Quản lý nhân sự tại Công ty TNHH công nghệ và truyền thông PL
Trang 1KHOA TOÁN TIN - ỨNG DỤNG
Giáo viên Hướng dẫn : T.s Nguyễn Thị Thanh Huyền
Sinh viên Thực hiện : Phùng Thanh Độ
Lớp : K10c- Khoa Toán Tin ứng dụng
Hà Nội : 3/2010
Trang 2Lời mở đầu : 2
Chương I: Khảo sát hiện trạng 3
1./Khảo sát hệ thống: 3
2./ Phân tích hiện trạng công ty……… 6
3./ Đánh giá chung về hệ thống hiện trạng: 7
4./ Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới 8
5./ Yêu cầu hệ thống quản lý nhân sự mới 9
Chương II: Phân tích thiết kế hệ thống 11
1./Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC): 11
1/ Khái Niệm: 11
2 Nhiệm vụ và các chức năng 13
2.1/ Quản lý Trị hệ thống 13
2.2/ Chức năng cập nhật 13
2.3/ Quản lý lương 14
2.5/ Báo cáo, Thống kê 14
3 Các Chức năng 15
3.1/ Các chức năng: 15
3.2/ Các luồng dữ liệu 15
3.3/ Kho dữ liệu 16
3.4/ Các đối tác 16
3.5/ Các tác nhân trong 17
4 Các Biểu đồ luồng dữ liệu: 17
4.1/ Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 17
4.2/ Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 18
4.3/ Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 20
5 Mô hình Thực thể Liên kết 28
5.1/ Khái niệm: 28
5.2/ Khái niệm kiểu thực thể 28
5.3/ Các kiểu liên kết 28
5.4/ Liên kết giữa các Thực thể 30
6 Các Bảng có trong hệ thống 32
6.1/ Bảng: Cán bộ - Nhân viên 32
6.2/ Bảng: Chức vụ 33
6.3/ Bảng: Khen thưởng 33
6.4/ Bảng: Kỷ luật 33
6.5/ Bảng: Lương 34
6.6/ Bảng: Nghỉ tạm thời – Thôi việc 34
6.7/ Bảng: Phòng - Ban 35
6.8/ Bảng: Quá trình công tác 35
6.9/ Bảng: Lưu - Chuyển nhân viên 36
Kết Luận 37
Trang 3Lời mở đầu :
Ngày nay tin học là một ngành khoa học phát triển mạnh mẽ cả vềphần cứng lẫn phần mềm Những năm gần đây các sản phẩm của ngành tinhoc được ứng dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực mang lại nhiều hiệu quả thiếtthực cho đời sống xã hội Nó không những giải quyết những bài toán phứctạp trong kỹ thuật mà còn giải quyết những bài toán về quản lý rất hiệu quả.Tin học mặc nhiên được xã hội công nhận và ứng dụng trong bất cứ một lĩnhvực nào
Do tính năng đa tiện ích của tin học nên hầu hết các cơ quan, xí ngiệphiện nay đã đáp ứng vào nhiều lĩnh vực để tăng năng suất, nâng cao chấtlượng, giảm chi phí tối đa, rút ngắn thời gian, đoảm bảo độ chính xác cao.Các cơ quan hành chính đã khai thác sử dụng nhiều phần mềm về quản lý nhưquản lý nhân sự, quản lý nhân sự và tiền lương, quản lý bán hàng,
Xuất phát từ yêu cầu đó, được sự đồng ý của cơ quan , được sự chỉ bảo
tận tình của T.s Nguyễn Thị Thanh Huyền Em đã chọn đề tài :” quản lý nhân
sự” Công ty TNHH công nghệ và truyền thông PL làm báo cáo thực tập
Tuy thời gian có hạn, song được chỉ bảo tận tình của T.s Nguyễn ThịThanh Huyền đã giúp Em hoàn thành báo cáo thực tập này Chương trình nàykhông tránh khỏi thiếu sót và những điểm hạn chế Kính mong Thầy Cô đónggóp giúp đỡ để Chương chình của Em hoàn thiện hơn
Trang 4Chương I: Khảo sát hiện trạng
1 Khảo sát hệ thống:
