Phát triển các hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội.DOC

Phát triển các hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại hiện nay việc phát triển nhanh chóng của các dịch vụ làmột tất yếu Sự chuyên môn hóa sâu sắc trong phân công lao động xã hội làmnăng suất lao động tăng nhanh Các dịch vụ ra đời phục vụ cho nhu cầu mộtcách tốt hơn với chi phí rẻ hơn Đặc biệt là sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụlogistics đã tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh bước sang một giai đoạnphát triển mới, giai đoạn kinh doanh đa quốc gia Tận dụng và phát triển cácdịch vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ giúp cho các doanh nghiệp mởrộng sản xuất, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh.Nghiên cứu hoạt động hậu cần vật tư dưới góc độ dịch vụ trong chuyên đề với

nội dung “ Phát triển các hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuấtcủa công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội”, nghiên cứu nội dung của

dịch vụ hậu cần vật tư và các loại dịch vụ hậu cần vật tư, vai trò và sự tácđộng của nó đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ đó cóbiện pháp phát triển các dịch vụ này nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinhdoanh của các doanh nghiệp.

Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội.Cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng Sản xuất kinh doanhxuất nhập khẩu, Phòng kế toán tài chính và sự hướng dẫn tận tình của GS.TSĐặng Đình Đào em đã hoàn thành được chuyên đề thực tập này.

Chuyên đề thực tập nghiên cứu vấn đề “ Phát triển dịch vụ hậu cần chosản xuất của công ty Cổ phần dệt vải Công nghiệp Hà Nội” được phân tíchtrên cơ sở lý luận chung và thực trạng phát triển hoạt động này tại Công tytrong vòng năm năm qua Chuyên đề bao gồm ba chương:

Chương I: Lý luận chung về dịch vụ hậu cần vật tư của doanhnghiệp

Chương II: Phân tích thực trạng công tác dịch vụ hậu cần vật tư củacông ty Cổ phần dệt vải Công nghiệp Hà Nội Sự tác động của công tácdịch vụ hậu cần vật tư đến hoạt động kinh doanh của công ty

Chương III: Giải pháp phát triển dịch vụ hậu cần vật tư cho sảnxuất cho công ty Cổ phần dệt vải Công nghiệp Hà Nội.

Chuyên đề là kết quả của quá trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn Mọisố liệu được sử dụng trong chuyên đề đều là các số liệu thực tế do công tycung cấp, phản ánh chính xác thực trạng hoạt động hiện này của công ty.

Chuyên đề còn nhiều thiếu sót và hạn chế, kính mong được sự góp ýcủa các thầy cô và anh chị trong công ty để chuyên đề được hoàn chỉnh.

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương I: Lý luận chung về dịch vụ hậu cần vật tư chosản xuất của các doanh nghiệp

I.Khái quát về dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất và vai trò của nótrong sản xuất của các doanh nghiệp.

1.Khái niệm về dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất.

Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thực hiện một hoặc nhiều các phươngthức sản xuất nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận Nói cách khác đó là doanh nghiệpthực hiện công việc hoạt động sản xuất ra các sản phẩm, tiêu thụ chúng trên thịtrường để thu lợi nhuận Như vậy mục tiêu cốt lõi của bất kì một doanh nghiệp nàokhi hoạt động trên thị trường cũng là lợi nhuận Để thực hiện được mục đích nàydoanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động sản xuất, xem xét trên giác độ hoạt đôngcủa doanh nghiệp thì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các hoạt động:mua sắm các yếu tố đầu vào cho sản xuất, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh vàcuối cùng là hoạt động tiêu thụ sản phẩm Mô tả hoạt động qua sơ đồ sau:

Qua sơ đồ trên ta có thể thấy rằng hoạt động đầu tiên của quá trình sản xuấtkinh doanh là hoạt động mua sắm các yếu tố đầu vào Đây là hoạt động đầu tiênmang tính chất quyết định đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của một doanhnghiệp Yếu tố vật tư kỹ thuật( vật tư) là đầu vào quan trọng của quá trình sản xuấtkinh doanh và chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí của doanh nghiệp Cầnhiểu rõ thế nào là vật tư trong sản xuất Vật tư chính là sản phẩm của lao động sửdụng để sản xuất ra sản phẩm trong doanh nghiệp Như vậy phân biệt vật tư và hànghóa tiêu dùng chính là ở mục đích sử dụng của chúng, hàng tiêu dùng là sản phẩmcon người tạo ra nhằm mục đích phục vụ nhu cầu của con người Tùy xem góc độ

Mua sắm các yếu tố đầu vào cần cho

sản xuất

Tổ chức hoạt động sản xuất

Tiêu thụ sản phẩm

xem xét thế nào mà hàng hóa đó là hàng tiêu dùng hay là vật tư Vật tư kĩ thuật làmột dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất,dùng chỉ những vật có chức năng làm tư liệusản xuất, đang trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng cho sản xuất củadoanh nghiệp, chưa bước vào tiêu dùng sản xuất trực tiếp Tuy nhiên không phảimọi tư liệu sản xuất đều là vật tư kĩ thuật Tư liệu sản xuất bao gồm đối tượng laođộng và tư liệu lao động Các sản phẩm của tự nhiên phải qua cải biến và tác độngcủa con người thì mới có các đặc thù, và các tính năng kỹ thuật, do đó nên khôngphải mọi đối tượng lao động đều là sản phẩm của lao động, chỉ nguyên vật liệu mớilà sản phẩm của lao động Vật tư kĩ thuật chỉ là một bộ phận trong tư liệu sản xuất Hoạt động cuối cùng trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp đó là hoạt độngtiêu thụ sản phẩm, đây là hoạt động vô cùng khó khăn ảnh hưởng đến sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp, đặc biệt trong cơ chế “một người mua, vạn người bán”như hiện nay.

Xem xét hoạt động đầu tiên để trả lời cho câu hỏi “ Dịch vụ hậu cần vật tư chosản xuất là gì?” và phân biệt hoạt động hậu cần trong sản xuất và hậu cần trong tiêuthụ sản phẩm.

Thuật ngữ “hậu cần” xuất hiện cách đây hơn hai ngàn năm, thuật ngữ này được sửdụng đầu tiên trong quân đội, thuật ngữ được dịch ra từ tiếng Anh là logistics.Logistics được coi là một nhánh trong nghệ thuật chiến đấu, đó chính là việc vậnchuyển và cung cấp lương thực, thực phẩm, trang thiết bị …đúng nơi, đúng lúc khicần thiết cho lực lượng chiến đấu Hậu cần đã giúp cho quân đội các nước thamchiến gặt hái được nhiều thắng lợi Điển hình là quân đội hoàng gia Pháp ở thế kỷXVII-XVIII, khi đối đầu với sức mạnh hải quân Anh, thủy quân hoàng gia Pháp yếukém rất nhiều, song với sự nỗ lực lớn về công nghiệp và hậu cần diễn ra trong gầnmột thế kỷ, Pháp đã biết cách biến điểm yếu của mình thành sức mạnh cho phép họđóng vai trò chủ chốt trong cuộc chiến tranh độc lập ở Châu Mỹ, ngăn cản hoạtđộng của Anh ở vùng đất này.Pháp trở thành thành viên quyết định kết thúc cuộcchiến tranh bằng hiệp ước Vecsai( 1783) văn bản thành lập Hợp chủng quốc HoaKỳ.

Theo từ điển Hán Việt, hậu cần là công tác ở hậu phương nhằm phục vụ quân độivề mọi mặt cần thiết.

Ngày nay thuật ngữ hậu cần được áp dụng trong kinh tế để diễn tả toàn bộ quátrình vận động của nguyên vật liệu và sản phẩm đi vào và hàng hóa đi ra khỏi doanhnghiệp qua khâu phân phối tới tay người tiêu dùng Như vậy hậu cần chính là nghệthuật tổ chức sự vận động của hàng hóa, nguyên vật liệu từ khi mua sắm vật tư, quacác quá trình lưu kho, sản xuất cho đến khi phân phối đưa hàng hóa đến tay ngườitiêu dùng Như vậy hoạt động hậu cần bao gồm hai hoạt động lớn tách biệt nhau đólà hoạt động hậu cần vật tư cho sản xuất và hậu cần cho tiêu thụ sản phẩm.

Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về hậu cần (logistics)

 Theo hội đồng quản trị logistics Mỹ năm 1988: Logistics là quá trình lên kếhoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm chi phí của dòng lưuchuyển và lưu trữ nguyên vật liệu, hàng tồn thành phẩm và các thông tin liênquan từ điểm xuất xứ đến điểm tiêu thụ, nhằm mục đích thỏa mãn những yêucầu của khách hàng.

 Theo tác giả Donald J.Bowersox-CLM Proceeding-1987: Logistics là mộtnguyên lý đơn lẻ nhằm hướng dẫn quá trình lên kế hoạch, định vị và kiểmsoát các nguồn nhân lực và tài lực có liên quan tới hoạt động phân phối vậtchất, hỗ trợ sản xuất và hoạt động mua hàng.

 Theo Ủy ban quản lý logistics của Mỹ thì: Logistics là quá trình lập kếhoạch, lựa chọn phương án tối ưu để thực hiện việc quản lý, kiểm soát việc dichuyển và bảo quản có hiệu quả về chi phí và ngắn nhất về thời gian đối vớinguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, cũng như các thông tintương ứng từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi hàng hóa đến tay người tiêudùng cuối cùng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

 Theo khái niệm của Liên hợp quốc được sử dụng cho khóa đào tạo quốc tế vềvận tải đa phương thức và quản lý logistics tổ chức tại Đại học Ngoại thươngHà Nội tháng 10/2002 thì: Logistics là hoạt động quản lý quá trình lưu

chuyển nguyên vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất ra các sản phẩm chotới tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng…

Qua các khái niệm trên đây, cho thấy cho dù có khác nhau về cách diễn đạt,cách trình bày nhưng trong nội dung tất cả định nghĩa đề cho thấy điểm chung đó làthừa nhận logistics không phải là một hoạt động riêng lẻ mà là cả một quá trìnhquản lý dòng lưu chuyển của nguyên vật liệu từ khâu mua sắm qua các quá trình lưukho, sản xuất ra sản phẩm và phân phối đến tay người tiêu dùng Chính vì vậy màlogistics luôn được viết ở dạng số nhiều.

Xem sơ đồ sau:

Logistics đến (logistics nội biên) Logistics đi (logistics ngoại biên)Chuỗi Logistics

Xem xét chuỗi hậu cần (chuỗi logistics) của một doanh nghiệp sản xuất có thểphân biệt rõ ràng hai hoạt động cơ bản nhất: hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư(logistics đến) và hoạt động hậu cần tiêu thụ sản phẩm (logistics đi).

