Công tác văn phòng công ty cổ phần thông tin quốc gia

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Mục tiêu của đề tài 2 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4.Nguồn tài liệu tham khảo 2 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6.Phương pháp nghiên cứu 3 7.Bố cục của đề tài 4 PHẦN 1KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THÔNG TIN QUỐC GIA 5 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Thông tin Quốc gia 5 1.1.1.Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia 5 1.1.2.Chức năng 7 1.1.3.Nhiệm vụ 7 1.1.4.Quyền hạn 8 1.1.5.Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia 9 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 12 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12 1.2.2.Tổ chức văn phòng 12 1.2.2.1. Hoạt động Tổ chức và bố chí nơi làm việc 13 1.2.2.2.Hiện đại hóa công tác văn phòng 15 1.2.2.3.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 15 1.2.2.4.Chức năng của văn phòng 15 1.2.2.5.Nhiệm vụ của văn phòng 16 1.2.2.6.Cơ cấu tổ chức của văn phòng 16 1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 18 1.2.3.1.Xác định các vị trí công việc trong văn phòng 18 1.2.3.2.Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 19 PHẦN 2. TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÔNG TIN QUỐC GIA 23 1.Cơ sở lý luận về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở 23 1.1.Tổng quan về kỹ năng giao tiếp 23 1.1.1.Giao tiếp 23 1.1.1.1.Khái niệm và bản chất của giao tiếp 23 1.1.1.2.Đặc điểm, vai trò và chức năng của giao tiếp 24 1.1.1.3.Mục tiêu của giao tiếp 25 1.1.2.Kỹ năng giao tiếp 26 1.1.2.1.Khái niệm 26 1.1.2.2.Vai trò và tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp 26 1.1.2.3.Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản 26 1.2.Văn hóa công sở 28 1.2.1.Một số khái niệm 28 1.2.2.Những biểu hiện của văn hóa công sở 28 1.2.3.Vai trò của văn hóa công sở 29 2.Thực trạng về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Thông tin Quốc gia 30 2.1.Thực trạng về giao tiếp công sở 30 2.1.1.Nhận thức về giao tiếp công sở 30 2.1.2.Những tồn tại phổ biến về thực trạng giao tiếp công sở 31 2.2.Kỹ năng giao tiếp và những ảnh hưởng tới môi trường văn hóa công sở 34 2.2.1.Kỹ năng giao tiếp là biểu hiện văn hóa. 34 2.2.2.Kỹ năng giao tiếp làm ô nhiễm môi trương văn hóa 35 3.Xây dựng kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở 36 3.1.Nghi thức xã giao nơi công sở 36 3.1.1.Những kỹ năng cần biết khi giao tiếp công sở 36 3.1.2.Lời nói nơi công sở 39 3.2.Xây dựng văn hóa công sở 40 3.2.1.Xây dựng nét đẹp trong văn hóa giao tiếp công sở 40 3.2.2.Nâng cao hiệu quả thực hiện Quy chế văn hóa công sở 41 PHẦN 3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 3.1.Đánh giá chung 43 3.1.1. Ưu điểm 43 3.1.2.Hạn chế 44 3.1.3.Nguyên nhân 46 3.2.Một số đề xuất và kiến nghị. 46 3.2.1.Đề xuất giải pháp 46 3.2.2.Kiến nghị 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1 PHỤ LỤC 2

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài “Kỹ giao tiếp, văn hóa công sở” Ngày với phát triển xã hội, kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, lĩnh hội kỹ giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết nhiều ngành nghề, đặc biệt quan trọng người làm công tác văn phòng, kỹ giao tiếp tốt điều kiện thành đạt lĩnh vực Hoạt động giao tiếp phức tạp, không đơn nói cho hay, giao tiếp bao gồm nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử nhiều tình nhiều đối tượng khác Giao tiếp có vai trò quan trọng việc thúc đẩy hiệu hoạt động, hình thành phẩm chất, lực, kỹ nghề nghiệp Nhờ giao tiếp cá nhân trở nên tích cực chủ động công việc Cùng với phát triển văn hóa công sở giữ vai trò giúp cân xã hội có nhiều nguy biến động Có thể hiểu rằng, vật chất đọng lại văn hóa Bất kể quốc gia nào, tổ chức muốn trường tồn phải có văn hóa riêng Văn hóa công sở quan, đơn vị không nằm quy luật Văn hóa công sở có mức độ ảnh