Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch tại cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – bộ tư pháp

MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn Danh mục chữ viết tắt Phần mở đầu 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài 2 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 6. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 3 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Bố cục của đề tài 3 Chương 1: Cơ sở lý luận về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch 4 1.1 . Cơ sở lý luận 4 1.1.1. Các khái niệm cơ bản 4 1.1.2. Cơ sở thực tiễn 5 1.2 . Tổng quan về Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp 9 1.2.1. Chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 11 Tiểu kết 12 Chương 2:Đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân trong lĩnh vực hộ tịch 13 2.2. Đánh giá thực trạng thủ tục hành chính, giấy tờ công dân trong lĩnh vực Hộ tịch 13 2.2.1. Đăng ký hộ tịch trong nước (theo quy định của Nghị định số 1582005NĐCP) 13 2.2.2. Đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài (theo quy định của Nghị định số 242013NĐCP) 15 2.3. Kinh nghiệm một sớ nước về đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân trong lĩnh vực Hộ tịch 18 2.3.1. Một số vấn đề lý luận và thực tiễn 18 2.3.2. Về trình tự đăng ký hộ tịch (phương thức đăng ký hộ tịch) 19 2.3.3. Về thẩm quyền đăng ký hộ tịch, cán bộ làm công tác đăng ký hộ tịch (Hộ tịch viên) 20 2.3.4. Về mã số cá nhân 22 2.3.5. Về Sổ hộ tịch, cơ sở dữ liệu hộ tịch 22 Tiểu kết 24 Chương 3.Kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính trong lình vực hộ tịch tại cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – bộ tư pháp 25 3.1. Kiến nghị về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân trong dự án Luật Hộ tịch – cơ hội và thách thức 25 3.1.1. Định hướng chung về giải pháp 25 3.1.2. Những kiến nghị cụ thể 26 Tiểu kết 32 Kết luận 33 Tài liệu tham khảo 34

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu cá nhân thực Các tư liệu, kết nghiên cứu đề tài hồn tồn trung thực Nếu sai cá nhân tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 17 tháng năm 2016 LỜI CẢM ƠN Từ bước vào học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ, bảo thầy cô bạn bè Tôi xin gửi lời cảm ơn tới khoa Văn hóa - Thơng tin Xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho học tập môn Phương pháp nghiên cứu khoa học giúp có thêm vốn tri thức quý báu cho suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt mơn học hữu ích cho sinh viên ngành Quản lý nhà nước sinh viên nghành khác trường Tôi xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân tận tình hướng dẫn chúng tơi qua buổi học lớp thảo luận sôi Nếu khơng có hướng dẫn, bảo tận tâm tơi nghĩ khó hoàn thành báo cáo Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn cô Bài nghiên cứu thực khoảng thời gian tuần, thời gian làm tơi nỗ lực trình độ đặc biệt kinh nghiệm cịn hạn hẹp nên cịn nhiều thiếu sót Do vậỵ tơi mong nhận góp ý thầy bạn lớp để đề tài hồn thiện Cuối cùng, tơi xin kính chúc thầy khoa Văn hóa - Thơng tin Xã hội có sức khỏe dồi để tiếp tục truyền đạt kiến thức kinh nghiệm cho hệ sinh viên tiếp sau trường DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND TTHC Tên cụm từ viết tắt Uỷ ban nhân dân Thủ tục hành MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trên tiến trình xây dựng hội nhập kinh tế quốc tế Cải cách hành ln trọng điểm mục tiêu hàng đầu công xây dựng phát triển đất nước Ngày nay, cải cách hành vấn đề mang tính tồn cầu Cả nước phát triển nước phát triển xem cải cách hành động lực mạnh mẽ để thúc đẩy tăng trường kinh tế, phát triển dân chủ mặt khác đời sống xã hội Ở Việt Nam, cơng đổi tồn diện đất nước năm 1986, tính đến 20 năm Trong khoảng thời gian đó, đồng thời với việc đổi kinh tế cải cách hành tiến hành Cải cách hành thể rõ vai trị quan trọng việc đẩy nhanh phát triển đất nước Do việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ có đủ tài phẩm chất đáp ứng cho công cải cách hành xây dựng đất nước ln Đảng Nhà nước quan tâm Như bàn: hệ thống thủ tục hành nước ta cịn có nhiều tồn bất cập làm ảnh hưởng đến phát triển chung đất nước Thủ tục nặng nề, phiền hà hội cho nạn tham nhũng, làm giảm lòng tin nhân dân vào lãnh đạo Đảng Nhà nước Mặt khác, khơng khuyến khích phát triển kinh tế, nhà đầu tư nước muốn vào nước ta làm ăn Sở dĩ thủ tục hành rườm rà, phức tạp, nhiều khâu nhiều cửa không cần thiết phù hợp, làm nhiều thời gian chi phí, từ làm nản chí nhà đầu tư Với tồn hạn chế đó, vấn đề cải cách hành đặt cấp thiết Đó khơng nguyện vọng xúc nhân dân, tổ chức mà nhà đầu tư nước ngồi Bởi nước ta xem có tiềm triển vọng hệ thống thủ tục hành cịn lạc hậu, thơng thống, khơng phù hợp với xu phát triển chung khu vực giới Xuất phát từ lý đề tài nghiên cứu “Cải cách thủ tục hành lĩnh vực Hộ tịch Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp’’ có ý nghĩa mặt thực tiễn Là sinh viên ngành Quản lý nhà nước với mong muốn tìm giải pháp để giúp phần bé nhỏ cơng cải cách TTHC đất nước nên chọn đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu đề tài Những năm gần cơng tác cải cách thủ tục hành nói chung “Cải cách thủ tục hành lĩnh vực Hộ tịch’’ nói riêng nhiều tác giả nghiên cứu đưa tác phẩm có giá trị như: Đỗ Quốc Sam - Chương trình CCHC : Thực trạng vấn đề đặt Tạp chí Cộng sản 2-2007 Đỗ quốc Sam - Vài vấn đề CCHC giai đoạn Thông tin dự báo kinh tế xã hội 11- 2006 Đặng Thị Hạnh (2013), Thực trạng công tác hộ tịch thành phố Đà Nẵng Mục đích nghiên cứu đề tài Nghiên cứu đề tài để nhằm thấy rõ thực trạng hành nước ta nay, giúp thấy rõ quy định pháp luật công tác hộ tịch quản lý hộ tịch Trên sở đề tài đưa số giải pháp, kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện hệ thống hành lĩnh vực hộ tịch Qua phần phản ánh kết việc thực cải cách TTHC Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu cải cách TTHC lĩnh vực hộ tịch Phạm vi nghiên cứu đề tài Không gian: Đề tài nghiên cứu Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp Thời gian: Giai đoạn năm 2013 - 2020 6 Phương pháp nghiên cứu đề tài Đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau đây: điều tra xã hội học, phân tích, đánh giá, tổng hợp, so sánh tìm hiểu tài liệu thủ tục hành lĩnh vực hộ tịch Đóng góp đề tài Đề tài nghiên cứu góp phần nhằm đưa giải pháp để thực cải cách TTHC lĩnh vực hộ tịch Kết nghiên cứu đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho quan quản lý, cá nhân tập thể muốn nghiên cứu đề tài … Bố cục đề tài Đề tài gồm phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận Phần nội dung bao gồm chương sau: - Chương 1: Cơ sở lý luận cải cách TTHC lĩnh vực hộ tịch; - Chương 2: Đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân lĩnh vực Hộ - tịch; Chương 3: Kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu cải cách TTH lĩnh vực hộ tịch Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ tư pháp CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HỘ TỊCH 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Các khái niệm Để giải cơng việc cần phải có thủ tục phù hợp, theo cách hiểu chung thì: thủ tục phương thực, cách thức giải cơng việc theo trình tự định, thể lệ thống nhất,gồm loạt nhiệm vụ liên quan chặt chẽ với nhằm đạt kết mong muốn.[1,tr 5] Thủ tục hành trình tự thời gian không gian giai đoạn cần phải có để thực hình thức hoạt động quan quản lý hành nhà nước,bao gồm trình tự thành lập cơng sở; trình tự bổ nhiệm, điều động viên chức; trình tự lập quy, áp dụng quy phạm để bảo đảm quyền chủ thể xử lý vy phạm; trình độ tổ chức – tác nghiệp hành chính.