1. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1.1. Các khái niệm 1.1.1. Khái niệm về Hội nghị Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức có nhiều thành phần đại biểu tham dự, để bàn bạc hoặc giải quyết một hoặc nhiều công việc có tính chất chung nào đó. Hội nghị làquá trình thảo luận và xử lý thông tin nhằm đưa ra những quyết định đúng đắn theo đa số; Từ đó, xác định phương hướng, giải pháp, hành động cần phải tiến hành và sau đó có kế hoạch kiểm tra, xem xét hiệu quả việc thực hiện chúng. Hội nghị là một hoạt động nhằm quán triệt, triển khai nhiệm vụ hoặc bàn bạc thảo luận đi đến thống nhất một kế hoạch, một chủ trương hay một công việc nào đó, trên cơ sở đó đưa ra những phương hướng, giải pháp nhằm huy động sức mạnh của tập thể cùng nhau nỗ lực phấn đấu hoàn thành công việc nội bộ của cơ quan đề ra hoặc nhiệm vụ của cấp trên giao cho. Vì vậy, việc tổ chức Hội nghị tại cơ quan, đơn vị là một trong những công việc rất quan trọng, cần phải được tổ chức cẩn trọng, chu đáo nhằm phát huy được hiệu quả cao nhất. Để tổ chức một Hội nghị thành công người cán bộ công chức văn hóaxã hội xã khi viết kịch bản cần có những kỹ năng và kiến thức cơ bản về việc xây dựng kịch bản chương trình và cách thức để tổ chức Hội nghị thành công. Mỗi Hội nghị được tổ chức đều có mục đích, ý nghĩa, nội dung, mục tiêu và tầm quan trọng khác nhau do đó trong phạm vi bài giảng này chúng ta chỉ nghiên cứu những kỹ năng cơ bản để xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị, căn cứ vào mục đích, ý nghĩa, mục tiêu và quy mô của Hội nghị được tổ chức, người viết kịch bản xây dựng kịch bản cho phù hợp với từng loại Hội nghị. 1.1.2. Khái niệm về kịch bản chương trình Hội nghị Kịch bản chương trình Hội nghị là toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị được viết ra dưới dạng văn bản, thể hiện đầy đủ các yếu tố: mục đích ý nghĩa, quy mô, thời gian, địa điểm, trang trí khánh tiết, người dẫn chương trình, người chủ trì Hội nghị, thư ký Hội nghị, âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị khác phục vụ cho Hội nghị đạt hiệu quả và chất lượng cao. Một kịch bản chương trình Hội nghị tốt, có chất lượng là kịch bản bao quát được toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị một cách đầy đủ và chi tiết. Vì thế để viết được kịch bản chương trình Hội nghị người viết kịch bản phải có kỹ năng và kiến thức hiểu biết nhất định. Một chương trình Hội nghị tổng kết công tác năm khác với một chương trình Hội nghị phát động phong trào thi đua yêu nước, tôn vinh các gia đình văn hóa, tổng kết công tác phòng chống bạo lực gia đình hoặc quán triệt triển khai chỉ tiêu kế hoạch nhà nước giao… Điều đó có nghĩa là Không có mẫu kịch bản chung, chi tiết áp dụng cho tất cả các Hội nghị mà tùy thuộc vào tính chất, mức độ và quy mô của từng Hội nghị người viết kịch bản cân nhắc xây dựng kịch bản chương trình cho phù hợp. Kịch bản chương trình Hội nghị được chia làm 2 loại: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết; Kịch bản tổng quát là kịch bản khái quát được toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị, tập hợp được các vấn đề, sự vật, sự việc có quan hệ chặt chẽ với nhau, làm thành một thể thống nhất, làm sáng tỏ chủ đề và trọng tâm của Hội nghị, đồng thời kịch bản tổng quát là kịch bản khái quát được toàn bộ mục đích ý nghĩa, mục tiêu, tầm quan trọng, nội dung, hình thức, nguồn kinh phí và đưa ra được các giải pháp triển khai thực hiện Hội nghị đạt hiệu quả cao đây