Báo cáo QTVP tại Công ty Cổ phần Phân Phối và Bán Lẻ BT

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP PHÂN PHỐI VÀ BÁN LẺ BT 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 3 1. Giới thiệu chung về công ty: 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 3 2.1. Chức năng của Công ty: 3 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 3 2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 4 2.3.1. Giám đốc Công ty: 4 2.3.2. Phó Giám đốc: 4 2.3.3. Phòng Hành chính 5 2.3.4. Phòng Tài chính – Kế toán: 5 2.3.5. Phòng kinh doanh (kế hoạch): 5 2.3.6. Phòng dự án đầu tư 6 2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: (phụ lục 01) 6 II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Phân phối và Bán Lẻ BT 6 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty: 6 1.1. Chức năng của văn phòng Công ty: 6 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty 7 1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty 8 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng: (phụ lục 02). 9 3. Xây dựng Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng: 9 3.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính: 9 3.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự: 10 3.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nv Hành chính: 12 III. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty: 13 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư lưu trữ của công ty: 13 3.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 13 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản căn cứ theo các quy định của nhà nước, bao gồm các văn bản sau: 15 3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty: 15 3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty: 15 3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản của công ty: 16 3.4.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty được thực như sau: 16 3.4.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty được thực hiện theo các bước sau: 16 3.4.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ công ty: 17 3.5. Tình hình tổ chức lưu trữ của Công ty: 18 IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của công ty: 19 4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 19 4.2. Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Công ty 19 4.3. Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cty: 20 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 22 A. PHẦN MỞ ĐẦU: 22 B. PHẦN NỘI DUNG: 22 Chương 1. Khái quát các kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng 22 1.1.Khái niệm “Nhà quản trị văn phòng”: 22 1.2. Chức năng của Nhà quản trị văn phòng: 22 1.2.1. Lãnh đạo: 22 1.2.2. Kiểm tra: 23 1.2.3. Hoạch định: 24 1.2.4. Tổ chức: 25 1.3. Các kỹ năng của Nhà quản trị văn phòng: 25 Chương 2. Phân tích, đánh giá các kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng 26 2.1. Tại sao bạn nên chọn học ngành Quản trị văn phòng? 26 2.2. Kỹ năng dành cho nhà quản trị văn phòng: 28 2.2.1. Nhận xét chung: 28 2.2.2. Các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng. 28 2.2.3. Nguyên tắc cho nhà quản trị văn phòng: 35 2.2.4. Phân tích và đánh giá bản thân nhà quản trị văn phòng: 40 2.3. Những tố chất làm nên thành công của bạn với nghề quản trị văn phòng: 42 Chương 3. Giải pháp, đề xuất, kiến nghị để nâng cao các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng. 46 3.1. Giải pháp: 46 3.2. Đề xuất, kiến nghị: 46 Chương 4. Danh mục tài liệu tham khảo 47 PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 48 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần phân phối và bán lẻ BT. 48 Phần IV. LỜI CẢM ƠN 52 Phần V: PHỤ LỤC 53