[1,tr 6] Cải cách hành thay đổi có kế hoạch, theo mục tiêu định, xác định quan nhà nước có thẩm quyền Cải cách hành khơng làm thay đổi chất hệ thống hành chính, mà làm cho hệ thống trở nên hiệu hơn, phục vụ nhân dân tốt hơn; thể chế quản lý nhà nước đồng bộ, khả thi, vào sống hơn; chế hoạt động, chức năng, nhiệm vụ máy, chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức hành hiệu quả, hiệu lực hơn, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế – xã hội quốc gia Cải cách thủ tục hành điều kiện cần thiết để tăng cường củng cố mối quan hệ Nhà nước nhân dân, tăng cường tham gia quản lý Nhà nước nhân dân Cải cách thủ tục coi khâu đột phá cải cách hành Nhà nước, nghĩa để tạo chuyển động toàn hệ thống hành quốc gia; thủ tục hành khâu chọn đầu tiên, cải cách thủ tục hành gây chuyển động toàn hệ thống bị tác động Hộ tịch hoạt động quan nhà nước có thẩm quyền (thường quan hành pháp, quan quản lý hành nhà nước) ghi lưu lại lại kiện hộ tịch quan trọng công dân Hộ tịch hiểu kiện xác định tình trạng nhân thân người từ sinh đến chết Sự kiện quan trọng thường ghi nhận bao gồm việc khai sinh, khai tử, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, ly thân tư pháp, nhận nuôi ni, hợp pháp hố lãnh Ngồi ra, số nước, việc nhập cư, di dân, thay đổi nơi cư trú, chỗ bị yêu cầu phải thông báo đến quan nhà nước [4] Mục đích đăng ký hộ tịch để tạo hệ thống pháp luật (văn pháp luật chí văn quy phạm pháp luật) sử dụng để thiết lập bảo vệ quyền dân cá nhân Mục đích thứ hai tạo nguồn liệu cho việc biên soạn số liệu thống kê quan trọng, phục vụ cho hoạt động thống kê dân cư nhà nước [4] Mục đích quản lý hộ tịch cơng việc thường xuyên quan nhà nước có thẩm quyền thực để theo dõi thực trạng biến động hộ tịch, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức, để từ góp phần tạo sở xây dựng, phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phịng sách dân số, kế hoạch hố gia đình 1.1.2 Cơ sở thực tiễn Nghị Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam xác định cải cách hành chính, thủ tục hành (TTHC) liên quan đến tổ chức, hoạt động doanh nghiệp đời sống nhân dân nhiệm vụ trọng tâm giai đoạn 2011-2015 Đồng thời, Chiến lược phát triển kinh tế xã hội Việt Nam giai đoạn 2011 - 2020 xác định hoàn thiện máy nhà nước, tạo bước chuyển mạnh cải cách hành định hướng lớn, ba khâu đột phá chiến lược Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 Chính phủ Chương trình tổng thể cải cách hành giai đoạn 2011-2020 tiếp tục xác định 10 năm, công tác cải cách TTHC tiếp tục xác định nhiệm vụ trọng tâm Chương trình Trên tinh thần đó, thực Nghị số 07/2011/QH13 ngày 06 tháng năm 2011 Quốc hội Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2012, điều chỉnh Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2011, Chính phủ giao Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành liên quan xây dựng dự án Luật Hộ tịch theo hướng phù hợp với chủ trương cải cách thủ tục hành nêu Đảng Nhà nước Đây coi quan điểm đạo có tính xun suốt tồn q trình xây dựng thực Luật Hộ tịch sau này, nhằm bảo đảm tối đa điều kiện thuận lợi cho người dân đăng ký hộ tịch, đồng thời tạo bước đột phá lớn công tác quản lý hộ tịch Việt Nam thời gian tới Thực Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2012 phân cơng Chính phủ, Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành liên quan thức bắt tay xây dựng dự án Luật Hộ tịch từ cuối năm 2011 Trên sở xác định ý nghĩa, tầm quan trọng Dự án Luật Hộ tịch, đặc biệt sở quán triệt tầm quan trọng chủ trương cải cách thủ tục hành đăng ký hộ tịch, Ban soạn thảo Dự án Luật Hộ tịch tiến hành nhiều hoạt động phục vụ việc xây dựng Dự án Luật theo quan điểm có tính chất đạo quan trọng sau: Thứ nhất, bảo đảm thể chế hóa cách đầy đủ, tồn diện xác chủ trương, sách Đảng cải cách hệ thống pháp luật, cải cách tư pháp cải cách hành xác định nghị Đại hội Đảng lần thứ XI; đặc biệt trọng Nghị số 48-NQ/TW ngày 24/5/2005 Bộ Chính trị Chiến lược xây dựng hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020; bảo đảm Luật Hộ tịch phù hợp với Hiến pháp đồng bộ, thống với hệ thống pháp luật Thứ hai, bảo đảm kế thừa phát triển quy định pháp luật hộ tịch thực tế kiểm nghiệm, đề xuất giải pháp nhằm khắc phục cách hạn chế, bất cập hệ thống pháp luật hành hộ tịch Theo đó, cần trọng ưu tiên cắt, giảm giấy tờ lĩnh vực hộ tịch, giảm thiểu khó khăn cho người dân Thứ ba, bảo đảm phân cấp triệt để thẩm quyền đăng ký hộ tịch cho quyền cấp sở, nâng cao trách nhiệm cán làm công tác hộ tịch; bước thực chuyên nghiệp hóa đội ngũ công chức thực công tác hộ tịch; 10 nhà nước Quản lý hộ tịch công việc thường xuyên quan nhà nước có thẩm quyền, theo dõi thực trạng biến động hộ tịch, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức, để từ góp phần hoạch định sách, xây dựng, phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng dân số, kế hoạch hố gia đình * Cộng hồ Pháp: Ở Pháp, viên chức hộ tịch thực việc chứng thư hộ tịch chứng thư khai sinh, chứng thư kết hơn, chứng thư khai tử Ngồi ra, Pháp cịn có viên chức hộ tịch qn thực việc thu nhận chứng thư liên quan đến quân nhân người quân nhân phần lãnh thổ, nơi mà động viên vây hãm, quan hộ tịch địa phương không hoạt động thường xuyên Ở Pháp quy định việc bổ nhiệm viên chức hộ tịch sau: cấp xã, viên chức hộ tịch bao gồm Xã trưởng Phó Xã trưởng; thành phố lớn chia làm nhiều quận Quận trưởng Quận phó người có thẩm quyền hộ tịch * Hàn Quốc: Tại Hàn Quốc, việc đăng ký hộ tịch không phân biệt nước hay nước Cả Uỷ ban nhân dân cấp phường Uỷ ban nhân dân cấp quận có thẩm quyền đăng ký hộ tịch Khác với Việt Nam, quan có thẩm quyền cao quản lý hộ tịch Hàn Quốc Tòa án nhân dân tối cao hệ thống Tòa án cấp (Tịa án địa phương, Tịa án gia đình ) UBND cấp thực việc đăng ký hộ tịch đơn vị ủy quyền Tòa án số vụ việc đơn giản (như đăng ký khai sinh, kết ), cịn việc cải hộ tịch, ly bắt buộc phải qua Tịa án Người dân Hàn Quốc đến đăng ký hộ tịch quan đăng ký hộ tịch (cấp quận cấp phường), quan nối mạng liên 25 kết với hệ thống liệu trực tuyến, nên việc tra cứu thông tin liên quan đến người dễ dàng Mặc dù người dân đến đăng ký hộ tịch quan đăng ký hộ tịch (cấp quận cấp phường), hầu hết người dân đến làm thủ tục đăng ký hộ tịch quận 2.3.4 Về mã số cá nhân Mã số cá nhân, tiếng Anh “personal identification number”, viết tắt ID Bản chất mã số cá nhân dùng để nhận dạng cá nhân, cá nhân chứng minh danh tính, nhân thân thơng qua mã số cá nhân không thông qua họ tên, ngày tháng năm sinh Mã số cá nhân áp dụng nhiều nước tiên tiến giới [2.Tr 35] - Theo quan điểm nhà lập pháp Cộng hoà Pháp, mã số cá nhân vấn đề nhạy cảm Tại Pháp, người có số bảo hiểm xã hội, số bảo hiểm xã hội cho phép tiến hành số thủ tục không phép sử dụng để chứng minh danh tính khơng nêu giấy tờ hộ tịch - Ở Hoa Kỳ, việc quản lý công dân chủ yếu tiến hành qua việc quản lý số định danh cơng dân Mỗi cơng dân đếu có thẻ an sinh xã hội, lưu trữ đầy đủ thông tin nhân thân cá nhân Hệ mã số an sinh xã hội (SSN-Social Security Number) gồm chữ số cấp cho công dân Hoa Kỳ, người cư trú dài hạn, người cư trú (làm việc tạm thời) Luật pháp khơng có quy định bắt buộc người phải có mã số an sinh xã hội họ khơng có hoạt động liên quan đến an sinh xã hội hay thuế Tuy nhiên, thực tế, mở tài khoản ngân hàng xin giấy phép lái xe, quan có thẩm quyền đếu yêu cầu xuất trình mã số an sinh xã hội, dẫn đến việc tất công dân Hoa Kỳ có mã số an sinh xã hội Hiện nay, Hoa Kỳ, mã số an sinh xã hội trở thành mã số định danh quốc gia 2.3.5 Về Sổ hộ tịch, sở liệu hộ tịch * Sổ hộ tịch Mỗi quốc gia có phương thức quản lý hộ tịch khác nhau, nhìn chung ghi nhận kiện hộ tịch thông qua sổ hộ tịch 26 - Theo Luật Dân Pháp, hộ tịch cấp xã hộ tịch lãnh quản lý thông qua sổ hộ tịch Sổ hộ tịch lập thành bản, 01 gốc chuyển cho Toà án sơ thẩm lưu Sổ hộ tịch dán tem Hầu hết xã Pháp có sổ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hơn…Tuy nhiên có xã có sổ sổ hộ tịch có kiện hộ tịch Các thơng tin hộ tịch cá nhân lưu giữ 75 năm Sau 75 năm sổ hộ tịch coi tài liệu lưu trữ công - Pháp luật Nhật Bản quy định hộ tịch sổ nối hộ tịch Cũng giống pháp luật Cộng hoà Pháp, hộ tịch có phụ Bản lưu giữ Uỷ ban hành thành phố Uỷ ban hành huyện Bản phụ gửi cho Cục tư pháp quản hạt Sở Tư pháp địa phương Chi cục trực thuộc lưu trữ Cán thực ghi vào sổ hộ tịch kiện hộ tịch * Cơ sở liệu hộ tịch Hiện nay, số nước giới xây dựng sở liệu hộ tịch điện tử Cộng hoà Áo, Cộng hoà Liên bang Đức, Hàn Quốc, Nhật Bản… - Tại Đức, sở liệu hộ tịch chủ yếu sổ giấy; liệu hộ tịch từ 01/01/2009 đến 31/12/2013 thiết lập quản lý điện tử, tất liệu sổ đăng ký hộ tịch giai đoạn chuyển vào máy tính, nhập xong liệu hộ tịch, sổ đăng ký hộ tịch có tiếp tục lưu trữ, thời gian (từ 01/01/2014) quản lý liệu máy tính, cá nhân có mã số riêng để sử dụng cần - Giống Cộng hịa Liên bang Đức, Cộng hồ Pháp quản lý hộ tịch công nghệ thông tin lẫn sổ giấy Ở Pháp xây dựng sở liệu hộ tịch cấp xã Hiện nay, sở liệu hộ tịch khơng có liệu cập nhật vào hệ thống tin học từ 10 năm, nên có nhiều giấy tờ phải tìm kiếm cách thủ công - Ở Hàn Quốc, việc đăng ký hộ tịch thực điện tử Công tác quản lý hộ tịch nhân thông tin cá nhân lưu trữ trực tuyến Những giấy tờ người dân nộp đăng ký hộ tịch vào sổ đóng 27 (theo tháng) lưu Sau thời gian giao cho Toà án quản lý lưu giữ giấy tờ hộ tịch 28 Tiểu kết Mục đích dự án Luật Hộ tịch nhằm cải cách thủ tục hành đăng ký hộ tịch theo hướng đơn giản, công khai, minh bạch, tạo thuận lợi cho người dân; đại hóa cơng tác đăng ký quản lý hộ tịch; thực cấp số định danh cá nhân đăng ký khai sinh (nhằm mã hóa thơng tin cá nhân); thực lộ trình cắt giảm thủ tục hành giấy tờ công dân đăng ký hộ tịch 29 CHƯƠNG KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LÌNH VỰC HỘ TỊCH TẠI CỤC HỘ TỊCH, QUỐC TỊCH, CHỨNG THỰC – BỘ TƯ PHÁP 3.1 Kiến nghị việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ cơng dân dự án Luật Hộ tịch – hội thách thức 3.1.1 Định hướng chung giải pháp Trên sở kết nghiên cứu vấn đề lý luận, thực tiễn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, kết đánh giá thực trạng thủ tục hành chính, giấy tờ cơng dân lĩnh vực hộ tịch Việt Nam, nhóm nghiên cứu đưa kiến nghị/đề xuất giải pháp chuyển tải vào Dự án Luật Hộ tịch nội dung mang tính đột phá, nhằm thực đơn giản hóa tối đa thủ tục hành chính, giấy tờ cơng dân thủ tục đăng ký hộ tịch Định hướng giải pháp là: Thứ nhất, đề xuất đơn giản hóa thủ tục hành tập trung vào việc loại bỏ thủ tục hành khơng cần thiết; đơn giản hóa thủ tục hành cịn phù hợp, nhằm cắt giảm chi phí tuân thủ cho cá nhân, tổ chức; sửa đổi mẫu đơn, tờ khai theo hướng giảm dần thông tin công dân phải khai báo thực thủ tục hành (để tránh trùng lặp); loại bỏ yêu cầu xuất trình nộp sao, có chứng thực giấy tờ công dân thành phần hồ sơ thực thủ tục hành chính; thực dịch vụ cơng trực tuyến cấp độ để tạo thuận lợi tối đa cho người dân Thứ hai, đề xuất đơn giản hóa giấy tờ cơng dân thực hai cấp độ (thủ công điện tử) sau: - Đối với phương án đơn giản hóa giấy tờ công dân sở thực quản lý dân cư phương thức thủ công, cần xác định giấy tờ trung tâm, từ thiết kế, bổ sung thêm thơng tin cịn thiếu từ giấy tờ khác vào để giảm thiểu giấy tờ công dân cấp - Đối với phương án đơn giản hóa giấy tờ công dân sở thực 30 quản lý dân cư phương thức đại, sử dụng cơng nghệ đại chíp điện tử tích hợp thẻ nhựa phương tiện điện tử, từ mở rộng ứng dụng, tích hợp thơng tin nhiều ngành, lĩnh vực để thay nhiều loại giấy tờ phạm vi chức quản lý Bộ, ngành tổng thể ngành, lĩnh vực liên quan đến quản lý dân cư Các kiến nghị, đề xuất cụ thể gồm: 3.1.2 Những kiến nghị cụ thể * Về Số định danh cá nhân Số định danh cá nhân dãy số tự nhiên lập Cơ sở liệu quốc gia dân cư nhằm mã hóa thơng tin cá nhân, cấp cho cá nhân để đáp ứng yêu cầu tra cứu thơng tin, phục vụ lợi ích cá nhân công tác quản lý nhà nước Hiện nay, cơng dân sở hữu đến khoảng 20 loại giấy tờ, loại giấy tờ có số khác Các giấy tờ có chung đặc điểm chứa đựng thông tin hộ tịch cá nhân (họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch…) Tuy nhiên, số loại giấy tờ người thông tin cá nhân khơng trùng nhau, gây khó khăn việc sử dụng Do đó, để khắc phục hạn chế, bất cập nêu trên, điều kiện phát triển cơng nghệ kỹ thuật số hóa, trước u cầu cơng tác quản lý hộ tịch tình hình mới, việc quy định Số định danh cá nhân cần thiết