là dạng kịch bản trìnhcấp có thẩm quyền phê duyệt, trên cơ sở đó xây dựng kịch bản chi tiết để triển khai tổ chức thực hiện. Kịch bản chi tiết là kịch bản cụ thể hóa, chi tiết hóa kịch bản tổng quát. Kịch bản chi tiết là kịch bản xác định nhiệm vụ cụ thể, đầy đủ, chi tiết đến từng phần, từng việc, từng điểm rất nhỏ trong nội dung của chương trình Hội nghị, giúp cho việc tổ chức triển khai thực hiện Hội nghị đạt hiệu quả cao. 1.1.3. Khái niệm về người dẫn chương trình Hội nghị Người dẫn chương trình Hội nghị thông thường là cán bộ tổ chức của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị tổ chức Hội nghị. Nói cách khác người dẫn chương trình Hội nghị là người được lãnh đạo tin tưởng giao nhiệm vụ dẫn chương trình cho Hội nghị có trách nhiệm kiểm tra con số đại biểu tham dự Hội nghị báo cáo cho lãnh đạo biết. Sau khi có ý kiến của lãnh đạo cho phép Hội nghị tiến hành, người dẫn chương trình thực hiện các thủ tục nghi lễ khai mạc Hội nghị, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, mời cán bộ lãnh đạo Chủ trì Hội nghị lên điều hành Hội nghị, mời thư ký Hội nghị lên ghi biên bản Hội nghị. Quá trình diễn biến và kết quả Hội nghị do Chủ trì Hội nghị điều hành, thư ký Hội nghị ghi biên bản, Kết thúc Hội nghị người dẫn chương trình thay mặt Ban tổ chức Hội nghị nói lời cám ơn và chúc các đại biểu tham dự Hội nghị sức khỏe và thành công.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Trang 21.1.1 Khái niệm về Hội nghị
- Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức có nhiều thành phần đại biểu tham dự, để bàn
bạc hoặc giải quyết một hoặc nhiều công việc có tính chất chung nào đó Hội nghị là quá
trình thảo luận và xử lý thông tin nhằm đưa ra những quyết định đúng đắn theo đa số; Từ
đó, xác định phương hướng, giải pháp, hành động cần phải tiến hành và sau đó có kế
hoạch kiểm tra, xem xét hiệu quả việc thực hiện chúng
- Hội nghị là một hoạt động nhằm quán triệt, triển khai nhiệm vụ hoặc bàn bạc thảoluận đi đến thống nhất một kế hoạch, một chủ trương hay một công việc nào đó, trên cơ
sở đó đưa ra những phương hướng, giải pháp nhằm huy động sức mạnh của tập thể cùngnhau nỗ lực phấn đấu hoàn thành công việc nội bộ của cơ quan đề ra hoặc nhiệm vụ củacấp trên giao cho Vì vậy, việc tổ chức Hội nghị tại cơ quan, đơn vị là một trong nhữngcông việc rất quan trọng, cần phải được tổ chức cẩn trọng, chu đáo nhằm phát huy đượchiệu quả cao nhất
- Để tổ chức một Hội nghị thành công người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã khiviết kịch bản cần có những kỹ năng và kiến thức cơ bản về việc xây dựng kịch bản chươngtrình và cách thức để tổ chức Hội nghị thành công Mỗi Hội nghị được tổ chức đều có mụcđích, ý nghĩa, nội dung, mục tiêu và tầm quan trọng khác nhau do đó trong phạm vi bàigiảng này chúng ta chỉ nghiên cứu những kỹ năng cơ bản để xây dựng kịch bản chươngtrình Hội nghị, căn cứ vào mục đích, ý nghĩa, mục tiêu và quy mô của Hội nghị được tổchức, người viết kịch bản xây dựng kịch bản cho phù hợp với từng loại Hội nghị
1.1.2 Khái niệm về kịch bản chương trình Hội nghị
Kịch bản chương trình Hội nghị là toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị đượcviết ra dưới dạng văn bản, thể hiện đầy đủ các yếu tố: mục đích ý nghĩa, quy mô, thờigian, địa điểm, trang trí khánh tiết, người dẫn chương trình, người chủ trì Hội nghị, thư