Vậy dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất hay chính là logistics đến (logistics nội

biên) đó là các hoạt động chuẩn bị cho mua sắm vật tư cho sản xuất,quản lý dònglưu chuyển của vật tư từ khi mua sắm đến khi lưu kho và chuẩn bị vật tư sử dụngcho sản xuất nhằm đảm bảo đầy đủ, kịp thời các yếu tố cho sản xuất sản phẩm

Điểm cung cấp nguyênvật liệu

Kho dự trữ

nguyên liệu Sản xuất

Kho dự trữ sản phẩm

Thị trường tiêu thụ

2 Vai trò của dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất cho các doanh nghiệp.

2.1 Tính tất yếu của dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất cho các doanh nghiệp.

Trước đây hậu cần được sử dụng trong quân sự và mang lại hiệu quả rõ dệt.Trong chiến tranh nghệ thuật này đã được tận dụng và phát triển mang lại nhữngthắng lợi lớn Nhưng một thời gian dài thời kì hậu chiến, nghệ thuật trong “hậu cần”đặc biệt là dịch vụ hậu cần vật tư bị lãng quên và bị coi nhẹ Nhưng trong tình hìnhhiện nay, các doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của dịch vụ hậu cần vậttư trong việc thúc đẩy kinh doanh có hiệu quả hơn Chính vì vậy họ bắt đầu quantâm chú trọng tìm các biện pháp để thúc đẩy hoạt động này Theo xu thế chung tấtyếu phải phát triển dịch vụ hậu cần vật tư trong từng doanh nghiệp.

 Thứ nhất, chi phí vận tải tăng nhanh Với mức tăng chóng mặt của giá dầuthô trên thế giới hiện nay kéo theo sự tăng giá của một loạt các mặt hàng làmkinh tế thế giới chao đảo Chi phí vận tải tăng, vận tải không thể là nhân tố cốđịnh trong phương án kinh doanh của doanh nghiệp nữa, như vậy đòi hỏithực tế cần có cấp quản lý cao hơn để can thiệp vào lĩnh vực liên quan đếnvận tải và cả trong lĩnh vực chính sách cũng như quá trình thực hiện.

 Thứ hai, hiệu quả sản xuất đã đạt tới đỉnh cao, do đó ngày càng khó khăn hơntrong việc tìm kiếm các biện pháp nhằm tiết kiệm hơn nữa những chi phí từsản xuất Vì vậy, muốn tối ưu hóa quá trình sản xuất vật chất các doanhnghiệp phải tìm một giải pháp “phân phối vật chất” và “hậu cần vật tư sảnxuất” Dịch vụ hậu cần vật tư giúp cho quá trình cung ứng vật tư có hiệu quảcao, tối ưu hóa đầu vào và giảm chi phí tới mức tối thiểu.

 Thứ ba, sự thay đổi trong nguyên lý dự trữ hàng hóa Trước đây người bán lẻgiữ đến 50% hàng hóa của công ty,nửa còn lại là trong tay người bán buôn vàdoanh nghiệp Hiện nay thay đổi tỷ lệ nắm giữ hàng hóa: bán lẻ chiếm 10%còn lại là các nhà phân phối và sản xuất giữ 90%.

 Tiếp theo là công nghệ thông tin ngày càng phát triển, cung cấp các nguồnhàng và đơn hàng nhanh chóng, quá trình đàm phán và kí kết hợi đồng đượcdiễn ra trong thời gian ngắn và mang lại hiệu quả cao Việc ứng dụng thương

mại điện tử trong hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư rõ ràng tạo ra những giátrị mới mà trong cách truyền thống không thể có được.

 Cuối cùng là sự gia tăng sử dụng vi tính trong doanh nghiệp Hiện nay cácdoanh nghiệp chuyển sang áp dụng JIT( just in time).

Trên đây là các nguyên nhân cơ bản thúc đẩy sự ra đời và phát triển tất yếu củadịch vụ hậu cần vật tư.Khi xã hội có sự biến đổi, muốn tối ưu quá trình sản xuất vậtchất, giờ đây không thể chỉ chú trọng vào khâu sản xuất mà cần phải quan tâm pháttriển dịch vụ hậu cần vật tư, kết hợp các yếu tố có liên quan trong hoạt độnglogistics đến để tạo thành dòng chảy liên tục, rút ngắn vòng quay của vật tư, giảmtối đa chi phí giao thông vận tải, mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi nhuận hơn Sức lao động, vật tư và vốn là đầu vào cần thiết cho hoạt động sản xuất kinhdoanh của mỗi doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn,doanh nghiệp cần tiến hành sản xuất kinh doanh liên tục, ổn định Muốn vậy doanhnghiệp cần đảm bảo vật tư đủ về số lượng, đúng về chất lượng và chủng loại, kịpthời về mặt thời gian Vì vậy đảm bảo vật tư là một nhu cầu khách quan, tất yếu, làđiều kiện cần thiết cho mọi nền sản xuất kinh doanh của toàn xã hội.

2.2 Vai trò của dịch vụ hậu cần vật tư đối với các doanh nghiệp.

Hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm nhiều bước, nhiều khâu kế tiếp nhau,mỗi khâu đều có mối quan hệ mật thiết không thể tách rời Hoạt động sản xuất kinhdoanh được ví như một dây xích mà trong đó mỗi khâu của hoạt động sản xuấtchính là một mắt xích của sợi dây,chúng kết hợp với nhau giúp cho bộ máy kinhdoanh của các doanh nghiệp quay nhanh trong nền kinh tế thị trường.

Công tác hậu cần vật tư, mua sắm các yếu tố đầu vào cho sản xuất là hoạt độngđầu tiên trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đó là “mắtxích” điều kiện cần cho mọi doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh tạo rasản phẩm lưu thông buôn bán thu lợi nhuận Bất kì quá trình sản xuất kinh doanh sửdụng công nghệ sản xuất hiện đại đến đâu cũng cần phải có vật tư thì mới có thể sảnxuất ra sản phẩm Vì vậy trước hết đảm bảo vật tư tức là đảm bảo điều kiện đầu vàocho sản xuất Mặt khác đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, đồng bộ các yếu tố đầu

vào cho sản xuất sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành bìnhthường và đạt hiệu quả cao, quyết định đến khả năng tái sản xuất mở rộng.

Sản phẩm là kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh nhưng đồng thời nó lại làcơ sở để thực hiện thương mại đầu ra với hai tác động cơ bản Thứ nhất, chất lượngcủa yếu tố vật tư kĩ thuật sẽ tác động đến chất lượng của sản phẩm đầu ra Xem xét đến các yếu tố tạo dựng lên uy tín thương hiệu của một doanh nghiệptrên thị trường thì yếu tố chất lượng luôn là yếu tố cốt lõi, cơ bản nhất tạo danh tiếngcho bất kì một doanh nghiệp nào Dịch vụ và thái độ phục vụ của doanh nghiệp cócao đến đâu, nhưng sản phẩm cung cấp chất lượng kém cũng không thể giữ chânkhách hàng về lâu dài cho doanh nghiệp Mặt khác, người tiêu dùng với ngân sáchtiêu dùng có hạn, họ luôn tìm mọi cách để tối đa hóa lợi ích tiêu dùng của mình Họ luôn đòi hỏi các sản phẩm phải thỏa mãn được một nhu cầu nào đó, yếu tốmà họ luôn quan tâm đó là giá cả và chất lượng sản phẩm Qua phân tích có thể thấyrõ vai trò của dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất đối với doanh nghiệp, ngoài việcgiúp tạo dựng thương hiệu cho doanh nghiệp hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư còngiúp tăng độ thỏa mãn nhu cầu trực tiếp của doanh nghiệp và gián tiếp thỏa mãn nhucầu của khách hàng Khi đóng vai trò là đối tượng lao động chủ yếu là nguyên vậtliệu, vật tư sẽ ảnh hưởng đến việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, gópphần sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh Chi phí cho vật tư chiếm 60% đến 70%trong cơ cấu giá thành sản phẩm, sử dụng hiệu quả vật tư và có các biện pháp thúcđẩy dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất sẽ góp phần hạ giá thành sản phẩm, nângcao hiệu quả công tác hậu cần đầu vào cho sản xuất, và từ đó góp phần nâng cao sứccạnh tranh của doanh nghiệp.

Với tư cách là tư liệu lao động, vật tư kĩ thuật với bộ phận chủ yếu là máy mócthiết bị, thể hiện trình độ trang bị kĩ thuật cho sản xuất, thể hiện công nghệ màdoanh nghiệp sử dụng, mức độ hiện đại và công suất của trang thiết bị Đây là nhântố nhằm nâng cao năng suất, chất lượng của sản phẩm sản xuất đáp ứng nhu cầu củakhách hàng Làm tốt công tác dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất giúp cho việc

phát triển và mở rộng hơn nữa quy mô kinh doanh và tái sản xuất mở rộng của cácdoanh nghiệp.

Dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất của bất kì một doanh nghiệp nào cũngđóng vai trò vô cùng quan trọng Đây là hoạt động bổ trợ cho hoạt động hậu cần đầuvào mang tính chất quyết định cho toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Chi phí cho mua sắm vật tư là chi phí lớn nhất trong toàn bộ giáthành sản phẩm Chính vì thế việc nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp thôngqua hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng và thương hiệu của doanh nghiệpphải thông qua việc phát triển và hoàn thiện các dịch vụ hậu cần của doanh nghiệp.Hoàn thiện hay phát triển dịch vụ hậu cần vật tư hiện nay đang được các doanhnghiệp vô cùng chú trọng theo hướng giảm chi phí vận tải và giao nhận vật tư, cungcấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ vật tư cho sản xuất, sử dụng vật tư hiệu quả và tiếtkiệm

Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào hoạt độnghậu cần vật tư, bất kỳ một sự chậm trễ nào về mặt thời gian và không đồng bộ vềchủng loại chất lượng, không đảm bảo cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệpcũng có thể gây ra sự ngừng trệ sản xuất, gây ra các xung đột do vi phạm hợp đồngmất đi các quan hệ kinh tế đã được thiết lập, làm mất uy tín thương hiệu và mất đihình ảnh của doanh nghiệp, gây tổn thất trong sản xuất kinh doanh Dịch vụ hậu cầnvật tư giúp cho các hoạt động hậu cần đầu vào được thực hiện với mức độ hiệu quảcao nhất thông qua các hoạt động hỗ trợ cho cung ứng vật tư như: giao thông vậntải, chuẩn bị tài chính cho mua sắm, chuẩn bị vật tư đồng bộ cho sản xuất, chuẩn bịkho bãi cho giao nhận…

2.3 Vai trò đối với nền kinh tế và xã hội

Doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế và xã hội, sự phát triển lớn mạnhcủa doanh nghiệp có vai trò to lớn trong các bước phát triển của xã hội Để tìm cáchnâng cao lợi nhuận doanh nghiệp đã tiến hành khai thác và sử dụng các nguồn lựccó hạn hiệu quả và kinh tế nhất, không ngừng khai thác các biện pháp nhằm tối ưu

hóa các nhân tố trong và ngoài tiềm lực của doanh nghiệp Sự phát triển đó đã gópphần đáng kể trong sự tiến bộ và phồn thịnh của nền kinh tế và sự đi lên của xã hội.