hưởng tới phát triển quan Với xu phát triển nay, văn hóa công sở ngày “định vị” vai trò phát triển công sở Văn hóa công sở hiểu quy tắc, chuẩn mực ứng xử người đại diện cho quan hành nhà nước với công dân cán công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa lực để đạt hiệu cao hoạt động công vụ Trong bối cảnh nay, việc đẩy mạnh rèn luyện kỹ giao tiếp, thực văn hoá công sở điều kiện quan trọng cần thiết để góp phần thực mục tiêu xây dựng môi trường công sở sạch, minh bạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội giai đoạn Kỹ giao tiếp, văn hóa công sở ngày “định vị” vai trò Tạo niềm tin Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đội ngũ nhân viên với quan, tổ chức doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu hoạt động công sở Chính lý nên em chọn đề tài: “Kỹ giao tiếp, văn hóa công sở Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia” làm chuyên đề nghiên cứu cho Báo cáo thực tập Mục tiêu đề tài Làm sáng tỏ sở lý luận thực tiễn việc rèn luyện kỹ giao tiếp thực quy định văn hóa công sở Công ty cổ phần Thông tin Quốc gia Từ tìm hiểu thực trạng kỹ giao tiếp văn hóa công sở môi trường Công ty Qua đây, đưa quan điểm giải pháp nâng cao kỹ giao tiếp, văn hóa công sở đội ngũ nhân viên văn phòng môi trường văn hóa công sở nói chung đội ngũ nhân viên Công ty nói riêng nhằm đạt hiệu cao đáp ứng yêu cầu xây dựng văn hóa công sở văn minh bối cảnh phát triển xã hội Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập chung nghiên cứu, tìm hiểu kỹ giao tiếp, văn hóa công sở đội ngũ cán quản lý, công nhân viên Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia Phạm vi nghiên cứu Thời gian: từ năm 2013 đến năm 2016 Tìm hiểu kỹ giao tiếp, văn hóa công sở công ty khoảng thời gian từ năm 2013 – 2016 Không gian: Tập chung nghiên cứu, tìm hiểu thực tiễn việc thực kỹ giao tiếp, văn hóa công sở Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia Nguồn tài liệu tham khảo Tài liệu thu thập tìm hiểu qua trình thực tập thực tế Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia Tài liệu tìm hiểu qua phương tiện truyền thông, báo điện tử, internet, … luanvan.net; tailieu.com; Ngoài có tài liệu thu thập từ trình vấn, điều tra Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thông qua phiếu điều tra thực tế từ đội ngũ nhân viên Công ty Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có rât nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học chuyên đề kỹ giao tiếp, văn hóa công sở Cụ thể, sau số đề tài điển hình như: Đề tài: “Kỹ giao tiếp, văn hóa tổ chức số giải pháp phát triển văn hóa công sở” tác giả Trần Thị Thanh Thủy tạp trí Tổ chức Nhà nước (2006) Công trình nghiên cứu khoa học chuyên đề “Kỹ giao tiếp, văn hóa công sở” ban đạo Công đoàn sở xây dựng môi trường văn hóa công (12/2006) Cho đến nay, viết số công trình khoa học nghiên cứu, tiếp cận nhiều góc độ khác có liên quan đến vấn đề kỹ giao tiếp văn hóa công sở Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu trực tiếp, tìm hiểu thực tế chi tiết đến vấn đề kỹ giao tiếp, văn hóa công sở quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp cụ thể bối cảnh xã nước ta Đây đề tài mở, nghiên cứu cách độc lập nhằm đánh giá cấu, cách thức tổ chức thực thực trạng vấn đề, từ đưa giải pháp, phương hướng cụ thể để việc thực có hiệu kỹ giao tiếp, văn hóa công sở Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tư nhân triển khai thực cách đồng hiệu Hướng tới xây dựng môi trường công sở văn hóa, lành mạnh; xã hội văn minh, tiến Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu dựa hệ thống phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu Nghiên cứu thực tiễn Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh Phương pháp sử dụng phiếu điều tra Bố cục đề tài Phần Khảo sát công tác văn phòng công ty Cổ phần Thông tin Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quốc gia Phần Tìm hiểu kỹ giao tiếp, văn hóa công sở Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia Phần Kết luận đề xuất kiến nghị Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THÔNG TIN QUỐC GIA 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần Thông tin Quốc gia 1.1.