ký Hội nghị, âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị khác phục vụ cho Hội nghị đạt hiệuquả và chất lượng cao Một kịch bản chương trình Hội nghị tốt, có chất lượng là kịch bảnbao quát được toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị một cách đầy đủ và chi tiết Vì thế
để viết được kịch bản chương trình Hội nghị người viết kịch bản phải có kỹ năng và kiếnthức hiểu biết nhất định
Một chương trình Hội nghị tổng kết công tác năm khác với một chương trình Hội nghị phát động phong trào thi đua yêu nước, tôn vinh các gia đình văn hóa, tổng kết công tác phòng chống bạo lực gia đình hoặc quán triệt triển khai chỉ tiêu kế hoạch nhà nước giao… Điều đó có nghĩa là Không có mẫu kịch bản chung, chi tiết áp dụng cho tất cả các Hội nghị mà tùy thuộc vào tính chất, mức độ và quy mô của từng Hội nghị người viết kịch bản cân nhắc xây dựng kịch bản chương trình cho phù hợp
Trang 3Kịch bản chương trình Hội nghị được chia làm 2 loại: kịch bản tổng quát và kịch
bản chi tiết; Kịch bản tổng quát là kịch bản khái quát được toàn bộ nội dung chương trìnhHội nghị, tập hợp được các vấn đề, sự vật, sự việc có quan hệ chặt chẽ với nhau, làm thànhmột thể thống nhất, làm sáng tỏ chủ đề và trọng tâm của Hội nghị, đồng thời kịch bản tổngquát là kịch bản khái quát được toàn bộ mục đích ý nghĩa, mục tiêu, tầm quan trọng, nộidung, hình thức, nguồn kinh phí và đưa ra được các giải pháp triển khai thực hiện Hội nghị
đạt hiệu quả cao - đây là dạng kịch bản trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, trên cơ sở đó xây
dựng kịch bản chi tiết để triển khai tổ chức thực hiện Kịch bản chi tiết là kịch bản cụ thểhóa, chi tiết hóa kịch bản tổng quát Kịch bản chi tiết là kịch bản xác định nhiệm vụ cụ thể,đầy đủ, chi tiết đến từng phần, từng việc, từng điểm rất nhỏ trong nội dung của chương trìnhHội nghị, giúp cho việc tổ chức triển khai thực hiện Hội nghị đạt hiệu quả cao
1.1.3 Khái niệm về người dẫn chương trình Hội nghị
Người dẫn chương trình Hội nghị thông thường là cán bộ tổ chức của cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị tổ chức Hội nghị Nói cách khác ngườidẫn chương trình Hội nghị là người được lãnh đạo tin tưởng giao nhiệm vụ dẫn chươngtrình cho Hội nghị có trách nhiệm kiểm tra con số đại biểu tham dự Hội nghị báo cáo cholãnh đạo biết Sau khi có ý kiến của lãnh đạo cho phép Hội nghị tiến hành, người dẫnchương trình thực hiện các thủ tục nghi lễ khai mạc Hội nghị, tuyên bố lý do, giới thiệuđại biểu, mời cán bộ lãnh đạo Chủ trì Hội nghị lên điều hành Hội nghị, mời thư ký Hộinghị lên ghi biên bản Hội nghị Quá trình diễn biến và kết quả Hội nghị do Chủ trì Hộinghị điều hành, thư ký Hội nghị ghi biên bản, Kết thúc Hội nghị người dẫn chương trìnhthay mặt Ban tổ chức Hội nghị nói lời cám ơn và chúc các đại biểu tham dự Hội nghị sứckhỏe và thành công
1.1.4 Khái niệm về Người chủ trì Hội nghị
Người chủ trì Hội nghị thông thường là lãnh đạo cơ quan, đơn vị tổ chức Hội nghị làngười chịu trách nhiệm chính toàn bộ mục đích, ý nghĩa, nội dung, mục tiêu và các côngviệc trọng tâm của Hội nghị cần phải được các đại biểu tham dự Hội nghị trao đổi thảo luận
và đi đến biểu quyết thống nhất Nhưng do tính chất, quy mô, đặc điểm, đặc thù của từngHội nghị khác nhau nên cũng có những Hội nghị cơ quan, đơn vị mời Thủ trưởng cấp trênhoặc Nhà quản lý, Nhà khoa học, Chuyên gia có uy tín để Chủ trì Hội nghị Người chủ trìHội nghị chính là người trực tiếp điều hành toàn bộ nội dung chương trình và chịu tráchnhiệm trước kết quả của Hội nghị Do đó người Chủ trì Hội nghị ngoài bản lĩnh chính trị,phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, cần phải có kỹ năng thích ứng và xử lý tốt đối vớimọi tình huống có thể xảy ra trong Hội nghị, hướng dẫn Hội nghị đi đến thành công