Công ty TNHH công nghệ và truyền thông PL là công ty mớithành lập chuyên ngành công nghệ thông tin, bán những sản phẩm phầnmềm, làm wed, quản trị mạng Công ty sản xuất kinh doanh độc lập tựhoạch toán trong phạm vi từng Chương trình Trách nhiệm quản lý vàlãnh đạo thuộc về Giám đốc, phó giám đốc và các Trưởng phòng.Nhưng trên phạm vi toàn công ty thì ban giám đốc có nhiệm vụ thựchiện quản lý và lãnh đạo tập trung thống nhất đảm bảo cho sự hoạtđộng giữa các bộ phận trong công ty Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý hiện nay của công ty là cơ cấu trực tuyến thực hiện chế độ mộtthủ trưởng Cấp lãnh đạo cao nhất là giám đốc người phải chịu tráchnhiệm về mọi mặt và toàn quyền quyết định trong phạm vi toàn công
ty, tham gia ký kết các hợp đồng tiếp đó là Phó giám đốc và cáctrưởng, phó phòng là cánh tay đắc lực cho giám đốc có nhiệm vụ thammưu cho giám đốc, đựơc phân công nhân viên trên các mặt của Công
ty, Nhân viên có nhiệm vụ thực thi những công việc mà lãnh đạo đặt ra
Việc phân cấp quản lý nhân sự của công ty được tổ chức theo từng bộ
phận như sau :
Sơ đồ tổ chức:
Trang 51.1/ Ban giám đốc: Có trách nhiệm điều hành chung toàn bộ công tác trongcông ty
1.2/ Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ biên soạn các tài liệu liên quan đến cácchương trình nhằm :
- Tạo và Thiết kế các chương trình theo yêu cầu của đối tác
- Có các phương án và biện pháp quản lý kỹ thuật
- Có các quy trình vận hành, bảo trì, bảo dưỡng sản phẩm
1.3/ Phòng nhân sự: Có các nhiệm vụ sau:
- Khi có yêu cầu của ban lãnh đạo thì phòng nhân sự xắp xếp Nhân viênlàm việc theo từng năng lực của mỗi người
- Sắp xếp hoặc điều động phân công nhân viên đi công tác hoặc theo dự
án của công ty
- Nhập mới các cán bộ, công nhân viên mới được tuyển
- Cập nhật thông tin về gia đình của cán bộ nhân viên trong toàn côngty
- Xóa bỏ và ghi vào hồ sơ lưu trong sổ sách chứa dữ liệu
- Tìm kiếm hồ sơ của cán bộ công nhân viên ở công ty để bổ xung sửachữa thông tin hoặc đáp ứng nhu cầu nào đó của cấp lãnh đạo
- Đưa ra báo cáo về nhân sự khi có yêu cầu của các cấp lãnh đạo 1.4/ Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ
- Hỗ trợ và tư vấn khách hàng
- Giới thiệu về các sản phẩm của Công ty
- Đưa ra các bảng biểu thống kê, các thông tin kết suất hàng tháng, hàngquý để phục vụ nhu cầu của các phòng ban liên quan và các cấp lãnh đạo
- Tìm thị trường tiêu thụ từ đấy trình lên Ban giám đốc xem xét và sử lý
- Giao sản phẩm cho Khách hàng
Trang 6* Ngoài ra trong công ty còn có 1 nhân viên kế toán có nhiệm vụ tínhlương cho các nhân viên và hoạch toán chi phí cho Công ty cụ thể như sau:
- Tổng hợp các phụ cấp mà mỗi cán bộ nhân viên được hưởng
- Thống kê lương theo từng phòng ban
- Thống kê mức thưởng (phạt) cho từng nhân viên theo quy định củacông ty từ đấy đưa ra báo cáo lên Ban giám đốc để xử lý
<> Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty hiện nay:
