiểu luận đã được chỉ rõ nguồn gốc. MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN 5 LỜI MỞ ĐẦU 6 1. Lý do lựa chọn đề tài 6 2. Lịch sử nghiên cứu 6 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 7 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 7 5. Các phương pháp nghiên cứu 7 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 8 7. Cấu trúc của đề tài 8 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA 9 1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty cổ phần Phi Khoa 9 1.1. Thông tin chung về Công ty 9 1.2. Cơ cấu tổ chức 10 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ phần Phi Khoa 13 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 13 2.2. Sơ đồ bố trí các phòng, ban của Công ty 15 3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty 15 4. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành của Công ty 18 5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty 24 5.1. Nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 24 5.2. Bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 24 PHẦN II. PHẦN NỘI DUNG 28 CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI DOANH NGHIỆP 28 1.1. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của công sở 28 1.1.1. Khái niệm 28 1.1.2. Đặc điểm của công sở hành chính 29 1.1.3. Nhiệm vụ của công sở hành chính 29 1.2. Văn hoá tổ chức 29 1.2.1. Văn hoá 30 1.2.2. Văn hoá tổ chức 30 1.3. Văn hoá công sở 30 1.3.1. Khái niệm văn hoá công sở 30 1.3.2. Những yếu tố của văn hóa công sở 32 1.3.2.1. Hệ thống các giá trị 32 1.3.2.2. Đạo đức của cán bộ công chức 33 1.3.2.3. Tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động công vụ 34 1.3.2.4. Giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức trong công sở 34 1.3.2.5. Phương pháp, cách thức quản lý, phong cách tổ chức điều hành, mối quan hệ, lề lối làm việc 34 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA 36 2.1. Về qui chế làm việc và việc thực hiện qui chế làm việc nơi công sở 36 2.2. Về thời gian làm việc và việc sử dụng thời gian làm việc 36 2.3. Về cách bài trí công sở và nơi làm việc 37 2.4. Về trang phục, lễ phục 37 2.5. Về giao tiếp, ứng xử, quan hệ trong công sở 38 2.5.1. Về cách xưng hô trong công sở 38 2.5.2. Về thái độ ứng xử 38 2.5.3. Về quan hệ đồng nghiệp 38 2.6. Về môi trường làm việc 39 2.7. Một số ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân 39 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA 41 3.1. Thường xuyên tổng kết, đánh giá thực tiễn về văn hoá công sở trong Công ty 41 3.2. Tăng cường cở sở vật chất, kỹ thuật và tài chính cho việc thực hiện văn hoá công sở tại Công ty 42 3.3. Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục ý thức thực hiện văn hoá công sở cho cán bộ tại Công ty 42 KẾT LUẬN 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 LỜI CÁM ƠN Trong thời gian thực tập em đã tìm hiểu được rõ hơn một số vấn đề thực tế về thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại doanh nghiệp. Điều đó làm cho kiến thức của em dần được củng cố hơn. Trong khi thời gian học ở trường là tương đối ít. Nhưng những kiến thức lý thuyết cũng là nền tảng phục vụ lâu dài cho quá trình học tập, nghiên cứu và làm việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc Công ty cổ phần Phi Khoa đã tạo điều kiện cho em được làm việc và học hỏi trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn người trực tiếp chỉ dẫn chúng em trong suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn các thầy cô trong khoa động lực, các thầy cô của trường Đại học nội vụ Hà Nội đã giảng dạy nền tảng cho em suốt những năm qua. Bài báo cáo thực tập là một số kiến thức nhỏ em học hỏi trong quá trình làm việc. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Xuất phát từ bản chất của Nhà nước ta và từ mục đích chung của cả chương trình tổng thể cải cách hành chính, vấn đề xây dựng văn hóa công sở đã được đặt ra trong giai đoạn cải cách hành chính từ năm 2010 – 2015. Thực chất của việc xây dựng văn hóa công sở là công khai, minh bạch về thủ tục trong giải quyết các công việc cho các tổ chức, công dân, cũng như về các quy định quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ; xây dựng lề lối, mối quan hệ làm việc thật sự khoa học, hiệu quả, thiết thực nhằm bảo đảm kỷ cương, kỷ luật trong cơ quan nhà nước; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở (thực hành dân chủ) nhằm phát huy tính chủ động, tích cực, sự tương trợ, đồng thuận và trách nhiệm của mọi cán bộ, công chức. Xây dựng văn hóa công sở là nhằm đáp ứng yêu cầu chung của cán bộ, công chức: mong muốn được làm việc, được đánh giá, đãi ngộ và phát triển trong môi trường dân chủ, công bằng theo tinh thần Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Không sợ thiếu mà chỉ sợ không công bằng”. Mặt khác xây dựng văn hóa công sở là một đòi hỏi khách quan đối với Nhà nước trong điều kiện nước ta tham gia hội nhập kinh tế quốc tế. Xây dựng văn hóa công sở còn nhằm khắc phục các thói tệ quan liêu, lộng quyền, cửa quyền, gia trưởng, đặc quyền, đặc lợi, thành kiến, chụp mũ, trù dập người trung thực, thẳng thắn. Thông qua đó khơi dậy ở người cán bộ, công chức tinh thần yêu nước, ý thức trách nhiệm xã hội và thái độ trung thực, dũng cảm, kiên quyết đấu tranh bảo vệ công lý, lẽ phải, bảo vệ lợi ích của Nhà nước. Đó chính là nền tảng giúp cho công tác thanh tra, kiểm tra từ trong nội bộ cũng như từ trên xuống đối với các cơ quan nhà về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tham nhũng cũng như các sai phạm khác đạt được hiệu quả thiết thực. 2. Lịch sử nghiên cứu Văn hoá công sở, nói một cách khái quát là các hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ của mình với người khác. Văn hoá công sở bao gồm cả những quy định chính thức, được ghi nhận thành văn bản của một Công ty và những quy định bất thành văn. Do vậy, đây là một vấn đề mà các nhà khoa học, các nhà văn hoá và các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Lĩnh vực này đã có một số công trình khoa học đã được đăng tải trên các giáo trình, sánh chuyên khảo, luận văn, tạp chí. Chuyên đề nêu ra những thực trạng kế thừa các bài nghiên cứu trước nhằm hoàn thiện thực trạng văn hóa công sở. 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa về phương diện lý luận và thực tiễn. Phạm vi nghiên cứu. + Không gian: Thực tiễn của việc xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa. + Thời gian: Khảo sát thực tế tại Công ty từ ngày 16072016 đến 16092016. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn của việc xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa. Từ đó đưa ra những quan điểm và giải pháp để nâng cao văn hoá công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa đạt hiệu quả cao đáp ứng yêu cầu thiết yếu của Công ty. Để đạt được mục tiêu trên, chuyên đề có các nhiệm vụ sau đây: Làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa; Phân tích, đánh giá và thực tiễn của việc xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa; Trên cơ sở quá trình phân tích, đánh giá thực trạng đó đề xuất những giải pháp để nâng cao văn hoá công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa. 5. Các phương pháp nghiên cứu Phương pháp quan sát thực tiễn Phương pháp phân tích. Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử; phương pháp lịch sử; đồng thời có sử dụng tổng hợp các phương pháp phân tích tổng hợp; phương pháp so sánh; lấy mẫu, phỏng vấn khảo sát thực tế trong quá trình giải quyết những vẫn đề đặt ra của chuyên đề. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Chuyên đề góp phần đánh giá xây dựng thực tiễn về văn hoá công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa, tạo thêm nguồn dữ liệu thực tiễn làm cơ sở cho việc hoạch định những chính sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những hạn chế về văn hoá công sở trong Công ty. Kết quả nghiên cứu có thể trở thành tài liệu tham khảo cho văn hoá công sở tại Công ty. 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận chuyên đề thực tập được chia thành 02 phần và 03 chương: Phần 1. Khảo sát công tác văn phòng của Công ty cổ phần Phi Khoa. Phần 2. Phần nội dung: + Chương 1. Những lý luận chung về xây dựng văn hóa công sở tại doanh nghiệp. + Chương 2. Thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa. + Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa. PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA 1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty cổ phần Phi Khoa 1.1. Thông tin chung về Công ty Tên Công ty: Công ty cổ phần Phi Khoa Tên giao dịch: PHI KHOA CORP Mã số thuế: 0304506905 Địa chỉ: 149B Trương Định, Phường 9, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật: Trương Đình Thạc Ngày cấp giấy phép: 27072006 Ngày hoạt động: 01092006 (Đã hoạt động 10 năm) Điện thoại: 0838112209 0838110786 Ngành nghề kinh doanh chính: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động. 1.2. Cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Phi Khoa Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán Trung tâm lữ hành quốc tế Phòng kinh doanh Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phó giám đốc 3 Khách sạn 1 Khách sạn 2 Quản lý nhà hàng 1 6 Trung tâm CNTT Xây dựng cơ bản Các kiốt bán hàng Cắt tóc gội đầu Bar karaoke Trung tâm thương mại Cửa hàng lưu niệm Trung tâm vật lý trị liệu (Nguồn : Phòng nhân sự)  Chức năng và nhiệm vụ: Để tồn tại và phát triển, Công ty cổ phần Phi Khoa đã phải luôn thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp với tình hình kinh tế. Hiện nay công ty có một cơ cấu tổ chức theo mô hình quản lý chức năng. Bộ phận điều hành: Ban giám đốc bao gồm 1 giám đốc công ty và 3 phó giám đốc chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty. Trong đó giám đốc là người đứng đầu công ty, đề ra và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh, thực hiện kế hoạch kinh doanh của khách sạn, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của công ty. Giúp việc cho giám đốc là 3 phó giám đốc chịu trách nhiệm theo dõi kiểm tra đôn đốc thực hiện nội quy, quy chế, thi đua … của công ty, giúp giám đốc theo dõi mua sắm đầu tư các thiết bị, các công tác đầu tư liên doanh liên kết… Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổ chức sắp xếp cán bộ, công nhân viên trong công ty, giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm y tế, các chế độ khen thưởng, kỷ luật, công tác tuyển dụng cho công ty và các chế