Người Chủ trì Hội nghị phải tuân thủ các nguyên tắc tổ chức Hội nghị, đóng vai trò chủchốt trong việc chỉ đạo, điều hành, không bỏ qua bất cứ một quy tắc nào do Hội nghị đề
ra, đảm bảo thời gian, chất lượng và hiệu quả của Hội nghị Có khả năng quan sát thái độđồng tình hay không đồng tình của các đại biểu và tổng hợp được ý kiến của các thànhviên tham dự Hội nghị, trên cơ sở đó đưa ra những kết luận sáng suốt, đúng đắn và hiệuquả Vì thế để viết được một kịch bản chương trình Hội nghị và triển khai tổ chức Hộinghị thành công người viết kịch bản phải xin ý kiến chỉ đạo của tập thể lãnh đạo cơ quan,đơn vị tiến cử ai là người có đủ năng lực và kỹ năng điều hành Hội nghị đi đến thắng lợi
Trang 4để đưa vào trong kịch bản (Tùy theo tính chất, quy mô của Hội nghị mà tập thể lãnh đạo
có thể chọn lựa và tiến cử 1 hay là 2 đến 3 người…)
1.1.5 Khái niệm về Thư ký Hội nghị
Thư ký Hội nghị có trách nhiệm: Ghi biên bản Hội nghị; Tổng hợp đầy đủ, trungthực, chính xác ý kiến phát biểu của đại biểu tại Hội nghị; Giúp Chủ trì Hội nghị trongviệc điều khiển thảo luận và biểu quyết tại Hội nghị Với các nhiệm vụ nêu trên, đòi hỏiThư ký Hội nghị phải là người có trình độ, có kiến thức tổng hợp, có khả năng tốc ký đểghi chép đầy đủ các ý kiến phát biểu của đại biểu và kết luận của người Chủ trì Hội nghị
Do đó người viết kịch bản chương trình Hội nghị cũng cần phải xin ý kiến chỉ đạo củatập thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị chọn lựa và tiến cử để ghi vào trong kịch bản
1.2 Kỹ năng xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị
1.2.1 Xác định rõ mục đích, nhiệm vụ tổ chức Hội nghị
Khác với các cuộc họp để giải quyết công việc thường nhật của cơ quan, đơn vị, Hộinghị thường được tổ chức nhằm mục đích quán triệt tinh thần chỉ đạo của cấp trên hoặctriển khai thực hiện một nhiệm vụ, một kế hoạch nào đó của cơ quan, đơn vị Tùy theo tínhchất, mức độ, tầm quan trọng của Hội nghị người viết kịch bản phải có trình độ, kiến thức,
có khả năng hình dung được toàn bộ chương trình Hội nghị diễn ra từ khi bắt đầu cho đếnlúc kết thúc Có Hội nghị cần phải có chuẩn bị tài liệu, văn bản có liên quan để phát trựctiếp, tại chỗ cho các đại biểu tham dự Hội nghị, để các thành viên Hội nghị nghiên cứu,trên cơ sở đó phát biểu chính kiến cá nhân và thể hiện rõ thái độ đồng ý hay không đồng ý
Có Hội nghị cần phải chuẩn bị tài liệu, văn bản, báo cáo, nội dung chương trình Hội nghịgửi cho các đại biểu nghiên cứu trước 1 tuần hay nửa tháng để họ chuẩn bị tham góp ý kiếntại Hội nghị
Chủ trì Hội nghị là người điều hành Hội nghị từ đầu cho đến lúc kết thúc, có tráchnhiệm báo cáo trước Hội nghị những vấn đề cốt lõi, then chốt nhất để Hội nghị xem xét.Sau khi lắng nghe các ý kiến phát biểu của đại biểu, Chủ trì Hội nghị tổng hợp các ý kiến
và kết luận Hội nghị theo nguyên tắc thiểu số phục tùng đa số Thư ký Hội nghị có tráchnhiệm ghi chép đầy đủ các ý kiến phát biểu của các đại biểu và kết luận của người chủ trìHội nghị Quá trình diễn ra Hội nghị và kết quả của Hội nghị không dễ dàng thống nhấtnhanh chóng Bởi vậy điều quan trọng nhất trong công tác xây dựng kịch bản chương
trình Hội nghị là: Đặt ra mục đích, mục tiêu rõ ràng, nhiệm vụ cụ thể và chuẩn bị đầy đủ
những thông tin tư liệu cần thiết cho các đại biểu tham dự Hội nghị có cơ sở để nghiên cứu, bàn bạc, thảo luận và đi đến kết quả thống nhất.