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGUYỄN THỊ HỒNG LOAN BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 14A KHÓA HỌC (2014 - 2016) Tên quan: CÔNG TY CP PHÂN PHỐI VÀ BÁN LẺ BT Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Intracom, ngõ 72 Trần Thái Tông, Cầu Giấy, HN Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2016 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP PHÂN PHỐI VÀ BÁN LẺ BT I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty .3 Giới thiệu chung công ty: .3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 2.1 Chức Công ty: 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn công ty 2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 2.3.1 Giám đốc Công ty: .4 2.3.2 Phó Giám đốc: .4 2.3.3 Phòng Hành .5 2.3.4 Phòng Tài – Kế toán: 2.3.5 Phòng kinh doanh (kế hoạch): 2.3.6 Phòng dự án đầu tư 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty: (phụ lục 01) II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Phân phối Bán Lẻ BT Tổ chức hoạt động văn phòng Công ty: 1.1 Chức văn phòng Công ty: 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng Công ty 1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng: (phụ lục 02) Xây dựng Bản mô tả công việc vị trí văn phòng: 3.1 Bản mô tả công việc trưởng phòng hành chính: 3.2 Bản mô tả công việc Phó phòng Hành Nhân sự: 10 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 3.3 Bản mô tả công việc nhân viên nhân sự, nv Hành chính: 12 III Tìm hiểu công tác văn thư - lưu trữ công ty: 13 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý công ty công tác văn thư - lưu trữ công ty: 13 3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 13 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn theo quy định nhà nước, bao gồm văn sau: 14 3.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý công ty: 15 3.3.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn công ty: 15 3.4 Quy trình quản lý giải văn công ty: 16 3.4.1 Quy trình quản lý giải văn công ty thực sau: .16 3.4.2 Quy trình quản lý giải văn đến Công ty thực theo bước sau: .16 3.4.3 Lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ công ty: 17 3.5 Tình hình tổ chức lưu trữ Công ty: 18 IV Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng công ty: .19 4.1 Trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 19 4.2 Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Công ty 19 4.3 Phần mềm sử dụng công tác văn phòng cty: .20 Phần II 22 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: 22 CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .22 A PHẦN MỞ ĐẦU: 22 B PHẦN NỘI DUNG: 22 Chương Khái quát kỹ nhà Quản trị văn phòng 22 1.1.Khái niệm “Nhà quản trị văn phòng”: 22 1.2 Chức Nhà quản trị văn phòng: 22 1.2.1 Lãnh đạo: 22 1.2.2 Kiểm tra: 23 1.2.3 Hoạch định: .24 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 1.2.4 Tổ chức: 25 1.3 Các kỹ Nhà quản trị văn phòng: 25 Chương Phân tích, đánh giá kỹ 26 nhà Quản trị văn phòng 26 2.1 Tại bạn nên chọn học ngành Quản trị văn phòng? 26 2.2 Kỹ dành cho nhà quản trị văn phòng: 28 2.2.1 Nhận xét chung: 28 2.2.2 Các kỹ nhà quản trị văn phòng 28 2.2.3 Nguyên tắc cho nhà quản trị văn phòng: 35 2.2.4 Phân tích đánh giá thân nhà quản trị văn phòng: 40 2.3 Những tố chất làm nên thành công bạn với nghề quản trị văn phòng: 42 Chương Giải pháp, đề xuất, kiến nghị để nâng cao kỹ 46 nhà quản trị văn phòng 46 3.1 Giải pháp: .46 3.2 Đề xuất, kiến nghị: .46 Chương Danh mục tài liệu tham khảo 47 PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần phân phối bán lẻ BT .48 Phần IV LỜI CẢM ƠN 52 Phần V: PHỤ LỤC 53 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU “Học, học nữa, học mãi” câu nói chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại in sâu linh hồn hệ Đất nước ta bước vào kinh tế thị trường, cần có nhân tài cho dân tộc, người có trình độ chuyên môn để giúp cho hoạt động nước nhà Việt Nam nhập WTO – Tổ chức Thương mại giới vào năm 2007, kiện đặc biệt quan trọng chứng tỏ ngày đổi mới, kèm theo thách thức, khó khăn đòi hỏi phải vượt qua để hòa nhập với kinh tế giới Đứng trước trọng trách to lớn đất nước, Đảng ta đưa hàng loạt mục tiêu để tạo điều kiện phát triển kinh tế hàng hóa, nhiều thành phần định hướng XHCN gắn với yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa Trong công đổi công nghiệp hóa – đại hóa xây dựng phát triển đất nước ngành kinh tế ngày đa dạng Việc cần làm là trọng đến việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất, lực đáp ứng nhu cầu công cải cách hành chính, xây dựng phát triển Đất nước Để thực hiên mục tiêu đó, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trường đào tạo cán trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp quy, chức chuyên ngành như: Quản trị nhân lực, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học, Hành học, Hành Văn thư, Dịch vụ pháp lý, Quản trị văn phòng …nhằm đáp ứng trình độ lẫn chuyên môn Ngoài việc giảng dạy trường, nhà trường còn bố trí tổ chức cho sinh viên, học sinh thực tập quan doanh nghiệp tôt nghiệp Nhằm nâng cao lý luận, thực tiễn nâng cao thực tế để rèn luyện khả với chuyên ngành đào tạo, sinh viên có kiến thức áp dụng bổ sung kiên thức vào thực tế công việc cụ thể Để đáp ứng nhu cầu, khoa Quản trị Văn phòng đề kế hoạch thực tập Ngành Quản trị Văn phòng quan, đơn vị, tổ chức cho sinh viên Phần lớn sinh viên QTVP K14A bạn làm quan, doanh nghiệp ổn định, bạn làm thực tập quan, doanh nghiệp mà làm, vừa tạo điều kiện thuận lợi công việc, vừa tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Em số bạn làm thực tập doanh nghiệp Đợt thực tập giúp em bạn sinh viên khác củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội đức nhân viên văn phòng, hội cho em bạn đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Với thời gian thực tập không dài gần 02 tháng (từ ngày 04/7/2016 đến ngày 28/8/2016) em thực tập thực hành giúp em trang bị thêm kỹ nghề nghiệp giúp em thêm yêu ngành nghề chọn ngành Quản trị văn phòng hướng dẫn nhiệt tình, bảo ân cần cán nhân viên phòng Hành cố gắng thân muốn học hỏi trao dồi kiến thức giúp em hoàn thành tốt công việc thực tập Em xin chân thành cám ơn Trường Đại Học Bộ Nội vụ Hà Nội ,các thầy cô khoa quản trị văn phòng, anh, chị công ty CP Phân Phối Bán Lẻ BT nhiệt tình giúp đỡ em trình thực tập, cung cấp thông tin tài liệu hỗ trợ cho việc hoàn thành báo cáo tốt nghiệp Giúp em hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn phòng ý thức trách nhiệm chuyên môn nghiệp vụ cần phải có cán hành văn phòng Mặc dù em cố gắng chuẩn bị kỹ lưỡng báo cáo khó tránh thiếu sót, em mong muốn gửi tới nhà trường, thầy cô nơi em học tập, rèn luyện năm qua, đóng góp ý kiến thiết thực thầy cô giáo cán công ty để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng 08 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Hồng Loan Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP PHÂN PHỐI VÀ BÁN LẺ BT I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Giới thiệu chung công ty: Tên Công ty: Công ty Cổ phần Phân Phối Bán Lẻ BT Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Intracom, ngõ 72 Trần Thái Tông, Cầu Giấy, HN Số điện thoại: 04.37957967 Mã số DN: 0106540622 Công ty có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng, có mã số thuế theo quy định pháp luật Công ty Cổ phần phân phối bán lẻ BT đơn vị trực thuộc Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hà Nội, thành lập ngày 19/05/2014 Công ty CP Phân Phối Bán Lẻ BT (BTCom) Công ty trẻ thời gian đầu xây dựng sau thành lập, Công ty có 8.000 điểm phân phối bán lẻ mặt hàng tiêu dùng nước Chúng đặt mục tiêu trở thành Vua Bản Lẻ Nông Thôn Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 2.1 Chức Công ty: Công ty Cổ phần Phân Phối Bán Lẻ BT có chức là: phân phối bán lẻ mặt hàng tiêu dùng nhanh (các mặt hàng: bột giặt; xả vải; nước tẩy bồn cầu OKAY; nước rửa chén…) điểm bưu điện văn hóa xã 63 tỉnh thành * Nhiệm vụ, quyền hạn: - Tổ chức sản xuất kinh doanh theo ngành nghề đăng ký kinh doanh - Thực đầy đủ nghĩa vụ nhà nước - Xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với mục tiêu Công ty - Tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên công ty có thu nhập ổn định mức sống ngày nâng