độ khác cho công nhân viên. Phòng kế hoạch nghiệp vụ: Có chức năng lập kế hoạch kinh doanh tham mưu cho giám đốc, xây dựng các kế hoạch kinh doanh hàng năm, xây dựng các chỉ tiêu, định mức chi phí … và giao cho cho các bộ phận thực hiện, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch thực hiện tại các bộ phận, cung ứng vật tư hàng hoá thiết bị của công ty Phòng kế toán thu ngân: Chịu trách nhiệm quản lý tiền vốn và tài sản của công ty, tổ chức hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn công ty đúng với chế độ kế toán hiện hành của nhà nước. Bộ phận lễ tân: Là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của khách sạn, là trung tâm đầu mối của khách sạn, là bộ phận thường xuyên và là nơi đầu tiên tiếp xúc với khách hàng do đó có ảnh hưởng rất lớn đến sự cảm nhận đầu tiên của khách. Tại đây diễn ra hoạt động đặt phòng, đăng ký giữ phòng, trao đổi thông tin, cung cấp thông tin về nhà buồng, giá phòng cho khách hàng; chuyển phát thông tin đến các bộ phận khác trong khách sạn, là người đại diện cho khách sạn trong việc quan hệ với khách hàng, mở rộng các mối quan hệ liên doanh liên kết, hợp tác kinh doanh. Lễ tân cũng là nơi nắm rõ các thông tin về khách và giải quyết các phàn nàn thắc mắc của khách hàng. Bộ phận buồng: Thực hiện chức năng kinh doanh buồng ngủ. Chịu trách nhiệm chăm lo nơi nghỉ ngơi cho khách trong suốt thời gian khách lưu trú tại khách sạn, tiếp đón khách ân cần nhiệt tình. Quản lý phòng về mặt vệ sinh, trang thiết bị, quản lý khách, cung cấp các dịch vụ phòng cho khách. Dọn phòng vệ sinh hàng ngày, thay và bổ xung các thiết bị cần thiết theo tiêu chuẩn của khách sạn và loại buồng khách đang thuê. Giải quyết các phàn nàn thắc mắc của khách trong phạm vi của bộ phận Bộ phận bàn, bếp: Phục vụ nhu cầu ăn uống của khách, phục vụ các buổi tiệc liên hoan, hội nghị, hội thảo theo theo yêu cầu của khách theo khảc năng phục vụ; xây dựng thực đơn, tổ chức mua, bán và nhập kho thực phẩm … Bộ phận giặt là: Làm nhiệm vụ giặt là cho khách khi khách có yêu cầu; đáp ứng yêu cầu giặt là của các bộ phận khác trong khách sạn. Bộ phận bảo dưỡng: Chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng những tài sản, thiết bị của công ty, các trang thiết bị trong phòng của khách sạn, cung cấp các điều kiện kỹ thuật cần thiết để khách sạn hoạt động bình thường. Bộ phận bảo vệ: Chịu trách nhiệm về tài sản của khách hàng, tài sản của khách sạn, đảm bảo an toàn trật tự an ninh cho khách sạn. Bộ phận các dịch vụ bổ xung: Bộ phận này có nhiệm vụ đáp ứng các nhu cầu bổ xung của khách như: massage, cho thuê phòng hội thảo hội nghị, thể thao … Trung tâm lữ hành: Khai thác thị trường khách trong nước và ngoài nước, tìm kiếm nguồn khách cho khách sạn. Đồng thời tổ chức thực hiện các tour du lịch trong nước và nước ngoài. Thực hiện việc tìm hiểu thị trường khách, quảng bá và giới thiệu sản phẩm của công ty với khách hàng, các đại lý lữ hành… Trung tâm công nghệ thông tin: Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa hướng dẫn sử dụng các thiết bị điện tử, viễn thông, hệ thống điện thoại, tổng đài, internet… cung cấp cho khách hàng. Nghiên cứu ứng dụng, phát triển mạnh công nghệ tin trong kinh doanh khách sạn … 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ phần Phi Khoa 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng  Cơ cấu tổ chức của văn phòng:  Chức năng, nhiệm vụ: Với cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng này đã đảm bảo được các yêu tố của một phòng Hành chính tổ chức về: Tính tinh gọn: với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của phòng Hành chính tổ chức như hiện nay đã tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi sát hơn trong việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện cho các nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Tính hiệu lực: với cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng đảm bảo tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng tạo được sự thống nhất mệnh lệnh, trách nhiệm rõ ràng trong tổ chưc. Tính linh hoạt: Phòng hành chính tổ chức với cơ cấu tổ chức linh hoạt đã luôn nắm bắt và ứng phó kịp thời trước các diễn biến của thị trường cùng với sự thay đổi của các yếu tố chính trị, xã hội, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho Ban giám đốc trong hoạt động quản lý và điều hành công ty. Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo chung toàn bộ các hoạt động của phòng. Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm chức vụ Trưởng phòng Kế toán, là người phụ trách các mặt về hoạt động tài chính của công ty. Phó phòng Tổ chức Hành chính: là người giúp Trưởng phòng giải quyết những công việc thuộc lĩnh vực tổng hợp như: Giúp Trưởng phòng theo dõi, báo cáo nhanh tình hình thực hiện công tác tuần, tháng, quý, năm. Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên và công nhân trong công ty. Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác: tạp vụ, lễ tân, bảo vệ. Triển khai công việc được Trưởng phòng phân công. Đón tiếp khách, tổ chức hội nghị, các cuộc họp của lãnh đạo. Ngoài các nhiệm vụ trên, phó phòng còn đảm nhiệm công việc Thủ quỹ của phòng Kế toán. 2.2. Sơ đồ bố trí các phòng, ban của Công ty Sơ đồ bố trí các phòng, ban của Công ty Chú ý: hướng đi 3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Công tác văn thư – lưu trữ là đầu mối thông tin không thể thiếu được trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Chính vì vậy mà công tác văn thư – lưu trữ của Công ty không ngừng được cải thiện. Vì vậy việc giải quyết công văn giấy tờ tại Công ty rất nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cao. Công tác văn thư, lưu trữ ở đơn vị thực hiện theo phương châm “Bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, công văn giấy tờ của Công ty đều được lưu trữ tốt. Mặt khác, Công ty còn làm tốt công tác bổ sung, sưu tầm, tiếp nhận những tài liệu về nguồn gốc quá trình hình thành của Công ty, các tài liệu liên quan đến chiến lược phát triển kinh tế xã hội… Theo thống kê, số lượng văn bản đến của Công ty cổ phần Phi Khoa từ năm 20122015 như sau : STT Loại văn bản Năm Đơn vị tính 2012 2013 2014 2015 1 Văn bản quy phạm pháp luật 100 120 150 170 Văn bản 2 Văn bản hành chính 200 240 280 320 Văn bản Thống kê số lượng văn đi đến của Công ty cổ phần Phi Khoa từ năm 20122015, như sau : STT Loại văn bản Năm Đơn vị tính 2012 2013 2014 2015 1 Văn bản hành chính 250 370 420 485 Văn bản Hiện nay tổ văn thư – lưu trữ được biên chế 02 cán bộ chuyên trách có trình độ trung cấp về văn thư – lưu trữ, trong đó có một nhân viên có thâm niên 10 năm gắn bó với công việc ở công ty. Do đó mà họ có kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ tại công ty. Sổ sách nghiệp vụ của Công ty được tổ chức theo đúng quy định, công văn đi, đến được đăng ký, chuyển giao kịp thời đúng địa chỉ. Công văn đi ban hành đúng thẩm quyền, bảo đảm đúng thề thức. Công văn có độ mật được quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối. Quản lý sử dụng con dấu nghiêm túc, thực hiện việc triển khai các văn bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong toàn thể cán bộ của công ty nhằm để nghiên cứu soạn thảo văn bản tham mưu đúng thể thức và nhanh chóng. Hình thức tổ chức văn thư – lưu trữ của cơ quan là tập trung; tất cả các công việc: Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết, đánh máy, in ấn, trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục chuyển giao công văn đi của cấp ủy đều tập trung ở tại Văn phòng của Công ty. Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên tắc của cấp trên, từng cán bộ luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm và nhận thức sâu chế độ công văn, giấy tờ và chế độ bắt buộc đối với tất cả cán bộ trong đơn vị. Trong thời gian qua Đảng và Nhà nước có nhiều quan tâm, đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó lãnh đạo Công ty cổ phần Phi Khoa đã quán triệt thực hiện các quy định của Đảng và Nhà nước, hàng năm cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về công tác văn thư cho cán bộ Văn phòng. Được sự quan tâm của cấp ủy Đảng, nên công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan đã đi vào nề nếp. Công tác văn thư là hoạt động tất yếu không thể thiếu được của cơ quan, là tiền đề bảo đảm thông tin phục vụ sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, giảm tệ quan liêu giấy tờ góp phần đẩy mạnh hoạt động của các cơ quan, bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước cũng như của cơ quan đơn vị, nâng cao trình độ khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ. Bên cạnh đó nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong Công ty có tính khoa học nên công tác văn thư lưu trữ của bộ phận văn phòng đơn vị đã thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ. Nhìn chung công tác văn thư – lưu trữ ở Công ty cổ phần Phi Khoa được tạo mọi điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt các khâu nghiệp vụ như: Tham gia các đợt tập huấn do cấp trên tổ chức; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; trong quản lý và sử dụng con dấu đều được thực hiện đúng quy định của Nhà nước cũng như quy định cụ thể của cơ quan. Cán bộ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao và phát huy vai trò, trao đổi học tập, đúc kết những kinh nghiệm của người đi trước để hoàn thành nhiệm vụ. Công tác bảo quản tài liệu tương đối được an toàn, lãnh đạo công ty tích cực quan tâm đầu tư cho phòng đọc để thuận tiện cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu tại chỗ; quan tâm đầu tư đúng mức đến chế độ phòng cháy, chữa cháy, các thiết bị điện đủ ánh sáng, có cầu dao ngắt toàn bộ mạch điện khi có sự cố xảy ra. Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo yêu cầu của cấp trên, từng cán bộ thể hiện tốt tinh thần trách nhiệm, nhận thức sâu sắc chế độ công tác giấy tờ là chế độ bắt buộc đối với tất cả cán bộ, công nhân viên Nhà nước. 4. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành của Công ty Qui trình xử lý văn bản đến tại Công ty cổ phần Phi Khoa Công ty đã gộp sổ đăng ký văn bản đến với sổ chuyển giao văn bản làm một và lấy tên là sổ chuyển giao công văn nội bộ. Việc gộp hai sổ làm một tuy là giúp cán bộ văn thư giảm bớt quản lý một quyển sổ nhưng đã làm mất đi ý nghĩa của cuốn sổ chuyển giao văn bản, vì thông qua sổ chuyển giao văn bản Ban lãnh đạo cơ quan có thể biết được các thông tin như: ngày giờ chuyển, cá nhân hay đơn vị nhận…các yếu tố này giúp cho việc quản lý quá trình chuyển giao văn bản được chặt chẽ hơn, chính xác hơn. Theo qui định thì tất cả các cá nhân, đơn vị khi nhân văn bản đều phải ký tên vào cuốn sổ này. Sổ đăng ký văn bản đến sử dụng để ghi chép tất cả văn bản giấy tờ đến cơ quan. Qua cuốn sổ này giúp lãnh đạo cơ quan xác định được số lượng văn bản đến Công ty hàng ngày, hàng tuần, tháng và nội dung các văn bản đó và ai có trách nhiệm giải quyết. Chính vì vậy để đảm bảo tính thẩm mỹ, khoa học, chất lượng cho cuốn sổ cả về nội dung lẫn hình thức nên trong quá trình quản lý, ghi chép cán bộ văn thư cũng đã đảm bảo được các yêu cầu sau:  Ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng, không sử dụng bút chì để ghi chép. Tuy nhiên khi vào sổ đăng kí văn bản đến và đi vẫn còn hiện tượng dập xóa.  Trong quá trình sử dụng đã chú ý cẩn thận, khéo léo tránh làm ướt hay bẩn, rách.  Hết giờ làm việc cán bộ văn thư cất sổ vào tủ có khóa trước khi về.  Số đến (hay số thứ tự văn bản đến) ghi liên tục từ số 01 ngày 0101 đến số cuối cùng ngày 3112 hàng năm.  Trình lãnh đạo phê duyệt: Nguyên tắc tất cả các văn bản giấy tờ của Công ty sẽ không có giá trị khi chưa có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo (gồm TGĐ, các PGĐ).  Phân phối và chuyển giao văn bản: sau khi đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo thì văn thư tiến hành chuyển văn bản đến nơi nhận. Trước khi chuyển văn thư luôn lưu ý: Nếu là văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc hẹn giờ” hoặc những văn bản có đóng dấu mật thì văn thư có trách nhiệm chuyển ngay cho Ban lãnh đạo để kịp thời giải quyết. Còn đối với các văn bản gửi tới cơ quan mang tính chất điều lệ bắt buộc của Nhà nước ban hành: thông tư, quyết định, hay chính sách thay đổi bổ sung về lĩnh vực hoạt động nào đó của cơ quan như: vốn, các công trình được phép thi công khi tiến hành phân phối văn thư lưu giữ lại bản gốc để lưu hồ sơ. Trong nhiều năm gần đây Công ty thường không có những văn bản mang tính chất mật, khẩn…như trên gửi đến.  Tổ chức giải quyết văn bản đến: Trong nhiều năm gần đây Công ty không có văn bản mật đến nên việc tổ chức giải quyết văn bản đến của Công ty được tiến hành theo cách giải quyết văn bản thường đó là nội dung công việc bên trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó trực tiếp giải quyết.  Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản: Công việc này ít được Lãnh đạo Công ty cũng như cán bộ văn thư quan tâm đến. Tóm lại theo qui định của Công ty trong quá trình phân phối văn bản thì cán bộ văn thư đã chuyển ngay văn bản đến lãnh đạo các đơn vị, phòng ban có trách nhiệm giải quyết. Tuyệt đối không nhờ người không liên quan nhận hay gửi hộ. Qui trình xử lý văn bản đi tại Công ty cổ phần Phi Khoa (Nguồn: Phòng văn thư)  Quy trình giải quyết văn bản đi:  Tại Công ty cổ phần Phi Khoa thì qui trình giải quyết văn bản được thực hiện như sau: Tất cả văn bản, giấy tờ do cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo, sau khi hoàn tất việc soạn thảo thì cán bộ văn thư có trách nhiệm trình lên lãnh đạo ký duyệt , xin ý kiến. Còn mọi văn bản, giấy tờ do các phòng ban chức năng soạn thảo thì nhân viên tại phòng ban đó tự mang những văn bản, giấy tờ đó tới Ban lãnh đạo Công ty để xin ký duyệt, rồi sau đó chuyển tới phòng văn thư hoàn tất mọi thủ tục để gửi đi, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đó. Tiếp theo cán bộ văn thư tiến hành vào sổ đăng ký “Văn bản đi” của Công ty. Sổ đăng ký văn bản đi được sử dụng để ghi tất cả các văn bản, giấy tờ mà Ban giám đốc Công ty cũng như các phòng ban chức năng đã gửi đi. Qua cuốn sổ này sẽ giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được số lượng văn bản, giấy tờ mà Công ty đã gửi hàng ngày, hàng tuần, tháng, năm và nội dung những văn bản đó đề cập đến những vấn đề gì? Nơi nhận là cơ quan, đơn vị nào. Từ đó giúp lãnh đạo Công ty có thể chủ động nắm bắt được mọi tình hình hoạt động của Công ty. Việc vào sổ đăng kí văn bản đi được cán bộ văn thư thực hiện như sau  Số thứ tự văn bản đi được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 0101 đến số cuối cùng ngày 3112 hàng năm.  Tiến hành đóng dấu lên văn bản: Dấu tròn được đóng trùm lên 13 chữ ký về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ ký về phía bên phải. Có bao nhiêu văn bản thì đóng bấy nhiêu dấu. Khi đóng dấu cán bộ văn thư đã hết sức thận trọng tránh bỏ sót văn bản, đóng ngược hoặc mờ…  Cũng như sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi cũng được ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bằng bút bi… Chuyển giao văn bản  Chia văn bản theo nơi nhận: Chia văn bản theo nơi nhận có tác dụng giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian khi chuyển văn bản, hạn chế phải đi lại nhiều khi đến cùng một nơi nhận. Từ đó sẽ tiết kiệm được công sức cũng như kinh phí đi lại. ° Việc chuyển giao văn bản được cán bộ văn thư trực tiếp chuyển giao nhưng phòng văn thư Công ty không tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản mà họ chỉ thực hiện việc chuyển giao một cách hết sức đơn giản là chuyển văn bản cho nhân viên của phòng ban, đơn vị đó mà không lấy chữ kí xác nhận. Đóng dấu, ghi số lên bì văn bản  Cán bộ văn thư luôn chú ý đóng dấu, ghi số trên bì văn bản: bởi đóng dấu, ghi số lên bì văn bản là thủ tục hết sức cần thiết trước khi phát hành văn bản đi. Việc làm này xác định lại một lần nữa đây là văn bản thứ bao nhiêu mà Công ty phát hành trong ngày, tuần, tháng, năm vừa qua. Giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được mọi tình hình của Công ty từ đó có kế hoạch giải quyết cho phù hợp.  Về bì đựng văn bản: Bì đựng văn bản được xem là một trong những yếu tố có ảnh hưởng không nhỏ đến danh tiếng cũng như uy tín của Công ty. Trong thực tế thì rất ít doanh nghiệp coi trọng vấn đề này, đôi khi họ chỉ làm cho được việc mà không quan tâm đến bì đựng có đúng qui định hay không. ° Bì đựng văn bản của Công ty là loại giấy dầy, không mủn, không nhìn thấu qua được và khó bóc. ° Khi cho văn bản vào phong bì cán bộ văn thư thực hiện rất nhẹ nhàng, khéo léo không làm dày quá, chật qúa, khi tem không làm dây hồ vào văn bản. Ngoài bì đựng văn bản cán bộ văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ chính xác tên, địa chỉ cơ quan nhận và tên người nhận khớp với nơi nhận ghi trong văn bản. ° Theo qui định khi số lượng văn bản nhiều thì cán bộ văn thư phải sử dụng phong bì to và lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì đó. Tuy nhiên thực tế em quan sát được, Công ty rất ít khi gửi văn bản đi với số lượng nhiều, nếu có thì phòng văn thư cũng không lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì. Gửi văn bản đi Gửi văn bản đi có thể dưới nhiều hình thức chuyển khác nhau nhưng thông thường văn thư Công ty gửi văn bản đi thông qua các hình thức sau:  Gửi qua bưu điện HP: Cán bộ văn thư mang phòng bì đựng văn bản đến bưu điện và làm thủ tục gửi đi, sau đó lấy hóa đơn xác nhận của bưu điện.  Cán bộ văn thư trực tiếp chuyển tới cá nhân, đơn vị: ° Đối với các văn bản chuyển trong nội bộ Công ty: Phòng văn thư không tiến hành lập sổ giao chuyển giao văn bản nội bộ mà việc chuyển giao chỉ được cán bộ văn thư thực hiện một cách rất đơn giản như sau: cán bộ văn thư trực tiếp chuyển văn bản tới từng phòng ban, đơn vị nào thì cán bộ phòng ban đơn vị đó nhận văn bản, cán bộ văn thư lấy chữ kí xác nhận để xác nhận là phòng ban, đơn vị đó đã nhận được văn bản. ° Phòng văn thư chỉ có 01 cán bộ văn thư (là phó phòng tổ chức hành chính kiêm công tác văn phòng) và 01 nhân viên văn phòng, công viêc trong văn phòng chủ yếu do cán bộ văn thư này đảm nhiệm. Nhiều thời điểm cán bộ văn thư quá bận nên đã giao cho nhân viên văn phòng trực tiếp chuyển tới người nhận nhưng văn bản vì lý do nào đó đã không được gửi tới người nhận.  Thông qua lãnh đạo đi công tác… Tóm lại dù ở bất cứ hình thức chuyển gửi nào cán bộ văn thư cũng đã cố gắng đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đúng địa chỉ. 5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty 5.1. Nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng Cơ chế mới đòi hỏi có sự cạnh trang gay gắt trong xu thế chung đó vai trò của văn phòng ngày càng được khẳng định. Trong đó yếu tố trang thiết bị có tính chất quyết định sự đứng vững của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế. Công ty cổ phần Phi Khoa mặc dù đã đã nắm bắt được nhu cầu mới song vẫn chưa mạnh dạn đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh,hệ thống trang thiết bị vẫn chưa hiện đại cho nên năng suất lao động còn bị hạn chế. 5.2. Bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Trụ sở Công ty là nơi làm việc của Công ty. Hàng ngày diễn ra các hoạt động quản lý của Công ty bao gồm các hoạt động bên trong và các hoạt động giao tiếp với các Công ty khác với nội dung bên ngoài. Trong đó có các công chức thực thi nhiệm vụ của mình để hoàn thành mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của Công ty. Trụ sở làm việc của Công ty phải thể hiện đựơc bộ mặt của Công ty, phải phù hợp với nhiệm vụ của Công ty, không phô trương hình thức và cũng không quá mức. Là một Công ty văn phòng, tổng công ty thực hiện vai trò quản lý – lãnh đạo, trong việc bố trí trụ sở tổng công ty đã thể hiện được sự uy nghiêm, việc tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của Công ty. Việc bố trí các phòng ban để đảm bảo được sự khoa học, hiện đại cần luôn luôn tuân theo một số nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối kết hợp công việc, tránh những chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến làm việc tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phòng ban còn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cơ sở vật chất. Bản thân tổng công ty vẫn còn tồn tại một số điểm không thuận lợi trong việc bố trí mà Công ty đang nghiên cứu để tìm ra những phương án hợp lý hơn. Hoạt động của các Phòng ban trong Công ty chủ yếu diễn ra trong các phòng làm việc. Phòng làm việc của công chức đó là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những điều kiện cần thiết để công chức thực hiện và hoàn thành tốt công việc thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình. Việc bố trí trang thiết bị trong phòng làm việc có một ý nghĩa khá quan trọng đối với tinh thần, thái độ của công chức. Nó phải đảm bảo tính khoa học, hiện đại và hợp lý nhất từ vị trí ngồi cho đến sự phù hợp của trang thiết bị của