1.2.2 Xác định nội dung chương trình Hội nghị
Căn cứ kế hoạch tổ chức Hội nghị được lãnh đạo giao, công việc đầu tiên của ngườiviết kịch bản là phải xác định nội dung chương trình Hội nghị, trên cơ sở đó tập trung trítuệ và tài năng viết kịch bản chương trình Hội nghị theo đúng mục đích yêu cầu của lãnhđạo đề ra, trình lãnh đạo phê duyệt rồi mới triển khai thực hiện Nếu nội dung chương trìnhHội nghị chuẩn bị chưa tốt hoặc quá sơ sài, thiếu chu đáo, nhất là những vấn đề trọng tâmcần phải đưa ra Hội nghị để các đại biểu tham dự thảo luận, bàn bạc chưa được xác định rõràng hoặc đại biểu mời tham dự Hội nghị không đúng đối tượng… thì chắc chắn Hội nghị
Trang 5đó sẽ không đạt kết quả Để giảm thiểu những sai sót về nội dung chương trình tổ chức Hộinghị, khi viết kịch bản chương trình Hội nghị, người viết kịch bản phải xác định được toàn
bộ nội dung chương trình cũng như hình thức thể hiện và các công việc khác có liên quanđến công tác phục vụ Hội nghị, trên cơ sở đó khắc phục những yếu kém, tránh sự rườm ràkhông cần thiết trong các khâu chuẩn bị nhằm giảm thiểu tối đa nguồn nhân lực và kinhphí nhưng lại đạt hiệu quả cao
1.2.3 Lên kế hoạch và dự trù kinh phí tổ chức Hội nghị
Tùy theo tính chất, quy mô của từng Hội nghị mà người viết kịch bản chương trình Hộinghị lên kế hoạch có thành lập hay không thành lập Ban tổ chức Ai là người chủ trì, ai là thưký? Những Hội nghị nhằm triển khai chỉ tiêu kế hoạch nhà nước giao, thủ trưởng cơ quan, đơn
vị giao nhiệm vụ cho Phòng Tổ chức-Hành chính hoặc Chánh văn phòng đảm nhận và lên kếhoạch triển khai thực hiện trong nội bộ cơ quan, đơn vị Ở những Hội nghị có quy mô lớn hơn,người viết kịch bản lên kế hoạch theo từng nội dung công việc đã được quy định trong kịch bản
và đề nghị lãnh đạo cơ quan, đơn vị thành lập Ban tổ chức, xác định rõ số lượng đại biểu, kháchmời, thời gian, địa điểm tổ chức Hội nghị Có hay không trang trí khánh tiết cũng như tài liệuvăn bản phục vụ Hội nghị? Các điều kiện cần thiết khác: Lễ tân đón tiếp đại biểu, quay phim,chụp ảnh, máy chiếu, âm nhạc, các tiết mục văn nghệ phục vụ khai mạc, nghỉ giải lao và bếmạc Hội nghị? Hoa trang trí, hoa chúc mừng Hội nghị, thẻ đeo của Ban Tổ chức, đại biểu,khách mời, sơ đồ sắp xếp bàn ghế trong Hội trường, các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng,micro (có dây, không dây, dự phòng) và các vấn đề khác có liên quan đến Hội nghị cần phảiđược chuẩn bị nghiêm túc và có sự phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trongBan tổ chức Trên cơ sở đó lập dự trù kinh phí theo từng công việc (thù lao đại biểu, thẻ đeocủa Ban tổ chức, khách mời, nước uống giải khát, kể cả các vật dụng mượn, thuê mướn, hợpđồng mua bán phục vụ Hội nghị…) người viết kịch bản lập tờ trình, kèm theo kịch bảnchương trình và dự trù kinh phí phục vụ Hội nghị trình lãnh đạo phê duyệt
1.2.4 Xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị
Để xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị người viết kịch bản cần nắm vữngnhững bước cơ bản như sau:
Một là: Kiểm tra lại thời gian tổ chức Hội nghị từ mấy giờ đến mấy giờ vào ngàytháng năm nào, lãnh đạo có ý kiến thay đổi gì không? Địa điểm ở đâu? Hội trường lớnhay Hội trường nhỏ, có hay không có trang trí khánh tiết? Nghi thức khai mạc và bế mạcHội nghị theo phương thức nào? Ai là người chủ trì, ai là thư ký, ai là người dẫn chươngtrình? Lên danh sách, gửi giấy mời kèm theo chương trình Hội nghị cho các đại biểu,khách mời Tổng số danh sách đại biểu, khách mời là bao nhiêu? (đồng thời kèm theo Hồ
sơ trích ngang của các đại biểu, khách mời để bộ phận lễ tân sắp xếp bố trí chỗ ngồi hợplý) Có hay không có thẻ đeo cho Ban tổ chức, đại biểu, khách mời Ai là người đọc báocáo, bao nhiêu đại biểu có bài phát biểu tham luận? bao nhiêu đại biểu đăng ký phát biểutại Hội nghị? Mỗi đại biểu phát biểu trong vòng bao nhiêu phút?
Hai là: Mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của Hội nghị lãnh đạo UBND xã có điềuchỉnh bổ sung điều gì khác và mới không? Nhất là nội dung, phạm vi, quy mô Hội nghị
có gì thay đổi không?
Trang 6Nghiên cứu thật sâu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo về việc tổ chức Hội nghị nhằmquán triệt triển khai kế hoạch công tác gì? Của cấp trên giao, hay của cơ quan, đơn vị đềra? Hướng tới mục tiêu gì? Thảo luận bàn bạc và giải quyết những vấn đề gì? Có mấyvấn đề cần phải trao đổi thảo luận đi đến thống nhất? Mỗi vấn đề cần có bao nhiêu thờigian dành cho đại biểu phát biểu ý kiến? Biểu quyết tán thành hay không tán thành bằnghình thức bỏ phiếu kín, hay giơ tay?
