LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO YÊN BÁI 2 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của báo Yên Bái 2 1.1 Chức năng 2 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 2 1.3 Cơ cấu tổ chức 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Báo Yên Bái 5 2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính – Trị sự 5 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 5 2.1.2 Vị trí việc làm và bản mổ tả công việc 6 2.2 Công tác văn thư, lưu trữ 8 2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Báo Yên Bái về công tác văn thư, lưu trữ 8 2.2.1.1 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác văn thư 8 2.2.1.2 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác lưu trữ 9 2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 10 2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Báo Yên Bái 11 2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Báo Yên Bái 11 2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý 12 2.2.4.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 14 2.2.4.3 Sơ đồ hoa quy trình lập hồ sơ hiện hành 15 2.2.4.5 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Báo Yên Bái 16 2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Báo Yên Bái 17 2.2.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ 17 2.2.5.2 Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ 17 3. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan Báo Yên Bái 18 3.1 Tìm hiểu về cơ sở vật chất của phòng Hành chính – Trị sự 18 3.3 Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng 20 PHẦN 2. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21 VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN CỦA BẢO YÊN BÁI 21 1. Lý do chọn đề tài 21 2. Lịch sử nghiên cứu 22 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 23 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 23 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 24 6. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 25 7. Cấu trúc của đề tài 25 PHẦN NỘI DUNG 26 CHƯƠNG I. CƠ SỞ KHOA HỌC TRONG TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN TẠI BÁO YÊN BÁI 26 1.1 Các khái niệm cơ bản 26 1.1.1 Khái niệm văn bản và hệ thống văn bản 26 1.1.2 Yêu cầu nội dung của văn bản 27 1.1.3 Yêu cầu về thể thức 28 1.2 Khái niệm tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa văn bản 28 1.2.1 Tiêu chuẩn hóa 28 1.2.2 Tiêu chuẩn hóa văn bản 28 1.3 Khái niệm ISO 29 1.3.1 Khái niệm ISO 29 1.3.2 Khái niệm ISO 9001: 2008 29 1.4 Mức độ và cấp độ tiêu chuẩn hóa văn bản 29 1.4.1 Mức độ tiêu chuẩn hóa 29 1.4.2 Cấp độ tiêu chuẩn hóa văn bản 30 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA BÁO YÊN BÁI 33 2.1 Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng và tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng tại Báo Yên Bái 33 2.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng 33 2.1.2 Tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng 34 2.1.3 Mô hình hóa quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 35 2.1.4 Chính sách chất lượng của Báo Yên Bái 35 2.1.5 Hệ thống tài liệu 35 2.2 Nội dung tiêu chuẩn hóa văn bản 36 2.2.1 Chuẩn hóa thành phần văn bản: 36 2.2.2 Chuẩn hóa mối quan hệ giữa các văn bản: 36 2.2.3 Chuẩn hóa việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các văn bản: 36 2.2.4 Chuẩn hóa thể thức văn bản: 36 2.2.5 Chuẩn hóa văn phong văn bản: 37 2.3 Quy trình Soạn thảo văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 38 2.3.1 Mục đích và phạm vi áp dụng 38 2.3.2 Các bước soạn thảo văn bản 38 2.3.3 Thể thức và bố cục văn bản 38 2.3.3.1 Thể thức văn bản 38 2.3.3.2 Bố cục văn bản 39 2.3.3.3 Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 39 2.4 Ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn bản phục vụ cho hoạt động của Báo Yên Bái 39 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN 41 3.1 Mẫu hóa một số văn bản thường được sử dụng 41 3.2 Chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ 41 3.3 Nâng cao chất lượng các hoạt động thẩm định, kiểm tra văn bản được soạn thảo và ban hành 42 KẾT LUẬN 44 PHẦN 3. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, cho phép bày tỏ lòng tri ân sâu sắc tới Ths Nguyễn Mạnh Cường, người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng, người tận tình truyền đạt kiến thức cho suốt năm học vừa qua Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn cán bộ, nhân viên phòng Hành – Trị sự, đặc biệt đồng chí Vũ Thị Hoài – nhân viên văn thư - lưu trữ hướng dẫn, bảo nhiều thời gian thực tập Tòa soạn Báo Yên Bái Xin trân trọng cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .2 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO YÊN BÁI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức báo Yên Bái 1.1 Chức 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức .3 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Báo Yên Bái .5 2.1 Tổ chức hoạt động phòng Hành – Trị .5 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức 2.1.2 Vị trí việc làm mổ tả công việc 2.2 Công tác văn thư, lưu trữ 2.2.1 Hệ thống hóa văn quản lý Báo Yên Bái công tác văn thư, lưu trữ 2.2.1.1 Hệ thống hóa văn quản lý công tác văn thư 2.2.1.2 Hệ thống hóa văn quản lý công tác lưu trữ 2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 10 2.2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn .11 2.2.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý Báo Yên Bái 11 2.2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Báo Yên Bái 11 2.2.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý 12 2.2.4.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến 14 2.2.4.3 Sơ đồ hoa quy trình lập hồ sơ hành .15 2.2.4.5 Nhận xét lập hồ sơ hành Báo Yên Bái .16 2.2.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Báo Yên Bái .17 2.2.5.1 Văn quản lý công tác lưu trữ 17 2.2.5.2 Tổ chức nhân sở vật chất công tác lưu trữ 17 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan Báo Yên Bái 18 3.1 Tìm hiểu sở vật chất phòng Hành – Trị 18 3.3 Thống kê phần mềm sử dụng công tác văn phòng 19 PHẦN .20 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .20 VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN CỦA BẢO YÊN BÁI .20 Lý chọn đề tài 21 Lịch sử nghiên cứu 21 Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài .23 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 23 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 24 Ý nghĩa luận thực tiễn đề tài 25 Cấu trúc đề tài .25 Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN NỘI DUNG 25 CHƯƠNG I 25 CƠ SỞ KHOA HỌC TRONG TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN TẠI 25 BÁO YÊN BÁI 26 1.1 Các khái niệm 26 1.1.1 Khái niệm văn hệ thống văn 26 1.1.2 Yêu cầu nội dung văn .27 1.1.3 Yêu cầu thể thức 28 1.2 Khái niệm tiêu chuẩn hóa tiêu chuẩn hóa văn .28 1.2.1 Tiêu chuẩn hóa .28 1.2.2 Tiêu chuẩn hóa văn 28 1.3 Khái niệm ISO 29 1.3.1 Khái niệm ISO .29 1.3.2 Khái niệm ISO 9001: 2008 29 1.4 Mức độ cấp độ tiêu chuẩn hóa văn 29 1.4.1 Mức độ tiêu chuẩn hóa 29 1.4.2 Cấp độ tiêu chuẩn hóa văn 30 CHƯƠNG 33 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA BÁO YÊN BÁI .33 2.1 Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng tầm quan trọng hệ thống quản lý chất lượng Báo Yên Bái .33 2.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng 33 2.1.2 Tầm quan trọng hệ thống quản lý chất lượng 34 2.1.3 Mô hình hóa quy trình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 35 2.1.4 Chính sách chất lượng Báo Yên Bái 35 2.1.5 Hệ thống tài liệu .35 2.2 Nội dung tiêu chuẩn hóa văn 36 2.2.1 Chuẩn hóa thành phần văn bản: .36 2.2.2 Chuẩn hóa mối quan hệ văn bản: .36 2.2.3 Chuẩn hóa việc sử dụng chức năng, công dụng văn bản: 36 2.2.4 Chuẩn hóa thể thức văn bản: 36 2.2.5 Chuẩn hóa văn phong văn bản: 37 2.3 Quy trình Soạn thảo văn - theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 .38 2.3.1 Mục đích phạm vi áp dụng 38 