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia Lịch sử hình thành phát triển Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia doanh nghiệp có quy mô gần 100 cán bộ, nhân viên, chuyên kinh doanh lĩnh vực truyền thông – Quảng cáo – Tổ chức kiện Được thành lập vào ngày 19/05/ 2005, trải qua 10 năm xây dựng phát triển, Công ty không ngừng mở rộng quy mô, kiến tạo cấu tổ chức gọn nhẹ linh hoạt; xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên động sáng tạo trở thành doanh nghiệp hàng đầu ngành truyền thông Quá trình phát triển: - 2005: Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia đời với 05 nhân viên, vốn điều lệ - 1,5 tỷ đồng 2008: Số lượng cán bộ, nhân viên Công ty 20 người, với cấu 02 phòng - Kinh doanh, 01 phòng Hành Kế toán, với vốn điều lệ tỷ đồng 2010: Tổng số lượng cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia 50 người; Cơ cấu tổ chức mở rộng với phòng Kinh doanh, 01 phòng Hành - Kế toán; Vốn điều lệ tăng lên tỷ đồng 2015: Hiện tại, số lượng nhân Công ty 90 cán bộ, nhân viên chia làm phòng Kinh doanh, phòng Hành – Kế toán, phòng Nhân phòng Sản xuất Vốn điều lệ Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia 10 tỷ đồng Tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi Tầm nhìn:Công ty phấn đấu trở thành Doanh nghiệp hàng đầu ngành truyền thông – Quảng cáo Tổ chức kiện Sứ mệnh: Công ty nỗ lực cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ với mục tiêu “Chắp cánh Thương hiệu Việt - Nâng tầm Doanh nhân Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việt” Giá trị cốt lõi Năng động: Trong điều kiện hội nhập xu tất yếu khoa học kỹ thuật động lực cho phát triển, Công ty không ngừng tạo khác biệt sản phẩm dịch vụ để nâng cao lực cạnh tranh Công ty Sáng tạo: Công ty khuyến khích tạo môi trường cho nhân viên không ngừng đưa giải pháp sáng tạo, đột phá nhằm “ Chắp Cánh Thương hiệu Việt – Nâng tầm Doanh nhân Việt” Chuyên nghiệp: Với hiệu “Dẫn đầu tính chuyên nghiệp”, nỗ lực tối ưu hóa hoạt động thông qua việc tập trung vào ngành nghề kinh doanh; Nâng cao hiệu công việc mục tiêu hàng đầu; Tập trung xây dựng hệ thống quản trị tuân thủ theo chuẩn mực quốc tế, minh bạch, công khai, đồng bộ, quán; Quản trị đội ngũ nhân với tác phong làm việc chuyên nghiệp Chiến lược phát triển Chiến lược năm 2015 - 2017, tầm nhìn 2020: Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Duy trì đội ngũ nhân ổn định số lượng đạt chuẩn chuyên môn, lực, phẩm chất hai khối Hành – Kinh doanh, nâng tổng số lượng nhân viên Công ty lên đến 150 nhân Mở rộng quy mô Công ty, tăng số lượng phòng kinh doanh lên 09 phòng Kinh doanh, 06 phòng Kinh doanh chuyên thực dự án xuất ấn phẩm – Truyền thông - Quảng cáo, 03 phòng chuyên thực chương trình tổ chức kiện Doanh thu giữ vững mức 2,5 tỷ - tỷ/tháng, tổng doanh thu hàng năm 30 tỷ đồng Mở rộng 01 ngành nghề kinh doanh Thực ổn định năm xuất 03 - 04 ấn phẩm mới, tổ chức từ – kiện lớn mang tầm quốc gia, quốc tế Xây dựng hệ thống Quản trị Doanh nghiệp - Quản trị nhân - Quản trị Tài đạt chuẩn Quốc gia - Hướng đến đạt chuẩn Quốc tế 1.1.2 Chức Công ty cổ phần Cổ phần Thông tin Quốc gia công ty chuyên nghiệp tổ chức kiện, xây dựng phát triển thương hiệu phối hợp kênh truyền thông phương tiện truyền thống Cung cấp dịch vụ toàn diện tổ chức kiện, xây dựng phát triển thương hiệu từ việc nghiên cứu, phân tích xu hướng, lập chiến lược định vị, chiến lược khác biệt, sáng tạo tên thương hiệu, logo, thiết kế, sáng tạo kiện thực chương trình truyền thông thương hiệu Giới thiệu đến công chúng, thúc đẩy việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ đến với người tiêu dùng Quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp – doanh nhân 1.1.3 