Ba là: Kiểm tra lại hình thức tổ chức hội nghị lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo gì khác trước
đó không? Kinh phí tổ chức Hội nghị lãnh đạo duyệt so với kế hoạch đề ra tăng hay giảm,nếu tăng thì tăng ở phần việc nào và giảm thì giảm ở phần việc nào? Địa điểm tổ chức Hộinghị có hay không có phông màn âm thanh, ánh sáng, sân khấu Nếu là Phòng họp thì phònghình vuông hay hình chữ nhật? Nếu là Hội trường thì rộng hay hẹp? Bục bệ, bàn ghế chongười chủ trì, thư ký và đại biểu, khách mời được bố trí như thế nào? Có hay không có khẩuhiệu, pano, áp phích, nếu có treo ở đâu, nội dung chữ viết thế nào? Trang trí khánh tiết theonghi lễ nào? Có chào cờ hay không?
Bốn là: Xác định người dẫn chương trình cho Hội nghị vì thông thường kịch bảnchương trình của Hội nghị bao giờ cũng kèm theo lời dẫn chương trình Nói cách khácngười viết kịch bản chương trình đồng thời cũng là người viết lời dẫn chương trình vì không
ai có thể viết lời dẫn chương trình Hội nghị sinh động hấp dẫn và có sức thuyết phục bằngtác giả kịch bản Nhưng không phải lúc nào người viết kịch bản cũng đồng thời là người dẫnchương trình Hội nghị vì không phải bất kỳ ai viết lời dẫn hay cũng có khả năng diễn đạttrước Hội nghị tốt và ngược lại cũng có người viết không hay nhưng lại có tài hùng biệntrước công chúng nên khi đảm nhận công việc dẫn chương trình cho Hội nghị lại rất có sứcthuyết phục Do đó việc xác định người dẫn chương trình trong kịch bản chương trình Hộinghị cũng phải được đặt ra nghiên cứu cẩn trọng và đề xuất lãnh đạo xem xét tiến cử ngườinào có khả năng, góp phần vào sự thành công chung của Hội nghị
Sau khi các dữ liệu cần thiết có trong tay ta bắt đầu đặt bút viết Đây là kịch bảnchương trình triển khai tổ chức thực hiện Xin ví dụ sau đây một dạng Hội nghị có nghithức làm lễ chào cờ
Cụ thể:
- Khai mạc
Khai mạc Hội nghị là phần đầu của chương trình Hội nghị, người cán bộ được Ban
tổ chức phân công dẫn chương trình, hoặc cán bộ trong Ban tổ chức Hội nghị có trách nhiệmtạo nên không khí vui tươi, phấn khởi và đầm ấm tình đồng chí đồng nghiệp của các đại biểu
và khách mời tham dự Hội nghị Khai mạc Hội nghị thường có các công việc sau:
• Tập hợp lực lượng: Trong khi chờ đợi đại biểu, khách mời đến dự Hội nghị ta có
thể dùng âm nhạc với những bài ca lạc quan yêu đời tạo không khí phấn chấn cho các đạibiểu, khách mời đến tham dự Hội nghị Bộ phận lễ tân đón đại biểu khách mời, phát tàiliệu, tặng hoa (nếu có) cần phải thực hiện các công việc nêu trên nhanh gọn để tạo ra khíthế phấn khởi ban đầu cho Hội nghị
• Tiến hành Nghi thức khai mạc Hội nghị.