từng người, và với công việc. Đồng thời, việc bố trí trang thiết bị cũng cần tính đến điều kiện diện tích nơi làm việc cho công chức để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất. Diện tích cho mỗi phòng làm việc cần phải tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của mỗi công chức và khả năng của mỗi Công ty. Phòng làm việc có thể bố trí nhiều hay ít người và với mỗi cách bố trí sẽ có những ưu, nhược điểm riêng. Xu thế hiện nay trên thế giới thường sử dụng phương án phòng nhiều người với ưu điểm là đảm bảo được luồng công việc, khả năng giám sát lẫn nhau. Hơn nữa còn nhiều người thì những chi phí cho trang thiết bị cũng sẽ giảm. Trong việc bố trí trang thiết bị phục vụ làm việc, Công ty đã có nghiên cứu để tận dụng được không gian sát tường. Bàn ghế, tủ đựng… đều được trang bị khá đồng bộ và hiện đại. Cơ quan sử dụng loại ghế xoay có thể điều chỉnh cho phù hợp vơi mỗi người, bàn có ngăn kéo bên khá thuận lợi cho việc cất giữ tài liệu, vật dụng. Tuy nhiên, việc bố trí chưa được thuận tiện, các tủ đựng thường cách xa bàn làm việc, gây mất thời gian mỗi khi có nhu cầu sử dụng. Trong việc bố trí trang thiết bị, ta cần chú ý nhiều đến vấn đề tâm sinh lý của con người để tạo ra hưng phấn của mỗi người đối vơí công việc. Các yếu tố về môi trường như nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, màu sắc… có những tác động rất lớn đối với trạng thái tinh thần của con người. Nhiệt độ, độ ẩm lớn hay thấp quá đều không tốt tới sức khoẻ con người, làm cho các cử động trở nên kém linh hoạt, mau mệt mỏi và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công việc. Tiếng ồn có tác động rất xấu đối với hệ thần kinh. Nó gây ra sự phân tán, thậm chí rối loạn thần kinh nếu tiếng ồn quá lớn và kéo dài. Đối với màu sắc, nó không chỉ tạo nên hình dáng tổng thể bên ngoài của Công ty, vẻ đẹp trong từng văn phòng mà với những màu sắc thích hợp sẽ tạo ra được một tinh thần thoải maí, trạng thái hưng phấn cho con người, gam nóng hay gam lạnh đều có ưu nhược điểm riêng. Vấn đề đặt ra là cần có sự sử dụng màu sắc sao cho hài hoà và phù hợp với sở thích tâm sinh lý từng người. Một yếu tố quan trọng nữa là ánh sáng đây là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động văn phòng. Ánh sáng cần được sử dụng với cường độ thích hợp, đủ mà không quá chói. Điều tốt nhất là kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo, tận dụng được ánh sáng tự nhiên một cách tối đa. Với sự quan tâm của lãnh đạo Công ty, việc bố trí trang thiết bị văn phòng đã đảm bảo khá tốt các yếu tố trên. Hệ thống quạt và máy điều hoà đã đảm bảo cho các phòng có một nhiệt độ lý tưởng để làm việc. Vệ sinh môi trường tại Công ty được khá coi trọng và chú ý thường xuyên để đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Cơ quan cũng có khu vệ sinh tại mỗi tầng nhà rất thuận tiện, bố trí sách báo để cán bộ nhân viên theo dõi giải lao. Nhưng Công ty có không thuận lợi là đóng trụ sở tại một địa điểm gần khu dân cư đông đúc. Xu hướng hiện nay trên thế giới là ngày càng áp dụng cơ khí hoá và hiện đại hoá vào hoạt động văn phòng. Nó xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng các phương tiện cơ khí hoá, tự động hoá sẽ cho phép nâng cao chất lượng lao động lên nhiều lần, giảm nhẹ được sức lao động. Trong việc áp dụng các phương tiện này cần lưu ý đến tương quan giữa nhu cầu thực tế và việc trang bị các phương tiện đó. Phải dựa trên cơ sở khối lượng công việc cụ thể để bố trí trong toàn Công ty hay cho từng bộ phận. Đồng thời xem xét nhu cầu và khả năng trang bị phương tiện kỹ thuật đồng bộ nhằm nâng cao hiệu qủa việc sử dụng chúng. Hiện nay có rất nhiều sản phẩm kỹ thuật được ứng dụng trong hoạt động văn phòng. Chẳng hạn như trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, đối với việc soạn thảo văn bản, ghi chép ta có máy chữ, máy chụp, máy ghi âm, máy vi tính, máy in, máy microphim, máy chữ điện và tự động… trong việc nhận và gửi công văn có máy bóc và dán phong bì, máy huỷ phong bì, đăng ký công văn, đánh số… Việc chuyển công văn có thể dùng băng chuyền tự động nhưng cũng phải nhìn nhận rằng đó là một điều kiện chưa thể làm được trong điều kiện nước ta nói chung và trong Công ty cổ phần Phi Khoa nói riêng. Tuy nhiên, chúng ta cần phải hiểu rằng việc áp dụng phương tiện kỹ thuật là việc cần thiết xuất phát từ nhu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển khoa học chung của cả nước. Tuỳ theo khối lượng công việc, khả năng và phương hướng phát triển của mình, Công ty có thể dần trang bị từ quy mô nhỏ đến lớn một cách đồng bộ. PHẦN II. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của công sở 1.1.1. Khái niệm Tổ chức là tập hợp một số người hoặc nhóm người có cùng mục đích, có quan hệ với nhau theo những nguyên tắc nhất định và hoạt động trong các phạm vi khác nhau. Cơ quan là một tổ chức có cơ cấu chặt chẽ và chức năng cụ thể, có quy chế hoạt động, có thứ bậc trong quá trình hoạt động. Công sở là cơ quan thuộc bộ máy nhà nước, thành lập theo luật định. Có trụ sở, có công sản và nhân sự để hoạt động. Công sở được sử dụng quyền lực nhà nước để thực thi công vụ. Công sở là một pháp nhân. Một số cách hiểu khác: + Theo nghĩa rộng: là cơ quan trong bộ máy nhà nước nói chung ( VP Quốc Hội, HĐND các cấp, chính phủ và hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, các cơ quan tà án, VKS nhân dân các cấp.) + Theo nghĩa hẹp: Chính phủ và hệ thống các cơ quan HCNN + Nghĩa hẹp hơn: Trụ sở Như vậy: Công sở là nơi được dùng để tổ chức các cơ chế kiểm soát công việc hành chính, quản lý các mặt của đời sống xã hội, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để phục vụ cho công việc chung, đảm bảo các thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp các bộ phận cán bộ theo một cơ chế nhất định để thực hiện một nhiệm vụ. Công sở là tổ chức của hệ thống BMNN hoặc tổ chức công ích được nhà nước công nhận. Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, có cơ cấu tổ chức do luật công quy định, đuợc nhà nước giao công sản và nhân lực, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc nhà nước hoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng. 1.1.2. Đặc điểm của công sở hành chính Có vị trí pháp lý nhất định Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể do nhà nước quy định và chịu sự kiểm soát của cơ quan có thẩm quyền Nằm trong quan hệ theo thứ bậc để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và quan hệ ngang theo chức năng để đảm bảo phối hợp giữa các ngành, lĩnh vực với địa phương, vùng lãnh thổ. Phục vụ lợi ích công cộng, lợi ích nhà nước và nhân dân, không vụ lợi. Có các điều kiện và phương tiện cần thiết để thực hiện công vụ. 1.1.3. Nhiệm vụ của công sở hành chính Quản lý công vụ theo pháp luật Tổ chức nhân sự, phối hợp công việc giữa các bộ phận trong công sở Tổ chức công tác thông tin trong công sở và ngoài công sở Nâng cao kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính, tổ chức công việc nền nếp, có hiệu lực và hiệu quả. Cung cấp điều kiện, phương tiện căn cứ vào đặc điểm lao động của từng loại công việc được phân công. Bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn trong công sở. Tổ chức kế toán thống kê. Quản trị hậu cần. 1.2. Văn hoá tổ chức Quan điểm của nhiều nhà khoa học quản lý cho rằng, khi nghiên cứu về văn hóa công sở, cần dựa trên sự kế thừa và phát triển của khoa học và tư tưởng quản lý ,nghĩa là cần xem xét khái niệm văn hóa công sở trong mối liên hệ chặt chẽ với văn hoá tổ chức, đồng thời tính đến đặc trưng riêng xuất phát từ đặc thù của công sở. Vì vậy trước hết chúng ta phải hiểu được văn hoá là gì, văn hoá tổ chức là gì để từ đó có cơ sở để tìm hiểu về văn hoá công sở. 1.2.1. Văn hoá Văn hoá là những điều khó thấy, khó nhận biết, tiềm ẩn, nhưng chúng ta phải thừa nhận sự hiện diện của nó. Bất cứ một tổ chức nào cũng có một số sự thừa nhận, hiểu biết ngầm, những nguyên tắc vô hình tác động tới những ứng xử hàng ngày tại nơi làm việc... Điều đó được biểu hiện rõ nét khi những thành viên mới gia nhập tổ chức, ngay từ đầu họ không được chấp nhận như những thành viên cũ, họ phải học những nguyên tắc của tổ chức đó. Sự vi phạm những nguyên tắc vô hình này của cán bộ quản lý, hay nhân viên thực thi sẽ dẫn đến kết quả khó được mọi người chấp nhận và thậm chí còn bị loại bỏ ra khỏi tổ chức. 1.2.2. Văn hoá tổ chức Văn hóa của tổ chức được xem là một nhận thức chỉ tồn tại trong một tổ chức chứ không phải trong một cá nhân. Vì vậy, các cá nhân có những nền tảng văn hóa, lối sống, nhận thức khác nhau, ở những vị trí làm việc khác nhau trong một tổ chức, có khuynh hướng hiển thị văn hóa tổ chức đó theo cùng một cách hoặc ít nhất có một mẫu số chung.Văn hóa của tổ chức có liên quan đến cách nhận thức và lối hành xử của các thành viên đối với bên trong và bên ngoài tổ chức đó.Đồng thời, văn hóa của tổ chức chính là sự hiện diện sinh động và cụ thể nhất của tổ chức đó mà mọi người có thể dễ dàng nhận ra. Hình ảnh đó có thể do nhiều yếu tố cấu thành nên. Vì thế, chỉ cần một yếu tố có sự thay đổi, thì về lý thuyết, hình ảnh về tổ chức đó sẽ bị khác đi. Do đó, trên phương diện lý thuyết, sẽ không có tổ chức này có văn hóa giống tổ chức kia, dù họ có thể giống nhau nhiều điểm. 1.3. Văn hoá công sở 1.3.1. Khái niệm văn hoá công sở Công sở theo các khái niệm được hiểu chung thì: công là chung, sở là cơ quan; công sở là chỗ làm việc của các cơ quan công quyền. Tuy nhiên cũng có rất nhiều khái niệm để định nghĩa về công sở tuỳ vào thuật ngữ này được sử dụng để chỉ khía cạnh nào: vật chất, địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở, nơi công vụ được tiến hành hoặc dịch vụ công được cung cấp; hay một số trường hợp thuật ngữ này được sử dụng thay thế cho thuật ngữ khác quen dùng là cơ quan hành chính nhà nước. Từ những tìm hiểu trên có thể phân tích: công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của nhà nước. Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao, hay nói tóm lại là công sở có tư cách pháp nhân, được pháp luật điều chỉnh để quản lý các công việc có tính chuyên ngành và phục vụ lợi ích công. Văn hoá công sở là một bộ phận của văn hoá nói chung, trong đó đối tượng được hướng đến ở đây là văn hoá liên quan đến niềm tin và cách hành động trong nội bộ tổ chức công sở và liên quan đến hình ảnh, diện mạo, uy tín và ảnh hưởng của tổ chức đối với bên ngoài. Bởi khi nói đến văn hoá người ta thường nói đến khía cạnh tinh thần. Trên thực tế, văn hoá có biểu hiện mang tính vật thể và phi vật thể. Nói như vậy, cũng có nghĩa rằng văn hoá có những điều có thể cảm nhận được bằng các giác quan nhưng cũng có những điều mà ta chỉ đánh giá qua nhận thức mà thôi. Từ sự nhận thức trên có thể khái niệm văn hoá công sở như sau: Văn hoá công sở là một dạng đặc thù của văn hoá xã hội, là một sự pha trộn riêng biệt của các giá trị, niềm tin, chuẩn mực, vẻ đẹp và cách hành xử trong hoạt động công sở, mà các thành viên trong công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộ công sở và phục vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậc mang tính quyền lực và tính xã hội, tạo nên một dấu ấn riêng biệt, giúp phân biệt công sở này với công sở khác. Nói đến văn hóa công sở tức là nói đến văn hoá của tổ chức đặc thù, có giới hạn không gian là các cơ quan nhà nước và đối tượng thực hành văn hóa công sở là cán bộ công chức .văn hóa công sở được hiểu là hệ thống các giá trị, các quy tắc giao tiếp ứng xử, chuẩn mực đạo đức của cán bộ công chức, các phương thức, cách thức quản lý gắn với việc tìm kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công sở, những đặc trưng riêng trong hoạt động công vụ của cơ quan nhà nước nói chung và tại mỗi công sở nói riêng. Văn hóa công sở chịu ảnh hưởng bởi những nét chung của văn hoá dân tộc và đặc điểm văn hoá riêng của từng địa bàn lãnh thổ, đồng thời vừa phải tiếp thu những tinh hoa của văn hoá nhân loại. Trong mỗi công sở cũng có những nét riêng của công sở đó và mỗi thành viên lại có những phương thức làm việc riêng, tạo nét văn hoá riêng của mỗi cá nhân trong công sở . 1.3.2. Những yếu tố của văn hóa công sở Mặc dù khó có thể bao quát và tách bạch được các yếu tố của văn hóa công sở, cũng như các yếu tố đều có mối liên hệ qua lại chặt chẽ với nhau, nhưng từ những phân tích ở trên, có thể nêu ra những yếu tố chủ yếu tạo nên đặc trưng riêng của văn hóa công sở sau đây: 1.3.2.1. Hệ thống các giá trị Hệ thống các giá trị trong công sở tạo nên niềm tin, xác định động cơ, thái độ làm việc của các thành viên, tạo nên bầu không khí, môi trường trong tổ chức. Mục tiêu, phương hướng hoạt động của công sở tạo nên giá trị cho nó. Công sở hoạt động vì mục tiêu đặc thù mà không có ở tổ chức nào khác, đó là nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước và phục vụ lợi ích chung của xã hội, hướng tới phục vụ nhân dân, bảo vệ các quyền lợi và giải quyết nhu cầu chính đáng của dân. Trong xu hướng chuyển từ nền hành chính “cai trị” sang nền hành chính “phục vụ” hiện nay ở nhà nước Việt nam dân chủ, nhà nước “của dân, do dân và vì dân “, cán bộ công chức là công bộc của dân và công dân chính là ” khách hàng” của nhà nước. Các giá trị cần được xây dựng và phát huy trong công sở là: Coi trọng rèn luyện các phẩm chất đạo đức của cán bộ công chức; tinh thần vì lợi ích chung, vì lợi ích của nhân dân; tôn trọng và phát huy dân chủ, công khai, minh bạch các hoạt động công sở và các thủ tục hành chính (công khai về cơ sở pháp lý, quy trình giải quyết, thủ tục hồ sơ cần có, thời gian giải quyết và lệ phí ) Các giá trị, định hướng hành vi của cán bộ công chức trong công sở được thể hiện ở việc xây dựng và thực hiện theo đúng các khẩu hiệu, phương châm hành động, mục tiêu của tổ chức. Ví dụ khẩu hiêu ”4 không” trong hoạt động công vụ (không chậm trễ tồn đọng, không cứng nhắc quan liêu, không sách nhiễu phiền hà, không tiêu cực tham nhũng) (ở Đà Nẵng); “đúng luật, cônng khai, đảm bảo, nhanh chóng” (ở Đà Lạt) ; “nguyên tắc : công khai, đơn giản, đúng luật” ; Yêu cầu: “nhanh chóng, thuận tiện, văn minh”... Những khẩu hiệu này là định hướng, kim chỉ nam khi giải quyết các thủ tục hành chính cho công dân, tổ chứcvà được xem như là câu ấn tượng, dễ nhớ về triết lý hành động, là lời cam kết phục vụ, tạo sự tin tưởng của người dân mỗi khi đến công sở hành chính. Có thể xem đây là công cụ rất tốt cho việc thể hiện sự thống nhất ý chí và hành động trong công sở, đặc biệt là thông qua sự tự ý thức của mỗi thành viên, đồng thời có thể tạo nét văn hoá riêng của công sở ở mỗi địa phương. 1.3.2.2. Đạo đức của cán bộ công chức Đây là phạm trù phản ánh các quan hệ giữa con người trong các hoạt động công vụ. Đạo đúc cán bộ công chức được đánh giá qua hành vi, thái độ lối sống, phong cách làm việc của cán bộ công chức, thể hiện trong mối quan hệ giữa cán bộ công chức với công dân, giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau. Các phẩm chất đạo đức cách mạng “trung với nước, hiếu với dân”, “cần, kiệm, liêm chính, chí công vô tư”, sự nỗ lực để hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ , không ngừng nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng yêu cầu của công việc luôn là những chẩn mực hành vi của cán bộ công chức. Tính chất đặc thù của hoạt động công vụ có thể dẫn đén các biểu hiện tiêu cực như hách dịch “hành dân là chính” ;thiếu kỷ luật “ddi sớm về muộn”, thụ động “sớm xách ô đi, tối xách ô về”, quan liêu, xa rời thực tế; độc đoán, bảo thủ, áp đặt, đùn đẩy trách nhiệm; tuỳ tiện, thiên vị, cảm tính trong giải quyết công việc; chủ nghĩa cá nhân; sách nhiễu; sử dụng và chấp nhận những phương thức thăng tiến không lành mạnh; tham nhũng, hối lộ, lãng phí; bện hình thức... Vì vậy xây dựng văn hóa công sở tức là đấu tranh triệt để chống lại những biểu hiện trên. Hiện nay Đảng và nhà nước đang phát động cuộc vận động học tập, nghiên cứu và làm theo tấm gương đạo đức Hồ chí Minh. Đây là cuộc vận động có ý nghĩa sâu sắc trong giai đoạn đổi mới toàn diện đất nước và hội nhập, trong công cuộc cải cách hành chính. Đây cũng chính là nội dung quan trọng nhất của văn hóa công sở. Ý nghĩa của cuộc vận động thể hiện ở chỗ, mỗi cán bộ công chức không chỉ dừng lại ở việc học tập nghiên cứu tư tưởng của Hồ chí Minh về đạo đức cách mạng mà quan trọng hơn là phải tu dưỡng rèn luyện phẩm chất, đạo đức, tác phong, lối sống theo tư tưởng Hồ chí Minh và theo tấm gương đạo đức Hồ chí Minh. 1.3.2.3. Tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động công vụ Hoạt động công vụ là hoạt động có tổ chức, có tính thứ bậc chặt chẽ. Mọi cá nhân hay phòng, ban chỉ thực hiện công việc trong phạm vi quyền hạn của mình theo pháp luật và quy chế hoạt động. Cán bộ công chức được sử dụng quyền lực nhà nước để thực thi nhiệm vụ. Xuất phát từ đặc điểm trên mà yếu tố tạo nên văn hóa công sở chính là tính tuân thủ pháp luật, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong thực thi công vụ. 1.3.2.4. Giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức trong công sở Giao tiếp trong công sở là quá trình trao đổi thông tin, suy nghĩ và bày tỏ tình cảm giữa các thành viên trong cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cán bộ công chức với tổ chức và công dân nhằm thoả mãn nhu cầu nhất định trong quản lý hành chính. Thông qua giao tiếp các chủ thể có được các thông tin cần thiết để quyết định công việc của mình. Hoạt động giao tiếp trong quản lý nhà nước vừa phải thể hiện được tính uy nghiêm của quyền lực nhà nước vừa thể hiện được các chuẩn mực xã hội, lối sống, phong cách của con ngưòi mới luôn hướng dến sự hoàn thiện của chân, thiện, mĩ. Có thể nói, hình thức và thái độ của những người đại diện nhà nước khi tiếp xúc với dân sẽ có ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý và cách cư xử của người dân, đồng thời cũng là biểu hiện của văn hoá công sở. Tính chuẩn mực trong giao tiếp, ứng xử thể hiện ở cách xưng hô cách nghe, cách nói, cử chỉ, nét mặt, ánh mắt nụ cươì, ở tác phong, các nghi thứcgiao tiếp (chào hỏi, bắt tay, trang phục, tiếp khách...). Điều này cần phải được cảm nhận rõ ngay từ khi bắt đầu bước chân vào c

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Chuyên đề tốt nghiệp, với đề tài “Thực trạng xây dựng văn hóa công sở Công ty cổ phần Phi Khoa”, kết tìm hiểu nghiên cứu riêng em, hướng dẫn thầy Nguyễn Đăng Việt Các số liệu kết nêu tiểu luận trung thực Các thông tin tiểu luận rõ nguồn gốc MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN Trong thời gian thực tập em tìm hiểu rõ số vấn đề thực tế thực trạng xây dựng văn hóa công sở doanh nghiệp Điều làm cho kiến thức em dần củng cố Trong thời gian học trường tương đối Nhưng kiến thức lý thuyết tảng phục vụ lâu dài cho trình học tập, nghiên cứu làm việc sau Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc Công ty cổ phần Phi Khoa tạo điều kiện cho em làm việc học hỏi thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình thầy giáo hướng dẫn người trực tiếp dẫn chúng em suốt trình thực tập Em xin cảm ơn thầy cô khoa động lực, thầy cô trường Đại học nội vụ Hà Nội giảng dạy tảng cho em suốt năm qua Bài báo cáo thực tập số kiến thức nhỏ em học hỏi trình làm việc Em mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài .6 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài .7 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Phi Khoa 1.1 Thông tin chung Công ty 1.2 Cơ cấu tổ chức 10 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty cổ phần Phi Khoa 13 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 13 2.2 Sơ đồ bố trí phòng, ban Công ty .15 Công tác văn thư, lưu trữ Công ty 15 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ hành Công ty 17 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Công ty 24 5.1 Nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 24 5.2 Bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 24 PHẦN II PHẦN NỘI DUNG 28 CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI DOANH NGHIỆP 28 1.1 Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ công sở .28 1.1.1 Khái niệm 28 1.1.2 Đặc điểm công sở hành .29 1.1.3 Nhiệm vụ công sở hành .29 1.2 Văn hoá tổ chức 29 1.2.1 Văn hoá 30 1.2.2 Văn hoá tổ chức 30 1.3 Văn hoá công sở 30 1.3.1 Khái niệm văn hoá công sở 30 1.3.2 Những yếu tố văn hóa công sở 32 1.3.2.1 Hệ thống giá trị .32 1.3.2.2 Đạo đức cán công chức 33 1.3.2.3 Tính tuân thủ pháp luật hoạt động công vụ 34 1.3.2.4 Giao tiếp ứng xử cán công chức công sở .34 1.3.2.5 Phương pháp, cách thức quản lý, phong cách tổ chức điều hành, mối quan hệ, lề lối làm việc 34 CHƯƠNG THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA 36 2.1 Về qui chế làm việc việc thực qui chế làm việc nơi công sở 36 2.2 Về thời gian làm việc việc sử dụng thời gian làm việc 36 2.3 Về cách trí công sở nơi làm việc .37 2.4 Về trang phục, lễ phục 37 2.5 Về giao tiếp, ứng xử, quan hệ công sở 38 2.5.1 Về cách xưng hô công sở 38 2.5.2 Về thái độ ứng xử 38 2.5.3 Về quan hệ đồng