2.3.2 Các bước soạn thảo văn 38 2.3.3 Thể thức bố cục văn 38 2.3.3.1 Thể thức văn 38 2.3.3.2 Bố cục văn 39 2.3.3.3 Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn 39 2.4 Ý nghĩa việc chuẩn hóa văn phục vụ cho hoạt động Báo Yên Bái .39 CHƯƠNG 41 GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN .41 3.1 Mẫu hóa số văn thường sử dụng 41 Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Chú trọng đến công tác đào tạo bồi dưỡng cán .41 3.3 Nâng cao chất lượng hoạt động thẩm định, kiểm tra văn soạn thảo ban hành 42 KẾT LUẬN 44 PHẦN .1 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong tất quan, tổ chức có công tác văn phòng lập đơn vị làm công tác văn phòng Xã hội ngày phát triển, hoạt động văn phòng nâng cao coi trọng hơn, đòi hỏi cấp thiết đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo bậc đại học ngành liên quan tới công tác văn phòng, có chuyên ngành Quản trị văn phòng.Với phương châm “ Học đôi với hành” gắn liền nhà trường với xã hội, sau kỳ học, nhà trường kết hợp với khoa tổ chức cho sinh viên thực tập tốt nghiệp nhằm giúp sinh viên áp dụng lí thuyết vào môi trường thực tiễn, công việc cụ thể Sinh viên củng cố thêm kiến thức học, rèn luyện kĩ năng, nâng cao lực nghề nghiệp ý thức trách nhiệm Được đồng ý, tiếp nhận Báo Yên Bái, theo phân công khoa em thực tập phòng Hành – Trị từ ngày 04/07/2016 đến ngày 28/08/2016 Mặc dù nội dung thực tập phức tạp, thời gian thực tập ngắn với quan tâm, tạo điều kiện đồng chí trưởng phòng Nguyễn Văn Miền, với giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên khác phòng em hoàn thành tốt đợt thực tập Thông qua nghiên cứu, khảo sát trực tiếp thực hành qua khâu nghiệp vụ công tác văn phòng em tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm, tạo tảng vững vàng cho công việc sau em trường Bản báo viết theo đề cương chung khoa dựa kết đạt trình thực tập Qua báo cáo em xin đề xuất kiến nghị số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn phòng Báo Yên Bái Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nôi, ngày 27 tháng 08 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Hoài Thu Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO YÊN BÁI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức báo Yên Bái 1.1 Chức Báo Yên Bái đảng tỉnh ủy Yên Bái có chức quan ngôn luận đảng bộ, quyền nhân dân, đồng thời cầu nối thông tin đảng, quyền với nhân dân địa phương, đơn vị nghiệp có thu, hoạt động báo chí theo quy định Đảng, pháp luật Nhà nước 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Thông tin, tuyên truyền đường lối, chủ trương, nghị Đảng, sách, pháp luật Nhà nước; nghị quyết,chỉ thị, định đảng bộ, quyền địa phương, giáo dục lòng yêu nước, lí tưởng độc lập dân tộc chủ nghĩa xã hội, lối sống lành mạnh, truyền thống tốt đẹp, góp phần thực mục tiêu dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh Tham gia phát đông tổ chức phong trào thi đua yêu nước, phát nêu gương tập thể, cá nhân điển hình tiên tiến Tham gia tổng kết thực tiễn, đúc rút phổ biến kinh nghiệm, góp phần bổ sung hoàn thiện quản điểm đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, quy định địa phương; đua đường lối, nghị Đảng, sách, pháp luật Nhà nước vào sống Tổ chức, tiếp nhận, xử lí, đăng tải thông tin kịp thời, xác, thực diễn đàn dân theo quy đinh pháp luật góp phần xây dựng đảng tổ chức hệ thống trị địa phương vững mạnh Chủ động đấu tranh kiên quyết, sắc ben với âm mưu hoạt động phá hoạt lực thù địch, bảo vệ chue nghĩa Mác – Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước Tích cực, giám sát phát tiêu cực, góp phần định hướng tư tưởng dư luận xã hội Xây dựng quan báo vững mạnh, xây dựng đội ngũ công chức viên chức, người lao động có lập trường, quan điểm vững vàng, giỏi chuyên Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội môn, nghiệp vụ có đạo đức nghề nghiệp 1.3 Cơ cấu tổ chức Tổ chức máy gồm cán , phóng viên, biên tập viên, kĩ thuật viên , viên chức Báo Yên Bái Ban Biên tập Tổng biên