Doanh nghiệp sử dụng một lượng lao động đáng kể, giải quyết vấn đề lao độngvà giúp ổn định xã hội Ngày nay nhu cầu về lao động có tay nghề cao đòi hỏi conngười cần phải nâng cao trình độ bản thân để theo kịp thời đại và đáp ứng được nhucầu của các doanh nghiệp.

Sản xuất là hoạt động cơ bản quyết định đến sự tồn tại và phát triển của xã hội,là trung tâm của mọi hoạt động khác trong xã hội là hoạt động chính trong toàn bộhoạt động chung.

Trong xã hội mục đích sản xuất là để phục vụ tiêu dùng Nhưng trong thời đạingày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin đãlàm cho quá trình toàn cầu hóa và quốc tế hóa diễn ra mạnh mẽ hơn và sâu sắc hơn.Dịch vụ hậu cần vật tư có vai trò to lớn trong phân phối vật chất của xã hội thôngqua quá trình mua sắm vật tư thiết bị phục vụ sản xuất của các doanh nghiệp Pháttriển dịch vụ hậu cần vật tư góp phần giảm chi phí đầu vào, giảm thiểu được nhữngrủi ro trong kinh doanh, và giúp doanh nghiệp làm ăn ngày càng có lãi, mở rộngquan hệ sản xuất kinh doanh cũng như các mối quan hệ kinh tế, góp phần trong việcthúc đẩy hiệu quả kinh doanh và thúc đẩy nền kinh tế phát triển.

3 Ý nghĩa nghiên cứu công tác dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất của cácdoanh nghiệp.

Nghiên cứu công tác dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất của các doanhnghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh đềunhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận, nhưng làm thế nào để đạt được thành côngtrong kinh doanh thì không phải doanh nghiệp nào cũng khai thác hết được các yếutố Trong thời đại hiện nay khi mà công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, việcmở rộng qui mô sản xuất và năng suất của máy móc hầu như đã được khai thác hết.Trong khi việc chú trọng trong khâu hậu cần gần như chưa được các doanh nghiệpquan tâm đúng mức Trong phương án hậu cần vật tư, phương án về vận chuyển làmột phương án cố định, việc lựa chọn bạn hàng và giao dịch có lợi nhất chưa được

xem xét Chi phí về vật tư và kĩ thuật chiếm từ 60% đến 70% giá thành sản phẩm,trong đó chi phí vận tải chiếm 80% chi phí mua vật tư Điều đó đặt ra thực tế rằngcần phải tập trung giảm chi phí trong khâu hậu cần, cụ thể trong hậu cần vật tư củadoanh nghiệp.

Công tác hậu cần vật tư có vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển củadoanh nghiệp Hoạt động hậu cần vật tư cho sản xuất cần đáp ứng được bốn yêu cầucho sản xuất đó là: đúng về chất lượng, đủ về số lượng, kịp thời về mặt thời gian vàđồng bộ về mặt cơ cấu Nâng cao hiệu quả của từng công tác trong chuỗi logisticsđến nhằm tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần thúcđẩy tăng trưởng và mở rộng qui mô sản xuất.

Nghiên cứu dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất của các doanh nghiệp đểhiểu rõ được các yếu tố hay nội dung của hoạt động hậu cần vật tư, thấy được vai tròvà tầm quan trọng của hoạt động này đối với doanh nghiệp và với xã hội Có lí luậnđúng đắn về công tác hậu cần vât tư, từ đó có các biện pháp phát triển dịch vụ hậucần vật tư phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

II.Nội dung dịch vụ hậu cần vật tư và các loại dịch vụ hậu cần vật tưtrong sản xuất của các doanh nghiệp.

Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất là một hoạt động dịch vụ phục vụ chosản xuất, đó là hoạt động đầu tiên trong toàn bộ quá trình tổ chức sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Nội dung của dịch vụ mua sắm vật tư được mô tả kháiquát qua sơ đồ dưới đây:

Các hoạt động trong quá trình nêu trên có nội dung tương đối độc lập với nhaunhưng giữa chúng có mối quan hệ với nhau Kết quả của quá hoạt động trước là tiềnđề cho hoạt động tiếp theo Phục vụ cho các hoạt động trên được diễn ra một cáchnhanh chóng, đúng tiến độ, kế hoạch và hiệu quả có sự hỗ trợ của các dịch vụ hậu

Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư

Xây dựng và thực hiện kế hoạch mua vật tư

Quản trị vật tư trong nội bộ doanh nghiệp

Đánh giá hoạt động đảm bảo vật tư

cần như: dịch vụ vận chuyển, dịch vụ tài chính cho mua sắm vật tư, dịch vụ khotàng bảo quản…

1 Nội dung của dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp1.1Xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp

Đây là hoạt động đầu tiên trong chuỗi dịch vụ hậu cần cho sản xuất củadoanh nghiệp Hoạt động này quyết định toàn bộ đến các hoạt động khác trongchuỗi logistics đến của doanh nghiệp

Xác định kế hoạch mua sắm vât tư nhằm trả lời cho ba câu hỏi: những danhmục vật tư hàng hóa nào có nhu cầu? Số lượng nhu cầu của mỗi loại vật tư?phânphối nhu cầu theo thời gian? Trên cơ sở kết quả của quá trình xác định nhu cầu vậttư người ta sẽ tiến hành lập các kế hoạch và tổ chức mua sắm vật tư phục vụ chohoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp.

1.1.1 Nhu cầu vật tư là gì và các đặc trưng cơ bản.

Nhu cầu là thuật ngữ dùng để chỉ cảm giác thiếu hụt một thứ gì đó mà conngười cảm nhận được Nhu cầu của con người vô cùng đa dạng và phức tạp, baogồm nhiều thứ bậc Chỉ khi các nhu cầu ở bậc thấp được thỏa mãn thì con ngườimới xuất hiện các nhu cầu ở bậc cao hơn Nhìn chung nhu cầu hàm chứa ba mức độ:nhu cầu tự nhiên, mong muốn và nhu cầu có khả năng thanh toán (hay nhu cầu hiệnthực).Trong đó nhu cầu có khả năng thanh toán là nhu cầu ở mức cao nhất Nhu cầucó khả năng thanh toán là những mong muốn có khả năng trở thành hiện thực nếunhư có sản phẩm thỏa mãn được nhu cầu Nhu cầu có khả năng thanh toán là nhucầu mà các nhà sản xuất kiếm tìm và tìm mọi cách để thỏa mãn nó Trong doanhnghiệp nhu cầu về vật tư kỹ thuật cho sản xuất là một nhu cầu có khả năng thanhtoán và phải được thỏa mãn để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vậy nhu cầu vật tư là những nhu cầu thiết yếu về nguyên nhiên vật liệu, thiếtbị máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định Doanh nghiệpmua sắm vật tư chính là hoạt động đầu tư nhằm mục đích sinh lời Vật tư cũng làmột loại hàng hóa, do đó hoạt động mua sắm vật tư có những đặc điểm của nhu cầuhàng hóa và dịch vụ nói chung Tuy nhiên có thể nói vật tư kỹ thuật là một loại hàng

hóa đặc biệt, điều khác nhau cơ bản giữa vật tư và hàng hóa tiêu dùng cá nhân thôngthường chính là ở mục đích sử dụng Hàng hóa tiêu dùng là sản phẩm mà lao độngcủa con người tạo ra sử dụng cho mục đích phục vụ nhu cầu tiêu dùng của conngười Hàng hóa tiêu dùng dùng cho mục đích cá nhân và không tạo ra giá trị mớitrong quá trình sử dụng, hàng hóa tiêu dùng cá nhân sau khi tiêu dùng không còntồn tại trở lại trên thị trường Hàng hóa tiêu dùng cá nhân có đặc trưng cơ bản đó làkhi phân loại căn cứ chủ yếu vào thói quen mua hàng của người tiêu dùng Mua sắmvật tư lại dựa trên việc xác định nhu cầu hàng hóa của khách hàng trên trị trườnghoặc tham gia vào quá trình quản lý điều hành của doanh nghiệp Trên cơ sở đódoanh nghiệp sẽ tiến hành mua sắm vật tư kỹ thuật để phục vụ cho các mục đíchtrên Do đặc điểm của tư liệu sản xuất và đặc điểm của vật tư tiêu dùng nên sự vậnđộng của cầu vật tư và sự vận động của cầu tiêu dùng có sự khác biệt với nhau Nhu cầu vật tư mang tính khách quan phản ánh yêu cầu sản xuất về một loạivật tư nhất định Nhu cầu vật tư là nhu cầu về hàng hóa công nghiệp nên hầu nhưkhông có sự co dãn về cầu Quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất phụ thuộc vàoquy trình sản xuất, công nghệ và tiềm lực tài chính, giá cả và cung cầu trên thịtrường Nhu cầu vật tư có các đặc trưng cơ bản sau:

- Nhu cầu vật tư liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp.

- Nhu cầu được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất.- Tính thay thế lẫn nhau.

- Tính xã hội.

- Tính bổ sung lẫn nhau - Tính đa dạng , nhiều vẻ

- Nhu cầu vật tư có tính khách quan.

Do các đặc trưng cơ bản trên nên công tác xây dựng nhu cầu vật tư là vô cùngquan trọng , phức tạp và khó khăn Việc xác định đúng đắn nhu cầu vật tư cho sảnxuất của doanh nghiệp đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục,ổn định và phát triển Hỗ trợ cho hoạt động này là các hoạt động của dịch vụ hậu

cần vật tư Các dịch vụ hậu cần như: thu thập thông tin cho việc xác định nhu cầuvật tư, chuẩn bị các phương tiện vận tải…

1.1.2Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành nhu cầu vật tư

a Kết cấu của nhu cầu vật tư

Kết cấu nhu cầu vật tư là thành phần của từng loại vật tư trong tổng các nhu cầuvật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Kết cấu củanhu cầu vật tư ảnh hưởng đến việc lựa chọn loại phương tiện vận chuyển, điều kiệnbảo quản, và các nhân tố khác trong quá trình mua sắm vật tư cho sản xuất.

Kết cấu nhu cầu vật tư của một doanh nghiệp được khái quát trong sơ đồ sau:

Thông thường các doanh nghiệp thông qua phân tích kết cấu sản phẩm để xácđịnh các loại vật tư cần thiết cho sản xuất, số lượng mỗi loại vật tư, thời gian cần vậttư để sản xuất sản phẩm theo đúng kế hoạch sản xuất

b Các nhân tố hình thành nên nhu cầu vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp.