Số định danh cá nhân cấp lần cho cá nhân, ghi vào Sổ hộ tịch, trích lục hộ tịch giấy tờ khác theo quy định pháp luật (Điều 10 dự thảo Luật) * Phân cấp triệt để thẩm quyền đăng ký hộ tịch Theo quy định pháp luật hành hộ tịch, thẩm quyền đăng ký hộ tịch phân chia tản mạn cấp, cụ thể sau: - Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Giải việc đăng ký kết có yếu tố nước ngồi cơng nhận việc nhận cha, mẹ, có yếu tố nước ngồi Sở Tư pháp quan tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tiếp nhận, nghiên cứu 31 hồ sơ đăng ký việc hộ tịch nói trên, đồng thời trực tiếp thụ lý giải việc đăng ký khai sinh, khai tử có yếu tố nước ngồi - Ủy ban nhân dân cấp huyện: Giải việc thay đổi, cải hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho trường hợp; Cấp lại Giấy khai sinh; Cấp giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện lưu giữ Phòng Tư pháp quan tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực công việc nêu - Ủy ban nhân dân cấp xã: Đăng ký khai sinh, khai tử (kể việc khai sinh, khai tử cho người nước ngồi thường trú Việt Nam cho cơng dân Việt Nam định cư nước sử dụng hộ chiếu Việt Nam sinh chết Việt Nam), kết hơn; Giải việc thay đổi, cải hộ tịch cho người từ 14 tuổi; bổ sung hộ tịch cho trường hợp; Cấp giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã lưu giữ Thẩm quyền đăng ký hộ tịch xác định sở nơi cư trú cá nhân có yêu cầu đăng ký hộ tịch Việc quy định thẩm quyền tản mạn bộc lộ số bất cập Dự án Luật Hộ tịch đề nghị giao toàn việc đăng ký hộ tịch cho Ủy ban nhân dân cấp xã mở rộng thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo hướng: việc xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú, cá nhân có yêu cầu đăng ký hộ tịch lựa chọn nơi đăng ký hộ tịch theo nơi quản lý hộ tịch gốc (theo quy định dự thảo Luật nơi đăng ký khai sinh nơi quản lý hộ tịch gốc cá nhân) Điều tạo điều kiện thuận lợi cho người dân lựa chọn quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch * Đơn giản hóa giấy tờ cơng dân Hiện kiện hộ tịch sau đăng ký, đương cấp 01 giấy tờ hộ tịch tương ứng như: Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn… với mẫu giấy tờ dẫn đến việc bảo quản tương đối khó khăn, dễ bị thất lạc, mát hư hỏng Với việc cấp giấy tờ hộ tịch riêng lẻ sau đăng ký kiện hộ tịch làm cho việc xâu chuỗi, kết nối 32 biến động hộ tịch cá nhân nằm tình trạng đứt quãng, gây khó khăn cho quan quản lý cho người dân việc chứng minh tình trạng hộ tịch dẫn đến cá nhân có nhiều giấy tờ hộ tịch Để khắc phục tình trạng này, bối cảnh xây dựng Cơ sở liệu quốc gia dân cư Cơ sở liệu hộ tịch điện tử nhằm thống quản lý thơng tin dân cư việc cấp giấy tờ hộ tịch khơng cần thiết, đáp ứng yêu cầu Đề án 896 việc giảm thiểu giấy tờ cấp cho công dân, dự án Luật Hộ tịch quy định theo hướng, sau đăng ký kiện hộ tịch, Cơ quan đăng ký hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch cập nhật thông tin vào sở liệu hộ tịch điện tử, trường hợp đăng ký hộ tịch nơi cư trú, khơng phải nơi quản lý hộ tịch gốc Hộ tịch viên nơi đăng ký thông báo cho Hộ tịch viên nơi quản lý hộ tịch gốc cá nhân để ghi vào Sổ hộ tịch cập nhật vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử Bên cạnh dự thảo Luật Hộ tịch quy định việc cấp trích lục hộ tịch cho người dân đăng ký hộ tịch người dân có yêu cầu (Điều 42), dự thảo Luật quy định có nhu cầu sử dụng giấy tờ hộ tịch để chứng minh kiện hộ tịch cá nhân có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý liệu hộ tịch cấp trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch Cơ sở liệu hộ tịch điện tử (Điều 43) Trích lục hộ tịch văn chứng minh kiện hộ tịch cá nhân đăng ký lưu giữ Cơ sở liệu hộ tịch * Xây dựng sở liệu hộ tịch điện tử a) Nhận thức chung Trước yêu cầu Ủy ban thường vụ Quốc hội để bảo đảm thống quản lý dân cư, việc xây dựng sở liệu tập trung thông tin công dân để ngành khai thác, sử dụng việc cần tập trung nguồn lực, ưu tiên thực Dự án Luật Hộ tịch quy định: “Cơ sở liệu hộ tịch điện tử sở liệu