tập Bùi Anh Túy Bút danh: Trường Túy Phó tổng biên tập Trình độ: Cử nhân báo chí Phí Văn Nam Bút danh: Hoài Nam Phó tổng biên tập Trình độ cư nhân báo chi Trần Quỳnh Liên Phó tổng biên tập Phụ trách Báo Yên Bái ngày Trần Minh Đức Phụ trách báo điện tử; Truyền hình Internet Phòng Tòa soạn Trưởng phòng Trần Quỳnh Liên Phó phòng Bút danh: Thụy Anh Lê Thanh Hương Phó phòng Bút danh: Quế Hương Lê Thành Trung Bút danh: Khánh Linh Phòng Phóng viên Kinh tế Trưởng phòng Nguyễn Đình Tứ Phó phòng Bút danh: Đình Tứ Nguyễn Ngọc Trúc Bút danh: Thanh Trúc Phòng phóng viên văn xã – xây dựng Đảng Trưởng phòng Bùi Minh Đức Bút danh: Đào Minh Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phó phòng Phạm Văn Tuấn Bút danh: Hà Tĩnh Phòng vùng cao – nội Trưởng phòng Nguyễn Tuấn Anh Phó phòng Bút dannh: Quốc Khánh Nguyễn Văn Giang Bút danh: Minh Hằng Phòng Báo Yên Bái điện tử Trưởng phòng Trần Quang Tuấn Phó phòng Bút danh: Minh Quang Phạm Minh Thúy Bút danh: Phạm Minh Phòng hành – trị Trưởng phòng Nguyễn Văn Miền Phó phòng Bút danh: Thanh Miền Tô Đức Thành Bút danh: Việt Lâm Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BÁO YÊN BÁI BAN BIÊN TẬP P.Tòa soạn P.Phóng viên kinh tế P.Phóng viên văn xã - xây dựng đảng P.Vùng cao - nội P.Báo điện tử P Hành chính-trị Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Báo Yên Bái 2.1 Tổ chức hoạt động phòng Hành – Trị 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành – Trị có chức năng, nhiệm vụ quản lí công tác hành quan, công tác tài chính, tài sản công tác văn phòng vụ thuộc lĩnh vực trị quan Báo Yên Bái, theo dõi công tác phát hành báo Chịu trách nhiệm pháp lí công tác tổ chức cán bộ, đáp ứng yêu cầu sách, chế độ cho cán bộ, phóng viên, biên tập viên, kĩ thuật viên, công nhân viên, cộng tác viên Thực soạn thảo văn theo yêu cầu Ban biên tập Giúp ban biên tập xây dựng, tổ chức thực chương trình công tác Ban biên tập Tổng hợp tình hình, dự thảo báo cáo, công văn, công tác thư viện, dự án thuộc nhiệm vụ phòng Hành – Trị Tổ chức điều hành hoạt động phòng Hành – Trị sự, phục vụ hoạt động ban biên tập Dự ghi chép đầy đủ ý kiến họp Ban biên tập (trừ họp nội lãnh đạo Ban biên tập) Thông báo kết luận họp, ý kiến đạo Ban biên tập tới Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng theo đạo Tổng biên tập; thừa lệnh Ban biên tạp chắp nối, phối hợp công việc với phòng Có trách nhiệm xem lại toàn nội dung thể thức văn Ban biên tập trước lãnh đạo Ban biên tập kí phát hành Tham mưu giúp lãnh đạo Ban biên tập công tác đối nội, đối ngoại, mặt công tác nội quan, công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khen thưởng Giúp Ban biên tập hoạt động hành chính, quản trị quan Phối hợp với phòng chuyên môn kí kết hợp đồng chuyên trang, chuyên mục, đôn đốc thu tiền, quảng cáo chuyên trang, chuyên mục… công tác tài khác quan Cơ cấu tổ chức TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG Tư liệu thư viện Kế toán Văn thư Lái xe Tạp vụ Bảo vệ 2.1.2 Vị trí việc làm mổ tả công việc Để nâng cao chất lượng công tác, phục vụ tốt nhiệm vụ quyền hạn giao, Phòng Hành – Trị thống hoàn thiện cấu tổ chức gồm 10 đồng chí với chức vụ nhiệm vụ cụ thể sau: Trưởng phòng - Đồng chí Nguyễn Văn Miền - Lãnh đạo phụ trách chung công việc quản trị hành quan, vụ mà Ban biên tập giao - Thủ quỹ quan, Đảng - Chế độ nghỉ hưu đồng chí Đức Thành, Nga công việc khác Ban Biên Tập giao Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TIỂU KẾT CHƯƠNG Từ việc trình bày khái quát khái niệm làm sở khoa học việc tiêu chuẩn hóa văn Báo Yên Bái, ta thấy tầm quan trọng, cần thiết vấn đề Trong nhiều vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản, lựa chọn quy trình soạn thảo ban hành văn để nghiên cứu chi tiết Về mặt lý luận thực tiễn, việc tiêu chuẩn hóa văn phục vụ hoạt động Tòa soạn Báo Yên Bái đạt tới mức độ tốt tiến hành xem xét văn theo mối liên hệ logic gồm tất cá văn phản ánh đầy đủ trình hoạt động quan Tuy nhiên, báo cáo mình, xem xét thực trạng việc tiêu