Nhiệm vụ Nhiệm vụ chung Đảm nhận việc đăng cai tổ chức kiện lớn, mang tầm quốc gia – Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quốc tế không ngừng tạo khác biệt sản phẩm dịch vụ để nâng cao lực cạnh tranh Công ty Đưa giải pháp sáng tạo, đột phá nhằm “ Chắp Cánh Thương hiệu Việt – Nâng tầm Doanh nhân Việt” Nâng cao hiệu công việc mục tiêu hàng đầu; Tập trung xây dựng hệ thống quản trị tuân thủ theo chuẩn mực quốc tế, minh bạch, công khai, đồng bộ, quán; Quản trị đội ngũ nhân với tác phong làm việc chuyên nghiệp Nhiệm vụ cụ thể Nghiên cứu thị trường: - Nghiên cứu sở thích người tiêu dùng Nghiên cứu kênh phân phối bán hàng Nghiên cứu đưa giải pháp quảng cáo Nghiên cứu phối hợp loại hình quảng cáo Tư vấn thiết kế, quoảng cáo chất liệu, quảng bá thương hiệu: - Xây dựng kế hoạch tư vấn bán hàng Đưa kế hoạch cụ thể với nhãn hiệu Thiết lập kênh phân phối hệ thống kinh doanh Tư vấn chiến lược sản phẩm định vị hệ thống sản phẩm Xây dựng chiến lược truyền thông, PR: - Thực xây dựng chương trình quảng cáo phương tiện truyền - thông đại chúng Quảng cáo báo chí, sản xuất băng quảng cáo Xây dựng chiến lược truyền thông Lập kế hoạch truyền thông Tư vấn thực dịch vụ truyền thông Quảng cáo truyền hình, Đài phát 1.1.4 Quyền hạn Tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động thuộc lĩnh vực truyền thông – quảng cáo – tổ chức kiện Thực hoạt động kinh doanh, tìm kiếm đối tác, khách hàng Tư khách hàng có nhu cầu quảng cáo Cung cấp dịch vụ hỗ trợ tổ chức kiện – truyền thông – quảng cáo Thực toán bù trừ hoạt động quảng cáo Công bố thông tin hoạt động tổ chức kiện – quảng cáo thương Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu,… Được phép phát triển dịch vụ công chúng, cho thuê trang thiết bị tổ chức kiện: Thiết bị âm ánh sáng biểu diễn, máy chiếu ca nhạc, hình LED điện tử, thiết bị trình chiếu( chiếu, máy chiếu), trang thiết bị hội thảo,tai nghe, thiết bị dịch, trang thiết bị khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ, nhà bạt, nhà dù, giàn không gian, cổng hơi, kinh khí cầu, bàn ghế, thảm,… Đặc Biệt: Nhận đạo diễn, dàn dựng chương trình lễ hội, văn nghệ quần chúng cho tập đoàn-công ty, thi dựa ý tưởng tập đoàn, sở, ban nghành 1.1.5 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia Sơ đồ câu tổ chức: (Phụ lục 1) Trong cụ thể: Ban Hội đồng Quản trị bao gồm: Chủ tịch Hội đồng Quản trị, 02 Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị - thành viên Hội đồng quản trị Ban điều hành Các phòng chức năng: Phòng Tài – Kế toán Chức năng: Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực định tài Giám đốc tổ chức thực công tác kế toán cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, quy chế, chế độ theo quy định hành Nhiệm vụ: Thu nhập, phản ánh, xử lý tổng hợp thông tin nguồn kinh phí tình hình sử dụng khoản kinh phí, sử dụng khoản thu phát sinh đơn vị Đề xuất thay đổi, bổ sung, hoàn thiện chế độ tiêu chuẩn, định mức thu, chi Tham mưu xét duyệt dự toán thu, chi hàng năm đơn vị Giám Hoàng Văn Quyền 10 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nghi thức lời nói nơi công sở vấn đề mang tính thông lệ, quy ước tạo lập chuẩn mực truyền thống dân tộc tập quán Cán nhân viên doanh nghiệp phải rèn luyện liên tục coi phần thiếu tảng để xây dựng văn hoá doanh nghiệp đại 3.2 Xây dựng văn hóa công sở Xây dựng văn hóa công sở xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo nội quy, quy định chung không tính dân chủ Trong môi trường làm việc động chuyên nghiệp nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm phương pháp giúp làm việc nhanh đạt hiệu cao việc xây dựng giá trị riêng thân thông qua việc hình thành thói quen, lề lối làm việc, phong cách ứng xử hành vi văn minh, lịch chốn công sở điều quan trọng 3.2.1 Xây dựng nét đẹp văn hóa giao tiếp công sở Giao tiếp ứng xử vấn đề quan tâm “dân công sở” Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp việc làm cần thiết Bởi văn hóa nơi công sở