Để xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất của một doanh nghiệp cần phải căn cứvào các yếu tố sau:

Tổng nhu cầu vật tư

Nhu cầu vật tư cho quản lý

Nhu cầu vật tư cho sản xuất

Nhu cầu vật tư cho hoạt động

Nhu cầu vật tư

cho PX A Nhu cầu vật tư cho PX B Nhu cầu vật tư cho PX C

Nhu cầu vật tư

Nhu cầu vật tư X2

Nhu cầu vật tư

X3

- Căn cứ vào số lượng mặt hàng để thực hiện mua sắm vật tư, số liệu này do bộphận quản lý và kế hoạch cung cấp.

- Căn cứ vào lượng hàng thực tế tồn kho của doanh nghiệp tại thời kỳ kế hoạch.Số liệu này do bộ phận kho cung cấp.

- Căn cứ nhu cầu vật tư của các bộ phân do phân xưởng cung cấp qua” phiếu yêucầu vật tư”.

- Căn cứ vào hệ thống định mức kinh tế-kỹ thuật- mức sử dụng nguyên vật liệu đểsản xuất và mức dự trữ Thường do phòng kỹ thuật tính toán, xây dựng và cungcấp.

- Giá cả thị trường do bộ phận nghiên cứu thị trường-Marketing thị trường cungcấp.

- Căn cứ vào chế độ chính sách của nhà nước hiện hành liên quan đến việc điềutiết hàng hóa, phân phối và lưu thông trên thị trường Do phòng công văn hoặcphòng tổng hợp cung cấp.

Các nhân tố hình thành nhu cầu vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp baogồm:

- Nhu cầu về nguyên vật liệu gồm:

 Nhu cầu về vật tư cho sản xuất (Nsx). Nhu cầu vật tư cho dự trữ (N dt).

 Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang (N dd) Nhu cầu vật tư cho sản phẩm mới (N spm). Nhu cầu vật tư cho sửa chữa (Nsc).

- Nhu cầu về máy móc thiết bị:

 Nhu cầu máy móc thiết bị cho lắp máy sản phẩm.

 Nhu cầu máy móc thiết bị cho mở rộng năng lực sản xuất. Nhu cầu máy móc thiết bị cho thay thế.

 Nhu cầu máy móc thiết bị cho xây dựng mới (mở các phânxưởng mới, cơ sở kinh doanh mới…)

1.1.3Phương pháp xác định các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất của các doanhnghiệp sản xuất.

Xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất ở các doanh nghiệp có nhiều phươngpháp khác nhau Tùy theo điều kiện của mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng cácphương pháp tính cho phù hợp.

1.1.3.1Xác định nhu cầu về nguyên vật liệu.

Có 4 phương pháp để xác định nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất củadoanh nghiệp:

a Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm: sử dụng trong trường hợp doanh

nghiệp xác định được số lượng cần sản xuất trong kì kế hoạch và mức tiêu dùng vậttư cho sản xuất một đơn vị sản phẩm Phương pháp này có 4 cách tính:

 Phương pháp tính theo mức sản phẩm: nhu cầu mua sắm vật tư cho sảnxuất được tính bằng mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm nhân với sốlượng sản phẩm sản xuất Công thức tính:

Nsxsp= 

N sxsp: tổng nhu cầu vật tư cho sản xuất kì kế hoạch.

Qsf i: số lượng sản phẩm loại I cần sản xuất trong kì kế hoạch m sp i: mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm loại i.n: số loại sản phẩm trong kì kinh doanh

 Phương pháp tính theo mức chi tiết của sản phẩm: Nhu cầu vật tư đượcđiều tiết bằng mức của từng chi tiết sản phẩm Công thức tính:

Nct= Qctmct

Nct: nhu cầu vật tư dùng sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kì kế hoạchQct: số lượng chi tiết sản phẩm trong kì

Mct: mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm

 Phương pháp tính dựa vào mức của sản phẩm đại diện: áp dụng cho trườnghợp sản xuất ở những doanh nghiệp với nhiều mặt hàng như giầy dép maymặc, cơ khí, phục vụ cho hộ gia đình

Công thức tính:

Nsx= Qsp m đd

N sx: nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kìQsp: số lượng sản phẩm sản xuất trong kì kế hoạchm đd: mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện.

mdd là mưc sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện được tính theo mức bình quân.Công thức tính :

mbq= mspikspikspi

Nsx= Qsp mtt K

Nsx: nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kì Qsp: số lượng sản phẩm sản xuất trong kì kế hoạch.mtt: mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự.K: hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm.

b Phương pháp xác định nhu cầu vật tư dựa vào thời hạn sử dụng vật tư

Phương pháp này áp dụng với loại yêu cầu mà việc điều tiết nó không theo mứctiêu dùng vật tư Áp dụng tính toán với các loại phụ tùng , ô tô, xe máy, bóng đèn,sản xuất các loại vật liệu điện và các loại quần áo bảo hộ lao động, giầy dép phục vụcho lao động.

Công thức tính:

N sx= PvtT

Pvt: nhu cầu hàng hóa cần có cho sử dụng T: thời hạn sử dụng

c Phương pháp xác định nhu cầu vật tư dựa vào thực tế sử dụng của các kì đã qua,

có tính đến hệ số gia tăng sản xuất và tiết kiệm tiêu dùng Công thức tính: Nsx= Nbc  k1  k2

Nsx: số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáok1: Nhịp độ phát triển sản xuất kì kế hoạch

k2: hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo.

d Phương pháp xác định nhu cầu vật tư dựa vào sự tham gia của các loại vật tư để

tạo nên sản phẩm.Áp dụng tính toán cho các sản phẩm ngành công nghiệp thựcphẩm, sản phẩm đúc …được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Tiếnhành tính toán qua ba bước.

Bước 1: xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Công

thức tính:

Nt=  QspiMi

N t: nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong kì kế hoạchQspi: khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kì.

Mi: trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i

Bước 2: xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn

thất trong quá trình sử dụng Nvt= NtK

Nvt: nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kì kế hoạchK: Hệ số thu thành phẩm

Bước 3: xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa

Nabc= Nvt HNabc: nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóaNvt: tổng nhu cầu vật tư

H: tỷ trọng của từng loại vật vật tư tham gia vào quá trình sản xuất.

Xác định nhu cầu này, người ta căn cứ vào tình hình sử dụng thực tế của máymóc thiết bị Được chia thành các nhóm cơ bản sau:

+Máy móc thiết bị sử dụng mới

+Máy móc thiết bị để thay thế: thay thế máy móc thiết bị đã hết thời hạnkhấu hao, số máy móc thiết bị cần thay thế.

+ Máy móc thiết bị để tăng khả năng sản xuất của doanh nghiệp

Nhóm 1: máy móc thiết bị sử dụng mới.

Xác định nhu cầu này sử dụng công thức: Ntb= Mtb Ksp+Tck-T đkNtb: nhu cầu máy móc thiết bị mới

Mtb: mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm

Ksp: số lượng máy sản phẩm dự kiến sản xuất trong kì kế hoạchTck: tồn kho cuối kì về máy móc thiết bị mới

T đk: tồn kho đầu kì về máy móc thiết bị mới.

Nhóm 2: nhu cầu máy móc thiết bị thay thế

Xác định nhu cầu về nhóm máy móc thiết bị này cần phải xác định nguyên nhânthay thế do thời gian sử dụng hết, máy móc hỏng chưa sửa chữa được, hay do lạchậu về khoa học kĩ thuật Doanh nghiệp cần tính toán đến hiệu quả thay thế máymóc thiết bị và công suất của trang thiết bị thay thế để xác định nhu cầu thay thế.

Nhóm 3: nhu cầu máy móc thiết bị tăng khả năng sản xuất của doanh nghiệp được

tính theo công thức:

Ntb=

-AQsp: sản lượng sản phẩm sản xuất trong kì kế hoạch

m: mức hao phí giờ máy để sản xuất ra một đơn vị sản phẩmGk: số giờ khác để sản xuất các dụng cụ tiêu dùng

T: số ngày máy làm việc trong năm kế hoạchC: số ca làm việc trong một ngày

G: số giờ làm việc trong một ca

Km:hệ số thực hiện mức

A: số máy móc thiết bị hiện có của doanh nghiệp.

1.1.2 Nhu cầu vật tư dự trữ và nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang

+Nhu cầu vật tư cho dự trữ được xác định theo công thức: Ndt= mt

m: mức dự trữ bình quân một ngày đêm

t: chu kì cung ứng theo kế hoạch, tính theo ngày m=360N (năm)=90N (quí)=30N (tháng)

Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang được xác định theo giá trị hoặc theo hiện vậtbằng các phương pháp sau.

+Tính nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang theo giá trị Công thức tính: Ndd= KHVTKH

VT : giá trị toàn bộ vật tư cần thiết để thực hiện kế hoạch sản xuất.

+Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang tính theo hiện vật Công thức tính: Ndd= (Q1

dd - Q0

dd ) m spQ1

dd: dự trữ cuối kìQ0

dd: dự trữ đầu kì

msp: mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật.

1.2 Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư chosản xuất của mỗi doanh nghiệp.

1.2.1 Khái niệm

Xét về mặt bản chất kế hoạch yêu cầu vật tư phản ánh toàn bộ nhu cầu và khảnăng đảm bảo vật tư của doanh nghiệp trong một kì sản xuất Thông thường kếhoạch này được lập theo năm và thời điểm lập kế hoạch vào cuối kì trước Nội dung

cơ bản của kế hoạch yêu cầu vật tư của doanh nghiệp phản ánh toàn bộ nhu cầu vậttư của doanh nghiệp trong kì cho các mục đích tiêu dùng khác nhau của doanhnghiệp được gọi là tổng nhu cầu tiêu dùng vật tư của doanh nghiệp.

ijN = Nsxsp+Ndd +Ndt+Nnckh+Ntdmmtb

N : tổng nhu cầu vật tư (i) phục vụ cho mục đích j

Nsxsp:tổng nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm

Ndd:tổng nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm dở dang

Ndt :tổng nhu cầu vật tư cho dự trữ

Nnckh: tổng nhu cầu vật tư cho nghiên cứu khoa học

Ntdmmtb: tổng nhu cầu vật tư cho tiêu dùng máy móc thiết bị

Nội dung của kế hoạch yêu cầu vật tư phản ánh toàn bộ khả năng đảm bảo vật tưcho sản xuất của doanh nghiệp trong kì thông qua tổng nguồn vật tư Nguồn vật tưcủa doanh nghiệp được đảm bảo bởi bốn nguồn cơ bản:

Ođk: vật tư tồn kho đầu kì

M: nguồn vật tư doanh nghiệp tự sản xuất

E: nguồn vật tư doanh nghiệp tiết kiệm được trong sản xuất nhờ áp dụng khoa họccông nghệ và các biện pháp kinh tế, quản lý…

Y: nhu cầu mua vật tư của doanh nghiệp.