chuẩn hóa văn có tính điển hình định hình thành thường xuyên trình hoạt động tòa soạn Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 32 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA BÁO YÊN BÁI Thực Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 06 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 vào hoạt động quan hành nhà nước (gọi tắt Quyết định 144) Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 09 năm 2009 Thủ tướng Chính phủ (gọi tắt định 118) việc sửa đổi bổ sung số điều Quyết định 144, sau Quyết định 144 có hiệu lực thi hành, Sở Khoa học Công nghệ tiến hành xây dựng dự thảo Đề án trình Ủy ban Nhân dân tỉnh xem xét Ngày 25 tháng 11 năm 2008 Ủy ban Nhân dân tỉnh ký Quyết định số 30/2008/QĐ-UBND việc phê duyệt Đề án “Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 vào hoạt động quan hành Nhà nước Tỉnh Yên Bái giai đoạn 2008-2010” ISO 9001:2008 triển khai thực 39 quan, có 20 sở, ban, nghành; đơn vị cấp huyện, 14 chi cục trực thuộc sở; đơn vị trực thuộc tỉnh - có Báo Yên Bái 2.1 Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng tầm quan trọng hệ thống quản lý chất lượng Báo Yên Bái 2.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng Bất kể quan, tổ chức hoạt động yêu đầu phải có sản phẩm chất lượng Vì vậy, muốn báo in đáp ứng yêu cầu độc giả, Báo Yên Bái phải có chiến lược, mục tiêu đắn Từ có sách hợp lý, tổ chức cung cấp nguồn lực phù hợp để xây dựng nên thể thống quản lý tốt vấn đề chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng hệ thống tập hợp tất phận, trình, bao gồm nhiều hoạt động liên quan, tác động lẫn để thực mục tiêu chung tổ chức định hướng kiểm soát chất lượng Và theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, hệ thống quản lý chất lượng hệ Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 33 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thống quản lý để định hướng kiểm soát tổ chức vấn đề chất lượng Tóm lại, Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm cấu tổ chức, thủ tục, trình, sách, mục tiêu nguồn lực cần thiết để thực việc quản lý cất lượng nhằm đảm bảo khách hàng chấp nhận mà họ mong muốn 2.1.2 Tầm quan trọng hệ thống quản lý chất lượng Một hệ thống quản lý chất lượng xây dựng hoạt động tốt có ý nghĩa vô to lớn phát triển quan - Kiểm soát tốt hoạt động tổ chức từ đầu vào đến đầu theo mục tiêu chung tổ chức, doanh nghiệp, hay nói cách khác hệ thống quản lý chất lượng giúp cho việc quản lý thống đồng - Khi hệ thống quản lý chất lượng kiểm soát hoạt động tốt tạo sản phẩm, dịch vụ có chất lượng với chi phí thấp an toàn - Mặt khác, hệ thống quản lý chất lượng giúp cho tổ chúc liên tục cải tiến làm cho sản phẩm, dịch vụ có khả cạnh tranh cao thỏa mãn nhu cầu khách hàng - Hệ thống quản lý chất lượng dựa mục tiêu chung phòng ngừa kiểm soát công cụ - Hệ thống quản lý chất lượng biện pháp thúc đẩy kinh tế phát triển, ổn định xã hội góp phần bảo vệ môi trường bền vững Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 34 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.3 Mô hình hóa quy trình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng Trách nhiệm lãnh đạo KHÁCH HÀNG Yêu cầu Quản lý nguồn lực KHÁCH HÀNG Đo lường cải tiến, phân tích Sự thỏa mãn Thực hiện, tạo sản phẩm 2.1.4 Chính sách chất lượng Báo Yên Bái Để thực tốt chức quan ngôn luận Tỉnh ủy tỉnh Yên Bái Toàn thể cán bộ, phóng viên, biên tập viên, kỹ thuật viên, viên chức Cơ quan Báo Yên Bái trình thực cam kết: “Đúng pháp luật - Chính xác -Trung thực - Thời không ngừng nâng cao thỏa mãn bạn đọc nhiệm vụ trị Đảng tỉnh.” (Phụ lục 11) 2.1.5 Hệ thống tài liệu Báo Yên Bái sử dụng hệ thống tài liệu gồm quy định, biểu mẫu, danh mục, hướng dẫn, hồ sơ… - Sổ tay chất lượng - Cơ sở chất lượng (Phụ lục 12) - QT kiểm soát tài liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 35 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - QT mua sắm tài sản - QT quản lý tài sản - Thực tác phẩm Báo chí thuộc lĩnh