giống loại hình văn hóa khác, loạt hành vi quy ước mà người dựa vào để điều khiển mối quan hệ tương tác với người khác Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm phương pháp làm việc đạt hiệu cao có cách tốt để xây dựng giá trị thân hình thành thói quen, lề lối làm việc, cách ứng xử hành vi văn minh, lịch nơi công sở Công sở nơi diễn hoạt động giao tiếp hàng ngày Giao tiếp nơi công sở cần có chuẩn mực văn hóa Văn hóa ứng xử thể chín chắn, khiêm nhường, biết lắng nghe biết tỏ thái độ mực Trong sống công việc hàng ngày, gặp muôn vàn kiểu giao tiếp ứng xử khác Do vậy, nên hòa đồng từ ngoại hình đến thái độ, cử chỉ, lời nói Hoàng Văn Quyền 40 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giao tiếp hoạt động văn hóa giao tiếp ứng xử có văn hóa tức người có trình độ Trong sống cần giao tiếp ứng xử có văn hóa nơi công sở lại cần Chỉ việc làm, lời nói, cử đủ để làm cho người ta nhớ đến nhau, song có việc làm, lời nói làm buồn lòng người khác Văn hóa ứng xử công sở ứng xử dựa bình đẳng nhân cách Mặc dù cương vị khác người có vị riêng, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn khác nhằm thực mục đích chung Do vậy, ứng xử cần phải có tôn trọng tinh thần hợp tác làm việc 3.2.2 Nâng cao hiệu thực Quy chế văn hóa công sở Thực tế cho thấy, nhận thức văn hóa công sở quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa đầy đủ, không thấy mối liên hệ qua lại trình độ văn hóa công sở với hiệu quả, suất công việc công sở Chúng ta thiếu chuẩn mực văn hóa công sở chế tài xử lý vi phạm, thiếu đào tạo, bồi dưỡng văn hóa công sở Để giải điều đó, cần thực đồng giải pháp sau: Một là, Tuyên truyền nâng cao nhận thức văn hóa công sở cho cán quản lý, lãnh đạo, tới đội ngũ công nhân viên Văn hoá công sở vấn đề nhạy cảm; yếu tố nhận thức vấn đề then chốt để cán quản lý, lãnh đạo, đội ngũ công nhân viên hiểu vai trò, trách nhiệm từ nâng cao hành vi văn hoá công sở điều kiện cần đủ để đội ngũ công nhân viên thay đổi quan niệm, cung cách làm việc tiến dần đến chuẩn “Chuyên nghiệp đại” Hai là, Các quan công sở cần ban hành quy chế văn hóa với nội dung cụ thể, rõ ràng mang tính khả thi cao; có cam kết thực phòng ban, đơn vị trực thuộc; có kiểm tra, tổng kết, đánh giá định kỳ Để quy chế văn hóa công sở đạt hiệu cao trước hết cần phải xây dựng quy chế cách cụ thể, chi tiết, rõ ràng phải phù hợp với điều kiện Hoàng Văn Quyền 41 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, tổ chức để người phấn đấu; cần có quy định thưởng, phạt mức nhân viên làm tốt chưa tốt Ba là, Phải có thống nhận thức chung, xem thực văn hóa công sở phần nhiệm vụ thân Trong xã hội ngày tiến bộ, người ngày văn minh văn hóa công sở đòi hỏi ngày phải tôn trọng thực thi làm cho suất, hiệu công việc cải thiện Hoàng Văn Quyền 42 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Trong xu hội nhập với sựu phát triển xã hội, yếu tố cần thiết vô quan trọng nhân viên văn phòng kỹ giao tiếp đáp ứng nhu cầu xây dựng văn hóa công sở Nhìn vào thực trạng chung nay, Trong sống giao tiếp hàng ngày, người phải ứng phó với tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử Xã hội văn minh nhu cầu giao tiếp người cao Ứng xử cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày coi bí thành công đời, công việc Bản thân người phận xã hội, xung quanh có biết mối quan hệ xoay quanh gia đình, bạn bè, hàng xóm, đồng nghiệp, đối tác làm ăn, ngoại giao…Vậy làm để dung hoà tất mối quan hệ đó? Đối với Nhân viên văn phòng dành ngày để làm việc, giao tiếp với đồng nghiệp công ty, với khách hàng… Do đó, kỹ mềm giao tiếp ứng xử điều mà cần rèn giũa Tuy nhiên thực tế, khoang hẳn nhân viên công sở rèn luyện cho kỹ cần thiết giao tiếp Chính mà dẫn đến thực trang văn hóa giao tiếp công sở trình bày phần trước Qua rút số ưu điểm hạn chế Kỹ giao tiếp, văn hóa công sở tồn trông Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia nói riêng xã hội nói chung 3.1.1 Ưu điểm Với xu phát triển