+ Khi đã được ban giám đốc chấp thuận có một nhân viên mới đến làmthì cần đến phòng nhân sự để đăng ký về sơ yếu lý lịch, sau đó phòng tổ chứccăn cứ theo khả năng và tầm hiểu biết của nhân viên đó sẽ sắp xếp cho nhânviên mới làm, hồ sơ lý lịch của các nhân viên này đều được nghi chép trêngiấy
+ Trong quá trình làm việc của nhân viên, phòng tổ chức luôn theodõi, nghi chép đầy đủ qua đấy làm căn cứ để điều động đi công tác, bổ nhiệm
vị trí mới khi được phép của Ban giám đốc
+ Hàng tháng, nhân viên kế toán có nhiệm tổng hợp tiền lương màmỗi cán bộ nhân viên được hưởng, Lương dc thỏa thuận của mỗi cán bộ nhânviên khi làm hợp đồng với công ty, các mức thưởng (phạt) cho từng nhân viêntheo quy định của công ty , dựa vào đó phòng kế toán tính lương cho từngnhân viên
Trang 7Cuối cùng phòng kế toán đưa ra danh sách tiền lương tương ứng cho mỗi
nhân viên cho Ban giám đốc xem xét và giải quyết
+ Vì làm việc dựa trên sổ sách là nhiều nên khi có yêu cầu tra cứu, tìmkiếm thông tin thì các nhân viên quản lý phải tra sổ, lục tung những sổ sách
để tìm, Việc làm này rất bất tiện và mất thời gian rất nhiều
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự trước đây đã không còn phù hợp vớithực trạng xã hội hoá ngày càng cao như hiện nay với nền kinh tế thị trườngluôn luôn có sự thay đổ theo từng ngày, từng giờ Đối với hệ thống quản lýnhân sự trước đây luôn gây ra sự tổn thất về thời gian, công sức mà chưachắc đã đem lại hiệu quả cao
Trên thực tế hiện nay toàn bộ hồ sơ của nhân viên từ khi được nhận vàolàm việc hay công việc cập nhật quá trình công tác của mỗi nhân viên và côngviệc tính lương cho mỗi nhân viên (có cả các khoản hoa hồng và các khoảnphải trừ) đều được thực hiện một cách hết sức thủ công, đa số chỉ dựa trêngiấy tờ sổ sách Với cách quản lý đó thì sẽ dẫn tới dữ liệu cần lưu trữ trên giấy
tờ ngày càng nhiều dễ xẩy ra sai sót và mất mát mặt khác làm cho việc tìmkiếm, tra cứu gặp rất nhiều khó khăn
<> Những bất cập của hệ thống quản lý nhân sự trước đây.
* Một số những bất cập còn tồn tại trong hệ thống thông tin quản lýnhân sự trước đây là:
- Trước đây việc quản lý nhân sự được làm còn rất thủ công đó là việc quản
lý vẫn dựa trên sổ sách, chứng từ là chủ yếu nên nó sẽ không thể đáp ứng lâuđược tất cả các đòi hỏi của một hệ thống quản lý thông tin về nhân sự và do
đó cần xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự làm sao thân thiện, dễ dàng xửdụng và đáp ứng được mọi yêu cầu về quản lý
- Đối với hệ thống quản lý thông tin nhân sự trước đây để hoạt động mộtcách có hiệu quả thì phải tốn một số lượng thời gian khá lớn để làm việc với
số lượng sổ sách nhiều do đó rất tốn kém nhân công và tiền của
Trang 8- Trong mỗi hồ sơ nhân viên thường gồm có một mã nhân viên, tên nhânviên, ngày sinh, giới tính, số chứng minh thư, địa chỉ liên hệ, trình độ, điệnthoại, do đó việc cập nhật hồ sơ với một số lượng lớn nhân viên được làmbằng tay thì không tránh khỏi nhầm lẫn Điều này dẫn đến sai lệch về thôngtin của nhân viên, mất nhiều thời gian và công sức vào lưu trữ.
- Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên, khi lấy ra một hồ sơcán bộ nhân viên do cấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽtra sổ, sau đó tìm trên ngăn, giá tư liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm dẫn đến côngviệc lưu trữ, bảo quản gây khó khăn chậm tdễ và tốn nhiều thời gian, phươngtiện, công sức cho việc tra cứu thông tin phục vụ cán bộ nhân viên
- Điều đặc biệt nữa đối với hệ thống quản lý nhân sự đó thì tính bảo mậtkhông cao bởi chương trình cần một lượng lớn cán bộ quản lý làm việc vàlàm việc bằng thủ công
* Có thể tóm tắt những bất cập của hệ thống thông tin quản lý nhân sựtrước đây đó là:
+ Hiệu quả công việc không cao
+ Hệ thống quản lý mất nhiều thời gian và chi phí
+ Việc quản lý, giám sát không chặt chẽ
+ Độ chính xác không cao, dễ nhầm lẫn
+ tốn kém về nhân lực
+ Tra cứu và cập nhật còn nhiều hạn chế
Nhưng trái ngược với các nhược điểm trên thì hệ thống quản lý nhân sịư cũcòn có ưu điểm sau:
+ Chương trình tương đối đơn giản
+ Chương trình không đòi hỏi trình độ của nhân viên cao
Trang 93./ Đánh giá chung về hệ thống hiện trạng:
Măc dù công ty chuyên làm về phần mềm nhưng chính công ty vẫnchưa tạo cho mình một công cụ hoàn hảo để quản lý tốt công nhân viên củaCty mình, Vì vậy dù cán bộ tổ chức có cố gắng và tìm mọi cách cải tiếnphương pháp làm việc thì vẫn luôn tồn tại một số vấn đề sau:
- Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn Khi có thông tin cần thiết thì dotính phức tạp của chương trình cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầudài, không đáp ứng được yêu cầu nhanh, gọn
- Công việc tổng hợp, báo cáo hết sức khó khăn, do thông tin đến từnhiều người sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn
- Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc
* Đứng trước thực trạng nêu trên, được sự quan tâm của lãnh đạo công
ty, phòng tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việcxây dựng chương trình ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý nhân sựtrong toàn công ty
4./ Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới.
Do nghành tin học phát triển đi theo đó là sự phát triển mạnh mẽ củanghành phần mềm, nó đã hiện đại hoá các khâu trong quá trình quản lý củacác công ty
Hệ thống quản lý mới có vai trò rất quan trọng, nó là công cụ trợ giúphữu ích cho các nhà quản lý cũng như giúp cho các nhân viên phát huy tốtnăng lực của mình trong công việc
* Yêu cầu về chức năng
- Quản lý được hồ sơ, lý lịch của các cán bộ nhân viên trong toàncông ty
- Quản lý được các thông tin về phòng ban
- Quản lý được quá trình công tác của từng nhân viên
- Quản lý được các thông tin về chức vụ của từng nhân viên
Trang 10- Quản lý được các mức thưởng (phạt) cho từng nhân viên theo
quy định của công ty từ đấy đưa ra báo cáo lên Ban giám đốc để xử lý
- Tính Phụ cấp và lương cuối tháng cho từng nhân viên
- Cập nhật mới, sửa chữa các thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu
- Cập nhật thông tin về gia đình của cán bộ nhân viên trong toàncông ty
- Truy suất, tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả
- Báo cáo nhanh chóng theo yêu cầu của lãnh đạo
* Kiến trúc hệ thống
- ứng dụng được xây dựng trên nền công nghệ VisualBasic 6.0với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microshop Access
- Kiến trúc vật lý: Client- Server
Tính chất cơ bản hệ thống mới là tính khoa học, tính logic và tính hệthống cao, Khác phục được nhiều sự cố xảy ra trong hệ thống
* Hệ thống mới được xây dựng trên nguyên tắc cũ nhưng hầu hết tất cảcác công việc quản lý được tự động hoá, do vậy nó khắc phục được tối đa cácnhược điểm của hệ thống cũ Các chứng từ sổ sách, các hồ sơ được thay thếbằng các số liệu, dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu sẽ tiết kiệm được thời gian vàcông sức giúp cho việc tính toán tìm kiếm, cập nhập, sửa chữa thông tin đượcnhanh chóng, dễ dàng và chính xác
5./ Yêu cầu hệ thống quản lý nhân sự mới.
- Một yêu cầu tối quan trọng với hệ thống là phải có giao diện thân thiện
và dễ sử dụng cho người dùng
- Với những người thường hay phải nhập dữ liệu với số lượng lớn, việcphải thao tác nhiều lần một số các động tác nhập dữ liệu có cấu trúc giống
Trang 11nhau là khó tránh khỏi Do đó cần làm đơn giản hoá các thao tác này, giúpngười nhập dữ liệu thấy thoải mái, nhanh chóng và giảm tối thiểu những saisót.