Quy trình xây dựng yêu cầu vật tư của doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau:

1.2.2 Xác định phương thức đảm bảo vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp

Phương thức đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp chính là việc huyđộng các nguồn vật tư khác nhau mà doanh nghiệp có thể sử dụng, để đảm bảo đủsố lượng, chất lượng, cơ cấu vật tư trên cơ sở kế hoạch yêu cầu vật tư Các phươngthức đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp bao gồm bốn phương thức sau.

Chuẩn bị xây dựng kế hoạch

Xác định nhu cầu vật tư

Xác định nguồn vật tư nội bộ

Xác định lượng vật tư cầnmua

a.Nguồn hàng tồn kho đầu kì

Lượng vật tư tồn kho đầu kì có ảnh hưởng lớn đến việc mua sắm vật tư kỹthuật của doanh nghiệp Do vậy việc xác định chính xác khối lượng vật tư tồn khođầu kì là rất quan trọng Việc xác định lượng vật tư tồn đầu kì được tiến hành vàođầu kì kế hoạch theo phương pháp ước tính do thời điểm xây dựng kế hoạch vào lúcnăm báo cáo chưa kết thúc.

O đk= O tt+ Nh-X

O đk: tồn kho ước tính đầu kì kế hoạch

Ott: tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch

Nh: lượng hàng ước nhập vào kể từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáoX: lượng hàng xuất cho tiêu dùng cùng kì(=nhu cầu vật tư sẽ tiêu dùng)

Xác định tồn kho thực tế dựa vào kế toán kho vật tư (thông qua thẻ kho) hoặc tiếnhành kiểm tra cân, đong, đo, đếm trực tiếp tại kho để xác định.

b.Nguồn động viên tiềm lực nội bộ của doanh nghiệp

Đây là nguồn mà doanh nghiệp tự đảm nhận được, các nguồn này bao gồm:

Thứ nhất, nguồn doanh nghiệp tự tổ chức sản xuất, chế biến và thu gom hàng hóa

bổ sung vào nguồn hàng Nguồn này được xác định dựa vào thực tế sản xuất tạonguồn của doanh nghiệp trong việc tự chế tạo vật tư cần cho sản xuất hoặc thu gomvật tư dùng cho sản xuất.

Hai là, thu hồi và sử dụng lại phế liệu, phế phẩm nhằm mục đích tiết kiệm vật tư,

tận dụng tối đa các nguồn có thể sử dụng được.Việc sử dụng lại phế liệu cũng là mộtnguồn giải quyết tình trạng thiếu vật tư Trong một số doanh nghiệp sản xuất, phếliệu của quá trình sản xuất, phân xưởng hay doanh nghiệp này lại là nguyên liệu củaquá trình sản xuất, phân xưởng hay doanh nghiệp khác Phế liệu chỉ mang tính chấttương đối trong một quá trình sản xuất nhất định Trên cơ sở phân loại và đánh giáchất lượng các loại phế liệu, phế phẩm, doanh nghiệp tiến hành giữ lại loại vật tưdùng được cho sản xuất, một số vật tư khác phải qua quá trình gia công chế biếnmới có thể sử dụng lại được Các loại máy móc thiết bị, vật tư kỹ thuật sửa chữa,bảo dưỡng phục vụ nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.

Ba là, các nguồn vật tư dư thừa, ứ đọng lâu ngày cũng là một nguồn bổ sung để

giải quyết tình trạng thiếu vật tư Trong một số trường hợp có thể do thay đổi kếhoạch sản xuất sản phẩm (do nhu cầu thị trường thay đổi) hoặc sai sót trong quátrình lập đơn hàng, tiếp nhận vật tư…mà một số loại vật tư không sử dụng được ởdoanh nghiệp nữa Lượng vật tư này cần được giải quyết nhanh chóng để giải phóngvốn ứ đọng, động viên sử dụng tối đa nguồn vật tư hiện có Đây là nguồn vật tư cầnquan tâm và khai thác triệt để tránh lãng phí.

Bốn là, nguồn do doanh nghiệp tổ chức gia công chế biến Nguồn này có tốn chi

phí gia công nhưng chi phí này nhỏ hơn nhiều so với mua mới vật tư Nếu doanhnghiệp có khả năng tiến hành hoạt động gia công tại doanh nghiệp sẽ giảm mộtlượng lớn chi phí đầu vào.

Doanh nghiệp cần khai thác các nguồn lực nội bộ, sử dụng hiệu quả và kinh tếcác nguồn lực bên trong, đồng thời chủ động trong kinh doanh Doanh nghiệp cầnxây dựng kế hoạch động viên tiềm lực nội bộ, hết sức chủ động giải quyết cácnguồn hàng để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh.

c Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Thông qua các biện pháp kỹ thuật sản xuất , tổ chức quản lý và yếu tố conngười Doanh nghiệp cần phải xác định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật khoa học, hợplý Xác định mức tiêu hao năng lượng và công suất của máy móc trong quá trình sảnxuất sản phẩm Quản lý nghiêm việc thực hiện mức và không ngừng cải tiến mứctiêu dùng.

d.Nguồn mua trên thị trường

Nguồn mua trên thị trường là nguồn không thể thiếu đối với bất cứ một doanhnghiệp nào Đây là nguồn quan trọng trong việc đảm bảo vật tư sản xuất cho doanhnghiệp Căn cứ vào các tiêu thức khác nhau phân loại nguồn hàng khác nhau Việcnghiên cứu các nguồn hàng này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc lựa chọnđối tác kinh doanh

-Phân loại theo khối lượng vật tư mua được: theo cách phân loại này nguồn vật tư

được chia thành:

+ Nguồn vật tư chính: là nguồn hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng khốilượng vật tư mà doanh nghiệp mua sắm phục vụ cho sản xuất.

+ Nguồn vật tư phụ mới: đây là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng số vật tưcần mua được coi là nguồn bổ sung, không thường xuyên, không ảnh hưởng nhiềuđến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Nguồn hàng trôi nổi: đây là nguồn hàng mà doanh nghiệp có thể mua được do cácdoanh nghiệp không tiêu dùng đến, hoặc do các doanh nghiệp khác bán ra Đối vớiloại hàng này khi mua cần phải xem xét thật kỹ chất lượng , giá cả, nguồn gốc xuấtxứ của vật tư để lựa chọn mua vật tư đúng chất lượng và đảm bảo.

-Theo nơi sản xuất của hàng hóa chia thành

+ Nguồn vật tư sản xuất trong nước: nguồn vật tư sản xuất trong nước bao gồmmọi loại vật tư do các doanh nghiệp sản xuất đặt trên lãnh thổ Việt Nam sản xuấtra Có thể chia nguồn hàng sản xuất trong nước theo ngành sản xuất như: nguồn vâttư do các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp sản xuất, công nghiệp trung ương, cáccông ty liên doanh hoặc các công ty cổ phần sản xuất… Thông thường nguồn hàngtrong nước khi mua có nhiều lợi thế hơn như giá cả rẻ hơn, điều kiện vận chuyển, kíkết hợp đồng và các điều kiện đảm bảo tốt hơn, ít rủi ro…

+ Nguồn vật tư nhập khẩu: đối với những loại vật tư mà trong nước chưa có khảnăng sản xuất ra được hay sản xuất trong nước chưa đáp ứng được nhu cầu tiêudùng thì cần phải nhập khẩu từ nước ngoài Doanh nghiệp có thể tự tiến hành nhậpkhẩu với đối tác nước ngoài, cũng có thể làm ăn qua trung gian thương mại.

- Theo điều kiện địa lý của nguồn hàng: theo tiêu thức này nguồn hàng được phân

theo khoảng cách xa gần từ nơi khai thác thu mua đến nơi sản xuất của doanhnghiệp.Điều kiện xa gần chủ yếu liên quan đến việc vận chuyển, giao nhận vật tư, tổchức bộ máy thu mua chuyên trách.

+ Theo các miền của đất nước: Miền Bắc, Miền Nam, Miền trung…Mỗi vùng cónhững đặc điểm khác nhau cần nghiên cứu và xem xét kỹ các yếu tố của mỗi vùng + Theo cấp tỉnh thành phố

+Theo các vùng: nông thôn, trung du, miền núi

Phân loại theo điều kiện này doanh nghiệp cần chý ý đến điều kiện sản xuất, thumua để khai thác nguồn hàng phù hợp, kinh tế và hiệu quả nhất.

1.3Lập kế hoạch hậu cần vật tư và tổ chức chuyển giao đưa vật tư về doanhnghiệp

1.3.1 Lập kế hoạch hậu cần vật tư

Thực chất đây là hoạt động kế hoạch nghiệp vụ nhằm mục đích đảm bảo vật tưphù hợp với nhu cầu, tiến độ, của vật tư trong sản xuất Công tác kế hoạch nghiệpvụ là toàn bộ hoạt động diễn ra hàng ngày của phòng kinh doanh, trực tiếp là bộphận vật tư của doanh nghiệp Thực chất đây là hoạt động cụ thể hóa kế hoạch muasắm vật tư hàng năm của doanh nghiệp Lập và tổ chức kế hoạch mua sắm vật tưđược thực hiện trên cơ sở kế hoạch yêu cầu vật tư của các doanh nghiệp Kế hoạchnày được chia thành nhiều kế hoạch nhỏ theo các đơn vị thời gian quý và tháng Nội dung chính của lập và tổ chức kế hoạch mua sắm vật tư bao gồm:

+ Xác định kế hoạch tác nghiệp quý và tháng +Lập đơn hàng cho doanh nghiệp

+Tổ chức chuyển giao hàng hóa về doanh nghiệp và tiếp nhận hàng hóa về sốlượng và chất lượng.

+Tìm các biện pháp để giải quyết hiện tượng thừa thiếu vật tư trong tiêu dùngsản xuất của doanh nghiệp.

+Kiểm tra và giám sát việc thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư cho sản xuấttrong ba khâu: Đầu mối giao nhận, khâu vận chuyển hàng về doanh nghiệp, khâutiếp nhận và bảo quản vật tư tại doanh nghiệp.

Kế hoạch hậu cần vật tư là cơ sở để tổ chức các dịch vụ hậu cần vật tư chosản xuất Quá trình vận chuyển vật tư về doanh nghiệp liên quan đến vận tải và giaonhận vật tư Hoạt động chuẩn bị kho bãi cho tiếp nhận và bảo quản vật tư của doanhnghiệp Đây là những hoạt động chuẩn bị vô cùng quan trọng tạo hiệu quả cao trongbảo quản sử dụng và tiêu dùng vật tư.