nghiệp 38 2.6 Về môi trường làm việc 39 2.7 Một số ưu điểm, tồn nguyên nhân 39 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA 41 3.1 Thường xuyên tổng kết, đánh giá thực tiễn văn hoá công sở Công ty 41 3.2 Tăng cường cở sở vật chất, kỹ thuật tài cho việc thực văn hoá công sở Công ty 42 3.3 Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục ý thức thực văn hoá công sở cho cán Công ty 42 KẾT LUẬN .43 TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 LỜI CÁM ƠN Trong thời gian thực tập em tìm hiểu rõ số vấn đề thực tế thực trạng xây dựng văn hóa công sở doanh nghiệp Điều làm cho kiến thức em dần củng cố Trong thời gian học trường tương đối Nhưng kiến thức lý thuyết tảng phục vụ lâu dài cho trình học tập, nghiên cứu làm việc sau Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc Công ty cổ phần Phi Khoa tạo điều kiện cho em làm việc học hỏi thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình thầy giáo hướng dẫn người trực tiếp dẫn chúng em suốt trình thực tập Em xin cảm ơn thầy cô khoa động lực, thầy cô trường Đại học nội vụ Hà Nội giảng dạy tảng cho em suốt năm qua Bài báo cáo thực tập số kiến thức nhỏ em học hỏi trình làm việc Em mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Xuất phát từ chất Nhà nước ta từ mục đích chung chương trình tổng thể cải cách hành chính, vấn đề xây dựng văn hóa công sở đặt giai đoạn cải cách hành từ năm 2010 – 2015 Thực chất việc xây dựng văn hóa công sở công khai, minh bạch thủ tục giải công việc cho tổ chức, công dân, quy định quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm cán bộ, công chức hoạt động công vụ; xây dựng lề lối, mối quan hệ làm việc thật khoa học, hiệu quả, thiết thực nhằm bảo đảm kỷ cương, kỷ luật quan nhà nước; thực quy chế dân chủ sở (thực hành dân chủ) nhằm phát huy tính chủ động, tích cực, tương trợ, đồng thuận trách nhiệm cán bộ, công chức Xây dựng văn hóa công sở nhằm đáp ứng yêu cầu chung cán bộ, công chức: mong muốn làm việc, đánh giá, đãi ngộ phát triển môi trường dân chủ, công theo tinh thần Chủ tịch Hồ Chí Minh nói: “Không sợ thiếu mà sợ không công bằng” Mặt khác xây dựng văn hóa công sở đòi hỏi khách quan Nhà nước điều kiện nước ta tham gia hội nhập kinh tế quốc tế Xây dựng văn hóa công sở nhằm khắc phục thói tệ quan liêu, lộng quyền, cửa quyền, gia trưởng, đặc quyền, đặc lợi, thành kiến, chụp mũ, trù dập người trung thực, thẳng thắn Thông qua khơi dậy người cán bộ, công chức tinh thần yêu nước, ý thức trách nhiệm xã hội thái độ trung thực, dũng cảm, kiên đấu tranh bảo vệ công lý, lẽ phải, bảo vệ lợi ích Nhà nước Đó tảng giúp cho công tác tra, kiểm tra từ nội từ xuống quan nhà thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tham nhũng sai phạm khác đạt hiệu thiết thực Lịch sử nghiên cứu Văn hoá công sở, nói cách khái quát hành vi quy ước mà người dựa vào để điều khiển mối quan hệ với người khác Văn hoá công sở bao gồm quy định thức, ghi nhận thành văn Công ty quy định bất thành văn Do vậy, vấn đề mà nhà khoa học, nhà văn hoá nhà quản lý đặc biệt quan tâm Lĩnh vực có số công trình khoa học đăng tải giáo trình, sánh chuyên khảo, luận văn, tạp chí Chuyên đề nêu thực trạng kế thừa nghiên cứu trước nhằm hoàn thiện thực trạng văn hóa công sở Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu xây dựng văn hóa công sở Công ty cổ phần Phi Khoa phương diện lý luận thực tiễn - Phạm vi nghiên cứu + Không gian: Thực tiễn việc xây dựng văn hóa công sở Công ty cổ phần Phi Khoa + Thời gian: Khảo sát thực tế Công ty từ ngày 16/07/2016 đến 16/09/2016 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Làm sáng tỏ sở lý luận thực tiễn việc xây dựng văn hóa công sở Công ty cổ phần Phi Khoa Từ đưa quan điểm giải pháp để nâng cao văn hoá công sở Công ty cổ phần Phi Khoa đạt hiệu cao đáp ứng yêu cầu thiết yếu Công ty Để đạt mục tiêu trên, chuyên đề có nhiệm vụ sau đây: - Làm sáng tỏ vấn đề lý luận xây dựng văn hóa công sở Công ty cổ phần Phi Khoa; - Phân tích, đánh giá thực tiễn việc xây dựng văn hóa công sở Công ty cổ phần Phi Khoa; - Trên sở trình phân tích, đánh giá thực trạng đề xuất giải pháp để nâng cao văn hoá công sở Công ty cổ phần Phi Khoa Các phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát thực tiễn - Phương pháp phân tích - Phương pháp vật biện chứng vật lịch sử; phương pháp lịch sử; đồng thời có sử dụng tổng hợp phương pháp phân tích- tổng hợp; phương pháp so sánh; lấy mẫu, vấn khảo sát thực tế trình giải đề đặt chuyên đề Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Chuyên đề góp phần đánh giá xây dựng thực tiễn văn hoá công sở Công ty cổ phần Phi Khoa, tạo thêm nguồn liệu thực tiễn làm sở cho việc hoạch định sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục hạn chế văn hoá công sở Công ty Kết nghiên cứu trở thành tài liệu tham khảo cho văn hoá công sở Công ty Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận chuyên đề thực tập chia thành 02 phần 03 chương: - Phần Khảo sát công tác văn phòng Công ty cổ phần Phi Khoa - Phần Phần nội dung: + Chương Những lý luận chung xây dựng văn hóa công sở doanh nghiệp + Chương Thực trạng xây dựng văn hóa công sở Công ty cổ phần Phi Khoa + Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao văn hóa công sở Công ty cổ phần Phi Khoa PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Phi Khoa 1.1 Thông tin chung Công ty - Tên Công ty: Công ty cổ phần Phi Khoa - Tên giao dịch: PHI KHOA CORP - Mã số thuế: 0304506905 - Địa chỉ: 149B Trương Định, Phường 9, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh - Đại diện pháp luật: Trương Đình Thạc - Ngày cấp giấy phép: 27/07/2006 - Ngày hoạt động: 01/09/2006 (Đã hoạt động 10 năm) - Điện thoại: 0838112209 / 0838110786 - Ngành nghề kinh doanh chính: Nhà hàng dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động 1.2 Cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Phi Khoa Ban giám đốc Phòng tổ chức hành Khách sạn Các kiốt bán hàng Phòng kế toán Trung tâm lữ hành quốc tế Khách sạn Cắt tóc gội đầu Phòng kinh doanh Phó giám đốc Quản lý nhà hàng 1-6 Bar karaoke Phó giám đốc Trung tâm CNTT Trung tâm thương mại 10 Cửa hàng lưu niệm Phó giám đốc Xây dựng Trung tâm vật lý trị liệu 1.2.1 Văn hoá Văn hoá điều khó thấy, khó nhận biết, tiềm ẩn, phải thừa nhận diện Bất tổ chức có số thừa nhận, hiểu biết ngầm, nguyên tắc vô hình tác động tới ứng xử hàng ngày nơi làm việc Điều biểu rõ nét thành viên gia nhập tổ chức, từ đầu họ không chấp nhận thành viên cũ, họ phải học nguyên tắc tổ chức Sự vi phạm nguyên tắc vô hình cán quản lý, hay nhân viên thực thi dẫn đến kết khó người chấp nhận chí bị loại bỏ khỏi tổ chức 1.2.2 Văn hoá tổ chức Văn hóa tổ chức xem nhận thức tồn tổ chức cá nhân Vì vậy, cá nhân có tảng văn hóa, lối sống, nhận thức khác nhau, vị trí làm việc khác tổ chức, có khuynh hướng hiển thị văn hóa tổ chức theo cách có mẫu số chung.Văn hóa tổ chức có liên quan đến cách nhận thức lối hành xử thành viên bên bên tổ chức đó.Đồng thời, văn hóa tổ chức diện sinh động cụ thể tổ chức mà người dễ dàng nhận Hình ảnh nhiều yếu tố cấu thành nên Vì thế, cần yếu tố có thay đổi, lý thuyết, hình ảnh tổ chức bị khác Do đó, phương diện lý thuyết, tổ chức có văn hóa giống tổ chức kia, dù họ giống nhiều điểm 1.3 Văn hoá công sở 1.3.1 Khái niệm văn hoá công sở Công sở theo khái niệm hiểu chung thì: công chung, sở quan; công sở chỗ làm việc quan công quyền Tuy nhiên có nhiều khái niệm để định nghĩa công sở tuỳ vào thuật ngữ sử dụng để khía cạnh nào: vật chất, địa điểm hoạt động, hay gọi trụ sở, nơi công vụ tiến hành dịch vụ công cung cấp; hay số trường hợp thuật ngữ sử dụng thay cho thuật ngữ khác quen dùng quan hành nhà nước Từ tìm hiểu phân tích: công sở tổ chức đặt quản lý trực tiếp nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành nhà 30 nước Công sở tổ chức thực chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, nơi soạn thảo văn để thực công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực nhiệm vụ nhà nước giao, hay nói tóm lại công sở có tư cách pháp nhân, pháp luật điều chỉnh để quản lý công việc có tính chuyên ngành phục vụ lợi ích công Văn hoá công sở phận văn hoá nói chung, đối tượng hướng đến văn hoá liên quan đến niềm tin cách hành động nội tổ chức công sở liên quan đến hình ảnh, diện mạo, uy tín ảnh hưởng tổ chức bên Bởi nói đến văn hoá người ta thường nói đến khía cạnh tinh thần Trên thực tế, văn hoá có biểu mang tính vật thể phi vật thể Nói vậy, có nghĩa văn hoá có điều cảm nhận giác quan có điều mà ta đánh giá qua nhận thức mà Từ nhận thức khái niệm văn hoá công sở sau: Văn hoá công sở dạng đặc thù văn hoá xã hội, pha trộn riêng biệt giá trị, niềm tin, chuẩn mực, vẻ đẹp cách hành xử hoạt động công sở, mà thành viên công sở tiếp nhận để ứng xử với nội công sở phục vụ cộng đồng với tác động hệ thống quan hệ thứ bậc mang tính quyền lực tính xã hội, tạo nên dấu ấn riêng biệt, giúp phân biệt công sở với công sở khác Nói đến văn hóa công sở tức nói đến văn hoá tổ chức đặc thù, có giới hạn không gian quan nhà nước đối tượng thực hành văn hóa công sở cán công chức văn hóa công sở hiểu hệ thống giá trị, quy tắc giao tiếp ứng xử, chuẩn mực đạo đức cán công chức, phương thức, cách thức quản lý gắn với việc tìm kiếm giải pháp nâng cao hiệu hoạt động công sở, đặc trưng riêng hoạt động công vụ quan nhà nước nói chung công sở nói riêng Văn hóa công sở chịu ảnh hưởng nét chung văn hoá dân tộc đặc điểm văn hoá riêng địa bàn lãnh thổ, đồng thời vừa phải tiếp thu tinh hoa văn hoá nhân loại Trong công sở có nét riêng công 31 sở thành viên lại có phương thức làm việc riêng, tạo nét văn hoá riêng cá nhân công sở 1.3.2 Những yếu tố văn hóa công sở Mặc dù khó bao quát tách bạch yếu tố văn hóa công sở, yếu tố có mối liên hệ qua lại chặt chẽ với nhau, từ phân tích trên, nêu yếu tố chủ yếu tạo nên đặc trưng riêng văn hóa công sở sau đây: 1.3.2.1 Hệ thống giá trị Hệ thống giá trị công sở tạo nên niềm tin, xác định động cơ, thái độ làm việc thành viên, tạo nên bầu không khí, môi trường tổ chức Mục tiêu, phương hướng hoạt động công sở tạo nên giá trị cho Công sở hoạt động mục tiêu đặc thù mà tổ chức khác, nhằm thực chức quản lý nhà nước phục vụ lợi ích chung xã hội, hướng tới phục vụ nhân dân, bảo vệ quyền lợi giải nhu cầu đáng dân Trong xu hướng chuyển từ hành “cai trị” sang hành “phục vụ” nhà nước Việt nam dân chủ, nhà nước “của dân, dân dân “, cán công chức công bộc dân công dân ” khách hàng” nhà nước Các giá trị cần xây dựng phát huy công sở là: Coi trọng rèn luyện