cao Công ty có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu kinh tế, bước khẳng định vị trí thương hiệu thị trường 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn công ty Trong trình xây dựng trưởng thành, Công ty không ngừng phát triển Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội số lượng, chất lượng tính chuyên nghiệp lĩnh vực kinh doanh, góp phần đáng kể vào việc phát triển ngành kinh doanh nước nước Trong năm qua, Công ty quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực; trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc Tổ chức hoạt động theo Luật doanh nghiệp Luật khác có liên quan Hoạt động có hiệu khuôn khổ pháp luật, Điều lệ Công ty Nhiệm vụ xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Công ty nhu cầu thị trường nhằm mang lại lợi ích cao giá trị Quản lý tốt cán nhân viên Công ty theo chế độ sách Nhà nước Không ngừng cải thiện điều kiện lao động, sinh hoạt cán công nhân viên nhằm nâng cao suất lao động hiệu quản lý 2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Phân Phối Bán Lẻ BT gồm có: Giám đốc, phó giám đốc, phòng hành chính, phòng tài – kế toán, phòng kinh doanh (kế hoạch), phòng dự án đầu tư 2.3.1 Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty giải điều hành lĩnh vực Công ty Quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày cty Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư công ty Ban hành quy chế quản lý nội công ty Kiến nghị phương án cấu tổ chức công ty Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận xử lí lỗ kinh doanh Tuyển dụng lao động 2.3.2 Phó Giám đốc: Giúp việc tham mưu cho Giám đốc công ty việc phụ trách sở vật chất công ty trang thiết bị vấn đề chuyên môn Giúp việc cho Giám đốc quản lí điều hành hoạt động công ty theo phân công Giám đốc Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước giám đốc hiệu hoạt động Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 2.3.3 Phòng Hành Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty tổ chức thực lĩnh vực tổ chức lao động, quản lí bố trí nhân lực, chế độ sách, cham sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân theo luật quy chế công ty Kiểm tra, đôn đốc phận công ty thực nghiêm túc nội quy, quy chế công ty Xây dựng kế hoạch công tác cho Lãnh đạo Tham mưu giúp lãnh đạo công ty thực công tác thi đua khen thưởng Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm làm việc; trang trí khánh tiết, phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho hội nghị, họp công ty Thực tốt công tác văn thư, bảo mật theo quy định Thực tốt công tác trị nội Tổ chức thực tốt công tác đảm bảo an ninh 2.3.4 Phòng Tài – Kế toán: Tổ chức hoạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Phòng Tài chinh – Kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động, vật tư tập hợp đầy đủ chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, thực nghĩa vụ thuế ngân sách, đồng thời thực chức quản lí chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc hoạt động Cân đối thu – chi khoản cho công ty, cho phù hợp với thời điểm phát triển công ty 2.3.5 Phòng kinh doanh (kế hoạch): Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn dài hạn, tìm hiểu khai thác thị trường, đầu tư phát triển sản xuất, liên doanh liên kết công ty Giao dịch với khách hàng điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty Soạn thảo tham mưu cho lãnh đạo công ty ký kết hợp đồng kinh tế Xây dựng phương án theo dõi tiến độ sản xuất, phân công giao kế hoạch cho đơn vị Thống kê báo cáo theo chế độ Bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phòng quản lí, tuyệt đối giữ bí mật thông tin kinh tế, bí mật sản xuất kinh doanh công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 2.3.6 Phòng dự án đầu tư Nghiên cứu xây dựng chiến lược lĩnh vực đầu tư công ty, tìm kiếm hội đầu tư cho dự án kinh doanh; xây dựng chương trình mục tiêu, lập báo cáo đầu tư cho dự án kinh doanh chuẩn bị đầu tư để trình giám đốc công ty phê duyệt