vực kinh tế (Phụ lục 13) - Danh mục hồ sơ chất lượng (Phụ lục 14) - Giấy đề nghị mượn hồ sơ (Phụ lục 15) … 2.2 Nội dung tiêu chuẩn hóa văn 2.2.1 Chuẩn hóa thành phần văn bản: Chuẩn hóa thành phần văn xác định văn thuộc hệ thống việc làm tiến hành chuẩn hóa văn Bởi vì, muốn chuẩn hóa văn quy chuẩn chúng vào hệ thống định 2.2.2 Chuẩn hóa mối quan hệ văn bản: Mối quan hệ văn thuộc hệ thống đặc trưng phản ánh đặc tính hệ thống Không thể gọi hệ thống yếu tố cấu thành hệ thống mối quan hệ với Văn nguyên nhân, văn phản ánh trình, văn kết mối quan tâm chuẩn hóa hệ thống văn 2.2.3 Chuẩn hóa việc sử dụng chức năng, công dụng văn bản: Xét mặt thể loại, gồm nhiều loại công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, định, hướng dẫn, biên bản… Mỗi loại văn bản, giấy tờ có chức năng, công dụng định Việc sử dụng tên loại, chức loại văn yếu tố quan trọng cần phải xét đến nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn 2.2.4 Chuẩn hóa thể thức văn bản: Thể thức văn yếu tố quan trọng góp phần hoàn thiện chất lượng văn nói riêng hệ thống văn nói chung Và yếu tố thực chuẩn hóa cách triệt để Có nhiều cách hiểu thể thức văn tựu chung lại “thể thức văn thành phần cần phải có cách thức trình bày thành phần thể loại văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 36 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định quan có thẩm quyền quy định” Như vậy, thể thức văn yếu tố bắt buộc, thiếu nhằm đảm bảo tính chân thực hiệu lực thi hành văn Do đó, việc đề quy định thể thức văn cần thiết nhằm giúp công tác soạn thảo, ban hành văn quan, tổ chức thực thống nhất, đảm bảo kỷ cương, nề nếp hoạt động nâng cao tính thẩm mỹ văn ban hành Báo Yên Bái thực theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 Văn phòng Trung ương Đảng thể thức văn Đảng, nhằm đảm bảo tính tiêu chuẩn hóa văn 2.2.5 Chuẩn hóa văn phong văn bản: Văn phong cách thức sử dụng ngôn ngữ viết để trình bày, diễn đạt vấn đề cho phù hợp với hoàn cảnh mục đích truyền đạt thông tin văn Việc xác định rõ thể loại văn chi phối việc sử dụng từ ngữ, cách diễn đạt việc soạn thảo văn Điều này, ảnh hưởng lớn đến chất lượng văn Hiện nay, chưa có văn cụ thể quan nhà nước có thẩm quyền quy định cách sử dụng văn phong loại văn nói chung Với văn hành chính, Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 Văn phòng Trung ương Đảng thể thức văn Đảng, nội dung văn đặt yêu cầu nội dung văn phải dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Đây yêu cầu mức tối thiểu, cần phải có chuẩn hóa cụ thể cho văn phong văn Đảng Cũng bởi, văn phong phong cách riêng người nên yếu tố khó chuẩn hóa Song, chuẩn hóa văn phong xem xét góc độ việc sử dụng cấu trúc ngữ pháp, cách dùng từ ngữ văn bản, cách hành văn mạch lạc, khoa học, việc tuân thủ qui tắc tả viết hoa Tiếng Việt Đây hoàn toàn đặc điểm chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính thống văn hệ thống nâng cao chất lượng văn soạn thảo, ban hành Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 37 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3 Quy trình Soạn thảo văn - theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 2.3.1 Mục đích phạm vi áp dụng Mục đích: - Cung cấp phương pháp thống việc soạn thảo tài liệu - Đảm bảo tài liệu triển khai áp dụng cách quản hình thức cách trình bày - Nâng cao tính hiệu lực, hiệu văn Phạm vi: Quy trình áp dụng cho tất loại tài liệu hoạt động 2.3.2 Các bước soạn thảo văn Bước chuẩn bị - Xác định mục tiêu - Chọn loại văn - Sưu tầm tài liệu + Hồ sơ nguyên tắc + Hồ sơ nội vụ - Xin thị lãnh đạo - Hỏi ý kiến phòng ban liên quan - Suy luận (các loại phạm vi mà văn thắc mắc) + Thẩm quyền + Hình thức + Vi phạm pháp luật Bước viết dự thảo - Lập dàn - Thảo luận - Kiểm tra Các bước in ấn trình ký văn 2.3.3 Thể thức bố cục văn 2.3.3.1 Thể thức văn Thể thức văn toàn phận cấu thành văn bản, nhằm Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 38 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đảm bảo văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận lợi trình hoạt động quan Thể thức đối tượng chủ yếu tiêu chuẩn hóa văn theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Thể thức văn Báo Yên Bái có: - Quốc hiệu, - Tên quan, tổ chức ban hành văn bản, - Số, kí hiệu văn bản, - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản, - Tên loại trích yếu nội dung văn bản, - Nội dung văn bản, - Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền, - Dấu quan, tổ chức, - Nơi nhận 2.3.3.2 Bố cục văn (Phụ lục 16) 2.3.3.3 Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn (Phụ lục 17) 2.4 Ý nghĩa việc chuẩn hóa văn phục vụ cho hoạt động Báo Yên Bái Văn hình thành trình hoạt động Báo Yên Bái có ý nghĩa to lớn, góp phần khẳng định phát triển vị trí Báo quan ngôn luận Đảng Tỉnh Yên Bái Việc soạn thảo ban hành văn chiếm tỷ trọng thời gian không nhỏ hoạt động thường nhật tòa soạn Với mục đích công cụ cho hoạt động quản lý, nói, văn soạn thảo ban hành mục đích, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ, thể thức đảm bảo nội dung văn phong chuẩn mực tạo điều kiện cho việc tổ chức hoạt động suôn sẻ thuận lợn Đồng thời, chất lượng văn tốt thể phần hiệu hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 39 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tiểu kết chương Việc xây dựng quy trình ISO Báo Yên Bái xây dựng khoảng thời gian tương đối ngắn, đảm bảo tài liệu, quy trình bắt buộc nhằm trì, cải tiến việc tiêu chuẩn hóa văn phù hợp với chức nhiệm vụ Về bản, tiêu chuẩn hóa văn đảm bảo yêu cầu thể thức, nội dung, thẩm quyền ban hành… Văn có giá trị pháp lý, tính khoa học thẩm mỹ phát huy vai trò hoạt động quản lý, điều hành, góp phần nâng cao hiệu suất suất lap động cán bộ, nhân viên, viên chức Những ưu điểm cần tiếp tục phát huy để nâng cao chất lượng văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 40 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN Muốn công tác tiêu chuẩn hóa văn phục vụ cho hoạt động Tòa soạn Báo thực đạt kết tốt, góp phần nâng cao chất lượng văn nói riêng nâng cao hiệu suất làm việc cán nhân viên Báo Yên Bái nói chung, việc đề giải pháp vô cần thiết Trong thực tế, tiến hành xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý quy trình soạn thảo văn chung Tuy nhiên, việc soạn thảo, ban hành văn nhiệm vụ riêng cán bộ, đơn vị cụ thể nào, mà đơn vị có trách nhiệm soạn thảo văn liên quan đến lĩnh vực mà đơn vị phụ trách Hơn việc tuân thủ quy định Đảng soạn thảo, ban hành văn cán bộ, viên chức tòa soạn chưa triệt để thống Do cần có giải pháp thiết thực để đẩy mạnh việc tiêu chuẩn hóa văn 3.1 Mẫu hóa số văn thường sử dụng Đi đôi với việ thực quy trình công tác soạn thảo ban hành văn bản, giải pháp quan trọng đảm bảo hiệu cho công tác chuẩn hóa Tòa soạn cần tiến hành mẫu hóa văn phổ biến dùng hoạt động thường nhật Dưới số mẫu văn hóa Báo Yên Bái ( Phụ lục 18) 3.2 Chú trọng đến công tác đào tạo bồi dưỡng cán Cần tiến hành thường xuyên hoạt động tập huấn lỹ soạn thảo văn cho cán bộ, viên chức Báo Yên Bái, đặc biệt đội ngũ cán hành Những khó tập huấn vừa giúp cán bộ, viên chức nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng, kỹ soạn thảo văn bản, đồng thời giúp cán bộ, viên chức tòa soạn cập nhật liên tục văn Đảng liên quan đến soạn thảo, ban hành văn Trong thực tế tì giải pháp quan trọng trọng thời gian qua Sở dĩ hầu hết cán bộ, viên chức cho soạn thảo, ban hành văn nhiệm vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 41 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc thực nhiệm vụ chuyên môn mìn Do đó, cán bộ, viên chức có ý thức tự tìm hiểu đặc điểm, tính chất văn bản, kỹ soạn thảo… Nói chung, yêu cầu hoạt động đào tạo, tập huấn, bồ dưỡng kiến thức văn phòng, văn bản, tiêu chuẩn hóa văn theo ISO 9001:2008 quan trọng cần thiết 3.3 Nâng cao chất lượng hoạt động thẩm định, kiểm tra văn soạn thảo ban hành Ban ISO cần thường xuyên tiến hành hoạt động kiểm tra việc soạn thảo, ban hành văn Trong Đề án xây dụng áp