phẩm chất đạo đức cán công chức; tinh thần lợi ích chung, lợi ích nhân dân; tôn trọng phát huy dân chủ, công khai, minh bạch hoạt động công sở thủ tục hành (công khai sở pháp lý, quy trình giải quyết, thủ tục hồ sơ cần có, thời gian giải lệ phí ) Các giá trị, định hướng hành vi cán công chức công sở thể việc xây dựng thực theo hiệu, phương châm hành động, mục tiêu tổ chức Ví dụ hiêu ”4 không” hoạt động công vụ (không chậm trễ tồn đọng, không cứng nhắc quan liêu, không sách nhiễu phiền hà, không tiêu cực tham nhũng) (ở Đà Nẵng); “đúng luật, cônng khai, đảm bảo, nhanh chóng” (ở Đà Lạt) ; “nguyên tắc : công khai, đơn giản, luật” ; Yêu cầu: “nhanh chóng, thuận tiện, văn minh” Những hiệu định hướng, kim nam giải thủ tục hành cho công dân, tổ chứcvà xem câu ấn tượng, dễ nhớ triết lý hành động, lời cam kết phục vụ, 32 tạo tin tưởng người dân đến công sở hành Có thể xem công cụ tốt cho việc thể thống ý chí hành động công sở, đặc biệt thông qua tự ý thức thành viên, đồng thời tạo nét văn hoá riêng công sở địa phương 1.3.2.2 Đạo đức cán công chức Đây phạm trù phản ánh quan hệ người hoạt động công vụ Đạo đúc cán công chức đánh giá qua hành vi, thái độ lối sống, phong cách làm việc cán công chức, thể mối quan hệ cán công chức với công dân, cấp cấp dưới, đồng nghiệp với Các phẩm chất đạo đức cách mạng “trung với nước, hiếu với dân”, “cần, kiệm, liêm chính, chí công vô tư”, nỗ lực để hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ , không ngừng nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc chẩn mực hành vi cán công chức Tính chất đặc thù hoạt động công vụ dẫn đén biểu tiêu cực hách dịch “hành dân chính” ;thiếu kỷ luật “ddi sớm muộn”, thụ động “sớm xách ô đi, tối xách ô về”, quan liêu, xa rời thực tế; độc đoán, bảo thủ, áp đặt, đùn đẩy trách nhiệm; tuỳ tiện, thiên vị, cảm tính giải công việc; chủ nghĩa cá nhân; sách nhiễu; sử dụng chấp nhận phương thức thăng tiến không lành mạnh; tham nhũng, hối lộ, lãng phí; bện hình thức Vì xây dựng văn hóa công sở tức đấu tranh triệt để chống lại biểu Hiện Đảng nhà nước phát động vận động học tập, nghiên cứu làm theo gương đạo đức Hồ chí Minh Đây vận động có ý nghĩa sâu sắc giai đoạn đổi toàn diện đất nước hội nhập, công cải cách hành Đây nội dung quan trọng văn hóa công sở Ý nghĩa vận động thể chỗ, cán công chức không dừng lại việc học tập nghiên cứu tư tưởng Hồ chí Minh đạo đức cách mạng mà quan trọng phải tu dưỡng rèn luyện phẩm chất, đạo đức, tác phong, lối sống theo tư tưởng Hồ chí Minh theo gương đạo đức Hồ chí Minh 33 1.3.2.3 Tính tuân thủ pháp luật hoạt động công vụ Hoạt động công vụ hoạt động có tổ chức, có tính thứ bậc chặt chẽ Mọi cá nhân hay phòng, ban thực công việc phạm vi quyền hạn theo pháp luật quy chế hoạt động Cán công chức sử dụng quyền lực nhà nước để thực thi nhiệm vụ Xuất phát từ đặc điểm mà yếu tố tạo nên văn hóa công sở tính tuân thủ pháp luật, thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực thi công vụ 1.3.2.4 Giao tiếp ứng xử cán công chức công sở Giao tiếp công sở trình trao đổi thông tin, suy nghĩ bày tỏ tình cảm thành viên quan nhà nước với cán công chức với tổ chức công dân nhằm thoả mãn nhu cầu định quản lý hành Thông qua giao tiếp chủ thể có thông tin cần thiết để định công việc Hoạt động giao tiếp quản lý nhà nước vừa phải thể tính uy nghiêm quyền lực nhà nước vừa thể chuẩn mực xã hội, lối sống, phong cách ngưòi hướng dến hoàn thiện chân, thiện, mĩ Có thể nói, hình thức thái độ người đại diện nhà nước tiếp xúc với dân có ảnh hưởng lớn tới tâm lý cách cư xử người dân, đồng thời biểu văn hoá công sở Tính chuẩn mực giao tiếp, ứng xử thể cách xưng hô cách nghe, cách nói, cử chỉ, nét mặt, ánh mắt nụ cươì, tác phong, nghi thứcgiao tiếp (chào hỏi, bắt tay, trang phục, tiếp khách ) Điều cần phải cảm nhận rõ từ bắt đầu bước chân vào công sở, từ thái độ, cách giao tiếp ứng xử nhân viên bảo vệ, lễ tân cán giải công việc người lãnh đạo 1.3.2.5 Phương pháp, cách thức quản lý, phong cách tổ chức điều hành, mối quan hệ, lề lối làm việc Tổ chức điều hành hoạt động công sở hướng tới hiệu tối ưu điều kiện cụ thể định Vì yếu tố văn hoá công sở gắn với việc tìm kiếm áp dụng phương pháp, cách thức quản lý quan, áp dụng phong cách tổ chức điều hành nhằm đem lại hiệu cao nhất, loại bỏ điều kiện lao 34 động, cấu tổ chức phương thức hoạt động lạc hậu, thiếu hiệu Đồng thời, đặc trưng văn hóa công sở thể việc thực chúng trở thành thói quen, thành viên quan thực cách tự giác, quán Xây dựng văn hoá tổ chức xây dựng nề nếp, phương thức làm việc có kỷ cương, dân chủ, thống nhất, đồng bộ, khoa học, chủ động, sáng tạo Biểu khác văn hoá tổ chức thấy việc trọng đến việc đề quy chế, quy định, nội quy hoạt động quan Thể chế nội quan cần quan tâm xây dựng hoàn thiện quy chế, nội quy hoạt động, nội quy tổ tiếp nhận trả hồ sơ, quy chế hòm thư góp ý, ban hành văn quy định việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng nội quan Các văn có vai trò quan trọng điều hành hoạt động công sở chúng xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ công tác, chế độ kiểm tra, báo cáo, cách thức, quy trình giải công việc, soạn thảo lưu trữ văn Đây sở tạo nên trật tự, nề nếp, văn minh, văn hoá hành hoạt động quản lý điều hành 35 CHƯƠNG THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA 2.1 Về qui chế làm việc việc thực qui chế làm việc nơi công sở Công ty cổ phần Phi Khoa có ban hành qui chế làm việc rõ ràng Nội dung qui chế hình thành sở đóng góp ý kiến cán bộ, công chức tổ chức Nội dung qui chế làm việc liên quan đến qui định giấc làm việc; trang phục, lễ phục công chức; trí công sở nơi làm việc; chuẩn mực giao tiếp, ứng xử công sở; tinh thần, trách nhiệm công vụ; thái độ, trách nhiệm khách hàng; ý thức bảo vệ tài sản công… Những qui định hoàn toàn phù hợp với nội dung Qui chế văn hoá công sở quan hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ ban hành Phần lớn cán Công ty cổ phần Phi Khoa cho biết họ thực tốt nghiêm túc nội qui, qui chế làm việc tổ chức trường hợp hỏi không thực theo qui định quan ban hành Quan trọng hơn, tất công chức hỏi cho việc Công ty, công sở hành xây dựng hoàn thiện nội qui/qui chế làm việc điều cần thiết để đảm bảo tính có tổ chức, kỷ luật nghiêm minh nơi công sở 2.2 Về thời gian làm việc việc sử dụng thời gian làm việc Theo qui định Chính phủ Luật Doanh nghiệp, cán bộ, công nhân làm việc giờ/ngày (tương đương 48 tiếng/tuần) Tùy vào đặc điểm công việc điều kiện cụ thể mà Công ty, công sở đưa qui định cụ thể thời gian bắt đầu kết thúc công việc cán Theo đó, Công ty cổ phần Phi Khoa qui định thời gian làm việc buổi sáng công chức từ 7h đến 11h30 buổi chiều từ 13h đến 16h30 Phỏng vấn ngẫu nhiên số cán Công ty cổ phần Phi Khoa việc thực giấc làm việc cho thấy đa số công chức tuân thủ nghiêm túc giấc làm việc công sở đa số công chức đến công sở trước kết thúc công việc công sở theo qui định Chỉ số công chức chưa chấp hành nghiêm túc qui định thời gian làm việc có muộn, sớm lý thời tiết xấu hay có công 36 việc đột xuất… có tranh thủ dùng thời gian “công” để giải việc Về sử dụng thời gian làm việc, phần lớn công chức sử dụng thời gian công sở cho việc thực thi công vụ phân công Tuy nhiên, qua trao đổi vài công chức hỏi cho biết công sở, nơi họ làm việc xảy tình trạng công chức tụ tập trò chuyện làm việc, có tượng cán sử dụng thời gian làm việc vào việc hút thuốc, uống rượu (nhậu Công ty), chơi game, tranh thủ thời gian công sở vào việc chợ, đón con, thăm thân… 2.3 Về cách trí công sở nơi làm việc Qua quan sát trực quan cho thấy trụ sở Công ty cổ phần Phi Khoa có gắn biển tên Công ty cổng chính, biển tên chức phòng ban chức danh, tên tuổi cán bên cửa phòng làm việc Trong phòng họp, hội trường có treo quốc kỳ, quốc huy, cờ Đảng, ảnh/tượng Hồ Chủ tịch … có bố trí vị trí phù hợp cho việc để phương tiện giao thông cho cán khách đến làm việc … theo qui định qui chế văn hóa công sở Để đảm bảo cho việc thực thi tốt nhiệm vụ giao, theo vị trí công việc, cán công chức bố trí chỗ ngồi làm việc ổn định, trang bị phương tiện làm việc cần thiết: bàn ghế, ánh sáng, quạt điện điều hòa, máy tính, điện thoại cố định, văn phòng phẩm … Tuy nhiên, biểu trang trí phòng làm việc, chỗ ngồi làm việc theo sở thích cá nhân (dán/treo tranh ảnh, bày vật dụng có ý nghĩa phong thủy …) ảnh hưởng đến mỹ quan, văn hóa nơi công sở 2.4 Về trang phục, lễ phục Phần lớn công chức hỏi cho biết nội qui, qui chế làm việc quan có qui định trang phục, lễ phục công chức không qui định đồng phục cán Qui chế làm việc quan qui định trang phục cán công nhân phải gọn gàng, lịch sự, đeo thẻ cán suốt thời gian làm việc 37 2.5 Về giao tiếp, ứng xử, quan hệ công sở 2.5.1 Về cách xưng hô công sở Qua vấn quan sát trực quan cho thấy, xưng hô theo giới tính, tuổi tác, tên gọi cách xưng hô phổ biến cán công sở Đây cách xưng hô truyền thống văn hóa giao tiếp người Việt Nam Cụ thể hơn, xưng hô đồng nghiệp với thường xưng hô theo tên gọi, giới tính, tuổi tác (bác, chú/ cô, anh/ chị, em, cháu…) Trong giao tiếp thực thi công vụ, xuất cách xưng hô theo quan hệ thân tộc người có quan hệ gia đình, họ hàng làm việc tổ chức không phổ biến Khi tiếp xúc làm việc với khách hàng, cán thường xưng hô theo quan hệ hành (ông/bà – tôi, anh/chị -tôi) 2.5.2 Về thái độ ứng xử Thái độ ứng xử với đồng nghiệp công sở với khách hàng thi hành công vụ tiêu chí, thước đo đánh giá văn hóa công sở Tôn trọng đồng nghiệp, lắng nghe ý kiến đồng nghiệp, công bằng, vô tư đánh giá đồng nghiệp Lịch sự, nhã nhặn giao tiếp với đồng nghiệp, giữ uy tín, danh dự cho đồng nghiệp quan thái độ ứng xử chủ yếu cán Bên cạnh đó, thực thi công vụ, phần đông công chức hỏi cho biết họ thường xuyên trao đổi thẳng thắn, cởi mở với giám đốc đồng nghiệp Chỉ số công chức cho biết rụt rè, chưa mạnh dạn trình bày quan điểm, ý kiến trao đổi công việc với đồng nghiệp ban giám đốc 2.5.3 Về quan hệ đồng nghiệp Phần lớn cán cho biết họ thường xuyên hỗ trợ, giúp đỡ đồng nghiệp công việc, họ không ngại ngần, giữ ý chia sẻ với đồng nghiệp khác chuyện riêng tư gia đình, cái, quan hệ xã hội Những yếu tố có vai trò quan trọng việc tạo bầu không khí làm việc với tinh thần hợp tác, gần gũi, cởi mở nơi công sở, góp phần thắt chặt củng cố thêm đoàn kết giá trị tập thể Trong quan hệ với khách hàng, thái độ ứng xử cách nói hàng ngày 38 tiếp xúc với khách hàng vấn đề tưởng đơn giản có vai trò quan trọng Bởi qua thể tôn trọng khách hàg tạo tin tưởng khách hàng vào Công ty Gần gũi, tôn trọng khách hàng, giúp đỡ, tạo điều