1.3.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư

Tổ chức thực hiện quá trình mua sắm vật tư là hoạt động cuối cùng chuẩn bị chosản xuất, đây là hoạt động mang tính chất quyết định đến chi phí và hiệu quả của kếhoạch hậu cần vật tư đã được xây dựng Trong đó vận tải và giao nhận vật tư là haivấn đề cốt lõi và quan trọng nhất Quá trình mua sắm vật tư kĩ thuật được thể hiệnqua sơ đồ dưới đây:

Thỏa mãn không thỏa mãn

a Xác định nhu cầu vật tư là bước đầu tiên trong quá trình mua sắm vật tư.Đây là bước vô cùng quan trọng giúp cho mua sắm đúng số lượng, đúng chất lượngcơ cấu và thời gian, đảm bảo cho hoạt động sản xuất đúng tiến độ và liên tục Trêncơ sở xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất, doanh nghiệp sẽ thiết lập các đơn hàng b.Tìm kiếm và lựa chọn nguồn cung ứng:

+Tìm kiếm nguồn cung ứng: Doanh nghiệp có thể dựa vào nhiều nguồnthông tin khác nhau để tìm kiếm người cung ứng phù hợp Trên cơ sở các thông tinthu thập được, tiến hành đánh giá nguồn cung ứng về các mặt độ tin cậy về thông tinnguồn hàng, giá cả, chất lượng và uy tín trong giao dịch làm ăn…

Tùy vào các trường hợp khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn nguồn cungkhác nhau

+Lựa chọn nguồn cung ứng: Doanh nghiệp xây dựng các tiêu chuẩnlựa chọn nguồn cung ứng cho doanh nghiệp.Thông qua các tiêu chuẩn lựa chọnngười cung ứng doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác làm ăn và tiến hành kíkết hợp đồng mua vật tư của nguồn cung ứng đó Các tiêu chuẩn có thể được lựa

Xác định nhu cầu vật

Tìm và lựa chọn nguồncung ứng

Giao dịch và kí kết hợp đồng

Theo dõi đặt hàng và

giao hàng

Đánh giá kết quả

điểm giao hàng và các yếu tố hoa hồng, ưu đãi cho doanh nghiệp… Phương pháplựa chọn nguồn cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm với mỗi tiêuchuẩn của doanh nghiệp Hoạt động này cần được tiến hành thường xuyên, liên tụcvà thực hiện không chỉ với lần mua hàng đầu tiên để đảm bảo sự ổn định về chấtlượng vật tư mua sắm và giảm tối thiểu chi phí đầu vào có thể.

c.Giao dịch đàm phán và kí kết hợp đồng

Đây là giai đoạn gặp gỡ với đối tác, hai bên cùng nhau bàn bạc các điều kiệnmua bán vật tư và các điều khoản khác có liên quan.Đây là hoạt động vô cùng quantrọng của quá trình mua Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là:

+Xác định tiêu chuẩn kĩ thuật các sản phẩm, và phương tiện kiểm tra +Xác định giá cả, địa điểm giao hàng, số lượng vật tư, chủng loại ,quycách vật tư, các dịch vụ kèm theo

+Xác định hình thức thanh toán, phương tiện thanh toán, địa điểm thanhtoán và các khuyến khích trong thanh toán (trả ngay, trả một nửa và trả dần theo cáctháng, trả vào ngày cuối tháng…)

+Các điều kiện giao hàng, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ hậu mãi.

+Thời hạn giao hàng và các hình phạt khi giao hàng chậm hoặc khôngđúng qui cách chủng loại, các hình phạt khi vi phạm hợp đồng.

Kí kết hợp đồng: đây là hoạt động pháp lý của người mua với người cung ứng,hợp đồng là văn bản pháp luật trong đó có các điều khoản hai bên đã thỏa thuậntrong quá trình giao dịch và đàm phán Hợp đồng là cơ sở pháp lý trước pháp luật vàlà cơ sở giải quyết các tranh chấp khi phát sinh trong quá trình thực hiện Do vậycần phải hết sức tỉ mỉ và cẩn thận khi thảo và kí kết hợp đồng Yêu cầu nội dung củahợp đồng cần rõ ràng, chặt chẽ và chi tiết Có thể thiết lập hợp đồng trên cơ sở đơnhàng, cũng có thể trong một vài trường hợp làm ăn với các đối tác truyền thống hoặcđối tác có chữ tín thì đơn hàng chính là hợp đồng.

2.Các dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất

2.1 Dịch vụ vận chuyển và giao nhận vật tư về doanh nghiệp

Đây là hoạt động phức tạp nhất và tốn nhiều chi phí nhất Hoạt động chuẩn bịcho giao nhận và vận chuyển hàng hóa Dịch vụ vận chuyển được xây dựng đảmbảo cho quá trình đưa vật tư từ nơi giao nhận về kho của doanh nghiệp, đưa vật tư từkho của doanh nghiệp kịp thời đến các xí nghiệp, phân xưởng sản xuất theo đúng kếhoạch và thời gian Vận tải là bài toán khó đối với các doanh nghiệp và toàn bộ nềnkinh tế Chi phí cho vận tải chiếm 1/3 chi phí mua sắm vật tư, chính vì thế dịch vụvận tải phải được xây dựng hợp lý, và mang lại hiệu quả cao Các dịch vụ vận tảicần tính toán và chuẩn bị gồm: vận chuyển hàng hóa từ nơi mua đến nơi tiêu thụ,vận chuyển vật tư từ kho của doanh nghiệp đến các xí nghiệp sản xuất, vận chuyểnthành phẩm và bán thành phẩm từ các xí nghiệp sản xuất về kho thành phẩm củadoanh nghiệp.Doanh nghiệp có thể tự đảm nhận việc thực hiện vận tải hàng hóa,cũng có thể thuê các doanh nghiệp chuyên về vận tải chuyên chở vật tư hàng hóa Chuyển giao hàng hóa về doanh nghiệp bằng các loại phương tiện và với cáckhoản chi phí đã được tính toán Các loại hình vận tải được doanh nghiệp lựa chọndựa trên cơ sở địa điểm giao nhận hàng hóa, khối lượng vật tư giao nhận, và sự phứctạp trong nghiệp vụ giao nhận Dịch vụ vận tải là một dịch vụ hiện nay đang đượcchú trọng và phát triển Doanh nghiệp có thể tự vận chuyển vật tư về doanh nghiệp,cũng có thể đơn vị cung ứng chịu trách nhiệm vận chuyển vật tư đến tận nơi Doanhnghiệp tự vận chuyển bằng phương tiện của chính mình cũng có thể thuê phươngtiện vận tải hoặc thuê trọn gói giao nhận Có hai cách chuyển giao:

Thứ nhất, chuyển giao tập trung: phương pháp chuyển giao tích cực, chuyển

giao tận nơi theo yêu cầu của khách hàng, tới tận nơi sử dụng vật tư Áp dụng chonhu cầu lớn, tiêu dùng ổn định., khối lượng vật tư tiêu dùng ít thay đổi Doanhnghiệp thương mại thực hiện dịch vụ vận chuyển theo yêu cầu của doanh nghiệp sảnxuất Phương pháp này có ưu điểm đó là giải phóng doanh nghiệp sản xuất khỏi phảibận tâm lo lắng trong việc vận chuyển và bảo quản vât tư cho sản xuất, nhờ đó cóthể tập trung quản lý và phát triển sản xuất Doanh nghiệp sử dụng hợp lý tiết kiệmphương tiện vận tải, có thể cơ giới hóa khâu xếp dỡ hàng, tạo điều kiện cho doanh

nghiệp có thể theo dõi và giám sát được nhu cầu của thị trường, quản lý hoạt độngmua hàng tốt hơn.

Thứ hai, chuyển giao phi tập trung: vật tư được vận chuyển về bằng chính lao

động và phương tiện của doanh nghiệp phát sinh trong quá trình sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Áp dụng cho nhu cầu nhỏ lẻ, kế hoạch kinh doanh thườngxuyên thay đổi,không thể xác định được cụ thể từng loại vật tư vào thời gian nàodoanh nghiệp cần Phương pháp này có nhược điểm lớn là giao nhận tại kho với sốlượng nhỏ, do đó không sử dụng hết được hiệu quả của phương tiện xếp dỡ, khôngnâng cao được năng suất lao động của công nhân Không tận dụng được sức laođộng và phương tiện vận tải và như thế sẽ làm tăng giá thành lên.

2.2 Dịch vụ chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư

Dịch vụ tài chính cho mua sắm vật tư là các hoạt động chuẩn bị tài chính chomua vật tư Nội dung chính của hoạt động này là xác định khối lượng tiền mặt cầncó để mua vật tư, thời gian và các nguồn huy động vốn Các doanh nghiệp có thểhuy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn tự có, nguồn vay ngân hàng, vayngân sách nhà nước…Hoạt động chuẩn bị tài chính giúp cho doanh nghiệp chủ độngtrong thanh toán và thực hiện thanh toán đúng hợp đồng, giúp doanh nghiệp chủđộng trong mua bán và giữ chữ tín với bạn hàng Dịch vụ chuẩn bị tài chính chomua sắm vật tư được thực hiện dựa vào kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất củadoanh nghiệp.

2.3 Dịch vụ chuẩn bị kho hàng cho tiếp nhận vật tư của doanh nghiệp

Trước khi hàng hóa được vận chuyển về kho, doanh nghiệp tiến hành các hoạtđộng chuẩn bị kho hàng cho tiếp nhận vật tư Chuẩn bị kho hàng trước hết cầnchuẩn bị diện tích kho chứa hàng Giải phóng diện tích kho hàng tồn, hoặc tiến hànhthuê kho thuê bãi chứa hàng trong điều kiện doanh nghiệp không có đủ không gianchứa hàng Chuẩn bị các trang thiết bị cho bảo quản vật tư dựa trên các đặc tính củanguyên vật liệu nhập về Các trang thiết bị như các loại tủ, kệ các dụng cụ chứađựng vật tư, các điều kiện về không gian, độ ẩm, nhiệt độ… đảm bảo điều kiện bảoquản tốt nhất cho nguyên vật liệu nhập về Tính toán cách xắp xếp bảo quản hàng

hóa trong kho Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho việc tiếp nhận vật tư về mặtsố lượng và chất lượng vật tư Vật tư được bảo quản tại hệ thống kho của doanhnghiệp Hệ thống kho của doanh nghiệp được phân chia thành nhiều loại kho khácnhau dựa trên những tiêu thức phân loại khác nhau như kho nguyên vật liệu, khohóa chất, kho thành phẩm, kho các bộ phận linh kiện…Chuẩn bị kho hàng cho bảoquản vật tư cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

+ Diện tích của kho cần đủ để dự trữ và bảo quản vật tư

+Các yếu tố trang thiết bị của kho cần đảm bảo cho bảo quản vật tư,chống hao hụt, mất mát, ẩm mốc, hư hỏng…

+ Kho phù hợp với đặc điểm kĩ thuật của vật tư, kho sạch sẽ thoángmát, sáng sủa, tách biệt và được che trở Kho có thể là kho kín, kho nửa kín, kho hởtùy thuộc vào đặc tính của vật tư dự trữ.

+ Vị trí của kho phải hợp lí, khoa học thuận tiện cho việc giao nhậnvận chuyển Dễ dàng trong việc nhập và xuất vật tư tiêu dùng.