ngành, thiết lập sở tin học hóa cơng tác đăng ký hộ tịch, kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cá nhân cho Cơ sở liệu quốc gia dân cư” 33 Việc xây dựng đưa vào quản lý, sử dụng sở liệu hộ tịch điện tử có vai trò quan trọng việc cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính, giấy tờ cơng dân đăng ký hộ tịch, lý sau đây: - Cơ sở liệu hộ tịch xóa bỏ phân biệt thẩm quyền không gian thực thủ tục hành Theo quy định dự án Luật hộ tịch, thẩm quyền đăng ký hộ tịch hầu hết vào nơi người thực thủ tục hành đăng ký thường trú tạm trú Do đó, xây dựng Cơ sở liệu hộ tịch điện tử phạm vi toàn quốc kết nối với Cơ sở liệu quốc gia dân cư Hộ tịch viên địa phương cấp quyền truy cập khai thác, sử dụng thông tin để làm sở giải thủ tục hành cho cơng dân - Cơ sở liệu hộ tịch điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho công dân việc xin cấp trích lục hộ tịch Theo quy định dự án Luật Hộ tịch, thay cấp giấy tờ công dân (Giấy khai sinh, Đăng ký kết hôn, Giấy chứng tử, ), quan đăng ký hộ tịch quan quản lý Cơ sở liệu hộ tịch có thẩm quyền cấp trích lục hộ tịch cho cơng dân để thực thủ tục hành - Cơ sở liệu hộ tịch giúp giảm số giấy tờ thực thủ tục hành Mục tiêu dự án Luật Hộ tịch Đề án 896 hướng tới việc giảm giấy tờ cơng dân phải xuất trình/nộp sao/nộp có chứng thực thành phần hồ sơ thực thủ tục hành Việc khai thác, sử dụng Cơ sở liệu hộ tịch điện tử sở để tiếp tục giảm giấy tờ thành phần hồ sơ thực thủ tục hành có thơng tin hướng tới việc giảm giấy tờ cơng dân phải xuất trình/nộp sao/nộp có chứng thực thành phần hồ sơ thực thủ tục hành Mặt khác, Cơ sở liệu hộ tịch điện tử điều kiện cần để thực thủ tục hành trực tuyến cho cơng dân Chính phủ điện tử Chính phủ hoạt động hiệu lực, hiệu hơn, cung cấp dịch vụ tốt sở ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông, ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thơng để quan Chính phủ đổi mới, làm việc hiệu lực, hiệu minh bạch 34 hơn, cung cấp thông tin, dịch vụ tốt cho người dân, doanh nghiệp tổ chức; đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thực quyền dân chủ việc tham gia quản lý nhà nước Vì vậy, để thực thủ tục hành trực tuyến lĩnh vực hộ tịch địi hỏi cần có Cơ sở liệu hộ tịch điện tử b) Một số định hướng việc xây dựng Cơ sở liệu hộ tịch điện tử Trên sở xác định sở liệu hộ tịch điện tử sở liệu ngành, đó, mối liên hệ với Cơ sở liệu quốc gia dân cư, phải đáp ứng yêu cầu sau đây: Thứ nhất, hình thức đăng ký truyền tải liệu Cơ quan đăng ký hộ tịch (Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện Việt Nam nước ngoài) thực đăng ký quản lý hộ tịch đồng thời kết hợp hai hình thức đăng ký sổ giấy (viết tay) đăng ký máy tính sở phần mềm Phần mềm xây dựng theo hướng dùng chung thống tất quan đăng ký hộ tịch (trên 11 nghìn xã, phương nước); thu nạp truyền tải liệu hộ tịch từ UBND cấp xã (đã số hoá) UBND cấp huyện thông qua đường truyền trực tuyến (ADSL) Đối với liệu đăng ký Cơ quan đại diện truyền tải Bộ Ngoại giao Theo mơ hình đăng ký hộ tịch dự kiến trình bày trên, Cơ sở liệu hộ tịch mơ hình liệu điện tử tập trung; liệu hộ tịch đăng ký, tích hợp quan đăng ký hộ tịch số hoá truyền tải sở liệu quốc gia thông qua trạm trung chuyển UBND cấp tỉnh cấp huyện Thứ hai, tính sử dụng - Cơ sở liệu hộ tịch điện tử phải sở liệu mở, có khả kết nối để cung cấp chia sẻ thông tin hộ tịch cá nhân với sở liệu chuyên ngành khác (như hộ khẩu, chứng minh nhân dân, thuế, lý lịch tư pháp, quốc tịch, liệu cán công chức ) - Cần xác định thống (với bộ, ngành liên quan sở đánh giá nhu cầu sử dụng) liệu hộ tịch cá nhân Cơ sở 35 liệu hộ tịch điện tử - Cơ sở liệu hộ tịch điện tử phải đáp ứng yêu cầu tra cứu, khai thác, sử dụng nhiều quan/đơn vị, tổ chức Việt Nam, nước chừng mực định, cơng dân có nhu cầu Thứ ba, phương thức xây dựng Cơ sở liệu hộ tịch điện tử phải coi biện pháp hỗ trợ tích cực, (nhưng thay được) sở liệu giấy (sổ sách hộ tịch) Cơ sở liệu điện tử phải thiết kế theo hướng đồng bộ, liên thông, song hành với sở liệu