kiện để khách hàng thực theo sách, quy định chung Công ty thái độ ứng xử phổ biến cán Tuy nhiên, bên cạnh có trường hợp cán có biểu không tốt, gây khó khăn, lớn tiếng với khách hàng 2.6 Về môi trường làm việc Đánh giá chung đa số cán môi trường làm việc theo chiều hướng tích cực Tất cán hỏi hài lòng với môi trường làm việc cho họ làm việc môi trường dân chủ, đoàn kết Tuy nhiên, theo ý kiến họ, có điều chưa thật hài lòng phần nhỏ 2.7 Một số ưu điểm, tồn nguyên nhân Qua kết đánh giá thực trạng văn hóa công sở Công ty cổ phần Phi Khoa cho thấy phần lớn cán thực nghiêm túc Qui chế văn hóa công sở nội qui, qui chế làm việc cụ thể quan; có thái độ phù hợp, có cách giao tiếp ứng xử niềm nở, văn minh, thân thiện Công ty cổ phần Phi Khoa có sở vật chất đủ đáp ứng công việc có quan tâm đến trí công sở xây dựng môi trường văn hóa công sở Tuy nhiên, kết đánh giá số tồn bật cần tìm giải pháp khắc phục sau: - Chưa thật quan tâm đến trí vệ sinh thẩm mỹ công sở Một số biểu cụ thể vài bảng biểu cũ (có bảng rách) chưa thay, rác sinh hoạt rải rác nhiều khuôn viên công sở (giấy, bọc nilon, chai nước…), dây điện, cáp mạng chưa cố định, gây mỹ quan làm giảm nghiêm túc nơi công sở - Hiệu sử dụng thời làm việc cán chưa cao Vẫn không cán bộ, công chức bớt xén thời gian công sở, sớm, muộn, ngủ trưa giờ, tranh thủ thời gian “công” để giải việc riêng nơi làm việc dùng thời gian làm việc để uống trà, uống bia rượu, hút thuốc lào, thuốc lá, chơi game, tán gẫu, buôn chuyện qua điện thoại… gây lãng phí thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng 39 hiệu công việc - Mặc dù phần lớn cán cảm thấy hài lòng với môi trường làm việc có biểu tiêu cực gây khó dễ với khách hàng đến làm việc… Những biểu tiêu cực làm xấu hình ảnh, diện mạo công sở hành đại Nguyên nhân cán Công ty cổ phần Phi Khoa mà đứng đầu lãnh đạo Công ty chưa thật quan tâm đạo thực tiêu chí văn hóa công sở cách liệt Chưa đánh giá vai trò, tầm quan trọng văn hóa công sở hiệu công việc hình ảnh Công ty mắt khách hàng Đôi quan tâm đến vấn đề lớn mà chưa tỉ mỉ việc nhỏ vệ sinh thẩm mỹ, trí bàn ghế, máy tính, dây diện, xả rác mà quên điều nhỏ bé cấu thành tổng thể chung, làm thay đổi diện mạo công sở, có tác động làm thay đổi nhận thức cán khách hàng 40 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA Để góp phần xây dựng hoàn thiện văn hóa công sở đại chuyên nghiệp nước ta, doanh nghiệp có Công ty cổ phần Phi Khoa cần phát huy giá trị văn hóa công sở tích cực, đồng thời cần tìm giải pháp phù hợp cho việc khắc phục nét văn hóa công sở tiêu cực ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động công sở Lãnh đạo cần liệt đạo, kiểm tra gương mẫu thực quy chế văn hóa công sở Cần thực thường xuyên liên tục để dần hình thành thói quen văn minh, lịch thiệp Cần có biện pháp tác động để cán phải nêu cao tinh thần trách nhiệm công việc, tổ chức cần thiết lập chế biểu dương phê bình kịp thời cán thực tốt chưa tốt nhiệm vụ phân công, đồng thời cần cương việc chống lại biểu tiêu cực bè phái, chia rẽ nội bộ, đố kỵ, kìm hãm, trù úm… đồng nghiệp 3.1 Thường xuyên tổng kết, đánh giá thực tiễn văn hoá công sở Công ty Định kỳ hàng quý Công ty phải có báo cáo kết đánh giá việc thực hệ thống văn văn hoá công sở Công ty dựa số liệu cụ thể, khách quan qua xác định khó khăn, hạn chế trình triển khai tổ chức thực hiện; nêu gương, khen thưởng nhân, tổ chức thực tốt có sáng kiến hay cần nhân rộng; có hình thức kỷ luật cá nhân, tổ chức không thực hay thực không đầy đủ nội dung mà quy chế quy định quy định cán không làm - Lựa chọn cá nhân tiêu biểu để triển khai học tập nhân điển hình tiên tiến; đồng thời dự kiến tiêu chí để xây dựng Công ty văn hoá coi tiêu chí đánh giá thi đua chất lượng công tác cán Công ty 41 3.2 Tăng cường cở sở vật chất, kỹ thuật tài cho việc thực văn hoá công sở Công ty - Căn vào tình hình thực tế Công ty, cần dự kiến kinh phí đầu tư trang bị sở vật chất Công ty, Công ty có phong cách chuyên nghiệp, ngăn nắp, đại, phải ý đến yếu tố thẩm mỹ, tránh tư tưởng phô trương phòng làm việc; hay trang bị trang phục, lễ phục cho cán nhằm tạo thương hiệu riêng cho Công ty - Lắp đặt hệ thống camera tự động phận thường xuyên tiếp xúc với khách hàng như: Phòng Marketing, Phòng nhân sự, phòng tiếp khách,… - Xây dựng tiêu chí định mức khen thưởng, kỷ luật vật chất trình thực văn hoá công sở 3.3 Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục ý thức thực văn hoá công sở cho cán Công ty - Bằng nhiều hình thức khác thông qua phương tiện thông tin đại chúng, thi, tập huấn, nói chuyện chuyên đề, toạ đàm, triển khai học tập nghị để lồng ghép tuyên truyền văn hoá công sở, tránh nhàm chán cách thức tiếp nhận phong phú, dễ nhớ, dễ thực Hay thông qua họp biện pháp nêu gương Phòng ban, cá nhân thực tốt nhắc nhở tồn tại, hạn chế mà tổ chức hay cá nhân khác thực chưa nghiêm - Lãnh đạo đơn vị, người đứng đầu Công ty phải gương mẫu thực gắn thực văn hoá công sở với nhiệm vụ chuyên môn Công ty phụ trách thể việc đưa quy định cụ thể, dễ thực hiện; tránh hình thức theo phong trào phải trì thường xuyên, đồng thời nêu cao tinh thần trách nhiệm để nhắc nhở có biện pháp cần thiết cá nhân, tổ chức cấp vi phạm 42 KẾT LUẬN Văn hoá công sở khái niệm rộng bao hàm nhiều yếu tố phân tích Đến tiêu chí cụ thể văn hoá công sở chưa hoàn thiện để trở thành tiêu chí thực cho cán viên chức Vì văn hoá công sở chưa định hình nên chất lượng, khối lượng lộ trình công việc công sở bị chậm lại Cải cách hành tốt góp vào việc nâng cao văn hóa công sở Tuy nhiên, để đạt điều bàn phụ thuộc vào nhận thức viên chức, trước hết nhà quản lý Hơn hết, vấn đề cần xúc tiến toàn diện triệt để, mong đáp ứng phát triển xã hội Đã có cải cách hành chính, song cải cách hành không thôi, chưa xây dựng nếp sống văn hoá nơi công sở việc chưa ổn Tất nhiên để xây dựng văn hoá công sở sớm chiều, tâm hướng, chắn xây dựng được, đáp ứng yêu cầu phát triển Công ty xã hội 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO Học viện trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh (2012), Khoa học hành (tập 2), NXB Chính trị - Hành UNESCO (1992), Thập kỷ giới phát triển văn hoá, Hà Nội, NXB Bộ Văn hoá Thông tin Tài liệu Công ty cổ phần Phi Khoa Một số website sau: + Website: www.caicachhanhchinh.gov.vn + Website: www.vietnamnet.vn + Website: www.vnexpress.net + website: www.hanhchinhvn.com 44 [...]... cáo, cách thức, quy trình giải quyết công việc, soạn thảo và lưu trữ văn bản Đây là một trong những cơ sở tạo nên trật tự, nề nếp, văn minh, văn hoá hành chính trong hoạt động quản lý điều hành 35 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA 2.1 Về qui chế làm việc và việc thực hiện qui chế làm việc nơi công sở Công ty cổ phần Phi Khoa có ban hành qui chế làm việc rất... lượng văn bản đến của Công ty cổ phần Phi Khoa từ năm 2012-2015 như sau : STT 1 2 Loại văn bản Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính Năm 2012 2013 2014 2015 100 120 150 170 200 240 280 320 Văn bản Văn bản Thống kê số lượng văn đi đến của Công ty cổ phần Phi Khoa từ năm 2012-2015, như sau : STT 1 Loại văn bản Văn bản hành chính Năm 2012 2013 2014 2015 250 370 420 485 Văn bản - Hiện nay tổ văn. .. Cán bộ văn thư tiếp nhận VB từ các cá nhân, đơn vị, phòng ban Ghi số, ngày tháng, đóng dấu CQ và dấu chức danh vào VB Vào sổ đăng ký văn bản đi Văn bản gửi cơ quan ngoài Văn bản gửi nội bộ Gửi qua bưu điện Lấy chữ kí xác nhận Lấy chữ kí xác nhận hoặc hóa đơn Qui trình xử lý văn bản đi tại Công ty cổ phần Phi Khoa (Nguồn: Phòng văn thư)  Quy trình giải quyết văn bản đi:  Tại Công ty cổ phần Phi Khoa. .. tạo nên một dấu ấn riêng biệt, giúp phân biệt công sở này với công sở khác Nói đến văn hóa công sở tức là nói đến văn hoá của tổ chức đặc thù, có giới hạn không gian là các cơ quan nhà nước và đối tượng thực hành văn hóa công sở là cán bộ công chức văn hóa công sở được hiểu là hệ thống các giá trị, các quy tắc giao tiếp ứng xử, chuẩn mực đạo đức của cán bộ công chức, các phương thức, cách thức quản lý... các Công ty khác với nội dung bên ngoài Trong đó có các công chức thực thi nhiệm vụ của mình để hoàn thành mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của Công ty Trụ sở làm việc của Công ty phải thể hiện đựơc bộ mặt của Công ty, phải phù hợp với nhiệm vụ của Công ty, không phô trương hình thức và cũng không quá mức Là một Công ty văn phòng, tổng công ty thực hiện vai trò quản lý – lãnh đạo, trong việc bố trí trụ sở. .. Qui chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành Phần lớn cán bộ của Công ty cổ phần Phi Khoa cho biết họ thực hiện tốt và nghiêm túc nội qui, qui chế làm việc của tổ chức và không có trường hợp được hỏi nào không thực hiện theo những qui định cơ quan đã ban hành Quan trọng hơn, tất cả công chức được hỏi cho rằng việc các Công ty, công sở hành chính xây dựng. .. thời gian làm việc buổi sáng của công chức từ 7h đến 11h30 và buổi chiều từ 13h đến 16h30 Phỏng vấn ngẫu nhiên một số cán bộ Công ty cổ phần Phi Khoa về việc thực hiện giờ giấc làm việc cho thấy đa số công chức tuân thủ nghiêm túc giờ giấc làm việc tại công sở thì đa số công chức đến công sở trước hoặc đúng giờ và kết thúc công việc tại công sở theo qui định Chỉ một số ít công chức chưa chấp hành nghiêm... quản lý và giải quyết các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiệnTrình hànhlãnh củađạo Công ty Lấy chữ ký phê duyệt xác nhận 17 Chuyển giao và lấy chữ ký xác nhận Qui trình xử lý văn bản đến tại Công ty cổ phần Phi Khoa - Công ty đã gộp sổ đăng ký văn bản đến với sổ chuyển giao văn bản làm một và lấy tên là sổ chuyển giao công văn nội bộ Việc gộp hai sổ làm một tuy là giúp cán bộ văn thư giảm bớt quản... quyết công văn giấy tờ tại Công ty rất nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cao - Công tác văn thư, lưu trữ ở đơn vị thực hiện theo phương châm “Bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, công văn giấy tờ của Công ty đều được lưu trữ tốt Mặt khác, Công ty còn làm tốt công tác bổ sung, sưu tầm, tiếp nhận những tài liệu về nguồn gốc quá trình hình thành của Công ty, các... cao hiệu quả hoạt động công sở, những đặc trưng riêng trong hoạt động công vụ của cơ quan nhà nước nói chung và tại mỗi công sở nói riêng Văn hóa công sở chịu ảnh hưởng bởi những nét chung của văn hoá dân tộc và đặc điểm văn hoá riêng của từng địa bàn lãnh thổ, đồng thời vừa phải tiếp thu những tinh hoa của văn hoá nhân loại Trong mỗi công sở cũng có những nét riêng của công 31 sở đó và mỗi thành viên