• Chào cờ
Trang 7Sau khi các đại biểu, khách mời ổn định vị trí, chỗ ngồi, người cán bộ dẫn chươngtrình Hội nghị xuất hiện trong tư thế nghiêm trang, chỉnh tề mời các đại biểu, khách mờitham dự Hội nghị đứng lên làm lễ chào cờ Dõng dạc hô: Nghiêm! Chào cờ ….chào!Quốc ca vang lên Nghi thức chào cờ xong Người cán bộ dẫn chương trình hô: Thôi!Mời quí vị đại biểu và khách mời an tọa Thông thường dùng từ cám ơn! Các đại biểu trở
về vị trí cũ
• Tuyên bố lý do:
Nghi thức chào cờ kết thúc, người cán bộ dẫn chương trình làm nhiệm vụ tuyên
bố lý do tổ chức Hội nghị Nội dung tuyên bố lý do nói lên mục đích ý nghĩa và tầmquan trọng của Hội nghị, lời lẽ tuyên bố lý do ngắn gọn, rõ ràng, rành mạch, khúc chiết.Kết thúc lời tuyên bố lý do bao giờ cũng kèm theo lời chúc Hội nghị thành công tốt đẹp
• Giới thiệu đại biểu:
Sau tuyên bố lý do là phần giới thiệu đại biểu
- Giới thiệu đại biểu cấp cao trước
- Giới thiệu đại biểu là khách mời trước, chủ nhà sau
Lưu ý:
- Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia
- Linh hoạt trong phần giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do BTCsai sót)
- Giới thiệu lãnh đạo có trách nhiệm cao nhất của cơ quan, đơn vị lên khai mạc Hội nghị
- Giới thiệu lãnh đạo cấp trên phát biểu chỉ đạo Hội nghị
• Thông qua chương trình:
Sau lời khai mạc của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, lời phát biểu chỉ đạo Hội nghị củalãnh đạo cấp trên, người dẫn chương trình thông qua Hội nghị toàn bộ nội dung chươngtrình Hội nghị đã được quy định chặt chẽ trong kịch bản Sau đó mời Chủ trì Hội nghị lênđiều hành Hội nghị Mời thư ký Hội nghị lên làm nhiệm vụ ghi Biên bản Hội nghị
1.2.5 Nội dung chương trình Hội nghị
Đây là phần chính của chương trình Hội nghị, Người chủ trì Hội nghị căn cứ nội dungchương trình đã được cụ thể hóa trong kịch bản để điều hành Hội nghị
• Người chủ trì Hội nghị có trách nhiệm đưa ra Hội nghị những nội dung cần traođổi thảo luận tại Hội nghị để đi đến thống nhất
• Bố trí sắp xếp cho các đại biểu, khách mời đọc báo cáo, phát biểu tham luận, hoặcphát biểu tại Hội nghị của các vị đại biểu, khách mời một cách hợp lý, tạo không khíđoàn kết, phấn khởi, vui tươi, lạc quan trong Hội nghị
• Sau khi Hội nghị thảo luận, trao đổi, bàn bạc từng vấn đề một cách sôi nổi và đầytrách nhiệm Chủ trì Hội nghị có trách nhiệm tổng hợp tất cả các ý kiến của các thành viêntham dự Hội nghị, trên cơ sở đó kết luận từng vấn đề cụ thể rõ ràng Đề nghị các thành viên
Trang 8tham dự Hội nghị nếu không còn có ý kiến gì khác thì biểu quyết thông qua theo nguyên tắcthiểu số phục tùng đa số
- Chủ trì Hội nghị Thông qua Kết luận của Hội nghị
- Thư ký Hội nghị thông qua Biên bản Hội nghị
1.2.6 Bế mạc
Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình Hội nghị, cần tạo không khí vui tươiphấn khởi để kết thúc Hội nghị Bế mạc Hội nghị thường có các phần sau:
- Công bố các quyết định khen thưởng Tiến hành trao phần thưởng trên bục danh
dự cho các tập thể và cá nhân xuất sắc (nếu có)
- Thay mặt Ban Tổ chức Hội nghị, người dẫn chương trình đọc lời Bế mạc, nói lờicám ơn, chúc sức khỏe các đại biểu, khách mời tham dự Hội nghị
- Mời đại biểu, khách mời chụp ảnh lưu niệm Bộ phận lễ tân tiễn đại biểu kháchmời ra về với sự trân trọng
2 KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2.1 Những khái niệm
2.1.1 Sự kiện
Theo từ điển tiếng Việt (2005): Sự kiện là “cái gì/ việc gì quan trọng đã xảy ra“,
Từ “sự kiện„ trong tiếng Việt còn được sử dụng để chỉ những việc quan trọng, sự cố bấtngờ, xảy ra ở hầu hết các lĩnh vực đời sống xã hội và thế giới tự nhiên
Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc
một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện ( Ví dụ khi nói đến các sự kiện
kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…)
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm:
sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí,
lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có
nhiều cách hiểu khác nhau:
- Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao,
với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh cả
nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xem là sự kiện.
Ví dụ các sự kiện như: hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu toàn quốc…
- Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa
ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt
Trang 9động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hộithường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…
Từ khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện ( trong lĩnh vực tổ chức sự kiện)
như sau:
Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục - tập quán…
Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổchức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chươngtrình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện…
Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là
một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: Xây dựng ý tưởng, nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết và
tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
2.1.3 Phân loại sự kiện
2.1.3.1 Theo quy mô, lãnh thổ
Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào sốlượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà còn
phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô (vì có những sự kiện ở
một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vận động xã nhưng cũng không thể gọi là sự kiện lớn được)
- Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia,
quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nộidung hoạt động đa dạng, phong phú
Trang 10Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp…
- Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trong
phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người,
thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít…
Ví dụ: hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một cuộc họp lớp cuối năm…
Theo lãnh thổ có thể chia thành:
- Sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập lập huyện A),
- Sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên)
- Sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…)
- Sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic…).