Dịch vụ kho hàng tiến hành qua các bước:

+Lựa chọn kho và phân bố vật tư kỹ thuật trong kho : Mua sắm và trang bị cáctrang thiết bị cần thiết cho quá trình bảo quản vật tư Phân bố vật tư bảo quản khoahọc và triệt để tận dụng diện tích kho bảo quản.

+ Định vị định lượng vật tư hàng hóa trong kho : Phải thống nhất theo một quytắc nhất định trong cả khu vực kho, từng nhà kho, gian kho, giá, ô, … tránh hiệntượng trùng lặp Đặt ký hiệu ( Mã hóa ) cho từng loại vật tư, gắn mã hóa vào các vịtrí khác nhau ở nơi dễ thấy, dễ theo dõi và tìm kiếm, nhằm đẩy nhanh tốc độ chuchuyển của vật tư, giải phóng kho một cách nhanh chóng.

+ Kê lót và chất xếp vật tư trong kho theo các phương pháp khác nhau và tùythuộc vào thời tiết khí hậu…

Phương pháp xếp vật tư bao gồm :

+ Một chỗ cho mỗi loại vật tư ở chỗ của mình : Tức là mỗi loại vật tư chỉ cómột chỗ xác định trong kho giúp tìm kiếm dễ dàng, tuy nhiên gây lãng phí kho bãi +Phương pháp phổ quát vị trí “ Bất kỳ vật gì, bất kì chỗ nào”

2.4 Dịch vụ tiếp nhận vật tư về mặt số lượng và chất lượng:

Vật tư vận chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho cần qua khâu tiếp nhậnvật tư về số lượng và chất lượng thông qua hóa đơn mua hàng Mục đích của côngtác này nhằm giải quyết ba vấn đề cơ bản Thứ nhất, xem xét lượng hàng về có phùhợp với hợp đồng kí kết và các chứng từ, vận đơn kèm theo hay không Thứ hai,thông qua tiếp nhận xác định lượng vật tư hao hụt mất mát trong quá trình vậnchuyển về doanh nghiệp Cuối cùng, xác định ai là người chịu trách nhiệm nếu xảyra hiện tượng mất mát, hao hụt vật tư.

Tùy thuộc vào tính chất lý hóa học của vật tư hàng hóa, vào tình hình giao nhậngiữa đơn vị giao hàng và đơn vị vận tải mà thực hiện các biện pháp kiểm tra sốlượng vật tư khác nhau Có hai phương pháp chính:

Thứ nhất, phương pháp kiểm tra toàn bộ: hàng hóa được vận chuyển về doanh

nghiệp tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng.

Thứ hai, kiểm tra xác suất (kiểm tra điển hình): là hình thức lựa chọn một vài lô

hàng để kiểm tra, sau đó phổ biến kết quả cho toàn bộ lô hàng nhập về

+ Hình thức tiếp nhận vật tư vê mặt số lượng: Có bốn hình thức tiếp nhậnhàng hóa về mặt số lượng:

Thứ nhất: hình thức cân, đong , đo, đếm thực hiện khi giao nhận theo số lượng,trọng lượng.

Thứ hai, hình thức giao nhận theo nguyên hồng nguyên toa sử dụng dấu liêmphong cặp trì trên phương tiện vận chuyển.

Thứ ba, hình thức đếm số đầu bao, đầu kiện áp dụng theo hình thức giao nhậntheo đầu bao đầu kiện.

Thứ tư, hình thức tiếp nhận theo mớn nước áp dụng cho giao nhận bằng đườngthủy.

+ Hình thức tiếp nhận vật tư về mặt chất lượng:

Hình thức tiếp nhận này tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại hàng hóa Nếuhàng hóa là vật tư, thiết bị đòi hỏi kỹ thuật càng cao, tính chất lý hóa càng phức tạpthì đòi hỏi kiểm tra tỉ mỉ và bao giờ cũng có sự tham gia của cán bộ kỹ thuật ( OTK,

KCS) Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vàotrong Đầu tiên nhân viên tiếp nhận kiểm tra kích thước, tình hình của bao bì, các kíhiệu trên bao bì có phù hợp với điều kiện ghi trên hợp đồng và các vận đơn kèmtheo Sau đó kiểm tra kỹ hơn bên trong bao bì và tiến hành một số biện pháp thửnghiệm hàng hóa

Sau khi tiến hành tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng nếu phù hợp với cácyêu cầu của hợp đồng đơn vị tiếp nhận sẽ tiến hành nhập kho vật tư tiêu dùng.Trong các trường hợp khác vật tư không đúng chủng loại, quy cách , phẩm chất…cần tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơnvị cung cấp để giải quyết Trong thực tế nếu hàng hóa phải trả lại thì doanh nghiệpsẽ tốn một khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa về nơi cungứng, mà lượng chi phí này hoàn toàn không được thanh toán Chính vì thế toàn bộcác hoạt động khác diễn ra trước đó phải thật chuẩn xác và thực hiện theo đúng kếhoạch đã được xây dựng.

2.5 Dịch vụ cho quản lý vật tư nội bộ

2.5.1 Quản lý dự trữ và bảo quản vật tư nội bộ

+ Theo giõi dự trữ về giá trị : theo giõi tình hình nhập xuất (mua –bán ) vật tư kỹthuật Thường thì hoạt động này rất phức tạp do sự khác nhau giữa giá cả mua, bántừng thời điểm khác nhau Do đó vật tư định giá cho từng sản phẩm sản xuất là rấtkhó khăn.

b Quản lý kinh tế dự trữ :

+ Mục tiêu của hoạt động quản ký kinh tế dự trữ :

Do sự chênh lệch giữa quá trình mua và bán, sản xuất ở nơi này nhưng tiêu thụở nơi khác, sản xuất ở thời điểm này nhưng bán ở thời điểm khác, mua sản phẩm nơinày nhưng sản xuất lại ở nơi khác … cho nên mọi doanh ngiệp đều cần dự trữ Dựtrữ chính là lượng vốn của doanh nghiệp Dự trữ nhiều gây ra ứ đọng vốn lớn, dự trữquá ít không đáp ứng được nhu cầu sản xuất, gây ngừng trệ và gián đoạn sản xuất.Do vậy việc dụ trữ một cách hợp lý kho hàng là vô cùng quan trọng Vì vậy mụctiêu quản lý gồm hai mục tiêu lớn :

- Mục tiêu an toàn - Mục tiêu tài chính

+ Quản lý kinh tế dự trữ nhằm mục đích giảm các khoản chi phí dự trữ đến mứcthấp nhất Các chí phí chủ yếu trong bảo quản vật tư bao gồm :

- Chi phí kho tăng : nhà kho, trang thiết bị, máy móc, nhân công lao động… - Chi phí vốn đầu tư không sinh lời : Vốn trong dự trữ là vốn trong giai đoạnvận động, không sinh lời.

- Chi phí hao hụt hàng hóa và biến động giá hàng hóa.

- Chi phí kí kết hợp đồng gồm chi phí quản trị và chi phí kiểm tra

- Chi phí do gián đoạn dự trữ bằng tiền mất do bỏ lỡ bán hàng hóa, do hàng hóakhông sản xuất ra được do thiếu vật tư.

2.5.2Dịch vụ chuẩn bị cho tiêu dùng vật tư

Tổ chức chuẩn bị cho cấp phát vật tư trong nội bộ cần phải đảm bảo được các yêucầu sau:

+Đảm bảo cấp phát vật tư nội bộ cho các đơn vị phải đúng về số lượng, đảm bảochất lượng, đúng về quy cách, phẩm chất và kịp thời về mặt tiến độ.

+Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất,bảo đảm giao vật tư thuận lợi nhấtcho tiêu dùng.

+Kiểm tra giao nhận vật tư và tình hình sử dụng vật tư tại các đơn vị trong nộibộ doanh nghiệp.

+Lập hạn mức cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng.+Lập các chứng từ có liên quan đến cấp phát vật tư.

Kiểm tra và quyết toán tình hình sử dụng vật tư.

Các hoạt động dịch vụ chủ yếu cho cấp phát vật tư là tiến hành xây dựng hạnmức cấp phát vật tư, chuẩn bị nguyên vật liệu cho cấp phát vật tư đúng yêu cầu,đồng bộ kịp thời và bảo đảm về mặt chất lượng cũng như số lượng vật tư cấp phát.Vận chuyển vật tư đến các đơn vị sản xuất của doanh nghiệp, giao nhận vật tư vàtiến hành theo dõi quá trình sử dụng vật tư tại các xí nghiệp.

a Xây dựng các hạn mức cấp phát vật tư: Công việc đầu tiên là tiến hành xây dựnghạn mức cấp phát vật tư Hạn mức cấp phát vật tư được hiểu là số lượng vật tư tốithiểu cần phải có để đảm bảo cho quá trình sản xuất ở đơn vị sản xuất, được tiếnhành liên tục trong một thời gian nhất định( thường là một tháng) Việc xây dựnghạn mức này có ý nghĩa vô cùng quan trọng công tác đảm bảo vật tư của doanhnghiệp:

+ Đảm bảo cho hoạt động sản xuất tại đơn vị sản xuất được diễn ra liên tục +Đảm bảo cho phòng kho vật tư có kế hoạch mua và nhập vật tư phù hợp.

+ Giúp cho việc kế hoạch hóa và sử dụng có hiệu quả các phương tiện trong nhậpxuất vật tư của doanh nghiệp.

Quá trình xây dựng hạn mức cấp phát vật tư dựa vào các số liệu của các đơn vịsản xuất, lượng tồn kho cuối kì và tồn kho đầu kì Trong hai hình thức cấp phát vậttư thì đây là hình thức được sử dụng chủ yếu do nó đảm bảo tính chủ động trongcông tác đảm bảo vật tư.

Hạn mức cấp phát vật tư được xác định bằng công thức: H= M sxsp+ M dt – O đk

H: hạn mức cấp phát vật tư

M sxsp: số lượng vật tư cần cho sản xuất sản phẩmM dt: số lượng vật tư cần cho dự trữ

O đk: số lượng vật tư tồn kho đầu kì

Căn cứ vào hạn mức đã được xây dựng, vào thời điểm đầu tháng kho vật tư sẽtiến hành chuẩn bị vật tư theo số lượng, chất lượng và thời gian giao nhận, tiến hànhcác hoạt động chuẩn bị cho tổ chức vận chuyển vật tư từ kho vật tư của doanh

nghiệp về đến kho vật tư của đơn vị sản xuất Các hoạt động chuẩn bị này giúp choviệc cấp phát vật tư diễn ra nhanh chóng và đúng theo kế hoạch sử dụng, khôngnhững thế còn giúp giảm bớt những hao phí không cần thiết trong quá trình giaonhận vật tư trong nội bộ doanh nghiệp.

b Cấp phát vật tư theo yêu cầu.