nay, kỹ giao tiếp, văn hóa công sở ngày “định vị” vai trò phát triển công sở, thể Hoàng Văn Quyền 43 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua số ưu điểm nỏi bật sau: Thứ nhất, văn hóa công sở góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ Tạo tình đoàn kết chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp tạo niềm tin cán công chức với quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu hoạt động công sở; Thứ hai, phần lớn phận nhân viên công sở nhận thức tầm quan trọng kỹ giao tiếp, văn hóa công sở tổ chức Từ đó, tự ý thức phần thái độ cách ứng xử giao tiếp phù hợp với hoàn cảnh đối tượng giao tiếp Thứ ba, cán bộ, Lãnh đạo đề cao giá trị việc rèn luyện kỹ giao tiếp, văn hóa công sở quan tổ chức Việc thực kỹ giao tiếp, văn hóa công sở ngày đề cao doanh nghiệp từ khối quan Công lập tới quan đơn vị tư nhân Thứ tư, tính tự giác việc rèn luyện kỹ giao tiếp, văn hóa công sở cán công chức công việc đưa công sở phát triển vượt lên so với công sở khác; Thứ năm, văn hóa công sở có kế thừa tiếp thu có chọn lọc tính văn hóa từ bên bên công sở, từ khứ đến tương lai chừng mực giúp công sở tạo nên chuẩn mực, phá tính cục bộ, đối lập có tính thể thành viên Việc hướng cán công chức đến giá trị chung, tôn trọng nguyên tắc, quy tắc chuẩn mực văn hóa công sở, làm cho cán công chức hoàn thiện Mỗi kiểu văn hóa có vai trò khác tiến trình phát triển công sở Kiểu văn hóa quyền lực giúp công sở có khả vận động nhanh, tạo nên tính bền vững theo đuổi mục tiêu Kiểu văn hóa vai trò giúp công sở phát huy hết lực cán công chức, khuyến khích họ Hoàng Văn Quyền 44 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hăng say với công việc từ nhanh chóng đạt mục tiêu công sở 3.1.2 Hạn chế Từ Thực trạng văn hoá công sở nước ta nói chung cho thấy nước ta chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi thực tiễn, nhiều hạn chế, yếu Trong nhiều năm qua sa sút vấn đề giao tiếp công sở làm giảm sút phát triển không trọng đề cao vai trò văn hóa công sở, ảnh hưởng đến trật tự xã hội, làm xuống cấp nét văn hóa công sở Cụ thể: Một là, tồn số cán bộ, nhân viên công sở chưa có kỹ giao tiếp cần thiết với đồng nghiệp, với nhân dân Văn hoá giao tiếp trọng Với đồng nghiệp xảy ganh ghét, nói xấu hạ uy tín nhau, không tôn trọng Giao tiếp với nhân dân cửa quyền, quan liêu, sách nhiễu, tạo khoảng cách với nhân dân thực thi công vụ, giao tiếp ứng xử không với vị trí, tư cách người công chức công sở Hai là, nhận thức số cán bộ, nhân viên tổ chức chậm đổi mới, có tư tưởng bảo thủ, trì trệ, phó mặc, không tích cực tìm hiểu nghiên cứu, có lối sống thực dụng, ích kỷ cá nhân, hẹp hòi; nhiều nơi, nhiều cá nhân, chí nhiều cán lãnh đạo quan chưa tích cực nghiên cứu, đổi tư Ba là, tình trạng lãng phí thời gian xảy phổ biến, phận không nhỏ cán bộ, đảng viên, công nhân viên chức đến công sở muộn, sớm, chưa có tác phong làm việc mực; không tích cực, nỗ lực hoàn thành nhiệm giao Tình trạng lãng phí thời gian, lãng phí sử dụng trang thiết bị công sở điện nước, điện thoại, phương tiện kỹ thuật, máy móc, xe cộ, phòng ốc, phổ biến Bốn là, tình trạng cán thực chưa nghiêm túc Quy chế văn hóa công sở, mang tính hình thức, làm việc với chất lượng chưa cao, muộm, sớm, kỹ giao tiếp ứng xử có nhiều điểm cần khắc phục; Một số cán tuyển dụng chưa biết giao tiếp qua điện thoại Ví dụ: Gọi điện đến cho phòng đơn vị nói em Công ty A đây; nhấc máy hỏi Hoàng Văn Quyền 45 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đấy? Hoặc thông báo việc không rõ ràng thời gian, địa điểm, chủ trì… người nghe thời gian để hỏi lại cho rõ Năm là, nhiều nhân viên thiếu kỹ thiết lập giao tiếp phi ngôn ngữ; họ chưa biết nói chuyện ánh mắt, khuôn mặt, cử thay làm cho ánh mắt dễ chịu, thân thiện, họ lại thường mang khuôn mặt lạnh lùng Một số chưa biết nhận thức phải làm để có hành vi, ứng xử văn minh, lịch nơi công sở Ví dụ: Khi vào thang máy cần có văn hóa chờ cho người vào, số cán vào người