dụng hệ thống quản lý chát lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chưa có quy trình thẩm tra văn Vì điều cấp thiết xây dựng bổ sung quy trình thẩm tra văn để lấy làm sở pháp lý cho việc kiểm tra, rà soát văn tòa soạn soạn thảo ban hành Việc tra, kiểm tra tiến hành phương diện thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký văn bản… Nếu thực giải pháp này, hiệu công tác tiêu chuẩn hóa văn cải thiện nâng cao chất lượng cách toàn diện Bên cạnh đó, Nhân viên Văn thư – lưu trữ cần phát huy vai trò việc kiểm tra văn trước cấp số đăng ký vào sổ văn ban hành Tiểu kết chương Văn phương tiện hoạt động quản lý, điều hành Soạn thảo ban hành văn hành công việc thường xuyên hoạt động quan, tổ chức Được soạn thảo với nhiều mục đích khác song phải đảm bảo chức bản, chức thông tin, chức quản lý, chức pháp lý, chức văn hóa – xã hội Muốn vậy, văn phải soạn thảo đủ thành phần, chức năng, xác nội dung chuẩn thể thức kỹ thuật trình bày văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 42 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tiêu chuẩn hóa hệ thống văn đặt bối cảnh thực công tác cải cách hành Những giải pháp nhằm đẩy mạnh việc thực công tác tiêu chuẩn hóa văn có mối quan hệ chặt chẽ với đòi hỏi phải thực cách đồng theo hệ thống định Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 43 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập Phòng Hành – Trị tòa soạn Báo Yên Bái nhận thấy rằng: Văn phòng cầu nối lãnh đạo với đơn vị, cá nhân khác quan, mặt đại diện cho toàn thể quan cán bộ, nhân viên văn phòng tòa soạn thực tốt văn hóa công sở, không ngừng học tập, rèn luyện, nâng cao lực, trình độ, hoàn thành tốt nhiệm vụ nhiệm vụ giao.Đặc biệt, công tác hành văn phòng có bước tiến vượt bậc công tác soạn thảo văn bản, điển hình việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Trong đạo điều hành công việc, lãnh đạo thực nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đảm bảo tuân thủ trình tự, thủ tục thời hạn giải công việc theo quy định pháp luật, quy định quan Đồng thời phát huy tinh thần chủ động, tính sáng tạo, phát huy lực sở trường, ý thức trách nhiệm cá nhân cá nhân, đảm bảo trật tự, kỷ cương Cán bộ, nhân viên văn phòng có thống công tác, thực chủ trương cải cách hành chính, không gây phiền hà tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác Tuy nhiên, việc theo sát nguyên tắc “Kịp thời – xác – hiệu quả” chưa thực cách toàn diện Đó nhược điểm lớn cán bộ, nhân viên văn phòng Sự nhạy bén, sáng tạo cho hoạt động văn phòng chưa phát huy Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò vô quan trọng chưa trọng nhiều Việc chấp hành quy định nộp hồ sơ lập hồ sơ vào lưu trữ chữa nghiêm, xây dựng bố trí kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ chưa đầu tư, ứng dụng khoa học vào công tác lưu trữ hạn chế Trong công tác soạn thảo văn có điểm sai, thiếu sót Để triển khai, thực có hiệu đề án 112 “Văn phòng không giấy tờ”, văn phòng cần đẩy mạnh công tác tin học hóa văn phòng, chủ động đầu tư ứng dụng khoa học vào công việc Hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị văn phòng, sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm,nguồn vật lực tránh sử dụng không mục đích, lãng phí Nâng cấp phần mềm quản lí thông tin, văn Bố trí, xếp nơi làm việc Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 44 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuận tiện, hợp lí với môi trường làm việc lâu dài đảm bảo cho cán bộ, nhân viên có đủ sức khỏe để làm việc Tiếp tục đổi chế hoạt động để nâng cao chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian làm việc Em hy vọng thời gian tới Báo Yên Bái tiếp tục hoàn thiện Đề án ISO 9001:2008 phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác văn phòng Từ giúp Tòa soạn Báo Yên Báingày mở rộng, phát triển bền vững Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 45 Lớp: ĐHLT.QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu Lớp: ĐHLT.QTVP K14A