Trong quá trình sản xuất tại các đơn vị sản xuất, khi có nhu cầu đột xuất phátsinh cần có thêm vật tư để đảm bảo cho sản xuất, thì các đơn vị sản xuất sẽ lậpphiếu yêu cầu vật tư Sau đó sẽ liên hệ với kho vật tư để tiến hành cấp phát bổ sungvật tư cho đơn vị Đây là hình thức cấp phát thứ yếu của doanh nghiệp do nó tạo rasự bị động trong cấp phát vật tư của doanh nghiệp Số lượng vật tư cấp phát theoyêu cầu thường nhỏ nên các đơn vị yêu cầu cấp phát vật tư sẽ tự vận chuyển vật tưtừ kho của doanh nghiệp về kho của đơn vị sản xuất Cấp phát vật tư theo yêu cầucũng là một trong những hạn chế của công tác dịch vụ hậu cần vật tư, không xâydựng được hạn mức tối ưu và chưa dự báo được biến động của cung cầu trongtương lai.

2.6 Theo dõi sử dụng vật tư và thanh quyết toán vật tư của doanh nghiệp2.6.1 Theo dõi sử dụng vật tư

Trong quá trình sử dụng vật tư tại các đơn vị sản xuất để đảm bảo tính hiệu quảtrong công tác đảm bảo vật tư Theo định kì hoặc đột xuất doanh nghiệp tiến hànhkiểm tra tình hình thực tế công tác quản lý và sử dụng vật tư tại các đơn vị sản xuất.Kiểm tra đột xuất sẽ mang lại kết quả cao hơn và thực tế hơn kiểm tra định kì nhưnglại gây gián đoạn trong sản xuất.

Nội dung của việc theo dõi tình hình sử dụng vật tư trong sản xuất qua trọngnhất là kiểm tra vật tư cấp phát có được sử dụng đúng mục đích hay không, có đúngqui trình công nghệ, tận dụng các nguồn vật tư phế liệu và tiết kiệm được haykhông…Đặc biệt là kiểm tra độ phù hợp của vật tư với yêu cầu của sản xuất.

Thông qua các số liệu trong báo cáo và ghi chép của kế toán kho của các phânxưởng, để đánh giá tình hình sử dụng vật tư người ta tiến hành hoạt động so sánh,

đối chiếu các số liệu trên với các hạn mức, báo cáo sử dụng vật tư và tình hình cấpphát vật tư.

2.6.2 Hoạt động thanh quyết toán vật tư

a Hoạt động thanh lý vật tư: sau quá trình sử dụng vật tư ở các đơn vị sản xuấtthường có một số lượng vật tư dôi dư hoặc không còn phù hợp với yêu cầu sản xuấtcủa doanh nghiệp Khi đó doanh nghiệp sẽ tiến hành hoạt động thanh lý số vật tưnày, nhằm mực đích giải phóng kho, thu hồi nguồn vốn ứ đọng, liên quan đến vấnđề này là giảm chi phí dự trữ bảo quản cho doanh nghiệp

b Hoạt động quyết toán vật tư: đây là hoạt động cuối cùng kết thúc toàn bộ quátrình đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp Hoạt động này được thực hiệnnhằm mục đích đánh giá hiệu quả của công tác dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuấtcủa doanh nghiệp Từ đó giúp doanh nghiệp có định hướng và biện pháp để điềuchỉnh hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở kỳ sản xuất tiếp theo.

3.Các chỉ tiêu đánh giá sự phát triển của dịch vụ hậu cần vật tư.

Đánh giá chất lượng của các dịch vụ hậu cần vật tư được thực hiện thông quađánh giá hiệu quả việc sử dụng vật tư trong sản xuất của các doanh nghiệp và sựphát triển của các dịch vụ trong hoạt động hậu cần vật tư cho sản xuất Các hoạtđộng dịch vụ cho hậu cần vật tư đều nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vậttư đầu vào, tiết kiệm chi phí đầu vào một cách tối đa Phát triển các dịch vụ hậu cầnvật tư cho sản xuất hiện nay đang là nhu cầu mà hầu như mọi doanh nghiệp cầnquan tâm, chỉ có đầu tư phát triển các dịch vụ này một cách tối ưu thì doanh nghiệpmới có thể giảm chi phí đầu vào và nâng cao hiệu quả quá trình phục vụ sản xuấtcủa doanh nghiệp.

Chỉ tiêu mua vật tư được đánh giá thông qua năm chỉ tiêu chính là: đánh giá vềmặt số lượng vật tư, về chất lượng vật tư, tính đồng bộ, kịp thời và chỉ tiêu vềnguồn cung ứng Trong đó chỉ tiêu về chất lượng và số lượng vật tư mua vào sẽphản ánh hiệu quả của dịch vụ vận chuyển và bảo quản vật tư, chỉ tiêu về mặt kịpthời và chỉ tiêu về mặt đồng bộ phản ánh hiệu quả của dịch vụ chuẩn bị vật tư cho

sản xuất Chỉ tiêu về nguồn cung ứng phản ánh hiệu quả của công tác nghiên cứuđánh giá và lựa chọn nguồn hàng.

+ Đánh giá số lượng vật tư mua vào: Đây là chỉ tiêu cơ bản nhất nói lên quá trìnhnhập vật tư vào doanh nghiệp Chỉ tiêu này thể hiện số lượng của một loại vật tưnào đó nhập trong kì báo cáo từ tất cả các nguồn

Công thức tính:

H1=

x 100%H1: mức hoàn thành kế hoạch

MTT : khối lượng thực tế nhập vào của một loại vật tưMKH : khối lượng vật tư nhập vào theo kế hoạch

+ Đánh giá về mặt chất lượng: Chỉ tiêu đánh giá về mặt chất lượng của vật tư theocông thức sau: ICL =

 

 

i : khối lượng vật tư loại i thực tế mua

+ Đánh giá về mặt kịp thời: Điều kiện quan trọng đảm bảo cho quá trình sản xuấtcủa doanh nghiệp được diễn ra nhịp nhàng, không bị gián đoạn là phải đảm bảo kịpthời lượng vật tư trong cả thời kỳ sản xuất Phải tính toán được khối lượng vật tư cóthể đảm bảo trong thời gian là bao lâu, từ đó lên kế hoạch mua vật tư nhằm đảm bảocho sản xuất diễn ra liên tục, không bị ngừng trệ.

+ Chỉ tiêu đánh giá nguồn cung ứng vật tư: H3=

TM

1.Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quy mô sản xuất kinh doanh của các ngành, các doanh nghiệp thể hiện qua khốilượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ trên thị trường qua từng kì kinh doanh, doanhthu hàng năm, quy mô sản xuất trang thiết bị máy móc và cơ sở hạ tầng vật tư, quymô thị trường của doanh nghiệp Đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượngvật tư tiêu dùng do đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu vật tư Quy mô của doanhnghiệp càng lớn thì nhu cầu về tiêu dùng vật tư càng lớn, khối lượng vật tư cần muasắm càng tăng Doanh nghiệp có quy mô lớn có xu hướng đa dạng hóa lĩnh vực kinhdoanh Để phục vụ cho sự phát triển này doanh nghiệp cần mua sắm vật tư với nhiềuchủng loại với cơ cấu phức tạp Công tác dịch vụ hậu cần vật tư được quan tâm vàphát triển nhằm mục đích giảm bớt các chi phí đầu vào

Dịch vụ hậu cần vật tư có nhiệm vụ quan trọng là đảm bảo cho sản xuất đượctiến hành một cách đều đặn, liên tục và hiệu quả Chính vì thế vật tư phải được đảmbảo đủ về số lượng, đúng về chất lượng và cơ cấu, kịp thời về mặt thời gian Quymô doanh nghiệp càng lớn thì doanh nghiệp cần phải đẩy mạnh việc tìm kiếm cácnguồn cung ứng mới, không ngừng mở rộng thị trường đầu vào, đáp ứng ngày càngtốt hơn nhu cầu vật tư của doanh nghiệp.

2 Tình hình hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp

Tài chính là nguồn đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư vàtrang bị kỹ thuật Doanh nghiệp thường xác định một khoản tài chính cho tiêu dùngvật tư và sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị của doanh nghiệp Tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp được đánh giá qua các chỉ tiêu sử dụng vốn như vòng quay củavốn lưu động, các chỉ tiêu về tỷ suất lợi nhuận…qua từng kì kinh doanh.

Doanh nghiệp có tình hình tài chính mạnh, ổn định, sẽ đảm bảo cho quá trìnhmua sắm vật tư được diễn ra đều đặn, đúng kế hoạch, đảm bảo khả năng thanh toáncác chi phí mua vât tư và các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện các nghiệpvụ

Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ổn định và phát triển hay đangtrong tình trạng bất ổn, làm ăn thua lỗ có ảnh hưởng rất lớn đến dịch vụ hậu cần vậttư Trong điều kiện hoạt động kinh doanh phát triển, doanh nghiệp có thể gia tăngkhối lượng mua sắm vật tư, tìm kiếm nguồn hàng mới để phục vụ cho hoạt động sảnxuất Ngược lại, khi làm ăn không hiệu quả doanh nghiệp phải cắt giảm lượng vật tưmua sắm, có thể ngừng hoạt động hậu cần vật tư trong trường hợp phá sản.

Doanh nghiệp mua sắm vật tư luôn chịu ảnh hưởng và các chi phí của các nguồnhàng Với các doanh nghiệp nhỏ sự phụ thuộc này càng lớn Với các doanh nghiệplớn khả năng tài chính hùng hậu có thể chi phối được các nguồn hàng, có thể tự giacông chế biến nguyên vật liệu cho sản xuất Doanh nghiệp có thể tiến hành hội nhậpdọc ngược chiều thâu tóm các nguồn vật tư thành một bộ phận trong bộ máy củacông ty.

3.Nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt độngcủa công ty

Con người là nguồn nhân lực không thể thiếu trong quản lý và vận hành máymóc, tham gia vào mọi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, mọi nghiệp vụ kinhdoanh của doanh nghiệp Nguồn nhân lực đóng vai trò chủ đạo trong toàn bộ quátrình hoạt động kinh doanh Trong công tác dịch vụ hậu cần vật tư, cơ cấu tổ chứchoạt động có ảnh hưởng lớn đến kết quả của toàn bộ quá trình Mọi hoạt động từ xácđịnh nhu cầu vật tư, đến quá trình mua sắm, quản lý, tiếp nhận và sử dụng vật tư đềuđược phân chia rõ ràng Nếu người lao động có chuyên môn, kinh nghiệm và nănglực thì có thể đảm bảo cho dịch vụ hậu cần đạt hiệu quả cao nhất, với chi phí thấp vàbảo đảm cho quá trình diễn ra tốt đẹp Ngược lại, người tham gia quá trình không cótay nghề và kinh nghiệm sẽ gây tổn hại trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinhdoanh của doanh nghiệp, gây thất thoát, hỏng hóc, hao phí ngoài định mức lượng