dự án theo thẩm quyền; tham mưu cho giám đốc việc xúc tiến tìm, chọn nguồn vốn đầu tư Tham mưu việc bảo toàn phát triển vốn theo dõi quản lí nguồn vốn đầu tư vào dự án công ty Thẩm tra khối lượng xây dựng hoàn thành Thực công tác báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu giám đốc công ty 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty: (phụ lục 01) II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Phân phối Bán Lẻ BT Tổ chức hoạt động văn phòng Công ty: 1.1 Chức văn phòng Công ty: Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt đông chung toàn quan, tổ chức Văn phòng thực thể tồn khách quan, có điều kiện tồn thực thể Có thể nói văn phòng có điều kiện để tồn độc lập tương đối tổ chức thông qua môi trường mà tồn tại, phương diện tự nhiên phương diện xã hội Chức tham mưu: văn phòng giúp thực công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo quy định pháp luật; tiếp nhận quản lý văn bản, theo dõi chặt chẽ trình vận hành văn bản, tổ chức in, sao, phát hành văn thể loại, thể thức, thẩm quyền ban hành gửi thành phần Triển khai thực thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực chương trình, kế hoạch xây dựng Chức tổng hợp: văn phòng đầu mối thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định mang lại hiệu thiết thực Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội bén sâu sắc họ biết “nhìn xa trông rộng” để phân tích vấn đề công ty/Doanh nghiệp Họ nhân thấy cần phải có khóa đào tạo để nhân viên mở rộng kiến thức, kinh nghiệm để quay phục vụ cho công ty/Doanh nghiệp Chính vậy, họ người kiến nghị lên Giám đốc để phê duyệt kế hoạch nguồn lực công ty/Doanh nghiệp tương lai… Trên gợi ý tố chất cần có người làm nghề quản trị văn phòng Bên cạnh đó, nhiều tố chất, kỹ khác mà người lao động nên biết Và làm để bạn thành công nghề? Làm để bạn tận dụng phát huy khả nghề này? Như vậy, nhà quản trị văn phòng chuyên nghiệp người hoạch định công việc hoàn thành hiệu công việc, không đổ lỗi cho hoàn cảnh, hiểu, chia sẻ công việc với sếp Họ biết phạm vi quyền hạn đến đâu làm tốt phạm vi Xu hướng “lợi người, tiện việc”, tức nhà quản trị văn phòng phải đa Không thích tuyển 2-3 người vào làm 2-3 phần việc gần nhau, người làm kiểu để phải trả 2-3 suất lương Hiện nay, doanh nghiệp thường tuyển nhà quản trị văn phòng làm nhiều việc: thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức kế toán, kinh doanh, tiếp thị Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 45 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Chương Giải pháp, đề xuất, kiến nghị để nâng cao kỹ nhà quản trị văn phòng 3.1 Giải pháp: - Về nguồn lực: Bồi dưỡng cán bộ, bố trí, xếp hợp lý cho vị trí Động viên khen thưởng kịp thời cá nhân có thành tích xuất sắc Tạo mối quan hệ lành mạnh quan - Về cấu tổ chức: Xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ phận Kiện toàn máy theo yêu cầu tổ chức để đạt hiệu tốt - Phong cách lãnh đạo: Người lãnh đạo cần chấn chỉnh, xem xét vấn đề cần thiết để hướng tới mục tiêu lâu dài cty Bố trí, sử dụng cán hợp lý, quy tắc mang tính mệnh lệnh - Môi trường làm việc: kết hợp tổ chức tôn trọng nguyên tắc tổ chức: Sự phối hợp cá nhân đơn vị đơn vị tốt góp phần nâng cao hiệu hoạt động cty - Đầu tư nhân tố người, nâng cao tinh thần làm việc nhân viên cty: Con người nhân tố hàng đầu định hiệu hoạt động doanh nghiệp Đầu tư nhân tố người uy tín tổ chức - Công nghệ phương tiện làm việc: cần có quan tâm yếu tố ảnh hưởng đến suất chất lượng công việc tổ chức 3.2 Đề xuất, kiến nghị: -Tiếp tục phát huy tốt ưu điểm đạt hoạt động quản trị văn phòng, hạn chế nhược điểm để hướng tới mục tiêu lâu dài doanh nghiệp - Để rèn luyện kỹ mềm cty tham gia khóa học đào tạo kỹ số trường cao đẳng, đại học học viện nước Những khóa học giúp nhà quản trị văn phòng nâng cao kỹ giao tiếp, làm việc nhóm, hiểu biết thêm văn hóa, tâm lý học khách hàng, học cách giải mâu thuẫn kỹ lãnh đạo… Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 46 