giấy, xây dựng sở liệu giấy Cơ sở liệu hộ tịch điện tử thiết kế theo hướng gồm hợp phần sau: - Hợp phần hệ thống ứng dụng Cơ quan đăng ký hộ tịch (UBND cấp xã Cơ quan đại diện Việt Nam nước ngoài) sử dụng phần mềm thiết kế chung để thực đăng ký hộ tịch - Hợp phần hai phần tổng hợp, đồng truyền tải liệu Ở đây, UBND cấp tỉnh UBND cấp huyện cấp tổng hợp để truyền tải cho Bộ Tư pháp liệu hộ tịch UBND cấp xã đăng ký, tích hợp vào phần mềm truyền tải lên UBND cấp tỉnh UBND cấp huyện không thực việc đăng ký hộ tịch, khơng tích hợp/chỉnh sửa thông tin hộ tịch cá nhân - Hợp phần ba phần để dành cho người có quyền khai thác, tra cứu, sử dụng có quyền yêu cầu Thứ tư, giải pháp - Cần hoàn thiện sở pháp lý cho việc xây dựng sở liệu hộ tịch điện tử phạm vi tồn quốc, có mối quan hệ mật thiết sở đầu vào Cơ sở liệu quốc gia dân cư Định hướng xây dựng sở liệu hộ tịch điện tử phải gắn liền với việc tin học hố cơng tác đăng ký hộ tịch sở ứng dụng công nghệ tin học - Cơ sở liệu hộ tịch điện tử sở liệu lớn, cần phải có thiết kế lộ trình/bước phù hợp Trước mắt, cần tập trung đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cho quan đăng ký, quản lý hộ tịch (UBND cấp) 36 nhằm đáp ứng yêu cầu tin học hố, ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác đăng ký, quản lý hộ tịch - Tập trung số hố, cập nhật tồn liệu hộ tịch giấy lưu trữ địa phương để phục vụ tốt công tác tra cứu, thống kê số liệu hộ tịch, đồng thời hạn chế tối đa hư hỏng, mát sổ hộ tịch nay; đẩy mạnh công tác phối hợp bộ, ngành việc chia sẻ, kết nối hệ sở liệu, tạo tiền đề cho việc hoàn thiện Cơ sở liệu quốc gia dân cư Tóm lại, để xây dựng thành công sở liệu hộ tịch điện tử, cần ưu tiên đẩy mạnh tin học hóa cơng tác đăng ký quản lý hộ tịch UBND cấp; cải tiến mạnh mẽ phương thức đăng ký hộ tịch theo mơ hình đăng ký, quản lý hệ chương trình (phần mềm) quản lý thống toàn quốc Tiểu kết Để thực tốt mục tiêu, chương trình cải cách TTHC lĩnh vực hộ tịch cần tập trung nâng cao thực chương trình hành động, kế hoạch với yêu cầu thực tiễn Mọi chương trình, hoạt động triển khai thực cần có quan tâm ngành, cấp, phối hợp chặt chẽ quan hành Nhà nước với tồn xã hội Để từ đó, TTHC thực hiên cách đơn giản, nhanh gọn giảm chi phí Đồng thời góp phần xây dựng máy hành nhà nước ngày chuyên nghiệp tinh gọn 37 KẾT LUẬN Cải cách TTHC nói chung cải cách TTHC lĩnh vực hộ tịch nói riêng vấn đề có ý nghĩa quan trọng cấp thiết, nhằm tạo bước chuyển biến cải cách TTHC quan hành nhà nước với tổ chức công dân Xây dựng, thực TTHC lĩnh vực hộ tịch đơn giản, thống nhất, công khai, pháp luật, tạp điều kiện thuận lợi cho công dân, tổ chức giải công việc, ngăn ngừa tệ nạn cửa quyền, sách nhiễu nhiệm vụ cấp bách quan nhà nước Ý nghĩa tầm quan trọng cải cách TTHC lĩnh vực hộ tịch tiến trình phát triển kinh tế - xã hội đất nước nói chung địa phương nói riêng điều kiện khơng cần bàn luận, điều thực tiễn khẳng định Mục đích dự án Luật Hộ tịch nhằm cải cách thủ tục hành đăng ký hộ tịch theo hướng đơn giản, công khai, minh bạch, tạo thuận lợi cho người dân; đại hóa cơng tác đăng ký quản lý hộ tịch; thực cấp số định danh cá nhân đăng ký khai sinh (nhằm mã hóa thơng tin cá nhân); thực lộ trình cắt giảm thủ tục hành giấy tờ công dân đăng ký hộ tịch Với đề tài nghiên cứu mong muốn đem đến nhìn khách quan cơng cải cách TTHC lĩnh vực hộ tịch Từ quan hành nhà nước đưa phương án tốt để nâng cao cải cách TTHC lĩnh vực hộ tịch Tôi xin chân thành cảm ơn! 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO Học viện Hành chính, 2004, Giáo trình thủ tục hành NXB Đại học Quốc Gia, Hà Nội Nguyễn Thị Vân Anh (2014), Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Thủ tướng Chính phủ (2013), Quyết định số 896/QĐ-TTg : Phê duyệt Đề án tổng thể đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ cơng dân sở liệu liên quan đến quản lý dân cư giai đoạn 2013 – 2020; https://vi.wikipedia.org/wiki/%C4%90%C4%83ng_k%C3%BD_h%E1%BB %99_t%E1%BB%8Bch http://qtht.moj.gov.vn/Pages/trang-chu.aspx 39