2.1.3.2 Theo thời gian
Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ
- Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sựkiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày
- Theo tính mùa vụ có thể chia thành:
+ Sự kiện thường niên - diễn ra vào các năm thường vào những thời điểm nhấtđịnh như
Ví dụ: Hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồnghương đầu năm/ cuối năm, các lễ hội thường niên…
+ Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại
* Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh
của các doanh nghiệp
+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)
+ Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật,
Trang 11ngày truyền thống của công ty…
+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)
+ Triển lãm (Exhibitions)
+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)
+ Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)
+ Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)
+ Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events)
+ Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)
+ Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; CustomersConferences, Conventions)
+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông…
+ Lễ khai trương, khánh thành, động thổ…
+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
* Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa
+ Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục
* Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn
giáo-tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm:
+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)
+ Cưới hỏi
+ Ma chay
+ Mừng thọ
+ Sinh nhật
+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội
+ Giao lưu văn hóa
+ Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập…
* Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:
+ Entertainment events: Event giải trí
Trang 12+ Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh - sinh viên, hội diễn sânkhấu chuyên nghiệp…)
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow
+ Festive events: Event lễ hội
+ Triển lãm nghệ thuật
+ Biểu diễn nghệ thuật
+ Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc
+ Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ…
* Sự kiện thể thao:
+ Thi đấu
+ Hội thi, hội khỏe…
+ Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn…
+ Giao lưu thể thao
* Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước (Government events): Loại sự kiện
thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quannhà nước
+ Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương
+ Phát động phong trào
+ Hội thảo, hội nghị…
+ Họp báo; Hội nghị hiệp thương
+ Đón tiễn…
* Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một
hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia củacác cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện
+ Lễ ghi nhận thương hiệu
+ Thu hút nhà tài trợ
+ Kỷ niệm
+ Gây quỹ
+ Phát động phong trào…
+ Họp báo, thông cáo báo chí…
Cần lưu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tương đối, trong thực
tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau Ví dụ: hội thảo, hội
Trang 13nghị… Mặt khác với từng sự kiện cụ thể có thể cùng thuộc hai hay nhiều loại nói trên.
2.2 Quy trình tổ chức sự kiện
2.2.1 Xây dựng ý tưởng sự kiện
Ý tưởng là “linh hồn sự kiện” Sáng tạo ý tưởng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu
trong các bước tổ chức sự kiện, nó như “kim chỉ nam” định hướng cho nhà tổ chức triểnkhai thực hiện sự kiện – đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan chính Một sự kiệnthành công là sự kiện có ý tưởng tốt (tính độc đáo, mới lạ, ấn tượng và khả thi)
Để có được điều đó, nhà tổ chức sự kiện cần phải tích cực nghiên cứu và thực hiệnmột cách hệ thống theo nhiều bước:
a Hình thành ý tưởng bằng sự nỗ lực động não cá nhân
Sử dụng mô hình 5W của Goldblatt (1997)
* Why: Tại sao sự kiện được tổ chức?
Làm rõ lý do tổ chức sự kiện chính là xác định mục tiêu của sự kiện Nhiệm vụnày cần được tiến hành ngay khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện Bởi vì, nó cung cấp chonhà tổ chức sự kiện các hướng nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu Tổ chức một sự kiện
mà không có mục đích rõ ràng là lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực
* Who: Những ai liên quan đến sự kiện này?
Cần xác định rõ những bên liên quan chính đến sự kiện: Đó là những người có liên
quan bên trong (Ban lãnh đạo, hội đồng, nhân viên và khán giả hoặc khách) và những người liên quan bên ngoài (truyền thông, những khách chính).
Xác định rõ điều này sẽ là cơ sở vận động tài trợ Bởi vì, nhà tài trợ rất muốn biết
có bao nhiêu % người tham dự sự kiện và khách hàng mục tiêu của họ là ai?
* When: Sự kiện này sẽ diễn ra khi nào?
Có đủ thời gian để nghiên cứu và lên kế hoạch không? Việc xác định thời gian có phùhợp với nhu cầu khán giả không? Thời gian lựa chọn có bị trùng với các sự kiện kháckhông? Thời tiết trong thời gian tổ chức sự kiện như thế nào? Đặc biệt, các sự kiện tổ chứcngoài trời, nếu ngày dự kiến tổ chức có mưa bão sẽ là thảm họa Vì thế, cần phải cập nhậtthông tin về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện và chuẩn bị những phương án dự phòng
* Where: Sự kiện được tổ chức ở đâu?
Sự lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và địa điểm thiết kế sân khấu phải cân bằngtốt nhất giữa nhu cầu của chủ sự kiện, sự tiện lợi cho khán giả, sự dễ dàng đi đến được vàchi phí Thông thường, ấn tượng của khách về điểm đến/ doanh nghiệp/ các nhân phụ