bên chưa Một số tiếp khách quốc tế không thấy đơn vị đầu mối cử cán lên đón khách đến sau khách 3.1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ yếu tồn số đơn vị, phòng ban thuộc Doanh nghiệp, Công ty, đơn vị, tỏ chức chưa triển khai thực cách nhiệm túc, liệt vấn đề Kỹ giao tiếp, văn hóa công sở, mang tính hình thức nên chưa đạt kết mong muốn Một số thói quen xấu nhân viên văn phòng chưa xóa bỏ; Quy chế văn hóa công sở Công ty thiếu chế tài xử lý vi phạm; Các đơn vị chưa quan tâm nhiều đến việc đào tạo, bồi dưỡng kỹ giao tiếp, văn hóa công sở cho cán công nhân viên Ý thức cán bộ, nhân viên Công ty việc thực Quy chế văn hóa công sở chưa cao Do tình trạng suy thoái tư tưởng, đạo đức, lối sống, thói quen giao tiếp hàng ngày chủ nghĩa cá nhân Từ dễ sinh thói quen xuề xòa giao tiếp sống hàng ngày đưa vào công sở Bên cạnh đó, tác động từ dư âm văn hoá tiểu nông, từ thói quen chế bao cấp, từ mặt trái kinh tế thị trường; Ngoài ra, công tác tuyên truyền, vận động, giáo dục thực kỹ giao tiếp, văn hóa công sở chưa thực thường xuyên, công tác kiểm tra, giám sát Hoàng Văn Quyền 46 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phận, quan chức chưa thành nề nếp 3.2 Một số đề xuất kiến nghị 3.2.1 Đề xuất giải pháp Có thể thấy, văn hóa công sở nói chung, văn hóa giao tiếp nơi công sở nói riêng hình thành theo tính kế thừa tiếp thu có sáng tạo, có chọn lọc qua giai đoạn, không ngừng bổ sung ngày hoàn thiện đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội đại Để tạo nét văn hóa riêng cho công sở đòi hỏi phải có đồng thuận cố gắng tinh thần tự giác cá nhân tổ chức nói riêng toàn hệ thống nói chung Tự thân cán bộ, công nhân viên đơn vị, tổ chức phải coi nhiệm vụ thiếu làm việc môi trường công sở Bên cạnh đó, cần tiến hành số giải pháp sau: Cần có nỗ lực tâm cao người đứng đầu quan việc thực tốt có hiệu Quy chế văn hóa giao tiếp công sở; cần có biện pháp liệt tổ chức thực kết hợp tốt thi đua khen thưởng, động viên kịp thời điển hình tiên tiến với xử lý nghiêm trường hợp cố tình vi phạm Quy chế văn hóa công sở Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục mục đích, ý nghĩa, yêu cầu việc rèn luyện kỹ giao tiếp, văn hóa công sở; thường xuyên phát động phong trào, vận động tìm hiểu kỹ giao tiếp xây dựng văn hóa công sở xem văn hóa công sở tiêu chuẩn đánh giá chất lượng, hiệu hoạt động công việc Ngoài ra, kết hợp mời báo cáo viên, chuyên gia tập huấn cho toàn thể cán bộ, công nhân viên quan đề tài cụ thể như: văn hóa ứng xử, giao tiếp nơi công sở; phong cách ăn mặc; cách bắt tay; đứng nơi công sở Tạo không gian cho hoạt động tập thể chuyên môn hoạt động giao lưu cá nhân, tổ, nhóm với với mục tiêu tăng cường hợp tác, trao đổi sáng kiến, kinh nghiệm… để hoàn thành nhiệm Hoàng Văn Quyền 47 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vụ chức Qua đó, tạo hội để thành viên khẳng định vị thăng tiến tổ chức Hoàn thiện xây dựng văn hóa công sở có ý nghĩa tầm quan trọng to lớn thể chất lượng hiệu xử lý, giải công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học đội ngũ cán bộ, công nhân viên tổ chức 3.2.2 Kiến nghị Thực tế cho thấy, nhận thức kỹ giao tiếp, văn hóa công sở không cán nhân viên tổ chức chưa đầy đủ, không thấy mối liên hệ qua lại trình độ văn hóa công sở với hiệu quả, suất công việc Để giải tồn tại, nâng cao hiệu thực Quy chế Văn hóa giao tiếp công sở tạo nét văn hóa riêng cho tổ chức, cần thực đồng yêu cầu sau Một là, kỹ giao tiếp, văn hoá công sở vấn đề nhạy cảm; yếu tố nhận thức vấn đề then chốt để cán nhân viên hiểu vai trò, trách nhiệm từ nâng cao hành vi văn hoá công sở điều kiện cần đủ để đội ngũ nhân viên văn phòng thay đổi quan niệm, cung cách làm việc tiến dần đến chuẩn “Chuyên nghiệp đại” Hai là, lãnh đạo đơn vị thuộc tổ chức cần phải tạo chế tốt để nhân viên có điều kiện phát triển khả giao tiếp, môi trường hòa đồng, thân thiện có tính đoàn kết cao hiệu công tác cao; quan trọng việc cần thay đổi nhận