- Tuy chương trình quản lý hồ sơ nhân viên cũ cũng áp dụng ít nhiềuphương pháp khoa học phần nào giúp cho người quản lý thuận lợi hơn, songviệc tổ chức quản lý theo dõi bằng phương pháp cũ là rất phức tạp, kém hiệuquả và độ chính xác không cao Khi cần tìm kiếm những thông tin thì rất tốnthời gian, độ chính xác không cao mà thậm chí còn bỏ sót trong quá trình tìmkiếm Vì vậy hệ thống mới phải có đủ sức mạnh để truy lùng tìm kiếm mộtcách hiệu quả, nhanh chóng và dễ ràng cho người sử dụng
- Việc in ấn đưa ra báo cáo nhanh chóng cho ban lãnh đạo xem xét và sử
lý cũng được hệ thống quản lý nhân sự mới này ứng dụng khá tốt, không mấtnhiều thời gian, giảm tải gánh nặng cho nhân viên khi có yêu cầu cần đưa rabáo cáo thống kê
Thấy rõ những nhựơc điểm nói trên của phương pháp quản lý cũ và sựtiện dụng, hiệu quả của công việc quản lý bằng ứng dụng công nghệ phầnmềm, em dã mạnh dạn cùng phía công ty khảo sát và thiết kế phần mềm
“Quản lý nhân sự” để có thể trợ giúp cho công ty quản lý tốt nhân sự củamình
Trang 12Chương II : Phân tích hệ thống
1./Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC):
* Qua quá trình khảo sát và phân tích Công ty TNHH và truyền thông
PL Em thấy cần xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự mới với biểu đồphân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự như sau:
Trang 152.2/ Chức năng cập nhật.
-Chức năng Cập nhật là một hoạt động bổ xung các thông tin cầnthiết vào cơ sở dữ liệu khi có yêu cầu Cập nhật hệ thống sẽ kiểm tra xemthông tin đó có trùng với thông tin đã có trong cơ sỏ dũ liệu chưa? Nếu chưathì thì cho phép cập nhật.Nếu đã có thì hiệu chỉnh lại thông tin Ngoài ra tacũng có thể sửa, xóa các thông tin trong phần này Để luôn đảm bảo các thôngtin được lưu trữ một cách đầy đủ, chính xác nhất Có các Chức năng Cập nhậtnhư sau:
- Cập nhật hồ sơ nhân viên
Trang 162.3 Quản lý lương.
Chức năng này nhằm đánh giá khả năng làm việc của cán bộ nhân viên
và nó dựa trên thu nhập của từng người Chức năng này gồm có các chức năng con sau:
* Tính lương
- Lương thỏa thuận theo hợp đồng lúc đầu
- tiền thưởng
- kỉ luật
2.4/ Tra cứu, Tìm kiếm
Chức năng Tìm kiếm là hoạt động truy suất thông tin theo yêu cầu đã xác định Người sử dụng hệ thống có thể tra cứu, tìm kiếm thông tin trên hệ thống,Chức năng này bao gồm các chức năng con sau:
- Theo phòng ban
- Theo tên nhân viên
- Theo chức vụ
2.5/ Báo cáo, Thống kê
- Chức năng “Báo cáo, Thống kê” là hoạt động tổng hợp dữ liệu.
Người sử dụng hệ thống đưa báo cáo thống kê theo yêu cầu Chức năng nàybao gồm:
- Danh sách Nhân viên
Trong Báo cáo Danh sách nhân viên gồm có đưa thông tin về nhân viên như :
Mã nhân viên, Tên nhân viên, Giới tính, Quê quán , lương và Qúa trình Côngtác
- Danh sách Phòng ban
Trong Báo cáo về Phòng ban sẽ có thông tin về phòng ban và phòng ban đó
có bao nhiêu người
- Danh sách nhân viên được Khen thưởng
- Danh sách nhân viên bị Kỷ luật
- Danh sách Nhân viên đã thôi việc hoặc chuyển công tác