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Chương Danh mục tài liệu tham khảo Đào Công Binh (2008)- kỹ quản trị nguồn nhân lực, NXB Trẻ Phạm Lan Anh (2007)- kỹ làm việc người thông minh, NXB Công an nhân dân, 215tr Hoàng Minh Chúc (1996)- tâm quản lý, NXB Lao động, HN Cao Xuân Đỗ (2001)- quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê Nguyễn Cảnh Chắt (2003)- tinh hoa quản lý, NXB lao động xã hội Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 47 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần phân phối bán lẻ BT Trong thời gian thực tập vừa qua với tìm hiểu cọ sát với công việc giao thuộc nghiệp vụ văn phòng với tố chất cần thiết nhân viên văn phòng tương lai Với kết thu đó, em tin giúp ích cho thân nhiều làm Hi vọng đánh giá em giúp ích cho Công ty trình hoàn thiện máy hành Sau đánh giá em ưu nhược điểm công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Phân Phối Bán Lẻ BT: Ưu điểm: - Được quan tâm kịp thời sát ban lãnh đạo Công ty, công tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng Hành Chính Nhân - Môi trường làm việc Công ty đánh giá lý tưởng tạo thoải mái cho đội ngũ cán bộ, nhân viên Các phòng làm việc đểu rộng rãi, thoáng mát Cách bố trí phù hợp với không gian văn phòng kiến trúc hạ tầng Công ty Các trang thiết bị văn phòng Công ty quan tâm đầu tư tương đối đầy đủ đại Cách bố trí khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng di chuyển cán bộ, nhân viên quản lý nhân viên lãnh đạo văn phòng Đặc biệt Công ty áp dụng cách triệt để công nghệ thông tin vào trình thực công việc, góp phần giúp lãnh đạo, nhân viên văn phòng theo dõi tình hình triển khai, giải công việc cách nhanh chóng - Phòng Hành đơn vị giúp Lãnh đạo kiểm tra việc soạn thảo văn có theo quy định Thông tư 55 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn đảm bảo văn ban hành có hiệu lực pháp lý Công tác xây dựng văn thực theo quy định Nhà nước pháp luật Bên cạnh việc đóng dấu sử dụng dấu cán văn thư thực hiện, làm theo quy định Nhà nước - Lưu trữ tài liệu việc làm cần thiết tất quan đơn vị, giúp cho việc tra tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Đồng thời tài liệu sở Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 48 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội liệu phục vụ cho trình sử dụng, ngiên cứu đáp ứng nhu cầu công việc Công ty không mà tương lai sau Chính công tác lưu trữ Giám đốc Công ty quan tâm, trang thiết bị trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quan tài liệu cách tốt Các văn mật cất giữ bảo quản quy định Nhà nước - Cán văn thư Công ty người có kinh nghiệm trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng yêu cầu công việc Vì việc tổ chức quản lý giải nhanh chóng xác đảm bảo yêu cầu công việc Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, đào tạo cách bản, giúp công việc văn phòng giải cách nhanh chóng, xác, đảm bảo yêu cầu, tính chất công việc - Bên cạnh quan tâm đầu tư Ban lãnh đạo Công ty, cán bộ, nhân viên Phòng hành thường xuyên tập huấn, tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nang cao chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học nâng cao hiệu hoạt động quản lý hoạt động chuyên môn nghiệp vụ Công ty Nhược điểm: Nhược điểm chủ yếu Công tác văn phòng Công ty công tác văn thư lưu trữ: - Quá trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai văn có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức: trình bày nhiều kiểu, tuỳ tiện theo suy nghĩ người soạn thảo Từ Quốc hiệu, quan ban hành, số, ký hiệu văn nơi nhận văn Từ thấy rằng, nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn quản lý Công ty chưa việc chưa chấp hành không nghiêm quy định Nhà nước công tác - Trong việc quản lý văn đi, đến chưa ban hành quy định riêng quản lý công tác văn thư lưu trữ Công ty Một số phòng, ban vào sổ văn đi, đến chưa với quy định Nhà nước Việc đăng ký số văn lộn xộn hệ thống, trình tự thống - Các phòng, ban chưa làm tốt công tác lập danh mục hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc mà giải vào lưu trữ Công ty Hầu hết phòng ban không lập hồ sơ công việc, ảnh hưởng đến việc lưu trữ gây mát tài liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 49 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Việc lưu trữ hồ sơ nhiều bất cập, tra cứu hồ sơ nhiều khó khăn chưa cập nhật văn cũ, thất lạc - Công ty chưa có phòng lưu trữ, dẫn đến việc sổ sách giấy tờ để chung văn phòng khiến không gian văn phòng thêm chật hẹp, tài liệu chưa bảo quản cách, từ ảnh hưởng xấu đến tài liệu lưu trữ - Các trang thiết bị đại thiếu Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Cùng với phát triển Đất nước giới đòi hỏi quan, doanh nghiệp phải tự hoàn thiện nâng cao lực, hiệu hoạt động để kịp thời đáp ứng nhu cầu xã hội Đặc biêt việc nâng cao hoạt động công tác văn phòng để cải thiện chậm chạp nhiều chồng chéo hoạt động văn phòng góp phần cải cách hành văn phòng đại kiểu mẫu xu tất yếu thời đại Để giải vấn đề này, thân có số đề xuất sau: - Phòng Hành Chính Công ty nên thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn phòng Công ty - Luôn cần có quan tâm, đạo lãnh đạo Công ty công tác hành văn phòng Sự quan tâm thể việc tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, tiếp cận với thông tin, thiết bị đại Đầu tư trang thiết bị văn phòng, vừa bắt kịp với xu thời đại lài vừa phù hợp với nhu cầu quy mô Công ty - Ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ công việc cần thiết - Lượng văn Công ty cần phải bảo quản nên cẩn phải có kho lưu trữ riêng Đầu tư thêm trang thiết bị, máy móc đại cho văn phòng nhằm bước đại hoá công tác văn phòng - Cần có cải tạo đầu tư nâng cấp phòng làm việc Công ty, đáp ứng yêu cầu tất cán nhân viên Công ty - Phổ biến cho cán Công ty hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn phòng để người làm tốt công việc công văn, giấy tờ có trách nhiệm công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 50 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Luôn hướng đến quy chuẩn công tác văn thư – lưu trữ nhà nước qua văn hướng dẫn hành Áp dụng quy trình hướng dẫn nghiệp vụ Công ty cách nghiêm túc, tránh tình trạng sai sót sảy - Cần bổ sung thêm cán lưu trữ chuyên trách cho Công ty để đảm bảo nhiệm vụ tốt công tác lưu trữ Công ty, - Đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ Qua trình thực tế, em thấy Nhà trường có nhiều cố gắng, nỗ lực việc hướng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đó, em thấy số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường Cụ thể sau: - Nên có liên kết chặt chẽ nhà trường sinh viên trình học tập thực tế - Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn chênh lệch lý thuyết thực tế Tạo điều kiện cho sinh viên thời gian thực tập Trên đóng góp ý kiến đề xuất em qua trình thực tập Công ty Cổ phần phân phối bán lẻ BT, thực em tin chất lượng làm việc Công ty nâng cao, khả hội nhập với thị trường Quốc tế nhanh hơn, đưa công ty vướn tới đỉnh cao lĩnh vực kinh doanh Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 51 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phần IV LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi phân công giúp đỡ em suốt thời gian học trường thời gian thực tập quan Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè động viên người động viên, giúp đỡ tạo điều kiện tốt cho em suốt trình thực tập Công ty Thời gian thực tập Công ty giúp em làm quen với công việc, vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc Công ty Từ em rèn luyện học hỏi nâng cao nhiều kỹ để phục vụ cho công tác sau Những kinh nghiệm giúp em nhiều công việc tương lai Cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể Lãnh đạo cán Công ty Cổ phần Phân phối Bán Lẻ BT, cảm ơn anh Đặng Ngọc Hiệp – Phó TGĐ công ty chị Nguyễn Thị Hồng Nhung – chuyên viên Hành giúp đỡ em nhiệt tình suốt thời gian em thực tập văn phòng Ngoài cho em cảm ơn tất anh chị công tác nơi thực tập em làm việc hướng dẫn em nghiệp