thức, suy nghĩ số nhân viên kỹ giao tiếp thái độ, hành vi ứng xử với đồng nghiệp giao tiếp nơi công sở Ba là, văn hoá công sở bị ảnh hưởng nhiều từ người đứng đầu tổ chức Do đó, lãnh đạo, thủ trưởng tổ chức cần phải tiếp tục gương mẫu thực kỹ giao tiếp, Quy chế văn hoá công sở tăng cường công tác kiểm tra, giám sát nhân viên tổ chức Hoàng Văn Quyền 48 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Quyền Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 49 Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu thu thập từ Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia Giáo trình Kỹ giao tiếp Thạc sĩ Nguyễn Văn Chương Tài liệu kỹ giao tiếp, văn hóa công sở Thạc sĩ Phạm Thị Hải Yến (nguồn: tailieu.vn) Luận văn, Đề tài: Kỹ giao tiếp nơi công sở (nguồn: luanvan.net) Tài liệu Báo cáo: Kỹ giao tiếp lãnh đạo, quản lý nhằm phát huy trí tuệ tập thể Nguyễn Thị Thanh Tâm _ Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (nguồn: tailieu.vn) Tài liệu Kỹ giao tiếp – điều cần thiết cho nhân viên văn phòng (nguồn: kenhtuyensinh.vn) Tài liệu vai trò giao tiếp công việc.(nguồn tailieu.vn) Tiểu luận vai trò văn hóa công sở tổ chức hoạt động công sở (nguồn luanvan.net) Tài liệu nguyên tắc vàng kỹ giao tiếp ứng xử nơi công sở (nguồn: Kênh sinh viên) 10.Tài liệu: bàn văn hóa giao tiếp công sở (nguồn: tailieu.vn) Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: Sơ đồ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thông tin Quốc Gia Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Khối Hành Khối Kinh doanh Phòng Nhân Phòng Giám đốc Giám đốc Hành Phòng Sản Kinh Kinh – xuất doanh doanh Kế toán Hoàng Văn Quyền Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Kinh Kinh Kinh Kinh Kinh Kinh doanh doanh doanh doanh doanh doanh Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÔNG TIN QUỐC GIA Nhằm mục đích nắm bắt thôn tin phản hồi từ đội ngũ cán nhân viên Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia kỹ giao tiếp, văn hóa công sở tổ chức, tìm hiểu thực trạng, vấn đề xây dựng kỹ giao tiếp môi trường văn hóa công sở Tôi tiến hành điều tra kỹ giao tiếp, văn hóa công sở môi trường tổ chức Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia Để điều tra đạt kết tốt, xin anh/chị cung cấp đủ thông tin cách chân thực vào phiếu câu hỏi sau Họ tên: ……………………………………………………………… Chức danh: ……………………………………………………………… Đơn vị công tác: ………………………………………………………… Anh/chị khoanh tròn vào phần trả lời mà anh chị cho Điền vào chỗ trống ý kiến riêng anh/chị Phần Nhận thức kỹ giao tiếp văn hóa công sở Câu Theo anh/chị kỹ giao tiếp môi trường văn hóa công sở có ý nghĩa nào? a b c Rất quan trọng Bình thường Không quan trọng Câu Theo anh/chị việc rèn luyện kỹ giao tiếp đồng nghĩa với hình thức ……… ? a b c Rèn luyện theo cá nhân Rèn luyện theo nhóm Ý kiến khác Câu Anh/chị cảm nhận kỹ giao tiếp thân thành viên khác tổ chức mình? a b Rất tốt Bình thường Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp c Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chưa đạt yêu cầu Câu Công ty anh chị đáp ứng chuẩn mực giao tiếp công sở? a b c Đúng Chưa hoàn toàn Sai Câu Anh/chị thực đầy đủ nghiêm túc xác quy định nhà nước văn hóa công sở? a b Đúng sai Phần Anh/chị điền ý kiến vào chỗ trống Công ty anh chị có quy định kỹ giao tiếp, văn hóa công sở cụ thể nhân viên nào? …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Bản thân anh/chị thực quy định nào? …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Những khó khăn gặp phải việc thực quy định kỹ giao tiếp, văn hóa công sở công ty? …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Những hạn chế tồn vấn đề kỹ giao tiếp, văn hóa công sở tổ chức anh/chị? Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Anh/chị có suy nghĩ ý kiến để xây dựng kỹ giao tiếp cần thiết môi trường văn hóa công sở? …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Xin chân thành cảm ơn! Hoàng Văn Quyền Lớp ĐH QTVP 12C