vụ chuyên môn, cảm ơn người tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để em hoàn thành trình thực tập Đồng thời em xin chân thành cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn em đợt thực tập chuyên ngành Quản trị văn phòng ThS Nguyễn Mạnh Cường tận tình giúp đỡ giảng dạy em trình thực tập vừa qua việc viết báo cáo Trên báo cáo thực tập tốt nghiệp em Do không tránh khỏi thiếu xót hạn chế, kính mong quan tâm giúp đỡ, bảo đóng góp ý kiến thầy cô, bạn bè để bài cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Hồng Loan Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 52 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phần V: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Phân phối Bán Lẻ BT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan PHÒNG KINH DOANH (KẾ HOẠCH) 53 PHÒNG DỰ ÁN ĐẦU TƯ Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Công ty Cổ phần Phân Phối Bán Lẻ BT TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ, NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN VIÊN VĂN THƯ – LƯU TRỮ Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 54 NHÂN VIÊN BẢO VỆ Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI VÀ BÁN LẺ BT Số CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /QĐ – TGĐ.BT Hà Nội, ngày tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH V/v Chấm dứt HĐLĐ ông Nguyễn Viết Kiêu TỔNG GIÁM ĐỐC - Căn Luật Doanh Nghiệp, Luật Lao Động; - Căn Quy chế tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Phân phối Bán Lẻ BT; - Căn đơn đề nghị chấm dứt HĐLĐ; QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Chấm dứt Hợp đồng lao động đối với: - Ông: Nguyễn Viết Kiêu - Vị trí công việc: Nhân viên bảo vệ - Kể từ ngày: 14/08/2016 Điều 2: Lương chế độ quyền lợi ông Nguyễn Viết Kiêu giải theo Luật Lao động quy định Công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 55 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Điều 3: Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14/08/2016 Ông Nguyễn Viết Kiêu, Trưởng phòng Hành cá nhân, phòng ban, phận liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC - Như Điều 3; ĐỖ TẤN BÌNH - Lưu NS-PC Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 56 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: SƠ ĐỒ QUI TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CTY BƯỚC TÊN CÔNG VIỆC NỘI DUNG THỰC HIỆN 01 Đặt tên loại văn Xác định mục đích,ý nghĩa Chuyên viên nội dung văn bản; Đối tượng văn 02 Soạn đề cương Xác định ý thu Chuyên viên thảo văn thập thông tin 03 Trình duyệt nội Trao đổi với đơn vị liên dung tổ chức quan lấy ý kiến Xin ý kiến phận pháp chế - Trưởng đơn vị giao nhiệm vụ cán soạn thảo văn Tổng hợp ý kiến Phânloại nhóm ý kiến: hoàn chỉnh - Nhóm ý kiến pháp chế thảo - Nhóm ý kiến chuyên môn Cán soạn thảo văn 04 GHI CHÚ - CBVC đơn vị liên quan - Bổ sung hoàn chỉnh 05 Kiểm tra hoàn - Kỉêm tra văn phong, Trưởng đơn vị giao chỉnh văn tả nhiệm vụ - Cán soạn - Kiểm tra yêu cầu thảo văn thể thức - Sửa chữa hoản chỉnh 06 Trình ký văn - Hoàn chỉnh nội dung Trưởng đơn vị đựơc giao hình thức văn nhiệm vụ ký chịu trách nhiệm; Bộ trưởng ký văn 07 Đóng dấu - Đóng dấu ghi ngày, - Văn thư Bộ tháng, năm; Số & ký hiệu văn - Nơi nhận Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 57 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Đăng ký vào sổ 08 Phát hành lưu - Gửi văn cho đối - Văn thư Bộ; văn tượng trực tiếp thực - Viên chức phụ trách - Gửi qua trang web văn thư đơn vị giao soạn thảo - Lưu đơn vị Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 58 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05.a a.Mô hình văn phòng công ty Mr Dần Mr Lâm Ms Tâm & Tester BA 1.1 m DEV Mr Thắng 0.9m PHÒNG KHÁCH 0.75m Ms Trang (Marketing) Dự phòng TỶ LỆ: 1:100 Bàn để nước, tủ trà, cafe PHÒNG HỌP Bảng thông báo hoạt động LGS Sinh nhật tháng, Nhân viên xuất sắc,… BẾP Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan 59 Lớp: ĐHLT QTVP K14A